モニカ・ゲラー以外に、整理整頓が好きな人を見つけるのは難しいでしょう。多くの場合、人は仕事を終わらせ、整理整頓を誰かに任せることを好みます。幸いなことに、時間を節約できる文書作成ツールがあり、会社の重要な情報の整理と保存をほぼ自動的に行うことができます。
その役割を担ってくれる ドキュメントソフトがあるのに、なぜコントロールフリークになるのでしょうか？
ドキュメンテーションツールとは？
ドキュメンテーションツールとは、企業が重要な情報を保存し、整理することで、真実を一元化するための手段です。
企業にとってハンドブックのようなもので、入社を支援し、透明性と知識の共有を促進するものです。ウィキペディアに例えるなら、あなたの会社のためのものです。すべての情報がリンクされ、相互参照されているため、重要な情報を簡単に見つけることができます。
なぜ、ドキュメンテーションツールが重要なのか？
文書化ツールは情報の縦割りを減らし、誰もが同じソースから同じ情報にアクセスできるようにする。不完全な情報や古い情報から生じる誤解によるミスを最小限に抑えることができる。ドキュメンテーション・プラットフォームを使うことで、より強力なremote 、非同期作業チームを作ることができる。
ベスト・ドキュメンテーション・ツール8選
もしあなたが最高の文書作成ソフトウェアをお探しなら、私たちはあなたのために上位7つの選択肢をカバーすることができます。このページでは、あなたが何を整理したいかに基づいて、これらのソフトウェアを分類しています。
早速だが、あなたの会社を整理するのに役立つ最高の文書作成ツール8選を紹介しよう。
1.Document360 - 書きかけの文書に最適
Document360は、文書作成ツールの最高峰として広く知られていますが、その専門性の高さには代償が必要です。その代償は大きい。
つまり、Document360は、ユーザーマニュアルの作成に最適なドキュメントツールなのです。直感的なドラッグ＆ドロップのUIで簡単に移動できるコンテンツのカテゴリーやサブカテゴリーを作成できる最先端のエディターを搭載しています。
さらに重要なことは、Document360は、顧客向けの文書と社内の文書を統合することができるハイブリッドソリューションであるということです。SEO対策、コンテンツレビューのリマインダー、さらに読者とドキュメントのやり取りを追跡するための分析機能も備えています。
一番安いプランで月々99ドルです。無料プランもありますが、50記事と1GBのストレージしか利用できず、機能も限定されています。
2.Confluence - 最適なプリセットテンプレート
社内 wiki を作成する際に手助けが欲しいのであれば、Confluenceがベストな選択肢かもしれない。この分野で最も古く、最も有名なドキュメントソフトの一つである Confluence は、Trello のような他のトップクラスのコラボレーションソフトと同じ親会社を共有しているため、安心して利用できます。実際、アトラシアンという会社は最近、remote 仕事の問題にプロアクティブに取り組むために、remote 責任者の役割を作った最初の会社の1つで、remote 仕事のニュースになった。
アトラシアンは Jira や Bitbucket の親会社でもあり、Confluence はそれらとシームレスに統合されているため、彼らのスイート全体を有利に利用することができます。
Confluence は社内 Wiki 構築ツールとして、そのテンプレート・オプションにより最高のドキュメント・ツールのひとつであり、入念に考え抜かれたデザインにより何時間も時間を節約することができます。
ハイエンドなカスタマイズオプションがなく、より広範で包括的なソフトウェアのドキュメントには使いにくいかもしれませんが、それでも Confluence はオンボーディングプロセスを合理化し、明確で透明性のある作業ガイドを作成するのに最適なツールです。
10ユーザーまでの無料プランと、1ユーザーあたり5.75ドルを支払って最大35,000ユーザーまで利用できるプランがあります。より高度なプランも用意されています。
3.tl;dv - 会議に最適な文書作成ツール
tl;dvは、バーチャルミーティングのためのナンバーワン文書作成ツールです。バーチャルミーティングの録音、書き起こし、翻訳ができるミーティング管理ソフトウェアです。また、 Zoom または 通話にタイムスタンプを追加できます。 Google Meet通話にタイムスタンプを追加することもできるので、重要でない参加者は会議をスキップし、後ですぐに追いつくことができます。あなたの会社がremote 、非同期であれば、tl;dv 、仕事の会議を追跡するためのマスターツールです。
すべての会議の議事録、録音、記録はtl;dv ライブラリーに保存され、チームのすべての仮想会議に永久にアクセスすることができます。キーワード検索で会議の特定の部分を簡単に見つけることができ、保存するカテゴリーを作成することで異なる会議を整理することができます。
タイムスタンプやクリップなど、tl;dv の他の機能は、Notion などの他のドキュメントツールとうまく統合されています。
ミーティングを記録するための最高のドキュメントソフトウェアを見つける必要がある場合、tl;dv は絶対に間違いないです。パワフルな無料プランと、プロバージョンの月々わずか20ドルで、tl;dv はこのリストにある他の多くのドキュメントツールよりもはるかに安価です。
4.Notion - 柔軟性に最適
Notionは、文書作成ツールとして特別に作られたものではないので、その点では問題があります。しかし、だからといって、この仕事を非常にうまくこなせないというわけではありません。
プロジェクト管理、企画、知識蓄積のためのオールインワン・ツールであるNotionは、あらゆる種類のドキュメントを作成することが可能です。Notionは、顧客向けのコピーではなく、主に社内での作業やブレーンストーミングのために作られました。
しかし、Engine.soと提携すれば、Notionを使って美しいナレッジベースを作成することができます。ウェブサイトにも公開できるナレッジハブを簡単に構築することができます。
Notionは、ユニークな情報表示方法を提供し、ドキュメントツールの競合他社に柔軟な優位性をもたらします。使い方は簡単で、1ユーザーあたり月額5ドルからのプランがあり、手頃な価格です。Notionの主な欠点は、文書作成ツールとして設計されていないことです。Notionは、文書作成ツールとして使用することもできますが、何百もの記事が相互に接続された複雑なナレッジベースを計画している場合は、そのタスクに適したツールを選択する方がよいでしょう。
5.ProofHub（プルーフハブ） - 全てを組み合わせるのに最適
ProofHubは、プロジェクト管理と効率的なドキュメンテーションを融合させたビジネスに最適なツールです。タスク管理はもちろんのこと、ノートやファイル＆ドキュメントなどの機能により、ドキュメンテーションを一元管理することができます。
特にディスカッションツールは、ドキュメンテーションを常に新鮮でインタラクティブなものにします。多言語サポートやホワイトラベリングなどの特典もあり、カスタマイズも簡単です。
ProofHub の価格設定は、他に類を見ないほどお得です。月額89ドル（年払い）または99ドル（月払い）で、ユーザー数無制限の定額制。
6.Dropbox Paper - 社内文書に最適
Dropbox Paperは、チーム内の文書やミニWikiを作成するための優れたドキュメントプラットフォームです。従業員が仕事上の質問をした場合、社内文書に簡単にアクセスして、探している答えを見つけることができます。テキスト、メディア、その他のファイルを一箇所にまとめて表示することができます。
さらに、Dropbox Paperは簡単に共有でき、ユーザーはコメントや期限、マイルストーンを割り当てることも可能です。これは、最高のドキュメントツールの1つとなっている素晴らしいタッチです。また、Dropboxのアカウントを持っていれば無料で使えるので、Dropboxをストレージソフトとして使っているチームにとっては非常にありがたい。
Dropbox Paperは、超使いやすいインターフェースで、そうでなければ退屈してしまうようなドキュメントの整理を、楽しくクリエイティブに行うことができます。しかし、公的にドキュメントを表示するのにはあまり適していません。社内のWikiを外部に公開したいという野望があるなら、Dropbox Paperはおそらく向いていないでしょう。
7.Nuclino - 構造と可視化に最適
Nuclinoは、社内のドキュメントを最も構造化された方法で整理するために設計されたドキュメントソフトウェアです。ネストされたリスト、テーブル、マインドマップ、カンバンボードなど、Nuclinoは、他のドキュメントツールにはないワークフローの可視化を支援します。このような角度から社内文書を見ることで、ボトルネックを簡単に特定し、チームの進捗を監視することができます。
すべての作業を1つのツールに集約でき、不要なコンテキストの切り替えを最小限に抑えられるため、非同期でコミュニケーションするremote チームには最適なツールだ。
Nuclinoは、クリーンで直感的なUIを持ち、摩擦のない作業を念頭に置いて設計されています。Wiki形式の内部リンクにより、関連する記事を簡単につなげることができます。そして、一番の特徴はNuclinoは、同期することなく、同時に共同編集することができます。編集して保存しても、他のユーザーがその更新を見る必要はありません。すべて自動で、可能な限り簡単に行えます。
標準プランは、1ユーザーあたり月額5ドルから。
8.GitHub - 開発者のための最高のドキュメンテーションソフトウェア
GitHubは開発者のためのドキュメントプラットフォームで、コラボレーションを念頭に置いて作られています。オープンソースのアプリケーションであれば、そのコードリポジトリはGitHubにある可能性があります。GitHubは世界的に有名なドキュメントツールで、コーダーのためのクレーム・デ・ラ・クレーム（最高級品）なのです。
GitHubのメインのwikiセクションか、1つの無料ページ、ホスティング、カスタムドメインを持つことができるGitHub Pagesのどちらかを選択することができます。GitHub PagesとJekyllを組み合わせれば、魅力的でモダンなサイトを作成することができます。
GitHub の主な欠点は、効果的に使用できるようになるには開発者のスキルが必要なことです。チームのメンバー全員がアクセスできるわけではありません。また、技術に詳しくない人が操作するのは少し難しいかもしれません。
リポジトリが公開されても構わないのであれば、GitHub は完全に無料で使用することができます。しかし、チームで新しいアプリケーションやウェブサイトをコーディングする場合は、コードを非公開にしたいと思うことでしょう。そのような場合は、チームプランを利用すると一人当たり年間 $44 になります。
社内資料の整理
このように、あなたが整理する必要があるものに応じて、たくさんの異なる文書化ツールがあります。私たちは、このリストがあなたの意思決定プロセスのお役に立ち、あなたの中のモニカを脇に置いて、これらの文書化プラットフォームの一つにあなたのための足で稼動を任せることができることを願っています。
