É uma tarefa difícil transcrever uma reunião de 30 minutos à mão livre, quanto mais reuniões de 3 horas ou mais. Alguém sempre fala por cima de outra pessoa, ou rápido demais, ou fala um monte de jargões que você não consegue acompanhar... Quando você se dá conta, já perdeu a noção das atas da reunião e não está mais envolvido na conversa. 

Você sabia que o tempo médio para transcrever uma hora de áudio é de aproximadamente quatro horas. No entanto, alguns transcritores citam quatro horas como o mínimo, pois esse tempo pode facilmente chegar a 10 horas.

Preocupado com sua próxima reunião? Vamos falar sobre como transcrever uma reunião da maneira mais fácil possível. Mas, primeiro, o que é uma transcrição de reunião?

Índice

O que é uma transcrição de reunião?

A transcrição de uma reunião é o processo de conversão de conversas faladas(conversão de vídeo ou áudio em texto) de uma reunião em texto escrito. Isso pode ser feito manualmente (a maneira tediosa) ou automaticamente usando um software com tecnologia de IA (a maneira rápida e fácil).

Os softwares modernos de transcrição podem transcrever e registrar a conversa durante as reuniões com um alto grau de precisão. A transcrição é uma prática comum em reuniões de escritório, reuniões de diretoria, entrevistas de emprego e até mesmo em processos judiciais.

As ferramentas baseadas em IA facilitam o resumo das discussões, a revisão dos pontos principais e a garantia da responsabilidade! Melhor ainda, muitas dessas ferramentas de transcrição podem automatizar seus fluxos de trabalho pós-chamada, sincronizando automaticamente as anotações da reunião com seu sistema de CRM ou enviando lembretes de acompanhamento com base no contexto da conversa.

Por que transcrever reuniões?

Antes de entrarmos em um guia passo a passo, é importante conhecer os benefícios da transcrição de uma reunião. Algumas pessoas podem achar que isso não é tão necessário, mas também é fundamental ver as transcrições por meio de uma lente de IA hoje em dia.

Com a análise de IA, você pode extrair informações das conversas da sua equipe com o cliente e usá-las para criar estratégias, táticas e ajustar prioridades de forma rápida e eficiente. Reuniões eficazes melhoram o desempenho da equipe em 25%, pois metas claras e resultados acionáveis aumentam a eficiência, por isso é importante fazer isso direito.

Aqui estão quatro motivos principais pelos quais você deve transcrever suas reuniões:

  • Ele cria um repositório de reuniões.
  • Ele torna as informações acessíveis.
  • Ele torna os dados da reunião pesquisáveis.
  • Isso ajuda a garantir que a conformidade esteja em vigor.

1. Ele cria um repositório de reuniões

A transcrição de uma reunião fornece um registro permanente da discussão. Dessa forma, você garante que todas as partes importantes, pontos de ação e responsabilidades designadas possam ser acompanhadas e facilmente acessadas para referência futura.

Ele permite que você consulte rapidamente as discussões anteriores, o que aumenta a responsabilidade e mantém a organização. Também é uma ótima maneira de esclarecer qualquer mal-entendido entre os membros da equipe.

2. Ele torna as informações acessíveis

A transcrição de reuniões desempenha um papel fundamental na garantia de acesso igualitário às informações para pessoas surdas ou com deficiência auditiva. Sem uma transcrição ou legendas, muitas pessoas podem ter dificuldades para participar plenamente das discussões, o que dificulta o acompanhamento das principais decisões, dos itens de ação e do contexto geral da reunião.

Ao ter um registro escrito, você fornece um meio diferente para a sua equipe abordar as mesmas informações. Além disso, as transcrições ajudam os usuários a analisar as reuniões em seu próprio ritmo. Essa é uma prática especialmente útil para informar os colegas de equipe que não puderam participar da reunião em tempo real por um motivo ou outro. É uma ótima prática para equipes de trabalho assíncronas.

3. Torna os dados da reunião pesquisáveis

As transcrições tornam muito fácil para os usuários encontrarem os principais pontos, itens de ação e decisões em uma reunião. Com os resumos e as anotações de IA, isso é levado um passo adiante, pois essas partes importantes serão destacadas e apresentadas a você com ênfase.

No entanto, se estiver procurando algo específico em uma reunião, é muito mais fácil ter uma transcrição com uma gravação, pois você pode pesquisar por palavra-chave ou tópico para encontrar áreas específicas da discussão.

4. Ajuda a garantir que a conformidade esteja em vigor

A grande palavra C pode ser um pouco assustadora, mas políticas rigorosas devem ser seguidas em ambientes profissionais, especialmente quando se lida com dados confidenciais. Isso inclui trabalho jurídico, serviços de saúde, mas também operações voltadas para o cliente.

Elas precisam de registros de reuniões atualizados e precisos para garantir que estão seguindo as normas de dados, como o GDPR. As transcrições são a resposta para seus problemas de conformidade, pois ajudam a cumprir as obrigações legais e regulamentares.

Como transcrever uma reunião: um guia passo a passo

 Como transcrever uma reunião?

A transcrição de uma reunião pode ser demorada, tediosa e cansativa, ou pode ser rápida, fácil e eficiente. Tudo depende do fato de você transcrever a reunião manualmente ou usar um software de IA para ajudar. 

Vamos dar uma olhada em como transcrever uma reunião usando os dois métodos e você poderá decidir qual deles é melhor para você e sua empresa (embora achemos que já sabemos!).

Transcrição manual

A transcrição manual envolve um ser humano que ouve uma reunião e digita o que foi dito. Isso pode ser feito em tempo real durante a reunião ou depois, usando uma gravação. 

Para transcrever uma reunião dessa forma, tudo o que você precisa fazer é pegar uma caneta e um pedaço de papel (ou usar o computador) e copiar a discussão palavra por palavra. Pode ser difícil acompanhar o ritmo se estiver transcrevendo ao vivo, portanto, não tenha medo de usar palavras curtas. Mas fique atento: os seres humanos sofrem de fadiga. Não é possível manter a mesma velocidade e eficiência para sempre. Sem dúvida, os erros aparecerão, especialmente durante reuniões mais longas.

Vamos dar uma olhada nos prós e contras da transcrição manual.

Prós das transcrições manuais

  • Maior precisão. Uma pessoa pode reconhecer nuances como tom, sotaques e sobreposição de fala melhor do que a IA.
  • Melhor percepção do contexto. Os seres humanos podem resumir, corrigir erros e formatar o texto com mais naturalidade.
  • Formatação personalizável. A transcrição manual permite uma estruturação personalizada, como resumir os pontos principais ou distinguir mais claramente os oradores.

Contras das transcrições manuais

  • Consome muito tempo. Dependendo da velocidade de digitação, a transcrição de uma reunião de uma hora pode levar de 3 a 4 horas. Se você estiver escrevendo à mão, é melhor esquecer.
  • Trabalho intensivo. Requer um alto nível de concentração e pode ser exaustivo em reuniões longas.
  • Caro. A contratação de transcriptionists ou serviços profissionais pode ser cara.

As transcrições manuais são melhores para reuniões pequenas com diálogo limitado. Se a precisão for mais importante do que a velocidade, talvez valha a pena ter um transcritor profissional para revisar seu texto. Da mesma forma, para áreas jurídicas, médicas ou de pesquisa específica em que os detalhes são cruciais, uma transcrição manual pode ser a melhor opção.

Confiar na automação

A transcrição automatizada usa ferramentas com tecnologia de IA para converter a fala em texto em tempo real ou a partir de uma gravação. Muitos serviços orientados por IA oferecem reconhecimento de fala, identificação do locutor e registro de data e hora. Ferramentas mais avançadas podem até mesmo realizar análise de sentimentos e analisar o tom de voz do usuário.

O que há de melhor nas transcrições automatizadas é que elas são rápidas, econômicas e facilmente pesquisáveis. Você pode editá-las se perceber problemas, adicionar comentários à transcrição e até mesmo gerar resumos e notas de reunião (em modelos específicos). Por fim, você pode usá-las para preencher automaticamente suas ferramentas de CRM ou de documentação, sem precisar mexer um dedo.

Para transcrever uma reunião com ferramentas automatizadas, basta entrar na reunião como de costume e certificar-se de que o gravador de reuniões também entrou na reunião. Ele transcreverá a discussão automaticamente em segundo plano para que você possa se concentrar totalmente na conversa.

Prós da transcrição automatizada

  • Rápido e eficiente. As transcrições são geradas em minutos e não em horas. Também não há desleixo da IA, pois ela não se cansa, o que significa que você pode produzir transcrições em escala.
  • Custo-benefício. Muitas ferramentas de IA oferecem planos gratuitos ou de baixo custo em comparação com a contratação de um transcritor humano.
  • Pesquisável e editável. O texto gerado por IA pode ser facilmente pesquisado, o que o torna útil para documentação e revisão.

Contras da transcrição automatizada

  • A precisão varia. A IA pode ter dificuldades com sotaques, ruídos de fundo e vários oradores falando uns sobre os outros. Ela também pode não reconhecer a terminologia principal, os acrônimos ou o jargão específico do setor sem estar pré-programada para reconhecê-los.
  • Problemas de identificação do locutor. Algumas ferramentas atribuem a fala de forma errônea, exigindo correções manuais.
  • Preocupações com a privacidade. O armazenamento de áudio e transcrições em serviços baseados em nuvem pode representar riscos de segurança, especialmente para reuniões confidenciais.

As transcrições automatizadas são melhores para grandes reuniões com vários palestrantes em que a velocidade é uma prioridade. As empresas que precisam de documentação rápida, mas não exigem 100% de precisão, acharão as ferramentas de IA extremamente úteis. Elas também são boas para reuniões de equipe de rotina, webinars e sessões de brainstorming.

Usando o tl;dv Transcreva suas reuniões

O tl;dv é um popular assistente de reuniões com IA que pode gravar, transcrever e resumir suas reuniões gratuitamente. Ele funciona ao participar de suas reuniões por meio de plataformas populares de videoconferência, como ZoomGoogle Meet e MS Teams. 

Uma das melhores coisas do tl;dv é a capacidade de criar modelos personalizados de notas de reunião. Essencialmente, você pode instruir a IA do tl;dv sobre como gostaria de ver suas anotações formatadas e estruturadas. Isso permite que você crie notas de reunião eficazes, independentemente da situação. 

Há vários modelos que você pode usar, incluindo playbooks de vendas populares como BANT, SPIN e MEDDIC. Há também modelos para RH, produtos, pesquisa de usuários, sucesso do cliente e outros departamentos. Todos esses modelos podem ser personalizados, e você pode até mesmo criar o seu próprio modelo do zero.

Melhor ainda, sincronize essas anotações de reunião automaticamente com seu CRM para evitar preenchê-las manualmente após cada chamada com o cliente. Isso poupa aos representantes e agentes humanos uma quantidade absurda de tempo que poderia ser mais bem empregado para garantir o próximo negócio.

Modelos de reunião personalizados tl;dv

Se você deseja transcrever uma reunião para acompanhar suas chamadas de vendas, o tl;dv é uma ferramenta fantástica para ajudá-lo. Ele tem um painel de análise do palestrante para que você possa monitorar o desempenho da sua equipe de vendas e verificar se eles estão seguindo com precisão seus scripts de vendas. 

Como gerente de vendas, você também pode gerar relatórios recorrentes para receber atualizações regulares que abrangem os tópicos desejados em várias chamadas ao mesmo tempo. Por exemplo, você pode receber um relatório semanal que abranja todas as chamadas de seus representantes de vendas que contenham objeções relacionadas a preço. Você define a frequência. Você define o tópico. O tl;dv sintetiza as chamadas da sua equipe e fornece um relatório detalhado com registros de data e hora para que você possa pular para as partes importantes.

Também vale a pena mencionar que o tl;dv pode transcrever em mais de 40 idiomas, até mesmo em um idioma diferente do falado durante a chamada. Isso é ótimo se você quiser traduzir suas gravações Google Meet .

Práticas recomendadas para transcrição de reuniões

Uma transcrição de reunião bem estruturada é clara, precisa e fácil de navegar. Independentemente de você estar transcrevendo manualmente ou usando uma ferramenta alimentada por IA, seguir essas práticas recomendadas garante que suas transcrições sejam úteis e profissionais.

Garantir clareza e integridade

Uma transcrição deve capturar toda a discussão da reunião e, ao mesmo tempo, ser fácil de entender. Se você estiver transcrevendo manualmente suas chamadas, certifique-se de gravá-las para poder rever as seções difíceis e garantir a precisão.

Certifique-se de que cada orador seja identificado corretamente. As ferramentas de transcrição automatizadas devem fazer isso em seu nome, mas sempre verifique novamente, pois às vezes elas cometem erros.

Se possível, remova as palavras de preenchimento para aumentar a clareza. Você não precisa adicionar todos os "um" e "uh" à transcrição. Algumas ferramentas de transcrição automatizada eliminam automaticamente as palavras de preenchimento.

Revisão e edição para precisão

Mesmo com transcrições geradas por IA, podem ocorrer erros devido a sotaques, ruídos de fundo ou sobreposição de fala. Para garantir que suas transcrições sejam precisas, analise e corrija todos os erros.

Verifique se há palavras faltando, lacunas ou frases mal ouvidas. Se houver erros de pontuação ou gramática, agora é o momento de corrigi-los. Por fim, certifique-se de que os acrônimos técnicos sejam transcritos corretamente. As ferramentas de IA, em especial, podem ter problemas para transcrever acrônimos.

Formatação de transcrições para facilitar a leitura

No final das contas, as transcrições estão lá para serem lidas. Você deve deixá-las organizadas e fáceis de digitalizar para que seus colegas possam aproveitá-las ao máximo.

Use os rótulos dos oradores de forma clara e coloque-os em negrito para que a transcrição seja fácil de acompanhar. Se alguém falar por um longo período de tempo, divida o texto. Parágrafos longos são difíceis de ler. 

Se necessário, adicione registros de data e hora para as principais informações. Para deixar as coisas ainda mais claras, você pode até mesmo dividir a transcrição com cabeçalhos que dividam a discussão em suas partes relevantes. Uma ferramenta de transcrição de IA deve formatar as transcrições para facilitar a leitura por conta própria, mas nunca é demais verificar.

Três coisas a considerar

Para obter as transcrições mais precisas e da mais alta qualidade, há alguns aspectos básicos a serem considerados. Certifique-se de que os seguintes pontos sejam seguidos e você não terá problemas:

  1. Precisão. Certifique-se de que a ferramenta que você está usando para transcrever possa captar qualquer jargão que sua equipe use com frequência. Se ela tiver um recurso de vocabulário personalizado, melhor ainda! Isso permitirá que você programe a IA com novas palavras, inclusive aquelas que ela não reconheceu anteriormente.
  • Identificação do orador. Ao transcrever uma reunião gravada, é importante identificar todos os oradores individualmente. Isso fornece uma fonte de onde as informações vieram e melhora a legibilidade geral da transcrição. Ferramentas de transcrição automatizadas, como o tl;dv, podem ajudar, mas é importante fazer correções manuais se você souber que a identificação do orador está errada.
  • Preocupações com a privacidade. Por último, mas não menos importante, está o nosso velho amigo GDPR. Ao gravar ou transcrever qualquer reunião, você precisa obter o consentimento de todos os participantes. No final das contas, você está armazenando informações importantes e confidenciais. Sem o consentimento, você e sua empresa podem ter problemas por fazer gravações.

Perguntas frequentes

Reunimos aqui algumas das perguntas mais frequentes sobre como transcrever uma reunião para que você possa obter respostas em um só lugar. Os funcionários passam 392 horas por ano em reuniões, portanto, é natural que surjam perguntas sobre transcrições. Adicione esta página aos seus favoritos e volte quando precisar de respostas rápidas.

1. Quanto tempo leva uma transcrição?

Dependendo da ferramenta, uma transcrição assistida por IA pode ser concluída durante a reunião ou minutos após o término da chamada. No entanto, se a discussão for complexa, talvez seja necessário editar a transcrição.

A transcrição manual geralmente é um processo demorado. Pode levar de 4 a 6 horas apenas para transcrever uma reunião de 1 hora.

2. Como funcionam as ferramentas de transcrição automatizada?

As ferramentas de transcrição automatizada usam IA e PNL (Processamento de Linguagem Natural) para converter a linguagem falada em texto. Normalmente, essas ferramentas dividem o áudio em componentes fonéticos para identificar palavras. Ao analisar a gramática e a sintaxe, a IA pode entender o contexto e até mesmo identificar diferentes falantes.

A ferramenta de IA formatará e pontuará a transcrição para facilitar a leitura e refinará a transcrição após a chamada para extrair notas, resumos e destaques. 

3. Qual é a precisão das transcrições geradas por IA?

A precisão das transcrições baseadas em IA depende de vários fatores:

  • Qualidade de áudio. Gravações claras com o mínimo de ruído de fundo produzem resultados mais precisos.
  • Clareza do orador. A fala clara e em bom ritmo melhora a qualidade da transcrição. Se você estiver murmurando ou falando muito rápido, a IA poderá não transcrever com a mesma precisão.
  • Jargão técnico. A menos que haja um recurso de vocabulário personalizado, a IA pode ter dificuldades com o jargão técnico.
  • Sotaques. Dependendo do software de IA, os sotaques regionais podem afetar a precisão da transcrição.
  • Sofisticação do modelo de IA. Muitas ferramentas de IA no mercado podem atingir algo entre 85 e 90% de precisão, mas você quase sempre terá que corrigir pequenos erros.

Para uso jurídico, médico ou corporativo, é melhor revisar e editar as transcrições geradas por IA para obter 100% de precisão.

4. As transcrições das reuniões podem ser editadas em busca de erros?

Sim! A maioria das ferramentas de transcrição permite a edição manual para corrigir quaisquer imprecisões. Normalmente, é possível comparar seções do áudio com a parte correspondente da transcrição para editar qualquer coisa que a IA tenha errado. Também é uma boa ideia verificar os rótulos dos locutores e corrigir erros gramaticais ou de pontuação.

5. Quais setores se beneficiam mais com a transcrição de reuniões?

A transcrição de reuniões é valiosa em vários setores, melhorando a documentação, a acessibilidade e a produtividade. Veja a seguir alguns dos setores que a consideram mais vantajosa:

  • Negócios e corporações. As transcrições ajudam as empresas a rastrear decisões, criar resumos e garantir a conformidade com as normas do setor. Elas também são ótimas para chamadas voltadas para o cliente por parte de vendas e de atendimento ao cliente.
  • Legal. Os advogados usam transcrições para depoimentos, audiências em tribunais e reuniões com clientes para manter registros jurídicos precisos.
  • Saúde. Médicos e profissionais da área médica dependem de transcrições para registros de pacientes, consultas e conformidade com a HIPAA.
  • Educação e pesquisa. Professores, pesquisadores e alunos usam a transcrição para palestras, entrevistas e pesquisas qualitativas. 

Comece a transcrever suas reuniões hoje mesmo

A transcrição de reuniões é mais do que apenas uma conveniência - é uma ferramenta poderosa que aumenta a produtividade, a acessibilidade e a documentação. Embora as transcrições manuais tendam a ser mais precisas, elas demoram muito mais e desperdiçam mão de obra que poderia ser melhor utilizada em outro lugar. Só use transcrições manuais se a precisão for absolutamente essencial.

As transcrições geradas por IA, por outro lado, fornecem transcrições extremamente rápidas com altos níveis de precisão, identificação do locutor, bem como resumos, notas e destaques.

Seja qual for o método escolhido para transcrever uma reunião, é sempre importante ter um registro escrito para garantir que os principais insights, decisões e itens de ação nunca sejam perdidos. Seguindo as práticas recomendadas descritas aqui, você pode tornar suas transcrições claras, precisas e muito fáceis de serem lidas por seus colegas de equipe.

Então, o que está esperando? O tl;dv oferece gravações, transcrições e resumos ilimitados de chamadas gratuitamente!