Встречи. Засорение любого календаря. Административный кошмар каждого среднего сотрудника. То, чем вы будете заниматься, когда должны заниматься чем-то другим.
Однако, как бы мы ни ворчали по этому поводу, встречи - это не роскошь, а необходимость в бизнесе.
Именно поэтому эффективные инструменты для проведения совещаний могут иметь большое значение.
В книге Кэла Ньюпорта Цифровой минимализмКороль концентрации говорит о том, что смс, пинги, уведомления и все остальное не могут заменить реальный разговор и встречу с человеком - даже если это видеоконференция.
Однако собрания должны быть ПРОДУКТИВНЫМИ. И если быть честным, то в прошлом многие люди понимали под продуктивностью скорее смесь презентеизма, путаницы со словом "обязательный" и властного отношения к бронированию конференц-зала. Однако наличие свободных мест не обязательно означало, что дело сделано.
Все это тоже имеет значение. Исследование Reclaim показало, что средний сотрудник, работающий 40-часовую рабочую неделю, в среднем проводит около 50% своего времени на тех или иных совещаниях. Да, именно так - половинусвоей рабочей недели.
И даже рост популярности сайта remote не помешал этому. Более того, в результате стало больше совещаний. Исследование Microsoft показало, что с 2020 года время, проведенное на совещаниях в Teams, увеличилось на 250 %. Кроме того, совещания, которые никогда не проводятся, могут быть столь же расточительными. Статистика компании Booqed показала, что еженедельные потери времени из-за отмененных или ненужных встреч затрагивают около 71 % сотрудников.
Закон Паркинсона гласит, что работа расширяется, чтобы заполнить отведенное время. То же самое относится и к совещаниям. Если вы не будете осторожны, вы можете перегрузить себя и свои команды совещаниями, которые будут снижать продуктивность каждого, не достигая ничего ощутимого.
Исследование, проведенное в 2014 году компанией Bain & Co, показало, что компания из списка Fortune 500, регулярно проводящая 90-минутные совещания для менеджеров среднего звена, может стоить компании около 15 миллионов долларов в год на оплату труда.
Итак, если собрания необходимы, но неэффективны, как сделать их более продуктивными?
Конечно же, инструменты!
Вот наш список лучших инструментов, которые при правильном применении могут абсолютно точно сэкономить время, деньги и энергию ваших совещаний.
Лучшие инструменты для повышения продуктивности совещаний
тл;дв
Начнем с tl;dv. Доступный как для Google Meet , так и для Zoom, этот диктофон для совещаний записывает и предоставляет управляемые искусственным интеллектом заметки и основные моменты вашего совещания.
Он действительно вступает в свои права, поскольку позволяет не тратить время впустую и сократить продолжительность совещаний. Элемент записи и расшифровки может означать, что обязательное присутствие на совещании больше не требуется. Вы можете сэкономить время сотрудников и держать их в курсе того, что произошло на совещании, когда их там не было.
Пользователи могут отмечать коллег, чтобы они могли прийти на соответствующую часть встречи. Даже после собрания облачное хранилище позволяет сохранить каждую встречу для дальнейшего использования. Есть даже временная метка, временная метка, управляемая искусственным интеллектом, и поиск по ключевым словам, чтобы сделать их еще более доступными. Идеально подходит для рассылки резюме совещаний или создания роликов о важных моментах.
Вся эта информация у вас под рукой означает, что вероятность того, что на встрече речь пойдет о чем-то, что уже обсуждалось, сразу же уменьшается.
tl;dv является чистым определением эффективности интеллектуального ИИ-регистратора встреч. Более того, он работает как с Google Meet , так и с Zoom, то есть это идеальный регистраторGoogle Meet и Zoom . А еще у него есть бесплатный уровень!
Calendly
Если только вы не экстрасенс или какой-нибудь вундеркинд с повышенной организованностью, управлять целым ворохом календарей просто невозможно. Даже попытка встретиться со старыми друзьями, чтобы выпить, может быть равносильна кошмару.
То же самое относится и к совещаниям на рабочем месте: необходимо учитывать множество календарей, команд и мест. Даже одной мысли об этом достаточно, чтобы вызвать учащенное сердцебиение.
Слава богу, что изобрели Calendly. Серьезно, этот планировщик встреч - просто спасение, он спас множество проектов, встреч и звонков по продажам от полного забвения и проблем с расписанием.
Calendly помогает пользователям быстро и легко синхронизировать свои календари с календарями коллег, избавляя их от необходимости отправлять электронные письма туда-сюда и пытаться найти подходящее для всех время. Все, что вам нужно сделать, это убедиться, что ваш календарь актуален; остальное просто - забронировать время.
Она даже выходит за эти рамки, помогая планировать встречи в разных местах, в разных часовых поясах и на разных языках.
Вы можете создавать различные типы совещаний (идеально подходящие для различных проектов, отделов и продолжительности) и даже добавлять в приглашения пользовательские вопросы.
В целом, Calendly - абсолютно необходимая вещь для всех, кто занимается составлением расписаний и организацией встреч. Это экономия времени и здравомыслия!
Calendly работает с Google Meet, Zoom и Microsoft Teams. Хотя это может потребовать небольшой настройки, вы можете заставить Calendly автоматически генерировать ссылку на встречу в то же время, когда бронирование попадает в ваш календарь.
Лучезарные встречи
Половина успеха продуктивного совещания - это подготовка. Нет ничего хуже, чем начать все не с той ноги, когда у людей нет повестки дня или кто-то не принес нужные данные. Даже если вам удастся вернуть все назад, все равно будет потеряно время, чтобы войти в курс дела.
Lucid Meetings действительно может помочь в процессе предварительного планирования. Это похоже на то, как если бы у вас под рукой был личный джинн встреч.
Этот инструмент поможет вам спланировать повестку дня собрания, назначить задания конкретным членам команды, сделать заметки и даже проследить за выполнением действий после окончания собрания.
Lucid Meetings может сделать ваши встречи более увлекательными благодаря таким классным функциям, как виртуальные доски и опросы. Вы можете настроить шаблоны собраний в соответствии с уникальными потребностями и настроением вашей команды.
Попрощайтесь с этими непродуктивными совещаниями, которые не дают покоя, и скажите "здравствуйте" более организованному и веселому способу добиться результата. Lucid Meetings работает с Zoom, Google Meet, Microsoft Teams и Skype.
Дружище
Если вы ищете суперэффективный способ планирования встреч и организации работы, то Fellow вам точно поможет. Fellow не только синхронизируется с вашим календарем, но и позволяет отслеживать ваши задачи, проекты и цели.
Это как виртуальный помощник по организации встреч, который поможет вам разослать приглашения, составить расписание встреч и даже подготовить повестку дня для встречи - вся тяжелая работа будет выполнена. Кроме того, он интегрируется со Slack, чтобы немедленно уведомить вас и всю команду о назначении или отмене встреч.
В Fellow также предусмотрена функция автоматического ведения заметок, поэтому, каким бы хаотичным ни было собрание, каждый сможет получить точную запись того, что обсуждалось. А если после совещания необходимо предпринять какие-либо последующие действия, Fellow позаботится о том, чтобы ничего не было забыто, а задачи были назначены незамедлительно.
Инструмент интегрируется с Microsoft Teams, GSuite, Slack и Zoom.
Таймер вызова для Google Meet
Так часто совещания выходят из-под контроля по времени, потому что все продолжают говорить, и никто не забывает поставить таймер.
Таймер звонков для Google Meet - это простое расширение, которое поможет всем, кто регулярно использует Google Meet и хочет следить за ходом своих встреч.
Несмотря на то что программа совместима только с Google Meet, она действительно отлично справляется с задачей обеспечения эффективности и соблюдения графика совещаний. Она позволяет установить таймер на время проведения совещания и выдает быстрые визуальные напоминания, чтобы помочь всем уложиться в отведенное время.
Больше никаких трехчасовых совещаний ради 20-минутного вопроса! И это бесплатно. Ух ты!
Время для разговоров Google Meet
Раз уж мы заговорили о разговорах, наличие таймера - это, конечно, здорово, но бесполезно, если у вас есть человек, который ДОМИНИРУЕТ весь разговор. Talk Time для Google Meet - это еще одно расширение, подключаемое к вашему Google Meet. Однако это расширение не только определяет время разговора, но и определяет время разговора ваших собеседников. Это означает, что легко определить, кто не участвует в обсуждении, а также получить ответы на некоторые вопросы (подсказка, это та самая болтливая Кэти, которую мы все знаем и любим).
Опять же, осознание времени - это большая часть проблемы. Когда вы знаете о времени, люди относятся к нему более внимательно. А если люди видят, что они перехватывают разговор или тратят драгоценное время на неуместные анекдоты, это позволяет им остановиться. Или их начальнику или коллегам сказать мягкое слово или включить это в свой план развития.
Опять же, этот бесплатный вариант предназначен ТОЛЬКО для Google Meet, но он определенно стоит потраченного времени (хаха, поняли?).
Усилитель собраний
Если вам нужна система "все в одном", которая охватывает огромное количество задач, таких как составление повестки дня, ведение записей о встречах, отслеживание времени... все это, встречайте Meeting Booster.
Meeting Booster не только охватывает все основы, такие как создание расписаний и распределение задач, но и позволяет отслеживать прогресс во времени и измерять эффективность. В нем также есть аналитическая панель, так что если ваши встречи затягиваются, у вас есть графики и диаграммы, чтобы обосновать необходимость их сокращения.
Однако он работает только с Microsoft Teams. Хотя он обеспечивает интеграцию со Slack и HubSpot, ему не обязательно оставаться исключительно в экосистеме Microsoft.
Evernote
Evernote - это действительно удобный инструмент для заметок. И, конечно, инструмент для виртуальных встреч, который может сделать жизнь намного эффективнее.
С помощью Evernote вы можете создавать цифровые картотеки заметок, сделанных на совещаниях, что позволит вам clip все необходимое и упорядочить. Кроме того, вы можете использовать такие функции, как шаблоны совещаний, аудиозаписи и функции совместного доступа для отправки последующих сообщений после совещания.
Хотя Evernote не управляется искусственным интеллектом, как некоторые другие упомянутые инструменты, это все равно отличный ресурс, который идеально подходит для подготовки встреч, ведения заметок и поддержания организованности. Вы можете подключить его практически к любому другому инструменту, который вы используете, включая Slack или Zoom. Однако для этого необходимо использовать сторонний инструмент, например Zapier.
Evernote интегрируется со всеми вашими любимыми приложениями и сервисами, такими как Google Calendar, Zoom, Microsoft Office, Apple Notes, Dropbox и другими сторонними инструментами, помогая сделать их более эффективными и продуктивными. Кроме того, это совершенно бесплатно!
Хьюго
Не знаем, как вы, но мы из тех людей, которые любят жить опасно. И под этим мы подразумеваем, что посмотрели на часы, поняли, что через 20 минут у нас встреча, и не подготовили никакой повестки дня.
Я имею в виду, что беспокойство, которое это может вызвать, зашкаливает.
Слава богу, что есть Хьюго.
Хьюго - это друг, который позволяет вам копировать все их домашние задания, но в форме инструмента для встреч.
Несмотря на свою простоту, это означает, что у вас всегда есть запасной план на случай, если у вас не будет времени на подготовку. И хотя мы бы не рекомендовали жить исключительно по шаблонам, в случае с эффективными встречами это, безусловно, помощник.
Кроме того, вы можете просматривать заметки с предыдущих встреч, делиться повесткой дня с другими людьми, которые придут на встречу, а также фиксировать и отправлять последующие задачи.
Он интегрируется с большинством календарей и платформ, включая Zoom, Google Meet и другие платформы. Дополнительный бонус - бесплатный уровень!
Стоимость встречи
В начале этой статьи мы упомянули пугающую цифру компании Bain & Co - 15 миллионов долларов, потраченных на время совещаний персонала. Хотя эта цифра относится к компании из списка Fortune 500, она может повлиять на любой бизнес - большой или малый - когда речь идет о нерациональном использовании времени на совещания.
Инструмент "Стоимость совещания " - это интерактивный, хотя и несколько пугающий инструмент. Введя несколько цифр, таких как зарплата, затраченное время и т.д., вы можете определить "стоимость" проведения собрания. Если вы проводите несколько совещаний в неделю, вы можете начать понимать, как это время (и деньги!) можно потратить в другом месте.
Вы можете использовать этот простой инструмент так же, как команда маркетологов рассчитывает возврат инвестиций в маркетинговые мероприятия. После этого легко понять, стоит ли проводить общекорпоративное собрание или можно обойтись другими способами. Даже если собрание необходимо, вы можете пригласить представителей или руководителей отделов в нужное время с помощью такого инструмента, как tl;dv , а затем поделиться записью со всей командой.
Вы также можете подумать о том, как повысить эффективность логистики встреч. Например, действительно ли встречи должны длиться час? Или полчаса? При необходимости можно проводить виртуальные кофе или общаться по телефону, а не лично - или по видеосвязи?
Или даже страшная фраза...
может ли это быть электронное письмо?
Миро
У каждого свой способ восприятия и запоминания данных; для некоторых лучше всего работает визуальное представление. Именно здесь инструмент для работы с доской, такой как Miro, может действительно помочь сплотить команду (и убедиться, что никто не остался в полном замешательстве после быстрого конференц-звонка).
Белые доски помогают привнести в совещания элемент визуального сотрудничества в режиме реального времени, что помогает лучше объяснить идеи, стратегии и результаты. Вы можете отмечать задачи, проводить мозговой штурм идей и распределять обязанности, используя доски, диаграммы и заметки Post-It - все в одном месте.
Вы можете использовать доску в разных командах, чтобы все были на одной странице с первого дня, и легко проанализировать прогресс, достигнутый со временем. Кроме того, она не потеряется, как это бывает с клочками исписанной бумаги.
Miro интегрируется непосредственно с Zoom, Google Meet и Microsoft Teams, а значит, все могут видеть и использовать его. Суперэффективно и невероятно удобно для визуальных команд и отдельных людей.
Loom
Приходилось ли вам когда-нибудь присутствовать на собрании, которое, по сути, представляло собой обычный тренинг? Возможно, вам нужно было показать новую программу. Или линейный менеджер или начальник хотел провести вас и команду по некоторым показателям или KPI.
Приходилось ли вам участвовать в собраниях, где ваша роль как участника была скорее пассивной, чем активной?
Почти наверняка.
Дело в том, что встреча - даже на сайте remote - может быть полезной в таких обстоятельствах. Они дают возможность задать вопросы; вы видите, как все разворачивается в режиме реального времени. Однако с точки зрения эффективности использования времени можно найти лучший способ.
Возможно, вы захотите превратить эти встречи в Loom. "Что такое Loom?" - спросите вы. Это инструмент для записи экрана, который позволяет ведущему записывать свой экран в реальном времени с дикторским сопровождением, создавая своего рода мини-вебинар. Затем это видео превращается в размещенное видео, передается по ссылке и распространяется среди отдельных людей или даже всей команды. Вы можете записать свое сообщение в любое время и в любом месте - нет необходимости согласовывать расписание или беспокоиться о часовых поясах. Просто запишите свое сообщение, и ваша команда сможет посмотреть его в удобное для них время.
Это также может сэкономить много времени. Лупы, поскольку они проходят через что-то конкретное, обычно короче и ближе к делу, поэтому вы можете сэкономить время и сразу перейти к важному. Вы также можете создавать временные метки.
Loom - это регистратор экрана, а не инструмент для проведения совещаний как таковой, поэтому ему не требуется интеграция с платформой для видеоконференций.
Инструменты должны быть продуктивными, а не отвлекающими
Как видно из приведенных выше инструментов, они могут действительно повысить ценность совещаний, сделав их более эффективными. Совещания должны быть функциональными и как можно более короткими, чтобы максимизировать количество глубокой работы, которая может быть достигнута за их пределами. Кроме того, если вы работаете асинхронно, инструменты должны быть нацелены на улучшение совещаний, чтобы поддерживать это (и даже бороться с требованием, чтобы все присутствовали).
Помните, что хотя инструменты могут помочь нам в общении и сотрудничестве, они не должны отвлекать или использоваться в ущерб другим задачам. Если вы используете много инструментов для проведения совещаний, следите за тем, сколько времени вы проводите на каждом из них и что вы от этого получаете.
В конечном счете, из всех вышеперечисленных инструментов tl;dv - это тот, который может быть наиболее эффективным. Когда совещания проходят с минимальным отрывом от работы и максимально кратко, невероятно, как многого можно достичь за короткое время. Подумайте о том, сколько работы вы успеете сделать за это время.
