İçeriğe geç
Toplantılar için AI ajanlarıyla tanışır tanışmaz, ne kadar güçlü olduklarını anlarsınız. Görevleri otomatikleştirir, işbirliğini geliştirir ve üretkenliği artırırlar, ancak bunlar aslında nasıl çalışır ve bunlardan en iyi şekilde nasıl yararlanabilirsiniz?
Bu makale, toplantılarınızda ve çevrimiçi görüşmelerinizde AI ajanlarının potansiyelini en üst düzeye çıkarmanıza yardımcı olacaktır. Burada, AI ajanlarının tüm farklı kullanım örneklerini ve iş akışlarını kolaylaştırmak için nasıl birleştirilebileceğini ayrıntılı olarak ele alacağız.
AI Ajanı nedir?
AI ajanı, görevleri özerk bir şekilde yerine getiren bir tür yazılımdır. Yapay zeka teknolojilerini kullanarak bilgileri işler ve anlar, böylece belirli hedeflere ulaşmak için bağlamsal eylemler gerçekleştirebilir. Temel olarak, sizin için basit görevleri yerine getirebilen dijital bir varlıktır.
Bir AI ajanının en dikkat çekici özellikleri şunlardır:
- Otonom. AI ajanları, önceden tanımlanmış kurallar, makine öğrenimi modelleri veya gerçek zamanlı verilere dayalı olarak kararlar alır. İnsanlar tarafından programlanırlar, ancak bağımsız olarak hareket ederler.
- Uyarlanabilir. Yeni bilgilerden öğrenir ve zamanla yeteneklerini geliştirirler.
- Hedef Odaklı. Belirli görevleri tamamlamak için tasarlanmıştır. Örneğin, toplantılar için AI ajanları kullanıyorsanız, görevlerinden biri konuşmayı yazıya dökmek olacaktır.
- Etkileşimli.AI ajanlarının en önemli özelliklerinden biri, API'ler, doğal dil işleme ve akıllı kullanıcı arayüzleri aracılığıyla insanlarla, diğer ajanlarla veya dijital ortamlarıyla etkileşime girebilmeleridir. ChatGPT, AI ajanlarının en bariz örneğidir.
AI Ajanlarının Türleri
AI ajanları şu anda çok gündemde olan bir konu. 2024 yılında 5,1 milyar dolarlık bir pazar büyüklüğüne ulaşması beklenen bu niş pazarın, 2030 yılına kadar 47,1 milyar dolara ulaşması öngörülüyor. Bu, yıllık bileşik büyüme oranının %44,8 olduğu anlamına geliyor! Peki, AI ajanlarının farklı türleri nelerdir?
Genel olarak, dört farklı türde AI ajanı vardır.
- Reaktif. Reaktifajanlar, geçmiş deneyimleri veya bağlamı dikkate almadan belirli girdilere yanıt verir.
- Proaktif. Proaktif ajanlar inisiyatif alır ve bir talebi önceden tahmin ederek hareket ederler.
- Öğrenme.Makine öğrenimini kullanarak, bu ajanlar geçmiş verilere göre davranışlarını ayarlar.
- İşbirlikçi. İşbirlikçi ajanlar, iş akışlarını paylaşarak verimliliği artırır. Bu, bir insan veya başka bir ajanla olabilir.
Toplantılar için AI Ajanı nedir?
Toplantılar için yapay zeka ajanı, toplantı verimliliğini artırmak, gereksiz toplantıları azaltmak ve ekibinizin zaman ve paradan tasarruf etmesini sağlamak için tasarlanmış, son derece uzmanlaşmış bir yapay zeka ajanıdır.
Bu ajanların çoğu Zoom, MS Teams ve Google Meet gibi video konferans platformlarıyla doğrudan entegre olur. Ancak, toplantıların tüm yaşam döngüsünü, planlama ve hazırlıktan yürütme ve takibe kadar kolaylaştırmak için tasarlanmış, bağımsız araçlar olarak çalışan toplantılar için AI ajanları da edinebilirsiniz.
Toplantılar için AI Ajanlarını Kullanmanın Faydaları
Toplantılar için AI ajanları, ekiplerin işbirliği yapma şeklini dönüştürüyor – hiçbir anı kaçırmamanızı sağlıyor ve gerçekten önemli olan şeylere odaklanmanızı sağlıyor.her şeyi kapsıyor.
Zaman dilimleri arasında en uygun toplantı saatlerini otomatik olarak bulabilir, ayrıntılı notlar alabilir, takip e-postaları taslakları hazırlayabilir ve hatta gerçek zamanlı olarak transkripsiyon yapabilirler. Dil engellerini ortadan kaldırarak, tartışmaları özetleyerek ve eyleme geçirilebilir içgörüler sağlayarak, AI toplantı ajanları ekiplerin verimli kalmasına ve toplantı yorgunluğunu azaltmasına yardımcı olur.
Toplantıları Planlayın
AI ajanları, toplantı katılımcıları arasında ortak uygunlukları otomatik olarak bularak planlama sürecini basitleştirir. Artık boş bir zaman bulmak için birbirinizin takvimlerini taramanıza gerek yok: AI bunu sizin için yapabilir.
Bir çakışma tespit edildiğinde, AI ajanları bunu hızlı ve kolay bir şekilde tespit edebilir ve alternatifler önerebilir. Küresel ekiplerde, ajan farklı zaman dilimlerini de dikkate alarak tüm ilgili kişiler için uygun zamanları önerecektir.
Sizin için notlar alın
AI ajanları toplantı sırasında her kelimeyi kaydeder. Ardından bu transkripti değerlendirir ve konuşmanın bağlamına göre en önemli ve ilgili kısımları vurgular. Buna önemli noktalar, kararlar ve eylem maddeleri dahildir.
Bu tür AI ajanları, kullanıcının aradığı anları kolayca tarayabileceği, aranabilir kayıtlar oluşturur. tl;dv gibi araçlar, zaman damgaları tl;dv , böylece kullanıcı konuşmaya odaklanabilir ve hiçbir şeyi kaçırma endişesi duymaz. Bu, özellikle toplantı yorgunluğu çekenler için çok yararlıdır. Dikkatinizden kaçan bir şey varsa, geri dönüp en önemli kısımları yakalayabilirsiniz.
Toplantı Bittikten Sonra Takip E-postaları Taslağı
Görüşme biter bitmez tüm toplantı katılımcılarına özet e-postalar gönderilmesini istiyorsanız, tl;dv bu konuda da size yardımcı tl;dv . Ekibinizin sorumluluk bilincini artırır ve herkesin önemli eylem maddelerini, teslim edilecekleri ve son teslim tarihlerini tekrar gözden geçirebilmesini sağlar.
AI ajanları, toplantı tartışmalarını ve kararları kısa ve öz takip mesajlarına özetleyebilir. Bu tür e-postalar, herkesin aynı sayfada olmasını sağlamak için sonraki adımları içerebilir. Ayrıca kişisel üslubunuza veya markanıza uyacak şekilde uyarlanabilirler. Bu, iletişiminizin tutarlı ve net olmasını sağlar.
Bu, satış ve müşteri hizmetleri ekipleri için de, potansiyel müşteri veya müşteriye ulaşarak görüşme sonrası iletişim kurmak isteyenler için yararlıdır.
Gerçek Zamanlı Transkripsiyon
Bazı AI toplantı asistanları, konuşulan kelimeleri gerçek zamanlı olarak metne dönüştüren ve canlı erişim sağlayan ajanlara sahiptir. Bu ajanlar, transkripti daha net hale getirmek için farklı konuşmacıları birbirinden ayırt edebilir.
Toplantılar Sırasında ve Sonrasında Dil Engellerini Aşın
AI ajanlarını çok dilli toplantılar için kullanabilirsiniz. Bu ajanlar, konuşulan veya yazılan içeriği katılımcının tercih ettiği dile çevirebilir. Bazı ajanlar bu metni görüşmenin üstünde altyazı olarak görüntüleyebilir. Krisp AI gibi diğer ajanlar ise canlı tercüme özelliği sayesinde konuşmayı gerçek zamanlı olarak çevirebilir.
Aramalarınızı Özetleyin
AI ajanları, transkriptler dahil olmak üzere büyük metin parçalarını özetlemede çok başarılıdır. Bunu, önemli anları, kararları ve görevleri belirleyerek ve özet sırasında bunların vurgulanmasını sağlayarak yaparlar. Bunlar, kullanıcının ihtiyaçlarına göre de özelleştirilebilir.
Örneğin, bir satış müdürü belirli bir satış playbook kullanarak bir toplantıyı özetlemek isteyebilir. tl;dv , MEDDIC'ten SPIN'e ve aradaki her şeye kadar çok sayıda toplantı şablonuna erişim tl;dv .
Bu şablonları tercihlerinize göre özelleştirebilir veya sıfırdan kendi şablonunuzu oluşturabilirsiniz. Toplantı notlarınızı tercih ettiğiniz CRM ile senkronize etmek mi istiyorsunuz? Gerekli CRM alanlarına uygun bir şablon oluşturun ve işiniz hallolsun. Her şey sizin için halledilecek.
Eyleme Geçirilebilir İçgörüler Sağlayın
AI ajanları, toplantı eğilimleri, katılımcıların katılımı ve görevlerin takibi hakkında veri sağlamak üzere eğitilebilir. Çok yüksek öncelikli bir görev varsa, AI ajanı bunu belirler ve özellikle acil eylem gerektiriyorsa dikkatinizi bu göreve çeker.
Sanal toplantı asistanları, liderlerin bilgili ve proaktif kalmalarına yardımcı olmak için çeşitli tartışmaların ve sonuçların etkinliğini analiz edip ölçebilirler.
Asenkron İletişimi Açın
Asenkron ekipler, AI ajanları sayesinde güçlenir, çünkü bu ajanlar onların istedikleri zaman toplantıları takip etmelerini sağlar. Kayıtlar ve notlar onları bekliyor olacaktır. Kullanıcılar, küçük konuşmaları atlayarak doğrudan ilgili bölümlere geçebilirler.
Ayrıca, çoğu AI ajanı, transkript üzerinde doğrudan yorum ve notlar kullanarak işbirliğini kolaylaştırır. Bu, ekiplerin uzaktan birlikte çalışmasına yardımcı olur.
Toplantı Yorgunluğunu Azaltın
Çoğu çalışan toplantı yorgunluğundan muzdariptir ve çalışanların %75'inden fazlası toplantılar sırasında dikkatini kaybeder. Ancak yapay zeka ajanları toplantı yorgunluğunu azaltmaya yardımcı olur. Aslında, katkıda bulunmanız kesinlikle gerekli değilse, toplantıya katılmanıza gerek yoktur. Özetleri, notları, çevirileri ve daha fazlasını alabilir ve kendi zamanınızda bilgileri yakalayabilirsiniz.
Toplantılarla boğuluyorsanız, hiçbir şeyi kaçırmadan ara verebilirsiniz. tl;dv gibi bazı platformlar, aynı anda birden fazla toplantıyı kaydetmenize, yazıya dökmenize ve özetlemenize olanak tanır. Bu, çift randevunuz olduğunda da harika bir seçenek olmasını sağlar.
AI Toplantı Aracılarını Kullanmanın Zorlukları
AI ajanları toplantı ortamında birçok zorlukla karşılaşır. Onlar mükemmel değildir. En yaygın olanlardan bazılarına bir göz atalım.
Gizlilik ve Güvenlik
AI ajanlarının toplantılarla ilgili olarak karşılaştıkları en büyük zorluklardan biri gizlilik ve güvenliktir. İş toplantıları genellikle hassas veriler içerir ve bu da AI ajanlarının bilgileri nasıl işlediği ve sakladığı konusunda sorular doğurur. Bu bilgiler üçüncü taraflarla paylaşılıyor mu? Bu durum bazı durumlarda yasal sorunlara yol açabilir.
Görünür veri politikalarına sahip bir AI ajanı seçmek önemlidir; tercihen, daha fazla açıklama için ulaşabileceğiniz bir ekibi olan bir ajanı seçin.
Doğruluk ve Bağlamsal Anlama
Nüanslı ve sektöre özgü konuşmalarda, AI ajanları bağlamı tam olarak kavramakta zorlanabilir. Genel olarak anlamaya muktedir olsalar da, çok karmaşık konuşmalar onlar için fazla zor olabilir.
Bu, özellikle AI ajanı yeni kelimeler öğrenemiyorsa geçerlidir. Örneğin, bazı toplantı amaçlı AI ajanları özel kelime dağarcığıyla gelir ve kullanıcıların yeni kelimeleri anlamlarına eklemelerine olanak tanır. Bu özellik olmadan, AI ajanları ekibinizin düzenli olarak kullandığı jargonları veya kısaltmaları yanlış yorumlayabilir.
Mevcut Sistemlerle Entegrasyon
AI ajanları, şirketinizin halihazırda kullandığı araçlar ve iş akışlarıyla sorunsuz bir şekilde çalışmalıdır. Video konferans söz konusu olduğunda, toplantılar için kullanılan AI ajanları, tercih ettiğiniz platformla entegre olmalıdır, aksi takdirde konuşmalarınızı kaydedemezler.
Örneğin, tl;dv, Zoom, MS Teams ve Google Meet aramalara katılma ve bunları kaydetme özelliğine sahiptir. Ancak, BlueJeans veya WebEx gibi daha az bilinen bir video konferans platformu kullanıyorsanız, farklı bir toplantı kaydedici bulmanız gerekecektir.
Maliyet ve Erişilebilirlik
Toplantılar için gelişmiş yapay zeka ajanları ucuz değildir. LLM'leri, sunucuları ve yapay zeka toplantı asistanı için gerekli diğer şeyleri çalıştırmak maliyetlidir, bu da çoğunun yüksek ücret talep edeceği anlamına gelir. Ancak, yalnızca daha temel unsurlara ihtiyacınız varsa, uygun fiyatlı toplantı bilgileri elde etmek mümkündür.
tl;dv , sınırsız kayıt, transkripsiyon ve özetler içeren mükemmel bir ücretsiz plana tl;dv . Ancak, gelişmiş çoklu toplantı zekası, özel not şablonları veya konuşmacı analizi panosunun kilidini açmak istiyorsanız, ücretli planlardan birine geçmeniz gerekir.
Benimsemeye Direnç
AI ajanları konusunda birçok insan arasında ortak bir tedirginlik var. AI'nın telefon görüşmelerinde gizlice dinleyip, söyledikleri her şeyi dinleyip, her şeyi hatırlamasını istemiyorlar. Elbette, bir AI toplantı asistanının notlar alması ve yazıya dökmesi için tüm katılımcıların rızasını almanız gerekir.
MeetJamie gibi bazı toplantı için kullanılan yapay zeka ajanları, görüşmeye katılmanıza gerek kalmadan toplantıları kaydedip transkripsiyonunu yapabilen bir platform sunarak bu engeli aşmayı umuyor. Bu, izin istemenize de gerek olmadığı anlamına geliyor. Sadece ekranınızın sizin tarafını ve sesinizi kaydediyor. Bunun etik olup olmadığı tartışmaya açık bir konu.
Toplantılarda AI Ajanlarını Nasıl Kullanabilirim?
Çevrimiçi toplantıların şu anda her zamankinden daha popüler olduğu açıktır. Zoom her çeyrekte 1 milyar doların üzerinde Zoom , evden çalışanların beşte dördü ofiste çalıştıklarına göre daha fazla toplantıya katılıyor. Peki, AI ajanları bu duruma nasıl etki ediyor? Modern sanal toplantıların sorunlarını çözmek için hangi kullanım örnekleri var?
Çevrimiçi toplantı alanında en yaygın markalar veya uzmanlık alanları için AI ajanlarının nasıl çalıştığına bir göz atalım.
Google Meet için AI Ajanları Kullanma
Google'ın yerel yapay zekası, yapay zeka ajanlarını kullanan bir dizi özelliğe sahiptir. Google Meet, görüşmenizin transkripsiyonunu, canlı altyazıları, gürültü engelleme ve gerçek zamanlı çeviriyi alabilirsiniz.
Google Meet , toplantılarınızı kolaylıkla planlamak için Google Takvim ile Google Meet senkronize olur. Yapay zeka ajanı ile programınızı yönetmek, zamandan tasarruf etmenin ve verimliliği artırmanın garantili bir yoludur. Ayrıca Google Meet , her görüşmenin sonunda hızlı ve kolayca taranabilir özetler oluşturmak için yapay zeka ajanı Google Meet .
MS Teams için AI Ajanları Kullanma
MS Teams birçok açıdan benzerdir, ancak Microsoft AI sohbet robotu Copilot ile de entegre çalışır. Bu sayede canlı görüşme sırasında sorular sorabilir ve bağlamsal yanıtlar alabilirsiniz. Görüşmeye geç kalanlar için gerçek zamanlı özetler sunabilir ve hatta eylem öğelerini belirleyip bunları ekip üyelerine otomatik olarak atayabilir.
Google Meet gibi, MS Teams'in ajanları akıllı zamanlama, gürültü bastırma ve otomatik transkripsiyon özelliklerine sahiptir. Ayrıca, takip ve hatırlatmalar dahil olmak üzere toplantı tartışmalarına dayalı öneriler de sunabilir.
Son olarak, MS Teams, AI ajanlarını kullanarak toplantı katılımcılarının duygularını analiz etmenizi ve onların daha derin psikolojilerini anlamanızı sağlar. Bu, işbirliği ve ekip katılımına yardımcı olur, ancak satış ve müşteri ile yüz yüze görüşmeler için de harikadır. Müşterinin tonunu anlamak ve buna göre tepki vermek, bir anlaşmayı kapatmak için büyük bir adım atmanıza yardımcı olabilir.
Zoom için AI Ajanları Kullanma
Zoom , toplantılar için de benzer şekilde yapay zeka ajanları Zoom . Özetler oluşturur, önemli anları, kararları ve eylem maddelerini vurgular. Ayrıca canlı transkripsiyon, gürültü azaltma ve etkileşim metrikleri de sağlar.
Zoom bir avantajı, video kalitesini iyileştirmek için arka planı değiştirebilmeleridir. Işık ayarlamalarından arka planı bulanıklaştırmaya kadar, Zoom görsel kalitenizin en üst düzeyde olmasını Zoom .
Transkripsiyon için AI Ajanlarını Kullanma
Toplantılarda konuşmaları daha hızlı işlemek için yapay zeka ajanları kullanan bir dizi transkripsiyon aracı vardır. Bu araçlar, toplantılardan daha fazla verim almanızı sağlar.
Yukarıda bahsedilen üç video konferans platformu gibi, bunlar da transkripsiyon, özet ve çeviri hizmetleri sunabilir. Ancak, söz konusu araca bağlı olarak, çok daha fazlasını da yapabilirler. Zaman damgası eklemeden konuşmacı tanımlamaya kadar, transkripsiyon araçları, görüşmelerinizden sonra kolayca bilgi edinmenizi sağlar. Sonuçta, kayıtları hiç kullanmayacaksanız, toplantılarınızı kaydetmenin ne anlamı var?
Bu tür AI ajanları, özelleştirilebilir komut istemleri (özel toplantı notları için), sorunsuz entegrasyonlar (çağrı sonrası iş akışları için) ve hatta filtreleme (konu veya anahtar kelimeye göre birden fazla transkripti aramak için) ile transkripsiyonları geliştirmek için kullanılabilir.
Toplantı Gündemlerini Yönetmek için AI Ajanlarını Kullanma
AI ajanları, toplantı gündemlerini oluşturma, düzenleme ve yürütme şeklimizi dönüştürüyor. Toplantıları manuel olarak planlamanın stresini ortadan kaldırarak, toplantılarınız sorunsuz bir şekilde ilerlerken üretkenliğinizi korumanızı sağlıyor.
Bu tür AI ajanları, geçmiş toplantıları, ilgili belgeleri ve en son trendleri analiz ederek gündem maddeleri önerebilir. Benzer şekilde, hedeflerinize uygun özelleştirilebilir şablonlar oluşturabilirler. AI, toplantı gündeminizi oluşturduktan sonra, bunu e-posta yoluyla veya başka bir platformla entegrasyon yoluyla tüm katılımcılarla paylaşabilir. Kullanıcılar, AI ajanı ile işbirliği yaparak, düzenlemeler önerip konular ekleyerek sürecin sorunsuz ilerlemesini sağlayabilirler.
Son olarak, AI ajanları gündemin ilerleyişini gerçek zamanlı olarak takip eder ve tartışmalar konudan saptığında katılımcılara bildirimde bulunur. Bu, toplantılarında daha fazla yapı ve disiplin isteyen ekipler için harika bir özelliktir. Araştırmalar, şirketlerin daha verimli olabilecek toplantılar nedeniyle her yıl yaklaşık 37 milyar dolar kaybettiğini göstermektedir. AI ajanları bu sorunu çözmeyi amaçlamaktadır.
Toplantı Özetleri için AI Ajanlarını Kullanma
AI ajanları, konuşmalarınızı net ve eyleme geçirilebilir içgörüler halinde özetleyerek toplantı sonrası iş akışlarını basitleştirir. Bu özetler, herkesin aynı sayfada kalması için son derece yararlıdır, ancak toplantıya katılmayanların da mümkün olduğunca hızlı ve verimli bir şekilde bilgiye ulaşmasına yardımcı olur.
Özetler sunan AI ajanları genellikle zaman damgaları içerir, böylece bir önemli noktadan diğerine hızla geçebilirsiniz. Bu, en önemli kısımlara atlayarak ekibinizin zaman kazanmasını sağlar. Diğer AI ajanları özetlerle çalışabilir, proje yönetimi uygulamalarıyla senkronize olarak bağlamsal anlayışa dayalı görevleri delege edebilir.
Metinleri çeviren yapay zeka ajanları da bulunmaktadır. Bunlar, ekibinizin birden fazla dilde özetler almasını sağlayarak çok dilli ekiplerin aynı sayfada olmasını garanti eder. Özetler doğru bilgi kaynağı olarak işlev görebildiğinden, işbirliğini geliştirir ve ekiplerin uyumluluğunu korumaya yardımcı olur.
Toplantılar için AI Ajanlarına Örnekler
AI ajanları, transkripsiyonlardan özetlere, notlardan toplantı sonrası iş akışlarına kadar her şeyi kapsar. Teknolojiden sağlık hizmetlerine, eğitimden hukuka kadar çok çeşitli sektörlerde de kullanılabilirler. Peki, AI ajanları toplantılarda sizin için ne tür şeyler yapabilir? İşte bazı örnekler.
Otomatik Planlama
Toplantılarınızı otomatik olarak planlamak için AI ajanlarını kullanabilirsiniz. Bu ajanlar, diğer katılımcıların uygunluk durumunu kontrol eder ve sizin adınıza toplantıları düzenler. Bu, programlarını düzenlemeye vakti olmayan yoğun yöneticiler için çok kullanışlıdır.
Acenteler, öncelikleri uygun şekilde belirlemek ve her şeyi sorunsuz bir şekilde düzenlemek için talimatları izler. Clockwise ve Undock, uygunluk durumunuza ve tercihlerinize göre toplantı saatleri önerebilen harika örneklerdir.
Gündem Yönetimi
Gündem yönetimi, AI ajanlarının bir başka odak alanıdır. Geçmiş toplantıların içeriği, katılımcılar ve toplantının genel hedefleri temelinde toplantı gündemleri oluşturabilirler.
Bu tür ajanlar toplantı verimliliğinizi artırır, yani zamanınızı daha iyi organize edebilir ve görüşmeler sırasında daha üretken olabilirsiniz. Bu AI ajanlarından bazıları, görüşme sırasında gerçek zamanlı olarak yeni konulara geçmenizi de önerebilir.
Notion ve ClickUp, gündemler için çok sayıda toplantı şablonu sunarken, Atlassian kullanıcıların toplantı notları ve eylem öğeleriyle bağlantılı gündem sayfaları oluşturmasına olanak tanır.
Çoklu Toplantı Analizi
AI ajanlarının bağlama göre nasıl hareket edebileceğinden bahsetmiştik. Çoklu toplantı analizi, bir AI ajanı önceki tüm görüşmelerinizin transkriptlerini inceledikten ve aralarındaki eğilimleri ve kalıpları belirledikten sonra gerçekleşir. Bu, satış temsilcilerinin hedeflerine ne kadar ulaştıkları, itirazları nasıl ele aldıkları veya müzakereleri nasıl yürüttükleri konusunda raporlar alabilmeleri açısından satış eğitimi için harika bir özelliktir.
tl;dv , bunu sizin için yapabilen bir ajana sahip bir AI toplantı asistanının harika bir tl;dv . Hatta, tüm ekibinizin satış görüşmelerinden önceden seçilen konuları bir kerede kapsayan tekrarlayan raporlar oluşturabilirsiniz.
Fiyatla ilgili itirazları daha iyi aşmak mı istiyorsunuz? Potansiyel müşterinin fiyatı bir itiraz olarak belirttiği tüm satış görüşmeleri için düzenli raporlar hazırlayın. Neyin işe yarayıp neyin yaramadığını öğrenmek için tekrar izlenebilir anların hızlı bir listesine sahip olacaksınız.
Konuşmacı Analitiği
AI ajanları, konuşmacı analizlerini izlemek için kullanılabilir. Örneğin, tl;dvajanlarından biri, satış ekibinizin konuşma-dinleme oranını, kullanılan dolgu kelimelerinin miktarını ve ortalama monolog uzunluğunu ve diğer bilgileri izlemenizi sağlar.
Bu araçlar, satış ekibinin performansına ilişkin birçok veriyi tek bir yerde toplayabileceğiniz için satış koçluğu için idealdir. Satış temsilcileriniz, sağladığınız satış senaryolarına sadık kalıyor mu? Eğer kalmıyorlarsa, hangi noktalarda eksiklikleri var?
Özel Sözcük Dağarcığı
Yeni kelimeleri öğrenebilen AI ajanları, iş görüşmelerinde sıkça kullanılan jargonları veya kısaltmaları öğrenerek transkripsiyon doğruluğunu artırabilir. Bu yetenek olmadan, bazı kelimeleri yanlış yorumlayarak etkinliklerini azaltırlar.
Entegrasyon ve Planlama
AI ajanları, iş akışlarını kolaylaştırmak ve birden fazla farklı uygulamayı birbirine bağlamak için kullanılabilir. Örneğin, satış temsilcileri genellikle her satış görüşmesinden sonra CRM'lerini güncellemek zorundadır. AI ajanları bunu otomatik olarak yapabilir ve temsilcilerinizin başka yerlerde daha iyi kullanabilecekleri zaman ve enerjiden tasarruf etmelerini sağlar.
Örneğin, tl;dv 6.000'den fazla araçla entegre çalışır. Bu, çevrimiçi toplantılarınızdaki konuşma zekasını otomatik olarak CRM'ler, proje yönetimi uygulamaları ve diğer tüm araçlarla senkronize edebileceğiniz anlamına gelir.
Özelleştirilebilir Not Şablonları
AI ajanlarınıza belirli bir şekilde talimat verirseniz, entegrasyonları bir adım daha ileriye taşıyabilirsiniz. Örneğin, uzman bir AI ajanından toplantı notlarınızı tercih ettiğiniz yöntemi kullanarak düzenlemesini isterseniz, bunu yapacaktır. Bu, satış playbooks ve diğer şablonlar üzerinde çalışırken büyük bir avantaj sağlar. İçgörüleri CRM sisteminizdeki alanlarla doğrudan senkronize ederek bir üst seviyeye taşıyın.
İtirazların Ele Alınması
Evet, itirazlarınızı gerçek zamanlı olarak daha iyi yönetmenize yardımcı olabilecek yapay zeka ajanları bile var. Bu ajanlar, konuşmanın bağlamını ve bazen müşterinin ses tonunu bile anlayabilir. Bu bilgilerle, satış işlemini tamamlamak için hangi yolu izlemeniz gerektiğini önerebilirler.
Güvenlik ve Gizlilik
Toplantılar için yapay zeka ajanları uygularken, hassas bilgilerin kurumsal düzeyde korunmasını sağlamak için sağlam güvenlik ve gizlilik önlemleri çok önemlidir. Toplantılar sırasında paylaşılan verilerin güvenliğini sağlamak için uçtan uca şifreleme kullandıklarından emin olun. Ayrıca, yetkisiz kullanıcıların istemeden erişimini önlemek için verilerin müşteriler arasında ayrıştırıldığını kontrol etmek de önemlidir.
Yapabileceğiniz bir başka basit kontrol ise, çalıştığınız AI ajanlarının GDPR, CCPA ve HIPAA ile uyumlu olduğundan emin olmaktır. Bulunduğunuz yere bağlı olarak, bunların AB AI Yasası ile uyumluluğunu da kontrol etmek isteyebilirsiniz. AI ajanlarınızın verileri gereğinden fazla süre saklamadığını iki kez kontrol edin.
Son olarak, düzenli güvenlik denetimleri yapmayı bir alışkanlık haline getirin. Önlem almak, pişman olmaktan her zaman daha iyidir. Ekibinize, kimlik avı girişimlerini tanımak ve güçlü şifre hijyeni sağlamak dahil olmak üzere veri koruma uygulamaları konusunda sürekli eğitim vererek ekibinizin güvenliğini artırabilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
1. AI Ajanları Toplantılar Sırasında Verimliliği Nasıl Artırır?
AI ajanları, toplantı gündemleri oluşturmak, not almak, önemli noktaları ve kararları özetlemek, canlı görüşmeleri çevirmek ve transkripsiyon yapmak gibi tekrarlayan görevleri otomatikleştirir. Ayrıca, takip e-postaları ve CRM gibi üçüncü taraf platformlarla senkronizasyon gibi toplantı sonrası iş akışlarını kolaylaştırmanıza da yardımcı olabilirler.
2. Hangi Platformlar Toplantılar için AI Ajanlarını Destekliyor?
Popülerlikleri arttıkça, giderek daha fazla platform bunları desteklemeye başlıyor. Zoom, MS Teams ve Google Meet , üretkenliği artırmak için tasarlanmış yapay zeka ajan Google Meet . Ancak, bunlar genellikle yapay zekayı bir özellik olarak sunarken, asıl cazibeleri video konferans özelliğidir.
tl;dv, Gong, Fireflies ve Ottergibi, yapay zeka ajanı tarafında uzmanlaşmış başka araçlar da bulunmaktadır. Bu platformlar, size mümkün olan en fazla toplantı bilgisini, en kolay anlaşılır biçimde sunmaya odaklanmaktadır.
3. Toplantılarda AI ajanlarını kullanmanın temel faydaları nelerdir?
Toplantılarda yapay zeka ajanlarını kullanmanın birçok faydası vardır, ancak en önemlileri şunlardır:
- Zamandan tasarruf edin. AIajanları, sıkıcı görevleri otomatikleştirerek zamandan tasarruf etmenize yardımcı olur.
- İşbirliğini geliştirin.Çağrılarınızı transkribe ederek, çevirerek ve notlar alarak, kapsayıcılığı sağlar ve ekibinizin karşılıklı yorum yapabileceği merkezi bir bilgi kaynağı sunar.
- Verilere dayalı önlemler alın. AI ajanları, konuşmalarınızdan eyleme geçirilebilir içgörüler sağlayarak, daha hızlı ve kesin kararlar almanıza yardımcı olur.
- Odaklanmayıartırın.AI arka planda notlar alıp analizler yaparken,sizelinizdeki konuşmaya odaklanmaya devam edebilirsiniz.
4. Toplantılar için AI ajanları ne kadar güvenlidir?
Çoğu AI ajanı şifreli veri depolama kullanır ve gizlilik düzenlemelerine uyar. Ancak, her şirket farklı şekilde çalışır, bu nedenle belirli şirketlerin gizlilik ve güvenlik politikaları ile veri işleme politikaları hakkında kendi araştırmanızı yapmanızda fayda vardır. GDPR uyumluluğu gibi karşılaştırma standartlarına dikkat edin.
5. AI Ajanları Toplantı Özetlerini Nasıl Oluşturur?
AI ajanları, metin, ses ve videoyu analiz etmek için NLP (Doğal Dil İşleme) kullanır. Bu, kısa bir özet oluşturmak için ana temaları belirlemelerine yardımcı olur. Kullanıcının ileri ve geri atlamasını kolaylaştırmak için genellikle zaman damgaları eklenir.
6. AI Ajanları Toplantıları Birden Fazla Dile Çevirebilir mi?
Evet. Belirli AI ajanı bağlı olarak, çoğu transkriptleri birçok dile çevirebilir. Bu, uluslararası şirketler için son derece yararlıdır, çünkü ekip üyeleri tercih ettikleri dillerde katkıda bulunabilirler.
7. AI Ajanları Diğer Araçlarla Entegrasyonu Destekliyor mu?
Evet! Örneğin tl;dv, diğer iş ve üretkenlik araçlarıyla 5.000'den fazla entegrasyona sahiptir ve toplantı notlarını, özetleri veya gündemleri sayısız diğer uygulamayla senkronize etmenize yardımcı olur.
8. AI Ajanlarını Kullanmak İçin Teknik Beceriler Gerekir mi?
Hayır. Kullanıcı dostu olacak şekilde tasarlanmışlardır ve çoğu, kılavuzlu kurulumlar, sezgisel kontrol panelleri ve mevcut video konferans platformlarıyla sorunsuz entegrasyon sunar. Bu da, önceden deneyimi olmayan kullanıcılar için kolay erişilebilir olmalarını sağlar.
9. AI Ajanları Yüz Yüze Toplantılarda Çalışabilir mi?
Bazıları yapabilir. Kayıt cihazı, örneğin PLAUD gibi bir AI mikrofonuyla donatılmışsa, dijital AI ajanı ile aynı özelliklere sahip olacaktır.
10. Toplantılar için AI ajanlarından en çok hangi sektörler yararlanıyor?
AI ajanları genellikle esnektir ve teknoloji, eğitim, sağlık, hukuk ve finans gibi birçok sektörde fayda sağlayabilir.
AI Ajanları ile İş Akışınızı Otomatikleştirin
Yukarıda bahsedilenlerden birini deneyerek AI ajanlarıyla yolculuğunuza başlayın. Google Meet, MS Teams ve Zoom video konferans platformlarında temel AI ajanları bulunur, ancak toplantılar için AI ajanlarından en iyi şekilde yararlan tl;dv gibi özel araçlar gerekir.
AI ajanları, hoşunuza gitse de gitmese de toplantıları dönüştürüyor. Bu fırsatı kaçırmayın. İş akışlarınızı otomatikleştirmeye bugün başlayın ve ekibinizin üretkenliğini artırın.
