İçeriğe geç
Toplantıları belgelemek profesyonel dünyada gerçekten önemlidir. İyi bir toplantı notları veya toplantı tutanakları setine sahip olmak, söylenenlerin net bir şekilde kaydedilmesini sağlar. Ayrıca, gelecekte başvurmak üzere kararları ve eylem maddelerini de içerir. Ancak, toplantı notları ile tutanaklar arasında ne fark vardır? Toplantı notları ile toplantı tutanakları arasında çakışma olasılığı vardır. Bunları birbirinden ayıran şey tam olarak nedir?
Siz ve ekibinizin toplantı notları ile tutanaklar arasındaki farkı bilmesini sağlamak, dokümantasyon sürecinizi iyileştirebilir. Ayrıca, etkili not alma ve tutanak yazma konusunda net bir anlayışa sahip olmak da yardımcı olacaktır.
Toplantı notları, toplantı tutanaklarından farklı bir amaca hizmet eder, ancak her ikisi de önemlidir.
En basit ifadeyle, notlar söylenenlerin hızlı bir özetidir. Tartışmanın özünü vurgularlar.
Ancak tutanaklar daha resmi bir kayıttır. Tutanaklar yasal olarak kullanılabilir ve genellikle mali yönetimle de bağlantılıdır.
Toplantılara katılan herkes için, bu farklılıkları bilmek çok önemlidir. Aslında, toplantıların sadece çok küçük bir kısmı (%11) verimli kabul edilmektedir, bu nedenle toplantılardan gerekli bilgileri aldığınızdan emin olmak çok önemlidir.
Notları alan kişi ya da sadece katılımcı olsanız da, bu size toplantı sürecini daha iyi anlamanızı sağlayabilir.
Farklılıkları daha derinlemesine inceleyelim.
İçindekiler
Toplantı Belgelerini Anlamak
Toplantıların belgelenmesi yıllar içinde büyük ölçüde değişti. Eskiden basit bir kayıt tutma aracıydı ve genellikle sekreterlik bölümünden bir kişi tarafından daktilo veya stenografi ile tutulurdu. Günümüzde ise teknolojiyle birlikte gelişerek, üzerinde çalışılabilecek inanılmaz derecede zengin veri içeren dosyalar oluşturulur hale geldi.
Modern dünyada hesap verebilirlik ve uyumluluk açısından da çok önemlidir. Birçok işletme ve sektör, daha sonra erişilebilecek, her toplantıdan açık ve iyi belgelenmiş notlar talep etmektedir.
Toplantı belgeleri hakkında düşündüğümüzde ortaya çıkan önemli bir konu, verimsiz toplantıların zaman üzerindeki etkisidir. Atlassian tarafından yapılan bir ankete göre,ABD şirketleri için gereksiz toplantıların maliyeti 37 milyar dolara ulaşmaktadır. Bu rakam, verimsiz toplantıların sadece maddi kayıp açısından değil, aynı zamanda üretkenlik kaybı ve çalışan memnuniyetsizliği açısından da yüksek bir bedeli olduğunu göstermektedir. Dokümantasyonun bununla bu kadar doğrudan bağlantılı olmasının nedeni, toplantılarda aynı konuların tekrar tekrar tartışılmasına harcanan zamandır. Toplantılar doğru bir şekilde dokümante edilmediğinde veya paylaşılmadığında, genellikle aynı konular defalarca tartışılır.
Toplantı Notları Nedir?
Toplantı notları, toplantıda tartışılan konuların kaydıdır. Bunlar kronolojik olmaktan ziyade konu bazlı olabilir. Ayrıca çok daha az resmi olup, önemli noktaları ve eylem maddelerini içerir.
Toplantı notları ayrıntılı olmalı olmakla birlikte, resmi bir belge olmaktan ziyade hafıza yardımı olarak kullanılmalıdır.
Notlar birden fazla kişi tarafından alınabilir ve bu notlar üzerinde birlikte çalışmak önemlidir. Manuel veya analog notlar almak, insanların kişisel deneyimlerinin notları bulanıklaştırmasına neden olabilir. Notların dengeli ve gerçeklere dayalı olmasını sağlamak, diğer ekip üyelerinin notları anlayabilmesi ve önemli noktaları kavrayabilmesi için gerçekten önemlidir. Bu, ekip üyeleri toplantıya katılmamışsa özellikle önemlidir.
Toplantı notlarıyla ilgili bir diğer önemli nokta ise, bunların genellikle gelecekteki toplantılar için toplantı notlarının başlangıç noktası olmasıdır.
Etkili notlar almak için aşağıdaki ipuçlarını deneyin:
- Cümleleri kısa tutun ve ana noktalara odaklanın.
- Önemli eylem maddelerini ve kararları belirleyin.
- Eylem maddeleri için önemli olan son tarihleri veya tarihleri not alın.
- Diğer toplantı katılımcılarıyla birlikte belirsiz noktaları gözden geçirip netleştirin.
- Toplantı notlarının toplantıdan sonra ihtiyaç duyan kişilere derhal gönderilmesini sağlayın.
- Özellikle toplantınız uzaktan yapılıyorsa, not almayı ve düzenlemeyi kolaylaştırmak için dijital bir araç kullanmaya çalışın.
Toplantı tutanakları nedir?
Toplantı notlarından farklı olarak, toplantı tutanakları toplantıda alınan kararların resmi kaydıdır. Toplantıdaki tartışmaları, eylemleri, oylamaları ve kararları ayrıntılı olarak kaydetmeyi sağlayan yasal bir belgedir.
Bunlar genellikle toplantı öncesinde dağıtılan toplantı gündemi tarafından belirlenir. Ayrıca, önceki toplantıların toplantı notları da konuşma konuları olarak kullanılır. Toplantı tutanakları ayrıca katılımcıların listesini, her bir gündem maddesinin özetini ve kararın sonucunu da içerir.
Toplantı tutanaklarının olması gerçekten önemlidir. Bunlar, kurumsal yönetişim için gerekli olan yasal belgelerdir. Yönetim kurulunun eylemleri ve karar alma süreçleri hakkında şeffaf bir hesap vermeli. Genellikle herhangi bir yasal davada da bunlara başvurulur. Durum hakkında net ve tarafsız bir bakış açısı sunarlar, bu da denetim izleri ve gerekli özen ve dürüstlüğü göstermek için çok önemlidir.
Toplantı tutanaklarını hazırlamakla görevli tek bir kişi vardır, genellikle atanmış bir sekreter veya tutanak yazarıdır. Bu kişi, toplantı sırasında aktif olarak dinlemeli ve önemli noktaları ve bunları kimin söylediğini not almalıdır. Toplantı bittikten sonra, bu notlar tutanak formatına dönüştürülmeli, doğruluğu ve eksiksizliği kontrol edildikten sonra dağıtılmalıdır.
Toplantıya katılan tüm katılımcılara ve paydaşlara incelenmesi ve onaylanması için dağıtılmalıdır. Bu, herkesin alınan kararlar ve gerekli eylemler konusunda aynı fikirde olmasını sağlar. Ayrıca düzeltmeler veya açıklamalar yapılması için de bir fırsat sunar.
Bunlar resmi belgeler olduğundan, bulunduğunuz yere göre toplantı tutanakları ile ilgili bazı yönergeleri incelemeniz faydalı olacaktır.
Temel Farklılıklar: Toplantı Notları ve Toplantı Tutanağı
Toplantı notları ile toplantı tutanaklarının farkları hakkında hızlı bir referans için, aşağıda kısa bir kontrol listesi bulunmaktadır.
Resmiyet
- Toplantı notları gayri resmidir ve kişisel veya ekip yardımı olarak kullanılır.
- Toplantı tutanakları resmidir ve hukuk, şirket politikası veya finansal işlemler söz konusu olduğunda başvurulabilecek resmi bir belge işlevi görür.
İçerik
- Toplantı notları, önemli noktaları, eylemleri, önemli tartışmaları ve tarihleri özetler.
- Toplantı tutanakları, tartışmaları, belirli kararları, oylama sonuçlarını ve resmi işlemleri ayrıntılı olarak içeren kapsamlı belgelerdir.
Kullanım Örnekleri
- Toplantı notları, ekip toplantıları ve proje toplantıları gibi daha az resmi ortamlar içindir. Burada odak noktası, fikirleri ve görevleri kaydetmektir.
- Toplantı tutanakları daha resmidir ve yönetim kurulu toplantıları, genel kurul toplantıları ve daha resmi toplantılar için kullanılmalıdır. Büyük çaplı finansal veya insan kaynakları ile ilgili toplantılarda, yasal ve kurumsal uyumluluk için bu tutanakların tutulması zorunludur.
Dağıtım
- Toplantı notları katılımcılar arasında paylaşılmalı ve projeye dahil olan herkesin erişimine açık hale getirilmelidir.
- Toplantı tutanakları tüm paydaşlara dağıtılmalı ve hassas bilgiler içeriyorsa dikkatli bir şekilde yönetilmelidir.
Toplantı Notları, Toplantı Tutanakları veya Her İkisi Arasında Seçim Yapmak
Doğru belgelere sahip olduğunuzdan emin olmak gerçekten önemlidir, özellikle de toplantı daha sonra yasal nedenlerle incelenmesi gerekecekse.
Bu iki aracı etkili bir şekilde kullanarak toplantılarınızın verimli, iyi belgelenmiş ve üretken olmasını sağlayabilirsiniz.
Toplantı için hangi belgelere ihtiyacınız olacağından emin değilseniz, kendinize şu üç soruyu sorun:
- Toplantının amacı nedir?
- Bu belgelerin hedef kitlesi kimlerdir?
- Uyum ve arşivleme gereksinimleri nelerdir?
Örgütsel Etki Üzerine Bir Not
İşinizin veya sektörünüzün doğası, ne tür notlar almanız gerektiği üzerinde etkili olabilir. Küçük bir start-up için, muhtemelen birçok "gündelik" görüşme ve sohbet olacaktır. Yönetim kurulları ve birçok paydaşı olan bir Fortune 500 şirketi için ise, muhtemelen daha resmi bir yapı olacaktır.
Dijital Araçların Kullanımı
Artık toplantı belgelerini çok daha verimli bir şekilde düzenlemeye olanak tanıyan birçok uygulama bulunmaktadır. Bu uygulamalar hem toplantı notlarını hem de toplantı tutanaklarını destekleyebilir. Söylenenleri ve bunları söyleyenleri gerçek zamanlı olarak belgelemenin yanı sıra, bunları güvenli bir şekilde saklayabilir ve daha verimli bir şekilde dağıtabilirsiniz.
Bu teknolojinin kullanılması, toplantı başlangıçta not almayı gerektirse de, daha resmi tutanaklara ihtiyaç duyulacak şekilde gelişirse, bunu yapma imkanı olduğu anlamına gelir. Böylece, ikisi arasından en uygun seçeneği belirleyebilir ve toplantı sonrasında yapılması gereken tüm belgeleri resmi hale getirebilirsiniz.
Toplantı Notları ve Tutanakları Tutmak İçin En İyi Uygulamalar
Toplantınız için notlar veya tutanaklar tutuyor olsanız da, genel en iyi uygulamaların bir parçası olarak yapılması gereken bir dizi şey vardır.
- Netlik ve Özlülük: Notlar veya tutanaklar alırken, net ve özlü bir şekilde belgeleme yapmak çok önemlidir. Kararlara, eylem maddelerine ve önemli tartışma noktalarına odaklanın.
- Toplantı Şablonlarını Kullanın: Şablonlarla süreci standartlaştırın. Bu, gerekli tüm bilgilerin tutarlı bir şekilde kaydedilmesini ve kolayca anlaşılmasını sağlar.
- Aktif Dinleme: Toplantıya tam olarak katılın ve doğru ve kapsamlı bir şekilde not alın. Tartışmaları kendi kelimelerinizle özetleyerek özünü yakalayın.
- Dijital Araçlar ve Yazılımlar: Verimliliği artırmak için teknolojiden yararlanın. tl;dv gibi bir çağrı kayıt yazılımı kullanmak, yapay zeka unsurunu da devreye tl;dv toplantıyı gerçekleştirmenizi ve geriye dönük olarak her şeyi verimli bir şekilde gerçekleştirmenizi tl;dv .
- Hassas Bilgilerin İşlenmesi: Gizlilik konusunda her zaman dikkatli olun. Hassas veriler içeren belgeleri güvenli bir şekilde saklayın. Bu bilgilere erişimi, bilmesi gereken kişilerle sınırlandırın.
Bu yönergeleri takip ederek ve doğru araçları kullanarak, toplantı notlarınızın ve tutanaklarınızın hem yararlı hem de güvenli olmasını sağlayabilirsiniz.
Aşağıda, sanal toplantılarda izlenmesi gereken en iyi uygulamaların bazı önemli noktalarını içeren hızlı bir kılavuz bulacaksınız.
Etkili Dokümantasyonla Toplantı Verimliliğini Artırın
Toplantılar her türlü işin önemli bir parçasıdır, ancak bunların verimli bir şekilde yürüdüğünden emin olmak da aynı derecede önemlidir.
En iyi uygulamaları ve toplantı notları ile tutanaklar arasındaki farkı bilen bir ekibe sahip olmak, verimliliğinizi ve üretkenliğinizi dönüştürebilir.
Notlar veya tutanaklar hazırlarken dikkat etmeniz gereken en önemli üç husus şunlardır:
- Hazırlık: Her toplantının, küçük bir toplantı olsa bile, net bir sonucu ve gündemi olduğundan emin olun . Daha az resmi olan toplantılar önceden dağıtılmak zorunda olmasa da, toplantıdan neyin çıkması gerektiğine dair net bir yönergeye sahip olun.
- Eyleme geçirilebilir maddeler: Toplantı sonrasında alınacak önlemlerin neler olduğu, bunlardan kimlerin sorumlu olduğu ve bunların ne zamana kadar (veya en azından bazı aşamalar) tamamlanması gerektiği konusunda net olun. Bu, net bir sorumluluk dağılımı ve doğru bir şekilde takip etme şansı sağlar.
- Gözden Geçirin ve Özetleyin: Toplantının bir tür kaydı olduğundan emin olun. Belgelenmemiş toplantılar, soyut sonuçlara, unutulan fikirlere ve hiçbir eylemin gerçekleştirilmemesine yol açabilir.
Daha İyi Toplantı Dokümantasyonu, Daha İyi Sonuçlar Getirir
Toplantıyı düzenleyen kişi ya da sadece bir katılımcı olun, toplantının sonuçlarının ne olacağı konusunda net bir fikre sahip olmak çok önemlidir. Bu, toplantı notları ya da toplantı tutanakları gibi gerekli toplantı belgelerinin stilini ve işlevini de belirleyecektir.
tl;dv güvenli, yapay zeka destekli toplantı notu alma özelliği ile bunu nasıl daha da kolay hale tl;dv öğrenmek istiyorsanız, bugün indirin ve ücretsiz olarak deneyin.
