FLUED’deki B2B pazarlama ve satış dijital dönüşüm uzmanlarından oluşan bir ekip, tl;dv kullanmaya başladıktan sonra toplantıların yol açtığı maliyetlerde kişi başına aylık 20 saatlik bir azalma sağladı. Ancak kısa sürede fark ettikleri üzere, asıl değer toplantı notları hazırlarken kazanılan zamandan ibaret değildi.

İçindekiler

FLUED Hakkında

FLUED Co., Ltd., B2B pazarlama ve satış alanında dijital dönüşüm (DX) konusunda uzmanlaşmış bir şirkettir. Şirket, satış stratejisi, satış süreci tasarımı ve dijital araçların uygulanması konularında kapsamlı destek sunmaktadır.

Genel Müdür Soichiro Matsunaga, analog satış yöntemlerinin hâlâ yaygın olduğu bir dönemde CRM’nin potansiyelini ilk fark edenlerden biriydi; bu deneyim, satış performansını iki katından fazla artırmasına yardımcı oldu. Büyük bir reklam ajansının pazarlama destek biriminde çalıştıktan sonra, 2019 yılında FLUED’u kurdu. Bugün şirket, girişimlerden halka açık şirketlere kadar 500’ün üzerinde projeye destek vermiştir.

FLUED’un toplantıları genel olarak iki kategoriye ayrılır: müşterilerle yapılan toplantılar ve müşteri görüşmelerini mühendislere, tasarımcılara ve diğer uzmanlara aktarmak amacıyla düzenlenen şirket içi toplantılar. Sonunda önemli bir operasyonel zorluk haline gelen şey işte bu yapıydı.

“Toplantı Notları Araçları”nın Çözemediği Bir Sorun

FLUED’un karşılaştığı temel sorun tek bir cümleyle özetlenebilir: toplantı maliyetlerinin hızla artması.

“Müşterilerle üzerinde anlaştığımız hususları tasarımcılarımıza ve mühendislerimize aktarmak için şirket içi toplantılar kaçınılmaz hale geliyor. Ve bu toplantıların maliyeti hiç de önemsiz değil,” diyor Matsunaga.

Sorun, katılmaya gerek olmayan çalışanların da yine de toplantıya dahil edilmesi nedeniyle daha da karmaşık hale geliyordu. Bir proje yöneticisi, bir baş danışman, bir mühendis ve bir tasarımcıdan oluşan dört kişilik bir ekibi düşünün. Beş gündem maddesinden sadece bir tanesi mühendisin görüşünü gerektirse bile, dört ekip üyesi de o tek madde uğruna programlarını uyumlu hale getirmek zorunda kalıyordu. Bu durum, Matsunaga’nın “programlama maliyetleri” olarak adlandırdığı şeyi ortaya çıkardı.

Daha da önemlisi, toplantılara katılma gereği olmayan ekip üyeleri fiziksel olarak toplantılarda hazır bulunuyordu; bu da kendi zamanlarını harcamaları yoluyla “katılım maliyetleri” yaratıyordu. Uygulamada, yalnızca proje yöneticisi ve baş danışmanın katılımı ve müşteri görüşmelerini takip etmesi gerekiyorsa, bilgiler daha sonra mühendis ve tasarımcıya aktarılabilirdi. Bu gereksiz katılımın ortadan kaldırılması, diğer işler için değerli zaman kazanılmasını sağlayabilirdi.

Matsunaga’nın kendi hesaplamalarına göre, toplantılarla ilgili fazladan maliyetler kişi başına ayda yaklaşık 20 saat tutarında çıkıyordu; bu da çalışan başına ayda yaklaşık 800.000 yen’e denk geliyordu.

Niteliksel zorluklar da vardı. CRM veri girişinin kalitesi ekip üyeleri arasında tutarsızdı: “Ayrıntı düzeyi büyük ölçüde değişiyordu. Raporlamayı yapan kişiye bağlı olarak, aynı müşteri etkileşimi olumlu ya da tarafsız olarak değerlendirilebiliyordu. Nüanslar basitçe aktarılmıyordu.” Bu, birçok satış organizasyonunun aşina olduğu bir zorluktur.

FLUED neden tl;dv seçti?

O dönemde FLUED, Amptalk ve MiiTel gibi mevcut ses transkripsiyon araçlarını değerlendiriyordu. Ancak bu araçların hiçbiri benimsenmedi. Bunun önündeki engeller, tercih ettikleri CRM sistemi olan HubSpot ile entegrasyonun zorluğu ve kayıt kurulum sürecinin kullanıcı dostu olmamasıydı.

İşte o zaman tl;dv keşfettiler.

“Otomatik kayıt için Google Takvim ile entegre oluyor ve HubSpot ile otomatik olarak senkronize oluyor. İşte bu yüzden kararımızı verdik,” diyor Matsunaga.

Daha önce değerlendirdikleri araçların aksine, tl;dv karmaşık bir entegrasyon çalışması tl;dv ve teknik bilgiye sahip olmayan personel tarafından bile kolaylıkla kurulabiliyordu. Satış ekibinin mevcut alışkanlıklarını bozmadan sorunsuz bir şekilde devreye alınabilirdi.

tl;dv , CRM verilerinin tutarlılığı sorununutl;dv ele aldı: “Bilgileri standart bir formatta almak gerçekten çok yardımcı oldu. Eskiden sızan detay düzeyindeki farklılıklar ve bireysel yazım eğilimleri artık ortadan kalktı,” diyor Matsunaga.

Sonuçlar: Kişi Başına Ayda 20 Saat Kazanıldı

Uygulamanın devreye alınması son derece sorunsuz geçti. Üç ya da dört kişilik küçük bir çalışan grubu, kendi inisiyatifleriyle ücretsiz planı denedi, planın faydalarını gördü ve ardından ücretli plana geçti — tüm bunlar Matsunaga’dan herhangi bir resmi talimat gelmeden gerçekleşti. Yaklaşık bir ay içinde şirket genelinde benimsenmesi sağlandı; bunun için gereken tek şey Google Takvim entegrasyonu ve birkaç yönetim kılavuzunun oluşturulmasıydı.

Sayısal etki açıkça ortadaydı: Ayda kişi başına 20 saatlik toplantı maliyetleri ortadan kaldırıldı; bu, esas olarak şirket içi toplantıların azaltılması ve bazı ekip üyelerinin artık şahsen katılmak zorunda kalmadığı müşteri toplantılarının daha hızlı bir şekilde telafi edilmesi sayesinde gerçekleşti.

Ancak asıl önemli değişiklikler davranışsal nitelikteydi.

Bilgiye erişim önemli ölçüde hızlandı: “Herkes tl;dv ’ye bakmaya başladı. Slack’te mesaj atmadan veya toplantıda bir konuyu gündeme getirmeden önce, insanlar tl;dv kontrol ediyordu. Hızlı sorular — bir sonraki toplantı ne zaman? Bu görev kime atandı? — birinin yanıt vermesini beklemek zorunda kalmadan Ask tl;dv kullanılarak anında cevaplanabiliyordu. Bu, çok fazla boş zamanın ortadan kalkmasını sağladı ve işin hızını artırdı.”

tl;dv , bir B2B Pazarlama ve Satış Dijital Dönüşüm Şirketinin Bilgi Yönetimini Nasıl tl;dv ?

clip de yaygın olarak kullanılmaya başlandı. Ekip üyeleri, toplantıların ilgili bölümlerini — “bu kısım tasarım tartışmasını içeriyor” — kesip kurum içinde paylaşmaya başladı. Bu sayede meslektaşlar sadece ihtiyaç duydukları bilgilere erişebildi ve gereksiz inceleme süresi azaldı.

Toplantılardaki belirsizlik azaldı. Toplantı davranışları da değişti: “Bir sonraki adımlara gelince, insanlar bilinçli olarak şunu teyit etmeye başladı: ‘Yani bu işin son teslim tarihi şu tarih ve sorumlu kişi şu kişi, doğru mu?’ Belirsiz sonuçlar çok daha az görülür hale geldi.” Her şeyin kaydedildiği ve tüm organizasyonun erişimine açık olduğu bilgisi, insanların iletişim kurma şekline daha fazla netlik ve hesap verebilirlik getirdi.

Teklifler artık bir sonraki güne ertelenmiyor. Belki de işimiz açısından en etkili değişiklik şuydu: “Müşteri toplantılarımızı tl;dv ile kaydediyoruz, ardından bu notları kullanarak teklif içeriğini düzenliyor ve sunum slaytlarını hazırlıyoruz. Bu sürecin hızı açıkça arttı. İşin ertesi güne sarkma olasılığı da gözle görülür şekilde azaldı.”

Başka bir deyişle, tl;dv sadece daha sonra gözden geçirmek üzere tl;dv bir referans aracı tl;dv ; ekibin aynı gün içinde müşteri tekliflerini hazırlayıp sunmasını aktif olarak mümkün kılmaktadır. Daha hızlı yanıt süreleri, satış döngüsünün tamamını kısaltmaktadır.

Beklenmedik Kullanım Senaryoları

“Danışman A geçmişte bir müşteriye belirli bir teklif sunmuş olabilir. Danışman B ise bunu daha önce hiç yapmamıştır. Danışman A, ‘Benim bu konuyu nasıl ele aldığımı bir incele’ diyebilir. Bu tür bilgi paylaşımı artık tl;dv aracılığıyla doğal bir şekilde gerçekleşiyor.”

Satış ve danışmanlık ekipleri de bu sistemi, “o şöyle dedi, bu böyle dedi” türünden anlaşmazlıkları önlemek için kullanıyor. “Başlangıçta tartışılan konular üzerinde anlaşmazlıklar ortaya çıkabiliyor. Ancak her şey kaydedildiği için her zaman geriye dönüp kontrol edebilirsiniz. Satış sürecinde tartışılanlar ile proje teslimatı sırasında anlaşılanlar arasındaki uyumsuzlukları önleyebildik.”

Ayrıca, ekip üyelerinin beklenmedik bir şekilde işten uzak kalması durumunda iş sürekliliği açısından da faydalı olduğu kanıtlanmıştır. “CRM ve tl;dv bakarsanız, eylemlerin ve konuşmaların tam geçmişi orada mevcuttur. Resmi belgeler olmasa bile, sadece bunlara dayanarak bir projeyi devredebilirsiniz.”

tl;dv'nin Özü: Bir Bilgi Toplama Platformu

Matsunaga, “toplantı notları aracı” etiketini açıkça reddediyor.

tl;dv sadece satış temsilcileri ve danışmanların görüşmelerini kaydetmeye yarayan bir araçtl;dv . Ben bunu, CRM entegrasyonu sayesinde görüşmeleri — yani yapılandırılmamış verileri — yapılandırılmış bilgilere dönüştüren ve tüm kuruluşun bu bilgilerden yararlanabilmesini sağlayan bir araç olarak görüyorum.”

tl;dv şey, sadece konuşmaların kelimesi kelimesine içeriği değildir. Satış temsilcisi, anlaşma aşaması, müşteri duyarlılığı gibi ilgili bilgileri ayıklayarak bunları otomatik olarak CRM sistemine kaydeder. Dağınık bilgileri tek bir yerde bir araya getirerek, satış ve danışmanlık ekibinin her üyesinin bu bilgilere erişebilmesini ve bunlardan yararlanabilmesini sağlar. Matsunaga’ya göre tl;dv gerçek özü budur.

Ve işte bu anlayış, bir sonraki adımı netleştiren şeydir.

Geleceğe Bakış: Veri Odaklı Satış Dönüşümü

Matsunaga şu anda özerk yapay zeka kullanımını araştırıyor.

tl;dv biriken kayıtlar ve transkriptlerimiz var. Bu verileri Claude Code aracılığıyla alıp CRM'yi otomatik olarak güncelleyen bir bot geliştirmek istiyorum. Ayrıca, bir satış temsilcisi beklenen uygulama takvimi gibi önemli bir konuyu sormayı unuttuğunda otomatik olarak Slack mesajı gönderen bir yapay zeka botu da düşünüyorum.”

API kullanımı konusunda Matsunaga şöyle diyor: “Dürüst olmak gerekirse, buna altı ay önce başlayabilirdik. Keşke daha erken harekete geçseydik.” Bu düşünce, tl;dv ne kadar büyük bir potansiyele tl;dv gösteriyor.

tl;dv Düşünen Kuruluşlara Bir Mesaj

“Bunu sadece bir ‘toplantı notu aracı’ olarak görürseniz, sunduğu değerin belki de onda birini bile kullanmış olursunuz. tl;dv , müşteri görüşme verilerini yapılandırmaya ve bir araya getirmeye yarayan bir tl;dv . Ücretsiz planı deneyin. Plan yapısı, kavram kanıtlamayı oldukça kolaylaştırıyor — bunu denemenizi şiddetle tavsiye ederiz.”

Özetle

FLUED tl;dv kusursuz bir CRM entegrasyonu tl;dv benimsedi. Ancak elde ettikleri kazanç, toplantı maliyetlerinin azaltılmasının çok ötesine geçti; bu, kurumsal iletişim sürecinin stratejik bir bilgi varlığına dönüştürülmesiydi. Bilgi paylaşımı, iş sürekliliği, anlaşmazlıkların önlenmesi ve şimdi de ajan tabanlı yapay zekaya doğru genişleme: tl;dv gerçek değeri, “toplantı notları aracı” etiketinin ifade edebileceğinin çok ötesine tl;dv .