Besprechungen. Das Nadelöhr in jedem Kalender. Der verwaltungstechnische Albtraum eines jeden durchschnittlichen Angestellten. Die Sache, die Sie tun, wenn Sie eigentlich etwas anderes tun sollten.
Doch so sehr wir auch über sie stöhnen, Meetings sind kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit im Geschäftsleben.
Das ist der Grund, warum wirksame Meeting-Tools so viel bewirken können.
In Cal Newports Buch Digitaler Minimalismusspricht der König der Konzentration darüber, dass SMS, Pings, Benachrichtigungen und all das kein Ersatz dafür sind, mit jemandem zu sprechen und ihn zu sehen - selbst wenn es über eine Videokonferenz ist.
Meetings müssen jedoch PRODUKTIV sein. Und um ehrlich zu sein, war die Interpretation von produktiv in der Vergangenheit eher eine Mischung aus Anwesenheit, Verwirrung über das Wort "obligatorisch" und Machtausbrüchen wegen der Buchung eines Konferenzraums. Allerdings bedeutete "Bums in Seats" nicht unbedingt, dass auch etwas getan wurde.
Das alles summiert sich ebenfalls. Eine Umfrage von Reclaim hat ergeben, dass ein durchschnittlicher Arbeitnehmer bei einer 40-Stunden-Woche etwa 50 % seiner Zeit in irgendeiner Art von Besprechung verbringt. Ja, das ist richtig - die Hälfteihrer Arbeitswoche.
Und selbst die Zunahme der Arbeit auf remote hat dem nicht Einhalt geboten. Die Folge sind sogar mehr Meetings. Untersuchungen von Microsoft haben ergeben, dass seit 2020 die Zeit, die in Teams-Meetings verbracht wird, um 250 % gestiegen ist. Auch Meetings, die nie stattfinden, können genauso verschwenderisch sein. Eine Statistik von Booqed zeigt, dass etwa 71 % der Mitarbeiter jede Woche Zeit durch abgesagte oder unnötige Meetings vergeuden.
Das Parkinsonsche Gesetz besagt, dass sich die Arbeit ausdehnt, um die verfügbare Zeit zu füllen. Das Gleiche gilt auch für Besprechungen. Wenn Sie nicht aufpassen, können Sie sich selbst und Ihre Teams in Sitzungen überbuchen, die die Produktivität aller Beteiligten aufzehren, ohne dass tatsächlich etwas Greifbares erreicht wird.
Eine Studie von Bain & Co aus dem Jahr 2014 ergab, dass ein Fortune-500-Unternehmen, das regelmäßig 90-minütige Besprechungen für Führungskräfte der mittleren Ebene abhielt, dem Unternehmen rund 15 Millionen US-Dollar pro Jahr an Lohnkosten ersparen konnte.
Wenn Sitzungen also notwendig, aber ineffizient sind, wie können wir sie dann produktiver gestalten?
Werkzeuge, natürlich!
Im Folgenden finden Sie eine Liste der wichtigsten Tools, die, wenn sie richtig eingesetzt werden, Zeit, Geld und Energie für Ihre Besprechungen sparen können.
Die besten Tools für die Meeting-Produktivität
tl;dv
Beginnen Sie mit tl;dv. Dieser Meeting-Recorder ist sowohl für Google Meet als auch für Zoom verfügbar und bietet KI-gesteuerte Notizen und Highlights Ihres Meetings.
Das System ist sehr nützlich, weil es dafür sorgt, dass keine Zeit verschwendet wird und die Sitzungen kürzer ausfallen können. Die Aufzeichnung und Transkription kann dazu führen, dass keine Anwesenheitspflicht mehr erforderlich ist. Sie können den Mitarbeitern Zeit sparen UND sie auf dem Laufenden halten, was in der Besprechung passiert ist, obwohl sie nicht anwesend waren.
Die Nutzer können Kollegen markieren, damit diese an dem entsprechenden Teil der Besprechung teilnehmen können. Auch nach der Besprechung wird jede Besprechung dank der cloudbasierten Speicherung für zukünftige Referenzen gespeichert. Es gibt sogar einen Zeitstempel, einen KI-gesteuerten Zeitstempel und eine Stichwortsuche, um den Zugriff zu erleichtern. Perfekt, um Zusammenfassungen von Besprechungen zu verschicken oder um Highlight Reels von Erkenntnissen zu erstellen.
Mit all diesen Informationen an der Hand sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass ein Gespräch über etwas geführt wird, das bereits besprochen wurde, sofort.
tl;dv ist die pure Definition von Effizienz für einen intelligenten KI-Meeting-Recorder. Darüber hinaus funktioniert er sowohl mit Google Meet als auch mit Zoom, d.h. er ist der ideale Google Meet Notizzettelschreiber UND Zoom Notizzettelschreiber. Es gibt auch eine kostenlose Version!
Calendly
Es sei denn, Sie sind Hellseher oder eine Art hyperorganisiertes Wunderkind, dann ist es unmöglich, eine ganze Reihe von Kalendern zu verwalten. Selbst der Versuch, sich mit alten Freunden auf einen Drink zu treffen, kann einem Albtraum gleichkommen.
Das Gleiche gilt für Besprechungen am Arbeitsplatz, bei denen mehrere Kalender, Teams und Standorte berücksichtigt werden müssen. Allein der Gedanke daran verursacht schon Herzklopfen.
Gut, dass es Calendly gibt. Im Ernst, dieser Terminplaner ist ein absoluter Lebensretter und hat viele Projekte, Meetings und Verkaufsgespräche vor dem totalen Vergessen und Terminierungsproblemen bewahrt.
Calendly hilft Nutzern, ihre Kalender schnell und einfach mit denen ihrer Kollegen zu synchronisieren, so dass das Hin- und Herschicken von E-Mails und die Suche nach einem passenden Termin für alle entfällt. Sie müssen nur sicherstellen, dass Ihr Kalender auf dem neuesten Stand ist; der Rest ist so einfach wie das Buchen eines Termins.
Es geht sogar noch weiter und unterstützt Sie bei der Planung von Besprechungen an mehreren Standorten in verschiedenen Zeitzonen und Sprachen.
Sie können verschiedene Arten von Besprechungen erstellen (ideal für verschiedene Projekte, Abteilungen und Längen) und sogar benutzerdefinierte Fragen zu Ihren Einladungen hinzufügen.
Alles in allem ist Calendly ein absolutes Muss für jeden, der sich mit Terminplanung und Besprechungsmanagement beschäftigt. Es spart nicht nur Zeit, sondern auch den Verstand!
Calendly funktioniert mit Google Meet, Zoom und Microsoft Teams. Auch wenn die Einrichtung ein wenig Zeit in Anspruch nimmt, können Sie Calendly veranlassen, automatisch einen Besprechungslink zu generieren, sobald die Buchung in Ihrem Kalender erscheint.
Luzide Begegnungen
Die halbe Miete für ein produktives Meeting ist die Vorbereitung. Es gibt nichts, was die ganze Sache auf dem falschen Fuß beginnen lässt, wenn die Leute keine Tagesordnung haben oder jemand nicht die richtigen Daten mitgebracht hat. Selbst wenn man das wieder aufholt, verliert man immer noch Zeit, um sich auf den neuesten Stand zu bringen.
Lucid Meetings kann bei der gesamten Vorplanung sehr hilfreich sein. Es ist ein bisschen so, als hätten Sie einen persönlichen Meeting-Genie an Ihren Fingerspitzen.
Das Tool hilft Ihnen bei der Planung Ihrer Besprechungsagenda, bei der Zuweisung von Aufgaben an bestimmte Teammitglieder, bei der Anfertigung von Notizen und sogar bei der Nachverfolgung von Maßnahmen nach dem Ende der Besprechung.
Lucid Meetings kann Ihre Meetings mit coolen Funktionen wie virtuellen Whiteboards und Umfragen noch interessanter machen. Sie können Ihre Meeting-Vorlagen an die individuellen Bedürfnisse und die Stimmung Ihres Teams anpassen.
Verabschieden Sie sich also von unproduktiven Meetings, die zum Einschlafen einladen, und begrüßen Sie eine organisierte und unterhaltsame Art, Dinge zu erledigen. Lucid Meetings funktioniert mit Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, und Skype.
Kolleginnen und Kollegen
Wenn Sie auf der Suche nach einer äußerst effizienten Methode zur Planung von Besprechungen und zur Organisation sind, dann ist Fellow genau das Richtige für Sie. Fellow lässt sich nicht nur mit Ihrem Kalender synchronisieren, sondern ermöglicht es Ihnen auch, Ihre Aufgaben, Projekte und Ziele zu verfolgen.
Es ist wie ein virtueller Meeting-Assistent, der Ihnen hilft, Einladungen zu verschicken, Meetings zu planen und sogar Tagesordnungen für das Meeting vorzubereiten - und Ihnen damit die ganze Arbeit abnimmt. Außerdem lässt es sich in Slack integrieren, um Sie und das gesamte Team sofort zu benachrichtigen, wenn Meetings angesetzt oder abgesagt werden.
Fellow verfügt auch über eine automatische Notizfunktion, so dass jeder, egal wie chaotisch die Besprechung wird, auf eine genaue Aufzeichnung dessen, was besprochen wurde, zugreifen kann. Und wenn nach der Besprechung Folgemaßnahmen erforderlich sind, sorgt Fellow dafür, dass nichts vergessen wird und Aufgaben umgehend zugewiesen werden.
Das Tool lässt sich mit Microsoft Teams, GSuite, Slack und Zoom integrieren.
Timer für Anrufe Google Meet
Oft geraten Besprechungen zeitlich außer Kontrolle, weil alle ständig reden und niemand daran denkt, einen Zeitzähler zu stellen.
Call Timer für Google Meet ist da, um den Tag zu retten (Hurra!) Diese einfache Erweiterung ist sehr hilfreich für alle, die Google Meet regelmäßig nutzen und ihre Meetings im Zeitplan halten wollen.
Obwohl es nur mit Google Meet kompatibel ist, leistet es wirklich gute Arbeit, um Ihre Besprechungen effizient und termingerecht durchzuführen. Sie können einen Timer für die Dauer der Besprechung einstellen und erhalten eine schnelle visuelle Erinnerung, damit alle Teilnehmer die Zeit im Auge behalten.
Keine 3-stündigen Sitzungen mehr für ein 20-minütiges Thema! UND es ist kostenlos. Juhu!
Sprechzeit für Google Meet
Da wir gerade beim Thema Reden sind: Ein Timer ist zwar toll, aber nutzlos, wenn Sie jemanden haben, der das gesamte Gespräch dominiert. Talk Time für Google Meet ist eine weitere Erweiterung, die an Ihr Google Meet angeschlossen wird. Mit dieser Erweiterung können Sie jedoch nicht nur die Gesprächszeit, sondern auch die Zeit Ihrer Sprecher messen. Das bedeutet, dass Sie leicht erkennen können, wer nicht zur Diskussion beiträgt, aber auch, warum das so ist (Hinweis: Es ist die schwatzhafte Kathy, die wir alle kennen und lieben).
Auch hier ist das Bewusstsein für die Zeit der Hauptgrund für das Problem. Wenn man sich der Zeit bewusst ist, geht man vorsichtiger damit um. Und wenn die Leute sehen, dass sie das Gespräch an sich reißen oder wertvolle Zeit mit irrelevanten Anekdoten vergeuden, können sie damit aufhören. Oder ihr Chef oder ihre Kollegen können ein freundliches Wort einlegen oder es in ihren Entwicklungsplan aufnehmen.
Auch diese kostenlose Version ist NUR für Google Meet, aber sie ist definitiv die Zeit wert (haha, versteht ihr?)
Meeting Booster
Meeting Booster ist ein All-in-One-System, das eine riesige Anzahl von Aufgaben abdeckt, wie z. B. das Festlegen der Tagesordnung, das Erfassen von Besprechungsnotizen, die Zeiterfassung... das ganze Drumherum.
Meeting Booster deckt nicht nur alle Grundlagen ab, wie die Erstellung von Zeitplänen und die Zuweisung von Aufgaben, sondern ermöglicht es Ihnen auch, den Fortschritt im Laufe der Zeit zu verfolgen und die Effizienz zu messen. Wenn Ihre Besprechungen also zu lange dauern, haben Sie die Grafiken und Diagramme, um zu rechtfertigen, dass Sie sie kurz halten.
Es funktioniert jedoch nur mit Microsoft Teams. Obwohl es Integrationen für Slack und HubSpot bietet, muss es nicht ausschließlich in einem Microsoft-Ökosystem bleiben.
Evernote
Evernote ist ein wirklich praktisches Tool für Notizen. Und natürlich ein virtuelles Meeting-Tool, das das Leben viel effizienter machen kann.
Mit Evernote können Sie digitale Aktenschränke mit Notizen aus Ihren Besprechungen erstellen, um sicherzustellen, dass Sie clip alles, was Sie brauchen, zusammen organisieren. Darüber hinaus können Sie auch Funktionen wie Besprechungsvorlagen, Audioaufzeichnungen und Freigabefunktionen nutzen, um nach der Besprechung Nachfassaktionen zu versenden.
Evernote ist zwar nicht so KI-gesteuert wie einige der anderen genannten Tools, aber es ist dennoch eine großartige Ressource, die sich perfekt für die Vorbereitung von Meetings, für Notizen und zum Organisieren eignet. Und Sie können es mit so ziemlich jedem anderen Tool verbinden, das Sie verwenden, einschließlich Slack oder Zoom. Dazu müssen Sie jedoch ein Drittanbieter-Tool wie Zapier verwenden.
Evernote lässt sich mit all Ihren Lieblingsanwendungen und -diensten wie Google Calendar, Zoom, Microsoft Office, Apple Notes, Dropbox und anderen Tools von Drittanbietern integrieren und macht sie so effizienter und produktiver. Außerdem ist es völlig kostenlos!
Hugo
Wir wissen nicht, wie es Ihnen geht, aber wir gehören zu den Menschen, die gerne gefährlich leben. Und damit meinen wir, dass wir auf die Uhr geschaut und festgestellt haben, dass wir in 20 Minuten ein Meeting haben und keine Tagesordnung vorbereitet haben.
Ich meine, die Ängste, die das auslösen kann, sind unvorstellbar.
Zum Glück gibt es Hugo.
Hugo ist der Freund, bei dem man alle Hausaufgaben kopieren kann, aber in Form eines Besprechungswerkzeugs.
Es ist zwar sehr einfach, aber es bedeutet, dass Sie immer einen Ersatzplan haben, wenn Sie keine Zeit für die Vorbereitung haben. Wir würden zwar nicht empfehlen, sich ausschließlich auf Vorlagen zu verlassen, aber wenn es darum geht, Meetings effektiv zu gestalten, sind sie sicherlich eine Hilfe.
Darüber hinaus können Sie Notizen aus früheren Besprechungen einsehen, die Tagesordnung für andere Teilnehmer der Besprechung freigeben und anschließend Folgeaufgaben erfassen und versenden.
Es lässt sich mit den meisten Kalendern und Plattformen integrieren, darunter Zoom, Google Meet und andere Plattformen. Ein zusätzlicher Bonus ist, dass es mit einer kostenlosen Stufe beginnt!
Kosten der Sitzung
Zu Beginn dieses Artikels erwähnten wir die erschreckende Zahl von 15 Millionen Dollar, die Bain & Co. für Besprechungszeit von Mitarbeitern ausgibt. Dabei handelte es sich zwar um ein Fortune-500-Unternehmen, aber die Verschwendung von Besprechungszeit kann sich auf jedes Unternehmen - ob groß oder klein - auswirken.
Das Tool "Kosten einer Besprechung " ist ein interaktives, wenn auch etwas erschreckendes Werkzeug. Indem Sie einige Zahlen eingeben, z. B. Gehalt, Zeitaufwand usw., können Sie die "Kosten" für die Durchführung einer Besprechung berechnen. Wenn Sie mehrere Besprechungen pro Woche abhalten, können Sie erkennen, wie diese Zeit (und das Geld!) anderweitig genutzt werden könnte.
Sie können dieses einfache Tool auf die gleiche Weise verwenden, wie ein Marketingteam die Kapitalrendite für seine Marketingaktivitäten berechnen würde. Es ist dann ziemlich einfach zu erkennen, ob es sich lohnt, eine unternehmensweite Sitzung abzuhalten oder ob es einen anderen Weg gibt. Selbst wenn die Besprechung unverzichtbar ist, können Sie stattdessen Vertreter oder Abteilungsleiter zu den entsprechenden Zeiten mit einem Tool wie tl;dv einbeziehen und die Aufzeichnung dann für das gesamte Team freigeben.
Sie können auch darüber nachdenken, wie Sie die Sitzungslogistik effizienter gestalten können. Müssen Besprechungen zum Beispiel wirklich eine Stunde dauern? Oder eine halbe Stunde? Könnten Sie bei Bedarf virtuelle Kaffeekränzchen veranstalten oder sich per Telefon statt persönlich unterhalten - oder per Videoanruf?
Oder sogar der gefürchtete Satz...
könnte dies eine E-Mail sein?
Miro
Jeder hat seine eigene Art, Daten aufzunehmen und zu behalten; für manche funktioniert eine visuelle Darstellung am besten. Hier kann ein Whiteboard-Tool wie Miro wirklich helfen, das Team zusammenzubringen (und dafür sorgen, dass niemand nach einer kurzen Telefonkonferenz völlig verwirrt ist).
Whiteboards bringen ein visuelles Echtzeit-Kollaborationselement in Besprechungen ein, das dabei helfen kann, Ideen, Strategien und Ergebnisse besser zu erklären. Mithilfe von Tafeln, Diagrammen und Post-It-Notizen können Sie Aufgaben abhaken, Ideen brainstormen und Verantwortung zuweisen - alles an einem Ort.
Sie können die Tafel teamübergreifend nutzen, so dass alle vom ersten Tag an auf dem gleichen Stand sind, und es ist einfach, die im Laufe der Zeit erzielten Fortschritte zu überprüfen. Außerdem gehen sie nicht verloren, wie z. B. gekritzelte Papierschnipsel.
Miro lässt sich direkt in Zoom, Google Meet und Microsoft Teams integrieren, so dass jeder es sehen und nutzen kann. Sehr wirkungsvoll und unglaublich praktisch für visuelle Teams und Einzelpersonen.
Webstuhl
Haben Sie schon einmal an einer Sitzung teilgenommen, die im Grunde nur eine glorifizierte Schulungssitzung war? Vielleicht ging es um eine neue Software, die Ihnen gezeigt werden sollte. Oder ein Vorgesetzter oder Chef wollte mit Ihnen und dem Team einige Zahlen oder KPIs durchgehen.
Haben Sie schon einmal an einer Sitzung teilgenommen, bei der Ihre Rolle als Teilnehmer eher passiv als aktiv war?
Mit ziemlicher Sicherheit, würden wir meinen.
Die Sache ist die, dass ein Treffen - selbst ein remote - unter diesen Umständen hilfreich sein KANN. Sie können die Möglichkeit bieten, Fragen zu stellen, und man kann alles in Echtzeit mitverfolgen. Es könnte jedoch einen besseren Weg geben, was die Zeiteffizienz angeht.
Vielleicht möchten Sie diese Treffen stattdessen in Looms verwandeln. "Was ist Loom?", hören wir Sie fragen. Es handelt sich dabei um ein Tool zur Bildschirmaufzeichnung, mit dem der Vortragende seinen Bildschirm live aufzeichnen und mit einem Kommentar versehen kann, um eine Art Mini-Webinar zu erstellen. Dieses wird dann in ein gehostetes Video umgewandelt, mit einem Link geteilt und an Einzelpersonen oder sogar an das gesamte Team verteilt. Sie können Ihre Botschaft jederzeit und überall aufzeichnen - Sie müssen keine Zeitpläne koordinieren oder sich über Zeitzonen Gedanken machen. Zeichnen Sie einfach Ihre Nachricht auf, und Ihr Team kann sie zu einem beliebigen Zeitpunkt ansehen.
Es kann auch viel Zeit sparen. Da die Looms etwas Bestimmtes durchgehen, sind sie in der Regel kürzer und auf den Punkt gebracht, so dass Sie Zeit sparen und direkt zu den wichtigen Dingen kommen können. Sie können auch Zeitstempel erstellen.
Da es sich bei Loom um einen Bildschirmrekorder und nicht um ein Meeting-Tool handelt, muss es nicht in eine Videokonferenzplattform integriert werden.
Werkzeuge sollten PRODUKTIV sein, nicht ablenkend
Wie Sie aus den oben genannten Werkzeugen ersehen können, können sie den Wert von Sitzungen wirklich erhöhen und sie effizienter machen. Besprechungen sollten funktional und so kurz wie möglich sein, um den Anteil an tiefgreifender Arbeit zu maximieren, der außerhalb der Besprechungen geleistet werden kann. Und wenn Sie asynchron arbeiten, sollten die Tools die Besprechungen so verbessern, dass sie dies unterstützen (und sogar die Notwendigkeit der Anwesenheit aller Beteiligten bekämpfen).
Denken Sie daran, dass Tools uns zwar bei der Kommunikation und Zusammenarbeit helfen können, dass sie aber nicht ablenken oder zum Nachteil anderer Aufgaben eingesetzt werden sollten. Wenn Sie viele Meeting-basierte Tools verwenden, sollten Sie darauf achten, wie viel Zeit Sie in jedem einzelnen verbringen und was Sie davon haben.
Letztlich ist tl;dv von allen oben genannten Instrumenten dasjenige, das am effektivsten sein kann. Wenn Besprechungen so kurz und präzise wie möglich gehalten werden und mit minimaler Unterbrechung stattfinden können, ist es unglaublich, wie viel mehr in kurzer Zeit erreicht werden kann. Denken Sie daran, wie viel Arbeit Sie jetzt erledigen werden.
