Te costaría encontrar a alguien, aparte de Monica Gellar, cuya tarea favorita sea organizar cosas. La mayoría de las veces, la gente prefiere hacer el trabajo y dejar la organización a otra persona. Afortunadamente, existen herramientas de documentación que ahorran tiempo y hacen que organizar y almacenar la información esencial de tu empresa sea casi automático.
¿Por qué ser un maniático del control cuando hay un software de documentación que desempeña ese papel por nosotros?
¿Qué es una herramienta de documentación?
Una herramienta de documentación es una forma de que una empresa almacene y organice la información crítica para que haya una única fuente de verdad.
Funciona como un manual para las empresas, ayudando en la incorporación y fomentando la transparencia y el intercambio de conocimientos. Puede compararse con Wikipedia, pero para tu propia empresa. Todo está enlazado y con referencias cruzadas para que la información importante sea fácil de encontrar.
¿Por qué son importantes las herramientas de documentación?
Las herramientas de documentación reducen los silos de información, garantizando que todos puedan acceder a la misma información desde la misma fuente. Minimiza los errores potencialmente cometidos por los malentendidos que surgen al tener información incompleta o anticuada. Utilizando una plataforma de documentación, puedes crear equipos de trabajo remote y asíncronos más fuertes.
Las 8 mejores herramientas de documentación
Si buscas el mejor software de documentación, tenemos las 7 mejores opciones para ti. Las hemos desglosado en función de lo que estés organizando exactamente.
Sin más preámbulos, aquí tienes las 8 mejores herramientas de documentación que te ayudarán a organizar tu empresa.
1. Document360 - Mejor para documentos escritos
Document360 está ampliamente considerado como lo mejor de lo mejor en cuanto a herramientas de documentación, pero ese nivel de experiencia tiene un precio. Uno muy alto.
En resumen, Document360 es una herramienta de documentación perfecta para crear manuales de usuario. Tiene un editor de última generación que te permite crear categorías y subcategorías de contenido que se pueden mover fácilmente mediante una intuitiva interfaz de usuario de arrastrar y soltar.
Y lo que es más importante, Document360 es una solución híbrida que puede fusionar la documentación orientada al cliente con tus documentos internos. Tiene funciones SEO, recordatorios de revisión de contenidos e incluso análisis que te ayudan a hacer un seguimiento de cómo interactúan los lectores con tus documentos.
El plan más barato te costará 99 $ al mes. También hay un plan gratuito, pero sólo obtienes 50 artículos y 1gb de almacenamiento, así como un conjunto limitado de funciones.
2. Confluence - Mejor para plantillas predefinidas
Si quieres que te echen una mano a la hora de crear tu wiki interna, Confluence puede ser la mejor opción para ti. Confluence, uno de los programas de documentación más antiguos y conocidos del sector, comparte la misma empresa matriz que otros programas de colaboración de primer nivel, como Trello, así que sabes que estás en buenas manos. De hecho, la empresa, Atlassian, ha sido noticia recientemente por ser una de las primeras empresas en crear un puesto de jefe de trabajo remote para abordar los problemas del trabajo remote de forma proactiva.
Como Atlassian es también la empresa matriz de Jira y Bitbucket, Confluence se integra perfectamente con ellos para que puedas utilizar toda su suite en tu beneficio.
Como constructor de wikis internas, Confluence es una de las mejores herramientas de documentación por sus opciones de plantillas, que te ahorran horas de tiempo con sus diseños cuidadosamente pensados.
Aunque carece de opciones de personalización de alto nivel y puede ser difícil de usar para una documentación de software más extensa y exhaustiva, Confluence sigue siendo una gran herramienta para agilizar el proceso de incorporación y crear una guía de trabajo clara y transparente.
Tiene un plan gratuito para hasta diez usuarios, ¡o puedes pagar 5,75 $ por usuario para hasta 35.000 usuarios! También hay disponibles planes más avanzados.
3. tl;dv - La mejor herramienta de documentación para reuniones
tl;dv es la herramienta de documentación número uno para reuniones virtuales. Es un software de gestión de reuniones que te permite grabar, transcribir y traducir reuniones virtuales. También puedes añadir marcas de tiempo a las reuniones de Zoom o Google Meet para que los participantes no esenciales puedan saltarse la reunión y ponerse al día rápidamente más tarde. Si tu empresa es remote y asíncrona, tl;dv es una herramienta maestra para el seguimiento de las reuniones de trabajo.
Todas las actas, grabaciones y transcripciones de las reuniones se guardan en la biblioteca tl;dv, dándote acceso permanente a todas las reuniones virtuales de tu equipo. Puedes encontrar fácilmente partes concretas de una reunión buscando por palabras clave, y puedes organizar diferentes reuniones creando categorías para almacenarlas.
Otras funciones de tl;dv, como las marcas de tiempo y los clips, se integran muy bien con otras herramientas de documentación como Notion.
Si necesitas encontrar el mejor software de documentación para hacer un seguimiento de las reuniones, tl;dv no tiene ninguna duda. Con un potente plan gratuito, y sólo 20 $ al mes para la versión pro, tl;dv es mucho más barato que muchas otras herramientas de documentación de esta lista.
4. Notion - Lo mejor para la flexibilidad
Notion supone un obstáculo porque no está diseñado específicamente para ser una herramienta de documentación. Sin embargo, eso no significa que no pueda realizar el trabajo extraordinariamente bien.
Notion, una herramienta todo en uno para la gestión de proyectos, la planificación y el almacenamiento de conocimientos, puede utilizarse para crear todo tipo de documentación. No se ha creado pensando en el cliente, Notion está pensado principalmente para el trabajo interno y la lluvia de ideas.
Sin embargo, cuando se asocia con Engine.so, puedes utilizar Notion para crear una hermosa base de conocimientos. Te permite crear fácilmente un centro de conocimientos que también puedes publicar en tu sitio web.
Notion ofrece formas únicas de presentar la información que le dan una ventaja flexible sobre sus competidores en herramientas de documentación. Es fácil de aprender y utilizar, y con planes a partir de 5 $ al mes por usuario, también es asequible. El principal inconveniente de Notion es que no está diseñada para ser una herramienta de documentación. Aunque sin duda puede utilizarse como tal, si estás planeando una base de conocimientos compleja con cientos de artículos interconectados, quizá sea mejor que elijas una herramienta diseñada para esa tarea.
5. ProofHub - Lo mejor para combinarlo TODO
ProofHub es una herramienta imprescindible para las empresas que combinan la gestión de proyectos con una documentación eficiente. Además de una gestión de tareas estelar, centraliza la documentación gracias a funciones como Notas y Archivos y Documentos.
Lo que la distingue es su paquete colaborativo, en particular la herramienta Debates, que garantiza que la documentación se mantenga fresca e interactiva. Con ventajas añadidas como el soporte multilingüe y la marca blanca, la personalización es pan comido.
Cuando hablamos de precios, ProofHub ofrece un valor insuperable. A 89 $ al mes (facturados anualmente) o 99 $ al mes, es una tarifa plana para usuarios ilimitados, lo que la convierte en una opción económicamente sólida para equipos de todos los tamaños.
6. Dropbox Paper - Mejor para documentos internos
Dropbox Paper es una gran plataforma de documentación para crear documentos internos o mini wikis para tu equipo. Si alguna vez tus empleados tienen una duda laboral, pueden consultar tus documentos internos fácilmente y encontrar la respuesta que buscan. Puedes utilizarlo para mostrar texto, medios y otros archivos en un solo lugar.
Además, Dropbox Paper se puede compartir fácilmente y los usuarios pueden incluso comentar o asignar plazos o hitos. Es un gran detalle que la convierte en una de las mejores herramientas de documentación disponibles. También es gratuito si ya tienes una cuenta de Dropbox, lo que puede ser enormemente beneficioso para los equipos que utilizan Dropbox como software de almacenamiento.
Dropbox Paper tiene una interfaz muy fácil de usar que hace que sea divertido y creativo organizar tus documentos, algo que de otro modo podría aburrirte soberanamente. Sin embargo, no es realmente adecuado para mostrar los documentos públicamente. Si ambicionas que tu wiki interna sea visible externamente, probablemente Dropbox Paper no sea para ti.
7. Nuclino - Mejor para Estructura y Visualización
Nuclino es un software de documentación diseñado para organizar tus documentos internos de la forma más estructurada posible. Desde listas anidadas a tablas, pasando por mapas mentales y tableros Kanban, Nuclino te ayuda a visualizar tu flujo de trabajo como ninguna otra herramienta de documentación puede hacerlo. Al ver tu documentación interna desde este ángulo, puedes identificar fácilmente los cuellos de botella y supervisar el progreso de tu equipo.
Es una gran herramienta para equiposremote que se comunican de forma asíncrona, porque te permite consolidar todo tu trabajo en una sola herramienta, minimizando los cambios de contexto innecesarios.
Con una interfaz de usuario limpia e intuitiva, Nuclino se ha diseñado pensando en un trabajo sin fricciones. Su sistema de enlaces internos estilo wiki te permite conectar fácilmente artículos relevantes. ¿Y lo mejor? Nuclino puede editarse en colaboración simultánea sin problemas de sincronización. No es necesario editar y guardar para que el otro usuario vea las actualizaciones. Todo es automático y lo más sencillo posible.
El plan estándar cuesta a partir de 5 $ por usuario y mes.
8. GitHub - El mejor software de documentación para desarrolladores
GitHub es una plataforma de documentación para desarrolladores que se creó pensando en la colaboración. Si alguna aplicación es de código abierto, lo más probable es que encuentres sus repositorios de código en GitHub. Es una herramienta de documentación mundialmente famosa que es la crème de la crème para los programadores.
Puedes elegir entre la sección wiki principal de GitHub o GitHub Pages, que te permite tener una página gratuita, alojamiento y un dominio personalizado. Si combinas GitHub Pages con Jekyll, podrás crear sitios atractivos y modernos.
Uno de los principales inconvenientes de GitHub es que requiere conocimientos de desarrollador para poder utilizarlo eficazmente. Puede que no sea accesible para todos los miembros de tu equipo. También puede ser un poco difícil de navegar para los no expertos en tecnología.
Si no te importa que tus repositorios sean públicos, entonces GitHub es de uso totalmente gratuito. Sin embargo, si tu equipo está programando una nueva aplicación o sitio web, probablemente querrás mantener tu código privado. En ese caso, el plan Equipo puede costarte hasta 44 $ al año por usuario.
Organiza tu documentación interna
Como puedes ver, hay muchas herramientas de documentación diferentes en función de lo que necesites organizar. Esperamos que esta lista te haya sido útil en tu proceso de toma de decisiones y que puedas dejar a un lado a tu Mónica interior y dejar que una de estas plataformas de documentación haga el trabajo por ti.
