Außer Monica Gellar gibt es wohl kaum jemanden, dessen Lieblingsaufgabe das Organisieren ist. Meistens ziehen es die Menschen vor, die Arbeit zu erledigen und das Organisieren jemand anderem zu überlassen. Zum Glück gibt es zeitsparende Dokumentationswerkzeuge, mit denen die Organisation und Speicherung der wichtigsten Informationen Ihres Unternehmens fast automatisch erfolgt.
Warum ein Kontrollfreak sein, wenn es eine Dokumentationssoftware gibt, die diese Aufgabe für uns übernimmt?
Was ist ein Dokumentationswerkzeug?
Ein Dokumentationswerkzeug ist eine Möglichkeit für ein Unternehmen, wichtige Informationen zu speichern und zu organisieren, so dass es eine einzige Quelle der Wahrheit gibt.
Es fungiert als Handbuch für Unternehmen, das bei der Einarbeitung hilft und Transparenz und Wissensaustausch fördert. Man kann es mit Wikipedia vergleichen, aber für Ihr eigenes Unternehmen. Alles ist verlinkt und mit Querverweisen versehen, so dass wichtige Informationen leicht zu finden sind.
Warum sind Dokumentationswerkzeuge wichtig?
Dokumentationswerkzeuge reduzieren Informationssilos und stellen sicher, dass jeder auf die gleichen Informationen aus der gleichen Quelle zugreifen kann. Dadurch werden Fehler, die durch Missverständnisse aufgrund unvollständiger oder veralteter Informationen entstehen können, minimiert. Durch den Einsatz einer Dokumentationsplattform sind Sie in der Lage, stärkere remote und asynchrone Arbeitsteams zu bilden.
Die 8 besten Dokumentationswerkzeuge
Wenn Sie auf der Suche nach der besten Dokumentationssoftware sind, dann haben wir die 7 besten Produkte für Sie herausgesucht. Wir haben sie danach unterteilt, was genau Sie organisieren möchten.
Im Folgenden finden Sie die 8 besten Dokumentationswerkzeuge, die Ihnen bei der Organisation Ihres Unternehmens helfen werden.
1. Document360 - Am besten für schriftliche Dokumente
Document360 gilt weithin als der Beste der Besten, wenn es um Dokumentations-Tools geht, aber dieses Maß an Fachwissen hat seinen Preis. Einen saftigen Preis.
Kurz gesagt, Document360 ist ein Dokumentationswerkzeug, das sich perfekt für die Erstellung von Benutzerhandbüchern eignet. Es verfügt über einen hochmodernen Editor, mit dem Sie Kategorien und Unterkategorien von Inhalten erstellen können, die über eine intuitive Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche einfach verschoben werden können.
Vor allem aber ist Document360 eine hybride Lösung, die kundenorientierte Dokumentation mit Ihren internen Dokumenten zusammenführen kann. Es verfügt über SEO-Funktionen, Erinnerungen an die Überprüfung von Inhalten und sogar Analysen, mit denen Sie verfolgen können, wie Leser mit Ihren Dokumenten interagiert haben.
Der billigste Tarif kostet $99 pro Monat. Es gibt auch einen kostenlosen Plan, aber Sie erhalten nur 50 Artikel und 1gb Speicherplatz, sowie eine begrenzte Anzahl von Funktionen.
2. Confluence - Am besten für voreingestellte Vorlagen
Wenn Sie bei der Erstellung Ihres internen Wikis Hilfe benötigen, könnte Confluence die beste Option für Sie sein. Confluence ist eine der ältesten und bekanntesten Dokumentationssoftwares in diesem Bereich und gehört zur gleichen Muttergesellschaft wie andere erstklassige Kollaborationssoftwares wie Trello, so dass Sie sich in sicheren Händen wissen. remote Das Unternehmen Atlassian hat vor kurzem für Schlagzeilen gesorgt, indem es als eines der ersten Unternehmen die Funktion eines Chief remote Officer geschaffen hat, um remote Arbeitsprobleme proaktiv anzugehen.
Da Atlassian auch die Muttergesellschaft von Jira und Bitbucket ist, lässt sich Confluence nahtlos in diese integrieren, so dass Sie deren gesamte Suite zu Ihrem Vorteil nutzen können.
Als internes Wiki ist Confluence aufgrund seiner Vorlagenoptionen eines der besten Dokumentationswerkzeuge, das Ihnen mit seinen sorgfältig durchdachten Designs viel Zeit spart.
Auch wenn es an hochwertigen Anpassungsoptionen mangelt und die Verwendung für eine umfangreichere und umfassendere Softwaredokumentation schwierig sein kann, ist Confluence dennoch ein großartiges Werkzeug, um den Onboarding-Prozess zu rationalisieren und einen klaren und transparenten Arbeitsleitfaden zu erstellen.
Es gibt einen kostenlosen Plan für bis zu zehn Benutzer, oder Sie können $5,75 pro Benutzer für bis zu 35.000 Benutzer zahlen! Es sind auch erweiterte Pläne verfügbar.
3. tl;dv - Bestes Dokumentationswerkzeug für Meetings
tl;dv ist das führende Dokumentationswerkzeug für virtuelle Meetings. Es handelt sich um eine Meeting-Management-Software, mit der Sie virtuelle Meetings aufzeichnen, transkribieren und übersetzen können. Sie können auch Zeitstempel zu Zoom oder Google Meet Anrufe hinzufügen, so dass unwichtige Teilnehmer das Meeting überspringen und später schnell nachholen können. Wenn Ihr Unternehmen remote und asynchron ist, dann ist tl;dv ein hervorragendes Tool für die Verfolgung von Arbeitsbesprechungen.
Alle Besprechungsprotokolle, Aufzeichnungen und Abschriften werden in der Bibliothek tl;dv gespeichert, so dass Sie jederzeit Zugriff auf alle virtuellen Besprechungen Ihres Teams haben. Sie können bestimmte Teile einer Besprechung leicht finden, indem Sie nach Schlüsselwörtern suchen, und Sie können verschiedene Besprechungen organisieren, indem Sie Kategorien erstellen, in denen sie gespeichert werden.
Andere Funktionen von tl;dv, wie z. B. Zeitstempel und Clips, lassen sich gut mit anderen Dokumentationswerkzeugen wie Notion integrieren.
Wenn Sie die beste Dokumentationssoftware für die Verfolgung von Besprechungen suchen, ist tl;dv ein absolutes Muss. Mit einem leistungsstarken kostenlosen Plan und nur $20 pro Monat für die Pro-Version ist tl;dv viel billiger als viele andere Dokumentations-Tools auf dieser Liste.
4. Notion - Am besten für Flexibilität
Notion ist nicht ganz einfach zu bedienen, da es nicht speziell als Dokumentationswerkzeug konzipiert ist. Das heißt aber nicht, dass es diese Aufgabe nicht außerordentlich gut bewältigen kann.
Notion ist ein All-in-One-Tool für Projektmanagement, Planung und Wissensspeicherung und kann zur Erstellung aller Arten von Dokumentation verwendet werden. Notion ist nicht für die Erstellung von Texten für den Kunden gedacht, sondern hauptsächlich für interne Arbeiten und Brainstorming.
In Verbindung mit Engine.so können Sie mit Notion jedoch eine schöne Wissensdatenbank erstellen. Damit können Sie ganz einfach eine Wissensdatenbank erstellen, die auch auf Ihrer Website veröffentlicht werden kann!
Notion bietet einzigartige Möglichkeiten der Informationsdarstellung, die ihm einen flexiblen Vorteil gegenüber seinen Mitbewerbern im Bereich der Dokumentationstools verschaffen. Es ist einfach zu erlernen und zu benutzen, und mit Tarifen ab 5 $ pro Monat und Benutzer ist es auch erschwinglich. Der größte Nachteil von Notion ist, dass es nicht als Dokumentationstool konzipiert ist. Es kann zwar durchaus als solches verwendet werden, aber wenn Sie eine komplexe Wissensdatenbank mit Hunderten von miteinander verknüpften Artikeln planen, sollten Sie vielleicht besser ein Tool wählen, das für die jeweilige Aufgabe konzipiert ist.
5. ProofHub - Das Beste für die Kombination von ALLEM
ProofHub ist die erste Adresse für Unternehmen, die Projektmanagement mit effizienter Dokumentation verbinden wollen. Neben einem hervorragenden Aufgabenmanagement zentralisiert es die Dokumentation dank Funktionen wie Notizen und Dateien & Dokumente.
Das Besondere ist die Collaboration Suite, insbesondere das Diskussions-Tool, das dafür sorgt, dass die Dokumentation stets aktuell und interaktiv bleibt. Mit zusätzlichen Vorteilen wie mehrsprachiger Unterstützung und White Labeling ist die Anpassung ein Kinderspiel.
Was die Preise angeht, so bietet ProofHub ein unschlagbares Preis-Leistungs-Verhältnis. Mit $89 pro Monat (jährliche Abrechnung) oder $99 für Monat-zu-Monat ist es ein Pauschalpreis für unbegrenzte Nutzer - und damit eine wirtschaftlich sinnvolle Wahl für Teams jeder Größe.
6. Dropbox Paper - Am besten für interne Dokumente
Dropbox Paper ist eine hervorragende Dokumentationsplattform zur Erstellung interner Dokumente oder Mini-Wikis für Ihr Team. Wenn Ihre Mitarbeiter einmal eine Frage zur Arbeit haben, können sie ganz einfach Ihre internen Dokumente konsultieren und die Antwort finden, die sie suchen. Sie können damit Text, Medien und andere Dateien an einem Ort anzeigen.
Darüber hinaus lässt sich Dropbox Paper leicht mit anderen teilen, und die Nutzer können sogar Kommentare abgeben oder Fristen und Meilensteine zuweisen. Das ist eine tolle Funktion, die es zu einem der besten Dokumentationswerkzeuge auf dem Markt macht. Außerdem ist es kostenlos, wenn Sie bereits ein Dropbox-Konto haben, was für Teams, die Dropbox als Speichersoftware nutzen, von großem Vorteil sein kann.
Dropbox Paper hat eine sehr benutzerfreundliche Oberfläche, mit der das Organisieren von Dokumenten Spaß macht und kreativ ist - etwas, das Sie sonst vielleicht zu Tode langweilt. Allerdings ist es nicht wirklich geeignet, um die Dokumente öffentlich zu zeigen. Wenn Sie Ambitionen haben, Ihr internes Wiki nach außen hin sichtbar zu machen, ist Dropbox Paper wahrscheinlich nichts für Sie.
7. Nuclino - Das Beste für Struktur und Visualisierung
Nuclino ist eine Dokumentationssoftware, mit der Sie Ihre internen Dokumente so strukturiert wie möglich organisieren können. Von verschachtelten Listen über Tabellen und Mind Maps bis hin zu Kanban-Boards - Nuclino hilft Ihnen, Ihre Arbeitsabläufe zu visualisieren, wie es kein anderes Dokumentationswerkzeug kann. Wenn Sie Ihre interne Dokumentation aus diesem Blickwinkel betrachten, können Sie Engpässe leicht erkennen und den Fortschritt Ihres Teams überwachen.
Es ist ein großartiges Tool für remote Teams, die asynchron kommunizieren, weil es Ihnen ermöglicht, Ihre gesamte Arbeit in einem Tool zu konsolidieren und unnötige Kontextwechsel zu minimieren.
Nuclino verfügt über eine übersichtliche und intuitive Benutzeroberfläche und wurde im Hinblick auf reibungsloses Arbeiten entwickelt. Sein internes Verlinkungssystem im Wiki-Stil ermöglicht es Ihnen, relevante Artikel einfach zu verknüpfen. Und das Beste daran? Nuclino kann gleichzeitig gemeinsam bearbeitet werden, ohne dass es zu Synchronisationsproblemen kommt. Sie müssen nichts bearbeiten und speichern, damit der andere Benutzer die Aktualisierungen sehen kann. Alles geschieht automatisch und ist so einfach wie möglich.
Der Standardtarif beginnt bei 5 Dollar pro Benutzer und Monat.
8. GitHub - Beste Dokumentations-Software für Entwickler
GitHub ist eine Dokumentationsplattform für Entwickler, die speziell für die Zusammenarbeit entwickelt wurde. Wenn es sich um eine Open-Source-Anwendung handelt, ist es wahrscheinlich, dass Sie deren Code-Repositories auf GitHub finden. GitHub ist ein weltberühmtes Dokumentationswerkzeug, das für Programmierer das Nonplusultra ist.
Sie haben die Wahl zwischen dem Hauptbereich des GitHub-Wikis und GitHub Pages, das Ihnen eine kostenlose Seite, Hosting und eine eigene Domain bietet. Wenn Sie GitHub Pages mit Jekyll kombinieren, können Sie einige attraktive und moderne Seiten erstellen.
Einer der Hauptnachteile von GitHub ist, dass es für eine effektive Nutzung Entwicklerfähigkeiten erfordert. Es ist möglicherweise nicht für alle Mitglieder Ihres Teams zugänglich. Außerdem kann es für technisch nicht versierte Personen etwas schwierig zu navigieren sein.
Wenn es Ihnen nichts ausmacht, dass Ihre Repositories öffentlich sind, dann ist GitHub völlig kostenlos zu nutzen. Wenn Ihr Team jedoch eine neue Anwendung oder Website programmiert, möchten Sie Ihren Code wahrscheinlich privat halten. In diesem Fall kostet der Team-Plan 44 US-Dollar pro Jahr und Nutzer.
Organisieren Sie Ihre interne Dokumentation
Wie Sie sehen können, gibt es viele verschiedene Dokumentationswerkzeuge, je nachdem, was Sie organisieren müssen. Wir hoffen, dass diese Liste Ihnen bei der Entscheidungsfindung geholfen hat und dass Sie Ihren inneren Schweinehund überwinden und eine dieser Dokumentationsplattformen die Arbeit für Sie erledigen lassen können.
