La incorporación de nuevos empleados es esencial para cualquier organización, pero puede ser una tarea desalentadora. Automatizar tu proceso de incorporación digital puede ahorrarte tiempo y energía, al tiempo que proporciona a tus nuevos empleados todos los recursos relevantes que necesitan para ser eficientes y productivos. Utilizando herramientas digitales, puedes mejorar la comunicación y crear una experiencia más positiva para tus nuevos empleados. He aquí algunas de las ventajas de la incorporación digital y consejos para empezar.
¿Qué es el Onboarding Digital?
La incorporación digital es el proceso de utilizar herramientas digitales para agilizar el proceso de incorporación de nuevos empleados. Esto puede incluir el uso de una lista de control digital para la incorporación de empleados, una carta de bienvenida digital, un manual del empleado digital o una incorporación de empleados totalmente online.
Por ejemplo, puedes crear un centro de conocimientos para empleados con vídeos sobre diversos temas de tu organización. Esto ahorra tiempo y ayuda al nuevo empleado a ponerse al día a su propio ritmo. Automatizando tu proceso de incorporación, puedes aumentar la productividad y los recursos, asegurándote de que tus nuevos empleados tienen todo lo que necesitan para empezar a trabajar.
¿Qué es una reunión de incorporación?
Una reunión de incorporación es una reunión organizada para el nuevo empleado. Suele ser la primera reunión después de que se les haya hecho una oferta y la hayan aceptado. El objetivo de la reunión de incorporación es repasar las expectativas del puesto, proporcionar información sobre la cultura de la empresa y responder a las preguntas que pueda tener el recién contratado. Algunos temas habituales que pueden tratarse en una reunión de incorporación son el plan de incorporación, los paquetes de prestaciones y retribuciones, los objetivos de rendimiento, las actividades de creación de equipo, etc.
Cómo es una buena reunión de incorporación
Organizar una reunión de incorporación que garantice la satisfacción del nuevo empleado, su retención y la máxima productividad puede enmarcarse en las 5 C de la incorporación: Cumplimiento, Clarificación, Cultura, Conexión y Revisión.
Conformidad
Tu reunión de incorporación debe empezar por el cumplimiento. Ayuda al recién contratado a comprender la información relevante de la empresa, los procedimientos y las políticas pertinentes. Facilítales el acceso a documentos como los manuales de la empresa y otros documentos que les ayuden a comprender los cauces para hacer las cosas.
El cumplimiento es el primero y probablemente no el más importante en la retención de empleados, ya que a menudo se encuentra en el lado soso y aburrido de las cosas. Pero también son importantes, así que mejor hacerlas bien desde el principio.
Intenta profundizar en las políticas de la empresa sobre aspectos básicos como la confidencialidad, las normas sobre acoso y los procedimientos departamentales.
Para agilizar esta parte esencial de la incorporación, puede ser muy eficaz utilizar un software de formación sobre cumplimiento, que garantice que los nuevos empleados reciban una formación exhaustiva sobre cuestiones de cumplimiento de forma atractiva y eficaz.
Aclaración
Puede que los recién contratados conozcan la descripción de su puesto, pero ¿qué hay realmente en cada entrada del JD? ¿Cuáles son las expectativas, los KPI y los OKR? ¿Hay recompensas por un rendimiento superior? El punto de referencia de la clarificación pretende que el nuevo contratado esté bien informado sobre su función, lo que puede esperar de la empresa y lo que la empresa espera de él. En el nivel de clarificación, haz que el nuevo contratado comprenda cómo encaja su papel individual en el nivel organizativo. Averigua cuáles son sus objetivos y qué otras preguntas pueden tener. Si te centras en hacer de la reunión de incorporación un asunto bidireccional, podrás incorporar sus expectativas a los procedimientos en lugar de alienar sus necesidades; una semilla para una renuncia posterior.
Cultura
La cultura es uno de los aspectos más poderosos de una empresa. Hace o deshace a un empleado y es importante saber pronto si va a encajar bien o no. Evaluar la adecuación cultural de los candidatos es una cosa, pero conseguir que se asimilen correctamente es el verdadero reto al final del día. La cultura va más allá de enviarles a tu sitio web para que lean tu visión, misión y valores. La cultura es un cierto tipo de mentalidad, una forma de enfocar los problemas, una actitud y mucho más. Aunque no puedes enseñar cultura, puedes establecer los sistemas necesarios para ayudar a los nuevos contratados a asimilarse adecuadamente a la cultura de tu empresa. Comunica todas estas disposiciones, como las horas felices y las actividades sociales, para que se integren plenamente.
Conexión
Los nuevos empleados deben estar bien conectados desde el primer momento. Después de que RR.HH. haya procesado completamente al nuevo empleado, el director debe tener una entrevista personal con él y programar reuniones de seguimiento a las 2, 4 y 2 meses. Las conexiones no sólo les ayudan a asimilarse e integrarse plenamente, sino que también les ayudan a sentirse parte de una familia, y no alienados del resto de la empresa. Esto es especialmente importante para los trabajadores remote . No debe dejarse al azar. Las secuencias de correos electrónicos de bienvenida, los sistemas de amigos, coaching o tutoría también pueden ayudarles a establecer conexiones no sólo horizontales, sino también verticales en la organización.
Volver a comprobar
La incorporación no consiste en presentaciones en las que uno o varios miembros del personal hacen largas declaraciones sin involucrar nunca al nuevo empleado. Una buena reunión de incorporación tiene en cuenta las opiniones, expectativas, gustos y disgustos, e incluso las preferencias personales del nuevo empleado. El objetivo de la incorporación es que se sientan cómodos y, en la mayoría de los casos, eso no puede lograrse sin escuchar directamente al nuevo empleado.
Los directivos deben procurar tener reuniones de puesta al día programadas para evaluar el rendimiento del nuevo empleado. Para hacerlo más natural y ayudarles a asimilarlo mejor, las reuniones de puesta al día podrían distribuirse entre jefes, colegas, compañeros, mentores y entrenadores, según lo que haya adoptado la empresa.
¿Cuáles son las ventajas de la incorporación digital?
La incorporación digital ofrece muchas ventajas a las organizaciones, como la mejora de la comunicación y la eficacia, una experiencia más positiva para los empleados y la reducción de costes. Algunos factores clave que debes tener en cuenta al digitalizar tu proceso de incorporación son la evaluación de tu proceso de incorporación actual, la investigación de las herramientas digitales disponibles, la implantación eficaz de estas herramientas digitales en tu organización y el seguimiento de tu proceso de incorporación virtual a lo largo del tiempo. Con la estrategia adecuada, podrás aprovechar al máximo todas las ventajas que ofrece el onboarding digital.
La incorporación virtual tiene muchas ventajas, tanto para los empresarios como para los empleados. Algunas de las principales ventajas son:
Mejora de la comunicación
Cuando utilizas herramientas digitales para incorporar a los nuevos empleados, puedes mejorar la comunicación entre jefes y empleados. Esto puede ayudar a reducir la confusión y garantizar que todos estén de acuerdo desde el primer día.
Eficacia y rapidez
El onboarding digital también te permite procesar más rápidamente las nuevas contrataciones, lo que puede ser especialmente valioso para las organizaciones con altos índices de rotación de empleados. Ya no tienes que pasar horas creando y distribuyendo papeleo o respondiendo a las preguntas de los nuevos empleados: la incorporación virtual hace que el proceso sea más rápido y ágil.
Por ejemplo, puedes crear un centro de conocimiento para empleados con vídeos sobre diversos temas de tu organización utilizando tl;dv. Esto ahorra tiempo y ayuda al recién contratado a ponerse al día a su propio ritmo. En lugar de organizar largas reuniones, pueden obtener lo que necesitan simplemente buscando en tu base de conocimientos.
Una base de conocimientos no es sólo un lugar para tutoriales, sino que también puede albergar otros contenidos pertinentes de la empresa, como actualizaciones de la empresa por parte del director general, convocatorias de ventas y seminarios web anteriores celebrados por la empresa, lo que proporciona a cualquier nuevo empleado cualquier cosa, como una máquina del tiempo para que visite el pasado de la empresa y aprenda de él.
Automatizando tu proceso de incorporación, puedes aumentar la productividad y los recursos, asegurándote de que tus nuevos empleados tienen todo lo que necesitan para empezar a trabajar.
Accesibilidad
Con la incorporación virtual, tus empleados pueden acceder a toda su información online en cualquier momento. Esto garantiza que siempre tengan los recursos más actualizados al alcance de la mano, aunque trabajen a distancia o viajen con frecuencia.
Mayor retención
Al proporcionar a los empleados una experiencia de incorporación positiva, la incorporación virtual puede ayudar a reducir la rotación de personal y mejorar las tasas de retención a largo plazo. Esto puede ser especialmente valioso para las nuevas empresas y otras organizaciones de rápido crecimiento que necesitan incorporar rápidamente a nuevos empleados.
Aunque la incorporación digital tiene muchas ventajas, es importante adoptar un enfoque estratégico. Empieza por evaluar tu actual proceso de incorporación e investiga las herramientas digitales disponibles que podrían ayudarte a agilizarlo. Una de las herramientas más populares en este caso es el software de retención de empleados, que te permite establecer objetivos, realizar encuestas, obtener comentarios procesables y mucho más. A continuación, trabaja con tu equipo para implantar eficazmente estas herramientas digitales en tu organización y supervisa su eficacia a lo largo del tiempo.
¿Cómo digitalizar la incorporación?
Hay muchas formas de digitalizar la incorporación, pero lo más importante es elegir las herramientas digitales que mejor se adapten a tus necesidades. Algunas herramientas virtuales de incorporación habituales son el software de seguimiento de empleados, las listas de comprobación digitales de incorporación, las plantillas digitales de incorporación u otros recursos digitales. Una vez que hayas seleccionado las herramientas digitales adecuadas para tu organización, puedes empezar a implantarlas en tu proceso de incorporación.
Al digitalizar tu proceso de incorporación, también es importante formar a los empleados sobre cómo utilizar estas herramientas con eficacia. Proporcionando a los empleados los conocimientos y habilidades que necesitan para tener éxito, puedes prepararles para el éxito en sus nuevas funciones. Además, es importante supervisar tu proceso de incorporación virtual y hacer los ajustes necesarios sobre la marcha.
¿Cómo se puede mejorar la incorporación digital?
La incorporación digital puede mejorarse aún más personalizando el proceso para adaptarlo a las necesidades de tu organización. Una forma de hacerlo es integrar las herramientas digitales en el proceso de incorporación existente, en lugar de empezar de cero. Esto ayudará a los empleados a sentirse cómodos con la transición y les facilitará la adaptación a las nuevas herramientas digitales.
Además, considera la posibilidad de proporcionar formación o apoyo a los empleados que puedan necesitar ayuda para utilizar las nuevas herramientas de incorporación virtual. Si sigues estos pasos, te asegurarás de que la incorporación digital sea un éxito tanto para los empresarios como para los empleados.
La incorporación digital ofrece muchas ventajas a las organizaciones, como la mejora de la comunicación y la eficacia, una experiencia más positiva para los empleados y la reducción de costes.
Sin embargo, la incorporación virtual sólo puede tener éxito si se adapta a las necesidades de tu organización. Si dedicas tiempo a integrar las herramientas digitales en tu proceso de incorporación, garantizarás una transición fluida para todos los empleados.
Además, ofrece formación o apoyo a los empleados que puedan necesitar ayuda para utilizar las nuevas herramientas de incorporación digital. Con la estrategia adecuada, la incorporación digital puede ser una experiencia positiva y satisfactoria para todos.
Cómo crear un proceso de incorporación digital automatizado (paso a paso)
La incorporación digital es una forma estupenda de mejorar la comunicación y crear una experiencia más positiva para tus nuevos empleados. Sin embargo, establecer un proceso automatizado de incorporación digital puede ser desalentador. Aquí tienes algunos consejos para empezar:
1. Evalúa tu proceso de incorporación actual e identifica las áreas que podrían mejorarse con herramientas digitales.
2. Investiga las herramientas digitales de incorporación disponibles y selecciona las que mejor se adapten a las necesidades de tu organización.
3. Implanta las herramientas digitales seleccionadas en tu organización y forma a los empleados sobre cómo utilizarlas eficazmente.
4. Supervisa tu proceso de incorporación digital y haz los ajustes necesarios sobre la marcha para garantizar un éxito continuado. Con la estrategia adecuada, puedes disfrutar de todas las ventajas de la incorporación digital. Automatizar el proceso de incorporación de empleados te ayuda a dar a los nuevos empleados una bienvenida conmovedora. Utilizando herramientas digitales, puedes mejorar la comunicación y crear una experiencia más positiva para tus nuevos empleados. Pon en práctica los consejos anteriores para empezar hoy mismo con la incorporación digital en tu organización.
El proceso de incorporación digital puede ser complejo y llevar mucho tiempo. tl;dv ofrece una solución de incorporación digital sencilla de configurar y fácil de usar. Con tl;dv, puedes crear un proceso de incorporación digital automatizado que te ahorrará tiempo y energía. En lugar de hacer que el personal dedique tiempo a cada nueva incorporación, puede simplemente grabar sesiones que todas las nuevas incorporaciones pueden utilizar para ponerse al día.
El onboarding digital es esencial para cualquier organización, pero puede ser una tarea desalentadora. Utilizando herramientas digitales, puedes mejorar la comunicación y crear una experiencia más positiva para tus nuevos contratados. tl;dv te permite utilizar marcas de tiempo para destacar aspectos importantes de las sesiones e información clave de la empresa.
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Conclusión
Tanto si estás incorporando a nuevos empleados como si te estás pasando a las herramientas de incorporación digital, automatizar el proceso tiene muchas ventajas. Para crear una estrategia de incorporación digital eficaz, es importante evaluar tu proceso de incorporación actual, investigar las herramientas digitales disponibles , como tl;dv, y proporcionar formación y apoyo a los empleados según sea necesario. Con las herramientas digitales adecuadas, podrás disfrutar de todas las ventajas de la incorporación digital durante muchos años.
