新入社員の受け入れは、どのような組織にとっても不可欠ですが、困難な作業である場合もあります。デジタルオンボーディングプロセスを自動化すれば、時間とエネルギーを節約しながら、新入社員が効率的かつ生産的になるために必要な関連リソースをすべて提供することができます。デジタルツールを使用することで、コミュニケーションを改善し、新入社員にとってよりポジティブな体験を作り出すことができます。ここでは、デジタルオンボーディングのメリットと導入のヒントをご紹介します。
デジタルオンボーディングとは？
デジタルオンボーディングとは、デジタルツールを使って新入社員の受け入れプロセスを合理化することです。これには、デジタル入社チェックリスト、デジタル歓迎状、デジタル社員ハンドブック、または完全なオンライン社員入社を使用することができます。
たとえば、組織に関するさまざまなトピックのビデオを集めた従業員ナレッジハブを作成することができます。こうすることで、時間を節約し、新入社員が自分のペースで知識を習得するのを助けることができます。オンボーディングプロセスを自動化することで、生産性とリソースを向上させ、新入社員がスムーズに業務を開始できるよう、必要なものをすべて提供することができます。
オンボーディングミーティングとは？
オンボーディングミーティングとは、新入社員のために設定されたミーティングのことです。通常、新入社員にオファーを出し、承諾してもらった後の最初のミーティングです。オンボーディングミーティングの目的は、職務に期待されることを確認し、企業文化に関する情報を提供し、新入社員が持つあらゆる疑問に答えることです。入社時の計画、福利厚生、報酬体系、業績目標、チームビルディング活動など、入社時のミーティングで話し合われる一般的なトピックがあります。
良いオンボーディングミーティングの条件
新入社員の満足度、定着度、生産性を最大化するためのオンボーディングミーティングは、オンボーディングの5C（コンプライアンス、クラリフィケーション、カルチャー、コネクション、チェックバック）でフレームワークすることができる。
コンプライアンス
入社時のミーティングは、コンプライアンスから始めるべきです。新入社員が会社の関連情報、手順、適切な方針を理解できるようにする。会社のハンドブックなど、物事を行うための手順を理解するのに役立つ文書にアクセスできるようにする。
コンプライアンスは、従業員のリテンションにおいて、退屈でつまらない面も多いので、まず、最も重要ではないでしょう。しかし、それらも重要であるため、言葉の端々からきちんと行う方が良い。
守秘義務、ハラスメントルール、部署内の手続きなど基本的なことについては、会社の方針を掘り下げることを目指します。
新入社員教育におけるこの重要な部分を効率化するために、コンプライアンス研修ソフトウェアを活用することは非常に効果的であり、新入社員はコンプライアンスに関する事項を魅力的かつ効率的に徹底的に学ぶことができる。
明確化
新入社員は自分の仕事内容を知っているかもしれませんが、JDの各項目には実際に何が書かれているのでしょうか？期待値、KPI、OKRは何ですか？最高のパフォーマンスに対する報酬はあるのでしょうか？明確化ベンチマークは、新入社員が自分の役割、会社から期待されること、会社から期待されることを十分に理解できるようにすることを目的としています。明確化のレベルでは、新入社員に、自分の役割が組織レベルの中でどのように位置づけられるかを理解させることです。新入社員の目標は何か、他にどんな質問があるのかを確認します。入社時のミーティングを双方向のものにすることに重点を置くことで、彼らのニーズを疎外するのではなく、彼らの期待を議事に取り入れることができ、後の退職の種となるのです。
文化
企業文化は、企業にとって最も強力な側面のひとつです。文化は従業員を左右するものであり、従業員が企業文化に適合するかどうかを早期に判断することが重要です。候補者の文化的な適合性を評価することは一つのことですが、最終的に彼らを適切に同化させることが本当の課題です。企業文化とは、候補者をウェブサイトに誘導し、ビジョン、ミッション、バリューを読ませるだけではありません。文化とは、ある種の考え方、問題への取り組み方、態度などです。カルチャーを教えることはできませんが、新入社員が企業文化に正しく同化するために必要なシステムを構築することは可能です。ハッピーアワーやソーシャルアクティビティなど、これらの規定をすべて伝え、完全に溶け込ませるようにしましょう。
接続
新入社員は、入社直後からしっかりとつながりを持つ必要がある。人事が新入社員を完全に処理した後、マネージャーは新入社員と1対1で面談し、2週間後、4週間後、2ヵ月後のフォローアップのスケジュールを立てるべきである。人とのつながりは、新入社員の同化と完全な統合を助けるだけでなく、新入社員が家族の一員であると感じ、会社の他のメンバーから疎外されないようにする。これは、remote の労働者にとって特に重要である。偶然に任せるべきではありません。ウェルカムメール、バディ制度、コーチング制度、メンター制度なども、水平的なつながりだけでなく、垂直的な組織内のつながりを構築するのに役立つ。
チェックバック
入社式は、新入社員を巻き込むことなく、一人または数人のスタッフが長々と説明するためのものではありません。良いオンボーディングミーティングは、新入社員の意見、期待、好き嫌い、そして個人的な好みまで考慮に入れて行われます。新入社員が快適に働けるようにするためのものであり、ほとんどの場合、新入社員の声を直接聞くことなく、それを達成することはできません。
管理職は、新入社員のパフォーマンスを評価するために、定期的にキャッチアップ・ミーティングを行うようにします。より自然な形で、よりよく同化させるために、会社が採用しているものに基づいて、上司、同僚、バディ、メンター、コーチなどの間でキャッチアップを分散させることも可能です。
デジタル・オンボーディングのメリットとは？
デジタルオンボーディングは、コミュニケーションと効率の向上、よりポジティブな従業員体験、コスト削減など、組織にとって多くのメリットをもたらします。オンボーディングプロセスをデジタル化する際に考慮すべき重要な要素には、現在のオンボーディングプロセスの評価、利用可能なデジタルツールの調査、これらのデジタルツールの組織内での効果的な実装、バーチャルオンボーディングプロセスの長期的なモニタリングが含まれます。適切な戦略によって、デジタルオンボーディングが提供するすべてのメリットを最大限に活用することができます。
バーチャルオンボーディングには、雇用者と従業員の双方にとって多くの利点があります。トップクラスのメリットは以下の通りです。
コミュニケーションの向上
新入社員の入社式にデジタルツールを使用すると、管理職と社員のコミュニケーションを向上させることができます。これにより、混乱を減らし、初日から全員が同じ考えを持つようにすることができます。
効率とスピード
また、デジタルオンボーディングは、新規採用者をより迅速に処理できるため、従業員の離職率が高い組織では特に価値があります。特に離職率の高い企業では、新入社員の手続きを迅速に行うことができます。
例えば、tl;dv を使って、組織に関するさまざまなトピックのビデオを集めた社員のナレッジハブを作成することができます。これによって時間が節約でき、新入社員が自分のペースで知識を習得することができます。新入社員は、長時間のミーティングを設定する代わりに、ナレッジベースを検索して必要な情報を得ることができます。
ナレッジベースはチュートリアルだけの場所ではなく、CEOの近況報告、セールスコール、過去に開催されたウェビナーなど、会社の適切なコンテンツをナレッジベースにホストして、新入社員に会社の過去を訪問して学んでもらうタイムマシンのように、あらゆるものを提供することができるのです。
オンボーディングプロセスを自動化することで、生産性とリソースを向上させ、新入社員がスムーズに業務を開始できるよう、必要なものをすべて確保することができます。
アクセシビリティ
バーチャルオンボーディングを利用すれば、社員はいつでもオンラインですべての情報にアクセスすることができます。これにより、遠隔地勤務や出張が多い社員でも、常に最新のリソースを手にすることができます。
リテンションの向上
バーチャルオンボーディングは、従業員にポジティブなオンボーディング体験を提供することで、従業員の離職率を下げ、長期的な定着率を向上させることができます。これは、新入社員を迅速に受け入れる必要がある新興企業やその他の急成長中の組織にとって、特に価値のあるものです。
デジタル・オンボーディングには多くのメリットがありますが、戦略的に取り組むことが重要です。まず、現在のオンボーディング・プロセスを評価し、このプロセスの合理化に役立つ利用可能なデジタルツールを調査することから始めましょう。ここで使用する一般的なツールの1つは、従業員維持ソフトウェアで、目標の設定、アンケートの実施、実用的なフィードバックの取得などが可能です。そして、チームと協力して、これらのデジタルツールを効果的に組織に導入し、その効果を長期的にモニタリングしましょう。
オンボーディングをデジタル化する方法とは？
オンボーディングをデジタル化する方法は数多くありますが、最も重要なのは、ニーズに最も適したデジタルツールを選択することです。一般的なバーチャルオンボーディングツールには、従業員追跡ソフトウェア、デジタルオンボーディングチェックリスト、デジタルオンボーディングテンプレート、その他のデジタルリソースが含まれます。自分の組織に合ったデジタルツールを選択したら、オンボーディングプロセスに導入することができます。
オンボーディングプロセスをデジタル化する際には、これらのツールの効果的な使用方法について従業員を教育することも重要です。従業員が成功するために必要な知識とスキルを提供することで、新しい職務での成功につなげることができるのです。さらに、バーチャルオンボーディングプロセスをモニターし、必要な調整を行うことも重要です。
デジタル・オンボーディングはどうすれば改善されるのか？
デジタルオンボーディングは、組織のニーズに合わせてプロセスをカスタマイズすることで、さらに改善することができます。その1つの方法は、ゼロから始めるのではなく、既存のオンボーディングプロセスにデジタルツールを統合することです。そうすることで、従業員は安心して移行することができ、新しいデジタルツールに適応しやすくなります。
さらに、新しいバーチャルオンボーディングツールの使用に際してサポートが必要な従業員には、トレーニングやサポートを提供することも検討してください。これらのステップを踏むことで、デジタルオンボーディングを雇用者と従業員の両方にとって成功させることができます。
デジタルオンボーディングは、コミュニケーションと効率の向上、よりポジティブな従業員体験、コスト削減など、組織にとって多くのメリットをもたらします。
しかし、バーチャルオンボーディングは、組織のニーズに合わせてカスタマイズされて初めて成功するものです。デジタルツールを既存のオンボーディングプロセスに統合する時間を取ることで、すべての従業員がスムーズに移行できるようにすることができます。
さらに、新しいデジタルオンボーディングツールの使用に際してサポートが必要な従業員には、トレーニングやサポートを提供します。適切な戦略があれば、デジタル導入はすべての人にとって成功し、前向きな体験となります。
自動化されたデジタルオンボーディングプロセスの作成方法（ステップバイステップ）
デジタルオンボーディングは、コミュニケーションを向上させ、新入社員によりポジティブな体験をさせるための素晴らしい方法です。しかし、自動化されたデジタルオンボーディングプロセスを設定するのは大変なことです。ここでは、そのためのヒントをいくつかご紹介します。
1.現在のオンボーディングプロセスを評価し、デジタルツールで改善可能な領域を特定する。
2.利用可能なデジタルオンボーディングツールを調査し、組織のニーズに最も適したものを選択する。
3.選択したデジタルツールを組織内に導入し、その効果的な使用方法を従業員に教育する。
4.デジタル・オンボーディング・プロセスを監視し、必要な調整を行い、継続的に成功させる。適切な戦略を立てれば、デジタルオンボーディングのあらゆるメリットを享受することができます。オンボーディングプロセスを自動化することで、新入社員を心温まる形で迎え入れることができるようになります。デジタルツールを活用することで、コミュニケーションを向上させ、新入社員にとってよりポジティブな体験を作り出すことができます。上記のヒントを参考に、今すぐデジタルオンボーディングを始めましょう。
デジタルオンボーディングプロセスは、複雑で時間がかかる場合があります。tl;dv は、セットアップが簡単で、使いやすいデジタルオンボーディングソリューションを提供します。tl;dv 、時間とエネルギーを節約する自動化されたデジタルオンボーディングプロセスを作成することができます。新入社員が入社するたびにスタッフが時間を割く代わりに、すべての新入社員がキャッチアップできるようなセッションを記録するだけでいいのです。
デジタルオンボーディングは、どのような組織にとっても必要不可欠ですが、それは困難なタスクである可能性があります。tl;dv では、セッションの重要な側面や重要な企業情報をタイムスタンプでハイライト表示することができます。
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結論
新入社員の入社手続きや、デジタル・オンボーディング・ツールへの移行など、プロセスを自動化することには多くの利点があります。効果的なデジタル・オンボーディング戦略を立てるには、現在のオンボーディングプロセスを評価し、 tl;dv などの利用可能なデジタルツールを調査し、必要に応じて従業員にトレーニングとサポートを提供することが重要です。適切なデジタルツールを導入することで、デジタル・オンボーディングのあらゆる利点を今後何年にもわたって享受することができます。
