Dato curioso del día: los empleados que se perciben a sí mismos como productivos en el trabajo experimentan mayores niveles de confianza, motivación y satisfacción laboral general. En realidad, es la situación del huevo y la gallina. También se podría decir que los empleados más felices son mucho más productivos en el trabajo. Hasta un 13% más productivos que los empleados infelices, ¡según un estudio!
La productividad es la savia de una empresa y, sin embargo, rara vez nos tomamos el tiempo necesario para definirla o medirla adecuadamente, por no hablar de los obstáculos que se interponen en su camino.
A medida que las empresas con visión de futuro se adaptan a entornos de trabajo remote o híbridos, los directivos se enfrentan a un nuevo reto: ¿cómo aumentar la productividad de los empleados remote ?
Ayudar a los empleados a rendir mejor desde el otro lado de la pantalla requiere sin duda un enfoque más flexible, confiado y empático de la gestión. La buena noticia es que, si controlas la productividad remote , puedes acabar teniendo una plantilla mucho más eficaz en casa que en la oficina.
Si tu equipo remote tiene un problema de productividad, inspírate con estos sencillos consejos para reforzar la eficacia y la creatividad de los empleados WFH.
16 Maneras de Aumentar la Productividad de los Empleados (Sin Necesidad de Hipnosis)
- Establece objetivos alcanzables (y mide los progresos)
- Favorecer la producción en horas
- Reduce las distracciones
- Celebra los éxitos
- Invierte en la cultura de la empresa
- Invierte en buena tecnología, herramientas y equipos
- Establece pautas de comunicación claras
- Reducir las reuniones
- Acércate a los empleados poco productivos con amabilidad
- Fomentar el aprendizaje continuo
- Fomentar el tiempo libre
- Promover un estilo de vida saludable
- Mantén conversaciones regulares sobre desarrollo (y recompensa el buen trabajo)
- Evalúa regularmente la productividad
- Perfecciona el proceso de incorporación
- NO introduzcas un sistema de puntos (en serio)
Establece objetivos alcanzables (¡y mide los resultados!)
El lugar de trabajo no es muy distinto de un partido de fútbol: queremos ver goles. Nos encanta el suspense y el duro trabajo que conducen a un buen gol, y la emocionante satisfacción una vez conseguido. Cuando se marca un gol, nos encanta arrancarnos las camisetas y amontonarnos unos encima de otros hasta convertirnos en una montaña de colegas felices. ¿Verdad?
La cuestión es que los objetivos son tu punto de partida para la productividad. Los objetivos ofrecen a los empleados una meta tangible. Son esenciales para mantener a todos alineados sobre las tareas que deben priorizarse. También proporcionan un gran punto de referencia con el que medir el progreso.
Cualquier empleado debería poder preguntarse¿estamos más cerca de alcanzar este objetivo que ayer/la semana pasada? Si no es así, ¿por qué?' Ver el trabajo a través de este objetivo orientado ayuda a identificar los bloqueos y los puntos de dolor.
Pero los objetivos son complicados. Deben encontrar el equilibrio entre el reto y lo alcanzable. Fijar objetivos demasiado ambiciosos hará que los empleados se sientan desanimados y hartos, mientras que fijar sólo objetivos fáciles podría conducir a una cultura de complacencia y aburrimiento.
Cómo fijar objetivos empresariales
- Los objetivos no deben ser demasiado complicados.
- Los objetivos deben ser claros de entender.
- Los objetivos deben estar alineados con la visión y la ambición general de la empresa.
- Los objetivos deben requerir el trabajo en equipo para cumplirse.
- Los objetivos deben incluir ambiciones a corto y largo plazo.
- Los objetivos deben ser realistas pero alcanzables.
- Los objetivos deben ir acompañados de planes de acción y plazos.
- Los objetivos deben ser mensurables.
Preguntas que debes hacerte al fijar un objetivo empresarial
- ¿Es realista el objetivo?
- ¿Es específico el objetivo?
- ¿Es fácil de entender el objetivo?
- ¿Tenemos una ruta de acción y un calendario claros para este objetivo?
- ¿Se puede medir el objetivo?
- ¿Cómo comunicaremos este objetivo?
- ¿Con qué frecuencia volvemos atrás y medimos los progresos?
Favorecer la producción en horas
He aquí una verdad bomba: como empresario o gestor remote , sencillamente no puedes garantizar que tus empleados trabajen ocho horas de nueve a cinco. La pregunta es: ¿por qué debería importarte?
Antes de COVID, la gente entraba en la oficina a la misma hora cada día, independientemente de cómo hubieran dormido la noche anterior. Forzaban la concentración durante las horas de oficina establecidas, aunque esas horas no coincidieran con el momento en que se sentían más motivados para trabajar.
Los empleados se sentaban a chuparse los dedos la última hora de cada día, viendo vídeos de YouTube mientras miraban el reloj de la pared, esperando a que llegara esa hora mágica en la que de repente es aceptable irse a casa.
¿Obligar a tus empleados a trabajar durante horas concretas te parece una buena forma de mejorar la productividad?
Céntrate menos en el número de horas que trabaja un empleado y más en lo que puede conseguir cómodamente en una jornada laboral.
Si un empleado es más productivo cuando empieza a trabajar a las 11 de la mañana, déjale fijar ese horario. Si otro empleado prefiere trabajar a las 7 de la mañana, pero necesita dos horas para comer y recuperarse de una mañana tan intensa, ¿por qué negarle esa flexibilidad?
Las investigaciones apuntan al hecho de que la persona media no puede mantener una concentración intensa durante más de cinco horas al día. Obligar a los empleados a esforzarse más allá de ese tiempo tendrá un efecto contraproducente.
Un empleado al que se obliga regularmente a sentarse en su mesa y mirar fijamente la pantalla (incluso cuando ha abandonado mentalmente el trabajo por ese día) perderá con el tiempo por completo la motivación para trabajar, sea la hora que sea.
Además, si tus empleados se obsesionan con el número exacto de horas que dedican, ¿cómo van a sumergirse en el trabajo en profundidad? El trabajo Remote distancia es cuestión de confianza. Como directivo, debes dar a empleados la libertad de centrarse en la productividad, en lugar de imponerles un número arbitrario de horas de trabajo.
Los resultados hablan por sí solos, y son mucho más potentes que las hojas de horas.
"¿Pero cómo nos aseguramos de que todo el mundo esté presente en las reuniones importantes, si los empleados tienen horarios diferentes?". Te oigo preguntar, justo cuando estamos a punto de pasar al siguiente punto.
Si tu empresa trabaja a distancia pero aún no domina el arte de la comunicación asíncrona, hazte un favor e introduce una herramienta como tl;dv. Las herramientas de reuniónRemote como tl; dv permiten a los empleados ponerse al día de forma sencilla y con tiempo suficiente en cualquier reunión a la que no hayan podido asistir en directo.
Unos potentes principios de documentación son clave para un trabajo remote eficaz, y en una época en la que cualquier reunión puede grabarse con sólo pulsar un botón, deberías utilizar una herramienta para recortar, marcar la hora, etiquetar, descargar, compartir y organizar todas las llamadas grabadas en tu empresa. Tl;dv está disponible como extensión deZoom y como extensión deGoogle Meet .
Reduce las distracciones
El lugar de trabajo moderno (en realidad, el mundo moderno moderno) está lleno de distracciones. Las redes sociales y las plataformas de noticias proporcionan un flujo constante de desbordamiento de información. Incluso cuando un empleado se sienta en su mesa con su trabajo delante, hay innumerables notificaciones luchando por su atención.
Puedes dar a los empleados consejos sobre cómo encontrar la concentración en su entorno de trabajo (por ejemplo, poniendo sus teléfonos en silencio, buscando intimidad en casa o reduciendo el número de pestañas abiertas), pero lo mejor que puede hacer un empleado para aumentar su productividad es silenciar sus notificaciones de trabajo.
Estamos hablando de correos electrónicos, Slack, Teams, Trello y Jira.
"Pero, ¿cómo van a responder los empleados a los mensajes y correos electrónicos con prontitud, si sus notificaciones están silenciadas?"
No lo harán. En su lugar, se centrarán en su trabajo: progresando, completando tareas y entrando en una zona creativa de "flujo".
La mayoría de los empleados tienen su concentración constantemente dividida entre demasiadas plataformas, canales, tareas y preguntas que les llegan en todo momento. Es una forma de trabajar dolorosamente ineficaz que deja a los empleados exhaustos y buscando aspirinas.
En un día cualquiera, lo más probable es que sólo una pequeña parte de los correos electrónicos y mensajes que recibe un empleado sean urgentes, o incluso remotamente sensibles al tiempo. Al establecer un canal de emergencia para cuestiones y necesidades críticas, los empleados pueden estar seguros de que se les avisará si surge algo verdaderamente urgente.
Esto les permitirá centrarse en su trabajo el resto del tiempo. Créenos, es lo último en reducción del estrés.
Diferenciar entre comunicación no urgente y urgente es uno de los mejores pasos que puedes dar para mejorar la comunicación de los empleados y, por consiguiente, su productividad.
Celebra los éxitos
Navidad. SuperBowl. La fiesta de tus vecinos con temática de Elvis. Todos necesitamos algo que nos haga ilusión, y no sólo en nuestra vida personal. Si los empleados sienten que su trabajo no es más que trabajo, trabajo, trabajo, ¿dónde está la diversión y la satisfacción de hacer un gran trabajo?
Una empresa que sabe cuándo (y cómo) celebrar infundirá motivación y solidaridad entre los empleados. A todo el mundo le gusta ver que su duro trabajo da frutos, así que haz saber a los empleados que se les aprecia y dales la celebración que se merecen tras un logro. Un empleado que se siente apreciado, valorado y respetado es más probable que se dedique a su trabajo.
Cuando se ha producido un logro digno de mención, hay que dar las gracias a tus empleados, ya sea por correo electrónico, videoconferencia, correo postal, en persona o por paloma mensajera.
En un lugar de trabajo físico, celebrar los éxitos puede ser tan sencillo como traer un delicioso pastel y provocar una ronda de aplausos (por el trabajo duro, no por el pastel). Cuando se alcanzan objetivos mayores y se justifican celebraciones más grandes, puede ser conveniente una cena de equipo. Pero, ¿cómo debe celebrarlo un equipo a distancia?
Los equipos Remote pueden celebrarlo con actividades de equipo virtuales. Anima a todos a desconectar del trabajo y a concentrarse en un juego divertido o en un concurso de música. Perkbox tiene una gran lista de ideas para actividades remote distancia que ayudarán a la gente a desconectar, reírse y conocerse mejor.
Considera la posibilidad de hacer regalos individuales a empleados concretos que hayan trabajado especialmente duro. Un día libre, una tarjeta regalo online o incluso una caja de bombones en su buzón pueden ayudar mucho a mostrar tu agradecimiento.
Invierte en la cultura de la empresa
Crear y preservar una cultura empresarial sólida debe ser siempre una prioridad, y no sólo por su impacto positivo en la productividad.
Cuanto más sientan los empleados que se les permite cometer errores, desafiar las formas de trabajar, disfrutar de un equilibrio saludable entre trabajo y vida privada, y divertirse con su equipo, más probabilidades tendrán de rendir bien.
Un estudio de BetterUp sugiere que "los empleados que sienten un fuerte sentimiento de pertenencia, frente a uno débil, experimentan un aumento del 56% en el rendimiento laboral, una reducción del 50% en el riesgo de rotación y una disminución del 75% en los días de baja por enfermedad".
Otro estudio de BusinessWire revela que la productividad y el bienestar de los empleados remote aumentan cuando las empresas fomentan una cultura "conectada" entre los equipos WFH.
Invierte en buena tecnología, herramientas y equipos
¿Conoces la frase "trabaja más inteligentemente, no más duro"? Esto puede significar muchas cosas en un lugar de trabajo, pero si me preguntas a mí, sobre todo significa invertir en herramientas y equipos de alta calidad.
Las soluciones tecnológicas que ayudan a reducir el trabajo manual y a hacer el trabajo más rápidamente van a aumentar la productividad en toda tu organización. Cuando haya procesos que ampliar, amplíalos. Cuando las tareas puedan automatizarse, automátelas. ¿El portátil de un empleado es demasiado lento? Quémalo. Es decir, recíclalo.
Actualizar los equipos e invertir en herramientas de productividad no sólo ahorrará tiempo, sino que reducirá los dolores de cabeza. Si no estás seguro de qué herramientas o equipos podrían tener un mayor impacto en el trabajo y el bienestar de los empleados, ¡simplemente pregúntaselo a tus empleados! Además, ofrecer opciones sobre acciones ESOP puede ser otra forma de mostrar agradecimiento por las contribuciones de los empleados e incentivar su dedicación continua.
Establece pautas de comunicación claras
Las comunicaciones deficientes en empresas remote o híbridas son costosas. Si tienes suerte, sólo provocan retrasos e ineficacia; si tienes mala suerte, dan lugar a errores colosales. En cualquier caso, son una pérdida de tiempo, y establecer pautas de comunicación eficaces para los trabajadores remote distancia debería ser una de tus principales prioridades.
Considera la posibilidad de establecer principios en torno a:
- Qué tipo de noticia o asunto justifica un anuncio
- Dónde deben publicarse estos anuncios
- Cómo comentar los anuncios
Por ejemplo, puedes identificar que las herramientas de mensajería como Slack son perjudiciales para la productividad porque los empleados se distraen con los constantes mensajes que parpadean en su pantalla. Puede que te des cuenta de que las reuniones suelen descarrilar porque los participantes hacen demasiadas preguntas a lo largo de las presentaciones.
Tal vez te des cuenta de que los anuncios a menudo no incluyen detalles esenciales, o de que algunos tipos de anuncios no son apropiados para la plataforma en la que se publican.
Puede que las charlas no laborales se mezclen con las relacionadas con el trabajo, cuando estos dos tipos de comunicación (aunque ambos son importantes) deberían separarse en canales distintos. Si localizas los puntos débiles de la comunicación en tu empresa, podrás crear mejores directrices sobre cómo comunicarte eficazmente.
Reducir las reuniones
Las reuniones ineficaces son uno de los mayores asesinos de la productividad. La mayoría de las empresas tienen algún tipo de problema con su cultura de reuniones, por eso hemos escrito un artículo específico sobre cómo organizar reuniones más eficaces.
Especialmente en los lugares de trabajo remote , las reuniones se vuelven demasiado frecuentes, demasiado largas, demasiado desorganizadas... o tan mal documentadas que es necesario repetirlas. ¿Cuál es el resultado?
Los empleados se agotan tanto con las reuniones seguidas que no les queda tiempo ni motivación para hacer el trabajo de verdad.
Una extensión deZoom o Google Meet como tl;dv ayuda a reducir el número total de reuniones necesarias, grabando, transcribiendo y almacenando todas las reuniones pasadas. Los ajustes personalizados para compartir, las funciones de edición, una herramienta para marcar el tiempo y la posibilidad de etiquetar a personas concretas en distintas partes de la llamada son formas perfectas de reducir la necesidad de largos seguimientos.
En cultura de reunión asíncrona reduce la necesidad de que varios empleados asistan a la misma llamada al mismo tiempo. Al pasar menos tiempo en las reuniones, los empleados perderán menos tiempo, se sentirán menos fatigados y, en consecuencia, serán más productivos.
Acércate a los empleados con amabilidad
¿Los niveles de productividad de un empleado han caído en picado? Puedes seguir todos los principios de esta guía, y aun así descubrir que algunos empleados tienen dificultades con la productividad. La solución no es reprender o amenazar a los empleados.
Es demasiado fácil tachar a un empleado de bajo rendimiento de vago o incompetente. Casi siempre hay una razón más comprensible para la baja productividad. Podría estar relacionada con problemas que el empleado esté experimentando en su vida personal, problemas de salud (incluso una enfermedad no diagnosticada como el TDAH) o un entorno doméstico agitado y que le distraiga.
A veces, un empleado tendrá problemas de productividad simplemente porque experimenta una insatisfacción general con su trabajo, el tipo de insatisfacción que no pueden curar las celebraciones ni los equipos ergonómicos.
Si un empleado no siente pasión por su trabajo, es posible que no esté siguiendo el camino profesional adecuado. Hablar abiertamente y con simpatía con un empleado sobre este tema tan delicado puede conducir a debates reveladores sobre lo que quiere de su trabajo.
Uno de vosotros, o ambos, podéis llegar a conclusiones útiles. Por ejemplo, puede que el empleado se adapte mejor a otro puesto en la empresa. Quizá necesite reducir las horas de trabajo para tener tiempo de dedicarse a otra pasión.
La baja productividad también podría ser una señal de que necesitan dar el siguiente paso en su carrera y encontrar empleo en un campo o función que les motive.
Cuando permites que los empleados sean sinceros sobre sus problemas de productividad, puedes identificar y buscar soluciones.
Al fin y al cabo, ¿cómo podemos solucionar los problemas de productividad si los empleados tienen demasiado miedo incluso a reconocerlos? Proporciona un espacio seguro para la transparencia y la honestidad.
Fomentar el aprendizaje continuo
Como el sabio Alice Cooper comentó pertinentemente en una ocasión, "la escuela se acaba para siempre". Aunque esto es cierto para la mayoría de nosotros, un empleado productivo apreciará, no obstante, la oportunidad de reforzar continuamente su banco de conocimientos.
Proporciona a los empleados acceso a cursos y formación que les entusiasmen. Si no ofreces a los empleados los recursos y el tiempo necesarios para actualizar sus conocimientos, su productividad se verá afectada.
Piensa en todos los errores cometidos por simple falta de conocimientos. Todo el tiempo perdido porque un empleado tuvo que pedir ayuda. Piensa en las horas que podrían ahorrarse si cada empleado realizara su trabajo con más confianza, con los conocimientos y la perspicacia necesarios para escalar sus tareas con eficacia.
No importa lo experimentados que sean tus empleados: nadie lo sabe todo, así que sigue llenando esas lagunas de conocimiento con incentivos para aprender.
Apoya a los empleados que deseen hacer cursos, y anímales a dedicar algunas horas a la semana a actualizar sus conocimientos. Por ejemplo, si tu equipo quiere aprender lo último en ciberseguridad, considera la posibilidad de proporcionarle acceso a recursos como Cisco Exam Dumps. Esto les ayuda a comprender los fundamentos de las operaciones de ciberseguridad.
Fomentar el tiempo libre
La peor palabra que puedes oír en el contexto de la productividad de los empleados: agotamiento.
No hace mucho, el empleado que nunca cogía un solo día por enfermedad, y al que prácticamente se obligaba a coger sus vacaciones, era considerado un empleado modelo.
Fue una época tonta. Menos mal que ahora todos somos mucho más sabios.
Promover estilos de vida saludables
Una persona sana es una persona productiva. Todo el mundo merece gozar de buena salud, y como directivo es tu responsabilidad desalentar la formación de hábitos poco saludables en torno al trabajo, como que los empleados trabajen demasiadas horas, se pasen trabajando la hora de la comida, no hagan suficientes pausas para estirar las piernas o no tomen suficiente aire fresco.
Puedes introducir incentivos para que prueben nuevos deportes o vayan al gimnasio (por ejemplo, con reembolsos y descuentos relacionados con el deporte).
También se puede fomentar la alimentación sana. Ofrece a los empleados descuentos en servicios de suscripción a comestibles como Daily Harvest o Instacart.
Igualmente importante para la salud de tus empleados es su mobiliario de oficina. ¿Disfrutan de sillas, mesas, teclados y alfombrillas de ratón ergonómicos? ¿Pueden trabajar en un lugar con aire fresco, luz solar e intimidad?
Merece la pena invertir en mobiliario y equipos de trabajo cómodos para tu empleado remote distancia, quizá incluso en pases para oficinas de co-working. Cuanto mejor sea su postura, mejor podrá trabajar. ¡Nadie es plenamente productivo con dolor de espalda!
Mantén conversaciones regulares sobre desarrollo (y recompensa el buen trabajo)
Como gestor remote , es importante programar reuniones individuales periódicas con los empleados. Sin señales visuales y conversaciones diarias, los empleados pueden sentirse inseguros sobre si su trabajo es satisfactorio. La validación era mucho más fácil en una oficina. Cuando un empleado hacía horas extras, sus compañeros se daban cuenta de su esfuerzo.
En un lugar de trabajo remote , es un poco más difícil -pero aún más importante- que prestes atención a la forma en que los empleados progresan y hacen ese esfuerzo adicional.
Con las llamadas programadas, siempre tendrás un momento reservado en tu calendario para hacer saber a los empleados que se aprecia su trabajo. También es el momento de proporcionarles el feedback que necesitan para crecer.
Como un empleado ya no puede llamar a tu puerta para una charla salarial, querrás proporcionar un espacio virtual en el que este tipo de conversación pueda surgir de forma natural. Muéstrate disponible y accesible para los empleados que estén dispuestos a subir de nivel.
Las charlas de desarrollo también dan a los empleados la oportunidad de plantear sus opiniones sobre tu actuación como directivo. Estas percepciones tienen un valor incalculable, y te ayudarán a comprender cómo puedes influir mejor en la productividad de los empleados desde la distancia.
Evaluar frecuentemente la productividad
¿Cuándo fue la última vez que hiciste una "auditoría de productividad"?
Cuando evalúes los niveles de productividad, podrás
- Identificar bloqueadores
- Identificar oportunidades de aprendizaje
- Identificar las necesidades de perfeccionamiento
- Identificar las necesidades de ampliación
- Identificar los problemas de motivación
- Establece mejores objetivos
Si te das cuenta de que la productividad se resiente de forma persistente con tu forma de trabajar actual, puede que haya llegado el momento de introducir procesos más estructurados.
Muchas empresas a las que les cuesta fijar objetivos, o tienen una visión poco clara de su producto final, se benefician de la metodología ágil.
Agile es una forma estructurada de gestión de proyectos y desarrollo de productos que promueve la priorización inteligente, la flexibilidad, la adaptabilidad y la colaboración con el cliente.
En palabras de Macadamian; "Agile permite a los propietarios del producto ajustar los requisitos y las prioridades a lo largo del camino para aprovechar las oportunidades y, en última instancia, ofrecer un producto mejor a todas las partes interesadas del proyecto."
¿No estás seguro de si la metodología ágil es adecuada para tu empresa? Si quieres probar una forma ágil de trabajar, o simplemente aprender más sobre cómo se puede aplicar el marco a tu empresa, siempre puedes recurrir a un coach ágil.
Empieza con la incorporación
A medida que nos acercamos al final de esta lista, planteamos algo que en realidad debería tenerse en cuenta desde el principio de la trayectoria de un empleado en tu empresa.
De todos los que han tenido dificultades para adaptarse en el cambio al trabajo remote , los nuevos empleados son posiblemente los que más han sufrido. Al no poder observar y aprender sentados junto a sus compañeros, los recién contratados se han visto a menudo abandonados a su suerte. Sin poder aprender los nombres de sus nuevos compañeros con un rápido apretón de manos, integrarse en un puesto de trabajo remote distancia también puede ser socialmente difícil.
Por eso, los nuevos empleados deben contar con una experiencia de incorporación fluida y completa en las empresas remote . Si esto no está garantizado desde el principio, el empleado se sentirá desmotivado, inseguro y -con el paso del tiempo- demasiado temeroso de preguntar las cosas que cree que "probablemente ya debería saber".
Del mismo modo, no querrás poner a los empleados actuales en la incómoda situación de tener que responder a innumerables preguntas enviadas a través de Slack por sus nuevos compañeros.
La responsabilidad de garantizar una sólida incorporación remote recae en el gestor. Recomendamos crear una biblioteca de material de incorporación visualmente atractivo. Las reuniones importantes, las presentaciones, las demostraciones y las llamadas de descubrimiento pueden compartirse para obtener un contexto instantáneo. Las llamadas grabadas también ayudan al empleado a conocer un poco mejor las personalidades de tu empresa.
NO introducir un sistema basado en puntos
Los aumentos, los ascensos, el reconocimiento, los días libres y las celebraciones; una discusión, todas ellas son recompensas perfectamente adecuadas. No es necesario introducir un sistema de puntos para motivar a los empleados. De hecho, hacerlo es muy arriesgado, como se demostró en Dunder Mifflin.
Los empleados a los que se ofrecen las mejores circunstancias para prosperar, y que pueden sentirse motivados y orgullosos de su trabajo, tienen muchas más probabilidades de trabajar más duro y de forma más inteligente. Motivar a tus empleados a distancia no tiene por qué ser difícil; escucha sus necesidades, prioriza su bienestar y da buen ejemplo. Transformar los procesos y la cultura de la empresa lleva tiempo, pero cuando la recompensa es un fuerte aumento de la productividad, el esfuerzo merece la pena.
