Dato curioso del día: los empleados que se perciben a sí mismos como productivos en el trabajo experimentan mayores niveles de confianza, motivación y satisfacción laboral en general. En realidad, es una situación de huevo y gallina. También se podría decir que los empleados más felices son mucho más productivos en el trabajo. Hasta un 13% más productivos que los empleados infelices, según un estudio.
La productividad es el alma de una empresa y, sin embargo, rara vez nos tomamos el tiempo necesario para definirla o medirla adecuadamente, por no hablar de los obstáculos que se interponen en su camino.
A medida que las empresas con visión de futuro se adaptan a remote o a entornos de trabajo híbridos, los directivos se enfrentan a un nuevo reto: ¿cómo aumentar la productividad de los empleados de remote ?
Ayudar a los empleados a rendir más desde el otro lado de la pantalla requiere sin duda un enfoque más flexible, confiado y empático de la gestión. La buena noticia es que, si se consigue la productividad en remote , los empleados serán mucho más eficaces en casa que en la oficina.
Si tu equipo de remote tiene un problema de productividad, inspírate con estos sencillos consejos para reforzar la eficiencia y la creatividad de los empleados WFH.
16 formas de aumentar la productividad de los empleados (sin necesidad de hipnosis)
- Establecer objetivos alcanzables (y medir los progresos)
- Favorecer la producción en horas
- Reducir las distracciones
- Celebrar los éxitos
- Invertir en la cultura de la empresa
- Invertir en buena tecnología, herramientas y equipos
- Establecer directrices claras de comunicación
- Reducir las reuniones
- Diríjase a los empleados de baja productividad con amabilidad
- Fomentar el aprendizaje continuo
- Fomentar el tiempo libre
- Promover un estilo de vida saludable
- Mantener conversaciones periódicas sobre el desarrollo (y recompensar el buen trabajo)
- Evaluar regularmente la productividad
- Perfeccionar el proceso de incorporación
- NO introducir un sistema de puntos (en serio)
Establezca objetivos alcanzables (¡y mida el rendimiento!)
El lugar de trabajo no es muy diferente de un partido de fútbol: queremos ver goles. Nos encanta el suspenso y el trabajo duro que lleva a un buen gol, y la emocionante satisfacción una vez que se ha completado. Cuando se marca un gol, nos encanta arrancarnos las camisetas y amontonarnos unos encima de otros hasta convertirnos en una montaña de compañeros felices. ¿No es así?
La cuestión es que los objetivos son el punto de partida de la productividad. Los objetivos ofrecen a los empleados una meta tangible. Son esenciales para mantener a todo el mundo alineado con las tareas a las que hay que dar prioridad. Además, constituyen un excelente punto de referencia para medir el progreso.
Cualquier empleado debería ser capaz de preguntarse '¿estamos más cerca de alcanzar este objetivo que ayer/la semana pasada? Si no es así, ¿por qué?Ver el trabajo a través de este objetivo orientado ayuda a identificar los bloqueos y los puntos de dolor.
Pero los objetivos son complicados. Deben encontrar el equilibrio entre lo desafiante y lo alcanzable. Establecer objetivos demasiado ambiciosos hará que los empleados se sientan desanimados y hartos, mientras que establecer sólo objetivos fáciles podría conducir a una cultura de complacencia y aburrimiento.
Cómo establecer objetivos empresariales
- Los objetivos no deben ser demasiado complicados.
- Los objetivos deben ser claros de entender.
- Los objetivos deben estar alineados con la visión y la ambición general de la empresa.
- Los objetivos deben requerir el trabajo en equipo para su cumplimiento.
- Los objetivos deben incluir ambiciones tanto a corto como a largo plazo.
- Los objetivos deben ser realistas pero alcanzables.
- Los objetivos deben ir acompañados de planes de acción y calendarios.
- Los objetivos deben ser medibles.
Preguntas que hay que hacerse al establecer un objetivo empresarial
- ¿Es el objetivo realista?
- ¿El objetivo es específico?
- ¿Es fácil de entender el objetivo?
- ¿Tenemos una ruta de acción clara y un calendario para este objetivo?
- ¿Es el objetivo medible?
- ¿Cómo vamos a comunicar este objetivo?
- ¿Con qué frecuencia volvemos a medir el progreso?
Favorecer la producción en horas
He aquí una bomba de verdad: como empresario o directivo de remote , simplemente no puede garantizar que sus empleados trabajen ocho horas de nueve a cinco. La pregunta es: ¿por qué debería importarle?
Antes de COVID, la gente entraba en la oficina a la misma hora cada día, independientemente de cómo hubieran dormido la noche anterior. Obligaban a concentrarse durante las horas de oficina establecidas, aunque esas horas no coincidieran con el momento en que se sentían más motivados para trabajar.
Los empleados se sentaban a chuparse los dedos la última hora de cada día, viendo clips de YouTube mientras miraban el reloj de la pared, esperando que llegara esa hora mágica en la que de repente es aceptable irse a casa.
¿Obligar a tus empleados a trabajar durante unas horas determinadas te parece una buena forma de mejorar la productividad?
Concéntrese menos en el número de horas que trabaja un empleado y más en lo que puede lograr cómodamente en un día de trabajo.
Si un empleado es más productivo cuando empieza a trabajar a las 11 de la mañana, permítele fijar ese horario. Si otro empleado prefiere trabajar a las 7 de la mañana, pero necesita dos horas de descanso para recuperarse de una mañana tan intensa, ¿por qué negarle esta flexibilidad?
Las investigaciones apuntan a que la persona media no puede mantener una concentración intensa durante más de cinco horas al día. Obligar a los empleados a esforzarse más allá de eso tendrá un efecto contraproducente.
Un empleado que se ve obligado a sentarse en su escritorio y mirar fijamente su pantalla (incluso cuando ha abandonado mentalmente el trabajo por ese día) perderá con el tiempo completamente su motivación para trabajar, sin importar la hora del día.
Además, si tus empleados se obsesionan con el número exacto de horas que dedican, ¿cómo van a sumergirse en el trabajo en profundidad? Remote trabajo es cuestión de confianza. Como directivo, deberías dar a empleados la libertad de centrarse en la productividad en lugar de imponerles un número arbitrario de horas de trabajo.
Los resultados hablan por sí mismos, y son mucho más potentes que las hojas de trabajo.
"Pero, ¿cómo nos aseguramos de que todo el mundo esté presente en las reuniones importantes, si los empleados tienen horarios diferentes?", oigo preguntar, justo cuando estamos a punto de pasar al siguiente punto.
Si su empresa trabaja a distancia pero aún no domina el arte de la comunicación asíncrona, hágase un favor e introduzca una herramienta como tl;dv. Las herramientas de reunionesRemote , como tl;dv, permiten a los empleados ponerse al día de forma sencilla y rápida en cualquier reunión a la que no hayan podido asistir en directo.
Los principios de documentación son clave para un trabajo eficaz en remote . En una época en la que cualquier reunión puede grabarse con sólo pulsar un botón, deberías utilizar una herramienta para recortar, marcar el tiempo, etiquetar, descargar, compartir y organizar todas las llamadas grabadas en tu empresa. Tl;dv está disponible como extensión de Zoom y como extensión deGoogle Meet .
Reducir las distracciones
El lugar de trabajo moderno (en realidad, el mundo) está lleno de distracciones. Las redes sociales y las plataformas de noticias proporcionan un flujo constante de información. Incluso cuando un empleado se sienta en su mesa con su trabajo delante, hay innumerables notificaciones que luchan por su atención.
Puedes dar a los empleados consejos sobre cómo encontrar la concentración en su entorno de trabajo (por ejemplo, poniendo sus teléfonos en silencio, buscando privacidad en casa o reduciendo el número de pestañas abiertas), pero lo mejor que puede hacer un empleado para aumentar su productividad es silenciar sus notificaciones de trabajo.
Estamos hablando de correos electrónicos, Slack, Teams, Trello y Jira.
"¿Pero cómo van a responder los empleados a los mensajes y correos electrónicos con prontitud, si sus notificaciones están silenciadas?"
No lo harán. En su lugar, se centrarán en su trabajo, avanzando, completando tareas y entrando en una zona creativa de "flujo".
La mayoría de los empleados tienen su concentración constantemente dividida entre demasiadas plataformas, canales, tareas y preguntas que les llegan en todo momento. Es una forma de trabajar dolorosamente ineficaz que deja a los empleados exhaustos y buscando aspirinas.
En un día cualquiera, lo más probable es que sólo una pequeña parte de los correos electrónicos y mensajes que recibe un empleado sean urgentes, o incluso remotamente sensibles al tiempo. Al establecer un canal de emergencia para cuestiones y necesidades críticas, los empleados pueden estar seguros de que recibirán una notificación si surge algo realmente urgente.
Esto les permitirá concentrarse en su trabajo el resto del tiempo. Confíe en nosotros, es lo último en reducción de estrés.
Diferenciar entre comunicación urgente y no urgente es uno de los mejores pasos que puede dar para mejorar la comunicación con los empleados y, por consiguiente, su productividad.
Celebrar los éxitos
Navidad. La SuperBowl. La fiesta de tus vecinos con temática de Elvis. Todos necesitamos algo que nos haga ilusión, y no sólo en nuestra vida personal. Si los empleados sienten que su trabajo no es más que trabajo, trabajo, trabajo, ¿dónde está la diversión y la satisfacción de hacer un gran trabajo?
Una empresa que sabe cuándo (y cómo) celebrar infundirá motivación y solidaridad entre los empleados. A todo el mundo le gusta ver que su duro trabajo da sus frutos, así que haga saber a los empleados que se les aprecia y ofrézcales la celebración que se merecen después de un logro. Un empleado que se siente apreciado, valorado y respetado es más probable que se dedique a su trabajo.
Cuando se produce un logro digno de mención, hay que dar las gracias a los empleados, ya sea por correo electrónico, videoconferencia, correo postal, en persona o por paloma mensajera.
En un lugar de trabajo físico, celebrar los éxitos puede ser tan sencillo como traer un delicioso pastel y provocar una ronda de aplausos (por el trabajo duro, no por el pastel). Cuando se alcanzan objetivos más importantes y se justifican celebraciones más grandes, puede ser necesaria una cena de equipo. Pero, ¿cómo debe celebrar un equipo a distancia?
Remote Los equipos pueden celebrarlo con actividades virtuales. Anima a todos a desconectar del trabajo y a concentrarse en un juego divertido o en un concurso de música. Perkbox tiene una gran lista de ideas para actividades en remote que ayudarán a la gente a desconectar, reírse y conocerse mejor.
Considera la posibilidad de hacer regalos individuales a empleados concretos que hayan trabajado especialmente duro. Un día libre, una tarjeta de regalo online o incluso una caja de bombones en su buzón pueden ser una buena forma de mostrar tu agradecimiento.
Invertir en la cultura de la empresa
Crear y preservar una cultura empresarial sólida debería ser siempre una prioridad, y no sólo por su impacto positivo en la productividad.
Cuanto más sientan los empleados que se les permite cometer errores, desafiar las formas de trabajo, disfrutar de un equilibrio saludable entre la vida laboral y la personal, y divertirse con su equipo, más probable será que rindan bien.
Un estudio de BetterUp sugiere que "los empleados que sienten un fuerte sentido de pertenencia, frente a uno débil, experimentan un aumento del 56% en el rendimiento laboral, una reducción del 50% en el riesgo de rotación y una disminución del 75% en los días de enfermedad."
Otro estudio de BusinessWire revela que la productividad y el bienestar de los empleados de remote aumentan cuando las empresas fomentan una cultura "conectada" entre los equipos que trabajan desde casa.
Invertir en buena tecnología, herramientas y equipos
¿Conoce la frase "trabajar más inteligentemente, no más duro"? Esto puede significar muchas cosas en un lugar de trabajo, pero si me preguntas, sobre todo significa invertir en herramientas y equipos de alta calidad.
Las soluciones tecnológicas que ayudan a reducir el trabajo manual y a realizar el trabajo más rápidamente van a aumentar la productividad en toda la organización. Cuando haya procesos que escalar, escálelos. Cuando las tareas puedan automatizarse, automatízalas. ¿El portátil de un empleado es demasiado lento? Quémalo. Es decir, recíclalo.
Actualizar los equipos e invertir en herramientas de productividad no sólo ahorrará tiempo, sino que reducirá los quebraderos de cabeza. Si no está seguro de qué herramientas o equipos podrían tener el mayor impacto en el trabajo y el bienestar de los empleados, ¡simplemente pregunte a sus empleados! Además, ofrecer opciones sobre acciones ESOP puede ser otra forma de mostrar agradecimiento por las contribuciones de los empleados e incentivar su dedicación continua.
Establecer directrices claras de comunicación
Una comunicación deficiente en remote o en empresas híbridas sale cara. Si tienes suerte, sólo provocan retrasos e ineficacia; si tienes mala suerte, dan lugar a errores colosales. En cualquier caso, son una pérdida de tiempo, y establecer unas pautas de comunicación eficaces para los trabajadores de remote debería ser una de sus principales prioridades.
Considere la posibilidad de establecer principios en torno a:
- Qué tipo de noticia o asunto justifica un anuncio
- Dónde deben publicarse estos anuncios
- Cómo se comentan los anuncios
Por ejemplo, puede identificar que las herramientas de mensajería como Slack son perjudiciales para la productividad porque los empleados se distraen con los constantes mensajes que parpadean en su pantalla. Puede que te des cuenta de que las reuniones suelen descarrilar porque los participantes hacen demasiadas preguntas a lo largo de las presentaciones.
Tal vez observe que los anuncios a menudo no incluyen detalles esenciales, o que algunos tipos de anuncios no son apropiados para la plataforma en la que se publican.
Puede que las charlas no laborales se mezclen con las relacionadas con el trabajo, cuando estos dos tipos de comunicación (aunque ambos importantes) deberían separarse en canales diferentes. Si detectas los puntos débiles de la comunicación en tu empresa, podrás crear mejores directrices sobre cómo comunicar con eficacia.
Reducir las reuniones
Las reuniones ineficaces son uno de los mayores asesinos de la productividad. La mayoría de las empresas tienen algún tipo de problema con su cultura de reuniones, por eso hemos escrito un artículo específico sobre cómo organizar reuniones más eficaces.
Especialmente en remote , las reuniones son demasiado frecuentes, largas y desorganizadas, o están tan mal documentadas que es necesario repetirlas. ¿Cuál es el resultado?
Los empleados están tan agotados por las reuniones consecutivas que no tienen tiempo ni motivación para hacer el trabajo real.
Una extensión deZoom o Google Meet como tl;dv ayuda a reducir el número total de reuniones necesarias, al grabar, transcribir y almacenar todas las reuniones pasadas. Los ajustes personalizados para compartir, las funciones de edición, una herramienta para marcar el tiempo y la posibilidad de etiquetar a personas concretas en distintas partes de la llamada son formas perfectas de reducir la necesidad de largos seguimientos.
En cultura de reunión asíncrona reduce la necesidad de que varios empleados asistan a la misma llamada al mismo tiempo. Al pasar menos tiempo en reuniones, los empleados perderán menos tiempo, se sentirán menos fatigados y, como resultado, serán más productivos.
Acérquese a los empleados con amabilidad
¿Los niveles de productividad de un empleado han caído en picado? Puede seguir todos los principios de esta guía, y aun así descubrir que algunos empleados tienen dificultades con la productividad. La solución no es reprender o amenazar a los empleados.
Es demasiado fácil tachar a un empleado de bajo rendimiento de perezoso o incompetente. Casi siempre hay una razón más comprensible para la baja productividad. Podría estar relacionado con problemas que el empleado está experimentando en su vida personal, problemas de salud (incluso una condición no diagnosticada como el TDAH), o un entorno doméstico agitado y de distracción.
A veces, un empleado tendrá problemas de productividad simplemente porque está experimentando una insatisfacción general con su trabajo, el tipo de insatisfacción que no se puede curar con celebraciones o equipos ergonómicos.
Si un empleado no siente pasión por su trabajo, es posible que no esté siguiendo el camino profesional adecuado. Hablar abiertamente y con simpatía con un empleado sobre este tema tan delicado puede llevar a discusiones reveladoras sobre lo que quiere de su trabajo.
Uno o ambos pueden llegar a conclusiones útiles. Por ejemplo, puede que el empleado sea más adecuado para otro puesto en la empresa. Tal vez necesite reducir las horas de trabajo para tener tiempo de dedicarse a otra pasión.
La baja productividad también podría ser una señal de que necesita dar el siguiente paso en su carrera y encontrar un empleo en un campo o función que le motive.
Si permite que los empleados sean sinceros sobre sus problemas de productividad, podrá identificar y trabajar para encontrar soluciones.
Al fin y al cabo, ¿cómo podemos solucionar los problemas de productividad si los empleados tienen demasiado miedo incluso de reconocerlos? Proporcione un espacio seguro para la transparencia y la honestidad.
Fomentar el aprendizaje continuo
Como dijo una vez el sabio Alice Cooper, "la escuela está fuera para siempre". Aunque esto es cierto para la mayoría de nosotros, un empleado productivo apreciará, no obstante, la oportunidad de reforzar continuamente su banco de conocimientos.
Ofrezca a los empleados acceso a cursos y formación que les entusiasmen. Si no ofrece a los empleados los recursos y el tiempo necesarios para actualizar sus conocimientos, su productividad se verá afectada.
Piense en todos los errores cometidos por una simple falta de conocimiento. Todo el tiempo perdido porque un empleado tuvo que pedir ayuda. Piensa en las horas que se podrían ahorrar si cada empleado realizara su trabajo con más confianza, con la experiencia y la visión necesarias para escalar sus tareas con eficacia.
No importa la experiencia de sus empleados: nadie lo sabe todo, así que siga llenando esas lagunas de conocimiento con incentivos para aprender.
Apoye a los empleados que deseen hacer cursos y anímelos a dedicar algunas horas a la semana a la actualización de sus conocimientos.
Fomentar el tiempo libre
La peor palabra que se puede escuchar en el contexto de la productividad de los empleados: burnout.
No hace mucho tiempo, el empleado que nunca cogía un solo día de enfermedad, y al que prácticamente se le obligaba a coger las vacaciones, era puesto como un empleado modelo.
Aquella era una época tonta. Gracias a Dios, ahora somos mucho más sabios.
Promover estilos de vida saludables
Una persona sana es una persona productiva. Todo el mundo se merece una buena salud, y como gestor es su responsabilidad desalentar la formación de hábitos poco saludables en torno al trabajo, como que los empleados trabajen demasiadas horas, se pasen la hora de la comida, no se tomen suficientes descansos para estirar las piernas o no tomen suficiente aire fresco.
Puedes introducir incentivos para probar nuevos deportes o ir al gimnasio (por ejemplo, con reembolsos y descuentos relacionados con el deporte).
También se puede fomentar la alimentación saludable. Ofrezca a los empleados descuentos en servicios de suscripción a comestibles como Daily Harvest o Instacart.
Igualmente importante para la salud de sus empleados es su mobiliario de oficina. ¿Disfrutan de sillas, mesas, teclados y alfombrillas de ratón ergonómicos? ¿Pueden trabajar en un lugar con aire fresco, luz solar y privacidad?
Merece la pena invertir en mobiliario y equipos de trabajo cómodos para tu empleado de remote , incluso en pases para oficinas de coworking. Cuanto mejor sea su postura, mejor podrá trabajar. Nadie es plenamente productivo con dolor de espalda.
Mantener conversaciones periódicas sobre el desarrollo (y recompensar el buen trabajo)
Como gestor de remote , es importante programar reuniones individuales periódicas con los empleados. Sin señales visuales y conversaciones diarias, los empleados pueden sentirse inseguros sobre si su trabajo es satisfactorio. La validación era mucho más fácil en una oficina. Cuando un empleado hacía horas extra, sus compañeros se daban cuenta de su esfuerzo.
En un lugar de trabajo como remote , es un poco más difícil -pero aún más importante- prestar atención a la forma en que los empleados progresan y hacen un esfuerzo adicional.
Con las llamadas programadas, siempre tendrá un momento reservado en su calendario para hacer saber a los empleados que su trabajo es apreciado. También es el momento de proporcionarles el feedback que necesitan para crecer.
Dado que un empleado ya no puede llamar a su puerta para hablar de su salario, querrá proporcionar un espacio virtual en el que este tipo de conversación pueda surgir de forma natural. Esté disponible y sea accesible para los empleados que están listos para subir de nivel.
Las charlas de desarrollo también dan a los empleados la oportunidad de plantear sus opiniones sobre su rendimiento como directivo. Estas percepciones son inestimables y le ayudarán a comprender cómo puede influir mejor en la productividad de los empleados desde la distancia.
Evaluar frecuentemente la productividad
¿Cuándo fue la última vez que hizo una "auditoría de productividad"?
Cuando se evalúan los niveles de productividad, se puede:
- Identificar los bloqueadores
- Identificar las oportunidades de aprendizaje
- Identificar las necesidades de mejora de las competencias
- Identificar las necesidades de ampliación
- Identificar los problemas de motivación
- Establecer mejores objetivos
Si observa que la productividad se resiente de forma persistente con su forma de trabajar actual, puede que sea el momento de introducir procesos más estructurados.
Muchas empresas que tienen dificultades para fijar sus objetivos, o que tienen una visión poco clara de su producto final, se benefician de la metodología ágil.
Agile es una forma estructurada de gestión de proyectos y desarrollo de productos que promueve la priorización inteligente, la flexibilidad, la adaptabilidad y la colaboración con el cliente.
En palabras de Macadamian: "Agile permite a los propietarios de los productos ajustar los requisitos y las prioridades a lo largo del proceso para aprovechar las oportunidades y, en última instancia, ofrecer un mejor producto a todas las partes interesadas del proyecto"."
¿No está seguro de si Agile es adecuado para su empresa? Si quiere probar una forma de trabajo ágil, o simplemente aprender más sobre cómo se puede aplicar el marco a su empresa, siempre puede recurrir a un coach ágil.
Empezar con la incorporación
A medida que nos acercamos al final de esta lista, planteamos algo que en realidad debería considerarse desde el principio de la trayectoria de un empleado en su empresa.
De todos los que han tenido dificultades para adaptarse al cambio al trabajo en remote , los nuevos empleados son posiblemente los que más han sufrido. Al no poder observar y aprender sentados junto a sus compañeros, los recién contratados se han visto a menudo abandonados a su suerte. Sin poder aprender los nombres de sus nuevos compañeros con un rápido apretón de manos, la integración en un lugar de trabajo remote también puede resultar socialmente difícil.
Por eso, los nuevos empleados deben contar con una experiencia de incorporación fluida y completa en las empresas de remote . Si esto no se garantiza desde el principio, el empleado se sentirá desmotivado, inseguro y, con el paso del tiempo, temeroso de preguntar lo que cree que "ya debería saber".
Del mismo modo, no querrá poner a los empleados actuales en la incómoda situación de tener que lidiar con innumerables preguntas enviadas a través de Slack por sus nuevos compañeros.
La responsabilidad de garantizar una buena integración en remote recae en el directivo. Recomendamos crear una biblioteca de material de incorporación visualmente atractivo. Las reuniones importantes, las presentaciones, las demostraciones y las llamadas de descubrimiento pueden compartirse para contextualizarlas al instante. Las llamadas grabadas también ayudan al empleado a conocer un poco mejor las personalidades de su empresa.
NO introducir un sistema de puntos
Los aumentos de sueldo, los ascensos, el reconocimiento, los días libres y las celebraciones; una discusión, son todas recompensas perfectamente adecuadas. No es necesario introducir un sistema de puntos para motivar a los empleados. De hecho, hacerlo es extremadamente arriesgado, como se ejemplifica en Dunder Mifflin.
Los empleados a los que se les ofrecen las mejores circunstancias para prosperar, y que son capaces de sentirse motivados y orgullosos de su trabajo, son mucho más propensos a trabajar más duro y de forma más inteligente. Motivar a sus empleados a distancia no tiene por qué ser difícil; escuche sus necesidades, priorice su bienestar y dé un buen ejemplo. Transformar los procesos y la cultura de la empresa lleva tiempo, pero cuando la recompensa es un fuerte aumento de la productividad, el esfuerzo merece la pena.
