Fato interessante do dia: os funcionários que se consideram produtivos no trabalho apresentam níveis mais altos de confiança, motivação e satisfação geral com o trabalho. Na verdade, trata-se de uma situação de galinha e ovo. Você também poderia dizer que funcionários mais felizes são muito mais produtivos no trabalho. Até 13% mais produtivos do que os funcionários insatisfeitos, de acordo com um estudo!
A produtividade é o sangue vital de uma empresa e, no entanto, raramente dedicamos tempo para defini-la ou medi-la adequadamente, muito menos para lidar com os obstáculos que se interpõem em seu caminho.
À medida que as empresas com visão de futuro se adaptam aos ambientes de trabalho híbridos ou remote , os gerentes se deparam com um novo desafio: como aumentar a produtividade dos funcionários remote ?
Ajudar os funcionários a ter um desempenho melhor do outro lado da tela definitivamente requer uma abordagem de gerenciamento mais flexível, confiante e empática. A boa notícia é que, ao dominar a produtividade do remote , você pode acabar com uma força de trabalho muito mais eficiente em casa do que no escritório.
Se a sua equipe de remote tem problemas de produtividade, inspire-se com estas dicas simples para aumentar a eficiência e a criatividade dos funcionários que trabalham em casa.
16 maneiras de aumentar a produtividade dos funcionários (sem a necessidade de hipnose)
- Definir metas alcançáveis (e medir o progresso)
- Favorecer a produção em horas
- Reduzir as distrações
- Comemore os sucessos
- Investir na cultura da empresa
- Investir em boa tecnologia, ferramentas e equipamentos
- Definir diretrizes claras de comunicação
- Reduzir o número de reuniões
- Aborde os funcionários de baixa produtividade com gentileza
- Incentivar o aprendizado contínuo
- Incentivar o tempo livre
- Promover um estilo de vida saudável
- Ter conversas regulares sobre desenvolvimento (e recompensar o bom trabalho)
- Avaliar a produtividade regularmente
- Aperfeiçoar o processo de integração
- NÃO introduza um sistema de pontos (sério)
Defina metas alcançáveis (e meça o desempenho!)
O local de trabalho não é muito diferente de uma partida de futebol: queremos ver gols. Adoramos o suspense e o trabalho árduo que levam a um bom gol e a satisfação emocionante quando ele é concluído. Quando um gol é marcado, adoramos arrancar nossas camisas e nos amontoar uns sobre os outros até que sejamos apenas uma montanha de colegas felizes. Não é mesmo?
A questão é que as metas são seu ponto de partida para a produtividade. As metas oferecem aos funcionários um alvo tangível. Elas são essenciais para manter todos alinhados em relação às tarefas que devem ser priorizadas. Elas também são um ótimo ponto de referência para medir o progresso.
Qualquer funcionário deve ser capaz de se perguntar 'estamos mais perto de atingir essa meta do que estávamos ontem/semana passada? Se não, por quê?A visualização do trabalho por meio dessa meta orientada ajuda a identificar bloqueios e pontos problemáticos.
Mas as metas são complicadas. Elas precisam encontrar o equilíbrio entre o desafiador e o alcançável. A definição de metas muito ambiciosas fará com que os funcionários se sintam desanimados e cansados, enquanto a definição de metas fáceis pode levar a uma cultura de complacência e tédio.
Como definir metas de negócios
- As metas não devem ser muito complicadas.
- As metas devem ser claras para serem compreendidas.
- As metas devem estar alinhadas com a visão e a ambição geral da empresa.
- As metas devem exigir trabalho em equipe para serem cumpridas.
- As metas devem incluir ambições de curto e longo prazo.
- As metas devem ser realistas, mas factíveis.
- As metas devem ser acompanhadas de planos de ação e cronogramas.
- As metas devem ser mensuráveis.
Perguntas que você deve fazer a si mesmo ao definir uma meta de negócios
- A meta é realista?
- A meta é específica?
- O objetivo é fácil de entender?
- Temos um caminho de ação e um cronograma claros para essa meta?
- A meta é mensurável?
- Como comunicaremos essa meta?
- Com que frequência voltamos ao passado e medimos o progresso?
Favorecer a produção em horas
Aqui está uma bomba da verdade: como empregador ou gerente remote , você simplesmente não pode garantir que seus funcionários estejam trabalhando oito horas das nove às cinco. A pergunta é: por que você deveria se importar?
Antes da COVID, as pessoas entravam no escritório no mesmo horário todos os dias, independentemente de como haviam dormido na noite anterior. Elas forçavam a concentração durante o horário de expediente, mesmo que esse horário não coincidisse com o momento em que se sentiam mais motivadas para trabalhar.
Os funcionários ficavam sentados, mexendo os polegares, na última hora de cada dia, assistindo a clipes do YouTube enquanto olhavam para o relógio na parede, esperando a hora mágica em que, de repente, é aceitável ir para casa.
Forçar seus funcionários a trabalhar em horários específicos parece ser uma boa maneira de aumentar a produtividade?
Concentre-se menos no número de horas que um funcionário trabalha e mais no que ele pode realizar confortavelmente em um dia de trabalho.
Se um funcionário é mais produtivo quando começa a trabalhar às 11 horas da manhã, deixe-o definir esse horário. Se outro funcionário prefere trabalhar rapidamente às 7h, mas precisa de duas horas de intervalo para o almoço para se recuperar de uma manhã tão intensa, por que negar a ele essa flexibilidade?
Pesquisas apontam para o fato de que uma pessoa comum não consegue manter o foco intenso por mais de cinco horas por dia. Forçar os funcionários a se esforçarem além disso terá um efeito contraproducente.
Um funcionário que é regularmente forçado a sentar-se em sua mesa e ficar olhando para a tela (mesmo quando já se desligou mentalmente do trabalho do dia), com o tempo, perderá completamente a motivação para trabalhar, independentemente da hora do dia.
Além disso, se os seus funcionários estiverem obcecados com o número exato de horas que estão dedicando, como eles vão se dedicar ao trabalho profundo? Remote trabalho tem a ver com confiança. Como gerente, você deve dar aos funcionários liberdade para que eles se concentrem na produtividade, em vez de estabelecer um número arbitrário de horas de trabalho.
Os resultados falam por si mesmos e são muito mais poderosos do que as planilhas de horas.
"Mas como podemos garantir que todos estejam presentes em reuniões importantes, se os funcionários estão trabalhando em horários diferentes?" Ouço você perguntar, quando estamos prestes a passar para o próximo ponto.
Se a sua empresa trabalha remotamente, mas ainda não domina a arte da comunicação assíncrona, faça um favor a si mesmo e apresente uma ferramenta como tl;dv. Remote As ferramentas de reunião como tl;dv permitem que os funcionários se atualizem de forma simples e eficiente em termos de tempo em qualquer reunião da qual não puderam participar ao vivo.
Princípios poderosos de documentação são fundamentais para um trabalho eficaz em remote - e em uma época em que qualquer reunião pode ser gravada com o clique de um botão, você deve usar uma ferramenta para cortar, marcar a hora, etiquetar, fazer download, compartilhar e organizar todas as chamadas gravadas em sua empresa. Tl;dv está disponível como uma extensãoZoom e uma extensãoGoogle Meet .
Reduzir as distrações
O local de trabalho moderno (na verdade, o mundo moderno) mundo) está repleto de distrações. A mídia social e as plataformas de notícias fornecem um fluxo constante de informações. Mesmo quando um funcionário está sentado em sua mesa com seu trabalho à frente, há inúmeras notificações disputando sua atenção.
Você pode dar dicas aos funcionários sobre como se concentrar no ambiente de trabalho (por exemplo, colocando o telefone no modo silencioso, encontrando privacidade em casa ou reduzindo o número de guias abertas), mas a melhor coisa que um funcionário pode fazer para aumentar a produtividade é silenciar as notificações de trabalho.
Estamos falando de e-mails, Slack, Teams, Trello e Jira.
"Mas como os funcionários responderão prontamente às mensagens e aos e-mails se suas notificações forem silenciadas?"
Não o farão. Em vez disso, elas se concentrarão no trabalho, fazendo progressos, concluindo tarefas e entrando em uma zona criativa de "fluxo".
A maioria dos funcionários tem sua concentração constantemente dividida entre muitas plataformas, canais, tarefas e perguntas que chegam até eles o tempo todo. É uma maneira dolorosamente ineficaz de trabalhar, que deixa os funcionários exaustos e precisando de aspirina.
Em um determinado dia, é provável que apenas uma pequena parte dos e-mails e mensagens que um funcionário recebe seja urgente, ou mesmo remotamente sensível ao tempo. Ao estabelecer um canal de emergência para questões e necessidades críticas, os funcionários podem ter certeza de que serão notificados se houver algo realmente urgente.
Isso permitirá que eles se concentrem em seu trabalho no restante do tempo. Confie em nós, essa é a melhor forma de reduzir o estresse.
A diferenciação entre comunicação não urgente e urgente é uma das melhores medidas que você pode tomar para melhorar a comunicação entre os funcionários e, consequentemente, a produtividade deles.
Comemore os sucessos
Natal. SuperBowl. A festa de confraternização de seus vizinhos com o tema Elvis. Todos nós precisamos de algo pelo qual ansiar - e não apenas em nossa vida pessoal. Se os funcionários sentirem que seu trabalho não passa de trabalho, trabalho, trabalho - onde está a diversão e a satisfação de fazer um ótimo trabalho?
Uma empresa que sabe quando (e como) comemorar incutirá motivação e solidariedade entre os funcionários. Todo mundo gosta de ver seu trabalho árduo ser recompensado - portanto, deixe que os funcionários saibam que são apreciados e dê a eles a comemoração que merecem após uma conquista. Um funcionário que se sente apreciado, valorizado e respeitado tem maior probabilidade de se dedicar ao seu trabalho.
Quando houver uma conquista digna de nota, seus funcionários devem ser agradecidos - seja por e-mail, videoconferência, correio, pessoalmente ou por pombo-correio.
Em um local de trabalho físico, a comemoração de sucessos pode ser tão simples quanto trazer um bolo delicioso e provocar uma salva de palmas (pelo trabalho árduo, não pelo bolo). Quando metas maiores são atingidas e comemorações maiores são justificadas, um jantar de equipe pode ser necessário. Mas como uma equipe deve comemorar remotamente?
Remote as equipes podem comemorar com atividades virtuais em equipe. Incentive todos a se desligarem do trabalho e se concentrarem em um jogo divertido ou em um teste de música. A Perkbox tem uma ótima lista de ideias para atividades no site remote que ajudarão as pessoas a se descontrair, rir e se conhecer melhor.
Considere a possibilidade de dar presentes individuais para funcionários específicos que tenham se esforçado muito. Um dia de folga, um cartão-presente on-line ou até mesmo uma caixa de chocolate na caixa de correio pode ajudar muito a demonstrar sua gratidão.
Investir na cultura da empresa
Criar e preservar uma cultura empresarial forte deve ser sempre uma prioridade, e não apenas por causa de seu impacto positivo na produtividade.
Quanto mais os funcionários sentirem que podem cometer erros, desafiar as formas de trabalho, desfrutar de um equilíbrio saudável entre a vida pessoal e profissional e se divertir com a equipe, maior será a probabilidade de terem um bom desempenho.
Um estudo da BetterUp sugere que "os funcionários que têm um forte senso de pertencimento, em comparação com um fraco, apresentam um aumento de 56% no desempenho do trabalho, uma redução de 50% no risco de rotatividade e uma diminuição de 75% nos dias de licença médica".
Um estudo diferente da BusinessWire revela que a produtividade e o bem-estar dos funcionários remote são impulsionados quando as empresas promovem uma cultura "conectada" entre as equipes de trabalho remoto.
Investir em boa tecnologia, ferramentas e equipamentos
Você conhece a frase "trabalhe de forma mais inteligente, não com mais afinco"? Isso pode significar muitas coisas em um local de trabalho, mas se você me perguntar, significa principalmente investir em ferramentas e equipamentos de alta qualidade.
As soluções tecnológicas que ajudam a eliminar o trabalho manual e a realizar o trabalho mais rapidamente aumentarão a produtividade em sua organização. Quando houver processos a serem dimensionados, dimensione-os. Quando as tarefas puderem ser automatizadas, automatize-as. O laptop de um funcionário é muito lento? Queime-o. Quero dizer, recicle-o.
A atualização de equipamentos e o investimento em ferramentas de produtividade não só economizarão tempo como também reduzirão as dores de cabeça. Se você não tiver certeza de quais ferramentas ou equipamentos podem ter o maior impacto sobre o trabalho e o bem-estar dos funcionários, basta perguntar a eles! Além disso, oferecer opções de ações do ESOP pode ser outra maneira de demonstrar apreço pelas contribuições dos funcionários e incentivar sua dedicação contínua.
Definir diretrizes claras de comunicação
A comunicação deficiente em remote ou em empresas híbridas custa caro. Se você tiver sorte, elas apenas causam atrasos e ineficiência; se não tiver sorte, resultam em erros colossais. De qualquer forma, elas desperdiçam tempo e estabelecer diretrizes de comunicação eficazes para os funcionários da remote deve ser uma de suas principais prioridades.
Considere a possibilidade de estabelecer princípios sobre:
- Que tipo de notícia ou problema justifica um anúncio?
- Onde esses anúncios devem ser postados
- Como as pessoas devem comentar os anúncios
Por exemplo, você pode identificar que ferramentas de mensagens como o Slack são prejudiciais à produtividade porque os funcionários se distraem com mensagens constantes piscando na tela. Você pode perceber que as reuniões muitas vezes são prejudicadas porque os participantes fazem muitas perguntas durante as apresentações.
Talvez você perceba que os anúncios frequentemente deixam de incluir detalhes essenciais ou que alguns tipos de anúncios não são apropriados para a plataforma em que são publicados.
Talvez o bate-papo fora do trabalho se misture com conversas relacionadas ao trabalho, quando esses dois tipos de comunicação (embora ambos importantes) deveriam ser separados em canais diferentes. Ao solucionar os pontos problemáticos de comunicação da sua empresa, você pode criar diretrizes melhores sobre como se comunicar de forma eficaz.
Reduzir o número de reuniões
Reuniões ineficazes são um dos maiores destruidores de produtividade. A maioria das empresas tem dificuldades, de alguma forma, com sua cultura de reuniões, e é por isso que escrevemos um artigo específico sobre como realizar reuniões mais eficazes.
Especialmente em remote locais de trabalho, as reuniões se tornam muito frequentes, muito longas, muito desorganizadas - ou tão mal documentadas que são necessárias reuniões repetidas. O resultado?
Os funcionários ficam tão exaustos com reuniões sucessivas que não têm mais tempo nem motivação para realizar o trabalho real.
Uma extensãoZoom ou Google Meet como tl;dv ajuda a reduzir o número de reuniões necessárias em geral, registrando, transcrevendo e armazenando todas as reuniões anteriores. Configurações de compartilhamento personalizadas, recursos de edição, uma ferramenta de registro de data e hora e a capacidade de marcar pessoas específicas em diferentes partes da chamada são maneiras perfeitas de reduzir a necessidade de longos acompanhamentos.
Uma cultura de reunião assíncrona reduz a necessidade de vários funcionários participarem da mesma chamada ao mesmo tempo. Ao passar menos tempo em reuniões, os funcionários perderão menos tempo, se sentirão menos cansados e, como resultado, se tornarão mais produtivos.
Abordar os funcionários com gentileza
Os níveis de produtividade de um funcionário despencaram? Você pode seguir todos os princípios deste guia e, ainda assim, descobrir que alguns funcionários estão tendo dificuldades com a produtividade. A solução não é repreender ou ameaçar os funcionários.
É muito fácil descartar um funcionário com baixo desempenho como preguiçoso ou incompetente. Quase sempre há um motivo mais compreensível para a baixa produtividade. Ele pode estar relacionado a problemas que o funcionário está enfrentando em sua vida pessoal, problemas de saúde (até mesmo uma condição não diagnosticada, como TDAH) ou um ambiente doméstico agitado e que causa distrações.
Às vezes, um funcionário terá dificuldades com a produtividade simplesmente porque está sentindo uma insatisfação geral com seu trabalho - o tipo de insatisfação que não pode ser curada por comemorações ou equipamentos ergonômicos.
Se um funcionário não se sente apaixonado por seu trabalho, é possível que ele não esteja seguindo a carreira certa. Conversar abertamente e de forma compreensiva com um funcionário sobre esse assunto delicado pode levar a discussões reveladoras sobre o que ele deseja de seu trabalho.
Um de vocês ou ambos podem chegar a conclusões úteis. Por exemplo, o funcionário pode ser mais adequado em uma função diferente na empresa. Talvez ele precise reduzir as horas de trabalho para ter tempo de se dedicar a outra paixão.
A baixa produtividade também pode ser um sinal de que ele precisa dar o próximo passo em sua carreira e encontrar emprego em uma área ou função que o motive.
Quando você permite que os funcionários sejam honestos sobre suas dificuldades com a produtividade, você pode identificar e trabalhar para encontrar soluções.
Afinal, como podemos resolver os problemas de produtividade se os funcionários têm muito medo até mesmo de reconhecê-los? Ofereça um espaço seguro para a transparência e a honestidade.
Incentivar o aprendizado contínuo
Como o sábio Alice Cooper observou certa vez, "a escola acaba para sempre". Embora isso seja verdade para a maioria de nós, um funcionário produtivo, no entanto, apreciará a oportunidade de fortalecer continuamente seu banco de conhecimentos.
Forneça aos funcionários acesso a cursos e treinamentos que os entusiasmem. Quando você deixa de oferecer aos funcionários os recursos e o tempo necessários para aprimorar suas habilidades, a produtividade deles será prejudicada.
Pense em todos os erros cometidos devido a uma simples falta de conhecimento. Todo o tempo desperdiçado porque um funcionário teve que pedir ajuda. Pense nas horas que poderiam ser economizadas se todos os funcionários fizessem seu trabalho com mais confiança, com a experiência e o conhecimento para dimensionar suas tarefas com eficiência.
Não importa o quanto seus funcionários sejam experientes - ninguém sabe tudo, portanto, continue preenchendo essas lacunas de conhecimento com incentivos para aprender.
Apoie os funcionários que desejarem fazer cursos e incentive-os a dedicar algumas horas por semana para aprimorar suas habilidades.
Incentivar o tempo livre
A pior palavra que você pode ouvir no contexto da produtividade dos funcionários: esgotamento.
Não faz muito tempo, o funcionário que nunca tirava um único dia de licença médica e que era praticamente obrigado a tirar férias era tido como um funcionário modelo.
Foi uma época muito estúpida. Graças a Deus, estamos todos muito mais sábios agora.
Promover estilos de vida saudáveis
Uma pessoa saudável é uma pessoa produtiva. Todos merecem uma boa saúde e, como gerente, é sua responsabilidade desencorajar a formação de hábitos não saudáveis no trabalho, como funcionários que trabalham muitas horas, que trabalham durante o almoço, que não fazem intervalos suficientes para esticar as pernas ou que não tomam ar fresco suficiente.
Você pode introduzir incentivos para experimentar novos esportes ou ir à academia (por exemplo, com reembolsos e descontos relacionados a esportes).
A alimentação saudável também pode ser incentivada. Ofereça aos funcionários descontos em serviços de assinatura de supermercado, como o Daily Harvest ou o Instacart.
O mobiliário de escritório é igualmente importante para a saúde de seus funcionários. Eles têm cadeiras, mesas, teclados e mouse pads ergonômicos? Eles conseguem trabalhar em um local com ar fresco, luz solar e privacidade?
Vale a pena investir em móveis e equipamentos de trabalho confortáveis para o seu funcionário remote - talvez até mesmo em passes para escritórios compartilhados. Quanto melhor for a postura do funcionário, melhor ele poderá trabalhar. Ninguém é totalmente produtivo com dor nas costas!
Ter conversas regulares sobre desenvolvimento (e recompensar o bom trabalho)
Como gerente do remote , é importante agendar reuniões individuais regulares com os funcionários. Sem dicas visuais e conversas diárias, os funcionários podem se sentir inseguros quanto ao fato de seu trabalho ser satisfatório. A validação era muito mais fácil em um escritório. Quando um funcionário fazia horas extras, o esforço era percebido pelos colegas.
Em um local de trabalho remote , é um pouco mais difícil - mas ainda mais importante - prestar atenção à maneira como os funcionários estão progredindo e se esforçando mais.
Com as chamadas programadas, você sempre terá um horário reservado em sua agenda para que os funcionários saibam que seu trabalho é apreciado. Esse também é o momento de fornecer a eles o feedback de que precisam para crescer.
Como um funcionário não pode mais bater à sua porta para conversar sobre salário, você deve oferecer um espaço virtual no qual esse tipo de conversa possa surgir naturalmente. Esteja disponível e acessível para os funcionários que estão prontos para subir de nível.
As conversas de desenvolvimento também dão aos funcionários a oportunidade de dar feedback sobre seu desempenho como gerente. Essas percepções são inestimáveis e o ajudarão a entender como você pode influenciar melhor a produtividade dos funcionários à distância.
Avaliar a produtividade com frequência
Quando foi a última vez que você fez uma "auditoria de produtividade"?
Ao avaliar os níveis de produtividade, você pode:
- Identificar bloqueadores
- Identificar oportunidades de aprendizado
- Identificar necessidades de aprimoramento de habilidades
- Identificar necessidades de escalonamento
- Identificar problemas de motivação
- Definir metas melhores
Se você achar que a produtividade está sofrendo persistentemente com suas formas atuais de trabalho, talvez seja hora de introduzir processos mais estruturados.
Muitas empresas que têm dificuldade em estabelecer metas ou que não têm uma visão clara do produto final se beneficiam da metodologia ágil.
O Agile é uma forma estruturada de gerenciamento de projetos e desenvolvimento de produtos que promove a priorização inteligente, a flexibilidade, a adaptabilidade e a colaboração com o cliente.
Nas palavras de Macadamian, "o Agile permite que os proprietários de produtos ajustem os requisitos e as prioridades ao longo do caminho para aproveitar as oportunidades e, por fim, entregar um produto melhor a todas as partes interessadas do projeto".
Não tem certeza se o Agile é adequado para sua empresa? Se quiser testar uma forma ágil de trabalhar ou simplesmente saber mais sobre como a estrutura pode ser aplicada à sua empresa, você sempre pode recorrer a um coach ágil.
Comece com a integração
Ao nos aproximarmos do final desta lista, estamos levantando algo que, na verdade, deve ser considerado desde o início da jornada de um funcionário em sua empresa.
Dentre todos os que tiveram dificuldades para se adaptar à mudança para o trabalho em remote , os novos funcionários foram possivelmente os que mais tiveram dificuldades. Não podendo mais observar e aprender sentados ao lado de seus colegas, os recém-contratados frequentemente são deixados por conta própria. Sem poder aprender o nome dos novos colegas com um rápido aperto de mão, a integração em um local de trabalho remote também pode ser socialmente difícil.
É por isso que os novos funcionários precisam contar com uma experiência de integração tranquila e abrangente nas empresas remote . Se isso não for garantido desde o início, o funcionário se sentirá desmotivado, inseguro e, com o passar do tempo, com muito medo de perguntar o que acha que "já deveria saber".
Da mesma forma, você não quer colocar os funcionários existentes na situação incômoda de ter que lidar com inúmeras perguntas enviadas pelo Slack por seus novos colegas.
A responsabilidade de garantir uma integração sólida em remote recai sobre o gerente. Recomendamos a criação de uma biblioteca de material de integração visualmente atraente. Reuniões importantes, apresentações, demonstrações e chamadas de descoberta podem ser compartilhadas para um contexto instantâneo. As chamadas gravadas também ajudam o funcionário a conhecer um pouco melhor as personalidades da sua empresa.
NÃO introduzir um sistema baseado em pontos
Aumentos, promoções, reconhecimento, dias de folga e comemoração; uma discussão, todas essas são recompensas perfeitamente adequadas. Não há necessidade de introduzir um sistema de pontos para motivar os funcionários. De fato, fazer isso é extremamente arriscado, como exemplificado na Dunder Mifflin.
Os funcionários que recebem as melhores circunstâncias para prosperar e que são capazes de ter um senso motivador de orgulho em seu trabalho têm muito mais probabilidade de trabalhar mais e de forma mais inteligente. Motivar seus funcionários remotamente não precisa ser difícil; ouça as necessidades deles, priorize o bem-estar deles e dê um bom exemplo. Transformar os processos e a cultura da empresa leva tempo, mas quando a recompensa é um poderoso aumento na produtividade, o esforço vale a pena.
