Забавный факт дня: сотрудники, которые считают себя продуктивными на работе, испытывают более высокий уровень уверенности, мотивации и общей удовлетворенности работой. На самом деле, это ситуация с курицей и яйцом. Можно также сказать, что более счастливые сотрудники намного продуктивнее на работе. Согласно одному исследованию, на 13% продуктивнее, чем несчастные сотрудники!
Производительность - это жизненная сила бизнеса, но мы редко находим время, чтобы правильно определить или измерить ее, не говоря уже о том, чтобы справиться с препятствиями, которые стоят на ее пути.
По мере того как передовые компании адаптируются к remote или гибридным рабочим средам, руководители сталкиваются с новой проблемой: как повысить производительность сотрудников remote ?
Чтобы помочь сотрудникам лучше работать из-за экрана, определенно требуется более гибкий, доверительный и эмпатичный подход к управлению. Хорошая новость заключается в том, что, если вы найдете сайт remote , вы сможете добиться того, что ваши сотрудники будут гораздо эффективнее работать дома, чем в офисе.
Если ваша команда remote испытывает проблемы с производительностью, вдохновитесь этими простыми советами по повышению эффективности и креативности сотрудников, работающих в режиме WFH.
16 способов повысить продуктивность сотрудников (без гипноза)
- Ставьте достижимые цели (и измеряйте прогресс)
- Благоприятная производительность в часах
- Сократите количество отвлекающих факторов
- Отмечайте успехи
- Инвестируйте в культуру компании
- Инвестируйте в хорошую технику, инструменты и оборудование
- Установите четкие принципы общения
- Сократите количество совещаний
- Относитесь к сотрудникам с низкой производительностью с добротой
- Поощряйте непрерывное обучение
- Поощряйте отгулы
- Пропагандировать здоровый образ жизни
- Проводите регулярные беседы о развитии (и поощряйте хорошую работу)
- Регулярно оценивайте производительность
- Совершенствование процесса введения в должность
- НЕ вводить систему баллов (серьезно)
Ставьте достижимые цели (и измеряйте эффективность!)
Рабочее место не слишком отличается от футбольного матча: мы хотим видеть голы. Нам нравится напряжение и напряженная работа, предшествующая хорошему голу, и захватывающее удовлетворение после его достижения. Когда гол забит, мы любим рвать на себе рубашки и наваливаться друг на друга, пока не превратимся в гору счастливых коллег. Верно?
Суть в том, что цели - это ваша отправная точка для продуктивности. Цели дают сотрудникам осязаемую цель. Они необходимы для того, чтобы все были согласны с тем, какие задачи должны быть приоритетными. Они также служат отличным ориентиром, по которому можно оценивать прогресс.
Любой сотрудник должен быть в состоянии спросить себяближе ли мы к достижению этой цели, чем были вчера/на прошлой неделе? Если нет - почему?' Взгляд на работу через призму этой цели помогает выявить блокирующие факторы и болевые точки.
Но цели - дело непростое. Они должны быть сбалансированы между сложными и достижимыми. Если ставить слишком амбициозные цели, сотрудники будут чувствовать себя удрученными и пресыщенными, а если ставить только легкие цели, это может привести к культуре самоуспокоенности и скуки.
Как ставить бизнес-цели
- Цели не должны быть слишком сложными.
- Цели должны быть ясны для понимания.
- Цели должны быть согласованы с видением компании и ее общими амбициями.
- Для достижения целей должна требоваться командная работа.
- Цели должны включать как краткосрочные, так и долгосрочные устремления.
- Цели должны быть реалистичными и в то же время достижимыми.
- Цели должны сопровождаться планами действий и сроками.
- Цели должны быть измеримыми.
Вопросы, которые нужно задать себе при постановке бизнес-цели
- Реалистична ли цель?
- Является ли цель конкретной?
- Легко ли понять цель?
- Есть ли у нас четкий план действий и сроки достижения этой цели?
- Является ли цель измеримой?
- Как мы будем доносить эту цель?
- Как часто мы возвращаемся назад и оцениваем прогресс?
Благоприятная производительность в часах
Вот вам бомба правды: будучи работодателем или менеджером remote , вы просто не можете гарантировать, что ваши сотрудники будут работать по восемь часов с девяти до пяти. Вопрос в том, почему это должно вас волновать?
До COVID люди приходили в офис в одно и то же время каждый день, независимо от того, как они спали накануне. Они заставляли себя концентрироваться в установленные рабочие часы, даже если эти часы не совпадали с тем временем, когда они чувствовали себя наиболее мотивированными к работе.
В последний час каждого дня сотрудники сидели и возились, просматривая ролики на YouTube и поглядывая на часы на стене, ожидая, когда пробьет тот волшебный час, когда можно будет уйти домой.
Принуждение сотрудников к работе в определенные часы - хороший способ повысить производительность?
Меньше ориентируйтесь на количество часов работы сотрудника, а больше на то, что он может с комфортом выполнить за рабочий день.
Если сотрудник наиболее продуктивен, когда начинает работать в 11 утра, то пусть он устанавливает эти часы. Если другой сотрудник предпочитает работать молниеносно в 7 утра, но ему нужен двухчасовой перерыв на обед, чтобы восстановиться после такого напряженного утра, - зачем лишать его такой гибкости?
Исследования показывают, что среднестатистический человек не может сохранять напряженное внимание более пяти часов в день. Если заставлять сотрудников работать дольше этого срока, это будет иметь обратный эффект.
Сотрудник, которого регулярно заставляют сидеть за столом и смотреть на экран (даже если он мысленно уже ушел с работы на весь день), со временем полностью утратит мотивацию к работе, независимо от времени суток.
Кроме того, если ваши сотрудники будут зациклены на точном количестве часов, которые они отработали, как они смогут погрузиться в глубокую работу? Remote Работа - это доверие. Как руководитель вы должны давать сотрудникам свободу сосредоточиться на продуктивности, а не устанавливать произвольное количество рабочих часов.
Результаты говорят сами за себя - и они гораздо весомее, чем табели учета рабочего времени.
"Но как нам убедиться, что все присутствуют на важных встречах, если все сотрудники работают в разное время?" спросите вы, едва мы перейдем к следующему пункту.
Если ваша компания работает удаленно, но еще не освоила искусство асинхронного общения, сделайте себе одолжение и внедрите такой инструмент, как tl;dv. Remote Инструменты для проведения совещаний, такие как tl;dv, позволяют сотрудникам просто и с минимальными затратами времени наверстать упущенное на любом совещании, на котором они не смогли присутствовать вживую.
Мощные принципы документирования являются ключом к эффективной работе remote - и в эпоху, когда любое совещание можно записать одним нажатием кнопки, вы должны использовать инструмент для обрезки, временных меток, тегов, загрузки, обмена и организации всех записанных звонков в вашей компании. Tl;dv доступен как в виде расширенияZoom , так и в виде расширенияGoogle Meet .
Сократите количество отвлекающих факторов
Современное рабочее место (на самом деле, современный мир) переполнено отвлекающими факторами. Социальные сети и новостные платформы обеспечивают постоянный поток переполненной информации. Даже когда сотрудник сидит за своим столом и работает, перед ним бесчисленное количество уведомлений, борющихся за его внимание.
Вы можете дать сотрудникам советы о том, как сосредоточиться на работе (например, поставить телефон на беззвучный режим, уединиться дома или уменьшить количество открытых вкладок), но лучшее, что может сделать сотрудник для повышения своей продуктивности, - это отключить уведомления о работе.
Мы говорим об электронной почте, Slack, Teams, Trello и Jira.
"Но как сотрудники будут оперативно отвечать на сообщения и электронные письма, если их уведомления будут отключены?".
Не будут. Вместо этого они сосредоточатся на своей работе - на прогрессе, выполнении заданий и вхождении в творческую зону "потока".
Большинство сотрудников постоянно концентрируют свое внимание на множестве платформ, каналов, задач и вопросов, которые постоянно поступают к ним. Это крайне неэффективный способ работы, который приводит к тому, что сотрудники устают и тянутся за аспирином.
В любой день есть вероятность того, что лишь небольшая часть электронных писем и сообщений, получаемых сотрудниками, является срочной или хотя бы отдаленно связанной со временем. Создав канал экстренной связи для критических вопросов и потребностей, сотрудники могут быть уверены, что получат уведомление, если возникнет что-то действительно срочное.
Это позволит им сосредоточиться на работе в остальное время. Поверьте, это самое лучшее средство от стресса.
Различение несрочных и срочных сообщений - один из лучших шагов, которые можно предпринять для улучшения коммуникации между сотрудниками и, как следствие, повышения их производительности.
Отмечайте успехи
Рождество. Супербоул. Вечеринка ваших соседей, посвященная Элвису. Нам всем нужно чего-то ждать - и не только в личной жизни. Если сотрудники чувствуют, что их работа - это только работа, работа, работа - где же удовольствие и удовлетворение от отличной работы?
Компания, которая знает, когда (и как) праздновать, будет способствовать повышению мотивации и сплоченности сотрудников. Все любят, когда их тяжелая работа приносит плоды - поэтому дайте сотрудникам понять, что их ценят, и устройте им праздник, которого они заслуживают после достижения цели. Сотрудник, который чувствует, что его ценят, дорожат им и уважают, с большей вероятностью посвятит себя работе.
В случае заметного достижения сотрудников следует поблагодарить - по электронной почте, в ходе видеоконференции, по почте, при личной встрече или с помощью почтового голубя.
На физическом рабочем месте празднование успехов может быть простым - принести вкусный торт и вызвать аплодисменты (за тяжелую работу, а не за торт). Когда достигаются более крупные цели и требуется более масштабное празднование, можно устроить командный ужин. Но как команда должна праздновать удаленно?
Remote Команды могут отпраздновать это событие с помощью виртуальных командных мероприятий. Поощряйте всех отключаться от работы и сосредоточиться на веселой игре или музыкальной викторине. Perkbox предлагает отличный список идей для мероприятий remote , которые помогут людям расслабиться, посмеяться и лучше узнать друг друга.
Подумайте об индивидуальных подарках для конкретных сотрудников, которые особенно много работали. Выходной день, подарочная карта в Интернете или даже просто коробка шоколада в почтовом ящике - все это может стать отличным способом выразить вашу признательность.
Инвестируйте в культуру компании
Создание и сохранение сильной культуры компании всегда должно быть приоритетом - и не только из-за ее положительного влияния на производительность.
Чем больше сотрудники чувствуют, что им позволено совершать ошибки, оспаривать методы работы, наслаждаться здоровым балансом между работой и личной жизнью и веселиться вместе со своей командой, тем выше вероятность того, что они будут работать хорошо.
По данным исследования, проведенного компанией BetterUp, "сотрудники, испытывающие сильное чувство принадлежности, по сравнению со слабым, на 56% повышают эффективность работы, на 50% снижают риск текучести кадров и на 75% сокращают количество дней болезни".
Согласно другому исследованию, проведенному BusinessWire, производительность труда и благополучие сотрудников remote значительно повышаются, если компании поддерживают культуру "общения" среди сотрудников, работающих в режиме WFH.
Инвестируйте в хорошие технологии, инструменты и оборудование
Вы знаете фразу "работать умнее, а не тяжелее"? На рабочем месте это может означать многое, но, как по мне, в основном это означает инвестирование в высококачественные инструменты и оборудование.
Технические решения, которые помогают сократить ручной труд и быстрее выполнять работу, повысят производительность всей вашей организации. Если есть процессы, которые необходимо масштабировать - масштабируйте их. Если задачи можно автоматизировать - автоматизируйте их. Ноутбук сотрудника слишком медленный? Сожгите его. То есть, переработайте его.
Модернизация оборудования и инвестиции в инструменты повышения производительности не только сэкономят время, но и уменьшат головную боль. Если вы не знаете, какие инструменты или оборудование могут оказать наибольшее влияние на работу и благополучие сотрудников, просто спросите их! Кроме того, предложение опционов на акции ESOP может стать еще одним способом выразить признательность сотрудникам за их вклад и стимулировать их дальнейшую преданность делу.
Установите четкие принципы общения
Плохие коммуникации в remote или гибридных компаниях дорого обходятся. Если вам повезет, они приведут лишь к задержкам и неэффективности, если не повезет - к колоссальным ошибкам. В любом случае, это потеря времени, и разработка эффективных правил коммуникации для сотрудников remote должна стать одним из ваших главных приоритетов.
Рассмотрите возможность установления принципов:
- Какого рода новости или проблемы требуют объявления
- Где должны быть размещены эти объявления
- Как люди должны комментировать объявления
Например, вы можете определить, что инструменты обмена сообщениями, такие как Slack, вредят производительности, поскольку сотрудники отвлекаются на постоянные сообщения, мелькающие на экране. Вы можете заметить, что совещания часто срываются из-за того, что участники задают слишком много вопросов во время презентаций.
Возможно, вы заметите, что в объявлениях часто не указываются важные детали или что некоторые типы объявлений не подходят для платформы, на которой они размещены.
Возможно, нерабочие разговоры смешиваются с рабочими, в то время как эти два вида общения (хотя оба они важны) должны быть разделены по разным каналам. Выявив "болевые точки" общения в вашей компании, вы сможете разработать лучшие рекомендации по эффективному общению.
Сократите количество совещаний
Неэффективные совещания - один из самых больших убийц производительности. Большинство компаний в той или иной форме борются со своей культурой проведения совещаний, поэтому мы написали статью о том, как проводить более эффективные совещания.
Особенно на рабочих местах remote совещания становятся слишком частыми, слишком продолжительными, слишком неорганизованными - или настолько плохо документированными, что приходится проводить повторные встречи. Результат?
Сотрудники настолько выматываются на совещаниях, что у них не остается ни времени, ни мотивации для выполнения настоящей работы.
РасширениеZoom или Google Meet , например tl;dv, помогает сократить количество необходимых встреч, записывая, транскрибируя и сохраняя все прошедшие встречи. Индивидуальные настройки общего доступа, функции редактирования, инструмент отметки времени и возможность отмечать конкретных людей на разных этапах разговора - все это позволяет сократить необходимость в длительных повторных встречах.
Сайт культура асинхронных совещаний снижает необходимость одновременного участия нескольких сотрудников в одном звонке. Проводя меньше времени на совещаниях, сотрудники будут тратить меньше времени, чувствовать меньшую усталость и в результате станут более продуктивными.
Обращайтесь к сотрудникам с добротой
Уровень производительности сотрудников упал? Вы можете следовать всем принципам, изложенным в этом руководстве, и все равно обнаружить, что у некоторых сотрудников проблемы с производительностью. Решение заключается не в том, чтобы делать выговоры или угрожать сотрудникам.
Слишком легко списать не справляющегося с работой сотрудника на лень или некомпетентность. Почти всегда существует более понятная причина низкой производительности. Она может быть связана с проблемами в личной жизни сотрудника, проблемами со здоровьем (даже с таким недиагностированным заболеванием, как СДВГ) или суматошной и отвлекающей домашней обстановкой.
Иногда работник испытывает трудности с производительностью просто потому, что он испытывает общую неудовлетворенность своей работой - такую неудовлетворенность, которую не вылечить ни праздниками, ни эргономичным оборудованием .
Если сотрудник не испытывает страсти к своей работе, возможно, он идет по неправильному карьерному пути. Открытый и сочувственный разговор с сотрудником на эту деликатную тему может привести к откровенным дискуссиям о том, чего именно он хочет от своей работы.
Один из вас или оба могут прийти к полезным выводам. Например, возможно, сотруднику больше подходит другая роль в компании. Возможно, им нужно сократить рабочее время, чтобы у них оставалось время на другое увлечение.
Низкая производительность также может быть признаком того, что сотруднику необходимо сделать следующий шаг в своей карьере и найти работу в той области или в той роли, которая его мотивирует.
Когда вы позволяете сотрудникам честно рассказать о своих проблемах с производительностью, вы можете определить и найти пути их решения.
В конце концов, как мы можем решить проблемы производительности, если сотрудники боятся даже признать их? Обеспечьте безопасное пространство для прозрачности и честности.
Поощряйте непрерывное обучение
Как однажды уместно заметил мудрый Элис Купер, "школа закончилась навсегда". Хотя это верно для большинства из нас, продуктивный сотрудник, тем не менее, оценит возможность постоянно пополнять свой банк знаний.
Предоставьте сотрудникам доступ к курсам и тренингам, которые их увлекают. Если вы не предоставляете сотрудникам ресурсы и время, необходимые для повышения квалификации, их производительность в результате будет снижаться.
Подумайте обо всех тех ошибках, которые были допущены из-за простого отсутствия знаний. Все время, потраченное впустую из-за того, что сотрудник вынужден был просить о помощи. Подумайте о часах, которые можно было бы сэкономить, если бы каждый сотрудник выполнял свою работу более уверенно, обладая опытом и знаниями, позволяющими эффективно решать поставленные задачи.
Неважно, насколько опытны ваши сотрудники - никто не знает всего, поэтому продолжайте заполнять пробелы в знаниях, стимулируя их к обучению.
Поддержите сотрудников, желающих пройти курсы, и поощряйте их выделять несколько часов в неделю на повышение квалификации.
Поощряйте отгулы
Самое страшное слово, которое можно услышать в контексте продуктивности сотрудников: выгорание.
Не так давно сотрудник, который никогда не брал ни одного больничного и которого практически заставляли брать отпуск, считался образцовым работником.
Это было глупое время. Слава богу, сейчас мы все стали намного мудрее.
Пропаганда здорового образа жизни
Здоровый человек - это продуктивный человек. Каждый заслуживает хорошего здоровья, и вы как руководитель обязаны препятствовать формированию нездоровых привычек на работе - например, сотрудники работают слишком много часов, работают до обеда, не делают достаточных перерывов, чтобы размять ноги, или не получают достаточно свежего воздуха.
Вы можете ввести стимулы для занятий новыми видами спорта или посещения тренажерного зала (например, с помощью компенсаций и скидок, связанных со спортом).
Здоровое питание также можно поощрять. Предоставьте сотрудникам скидки на услуги по подписке на продукты питания, такие как Daily Harvest или Instacart.
Не меньшее значение для здоровья ваших сотрудников имеет их офисная мебель. Пользуются ли они эргономичными стульями, столами, клавиатурами и ковриками для мыши? Есть ли у них возможность работать там, где есть свежий воздух, солнечный свет и уединение?
Стоит инвестировать в удобную мебель и рабочее оборудование для вашего сотрудника remote - возможно, даже в коворкинг-офис. Чем лучше у них осанка, тем лучше они могут работать. Никто не может работать продуктивно с болью в спине!
Проводите регулярные беседы о развитии (и поощряйте хорошую работу)
Как руководитель remote , важно регулярно проводить индивидуальные встречи с сотрудниками. Без визуальных подсказок и ежедневных бесед сотрудники могут чувствовать неуверенность в том, что их работа удовлетворительна. В офисе было гораздо проще оценить качество работы. Если сотрудник работал сверх нормы, его старания замечали коллеги.
На рабочем месте remote немного сложнее - но тем более важно - обращать внимание на то, как сотрудники прогрессируют и прилагают дополнительные усилия.
С запланированными звонками у вас всегда будет забронированное время в календаре, чтобы дать сотрудникам понять, что их работа оценена по достоинству. Это также время для предоставления им обратной связи, необходимой для развития.
Поскольку сотрудник больше не может постучаться к вам в дверь, чтобы поговорить о зарплате, вы должны обеспечить виртуальное пространство, в котором этот тип разговора может возникнуть естественным образом. Будьте доступны и доступны для сотрудников, готовых к повышению квалификации.
Беседы о развитии также дают сотрудникам возможность высказать свое мнение о вашей работе как руководителя. Эти мнения бесценны и помогут вам понять, как вы можете лучше влиять на продуктивность сотрудников на расстоянии.
Часто оценивайте производительность
Когда вы в последний раз проводили "аудит продуктивности"?
Когда вы оцениваете уровень производительности, вы можете:
- Определить блокирующие устройства
- Определить возможности обучения
- Выявление потребностей в повышении квалификации
- Определить потребности в масштабировании
- Выявление проблем с мотивацией
- Ставьте лучшие цели
Если вы обнаружили, что производительность труда постоянно снижается при существующих методах работы, возможно, пришло время внедрить более структурированные процессы.
Многие компании, которые испытывают трудности с постановкой целей или имеют нечеткое видение конечного продукта, выигрывают от применения методологии agile.
Agile - это структурированная форма управления проектами и разработки продуктов, которая способствует разумной расстановке приоритетов, гибкости, адаптивности и сотрудничеству с клиентами.
По словам Макадамиана, "Agile позволяет владельцам продукта корректировать требования и приоритеты по ходу дела, чтобы использовать возможности и в конечном итоге предоставить лучший продукт всем заинтересованным сторонам проекта".
Не уверены, подходит ли agile для вашей компании? Если вы хотите протестировать agile-метод работы или просто узнать больше о том, как эта система может быть применена в вашей компании, вы всегда можете пригласить agile-коуча.
Начните с внедрения
Ближе к концу этого списка мы поднимаем вопрос о том, что на самом деле следует рассматривать с самого начала пути сотрудника в вашей компании.
Из всех, кто испытывает трудности с адаптацией при переходе на работу по адресу remote , новые сотрудники, возможно, испытывают наибольшие трудности. Не имея больше возможности наблюдать и учиться, сидя рядом с коллегой, новобранцы часто оказываются предоставлены сами себе. Не имея возможности выучить имена своих новых коллег с помощью быстрого рукопожатия, интеграция в рабочее место на remote может быть также социально трудной.
Именно поэтому в компаниях remote новые сотрудники должны рассчитывать на плавное и всестороннее вхождение в должность. Если это не будет обеспечено с самого начала, сотрудник будет чувствовать себя немотивированным, неуверенным и - со временем - будет бояться спросить о том, что, по его мнению, он "уже должен знать".
Аналогичным образом, вы не хотите ставить существующих сотрудников в неловкую ситуацию, когда им приходится отвечать на бесчисленные вопросы, отправленные через Slack их новыми коллегами.
Ответственность за обеспечение сильного remote онбординга лежит на руководителе. Мы рекомендуем создать библиотеку визуально привлекательных материалов по введению в должность. Важные встречи, знакомства, демонстрационные ролики и звонки с целью ознакомления можно выкладывать в общий доступ, чтобы сразу получить представление о ситуации. Запись звонков также поможет сотруднику лучше узнать сотрудников вашей компании.
НЕ вводить систему, основанную на баллах
Повышение, продвижение по службе, признание, выходные дни и празднование, обсуждение - все это вполне адекватные поощрения. Нет необходимости вводить систему баллов для мотивации сотрудников. На самом деле, делать это крайне рискованно, как это было показано на примере компании Dunder Mifflin.
Сотрудники, которым созданы наилучшие условия для успешной работы и которые могут испытывать чувство гордости за свою работу, с гораздо большей вероятностью будут работать усерднее и умнее. Мотивировать сотрудников, работающих удаленно, несложно: прислушивайтесь к их потребностям, ставьте во главу угла их благополучие и показывайте хороший пример. Преобразование процессов и культуры компании требует времени, но когда наградой является мощный рост производительности труда, усилия оправдывают себя.
