Documentar las reuniones es muy importante en el mundo profesional. Disponer de un buen conjunto de notas o actas de reunión garantiza un registro claro de lo que se ha dicho. También recoge las decisiones y los puntos de acción para futuras referencias. Sin embargo, ¿notas de reunión o actas? Existe la posibilidad de que las notas y las actas de reunión se crucen. ¿Qué las diferencia exactamente?
Asegurarte de que tú y tu equipo sabéis cuál es la diferencia entre las notas y las actas de las reuniones puede mejorar vuestro proceso de documentación. Además, tener una idea clara de lo que es tomar notas y redactar actas eficazmente también ayudará.
Las notas de reunión tienen una finalidad distinta de las actas de reunión, pero ambas son importantes.
En términos sencillos, las notas son una referencia rápida de lo que se ha dicho. Resaltan lo esencial de la discusión.
Sin embargo, las actas son un registro más formal. Las actas pueden utilizarse con fines jurídicos, y a menudo también están relacionadas con la administración financiera.
Asegurarte de que conoces las diferencias es crucial para cualquier persona que participe en reuniones. De hecho, sólo una fracción de las reuniones (11%) se consideran productivas, por lo que asegurarse de que tienes la información necesaria que se deriva de ellas es muy importante.
Tanto si eres la persona que toma las notas, como si sólo eres un participante, esto puede darte una mejor comprensión del proceso de la reunión.
Profundicemos en las diferencias.
Índice
Comprender la documentación de las reuniones
La documentación de las reuniones ha cambiado mucho a lo largo de los años. Era una simple herramienta de registro, que solía llevar alguien de la rama de secretaría mecanografiando o taquigrafiando. Ahora ha evolucionado, junto con la tecnología, para crear increíbles archivos ricos en datos con los que trabajar.
También es muy importante para la responsabilidad y el cumplimiento en el mundo moderno. Muchas empresas e industrias requieren notas claras y bien documentadas de cada reunión, a las que se pueda acceder posteriormente.
Un tema clave que surge siempre que consideramos la documentación de las reuniones es el impacto temporal de las reuniones ineficaces. Un estudio de Atlassian reveló queel coste de las reuniones innecesarias para las empresas estadounidenses asciende a 37.000 millones de dólares. Esta cifra subraya el alto precio de las reuniones improductivas, no sólo en términos de pérdidas económicas, sino también en pérdida de productividad e insatisfacción de los empleados. La razón de que la documentación esté tan directamente relacionada con esto es la cantidad de tiempo que se pasa repitiendo las mismas cosas en las reuniones. A menudo, cuando las reuniones no se documentan, o ni siquiera se comparten, correctamente, las mismas cosas se discuten varias veces.
¿Qué son las notas de reunión?
Las notas de reunión son un registro de lo que se debatió en una reunión. Pueden ser más temáticas que cronológicas. También son mucho menos formales, ya que recogen los puntos clave y los puntos de acción.
Aunque las notas de una reunión deben ser detalladas, deben servir como ayuda para la memoria y no como documentación oficial.
Las notas pueden ser tomadas por más de una persona, y es importante colaborar en ellas conjuntamente. Tomar notas manuales o analógicas puede llevar a que la experiencia personal de la gente las empañe. Es muy importante asegurarse de que las notas sean equilibradas y objetivas, para que los demás miembros del equipo puedan entenderlas y captar los puntos clave. Esto también es especialmente importante si los miembros del equipo no asistieron a la reunión.
Otro punto clave cuando se trata de notas de reunión es que éstas suelen ser la base para el inicio de las notas de reuniones futuras.
Para tomar notas de forma eficaz, prueba estos consejos:
- Mantén las frases cortas y céntrate en los puntos clave
- Asegúrate de identificar y altamente los puntos de acción y cualquier decisión.
- Toma nota de los plazos o fechas que sean importantes para los puntos de acción.
- Asegúrate de revisar y aclarar cualquier ambigüedad con otros asistentes a la reunión.
- Asegúrate de que las notas de la reunión se envían a quienes las necesiten inmediatamente después de la reunión.
- Intenta utilizar una herramienta digital para facilitar la toma de notas y la organización, sobre todo si la reunión se celebra a distancia.
¿Qué son las actas de reunión?
A diferencia de las notas de reunión, las actas de reunión son un registro formal de las decisiones tomadas en una reunión. Son un documento legal que se asegura de recoger en detalle las discusiones, acciones, votaciones y decisiones de una reunión.
Normalmente se basan en un orden del día que se ha distribuido antes de la reunión. Además, las notas de reuniones anteriores también se utilizarán como temas de discusión. Las actas de reunión también incluyen una lista de asistentes, un resumen de cada punto del orden del día y el resultado de la decisión.
Es realmente importante tener actas de las reuniones. Son documentos legales necesarios para el gobierno corporativo. Deben proporcionar un relato transparente de las acciones y la toma de decisiones del consejo. Normalmente, en cualquier caso legal, también se hará referencia a ellas. Ofrecen una visión clara e imparcial de la situación, esencial para las pistas de auditoría y para mostrar la diligencia debida y la integridad.
Normalmente hay una sola persona encargada de las actas de la reunión, normalmente un secretario o redactor de actas designado. Deben escuchar activamente y anotar los puntos clave, y quién los ha dicho, durante la reunión. Una vez finalizada la reunión, estas notas deben formalizarse en una estructura de actas, revisarse para comprobar su exactitud e integridad antes de distribuirlas.
Deben distribuirse a todos los asistentes a la reunión y a las partes interesadas para su revisión y aprobación. Esto garantiza que todo el mundo esté de acuerdo con las decisiones tomadas y las acciones necesarias. También existe la posibilidad de hacer correcciones o aclaraciones.
Dado que se trata de documentación formal, merece la pena buscar algunas directrices sobre actas de reuniones basadas en tu localidad.
Las diferencias clave: Notas de reunión vs Actas
Para una referencia rápida sobre cómo se diferencian las notas de reunión y las actas de reunión, aquí tienes una rápida lista de comprobación.
Formalidad
- Las notas de las reuniones son informales y sirven como ayuda personal o de equipo.
- Las actas de las reuniones son formales y sirven como documento oficial al que se puede hacer referencia cuando se trata de leyes, política corporativa o acciones financieras.
Contenido
- Las notas de las reuniones resumen los puntos clave, las acciones, las discusiones importantes y las fechas.
- Las actas de las reuniones son exhaustivas y detallan los debates, las decisiones concretas, los resultados de las votaciones y las acciones oficiales,
Casos prácticos
- Las notas de reunión son para entornos menos formales, como reuniones de equipo o de proyecto. Aquí se trata de captar ideas y tareas.
- Las actas de reunión son más formales y deben utilizarse en reuniones del consejo de administración, asambleas generales y reuniones más formales. Cualquier reunión importante relacionada con finanzas o RRHH debe disponer de ellas por motivos de cumplimiento legal y corporativo.
Distribución
- Las notas de las reuniones deben compartirse entre los asistentes y ponerse a disposición de cualquiera que participe en el proyecto.
- Las actas de las reuniones deben distribuirse a todas las partes interesadas, y deben gestionarse con cuidado si contienen información sensible.
Elegir entre Notas de Reunión, Actas de Reunión o Ambas
Asegurarte de que tienes la documentación adecuada es muy importante, sobre todo si la reunión va a tener que ser examinada posteriormente por motivos legales.
Utilizar eficazmente los dos medios puede garantizar que tus reuniones sean eficaces, estén bien documentadas y sean productivas.
Si no estás seguro de qué documentos vas a necesitar para una reunión, hazte estas tres preguntas:
- ¿Cuál es el objetivo de la reunión?
- ¿Quiénes son los destinatarios de la documentación?
- ¿Cuáles son las necesidades de cumplimiento y archivo?
Una nota sobre la influencia organizativa
La propia naturaleza de tu empresa o sector puede influir en el tipo de notas que necesitas tomar. En el caso de una pequeña empresa emergente, es probable que haya muchas conversaciones y puestas al día "casuales". Para una empresa de Fortune 500, con consejos de administración y muchas partes interesadas, es probable que sea más formalizado.
El uso de herramientas digitales
Ahora hay muchas apps que permiten documentar las reuniones de forma mucho más eficaz. Estas apps pueden servir tanto para las notas como para las actas de las reuniones. Además de poder documentar, en tiempo real, lo que se ha dicho y quién lo ha dicho, también pueden almacenarse de forma segura y distribuirse con mayor eficacia.
El uso de esta tecnología significa que, aunque una reunión pueda empezar necesitando notas, si evoluciona hasta necesitar actas más formales, la oportunidad de hacerlo está ahí. Así podrás elegir la mejor opción de las dos y formalizar la documentación que sea necesaria después de la reunión.
Buenas prácticas para tomar notas y actas de reuniones
Tanto si tomas notas como si redactas las actas de tu reunión, hay una serie de cosas que deberían hacerse como parte de las buenas prácticas generales.
- Claridad y concisión: Tanto si se toman notas como si se redactan actas, la clave es una documentación clara y concisa. Céntrate en las decisiones, las acciones y los puntos clave del debate.
- Utiliza plantillas de reuniones: Estandariza el proceso con plantillas. Esto garantiza que toda la información necesaria se capture de forma coherente y se comprenda fácilmente.
- Escucha activa: Participa plenamente en la reunión para garantizar una documentación precisa y completa. Resume las discusiones con tus propias palabras para captar la esencia.
- Herramientas digitales y software: Aprovecha la tecnología para mejorar la eficacia. Utilizar un software de grabación de llamadas como tl;dv también puede aportar un elemento de IA, que te permita celebrar la reunión y actuar retrospectivamente sobre todo de forma eficiente
- Manejo de información sensible: Ten siempre presente la confidencialidad. Guarda de forma segura los documentos que contengan datos sensibles. Limita el acceso a quienes necesiten saberlo
Siguiendo estas pautas y utilizando las herramientas adecuadas, puedes asegurarte de que las notas y actas de tus reuniones sean útiles y seguras.
A continuación verás una guía rápida de algunos de los puntos clave de las mejores prácticas a seguir con las reuniones virtuales
Mejora la productividad de las reuniones mediante una documentación eficaz
Las reuniones son una parte fundamental de cualquier empresa, pero asegurarse de que funcionan es igual de importante.
Contar con todo un equipo que conozca las mejores prácticas y la diferencia entre notas y actas de reunión puede transformar tu eficacia y productividad.
Las tres cosas más importantes que debes tener en cuenta, tanto si haces notas como si haces actas, son:
- Preparación: Asegúrate de que todas las reuniones, aunque sean pequeñas, tengan un resultado y un orden del día claros. Aunque las menos formales no necesitan circular de antemano, ten una directiva clara de lo que debe salir de la reunión,
- Elementos procesables: Deja claro cuáles son las acciones que hay que emprender tras la reunión, quién es responsable de ellas y un plazo en el que deben realizarse (o al menos algunos hitos). Así te aseguras de que hay una responsabilidad clara y una posibilidad de seguimiento correcto.
- Revisar y resumir: Asegúrate de que existe algún tipo de registro de la reunión. Las reuniones sin documentación pueden dar lugar a resultados abstractos, ideas olvidadas y ninguna acción.
Una mejor documentación de las reuniones conduce a mejores resultados
Tanto si eres tú quien organiza la reunión, como si eres sólo un asistente, es fundamental tener una idea clara de cuáles son los resultados de la reunión. Esto también determinará el estilo y la función de la documentación necesaria para la reunión, ya sean notas o actas.
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