Si buscas la guía definitiva sobre las mejores prácticas para la incorporaciónremote , coge una silla, has venido al lugar adecuado. Desde consejos para que el proceso de incorporación sea lo más fluido posible, hasta pequeños detalles que seguro que impresionan al nuevo empleado: te lo contamos todo.
tl;dv es una empresa totalmente remote . Con nuestro equipo repartido por todo el mundo, y sin oficina física, hemos incorporado a distancia a todos los empleados a tiempo completo y a los autónomos, literalmente a todas las personas. Incluso al conserje... aunque no estamos seguros de por qué necesitábamos contratarlo. Es decir, somos completamente remote.
Así que, aunque podríamos darte una guía sobre la incorporación basada exclusivamente en nuestro impresionante software de gestión de reuniones (¡una pista, es genial para la incorporación!), esta guía se basa en nuestras propias experiencias.
Tenemos la suerte de que el trabajo remote y la cultura del trabajo asíncrono han permitido que toda la práctica y la acción del onboarding sean mucho más eficientes en los últimos años. Aun así, muchos empleados nuevos pueden sentirse intimidados ante la perspectiva de ser incorporados a distancia. Tu trabajo consiste en darles la confianza que necesitan para asumir el puesto rápidamente, al tiempo que haces que se sientan bienvenidos a la cultura de tu empresa.
Así que vamos a sumergirnos en nuestra guía definitiva sobre las mejores prácticas de incorporación remote .
Buenas prácticas de incorporación Remote
¿Qué es la incorporación a remote ?
Antes de ponernos manos a la obra, ¿qué es exactamente la incorporación remote ?
La incorporación es el proceso de presentar a los nuevos empleados a la empresa y ayudarles a pasar de ser candidatos externos a miembros de pleno derecho del equipo. También puede ser para un empleado que cambia de puesto, asciende o se traslada a remote desde una oficina presencial. Y hacer esto a distancia significa simplemente utilizar medios digitales, lejos de un sistema de oficina tradicional.
El proceso de incorporación también permite a los directivos, al personal de RRHH y a otras partes interesadas asegurarse de que los nuevos empleados tienen toda la información necesaria para desempeñar con éxito sus funciones.
La incorporación también ayuda a generar confianza entre la organización y sus nuevos empleados. Es un momento clave en el que puedes establecer la norma de cómo es la cultura de la empresa, y asegurar que tus contratados van a tener una integración sin problemas en el ecosistema de la empresa.
Si tienes un proceso de incorporación estelar, se van a sentir genial, pero si se les deja a su aire sin ningún apoyo, existe la posibilidad de que asustes a la nueva persona.
Para los equipos remote , la incorporación solía ser especialmente difícil, ya que no había contacto físico ni interacción cara a cara. Aunque esto solía dificultar a los directivos establecer relaciones con sus empleados y comprender lo que motiva a cada miembro del equipo, ya no es así. Hemos sido capaces de pasar tan rápidamente al trabajo remote , que ahora es tan sencillo y está tan arraigado como antes lo estaba para los empleados de oficina.
¿Cuándo debes incorporar a alguien remote ?
El proceso de incorporación debe comenzar en cuanto un nuevo empleado acepta la oferta de trabajo. Esto significa que las organizaciones deben empezar a prepararse para la contratación incluso antes de que llegue. Deben empezar a programar reuniones virtuales y a instalar el equipo necesario para que los empleados remote trabajen con eficacia.
La incorporación no se limita a los primeros días, sino que debe continuar durante las primeras semanas. Esto puede implicar comprobaciones periódicas con el recién contratado, formación continua y apoyo cuando sea necesario, y orientación para que sepa cómo desenvolverse en su nuevo lugar de trabajo.
¿Cómo se puede llevar a cabo la incorporación?
Tenemos que dejarlo superclaro, NADIE NECESITA IR A UNA OFICINA.
En los viejos tiempos, a veces se esperaba que los empleados -aunque fueran remote viajaran muy lejos para conseguir un paquete de bienvenida impreso y algunas contraseñas.
No tiene por qué ser así.
Hoy en día, la incorporación de equipos remote puede realizarse mediante diversos métodos. Los más comunes son las reuniones virtuales, las videollamadas, el correo electrónico y la mensajería instantánea, e incluso el software de onboardingremote . Estos medios, junto con las nuevas herramientas e integraciones, permiten a los nuevos empleados conocer mejor a los miembros de su equipo, hacer preguntas, recibir información importante sobre la empresa y las funciones de los recién contratados, y establecer relaciones con otros compañeros.
También es beneficioso disponer de una plataforma de incorporación online que permita a los empleados acceder a todos los materiales relacionados con su trabajo en un solo lugar. Esto facilita el seguimiento del progreso a lo largo de todo el proceso. tl;dv, en particular, te permite almacenar todas tus reuniones y transcripciones en un centro de búsqueda. Se pueden crear carpetas para los nuevos contratados, de modo que puedan acceder inmediatamente a material educativo rico en contexto en forma de tutoriales anteriores, presentaciones, anuncios de la empresa y mucho más.
tl;dv también te permite compartir con los recién llegados breves clips de pasadas planificaciones de Sprint, llamadas de ventas, reuniones con clientes y llamadas de investigación de usuarios. Esto les da una idea de la cultura de la empresa, les familiariza con sus nuevos compañeros y/o clientes y, en definitiva, les proporciona un contexto más rico que la documentación basada en texto. Lo mejor de todo es que este estilo de onbarding basado en vídeo puede realizarse mediante comunicación asíncrona para mayor facilidad y flexibilidad.
¿Quién debe incorporar a los nuevos trabajadores?
El proceso de incorporación debe ser un esfuerzo de equipo e implicar a directivos, personal de RRHH y otras partes interesadas.
Los directivos deben responsabilizarse de que los nuevos empleados dispongan de toda la información necesaria para desempeñar eficazmente sus funciones.
El personal de RRHH debe proporcionar apoyo adicional, como configurar herramientas de trabajo remote como Zoom o Slack, proporcionar acceso al software de nóminas y resolver cualquier duda relacionada con prestaciones o políticas.
Por último, otras partes interesadas pueden ayudar a crear un entorno acogedor presentándose y asegurándose de que el nuevo empleado se siente bienvenido al equipo.
Sin embargo, también puedes hacer que los compañeros de tus nuevos colegas participen en el proceso. Desde ofrecer almuerzos remote hasta presentarles al equipo, hacer que los compañeros también participen en la incorporación permite a los nuevos empleados conocer a sus colegas y empezar a construir relaciones que perdurarán.
¿Cuáles son las ventajas de incorporarse correctamente?
Los beneficios de incorporar correctamente a los nuevos empleados incluyen:
- Establecer la confianza entre la organización y sus nuevos empleados,
- aumentar el compromiso de los empleados y las tasas de retención,
- reduciendo el tiempo de productividad,
- creando una transición mucho más suave para el nuevo contratado.
También crea una oportunidad para que los jefes conozcan mejor a los miembros de su equipo, lo que puede ayudarles a identificar las áreas en las que necesitan apoyo o formación adicionales.
La incorporación es una parte importante del éxito de cualquier equipo remote y no debe pasarse por alto.
¿Cómo puedo asegurarme de que la incorporación sea democrática?
Para garantizar un proceso de incorporación democrático, las organizaciones pueden utilizar diversos métodos, como encuestas y formularios de opinión, para recopilar datos de todos los miembros del equipo implicados. Esto permitirá a la organización identificar cualquier área de mejora o cualquier problema con el programa de incorporación que deba abordarse. Además, los directivos deben asegurarse de que todos tengan acceso a los mismos recursos, independientemente de su función o formación.
Garantizar que el proceso de incorporación sea justo y transparente fomenta la confianza entre empresarios y trabajadores y contribuye a crear un entorno laboral integrador.
Además, tener la posibilidad de volver a ver las reuniones en vídeo, o compartirlas con otras personas de la empresa, permite el crecimiento, el desarrollo y la formación del personal. Permitiéndote ajustar y mejorar continuamente, y documentar, todo el proceso.
¿Dificultades que puede plantear la incorporación a remote ?
Una de las principales dificultades que puede plantear la incorporación a remote es la falta de conexión y compromiso.
Es importante recordar que las interacciones virtuales son fundamentalmente diferentes de la comunicación cara a cara, y a veces puede ser más difícil para los nuevos empleados conectar con sus compañeros cuando no están en el mismo espacio físico.
Además, la incorporación remote puede ser difícil para las organizaciones que no tienen implantadas prácticas y políticas de trabajo remote , ya que requiere un enfoque distinto de los métodos de incorporación tradicionales.
Por último, gestionar las expectativas entre los directivos, el personal de RRHH y los nuevos contratados a la vez puede ser un reto si no hay un plan o una estrategia clara de antemano.
¿Cuáles son las mejores prácticas de incorporación remote ?
Las mejores prácticas de incorporación online para empleados remote variarán de una empresa a otra, pero hay algunos conceptos bastante estándar que deberían aplicarse a todas las empresas.
Además, aunque la tecnología hace que la incorporación a remote sea más cómoda, sigue siendo esencial mantener abiertas las líneas de comunicación entre empleadores y nuevos contratados.
Es importante tener en cuenta que la incorporación debe ser un esfuerzo de colaboración entre todas las partes interesadas, y todos deben trabajar juntos para asegurarse de que el nuevo empleado recibe apoyo durante todo el proceso. Con la comunicación, el apoyo y la orientación adecuados, la incorporación remote puede tener éxito y contribuir a crear una plantilla remote inclusiva.
Aquí tienes nuestra lista de comprobación para incorporarte correctamente:
Establece expectativas claras desde el principio
Establecer unas expectativas claras desde el principio, tanto con la persona contratada como con las demás personas implicadas, ayuda a garantizar que todo el mundo esté de acuerdo y comprenda mejor lo que se espera.
Proporcionar una plataforma integral de incorporación
Proporcionar una plataforma de incorporación completa garantiza que los contratados tengan acceso a toda la información que necesitan para ponerse al día rápidamente. Esto puede incluir recursos de la empresa, formularios, políticas, procedimientos y mucho más.
tl;dv, en particular, te permite crear una biblioteca de vídeos, clips y mucho más, lo que constituye un centro de recursos preparado para los nuevos principiantes, para mejorar las sincronizaciones y las reuniones en tiempo real.
Presentar a los recién contratados a su equipo y compañeros
En entornos remote , es necesario presentar a los recién contratados a los miembros de su equipo y a otros colegas, ya que esto les ayuda a sentirse conectados con la organización aunque no estén físicamente presentes. Esto puede hacerse virtualmente mediante reuniones virtuales o videollamadas.
Haz comprobaciones frecuentes con los jefes y el personal de RRHH
Mantener reuniones frecuentes con los directores y el personal de RR.HH. ayuda a garantizar que los contratados se adaptan bien, comprenden las expectativas de su función y tienen respuesta a sus preguntas.
Esto puede llevarse a cabo mediante reuniones de vídeo Google Meet (habilitadas con la extensión de Chrome tl;dv) , o incluso utilizando algo como Slack o el correo electrónico.
Ofrecer sesiones de formación virtuales o recursos a los que se pueda acceder a distancia
En entornos remote , ofrecer sesiones de formación virtual puede ayudar a los nuevos empleados a ponerse al día rápidamente. Esto puede hacerse mediante seminarios web, tutoriales en vídeo u otros recursos digitales que orienten sobre cómo utilizar los sistemas, herramientas y procesos de la empresa.
De nuevo, utilizando tl;dv, puedes construir un enorme recurso de vídeos de formación, y ejemplos de eventos en directo para su posterior consulta.
Asegúrate de que todas las herramientas necesarias están preparadas antes de que el empleado empiece a trabajar
Para que todo funcione a la perfección para el recién contratado, lo mejor es asegurarse de que todas las herramientas y sistemas necesarios están preparados antes de que empiece a trabajar. Esto incluye asegurarse de que su ordenador, software y demás hardware relacionado esté con ellos desde el principio, junto con los planes para cualquier formación.
Tener a los nuevos contratados equipados y listos para salir sienta un sólido precedente de que la empresa es eficiente y cumple cuando lo necesita.
Además, el tiempo que transcurre entre el inicio de un nuevo trabajo y el comienzo real puede aumentar el estrés del nuevo empleado.
Garantizar que toda la comunicación sea coherente y transparente a lo largo del proceso
Para asegurarse de que todo el mundo está de acuerdo, es importante mantener abiertas las líneas de comunicación entre los empresarios y los recién contratados. Esta transparencia en el lugar de trabajo incluye ponerles al día regularmente sobre cualquier cambio en el proceso de incorporación o proporcionarles información actualizada sobre sus progresos.
No debes limitarte a "dejarles solos", pero tampoco respirarles en la nuca a cada momento. Permítete ser accesible y visible, al tiempo que te aseguras de que se sientan atendidos.
Colabora con todas las partes interesadas para asegurarte de que se apoya a la nueva contratación
A menudo se dice que hace falta un pueblo para criar a un niño, pero lo mismo puede decirse de hacer que un nuevo empleado se sienta bienvenido. Es fundamental que la gente sienta que conoce a los demás y que puede tenderles la mano, aunque no trabaje con ellos habitualmente.
Dicho esto, la responsabilidad de la incorporación no debe recaer enteramente en una sola persona. De nuevo, al disponer de recursos y adoptar un sistema asíncrono siempre que sea posible, esto significa que la carga de trabajo se reparte entre todos. Nadie siente que es una carga para él, o que él mismo es una carga.
¡Feliz contratación!
La comunicación, el apoyo y la orientación adecuados son esenciales para el éxito de la incorporación en un entorno remote . Siguiendo las directrices anteriores, puedes asegurarte de que las personas contratadas dispongan de toda la información necesaria para ponerse al día rápida y fácilmente. Esto ayudará a crear una plantilla remote inclusiva en la que todos se sientan bienvenidos e incluidos.
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Los procesos de incorporación pueden diferir de una organización a otra, pero en última instancia todos deben girar en torno a asegurarse de que el recién contratado se sienta bienvenido y cómodo en su nuevo puesto.
Ahora que los equipos remote se están convirtiendo en la norma, las organizaciones deben dar prioridad a las necesidades de sus trabajadores remote durante la incorporación, sobre todo si esos trabajadores se unen a un equipo que ya lleva algún tiempo trabajando juntos a distancia.
Integrar adecuadamente a los nuevos empleados en una plantilla distribuida puede contribuir en gran medida a fomentar un entorno de trabajo positivo y ayudar a todos a alcanzar el éxito.
