Has contratado a un nuevo empleado y es hora de organizar su incorporación virtual.
Crear e implementar la experiencia de incorporación virtual es ahora mucho más fácil de lo que hubiera sido hace varios años. Con la llegada de las nuevas tecnologías, el auge de las videoconferencias y el desarrollo de herramientas y aplicaciones de apoyo, la incorporación de personas, estén donde estén en el mundo, es ahora un proceso casi perfecto.
¿Por qué es bueno el vídeo para la incorporación de empleados virtuales?
El vídeo es increíblemente poderoso. Aunque el correo electrónico y la mensajería por chat son enormes hoy en día, a falta de estar con alguien en la vida real, el vídeo y la documentación por vídeo te permiten conocer realmente a alguien.
Incluso una reunión grabada te mostrará cómo se han alcanzado los objetivos y las tareas, el proceso de pensamiento y conversación que condujo a ellos, y pequeños detalles y colores que podrían quedar fuera de un documento escrito.
Y en términos de compromiso, quiero decir... sólo tienes que mirar a Netflix, YouTube y TikTok, como ejemplos del amor de los seres humanos por los vídeos. El vídeo suele ser más atractivo, y un estudio realizado por Insivia descubrió que, en términos de retención de información, los espectadores de vídeo recordaban el 95% de un mensaje de vídeo, en comparación con sólo el 10% de los que lo leían.
Por eso tl;dv es tan potente. tl;dv es más que un grabador de reuniones online: te permite convertir en clips las llamadas de clientes, presentaciones, demostraciones, tutoriales, planificación de hojas de ruta, sesiones de investigación y, sí, la incorporación virtual de empleados. Clips de información fáciles de consultar, fáciles de digerir y fáciles de almacenar y compartir.
Con el tiempo, cuanto más utilices tl;dv, más podrás incluso crear toda una biblioteca de clips adecuados para los nuevos contratados. Pueden incluir formación, cultura e incluso datos curiosos sobre sus compañeros. El hecho de que el vídeo se pueda ver al ritmo de cada persona, se pueda consultar e incluso se pueda transcribir, significa que todo está al alcance de los empleados. No tienen por qué sentirse incómodos preguntando, y cuando tengan una pregunta, será algo que añadir a la biblioteca o que facilitará la señalización de las cosas.
Utilizar el vídeo es probablemente una de las mejores experiencias de incorporación virtual que puedes ofrecer a un nuevo empleado. Sin embargo, tienes que saber exactamente qué grabar, filmar y hacer. Por eso hemos elaborado esta lista de control definitiva para la incorporación de empleados virtuales.
¡Vamos a empezar! 🤩
⭐ Tu lista de control definitiva para empleados virtuales ⭐
Crea una oferta de trabajo atractiva
Lo primero es lo primero: les has ofrecido formalmente el trabajo, ¿verdad? Este paso es esencial en cualquier proceso de incorporación. Es decir, puedes intentar decírselo telepáticamente, pero no todo el mundo tiene esa habilidad en su currículum. Tendrás que enviarles algún tipo de carta de oferta, con todos los detalles de su nuevo trabajo, como el salario, sus responsabilidades diarias y otras condiciones de empleo.
Este es también el punto en el que puedes asegurarte de que son muy claros, al igual que tú como empresa, sobre lo que se espera de ellos, las tarifas, etc. Asegúrate de que esta parte es hermética para que no haya confusiones más adelante.
Decide una fecha de inicio
Parte de esto también debería incluir la decisión de una fecha de inicio, y eso incluye una fecha de inicio virtual. Asegúrate de avisar a tu nuevo empleado con suficiente antelación para que pueda liquidar cualquier compromiso previo y prepararse para empezar contigo.
También es buena idea averiguar si el nuevo contratado tiene ya en la agenda vacaciones o fechas importantes para el año que viene. Asegúrate de que todo esto esté planificado, programado e incluido en su plan de incorporación.
Envía y completa todo el papeleo
Sí, el papeleo sigue existiendo, incluso cuando la incorporación es virtual. Asegúrate de enviar al empleado todos los documentos y formularios necesarios antes de su fecha oficial de incorporación. Esto podría incluir un manual del empleado, un paquete de bienvenida con organigramas y cualquier otra política de la empresa que haya que aprobar. Todo esto puede hacerse a distancia, y para ello puedes utilizar un servicio de firma digital.
Envíales tecnología, software y hardware
Una de las ventajas del trabajo remote es que puede realizarse desde cualquier lugar, pero normalmente requiere cierto equipo. Decide qué software y hardware necesitarán para hacer su trabajo con eficacia, y asegúrate de que se les envía con tiempo suficiente para su primer día.
Además, ya que estás, asegúrate de que conocen el proceso para hacer frente a las dificultades técnicas. Dales un número de teléfono o alguna forma de contactar con un sistema de tickets, ya que el departamento técnico no suele hacer visitas a domicilio.
Organizar una reunión de orientación
Reunión de orientación, llamada inicial, comienzo, como quieras llamarla, vamos a fijar y cargar en el calendario una llamada para el primer día. Es una forma estupenda de dar la bienvenida a tu nuevo empleado, presentarle a su jefe y conoceros mutuamente. Puede ser tan formal o relajada como quieras, pero utilízala para marcar la pauta de cómo será su tiempo en la empresa.
Infórmales sobre los servicios/productos de la empresa
Es probable que tu nuevo empleado virtual tenga una idea bastante clara, al menos a grandes rasgos, de lo que hace tu empresa. Ahora es el momento de ser realmente detallista, e introducirles en las operaciones cotidianas de tu empresa.
Guíales por los servicios y productos que ofreces y explícales cómo encajan en la misión general. Esta es también una buena oportunidad para hacerles preguntas, pero también para asegurarles que pueden seguir haciéndolas durante todo el tiempo que permanezcan en la empresa.
Prepáralos con herramientas de comunicación
Slack, Zoom, Google Meet, tl;dv - sea como sea que quieras comunicarte, prepara a tu nuevo empleado y explícale qué usar y cuándo usarlo. Si tienes un entorno de trabajo asíncrono, puede que tu nuevo empleado sea totalmente nuevo en el concepto. Al venir de un entorno tradicional de horas de trabajo sólidas, estados de actividad y demás, puede que necesiten un poco más de explicación. De hecho, el uso de herramientas de colaboración asíncronas puede ser un concepto tan extraño que tengas que enseñarles a cambiar de mentalidad.
@tldv.io ¡Odias las reuniones y a nosotros nos encanta resumirlas! #workfromhome #meetingsummary #asyncwork ♬ sonido original - tldv.io
Preséntales a sus colegas
Lo más importante es que conozcan bien a sus nuevos compañeros. Organiza presentaciones virtuales del equipo y busca la forma de que todos conecten a nivel personal. Este es uno de los pasos más importantes en cualquier proceso de incorporación, ya que es esencial para formar relaciones de trabajo sólidas que ayudarán a tu nuevo empleado a sentirse bienvenido y apoyado.
Establece un sistema de amigos
Si los recursos lo permiten, puedes incluso emparejar a tu nuevo empleado con un "compañero", en forma de otro colega. Tener a alguien de compañero el primer día puede ayudar mucho a que el nuevo empleado se adapte más rápidamente. Asegúrate de emparejar a cada nuevo empleado con un miembro del equipo que conozca bien el trabajo y pueda enseñarle el lugar virtualmente.
Establece Límites, Expectativas y Limitaciones
Establece límites y expectativas desde el principio. Esto incluye todo, desde las horas de trabajo hasta la política de vacaciones, tanto para ti como para el recién contratado. Asegúrate de que conocen cualquier limitación o restricción que pueda afectar a su trabajo, para que no haya confusiones en el futuro.
Este es un momento realmente clave en el que puedes destacar, y compartir, la cultura de trabajo de la empresa. Es importante establecer las expectativas de un empleado desde el primer día, preparándole para el éxito y aumentando las posibilidades de una relación laboral productiva.
@tldv.io Si yo llego tarde, ellos llegan tarde. Todos llegamos tarde #workfromhome #corporate #workinglate ♬ sonido original - heyy
Y fija algunos objetivos
Es importante fijar metas y objetivos desde el principio: así es como tu nuevo empleado sabe lo que tiene que conseguir en su nuevo puesto, y cómo podrás medir su rendimiento. Asegúrate de cubrir toda la información necesaria durante la incorporación para que todo el mundo esté de acuerdo.
Ordena tu formación
Prepara un programa de formación para tu nuevo empleado que cubra los aspectos básicos de su función y le ayude a ponerse al día rápidamente.
Además, no te olvides de los pequeños detalles: puede que necesiten formación sobre cómo acceder a determinados sistemas internos, como las herramientas para compartir archivos o las páginas de la intranet.
Cuando sea posible, habla con ellos sobre lo que quieren hacer a largo plazo. ¿Quieren dedicarse a la gestión? ¿Sistemas? ¿Quizás quieran ser investigadores UX? Si lo averiguas y les ofreces hojas de ruta de formación para cubrirlas a medida que avanzan, acabarás con un empleado muy feliz.
Demostrando que te complace invertir en ellos, y en sus habilidades, conseguirás también una mayor tasa de retención de empleados.
Establecer la comunicación de registro
Asegúrate de establecer una comunicación periódica con tu nuevo empleado. Puede que quieras hablar de los progresos en los proyectos, o simplemente tener una charla informal: se trata de asegurarte de que se sienten cómodos en su papel y lo suficientemente abiertos como para hacer preguntas.
Esto ayudará a crear una relación de apoyo entre ambos y garantizará que tu nuevo empleado virtual se sienta conectado y valorado.
@tldv.io ¿El onboarding nunca es suave? Nos lo preguntamos en serio #workfromhome #onboarding #corporate ♬ sonido original - tldv.io
¡Bienvenido al equipo!
Además de ayudarte en la contratación rápida, ahora que tl;dv te ha dado una lista de comprobación para la orientación de nuevos empleados remote , tl;dv también puede ayudarte a ponerla en práctica. Con tanto de lo anterior que se puede grabar, ya sea como referencia para ese empleado en concreto, para formar a tu equipo sobre cómo incorporar a nuevos empleados, o incluso simplemente para enviar la formación como referencia, tl;dv puede hacerlo súper sencillo.
Ahora, hablemos de la fiesta de bebidas para empleados remote en honor de tu nuevo empleado. Nos invitan, ¿verdad?
