Los directivos pueden considerar que la incorporación de nuevos empleados es una tarea difícil. No sólo tienes que preocuparte de ponerles al día sobre las normas y procedimientos de la empresa, sino que también debes asegurarte de que se sientan a gusto en su nuevo entorno de trabajo. Este artículo trata de cómo facilitar el proceso de incorporación creando un mundo virtual lo más parecido posible al mundo real.

¿Qué es el proceso de incorporación virtual?

El proceso de incorporación virtual es cuando una empresa utiliza la tecnología para ayudar en la transición de un nuevo empleado. Puede ser cualquier cosa, desde módulos de formación online hasta software de videoconferencia que simula una reunión en persona. La incorporación virtual pretende que el proceso sea lo más fluido y eficaz posible, tanto para los empresarios como para los empleados.

¿Cómo crear una buena experiencia de incorporación virtual?

Son muchos los factores que intervienen en la creación de una excelente experiencia de incorporación virtual. 

1. Asegúrate de proporcionar formación y recursos adecuados. Los módulos online, los vídeos y otros materiales pueden ayudar a los nuevos empleados a ponerse al día rápidamente sobre las políticas y procedimientos de la empresa. Una de las formas más sencillas de facilitar que los nuevos empleados se pongan al día sobre las herramientas y sistemas de la empresa es crear un centro de conocimiento que cubra todos los temas que los nuevos empleados necesitan para completar su formación de incorporación. Algunas herramientas populares utilizadas para esto son Notion, Trello y tl;dv. tl;dv proporciona una forma aún más visual de formar a los nuevos empleados mediante vídeos personalizados o estándar para los nuevos empleados. Identificando las áreas clave de tu organización que necesitan una comprensión profunda, categorízalas y haz vídeos, escribe guías y crea documentación detallada para ellas. Las herramientas ya mencionadas son excelentes formas de distribuir contenido de texto y vídeos para un acceso fácil y a tu propio ritmo. 

2. Crea un entorno de apoyo mediante la comunicación regular y la retroalimentación. Ya sea mediante software de videoconferencia o reuniones de equipo, asegúrate de que los empleados se sientan cómodos haciendo preguntas y compartiendo sus pensamientos e ideas con los demás. El onboarding virtual depende en gran medida de varias herramientas para tener éxito. Pero eso no significa herramientas súper caras o fuera de alcance. Una herramienta como Slack es estupenda para la comunicación. Trello es perfecto para hacer un seguimiento de los proyectos y tl;dv perfecto para enviar mensajes en profundidad que tengan un lado más visual o demostrativo. En general, un canal de Slack es suficiente para una comunicación rápida y sencilla, ya que permite el acceso tanto desde el PC como desde el móvil. 

3. Adapta la experiencia de incorporación virtual a las necesidades específicas de tu equipo u organización. Esto puede implicar personalizar el contenido de la formación en función de las funciones del puesto o incorporar herramientas o tecnologías exclusivas a tu proceso de incorporación.

4. Prioriza la facilidad de uso y la accesibilidad. Es esencial tener en cuenta las necesidades de tus empleados y otras partes interesadas de tu organización. Esto puede significar hacer que tu experiencia de incorporación virtual sea apta para móviles o proporcionar varias opciones lingüísticas para quienes no hablen inglés como lengua materna.

La accesibilidad también significa que los nuevos empleados pueden realizar el proceso de incorporación por su cuenta y a su propio ritmo. Las largas horas de incorporación en una sola semana no suelen funcionar para muchos, y volverán a buscar información cuando se encuentren con un obstáculo. ¿Por qué no facilitarles la búsqueda de información por su cuenta? Un centro de conocimientos o una base de conocimientos es una de las mejores formas de apoyar continuamente el proceso de incorporación de forma práctica y a su propio ritmo.

Google Docs y Notion son herramientas magníficas para crear una base de conocimientos sencilla pero en la que se puedan hacer búsquedas, con capítulos basados en problemas, temas y cuestiones comunes específicos que surgieron durante los primeros días. Incluso podrías incluir temas avanzados para asegurarte de que todos los empleados tienen un centro al que siempre pueden acudir cuando se encuentren con un obstáculo o necesiten saber más sobre la organización.

Para las reuniones, el uso de tl;dv en todas las reuniones hace que tu organización sea mejor y más productiva, ya que nadie tiene que ver horas enteras de vídeo por unos minutos de contenido que está buscando. Con tl;dv, el uso de marcas de tiempo y notas te permite saltar fácilmente a aspectos de cualquier reunión que quieras volver a ver. Si prefieres una visión más detallada del vídeo, puedes pasar a las transcripciones y volver a la reunión en texto. 

5. Destaca la importancia del desarrollo profesional continuo. La formación y el apoyo continuos son cruciales para ayudar a los empleados a crecer y prosperar en sus funciones, independientemente del lugar de trabajo: presencial o remote. Implantar un sistema de compañeros es una de las mejores formas de garantizar el desarrollo continuo de todos tus nuevos empleados.

Hacer amigos es bastante difícil para algunos empleados nuevos, sobre todo en funciones totalmente remote . Asignarles un compañero puede facilitarles hacer amigos, conectar con todo el equipo y tener un par de hombros en los que puedan confiar cuando necesiten ayuda. 

6. Asegúrate de establecer expectativas realistas. Es fundamental comprender y tener un plan para cumplir las expectativas desde el principio y hacer saber a los empleados que la incorporación virtual no sustituye a la interacción en persona.

Los nuevos empleados suelen tardar algún tiempo en alcanzar su mejor rendimiento. Pero eso no ocurre por casualidad. Tener unas expectativas realistas bien establecidas y comunicadas es la mejor manera de conseguir que los nuevos empleados se pongan al día sin sacrificar la productividad ni los ingresos. Un plan de aceleración es la mejor forma de establecer las realidades de la función y lo que los nuevos empleados tienen que hacer un día sí y otro también, una semana sí y otra no.

Al establecer los OKR, los KPI y los plazos necesarios, estás preparando al nuevo empleado para escalar la curva de ascenso con mucha facilidad. Los materiales para tus empleados deben estar diseñados para seguir las expectativas y ayudarles a conseguir lo que necesitan exactamente cuando lo necesitan. Todo empieza por adaptar tu incorporación a cada función y empatizar con los nuevos empleados para que encuentren los recursos, las herramientas y el apoyo que necesitan para lograr resultados asombrosos. 

7. Fomentar la socialización y la creación de redes. La socialización y la creación de redes son importantes para ayudar a los empleados a sentirse conectados con sus colegas, aunque no trabajen en el mismo espacio físico. Esto puede hacerse mediante happy hours virtuales con Donut and Happy Hour, juegos online con Emoji Stories u otras actividades sociales. Otras herramientas de compromiso de los empleados, como butter.us y icebreaker.video, también son estupendas para crear sesiones más atractivas para los empleados que contribuyan a crear lazos de equipo y a construir la cultura corporativa. 

8. Prioriza el bienestar de los empleados. El proceso de incorporación puede ser estresante tanto para los empleados nuevos como para los existentes, por lo que es importante tomar medidas para apoyar su salud mental y física durante este tiempo. Esto podría incluir la posibilidad de trabajar desde casa u ofrecer un horario flexible para ayudar a reducir los niveles de estrés. La fatiga de Zoom reuniones online, que se han convertido en algo normal, es real, y los nuevos empleados pueden estresarse fácilmente con tantas cosas en marcha. Disponer de otras vías de aprendizaje, como el uso de eventos sociales a través de plataformas como Donut. Utilizando tl;dv y otras herramientas online, puedes reducir la presión psicológica sobre los empleados en general y los nuevos empleados. 

9. Ten en cuenta que la incorporación virtual es un proceso continuo. Al igual que cualquier otro tipo de incorporación, la incorporación virtual es un proceso continuo que debe perfeccionarse y mejorarse con el tiempo. A medida que tu equipo crece y cambia, también deben hacerlo tus procedimientos de incorporación.

10. Por encima de todo, recuerda que el proceso de incorporación es colaborativo. Es fundamental colaborar estrechamente con los miembros de tu equipo, las partes interesadas y otras partes relevantes para crear una experiencia de incorporación que funcione para todos. Puedes crear la mejor experiencia de incorporación virtual para tus nuevos empleados teniendo en cuenta estas consideraciones.

Si te centras en estos factores, podrás crear una experiencia de incorporación virtual eficaz, atractiva y que responda a las necesidades de tus empleados. Tanto si eres empresario como empleado, la clave está en considerar la incorporación virtual como una oportunidad de crecimiento y desarrollo, no como una tarea más de tu lista de tareas pendientes. Además, si adoptas la tecnología y trabajas en colaboración con los miembros de tu equipo, podrás conseguir grandes resultados en el lugar de trabajo, estés donde estés.

Ideas para una gran experiencia de incorporación virtual

Paquete de bienvenida

Envía a tu nuevo empleado un paquete con artículos de la empresa, como gorras personalizadas, cuadernos con la marca y botellas de agua con el tema de la empresa, junto con información sobre la cultura, los valores y los objetivos de la empresa. Esto les ayudará a sentirse más conectados con el equipo y establecerá un tono positivo para su experiencia de incorporación. Un paquete de bienvenida para empleados también puede incluir elementos que ayuden al nuevo empleado a aclimatarse a sus oficinas virtuales, como una lista de los miembros del equipo y su información de contacto, una visita virtual de la oficina y calendarios virtuales.

Portal de incorporación

Crea un portal en el que los nuevos empleados puedan acceder a información sobre la empresa, su equipo y su función. Puede incluir descripciones de puestos, listas de contactos, organigramas y mucho más. Esta herramienta virtual puede ayudar a tus nuevos empleados a sentirse más cómodos y seguros al iniciar el proceso de incorporación.

Considera la posibilidad de ofrecer cursos de formación virtuales que enseñen a los nuevos empleados cosas sobre la empresa, sus productos y servicios, y las mejores prácticas para trabajar con éxito dentro de la organización. Estos cursos les ayudarán a prepararse para el éxito en sus funciones, reduciendo la ansiedad sobre qué esperar en su primer día. Todos estos recursos deberían ser fácilmente accesibles en un único portal, o quizá en dos.

Tener muchas plataformas en las que se puede acceder a los recursos lo hace pesado y estresante. Grabando todas las sesiones de formación con marcas de tiempo precisas en tl;dv, puedes reducir el estrés y ayudar a tus nuevos empleados a mantener el equilibrio mental a medida que crecen en tu organización. 

Módulos de Formación Online

Desarrolla módulos de formación online que los nuevos empleados puedan completar a su propio ritmo utilizando tl;dv para las videotecas, y Notion y Google Docs para la documentación. Puede ser una forma estupenda de presentarles las políticas y procedimientos de la empresa. En entornos virtuales, las sesiones de formación virtual pueden ser una forma especialmente eficaz de ayudar a los nuevos empleados a aclimatarse a sus funciones y responsabilidades.

Algunas ideas para sesiones de formación virtual incluyen reuniones virtuales con jefes o colegas; cursos o seminarios web en línea, y presentaciones virtuales de altos cargos sobre los valores y la visión de la empresa. Proporcionando a tus nuevos empleados experiencias de formación atractivas en un entorno virtual, puedes asegurarte de que disponen de todos los recursos que necesitan para tener éxito en su puesto.

Videoconferencia

Utiliza programas de videoconferencia para celebrar reuniones periódicas con los nuevos empleados. Esto puede ayudarles a sentirse conectados con sus compañeros y a obtener respuestas a cualquier pregunta que puedan tener. También te permite ver cómo se están adaptando y si hay algún problema que deba abordarse. Con el software de conferencias virtuales, los nuevos empleados pueden sentirse como una verdadera parte del equipo desde el principio, lo que les ayuda a aclimatarse más rápidamente a su nuevo entorno de trabajo.

Actividades Sociales

Fomenta la socialización y la creación de redes organizando horas felices virtuales, juegos en línea u otras actividades sociales. Las actividades sociales divertidas y animadas pueden ayudar a los nuevos empleados a sentirse más cómodos y fomentar un sentimiento de camaradería entre compañeros. También pueden contribuir a reducir la sensación de aislamiento y ayudarles a captar mejor todo el ambiente cultural de la empresa. 

Sistema de compañeros de trabajo

Empareja a los nuevos empleados con miembros del equipo que puedan actuar como mentores y apoyarles durante el proceso de incorporación. Puede ser una forma estupenda de entablar relaciones y ayudar a los nuevos empleados a sentirse cómodos en sus puestos. Además de un sistema de compañeros, también puedes considerar la posibilidad de asignar mentores o entrenadores virtuales que puedan ofrecer orientación personalizada durante el proceso de incorporación. Esto puede ser especialmente útil si tu nuevo empleado tiene preguntas o preocupaciones específicas sobre su función o equipo. 

Comentarios continuos

Solicita periódicamente opiniones a los nuevos empleados sobre su experiencia, y trabaja para abordar cualquier problema o preocupación que puedan tener. Puedes crear un programa de incorporación virtual más eficaz que prepare a todos para el éxito escuchando a los miembros de tu equipo y atendiendo a sus necesidades. Los comentarios pueden ayudarte a determinar qué aspectos de la incorporación virtual funcionan bien y cuáles necesitan mejoras. Controlando los comentarios, puedes asegurarte de que tu

Gamificación de tu proceso de incorporación virtual

Considera la posibilidad de utilizar técnicas de gamificación para atraer a los nuevos empleados y hacer que el proceso de incorporación sea más agradable. Por ejemplo, puedes crear tablas de clasificación o premios por completar determinadas tareas o hitos. Esto puede ayudar a crear un sentimiento de camaradería y animar a los nuevos empleados a esforzarse más y rendir mejor. 

Automatizar el proceso

Considera la posibilidad de automatizar tantas tareas como sea posible para agilizar el proceso de incorporación y minimizar el trabajo administrativo. Esto podría incluir la creación de recordatorios automáticos, el envío de listas de comprobación de incorporación o el uso de otras herramientas de productividad que puedan ayudar a los nuevos empleados a mantenerse organizados y en el buen camino. tl;dv sirve como repositorio de antiguas sesiones de reuniones y materiales de formación pregrabados, con marcas de tiempo y transcripciones, en caso de que los nuevos empleados prefieran leer la documentación.

Un sistema de incorporación de este tipo lleva a cualquier empleado de 0 a héroe en la información relevante de la empresa de forma automatizada, ya que los vídeos pueden organizarse por orden de cronología y necesidades para ayudarles a utilizar un sistema de aprendizaje a su propio ritmo que no se vea obstaculizado por otros empleados debido a incidencias como calendarios que no coinciden, zonas horarias diferentes, etc. 

Crear un entorno de apoyo

Por último, recuerda que la incorporación virtual consiste principalmente en crear un entorno de apoyo en el que los nuevos empleados puedan crecer y prosperar. Si das prioridad al bienestar de los empleados, les proporcionas información periódica y te centras en la colaboración y la comunicación, puedes dar a los miembros de tu equipo el apoyo que necesitan para tener éxito en sus funciones.

Utiliza vídeos cortos de formación e instrucción

Incluye contenidos de vídeo en tu proceso de incorporación virtual para ayudar a los nuevos empleados a entender las políticas y procedimientos de la empresa. Estos vídeos pueden ser breves y directos, y abarcar el código de vestimenta, la política de asistencia, las horas de trabajo, etc. Una forma mejor de utilizar vídeos cortos es crear un centro de conocimientos con tl;dv.

Tu centro de conocimientos podría incluir tutoriales sobre cómo iniciar sesión en los sistemas de la organización, configurar herramientas, cómo realizar determinadas tareas y otros aspectos críticos como la historia, los valores y la visión de la empresa. No son cosas que cambien a menudo. Y al hacer vídeos para ellas, ahorras tiempo de tener que reunir al personal en reuniones que duran horas cuando todo podría comunicarse en un breve vídeo en tl;dv.

Utilizar vídeos como parte de tu proceso de incorporación puede proporcionar a los nuevos empleados la información que necesitan y, al mismo tiempo, hacer que la experiencia de incorporación sea más atractiva y agradable.

Hazlo interactivo

Haz que tu experiencia de incorporación virtual sea interactiva y atractiva incorporando cuestionarios, sondeos, encuestas y otros elementos que animen a los nuevos empleados a participar. Esto puede ayudarles a retener la información y a seguir comprometidos con el material.

tl;dv te permite tomar el ahora típico onboarding por videoconferencia y convertirlo en una experiencia a ritmo propio, automatizada y mejor para los nuevos contratados. Con los centros de vídeo, las marcas de tiempo y la naturaleza autodidacta, puedes estar seguro de que los nuevos contratados se asimilarán bien a la cultura, al tiempo que adquieren los conocimientos necesarios sobre la empresa, cómo hacer mejor su trabajo y alcanzar altos niveles de productividad.

También puedes plantearte utilizar la realidad virtual (RV) o la realidad aumentada (RA) para crear una experiencia de incorporación envolvente. La RV y la RA pueden simular escenarios del mundo real, ayudando a los nuevos empleados a sentirse cómodos con sus responsabilidades laborales y más seguros en sus funciones.

En general, si creas un proceso de incorporación virtual eficaz que atraiga a los recién contratados y los prepare para el éxito, puedes ayudar a tu empresa a atraer y retener a los mejores talentos, al tiempo que impulsas la productividad y el crecimiento en el lugar de trabajo.

Conclusión

La incorporación de nuevos empleados puede ser una tarea desalentadora, pero puedes crear una experiencia de incorporación virtual que sea eficaz y agradable para tu equipo siguiendo estos consejos. Hay muchas formas de hacer que tu proceso de incorporación virtual sea más atractivo y exitoso, desde utilizar vídeos y elementos interactivos hasta automatizar tareas con tl;dv e incorporar RV/AR.