Руководителям может показаться, что прием новых сотрудников - это сложная задача. Необходимо не только ввести их в курс дела и ознакомить с правилами и процедурами компании, но и позаботиться о том, чтобы они чувствовали себя комфортно в новой рабочей среде. В этой статье мы рассмотрим вопрос облегчения процесса адаптации путем создания виртуального мира, который как можно более точно отражает реальный мир.
Что такое виртуальный процесс онбординга?
Виртуальный процесс адаптации - это когда компания использует технологию для перехода нового сотрудника. Это может быть что угодно, начиная от модулей онлайн-обучения и заканчивая программным обеспечением для видеоконференций, которое имитирует личную встречу. Виртуальная адаптация направлена на то, чтобы сделать этот процесс максимально гладким и эффективным как для работодателей, так и для сотрудников.
Как создать хороший опыт виртуальной регистрации?
Для создания отличного виртуального интерфейса необходимо множество факторов.
1. Убедитесь, что вы обеспечили адекватное обучение и ресурсы. Онлайн модули, видео и другие материалы могут помочь новым сотрудникам быстро освоить политику и процедуры компании. Одним из самых простых способов облегчить новым сотрудникам освоение инструментов и систем компании является создание центра знаний, охватывающего все темы, необходимые новым сотрудникам для прохождения обучения при приеме на работу. Популярными инструментами для этого являются Notion, Trello и tl;dv. tl;dv предоставляет еще более наглядный способ обучения новых сотрудников с помощью созданных на заказ или стандартных видеороликов для новых сотрудников. Определив ключевые области вашей организации, требующие глубокого понимания, распределите их по категориям и подготовьте для них видеоролики, напишите руководства и создайте подробную документацию. Уже упомянутые инструменты являются отличными способами распространения текстового контента и видео для легкого и самостоятельного доступа.
2. Создайте благоприятную среду с помощью регулярного общения и обратной связи. Используя программное обеспечение для видеоконференций или командных совещаний, убедитесь, что сотрудники чувствуют себя комфортно, задавая вопросы и делясь своими мыслями и идеями с другими. Для успешного проведения виртуального онбординга в значительной степени зависят от различных инструментов. Но это не значит, что речь идет о супердорогих или недоступных инструментах. Такой инструмент, как Slack, отлично подходит для общения. Trello идеально подходит для отслеживания проектов, а tl;dv - для отправки подробных сообщений, которые имеют более наглядный или демонстрационный характер. В целом, канала Slack вполне достаточно для быстрого и легкого общения, поскольку он позволяет пользоваться как компьютером, так и мобильным телефоном.
3. Приспособить виртуальный опыт введения в должность к потребностям вашей конкретной команды или организации. Это может включать в себя настройку содержания обучения в зависимости от должностных обязанностей или включение уникальных инструментов или технологий в процесс обучения.
4. Приоритет - удобство для пользователя и доступность. Важно учитывать потребности сотрудников и других заинтересованных сторон в вашей организации. Это может означать создание удобного для мобильных устройств виртуального онбординга или предоставление различных языковых вариантов для тех, кто не является носителем английского языка.
Доступность также означает, что новые сотрудники могут проходить процесс обучения самостоятельно и в своем темпе. Многочасовое обучение в течение одной недели многим не подходит, и они будут возвращаться за информацией, когда столкнутся с трудностями. Почему бы не облегчить им поиск информации самостоятельно? Центр знаний или база знаний - один из лучших способов постоянно поддерживать процесс обучения на практике и в самостоятельном режиме.
Google Docs и Notion - отличные инструменты для создания простой и удобной для поиска базы знаний с разделами, основанными на конкретных общих проблемах, темах и вопросах, которые возникали в первые дни работы компании. Вы даже можете включить в нее расширенные темы, чтобы убедиться, что у каждого сотрудника есть центр, к которому он всегда может обратиться в случае затруднений или необходимости узнать больше об организации.
Что касается собраний, то использование tl;dv на всех собраниях делает вашу организацию лучше и продуктивнее, поскольку никому не приходится смотреть целые часы видео ради нескольких минут нужного контента. С tl;dv использование временных меток и заметок позволяет легко перейти к тем моментам любой встречи, которые вы хотите пересмотреть. Если вы предпочитаете более детальный просмотр видео, вы можете перейти к стенограмме и просмотреть встречу в текстовом виде.
5. Подчеркните важность непрерывного профессионального развития. Постоянное обучение и поддержка крайне важны для того, чтобы помочь сотрудникам расти и преуспевать в своей роли, независимо от места работы, лично или remote. Внедрение системы приятелей - один из лучших способов обеспечить постоянное развитие всех ваших новых сотрудников.
Некоторым новым сотрудникам довольно сложно завести друзей, особенно если они занимают полностью remote . Назначение приятеля может облегчить им задачу завести друзей, наладить контакт со всей командой и иметь пару плеч, на которые они могут положиться, когда им нужна помощь.
6. Обязательно установите реалистичные ожидания. Очень важно понимать и иметь план по удовлетворению ожиданий с самого начала и дать сотрудникам понять, что виртуальное обучение не заменит личного общения.
Новым сотрудникам обычно требуется некоторое время, чтобы достичь наилучших показателей. Но это не происходит случайно. Четко установленные и доведенные до сведения реалистичные ожидания - лучший способ ввести новых сотрудников в курс дела без ущерба для производительности или доходов. План наращивания темпов работы - это лучший способ установить реалии роли и то, что новым сотрудникам придется делать день за днем, неделю за неделей и так далее.
Установив необходимые OKR, KPI и сроки, вы подготовите нового сотрудника к тому, чтобы он с легкостью преодолел кривую роста. Ваши материалы для сотрудников должны быть разработаны таким образом, чтобы соответствовать ожиданиям и помогать им получать то, что им нужно именно тогда, когда им это нужно. Все начинается с того, что вы подбираете материалы для каждой роли и помогаете новым сотрудникам найти ресурсы, инструменты и поддержку, необходимые им для достижения потрясающих результатов.
7. Поощряйте социализацию и налаживание контактов. Социализация и налаживание контактов важны для того, чтобы помочь сотрудникам чувствовать связь со своими коллегами, даже если они не работают в одном физическом пространстве. Это можно сделать с помощью виртуальных счастливых часов с Donut and Happy Hour, онлайн-игр с Emoji Stories или других социальных мероприятий. Другие инструменты вовлечения сотрудников, такие как butter.us и icebreaker.video, также отлично подходят для создания более увлекательных сессий для сотрудников, способствующих сплочению коллектива и формированию корпоративной культуры.
8. Уделяйте первостепенное внимание благополучию сотрудников. Процесс адаптации может быть стрессовым как для новых, так и для уже работающих сотрудников, поэтому важно принять меры для поддержания их психического и физического здоровья в этот период. Это может включать в себя предоставление возможности работы на дому или гибкого графика, чтобы помочь снизить уровень стресса. Zoom Усталость, вызванная тем, что онлайн-совещания стали нормой, вполне реальна, и новые сотрудники могут легко испытывать стресс из-за большого количества дел. Применяйте другие способы обучения, например, социальные мероприятия на таких платформах, как Donut. Используя tl;dv и другие онлайн-инструменты, вы можете снизить психологическое давление на сотрудников в целом и на новых сотрудников.
9. Помните, что виртуальная адаптация - это непрерывный процесс. Как и любой другой вид адаптации, виртуальная адаптация - это непрерывный процесс, который необходимо постоянно совершенствовать и улучшать. По мере роста и изменения вашей команды должны меняться и ваши процедуры оформления.
10. Прежде всего, помните, что процесс адаптации - это совместная работа. Очень важно тесно сотрудничать с членами вашей команды, заинтересованными сторонами и другими заинтересованными лицами, чтобы создать процесс адаптации, который будет полезен для всех. Приняв во внимание эти соображения, вы сможете создать наилучший виртуальный опыт адаптации для своих новых сотрудников.
Уделяя внимание этим факторам, вы сможете создать эффективную, увлекательную и отвечающую потребностям ваших сотрудников процедуру виртуального вхождения в должность. Независимо от того, являетесь ли вы работодателем или сотрудником, главное - рассматривать виртуальную подготовку как возможность для роста и развития, а не как очередную задачу в вашем списке дел. Кроме того, используя технологии и сотрудничая с членами своей команды, вы сможете добиться высоких результатов на рабочем месте, где бы вы ни находились.
Идеи для отличного виртуального опыта ввода в должность
Приветственный пакет
Отправьте новому сотруднику пакет с фирменными вещами и информацией о культуре, ценностях и целях компании. Это поможет им почувствовать себя более связанными с коллективом и задаст позитивный тон при приеме на работу. В приветственный пакет сотрудника также можно включить предметы, которые помогут новому сотруднику освоиться в виртуальном офисе, например, список членов команды и их контактную информацию, экскурсию по виртуальному офису и виртуальные календари.
Портал для введения в должность
Создайте портал, на котором новые сотрудники смогут получить доступ к информации о компании, своей команде и своей роли. Сюда можно включить должностные инструкции, списки контактов, оргсхемы и многое другое. Этот виртуальный инструмент поможет вашим новым сотрудникам чувствовать себя более комфортно и уверенно, когда они начинают процесс адаптации.
Рассмотрите возможность организации виртуальных учебных курсов, на которых новые сотрудники узнают о компании, ее продуктах и услугах, а также о передовых методах успешной работы в организации. Эти курсы помогут подготовить сотрудников к успешному выполнению своих обязанностей, снизив их тревогу по поводу того, чего ожидать в первый день работы. Все эти ресурсы должны быть легко доступны на одном портале или, возможно, на двух.
Наличие множества платформ, на которых можно получить доступ к ресурсам, делает работу утомительной и напряженной. Записывая все учебные занятия с точными временными метками на сайте tl;dv, вы сможете уменьшить стресс и помочь новым сотрудникам сохранить душевное равновесие по мере их роста в вашей организации.
Модули онлайн-обучения
Разработайте модули онлайн-обучения, которые новые сотрудники смогут проходить в своем собственном темпе, используя tl;dv для видеотеки, а также Notion и Google Docs для документации. Это может стать отличным способом познакомить их с политикой и процедурами компании. В виртуальной среде виртуальные учебные сессии могут быть особенно эффективным способом помочь новым сотрудникам освоиться со своими функциями и обязанностями.
Некоторые идеи для виртуальных тренингов включают виртуальные встречи с руководителями или коллегами, онлайн-курсы или вебинары, а также виртуальные презентации старших сотрудников о ценностях и видении компании. Обеспечивая новым сотрудникам увлекательное обучение в виртуальной среде, вы можете гарантировать, что у них есть все необходимые ресурсы для успешной работы в своей должности.
Видеоконференции
Используйте программное обеспечение для видеоконференций для проведения регулярных встреч с новыми сотрудниками. Это поможет им почувствовать связь с коллегами и получить ответы на любые вопросы, которые у них могут возникнуть. Это также позволит вам увидеть, как они осваиваются и есть ли какие-либо проблемы, которые необходимо решить. С помощью программного обеспечения для виртуальных конференций новые сотрудники могут с самого начала почувствовать себя настоящей частью команды, что поможет им быстрее освоиться в новой рабочей среде.
Социальная деятельность
Поощряйте социализацию и налаживание контактов, организуя виртуальные счастливые часы, онлайн-игры или другие социальные мероприятия. Веселые и оживленные социальные мероприятия помогут новым сотрудникам чувствовать себя более комфортно и укрепят чувство товарищества среди коллег. Они также могут помочь уменьшить чувство изоляции и еще больше помочь им проникнуться корпоративной культурой.
Система товарищей по работе
Соедините новых сотрудников с уже работающими членами команды, которые могут выступить в роли наставников и поддержать их в процессе адаптации. Это может стать отличным способом наладить отношения и помочь новым сотрудникам почувствовать себя комфортно в своей роли. В дополнение к системе наставничества, вы можете также рассмотреть возможность назначения виртуальных наставников или тренеров, которые могут давать советы один на один в течение всего процесса адаптации. Это может быть особенно полезно, если у вашего нового сотрудника есть вопросы или проблемы, связанные с его ролью или командой.
Постоянная обратная связь
Регулярно запрашивайте отзывы новых сотрудников об их опыте работы и старайтесь решать любые вопросы и проблемы, которые могут у них возникнуть. Вы можете создать более эффективную программу виртуальной адаптации, которая настроит всех на успех, если будете прислушиваться к членам своей команды и учитывать их потребности. Обратная связь поможет вам определить, какие аспекты программы виртуальной адаптации работают хорошо, а какие нуждаются в улучшении. Отслеживая отзывы, вы сможете убедиться, что ваши
Геймификация процесса виртуального онбординга
Рассмотрите возможность использования методов геймификации, чтобы привлечь новых сотрудников и сделать процесс вхождения в должность более приятным. Например, вы можете создать таблицы лидеров или награды за выполнение определенных задач или этапов. Это поможет создать чувство товарищества и побудит новых сотрудников работать усерднее и лучше.
Автоматизация процесса
Рассмотрите возможность автоматизации как можно большего количества задач, чтобы упростить процесс адаптации и свести к минимуму административную работу. Это может включать в себя настройку автоматических напоминаний, рассылку контрольных списков или использование других инструментов повышения производительности, которые помогут новым сотрудникам оставаться организованными и идти в ногу со временем. tl;dv служит хранилищем старых совещаний и предварительно записанных учебных материалов с отметками времени и расшифровками на случай, если новые сотрудники предпочтут прочитать документацию.
Такая система обучения позволяет любому сотруднику пройти путь от "нуля" до "героя", изучив необходимую информацию о компании в автоматическом режиме, поскольку видеоматериалы могут быть расположены в порядке хронологии и потребностей, что помогает им работать в системе самообучения, которой не мешают другие сотрудники из-за таких явлений, как несовпадение календарей, разные часовые пояса и многое другое.
Создание благоприятной среды
И наконец, помните, что виртуальное обучение - это прежде всего создание благоприятной среды, в которой новые сотрудники могут расти и развиваться. Уделяя первостепенное внимание благополучию сотрудников, обеспечивая регулярную обратную связь и уделяя особое внимание сотрудничеству и общению, вы сможете обеспечить членам своей команды поддержку, необходимую для успешного выполнения своих обязанностей.
Используйте короткие обучающие и познавательные видеоролики
Включите видеоматериалы в процесс виртуальной адаптации, чтобы помочь новым сотрудникам понять политику и процедуры компании. Эти видеоролики могут быть короткими и по существу, охватывая дресс-код, политику посещаемости, рабочее время и многое другое. Лучшим способом использования коротких видеороликов является создание центра знаний на сайте tl;dv.
Ваш центр знаний может включать учебники по входу в организационные системы, настройке инструментов, выполнению определенных задач и другим важным аспектам, таким как история компании, ценности и видение. Это не те вещи, которые часто меняются. А создавая для них видеоролики, вы экономите время, не привлекая сотрудников к многочасовым совещаниям, когда обо всем можно рассказать в коротком видеоролике на сайте tl;dv.
Использование видеороликов в процессе адаптации может дать новым сотрудникам необходимую информацию, а также сделать процесс адаптации более увлекательным и приятным.
Сделайте его интерактивным
Сделайте свой виртуальный опыт интерактивным и увлекательным, включив в него викторины, опросы, анкетирование и другие элементы, побуждающие новых сотрудников к участию. Это поможет им запомнить информацию и продолжить изучение материала.
tl;dv позволяет вам взять типичный на сегодняшний день процесс обучения с помощью видеоконференций и превратить его в самостоятельную, автоматизированную и лучшую практику для новых сотрудников. Благодаря видеоцентрам, временным меткам и самообучению вы можете быть уверены, что новые сотрудники хорошо впишутся в культуру, получая необходимые знания о компании, о том, как лучше выполнять свою работу и достичь высокого уровня производительности.
Вы также можете рассмотреть возможность использования виртуальной реальности (VR) или дополненной реальности (AR) для создания захватывающей атмосферы при приеме на работу. VR и AR могут имитировать реальные сценарии, помогая новым сотрудникам освоиться со своими должностными обязанностями и чувствовать себя более уверенно в своей роли.
В целом, создав эффективный процесс виртуальной адаптации, который вовлечет новых сотрудников и настроит их на успех, вы поможете своей компании привлечь и удержать лучших специалистов, повысив производительность и рост рабочего места.
Заключение
Ввод в должность новых сотрудников может быть непростой задачей, но вы можете создать виртуальный процесс ввода в должность, который будет эффективным и приятным для вашей команды, следуя этим советам. Существует множество способов сделать процесс виртуального вхождения в должность более увлекательным и успешным, от использования видео и интерактивных элементов до автоматизации задач с помощью tl;dv и внедрения VR/AR.
