マネージャーにとって、新入社員の受け入れは大変な作業です。新入社員が会社のルールや手続きを理解し、新しい職場で快適に働けるよう配慮しなければならないからです。この記事では、現実世界と同じようなバーチャルな世界を作ることで、新入社員の受け入れプロセスを容易にする方法について説明します。
バーチャルオンボーディングプロセスとは
バーチャルオンボーディングプロセスとは、企業が新入社員の移行を支援するためにテクノロジーを活用することです。これは、オンライントレーニングモジュールから、対面でのミーティングをシミュレートするビデオ会議ソフトウェアまで、何でも可能です。バーチャルオンボーディングは、雇用者と従業員の両方にとって、できるだけスムーズで効率的なプロセスを実現することを目的としています。
優れたバーチャルオンボーディングを実現するには？
優れたバーチャルオンボーディングを実現するためには、多くの要素が必要です。
1.適切なトレーニングとリソースを提供する。オンラインモジュール、ビデオ、その他の資料は、新入社員が会社の方針と手順について迅速に理解するのに役立ちます。新入社員が会社のツールやシステムに追いつくのを容易にする最も簡単な方法の一つは、新入社員研修の完了に必要なすべてのトピックを網羅したナレッジハブを作成することである。このためによく使われるツールには、Notion、Trello、tl;dv があります。tl;dv は、新入社員向けにカスタムメイドまたは標準のビデオを通じて、さらに視覚的な方法で新入社員のトレーニングを行うことができます。組織の中で深く理解する必要がある重要な分野を特定することで、それらを分類し、ビデオを作成し、ガイドを書き、詳細なドキュメントを作成することができます。すでに述べたツールは、テキストコンテンツやビデオを配信し、簡単に自分のペースで利用できる優れた方法です。
2.定期的なコミュニケーションとフィードバックで、協力的な環境を作る。ビデオ会議ソフトやチームミーティングを通じて、社員が気軽に質問したり、自分の考えやアイデアを他の人と共有できるようにする。バーチャルオンボーディングを成功させるためには、さまざまなツールに頼る必要があります。しかし、それは超高価なツールや手の届かないツールを意味するものではありません。Slackのようなツールは、コミュニケーションに最適です。Trelloはプロジェクトのトラッキングに最適で、tl;dv は、より視覚的な、あるいは実演的な側面を持つ、深いメッセージを送るのに最適なツールです。一般的に、SlackのチャンネルはPCと携帯電話の両方からアクセスできるので、迅速かつ簡単なコミュニケーションには十分です。
3.バーチャルオンボーディングを、あなたのチームや組織のニーズに合わせてカスタマイズする。これには、職務に応じてトレーニング内容をカスタマイズしたり、独自のツールや技術をオンボーディングプロセスに取り入れたりすることが含まれます。
4.使いやすさとアクセシビリティを優先する。従業員や組織内の他のステークホルダーのニーズを考慮することは、非常に重要です。例えば、バーチャルオンボーディングをモバイルフレンドリーにしたり、英語が母国語でない人のためにさまざまな言語オプションを提供したりすることが挙げられます。
また、アクセスしやすいということは、新入社員が自分のペースでオンボーディングプロセスを進められるということでもあります。新入社員は、1週間に何時間もかけてオンボーディングを行うことはあまりなく、何か問題が発生すると、また情報を取りに来るでしょう。そこで、従業員が自分で情報を探しやすいように、ナレッジハブやナレッジベースを作ってみてはどうでしょうか。ナレッジハブやナレッジベースは、オンボーディングプロセスを実用的かつ自分のペースで継続的にサポートするための最良の方法のひとつです。
Google DocsとNotionは、シンプルでありながら検索可能なナレッジベースを構築するための素晴らしいツールです。また、高度なトピックも用意し、社員が困ったとき、組織についてもっと知りたいときに、いつでも参照できるハブを用意することもできます。
会議の場合、すべての会議でtl;dv を使用すると、誰も探している数分のコンテンツのために何時間もビデオを見る必要がなくなり、組織がより良く、より生産的になります。tl;dv では、タイムスタンプとメモを使用することで、見直したい会議の内容に簡単にジャンプすることができます。ビデオをもっと詳しく見たい場合は、トランスクリプトに切り替えて、テキストでミーティングを再確認することができます。
5.継続的な専門能力開発の重要性を強調する。継続的なトレーニングとサポートは、社員がその役割において成長し、活躍するために極めて重要です。対面式であれ、remote 。バディシステムを導入することは、新入社員全員の継続的な成長を保証する最善の方法の1つです。
新入社員にとって、特にremote 、友達を作るのはなかなか難しいものです。バディをつけることで、友達を作りやすくなり、チーム全体とつながり、助けが必要なときに頼れる一組の肩を持つことができる。
6.現実的な期待値を設定する。バーチャルオンボーディングが対面での対話に代わるものではないことを従業員に伝え、最初から期待に応えるための計画を理解し、持つことが重要です。
新入社員が最高のパフォーマンスを発揮するためには、通常、ある程度の時間がかかります。しかし、それは偶然に起こることではありません。現実的な期待値をきちんと設定し、伝えることが、生産性や収益を犠牲にすることなく、新入社員をスピードアップさせる最善の方法なのです。ランプアップ計画は、役割の現実と、新入社員が1日1日、1週間1週間、何をしなければならないかを設定する最良の方法です。
必要なOKR、KPI、タイムラインを設定することで、新入社員が立ち上がりカーブを楽に登れるようにします。新入社員のための資料は、期待に応え、必要なものを必要なときに入手できるようデザインされている必要があります。すべては、それぞれの役割に合わせたオンボーディングを行い、新入社員が素晴らしい成果をあげるために必要なリソース、ツール、サポートを見つけられるよう、共感することから始まります。
7.社交とネットワーキングを奨励する。社交とネットワーキングは、たとえ物理的に同じ空間で仕事をしていなくても、従業員が同僚とのつながりを感じるために重要です。これは、ドーナツとハッピーアワーのようなバーチャルなハッピーアワーや、Emoji Storiesのようなオンラインゲーム、その他のソーシャルアクティビティを通じて行うことができます。また、butter.usやicebreaker.videoなどの従業員参加型ツールも、チームの結束や企業文化の構築に貢献する、より魅力的な従業員セッションを実現するのに適しています。
8.従業員のウェルビーイングを優先する新入社員の入社プロセスは、新入社員にとっても既存社員にとってもストレスの多いものである。これには、在宅勤務の選択肢を提供したり、フレキシブルなスケジュールを提供したりして、ストレスレベルの軽減を図ることも含まれる。Zoom 、オンラインミーティングセッションが常態化したことによる疲労は現実のものとなり、新入社員は多くのことが重なり、ストレスを感じやすくなる。Donutのようなプラットフォームを通じてソーシャルイベントを利用するなど、他の学習手段を用意する。tl;dv 、その他のオンラインツールを使うことで、一般社員や新入社員の心理的プレッシャーを軽減することができる。
9.9. バーチャルオンボーディングは継続的なプロセスであることを心に留めておく。他のオンボーディングと同様、バーチャルオンボーディングも継続的なプロセスであり、時間をかけて継続的に改善されるべきものです。チームが成長し、変化するにつれ、オンボーディングの手順も変化していくはずです。
10.オンボーディングプロセスは共同作業であることを何よりも忘れないようにしましょう。チームメンバー、関係者、その他の関係者と密接に協力し、全員のためになるオンボーディングエクスペリエンスを実現することが重要です。以下の点を考慮し、新入社員のために最高のバーチャルオンボーディングを実現しましょう。
これらの要素に注目することで、効果的で魅力的、かつ従業員のニーズを満たすようなバーチャルオンボーディングを実現することができるのです。雇用主であれ従業員であれ、重要なのは、バーチャルオンボーディングを単なるToDoリストの1つのタスクではなく、成長と発展のための機会としてとらえることです。さらに、テクノロジーを活用し、チームメンバーと協力し合うことで、どこにいても職場で大きな成果を上げることができます。
仮想オンボーディング体験のためのアイデア
ウェルカムパッケージ
新入社員には、会社の記念品と、会社の文化、価値観、目標に関する情報をパッケージにして送りましょう。 こうすることで、新入社員はチームとのつながりを感じやすくなり、新入社員の受け入れに前向きな姿勢を示すことができます。歓迎パッケージには、チームメンバーとその連絡先のリスト、バーチャルオフィスツアー、バーチャルカレンダーなど、新入社員がバーチャルオフィスに慣れるのに役立つアイテムも同封できます。
オンボーディングポータル
新入社員が会社、チーム、自分の役割に関する情報にアクセスできるポータルを作成します。これには、職務内容、連絡先リスト、組織図などを含めることができます。 このバーチャルなツールは、新入社員がより快適に、自信を持ってオンボーディングプロセスを開始できるよう支援します。
新入社員には、会社やその製品・サービス、組織内でうまく働くためのベストプラクティスについて教えるバーチャルトレーニングのコースを提供することを検討してください。これらのコースは、新入社員が自分の役割で成功するための準備に役立ち、初日に何を期待すればよいかという不安を軽減してくれます。これらのリソースはすべて、1つまたは2つのポータルで簡単にアクセスできるようにする必要があります。
また、研修に参加するためには、様々なプラットフォームにアクセスする必要があり、煩雑でストレスフルな作業となります。すべてのトレーニングセッションを正確なタイムスタンプでtl;dv に記録することで、ストレスを軽減し、新入社員が組織で成長する際のメンタルバランスを維持することができます。
オンライントレーニングモジュール
ビデオライブラリにはtl;dv を、文書には Notion と Google Docs を使用し、新入社員が自分のペースで受講できるオンライントレーニングモジュールを開発する。これは、新入社員に会社の方針と手順を紹介するための素晴らしい方法です。バーチャル環境では、バーチャルトレーニングセッションは、新入社員が自分の役割と責任に慣れるために特に効果的な方法となります。
バーチャルトレーニングのアイデアとしては、上司や同僚とのバーチャルミーティング、オンラインコースやウェビナー、会社の価値観やビジョンに関するシニアスタッフによるバーチャルプレゼンテーションなどがあります。新入社員にバーチャルな環境で魅力的なトレーニングを提供することで、彼らが自分の役割で成功するために必要なリソースをすべて確保することができるのです。
ビデオ会議
ビデオ会議ソフトを利用して、新入社員と定期的にミーティングを行いましょう。これにより、新入社員は同僚とのつながりを感じ、疑問に対する答えを得ることができます。 また、新入社員が職場にどのように溶け込んでいるか、何か問題はないかを確認することもできます。仮想会議ソフトウェアを使用すれば、新入社員は最初からチームの真の一員であると感じることができ、新しい職場環境に早く慣れることができるのです。
社会貢献活動
バーチャルハッピーアワー、オンラインゲーム、その他のソーシャルアクティビティを企画し、社交とネットワーキングを促進する。楽しくて活気のある社交活動は、新入社員の居心地を良くし、同僚同士の仲間意識を育むのに役立ちます。また、孤独感を軽減し、さらに企業文化全体の雰囲気をつかむのにも役立ちます。
ワークバディシステム
新入社員には、メンターとしてサポートできる既存のチームメンバーとペアを組み、新入社員研修の過程で彼らをサポートします。これは、人間関係を構築し、新入社員が安心して自分の役割を果たせるようにするための素晴らしい方法です。バディシステムに加え、新入社員の受け入れプロセスを通じて1対1の指導ができるバーチャルなメンターやコーチの配置も検討するとよいでしょう。これは、新入社員が自分の役割やチームに関する疑問や懸念を抱いている場合に、特に役立つ方法です。
継続的なフィードバック
新入社員の経験について定期的にフィードバックを求め、彼らが抱える問題や懸念に対処するよう努めましょう。チームメンバーの声に耳を傾け、彼らのニーズに応えることで、全員が成功するための、より効果的なバーチャルオンボーディングプログラムを作成することができます。 フィードバックは、バーチャルオンボーディングのどの部分がうまく機能しているか、どの部分に改善が必要かを判断するのに役立ちます。フィードバックをモニターすることで
バーチャルオンボーディングプロセスのゲーミフィケーション
ゲーミフィケーションのテクニックを使って、新入社員の興味を引き、入社後のプロセスをより楽しいものにすることを検討してください。例えば、特定のタスクやマイルストーンを達成すると、リーダーボードや賞が与えられるようにすることができます。 こうすることで、仲間意識が生まれ、新入社員がより一層努力し、成果を上げることができるようになります。
プロセスの自動化
入社時のプロセスを合理化し、管理業務を最小化するために、できるだけ多くのタスクを自動化することを検討してください。自動リマインダーの設定、オンボーディングチェックリストの送信、その他生産性向上ツールの使用など、新入社員が整理され、計画通りに行動できるよう支援します。tl;dv は、新入社員がドキュメントを読みたいと思ったときに、過去のミーティングセッションや、タイムスタンプとトランスクリプトを含む録音済みトレーニング資料のリポジトリとして機能します。
このようなオンボーディングシステムは、従業員が0から会社に関する情報を自動的に習得できるよう、ビデオを時間軸やニーズに合わせて配置し、カレンダーやタイムゾーンの違いなど、他のスタッフによって妨げられないよう、自分のペースで学習できるよう支援します。
サポートする環境づくり
最後に、バーチャル・オンボーディングとは、新入社員が成長し、活躍できるようなサポート環境を整えることが主な目的であることを忘れないでください。社員のウェルビーイングを優先し、定期的なフィードバックを提供し、コラボレーションとコミュニケーションを重視することで、チームメンバーがそれぞれの役割で成功するために必要なサポートを与えることができます。
短いトレーニングビデオやインストラクションビデオの使用
新入社員が会社の方針と手続きを理解できるように、バーチャルオンボーディングプロセスにビデオコンテンツを組み込みましょう。服装規定、出勤規定、勤務時間などを網羅した、短くて要領を得たビデオにすることができます。短いビデオを使うには、tl;dv でナレッジハブを作成するのがよいでしょう。
ナレッジハブには、組織システムへのログイン方法、ツールの設定方法、特定のタスクの実行方法などのチュートリアルや、会社のストーリー、バリュー、ビジョンなどの重要な側面を含めることができます。これらは頻繁に変更されるものではありません。また、そのためのビデオを作成することで、tl;dv の短いビデオですべてを伝えることができるのに、何時間もかかる会議にスタッフを参加させる時間を節約することができます。
オンボーディングプロセスの一環としてビデオを使用することで、新入社員が必要とする情報を提供するとともに、オンボーディングをより魅力的で楽しいものにすることができます。
インタラクティブにする
クイズや投票、アンケートなど、新入社員の参加を促す要素を取り入れて、バーチャルなオンボーディング体験をインタラクティブで魅力的なものにしましょう。そうすることで、新入社員が情報を保持し、学習意欲を持続させることができます。
tl;dv は、典型的なビデオ会議オンボーディングを、自分のペースで、自動化された、新入社員にとってより良い体験にすることができるようにします。ビデオハブ、タイムスタンプ、自分のペースで進められるという特徴を生かし、新入社員が企業文化にうまく溶け込み、会社について必要な知識を身につけ、より良い仕事をし、高い生産性を達成することができるようになるのです。
また、バーチャルリアリティ（VR）や拡張現実（AR）を使って、没入感のあるオンボーディングエクスペリエンスを実現することも検討できます。VRやARは実世界のシナリオをシミュレートすることができ、新入社員が自分の職務に慣れ、より自信を持てるようにするのに役立ちます。
新入社員の興味を引き、成功に導く効果的なバーチャルオンボーディングプロセスを構築することで、会社は優秀な人材を確保し、職場の生産性と成長を促進することができるのです。
結論
新入社員の受け入れは大変な作業ですが、以下のヒントを参考にして、チームにとって効果的で楽しいバーチャルオンボーディングを実現することができます。ビデオやインタラクティブな要素の使用から、 tl;dv、VR/ARを取り入れたタスクの自動化まで、バーチャルオンボーディングプロセスをより魅力的で成功させる方法はたくさんあります。
