I manager possono trovare difficile l'inserimento dei nuovi dipendenti. Non solo devono preoccuparsi di metterli al corrente delle regole e delle procedure aziendali, ma devono anche assicurarsi che si sentano a proprio agio nel loro nuovo ambiente di lavoro. Questo articolo affronta il tema di come rendere più facile il processo di inserimento creando un mondo virtuale che rispecchi il più possibile quello reale.

Che cos'è il processo di inserimento virtuale?

Il processo di inserimento virtuale consiste nell'utilizzo della tecnologia da parte di un'azienda per facilitare la transizione di un nuovo dipendente. Può trattarsi di qualsiasi cosa, dai moduli di formazione online ai software di videoconferenza che simulano un incontro di persona. L'inserimento virtuale mira a rendere il processo il più agevole ed efficiente possibile sia per i datori di lavoro che per i dipendenti.

Come creare una buona esperienza di onboarding virtuale?

Molti fattori contribuiscono a creare un'esperienza di onboarding virtuale eccellente. 

1. Assicurati di fornire una formazione e risorse adeguate. Moduli online, video e altri materiali possono aiutare i nuovi dipendenti a familiarizzare rapidamente con le politiche e le procedure aziendali. Uno dei modi più semplici per aiutare i nuovi dipendenti a familiarizzare con gli strumenti e i sistemi aziendali è creare un centro di conoscenza che copra tutti gli argomenti di cui i nuovi dipendenti hanno bisogno per completare la loro formazione iniziale. Alcuni strumenti popolari utilizzati a questo scopo sono Notion, Trello e tl;dv. tl;dv un modo ancora più visivo per formare i nuovi dipendenti attraverso video personalizzati o standard. Identifica le aree chiave della tua organizzazione che richiedono una comprensione approfondita, classificale e realizza video, scrivi guide e crea documentazione dettagliata per esse. Gli strumenti già citati sono ottimi modi per distribuire contenuti testuali e video per un accesso facile e personalizzato. 

2. Creare un ambiente favorevole attraverso comunicazioni e feedback regolari. Che sia tramite software di videoconferenza o riunioni di gruppo, assicurarsi che i dipendenti si sentano a proprio agio nel porre domande e condividere i propri pensieri e idee con gli altri. Il successo dell'onboarding virtuale dipende in larga misura dall'utilizzo di vari strumenti. Ma questo non significa che debbano essere strumenti costosissimi o fuori portata. Uno strumento come Slack è ottimo per la comunicazione. Trello è perfetto per monitorare i progetti e tl;dv per inviare messaggi approfonditi che hanno un lato più visivo o dimostrativo. In generale, un canale Slack è più che sufficiente per una comunicazione veloce e facile, poiché consente l'accesso sia da PC che da telefono cellulare. 

3. Adatta l'esperienza di inserimento virtuale alle esigenze specifiche del tuo team o della tua organizzazione. Ciò può comportare la personalizzazione dei contenuti formativi in base ai ruoli lavorativi o l'integrazione di strumenti o tecnologie esclusivi nel processo di inserimento.

4. Dai priorità alla facilità d'uso e all'accessibilità. È fondamentale tenere a mente le esigenze dei tuoi dipendenti e degli altri stakeholder all'interno della tua organizzazione. Ciò potrebbe significare rendere la tua esperienza di onboarding virtuale ottimizzata per i dispositivi mobili o fornire varie opzioni linguistiche per coloro che non sono madrelingua inglese.

Accessibilità significa anche che i nuovi dipendenti sono in grado di seguire il processo di inserimento autonomamente e secondo i propri ritmi. Lunghe ore di inserimento nell'arco di una sola settimana spesso non funzionano per molti e questi torneranno a chiedere informazioni quando incontreranno un ostacolo. Perché non rendere loro più facile cercare le informazioni da soli? Un centro di conoscenza o una base di conoscenze è uno dei modi migliori per supportare continuamente il processo di inserimento in modo pratico e secondo i propri ritmi.

Google Docs e Notion sono ottimi strumenti per creare una base di conoscenze semplice ma facilmente consultabile, con capitoli basati su problemi, argomenti e questioni comuni specifici emersi durante i primi giorni. Potresti anche inserire argomenti avanzati per assicurarti che ogni dipendente abbia un punto di riferimento a cui poter sempre fare riferimento quando incontra un ostacolo o ha bisogno di saperne di più sull'organizzazione.

Per quanto riguarda le riunioni, l'uso tl;dv tutte le riunioni rende la vostra organizzazione migliore e più produttiva, poiché nessuno è costretto a guardare intere ore di video per trovare i pochi minuti di contenuto che sta cercando. Con tl;dv, l'uso di timestamp e note vi permette di passare facilmente agli aspetti di qualsiasi riunione che desiderate rivedere. Se preferite una visione più dettagliata del video, potete passare alle trascrizioni e rivedere la riunione in formato testo. 

5. Sottolinea l'importanza dello sviluppo professionale continuo. La formazione e il supporto continui sono fondamentali per aiutare i dipendenti a crescere e prosperare nei loro ruoli, indipendentemente dal luogo di lavoro, sia esso in presenza o remote. L'implementazione di un sistema di affiancamento è uno dei modi migliori per garantire lo sviluppo continuo di tutti i tuoi nuovi dipendenti.

Per alcuni nuovi dipendenti, soprattutto remote completamente remote , fare amicizia può essere piuttosto difficile. Assegnare loro un compagno può aiutarli a stringere amicizie, entrare in contatto con tutto il team e avere qualcuno su cui poter contare quando hanno bisogno di aiuto. 

6. Assicurati di fissare aspettative realistiche. È fondamentale comprendere e avere un piano per soddisfare le aspettative fin dall'inizio e far sapere ai dipendenti che l'inserimento virtuale non sostituisce l'interazione di persona.

I nuovi dipendenti di solito impiegano un po' di tempo per raggiungere il massimo rendimento. Ma questo non avviene per caso. Avere aspettative realistiche ben definite e comunicate è il modo migliore per consentire ai nuovi dipendenti di mettersi al passo senza sacrificare la produttività o i ricavi. Un piano di avvio graduale è il modo migliore per definire le realtà del ruolo e ciò che i nuovi dipendenti devono fare giorno dopo giorno, settimana dopo settimana e così via.

Stabilendo gli OKR, i KPI e le tempistiche necessari, consentirai al nuovo dipendente di scalare la curva di apprendimento con maggiore facilità. Il materiale informativo per i dipendenti dovrebbe essere progettato in modo da soddisfare le loro aspettative e aiutarli a ottenere ciò di cui hanno bisogno esattamente quando ne hanno bisogno. Tutto inizia con la personalizzazione del processo di inserimento per ogni ruolo e l'empatia nei confronti dei nuovi dipendenti, al fine di trovare le risorse, gli strumenti e il supporto di cui hanno bisogno per ottenere risultati straordinari. 

7. Incoraggiare la socializzazione e il networking. La socializzazione e il networking sono importanti per aiutare i dipendenti a sentirsi in contatto con i propri colleghi, anche se non lavorano nello stesso spazio fisico. Ciò può essere fatto attraverso happy hour virtuali con Donut e Happy Hour, giochi online con Emoji Stories o altre attività sociali. Altri strumenti di coinvolgimento dei dipendenti come butter.us e icebreaker.video sono ottimi anche per creare sessioni più coinvolgenti che contribuiscono a rafforzare lo spirito di squadra e a costruire la cultura aziendale. 

8. Dai priorità al benessere dei dipendenti. Il processo di inserimento può essere stressante sia per i nuovi dipendenti che per quelli già assunti, quindi è importante adottare misure per sostenere la loro salute mentale e fisica durante questo periodo. Ciò potrebbe includere l'offerta di opzioni di lavoro da casa o di orari flessibili per aiutare a ridurre i livelli di stress. Zoom , dovuta al fatto che le riunioni online sono diventate la norma, è reale e i nuovi dipendenti possono facilmente stressarsi con così tante cose da fare. Offrite altre opportunità di apprendimento, come eventi sociali attraverso piattaforme come Donut. Utilizzando tl;dv altri strumenti online, è possibile ridurre la pressione psicologica sui dipendenti in generale e sui nuovi assunti. 

9. Ricordate che l'onboarding virtuale è un processo continuo. Proprio come qualsiasi altro tipo di onboarding, quello virtuale è un processo continuo che dovrebbe essere costantemente perfezionato e migliorato nel tempo. Man mano che il vostro team cresce e cambia, anche le vostre procedure di onboarding dovrebbero evolversi.

10. Soprattutto, ricordate che il processo di inserimento è collaborativo. È fondamentale lavorare a stretto contatto con i membri del vostro team, gli stakeholder e le altre parti interessate per creare un'esperienza di inserimento che funzioni per tutti. Tenendo conto di queste considerazioni, potrete creare la migliore esperienza di inserimento virtuale per i vostri nuovi dipendenti.

Concentrandoti su questi fattori, puoi creare un'esperienza di inserimento virtuale efficace, coinvolgente e in grado di soddisfare le esigenze dei tuoi dipendenti. Che tu sia un datore di lavoro o un dipendente, la chiave è considerare l'inserimento virtuale come un'opportunità di crescita e sviluppo, non solo come un altro compito da svolgere. Inoltre, abbracciando la tecnologia e lavorando in collaborazione con i membri del tuo team, puoi ottenere ottimi risultati sul posto di lavoro, indipendentemente da dove ti trovi.

Idee per esperienze di inserimento virtuale di successo

Pacchetto di benvenuto

Invia al tuo nuovo dipendente un pacchetto con gadget aziendali, tra cuicappellini personalizzati, quaderni con il marchio dell'azienda e borracce con il logo aziendale, insieme a informazioni sulla cultura, i valori e gli obiettivi dell'azienda.  Questo li aiuterà a sentirsi più legati al team e creerà un'atmosfera positiva per la loro esperienza di inserimento. Il pacchetto di benvenuto per i dipendenti può anche includere articoli che aiuteranno il nuovo assunto ad ambientarsi nel proprio ufficio virtuale, come un elenco dei membri del team e le loro informazioni di contatto, un tour virtuale dell'ufficio e calendari virtuali.

Portale di onboarding

Crea un portale dove i nuovi assunti possano accedere alle informazioni sull'azienda, sul loro team e sul loro ruolo. Questo può includere descrizioni delle mansioni, elenchi di contatti, organigrammi e altro ancora. Questo strumento virtuale può aiutare i tuoi nuovi assunti a sentirsi più a loro agio e sicuri mentre iniziano il loro processo di inserimento.

Valuta la possibilità di offrire corsi di formazione virtuali che insegnino ai nuovi dipendenti a conoscere l'azienda, i suoi prodotti e servizi e le migliori pratiche per lavorare con successo all'interno dell'organizzazione. Questi corsi li aiuteranno a prepararsi per avere successo nei loro ruoli, riducendo l'ansia su cosa aspettarsi dal loro primo giorno di lavoro. Tutte queste risorse dovrebbero essere facilmente accessibili in un unico portale o forse in due.

Avere molte piattaforme da cui accedere alle risorse rende il lavoro faticoso e stressante. Registrando tutte le sessioni di formazione con timestamp accurati su tl;dv, è possibile ridurre lo stress e aiutare i nuovi dipendenti a mantenere l'equilibrio mentale mentre crescono all'interno dell'organizzazione. 

Moduli di formazione online

Sviluppate moduli di formazione online che i nuovi dipendenti possano completare secondo i propri ritmi utilizzando tl;dv le librerie video e Notion e Google Docs per la documentazione. Questo può essere un ottimo modo per introdurli alle politiche e alle procedure aziendali. In contesti virtuali, le sessioni di formazione virtuali possono essere un modo particolarmente efficace per aiutare i nuovi dipendenti ad ambientarsi nei loro ruoli e responsabilità.

Alcune idee per sessioni di formazione virtuali includono riunioni virtuali con manager o colleghi, corsi online o webinar e presentazioni virtuali da parte di membri senior dello staff sui valori e la visione dell'azienda. Offrendo ai nuovi assunti esperienze di formazione coinvolgenti in un ambiente virtuale, potrete garantire loro tutte le risorse necessarie per avere successo nel loro ruolo.

Videoconferenza

Utilizzate un software di videoconferenza per organizzare riunioni periodiche con i nuovi dipendenti. Questo può aiutarli a sentirsi in contatto con i colleghi e a ottenere risposte alle loro domande. Inoltre, vi permette di vedere come si stanno ambientando e se ci sono problemi che potrebbero richiedere un intervento. Con un software di videoconferenza, i nuovi dipendenti possono sentirsi parte integrante del team fin dall'inizio, il che li aiuta ad ambientarsi più rapidamente nel nuovo ambiente di lavoro.

Attività sociali

Incoraggiate la socializzazione e il networking organizzando happy hour virtuali, giochi online o altre attività sociali. Attività sociali divertenti e vivaci possono aiutare i nuovi dipendenti a sentirsi più a loro agio e promuovere un senso di cameratismo tra colleghi. Possono anche contribuire a ridurre il senso di isolamento e aiutarli ulteriormente a cogliere l'atmosfera culturale aziendale nel suo complesso. 

Sistema di affiancamento sul lavoro

Affianca i nuovi dipendenti a membri del team già presenti che possano fungere da mentori e supportarli durante il processo di inserimento. Questo può essere un ottimo modo per costruire relazioni e aiutare i nuovi assunti a sentirsi a proprio agio nel loro ruolo. Oltre al sistema di affiancamento, potresti anche prendere in considerazione l'assegnazione di mentori o coach virtuali che possano offrire una guida individuale durante tutto il processo di inserimento. Questo può essere particolarmente utile se il nuovo assunto ha domande o dubbi specifici relativi al proprio ruolo o al proprio team. 

Feedback continuo

Chiedete regolarmente ai nuovi dipendenti di fornire un feedback sulla loro esperienza e cercate di risolvere eventuali problemi o dubbi che potrebbero avere. Ascoltando i membri del vostro team e rispondendo alle loro esigenze, potrete creare un programma di inserimento virtuale più efficace che metta tutti nelle condizioni di avere successo. Il feedback può aiutarvi a determinare quali aspetti dell'inserimento virtuale funzionano bene e quali aree potrebbero necessitare di alcuni miglioramenti. Monitorando il feedback, potrete garantire che il vostro

Gamification del processo di onboarding virtuale

Prendete in considerazione l'utilizzo di tecniche di gamification per coinvolgere i nuovi assunti e rendere più piacevole il processo di inserimento. Ad esempio, potreste creare classifiche o premi per il completamento di determinati compiti o traguardi. Questo può aiutare a creare un senso di cameratismo e incoraggiare i nuovi assunti a lavorare di più e ottenere risultati migliori. 

Automatizzazione del processo

Valutate la possibilità di automatizzare il maggior numero possibile di attività per semplificare il processo di inserimento e ridurre al minimo il lavoro amministrativo. Ciò potrebbe includere l'impostazione di promemoria automatici, l'invio di liste di controllo per l'inserimento o l'utilizzo di altri strumenti di produttività che possono aiutare i nuovi assunti a rimanere organizzati e in linea con gli obiettivi. tl;dv da archivio delle vecchie sessioni di riunioni e dei materiali di formazione preregistrati, completi di timestamp e trascrizioni, nel caso in cui i nuovi dipendenti preferiscano leggere la documentazione.

Questo sistema di inserimento porta ogni dipendente da zero a esperto in materia di informazioni aziendali rilevanti in modo automatizzato, poiché i video possono essere organizzati in ordine cronologico e in base alle esigenze, aiutandoli a gestire un sistema di apprendimento personalizzato che non è ostacolato da altri membri del personale a causa di eventi quali calendari non compatibili, fusi orari diversi e altro ancora. 

Creare un ambiente favorevole

Infine, ricorda che l'onboarding virtuale consiste principalmente nel creare un ambiente favorevole in cui i nuovi dipendenti possano crescere e prosperare. Dando priorità al benessere dei dipendenti, fornendo feedback regolari e concentrandoti sulla collaborazione e la comunicazione, puoi offrire ai membri del tuo team il supporto di cui hanno bisogno per avere successo nei loro ruoli.

Utilizza brevi video formativi e didattici

Includi contenuti video nel tuo processo di inserimento virtuale per aiutare i nuovi dipendenti a comprendere le politiche e le procedure aziendali. Questi video possono essere brevi e concisi e trattare argomenti quali il codice di abbigliamento, la politica di presenza, l'orario di lavoro e altro ancora. Un modo migliore per utilizzare i video brevi è quello di creare un centro di conoscenza con tl;dv.

Il tuo centro di conoscenza potrebbe includere tutorial su come accedere ai sistemi aziendali, configurare gli strumenti, eseguire determinate attività e altri aspetti fondamentali come la storia, i valori e la visione dell'azienda. Si tratta di informazioni che non cambiano spesso. Realizzando dei video dedicati a questi argomenti, risparmierai tempo evitando di convocare il personale a riunioni che richiedono ore, quando tutto potrebbe essere comunicato in un breve video su tl;dv.

L'utilizzo di video come parte del processo di inserimento può fornire ai nuovi dipendenti le informazioni di cui hanno bisogno, rendendo al contempo l'esperienza di inserimento più coinvolgente e piacevole.

Rendilo interattivo

Rendi la tua esperienza di inserimento virtuale interattiva e coinvolgente incorporando quiz, sondaggi, questionari e altri elementi che incoraggiano i nuovi assunti a partecipare. Questo può aiutarli a memorizzare le informazioni e a rimanere coinvolti con il materiale.

tl;dv di trasformare le ormai tipiche videoconferenze di inserimento in un'esperienza personalizzata, automatizzata e migliore per i nuovi assunti. Grazie agli hub video, ai timestamp e alla natura personalizzata, potete essere certi che i nuovi assunti si integreranno bene nella cultura aziendale acquisendo al contempo le conoscenze necessarie sull'azienda, su come svolgere al meglio il proprio lavoro e raggiungere livelli elevati di produttività.

Potresti anche prendere in considerazione l'uso della realtà virtuale (VR) o della realtà aumentata (AR) per creare un'esperienza di inserimento coinvolgente. La VR e l'AR possono simulare scenari reali, aiutando i nuovi dipendenti ad acquisire familiarità con le loro responsabilità lavorative e a sentirsi più sicuri nei loro ruoli.

Nel complesso, creando un processo di inserimento virtuale efficace che coinvolga i nuovi assunti e li prepari al successo, potrai aiutare la tua azienda ad attrarre e trattenere i migliori talenti, promuovendo al contempo la produttività e la crescita sul posto di lavoro.

Conclusione

L'inserimento dei nuovi dipendenti può essere un compito arduo, ma seguendo questi consigli potrai creare un'esperienza di inserimento virtuale efficace e piacevole per il tuo team. Esistono molti modi per rendere il processo di inserimento virtuale più coinvolgente e di successo, dall'uso di video ed elementi interattivi all'automazione delle attività con tl;dv e all'integrazione di VR/AR.