Menedżerowie mogą uznać wdrażanie nowych pracowników za trudne zadanie. Nie tylko trzeba zadbać o to, aby zapoznali się oni z zasadami i procedurami obowiązującymi w firmie, ale także zapewnić im komfort w nowym środowisku pracy. W niniejszym artykule omówimy, jak ułatwić proces wdrażania nowych pracowników poprzez stworzenie wirtualnego świata, który jak najdokładniej odzwierciedla rzeczywistość.

Czym jest wirtualny proces wdrażania nowych pracowników?

Wirtualny proces wdrażania nowych pracowników polega na wykorzystaniu przez firmę technologii, aby ułatwić przejście nowemu pracownikowi. Może to być wszystko, od modułów szkoleniowych online po oprogramowanie do wideokonferencji, które symuluje spotkanie osobiste. Wirtualne wdrażanie nowych pracowników ma na celu uczynienie tego procesu jak najbardziej płynnym i wydajnym zarówno dla pracodawców, jak i pracowników.

Jak stworzyć dobre wrażenia z wirtualnego wdrożenia?

Na stworzenie doskonałego wirtualnego doświadczenia wdrożeniowego wpływa wiele czynników. 

1. Zapewnij odpowiednie szkolenia i zasoby. Moduły online, filmy i inne materiały mogą pomóc nowym pracownikom szybko zapoznać się z polityką i procedurami firmy. Jednym z najprostszych sposobów ułatwienia nowym pracownikom zapoznania się z narzędziami i systemami firmy jest stworzenie centrum wiedzy obejmującego wszystkie tematy, które nowi pracownicy muszą opanować podczas szkolenia wprowadzającego. Niektóre popularne narzędzia używane do tego celu to Notion, Trello i tl;dv. tl;dv jeszcze bardziej wizualny sposób szkolenia nowych pracowników poprzez dostosowane do ich potrzeb lub standardowe filmy wideo. Identyfikując kluczowe obszary organizacji, które wymagają dogłębnego zrozumienia, należy je skategoryzować i stworzyć filmy wideo, napisać przewodniki i stworzyć szczegółową dokumentację. Wspomniane już narzędzia są świetnym sposobem na dystrybucję treści tekstowych i filmów wideo, które można łatwo przeglądać we własnym tempie. 

2. Stwórz sprzyjające środowisko poprzez regularną komunikację i informacje zwrotne. Niezależnie od tego, czy korzystasz z oprogramowania do wideokonferencji, czy organizujesz spotkania zespołowe, upewnij się, że pracownicy czują się swobodnie, zadając pytania i dzieląc się swoimi przemyśleniami i pomysłami z innymi. Wirtualne wdrażanie nowych pracowników w dużej mierze opiera się na różnych narzędziach, które decydują o jego sukcesie. Nie oznacza to jednak, że muszą to być narzędzia bardzo drogie lub niedostępne. Narzędzie takie jak Slack świetnie nadaje się do komunikacji. Trello jest idealne do śledzenia projektów, a tl;dv do wysyłania szczegółowych wiadomości, które mają bardziej wizualny lub demonstracyjny charakter. Ogólnie rzecz biorąc, kanał Slack w zupełności wystarcza do szybkiej i łatwej komunikacji, ponieważ umożliwia dostęp zarówno z komputera, jak i telefonu komórkowego. 

3. Dostosuj wirtualny proces wdrażania nowych pracowników do potrzeb konkretnego zespołu lub organizacji. Może to obejmować dostosowanie treści szkolenia do pełnionych funkcji lub włączenie unikalnych narzędzi lub technologii do procesu wdrażania nowych pracowników.

4. Priorytetem powinna być łatwość obsługi i dostępność. Należy pamiętać o potrzebach pracowników i innych interesariuszy w organizacji. Może to oznaczać dostosowanie wirtualnego procesu wdrażania nowych pracowników do urządzeń mobilnych lub zapewnienie różnych opcji językowych dla osób, dla których angielski nie jest językiem ojczystym.

Dostępność oznacza również, że nowi pracownicy mogą przejść proces wdrażania samodzielnie i we własnym tempie. Długie godziny wdrażania w ciągu jednego tygodnia w większości przypadków nie sprawdzają się i pracownicy będą wracać po informacje, gdy napotkają przeszkodę. Dlaczego nie ułatwić im samodzielnego wyszukiwania informacji? Centrum wiedzy lub baza wiedzy to jeden z najlepszych sposobów na ciągłe wspieranie procesu wdrażania w praktyczny sposób i we własnym tempie.

Google Docs i Notion to świetne narzędzia do tworzenia prostej, ale łatwej do przeszukiwania bazy wiedzy z rozdziałami poświęconymi konkretnym, typowym problemom, tematom i kwestiom, które pojawiły się na początku działalności. Możesz nawet dodać tam zaawansowane tematy, żeby każdy pracownik miał miejsce, gdzie zawsze może zajrzeć, gdy napotka przeszkodę lub będzie chciał dowiedzieć się więcej o organizacji.

W przypadku spotkań korzystanie tl;dv wszystkich spotkań sprawia, że Twoja organizacja staje się lepsza i bardziej produktywna, ponieważ nikt nie musi oglądać całych godzin nagrań wideo, aby znaleźć kilka minut treści, których szuka. Dzięki tl;dv, użycie znaczników czasu i notatek pozwala łatwo przejść do fragmentów dowolnego spotkania, które chcesz ponownie obejrzeć. Jeśli wolisz bardziej szczegółowe spojrzenie na nagranie wideo, możesz przełączyć się na transkrypcje i ponownie obejrzeć spotkanie w formie tekstowej. 

5. Podkreśl znaczenie ciągłego rozwoju zawodowego. Ciągłe szkolenia i wsparcie mają kluczowe znaczenie dla rozwoju pracowników i osiągania przez nich sukcesów w pracy, niezależnie od miejsca pracy – stacjonarnej lub remote. Wdrożenie systemu partnerskiego jest jednym z najlepszych sposobów zapewnienia ciągłego rozwoju wszystkich nowych pracowników.

Nawiązanie przyjaźni jest dość trudne dla niektórych nowych pracowników, zwłaszcza remote całkowicie remote . Przydzielenie im partnera może ułatwić im nawiązywanie przyjaźni, nawiązanie kontaktu z całym zespołem i zapewnić wsparcie, na którym mogą polegać, gdy potrzebują pomocy. 

6. Pamiętaj, aby ustalić realistyczne oczekiwania. Bardzo ważne jest, aby od samego początku zrozumieć i opracować plan spełnienia oczekiwań oraz poinformować pracowników, że wirtualne wdrożenie nie zastępuje interakcji osobistych.

Nowi pracownicy zazwyczaj potrzebują trochę czasu, aby osiągnąć najlepszą wydajność. Nie dzieje się to jednak przypadkowo. Najlepszym sposobem na szybkie wdrożenie nowych pracowników bez utraty wydajności lub przychodów jest ustalenie i przekazanie im realistycznych oczekiwań. Plan wdrożeniowy to najlepszy sposób na określenie rzeczywistych zadań związanych z danym stanowiskiem oraz tego, co nowi pracownicy muszą robić każdego dnia, tygodnia itd.

Ustalając niezbędne cele OKR, wskaźniki KPI i harmonogramy, pomagasz nowym pracownikom w łatwiejszym pokonywaniu krzywej wdrażania. Materiały dla pracowników powinny być zaprojektowane tak, aby spełniały oczekiwania i pomagały im uzyskać to, czego potrzebują, dokładnie wtedy, gdy tego potrzebują. Wszystko zaczyna się od dostosowania procesu wdrażania do każdej roli i empatii wobec nowych pracowników, aby znaleźć zasoby, narzędzia i wsparcie, których potrzebują, aby osiągnąć niesamowite wyniki. 

7. Zachęcaj do spotkań towarzyskich i nawiązywania kontaktów. Spotkania towarzyskie i nawiązywanie kontaktów są ważne, aby pomóc pracownikom poczuć więź z kolegami, nawet jeśli nie pracują w tej samej przestrzeni fizycznej. Można to osiągnąć poprzez wirtualne spotkania towarzyskie z Donut i Happy Hour, gry online z Emoji Stories lub inne działania społecznościowe. Inne narzędzia angażujące pracowników, takie jak butter.us i icebreaker.video, również świetnie nadają się do tworzenia bardziej angażujących sesji dla pracowników, które przyczyniają się do budowania więzi w zespole i kultury korporacyjnej. 

8. Priorytetowe traktowanie dobrego samopoczucia pracowników. Proces wdrażania nowych pracowników może być stresujący zarówno dla nowych, jak i obecnych pracowników, dlatego ważne jest, aby podjąć kroki mające na celu wsparcie ich zdrowia psychicznego i fizycznego w tym okresie. Może to obejmować zapewnienie możliwości pracy z domu lub elastycznego harmonogramu pracy, aby pomóc zmniejszyć poziom stresu. Zoom , ponieważ sesje spotkań online stały się normą, jest realne, a nowi pracownicy mogą łatwo ulec stresowi w związku z tak wieloma sprawami, które się dzieją. Zapewnij inne możliwości nauki, takie jak wydarzenia towarzyskie za pośrednictwem platform takich jak Donut. Korzystając z tl;dv innych narzędzi online, możesz zmniejszyć presję psychiczną na pracowników ogólnie i nowych pracowników. 

9. Należy pamiętać, że wirtualne wdrażanie nowych pracowników jest procesem ciągłym. Podobnie jak w przypadku każdego innego rodzaju wdrażania, wirtualne wdrażanie nowych pracowników jest procesem ciągłym, który należy z czasem udoskonalać i poprawiać. Wraz z rozwojem i zmianami w zespole powinny zmieniać się również procedury wdrażania nowych pracowników.

10. Przede wszystkim pamiętaj, że proces wdrażania nowych pracowników ma charakter współpracy. Bardzo ważne jest ścisłe współdziałanie z członkami zespołu, interesariuszami i innymi odpowiednimi stronami, aby stworzyć proces wdrażania, który będzie odpowiedni dla wszystkich. Biorąc pod uwagę powyższe kwestie, możesz stworzyć najlepszy proces wirtualnego wdrażania nowych pracowników.

Skupiając się na tych czynnikach, można stworzyć wirtualny proces wdrażania nowych pracowników, który będzie skuteczny, angażujący i dostosowany do potrzeb pracowników. Niezależnie od tego, czy jesteś pracodawcą, czy pracownikiem, kluczem do sukcesu jest postrzeganie wirtualnego wdrażania nowych pracowników jako szansy na rozwój, a nie tylko kolejnego zadania do wykonania. Ponadto, wykorzystując technologie i współpracując z członkami zespołu, można osiągnąć doskonałe wyniki w miejscu pracy, niezależnie od tego, gdzie się znajdujesz.

Pomysły na doskonałe wirtualne doświadczenia związane z wdrażaniem nowych pracowników

Pakiet powitalny

Wyślij nowemu pracownikowi paczkę z gadżetami firmowymi, takimi jakczapki z logo, markowe notesy i butelki na wodę z motywem firmowym, a także informacje o kulturze, wartościach i celach firmy.  Pomoże to nowemu pracownikowi poczuć się bardziej związanym z zespołem i stworzy pozytywną atmosferę podczas wdrażania się w nowe obowiązki. Pakiet powitalny dla pracownika może również zawierać elementy, które pomogą nowemu pracownikowi zaaklimatyzować się w wirtualnym biurze, takie jak lista członków zespołu i ich dane kontaktowe, wirtualna wycieczka po biurze oraz wirtualne kalendarze.

Portal dla nowych pracowników

Stwórz portal, na którym nowi pracownicy będą mogli uzyskać dostęp do informacji o firmie, swoim zespole i pełnionej funkcji. Mogą to być opisy stanowisk, listy kontaktów, schematy organizacyjne i inne informacje. To wirtualne narzędzie pomoże nowym pracownikom poczuć się bardziej komfortowo i pewnie na początku procesu wdrażania.

Rozważ wprowadzenie wirtualnych szkoleń, które zapoznają nowych pracowników z firmą, jej produktami i usługami oraz najlepszymi praktykami skutecznego działania w organizacji. Szkolenia te pomogą im przygotować się do pełnienia swoich ról, zmniejszając niepokój związany z tym, czego mogą się spodziewać pierwszego dnia pracy. Wszystkie te zasoby powinny być łatwo dostępne w jednym lub dwóch portalach.

Posiadanie wielu platform, na których można uzyskać dostęp do zasobów, jest męczące i stresujące. Nagrywając wszystkie sesje szkoleniowe z dokładnymi znacznikami czasu w tl;dv, możesz zmniejszyć stres i pomóc nowym pracownikom zachować równowagę psychiczną w miarę rozwoju w Twojej organizacji. 

Moduły szkoleniowe online

Opracuj moduły szkoleniowe online, które nowi pracownicy mogą realizować we własnym tempie, korzystając z tl;dv bibliotek wideo oraz Notion i Google Docs do dokumentacji. Może to być świetny sposób na zapoznanie ich z polityką i procedurami firmy. W środowisku wirtualnym wirtualne sesje szkoleniowe mogą być szczególnie skutecznym sposobem pomocy nowym pracownikom w aklimatyzacji się w nowych rolach i obowiązkach.

Pomysły na wirtualne sesje szkoleniowe obejmują wirtualne spotkania z kierownikami lub współpracownikami, kursy online lub webinaria oraz wirtualne prezentacje starszych pracowników na temat wartości i wizji firmy. Zapewniając nowym pracownikom angażujące doświadczenia szkoleniowe w środowisku wirtualnym, możesz zagwarantować im wszystkie zasoby potrzebne do odniesienia sukcesu na nowym stanowisku.

Wideokonferencje

Korzystaj z oprogramowania do wideokonferencji, aby organizować regularne spotkania z nowymi pracownikami. Dzięki temu będą oni czuli się związani ze swoimi współpracownikami i uzyskają odpowiedzi na wszelkie pytania. Pozwoli Ci to również sprawdzić, jak się zaaklimatyzowali i czy są jakieś kwestie, którymi należy się zająć. Dzięki oprogramowaniu do wirtualnych konferencji nowi pracownicy od samego początku mogą czuć się prawdziwą częścią zespołu, co pomaga im szybciej zaaklimatyzować się w nowym środowisku pracy.

Działania społeczne

Zachęcaj do nawiązywania kontaktów towarzyskich i networkingowych, organizując wirtualne spotkania po pracy, gry online lub inne zajęcia towarzyskie. Zabawne i żywe zajęcia towarzyskie mogą pomóc nowym pracownikom poczuć się bardziej komfortowo i sprzyjać budowaniu poczucia wspólnoty wśród współpracowników. Mogą one również pomóc zmniejszyć poczucie izolacji i jeszcze bardziej pomóc im w zrozumieniu całej kultury korporacyjnej. 

System partnerów w pracy

Nowym pracownikom przydziel istniejących członków zespołu, którzy mogą pełnić rolę mentorów i wspierać ich podczas procesu wdrażania. Może to być świetny sposób na budowanie relacji i pomaganie nowym pracownikom w odnalezieniu się w nowych rolach. Oprócz systemu partnerskiego warto również rozważyć przydzielenie wirtualnych mentorów lub trenerów, którzy mogą oferować indywidualne wskazówki podczas całego procesu wdrażania. Może to być szczególnie pomocne, jeśli nowy pracownik ma pytania lub wątpliwości dotyczące swojej roli lub zespołu. 

Bieżąca informacja zwrotna

Regularnie zbieraj opinie od nowych pracowników na temat ich doświadczeń i staraj się rozwiązywać wszelkie problemy lub wątpliwości, które mogą mieć. Możesz stworzyć bardziej skuteczny program wirtualnego wdrażania nowych pracowników, który zapewni wszystkim sukces, słuchając członków zespołu i odpowiadając na ich potrzeby. Opinie mogą pomóc Ci określić, które aspekty wirtualnego wdrażania nowych pracowników działają dobrze, a które obszary mogą wymagać poprawy. Monitorując opinie, możesz zapewnić, że Twoje

Grywalizacja procesu wirtualnego wdrażania nowych pracowników

Rozważ wykorzystanie technik gamifikacji, aby zaangażować nowych pracowników i uczynić proces wdrażania bardziej przyjemnym. Możesz na przykład stworzyć tabele wyników lub nagrody za wykonanie określonych zadań lub osiągnięcie określonych celów. Może to pomóc w budowaniu poczucia wspólnoty i zachęcić nowych pracowników do cięższej pracy i osiągania lepszych wyników. 

Automatyzacja procesu

Rozważ automatyzację jak największej liczby zadań, aby usprawnić proces wdrażania nowych pracowników i zminimalizować nakład pracy administracyjnej. Może to obejmować skonfigurowanie automatycznych przypomnień, wysyłanie list kontrolnych dotyczących wdrażania nowych pracowników lub korzystanie z innych narzędzi zwiększających produktywność, które mogą pomóc nowym pracownikom w utrzymaniu porządku i realizacji zadań. tl;dv jako repozytorium starych sesji spotkań i wcześniej nagranych materiałów szkoleniowych wraz z sygnaturami czasowymi i transkrypcjami, na wypadek gdyby nowi pracownicy woleli zapoznać się z dokumentacją.

Taki system wdrażania nowych pracowników pozwala każdemu pracownikowi w sposób zautomatyzowany przejść od zera do bohatera w zakresie istotnych informacji o firmie, ponieważ filmy można uporządkować według osi czasu i potrzeb, aby pomóc im w korzystaniu z systemu nauki dostosowanego do indywidualnego tempa, który nie jest utrudniony przez innych pracowników z powodu takich zdarzeń, jak niedopasowanie kalendarzy, różne strefy czasowe i inne. 

Tworzenie środowiska sprzyjającego wsparciu

Na koniec pamiętaj, że wirtualne wdrażanie nowych pracowników polega przede wszystkim na stworzeniu sprzyjającego środowiska, w którym nowi pracownicy mogą się rozwijać i osiągać sukcesy. Stawiając na pierwszym miejscu dobre samopoczucie pracowników, regularnie przekazując im informacje zwrotne oraz koncentrując się na współpracy i komunikacji, możesz zapewnić członkom swojego zespołu wsparcie, którego potrzebują, aby odnosić sukcesy w swojej pracy.

Korzystaj z krótkich filmów szkoleniowych i instruktażowych

Włącz treści wideo do procesu wirtualnego wdrażania nowych pracowników, aby pomóc im zrozumieć zasady i procedury obowiązujące w firmie. Filmy te mogą być krótkie i konkretne, obejmujące zasady dotyczące ubioru, obecności w pracy, godzin pracy i inne kwestie. Lepszym sposobem wykorzystania krótkich filmów jest stworzenie centrum wiedzy za pomocą tl;dv.

Twoje centrum wiedzy może zawierać samouczki dotyczące logowania się do systemów organizacyjnych, konfiguracji narzędzi, wykonywania określonych zadań oraz innych kluczowych aspektów, takich jak historia firmy, wartości i wizja. Nie są to rzeczy, które często ulegają zmianom. Tworząc filmy na ten temat, oszczędzasz czas, który musiałbyś poświęcić na wielogodzinne spotkania z pracownikami, ponieważ wszystko można przekazać w krótkim filmie na tl;dv.

Wykorzystanie filmów w procesie wdrażania nowych pracowników pozwala im uzyskać potrzebne informacje, a jednocześnie sprawia, że proces ten staje się bardziej angażujący i przyjemniejszy.

Spraw, aby było interaktywne

Spraw, aby proces wirtualnego wdrażania nowych pracowników był interaktywny i angażujący, wprowadzając quizy, ankiety, sondaże i inne elementy, które zachęcają nowych pracowników do udziału. Pomoże im to zapamiętać informacje i utrzymać zaangażowanie w materiał.

tl;dv przekształcenie typowych obecnie wideokonferencji wprowadzających w samodzielną, zautomatyzowaną i lepszą formę szkolenia dla nowych pracowników. Dzięki centrom wideo, znacznikom czasu i samodzielnej nauce możesz mieć pewność, że nowi pracownicy dobrze wtopią się w kulturę firmy, jednocześnie zdobywając niezbędną wiedzę o firmie, o tym, jak lepiej wykonywać swoją pracę i osiągać wysoki poziom produktywności.

Możesz również rozważyć wykorzystanie wirtualnej rzeczywistości (VR) lub rzeczywistości rozszerzonej (AR) w celu stworzenia wciągającego doświadczenia wdrożeniowego. VR i AR mogą symulować rzeczywiste scenariusze, pomagając nowym pracownikom oswoić się z obowiązkami służbowymi i poczuć się pewniej w swoich rolach.

Ogólnie rzecz biorąc, tworząc skuteczny proces wirtualnego wdrażania nowych pracowników, który angażuje ich i przygotowuje do osiągnięcia sukcesu, możesz pomóc swojej firmie przyciągnąć i zatrzymać najlepszych pracowników, jednocześnie zwiększając wydajność i rozwój miejsca pracy.

Wnioski

Wdrażanie nowych pracowników może być trudnym zadaniem, ale dzięki poniższym wskazówkom możesz stworzyć wirtualny proces wdrażania, który będzie zarówno skuteczny, jak i przyjemny dla Twojego zespołu. Istnieje wiele sposobów, aby proces wirtualnego wdrażania był bardziej angażujący i skuteczny, od wykorzystania filmów i elementów interaktywnych po automatyzację zadań za pomocą tl;dv i włączenie VR/AR.