관리자는 신입 직원을 온보딩하는 것이 어려운 작업이라고 생각할 수 있습니다. 회사 규정과 절차를 숙지시키는 것뿐만 아니라 새로운 근무 환경에서 편안함을 느낄 수 있도록 해야 하기 때문입니다. 이 글에서는 현실 세계와 최대한 유사한 가상 세계를 만들어 온보딩 프로세스를 더 쉽게 만드는 방법에 대해 설명합니다.
가상 온보딩 프로세스란 무엇인가요?
가상 온보딩 프로세스는 회사가 기술을 사용하여 신입 직원의 적응을 돕는 것입니다. 온라인 교육 모듈부터 대면 회의를 시뮬레이션하는 화상 회의 소프트웨어까지 모든 것이 가능합니다. 가상 온보딩은 고용주와 직원 모두에게 최대한 원활하고 효율적인 프로세스를 제공하는 것을 목표로 합니다.
좋은 가상 온보딩 경험을 만들려면 어떻게 해야 할까요?
훌륭한 가상 온보딩 경험을 만들기 위해서는 여러 가지 요소가 필요합니다.
1. 적절한 교육과 리소스를 제공하세요. 온라인 모듈, 동영상 및 기타 자료는 신입 직원이 회사 정책과 절차를 빠르게 익히는 데 도움이 될 수 있습니다. 신입사원이 회사 도구와 시스템을 쉽게 따라잡을 수 있는 가장 쉬운 방법 중 하나는 신입사원이 온보딩 교육을 이수하는 데 필요한 모든 주제를 다루는 지식 허브를 만드는 것입니다. 이를 위해 많이 사용되는 도구로는 Notion, Trello, tl;dv 등이 있습니다. tl;dv는 신입 직원을 위한 맞춤형 또는 표준 동영상을 통해 더욱 시각적인 방법으로 신입 직원을 교육할 수 있는 방법을 제공합니다. 조직에서 심층적인 이해가 필요한 핵심 영역을 파악하여 이를 분류하고 동영상을 만들고, 가이드를 작성하고, 자세한 문서를 만들 수 있습니다. 이미 언급한 도구는 텍스트 콘텐츠와 동영상을 배포하여 쉽고 자기 주도적으로 접근할 수 있도록 하는 좋은 방법입니다.
2. 정기적인 소통과 피드백을 통해 서로 돕는 환경을 조성하세요. 화상 회의 소프트웨어나 팀 미팅을 통해 직원들이 편안하게 질문하고 다른 사람들과 생각과 아이디어를 공유할 수 있도록 하세요. 가상 온보딩은 성공하기 위해 다양한 도구에 크게 의존합니다. 하지만 그렇다고 해서 매우 비싸거나 접근하기 어려운 도구가 필요한 것은 아닙니다. Slack과 같은 도구는 커뮤니케이션에 적합합니다. Trello는 프로젝트를 추적하는 데 적합하고, tl;dv는 시각적 또는 데모 측면이 더 많은 심층적인 메시지를 보내는 데 적합합니다. 일반적으로 Slack 채널은 PC와 휴대폰 모두 접속이 가능하기 때문에 빠르고 쉽게 소통하기에 충분합니다.
3. 특정 팀이나 조직의 필요에 맞게 가상 온보딩 환경을 맞춤화합니다. 여기에는 직무 역할에 따라 교육 콘텐츠를 맞춤화하거나 온보딩 프로세스에 고유한 도구 또는 기술을 통합하는 것이 포함될 수 있습니다.
4. 사용자 친화성과 접근성을 우선시하세요. 직원과 조직 내 다른 이해관계자의 요구 사항을 염두에 두는 것이 중요합니다. 이는 가상 온보딩 환경을 모바일 친화적으로 만들거나 영어가 모국어가 아닌 사람들을 위해 다양한 언어 옵션을 제공하는 것을 의미할 수 있습니다.
접근성이 높다는 것은 신입 사원이 자신의 속도에 맞춰 스스로 온보딩 프로세스를 진행할 수 있다는 의미이기도 합니다. 일주일에 걸친 장시간의 온보딩은 대부분의 신입 사원에게 효과적이지 않으며, 막히면 다시 돌아와 정보를 찾게 됩니다. 그렇다면 이들이 스스로 정보를 쉽게 찾을 수 있도록 도와주면 어떨까요? 지식 허브 또는 지식창고는 실용적이고 자기 속도에 맞는 방식으로 온보딩 프로세스를 지속적으로 지원할 수 있는 가장 좋은 방법 중 하나입니다.
Google 문서 도구와 Notion은 초기에 발생한 특정 일반적인 문제, 주제 및 이슈를 기반으로 한 챕터로 간단하면서도 검색 가능한 지식창고를 구축할 수 있는 훌륭한 도구입니다. 여기에 고급 주제를 추가하여 모든 직원이 문제가 발생하거나 조직에 대해 더 자세히 알고 싶을 때 언제든지 찾아볼 수 있는 허브를 만들 수도 있습니다.
회의의 경우, 모든 회의에서 tl;dv를 사용하면 원하는 콘텐츠 몇 분을 보기 위해 몇 시간 분량의 동영상을 시청할 필요가 없으므로 조직의 생산성이 향상됩니다. tl;dv를 사용하면 타임스탬프와 메모를 사용하여 다시 보고 싶은 회의의 내용으로 쉽게 이동할 수 있습니다. 비디오를 더 자세히 보고 싶다면 녹취록으로 전환하여 텍스트로 회의를 다시 볼 수 있습니다.
5. 지속적인 전문성 개발의 중요성을 강조합니다. 지속적인 교육과 지원은 근무 장소에 관계없이 직원들이 자신의 역할에서 성장하고 번창하도록 돕는 데 매우 중요합니다. 대면 또는 remote. 버디 시스템을 구현하는 것은 모든 신입 직원의 지속적인 개발을 보장하는 가장 좋은 방법 중 하나입니다.
일부 신입사원, 특히 remote 직급에서는 친구를 사귀는 것이 매우 어렵습니다. 이들에게 버디를 지정하면 친구를 쉽게 사귀고, 팀 전체와 소통하며, 도움이 필요할 때 의지할 수 있는 어깨동무가 생길 수 있습니다.
6. 현실적인 기대치를 설정하세요. 처음부터 기대치를 이해하고 이를 충족하기 위한 계획을 세우고 직원들에게 가상 온보딩이 대면 상호작용을 대체할 수 없음을 알리는 것이 중요합니다.
신입 사원이 최고의 성과를 내기까지는 보통 어느 정도 시간이 걸립니다. 하지만 이는 우연히 일어나는 일이 아닙니다. 현실적인 기대치를 잘 설정하고 전달하는 것이 생산성이나 수익에 영향을 주지 않으면서 신입 직원을 빠르게 적응시킬 수 있는 가장 좋은 방법입니다. 램프업 계획은 역할의 현실과 신입 직원이 매일, 매주 해야 할 일 등을 설정하는 가장 좋은 방법입니다.
필요한 OKR, KPI 및 타임라인을 설정하면 신입 사원이 훨씬 쉽게 램프업 곡선을 따라 올라갈 수 있도록 준비할 수 있습니다. 직원 자료는 기대치를 충족하고 필요할 때 필요한 것을 정확하게 얻을 수 있도록 설계되어야 합니다. 이 모든 것은 각 역할에 맞게 온보딩을 맞춤화하고 신입 직원이 놀라운 성과를 달성하는 데 필요한 리소스, 도구 및 지원을 찾을 수 있도록 공감하는 것에서 시작됩니다.
7. 사교 및 네트워킹을 장려하세요. 사교 및 네트워킹은 직원들이 같은 물리적 공간에서 근무하지 않더라도 동료들과 연결되어 있다고 느끼도록 돕는 데 중요합니다. 이는 도넛과 해피아워를 통한 가상 해피아워, 이모티콘 스토리를 통한 온라인 게임 또는 기타 소셜 활동을 통해 이루어질 수 있습니다. 버터.us, 아이스브레이커.비디오와 같은 다른 직원 참여 도구도 팀 결속과 기업 문화 구축에 기여하는 보다 참여도 높은 직원 세션을 만드는 데 유용합니다.
8. 직원의 웰빙을 우선시하세요. 온보딩 프로세스는 신입 직원과 기존 직원 모두에게 스트레스가 될 수 있으므로 이 기간 동안 직원의 정신적, 신체적 건강을 지원하기 위한 조치를 취하는 것이 중요합니다. 여기에는 재택 근무 옵션을 제공하거나 유연한 일정을 제공하여 스트레스 수준을 낮추는 것이 포함될 수 있습니다. Zoom 온라인 회의 세션이 일상화되면서 신입 직원은 많은 일로 인해 쉽게 피로를 느낄 수 있습니다. 도넛과 같은 플랫폼을 통해 소셜 이벤트를 활용하는 등 다른 학습 수단을 마련하세요. tl;dv 및 기타 온라인 도구를 사용하면 일반 직원과 신입 직원의 심리적 압박을 줄일 수 있습니다.
9. 가상 온보딩은 지속적인 프로세스임을 명심하세요. 다른 유형의 온보딩과 마찬가지로 가상 온보딩도 시간이 지남에 따라 지속적으로 개선하고 개선해야 하는 진행 중인 프로세스입니다. 팀이 성장하고 변화함에 따라 온보딩 절차도 변화해야 합니다.
10. 무엇보다도 온보딩 프로세스는 협업이라는 점을 기억하세요. 팀원, 이해관계자 및 기타 관련 당사자와 긴밀히 협력하여 모두에게 적합한 온보딩 환경을 만드는 것이 중요합니다. 이러한 고려 사항을 고려하여 신입 사원을 위한 최고의 가상 온보딩 환경을 만들 수 있습니다.
이러한 요소에 집중하면 효과적이고 참여도가 높으며 직원의 요구 사항을 지원하는 가상 온보딩 환경을 만들 수 있습니다. 고용주든 직원이든, 중요한 것은 가상 온보딩을 단순히 할 일 목록의 또 다른 작업이 아니라 성장과 발전의 기회로 여기는 것입니다. 또한 기술을 수용하고 팀원들과 협업하면 어디에 있든 직장에서 훌륭한 성과를 거둘 수 있습니다.
훌륭한 가상 온보딩 경험을 위한 아이디어
웰컴 패키지
신입사원에게 회사의 문화, 가치, 목표에 대한 정보와 함께 맞춤형 모자, 브랜드 노트북, 회사 테마 물병 등 회사 기념품이 담긴 패키지를 보내세요. 이를 통해 신입사원이 팀과 더욱 유대감을 느끼고 온보딩 경험에 긍정적인 분위기를 조성할 수 있습니다. 직원 환영 패키지에는 팀원 목록 및 연락처 정보, 가상 오피스 투어, 가상 캘린더 등 신입사원이 가상 오피스에 적응하는 데 도움이 되는 항목도 포함할 수 있습니다.
온보딩 포털
신입사원이 회사, 팀, 직무에 대한 정보에 액세스할 수 있는 포털을 만드세요. 여기에는 직무 설명, 연락처 목록, 조직도 등이 포함될 수 있습니다. 이 가상 도구는 신입사원이 온보딩 프로세스를 시작할 때 보다 편안하고 자신감을 가질 수 있도록 도와줍니다.
신입 직원에게 회사, 제품 및 서비스, 조직 내에서 성공적으로 일하기 위한 모범 사례를 알려주는 가상 교육 과정을 제공하는 것도 고려해 보세요. 이러한 교육 과정은 신입사원이 성공적인 업무 수행을 준비할 수 있도록 도와주며, 입사 첫날 예상되는 업무에 대한 불안감을 줄여줍니다. 이러한 모든 리소스는 하나의 포털에서 쉽게 액세스할 수 있어야 합니다.
리소스에 액세스할 수 있는 플랫폼이 많으면 번거롭고 스트레스를 받을 수 있습니다. 모든 교육 세션을 정확한 타임스탬프와 함께 tl;dv에 녹화하면 스트레스를 줄이고 신입 사원이 조직에서 성장하면서 정신적 균형을 유지할 수 있도록 도울 수 있습니다.
온라인 교육 모듈
동영상 라이브러리의 경우 tl;dv를, 문서의 경우 Notion과 Google 문서를 사용하여 신입 직원이 자신의 속도에 맞춰 완료할 수 있는 온라인 교육 모듈을 개발하세요. 이는 회사 정책과 절차를 소개하는 좋은 방법이 될 수 있습니다. 가상 환경에서는 가상 교육 세션이 신입 직원이 자신의 역할과 책임에 적응하는 데 특히 효과적인 방법이 될 수 있습니다.
가상 교육 세션에 대한 몇 가지 아이디어로는 관리자 또는 동료와의 가상 회의, 온라인 강좌 또는 웨비나, 회사의 가치와 비전에 대한 고위 직원의 가상 프레젠테이션 등이 있습니다. 신입사원에게 가상 환경에서 매력적인 교육 경험을 제공함으로써 신입사원이 자신의 역할에서 성공하는 데 필요한 모든 리소스를 확보할 수 있습니다.
화상 회의
화상 회의 소프트웨어를 사용하여 신입 직원과 정기적인 미팅을 진행하세요. 이를 통해 신입 사원이 동료와 연결되어 있다고 느끼고 궁금한 점에 대한 답변을 얻을 수 있습니다. 또한 신입 사원이 어떻게 적응하고 있는지, 해결해야 할 문제가 있는지 확인할 수 있습니다. 가상 회의 소프트웨어를 사용하면 신입 직원이 처음부터 팀의 진정한 일원처럼 느낄 수 있어 새로운 업무 환경에 더 빨리 적응할 수 있습니다.
사회 활동
가상 해피아워, 온라인 게임 또는 기타 사교 활동을 조직하여 친목 도모와 네트워킹을 장려하세요. 재미있고 활기찬 사교 활동은 신입 사원이 더 편안하게 느끼고 동료 간의 동료애를 키우는 데 도움이 될 수 있습니다. 또한 고립감을 줄이고 전체 기업 문화 분위기를 이해하는 데 도움이 될 수 있습니다.
워크 버디 시스템
신입 사원과 멘토 역할을 할 수 있는 기존 팀원을 짝을 지어 온보딩 과정에서 신입 사원을 지원하세요. 이는 관계를 구축하고 신입사원이 자신의 역할에 편안함을 느끼도록 돕는 좋은 방법이 될 수 있습니다. 버디 시스템 외에도 온보딩 프로세스 전반에 걸쳐 일대일 가이드를 제공할 수 있는 가상 멘토나 코치를 지정하는 것도 고려해 볼 수 있습니다. 이는 신입사원이 자신의 역할이나 팀과 관련된 질문이나 우려 사항이 있는 경우에 특히 유용할 수 있습니다.
지속적인 피드백
신입 사원의 경험에 대한 피드백을 정기적으로 요청하고 문제나 우려 사항을 해결하기 위해 노력하세요. 팀원들의 의견을 경청하고 그들의 요구 사항을 해결함으로써 모두가 성공할 수 있는 보다 효과적인 가상 온보딩 프로그램을 만들 수 있습니다. 피드백을 통해 가상 온보딩의 어떤 측면이 잘 작동하고 있는지, 어떤 부분을 개선해야 하는지 파악할 수 있습니다. 피드백을 모니터링하여 다음과 같은 사항을 확인할 수 있습니다.
가상 온보딩 프로세스의 게임화
게임화 기술을 사용하여 신입사원의 참여를 유도하고 온보딩 프로세스를 더욱 즐겁게 만드는 것도 고려해 보세요. 예를 들어, 특정 작업이나 마일스톤을 완료하면 리더보드나 상을 수여할 수 있습니다. 이를 통해 동료애를 조성하고 신입사원이 더 열심히 일하고 더 나은 성과를 내도록 독려할 수 있습니다.
프로세스 자동화
온보딩 프로세스를 간소화하고 관리 업무를 최소화하기 위해 가능한 한 많은 작업을 자동화하는 것이 좋습니다. 여기에는 자동 리마인더 설정, 온보딩 체크리스트 발송, 신입사원이 체계적으로 업무를 진행할 수 있도록 도와주는 기타 생산성 도구 사용이 포함될 수 있습니다. tl;dv는 이전 회의 세션과 사전 녹화 교육 자료의 저장소 역할을 하며, 신규 직원이 문서를 읽기를 원할 경우 타임스탬프와 대본이 포함된 녹취록을 보관할 수 있습니다.
이러한 온보딩 시스템은 모든 직원이 타임라인 순서대로 동영상을 정렬하여 관련 회사 정보를 자동으로 학습할 수 있으며, 캘린더 불일치, 시간대 차이 등으로 인해 다른 직원에게 방해받지 않고 자기 주도 학습 시스템을 운영할 수 있도록 도와줍니다.
지원 환경 조성
마지막으로, 가상 온보딩은 주로 신입 직원이 성장하고 번창할 수 있는 지원 환경을 조성하는 것임을 기억하세요. 직원의 복지를 우선시하고, 정기적인 피드백을 제공하며, 협업과 커뮤니케이션에 집중함으로써 팀원들이 각자의 역할을 성공적으로 수행하는 데 필요한 지원을 제공할 수 있습니다.
짧은 교육 및 교육용 동영상 사용
가상 온보딩 프로세스에 동영상 콘텐츠를 포함하면 신입 사원이 회사 정책과 절차를 이해하는 데 도움이 됩니다. 이러한 동영상은 복장 규정, 출퇴근 정책, 근무 시간 등을 짧고 간결하게 다룰 수 있습니다. 짧은 동영상을 사용하는 더 좋은 방법은 tl;dv가 포함된 지식 허브를 만드는 것입니다.
지식 허브에는 조직 시스템에 로그인하는 방법, 도구를 설정하는 방법, 특정 작업을 수행하는 방법, 회사의 스토리, 가치, 비전과 같은 기타 중요한 측면에 대한 튜토리얼이 포함될 수 있습니다. 이러한 내용은 자주 바뀌는 것이 아닙니다. 또한 동영상을 제작하면 짧은 동영상으로 모든 것을 전달할 수 있는데도 몇 시간씩 걸리는 회의에 직원들을 참여시키지 않아도 되므로 시간을 절약할 수 있습니다.
온보딩 프로세스의 일부로 동영상을 사용하면 신입 사원에게 필요한 정보를 제공하는 동시에 온보딩 경험을 더욱 흥미롭고 즐겁게 만들 수 있습니다.
인터랙티브하게 만들기
퀴즈, 투표, 설문조사 및 신입사원의 참여를 유도하는 기타 요소를 통합하여 가상 온보딩 환경을 대화형 및 참여형으로 만드세요. 이를 통해 신입사원이 정보를 기억하고 자료에 계속 참여하도록 유도할 수 있습니다.
tl;dv를 사용하면 현재 일반적인 화상 회의 온보딩을 신입사원에게 자기 주도적이고 자동화된 더 나은 경험으로 만들 수 있습니다. 비디오 허브, 타임스탬프, 자기 주도적 특성을 통해 신입 사원이 회사에 대한 필수 지식과 업무 수행 방법을 습득하고 높은 생산성 수준을 달성하면서 회사 문화에 잘 동화될 수 있도록 할 수 있습니다.
몰입감 있는 온보딩 환경을 만들기 위해 가상현실(VR) 또는 증강현실(AR)을 사용하는 것도 고려해 볼 수 있습니다. VR과 AR은 실제 시나리오를 시뮬레이션하여 신입 사원이 업무에 익숙해지고 자신의 역할에 대한 자신감을 가질 수 있도록 도와줍니다.
전반적으로 신입사원의 참여를 유도하고 성공을 위한 효과적인 가상 온보딩 프로세스를 구축함으로써 회사는 최고의 인재를 유치하고 유지하는 동시에 업무 생산성과 성장을 촉진할 수 있습니다.
결론
신입 사원 온보딩은 어려운 작업일 수 있지만, 다음 팁에 따라 효과적이고 즐거운 가상 온보딩 환경을 만들 수 있습니다. 동영상과 인터랙티브 요소를 사용하는 것부터 가상 현실을 통한 작업 자동화, VR/AR 통합에 이르기까지 가상 온보딩 프로세스를 더욱 매력적이고 성공적으로 만드는 방법에는 여러 가지가 있습니다.
