Les réunions. L'encombrement de chaque calendrier. Le cauchemar administratif de tout employé moyen. La chose que vous ferez alors que vous devriez faire autre chose.
Cependant, même si nous les déplorons, les réunions ne sont pas un luxe mais une nécessité dans le monde des affaires.
C'est pourquoi des outils de réunion efficaces peuvent faire une telle différence.
Dans le livre de Cal Newport Digital Minimalismde Cal Newport, le roi de la concentration explique que rien ne remplace le fait de parler et de voir quelqu'un, même par vidéoconférence, par le biais de textos, d'alertes et de notifications.
Cependant, les réunions doivent être PRODUCTIVES. Et pour être honnête, l'interprétation de la notion de productivité par de nombreuses personnes dans le passé était plutôt un mélange de présentéisme, de confusion sur le mot "obligatoire" et de voyages de pouvoir pour réserver une salle de conférence. Cependant, le fait que les gens soient assis ne signifie pas nécessairement que des choses soient faites.
Tout cela s'additionne également. Une enquête de Reclaim a révélé que l'employé moyen, travaillant 40 heures par semaine, passe, en moyenne, environ 50 % de son temps dans une réunion quelconque. Oui, c'est bien cela - la moitié deleur semaine de travail.
Et même l'essor du travail sur remote n'y a pas mis fin. En fait, les réunions se multiplient. Une étude de Microsoft a révélé que depuis 2020, le temps consacré aux réunions Teams a augmenté de 250 %. Par ailleurs, les réunions qui n'ont jamais lieu peuvent s'avérer tout aussi inutiles. Une statistique de Booqed a montré que le temps perdu chaque semaine à cause de réunions annulées ou inutiles affecte environ 71 % des employés.
La loi de Parkinson stipule que le travail s'étend pour remplir le temps imparti. Il en va de même pour les réunions. Si vous ne faites pas attention, vous risquez de vous surcharger, vous et vos équipes, de réunions qui saperont la productivité de chacun sans que rien de concret ne soit atteint.
Une étude réalisée en 2014 par Bain & Co a révélé qu'une entreprise du Fortune 500 qui organisait régulièrement une réunion de 90 minutes pour les cadres de niveau intermédiaire pouvait coûter à l'entreprise environ 15 millions de dollars par an en salaires.
Donc, si les réunions sont nécessaires mais inefficaces, comment pouvons-nous les rendre plus productives ?
Des outils, bien sûr !
Voici notre liste des principaux outils qui, lorsqu'ils sont mis en œuvre correctement, peuvent absolument faire gagner du temps, de l'argent et de l'énergie à vos réunions.
Les meilleurs outils de productivité pour les réunions
tl;dv
Commençons par tl;dv. Disponible pour Google Meet ET Zoom, cet enregistreur de réunion transcrit et fournit une prise de notes pilotée par l'IA ainsi que les points forts de votre réunion.
Il est vraiment utile car il permet d'éviter les pertes de temps et de raccourcir les réunions. L'élément d'enregistrement et de transcription peut signifier que la présence obligatoire n'est plus nécessaire. Vous pouvez faire gagner du temps à vos employés ET les tenir au courant de ce qui s'est passé pendant la réunion alors qu'ils n'y étaient pas.
Les utilisateurs peuvent marquer leurs collègues afin qu'ils puissent assister à la partie de la réunion qui les concerne. Même après la réunion, le stockage sur le cloud signifie que chaque réunion est sauvegardée pour une référence future. L'horodatage, l'horodatage piloté par l'intelligence artificielle et la recherche par mot-clé sont également disponibles pour rendre le tout encore plus accessible. C'est l'outil idéal pour envoyer des résumés de réunion ou créer des séquences d'informations.
Toutes ces informations à portée de main signifient que le risque d'avoir une réunion sur quelque chose qui a déjà été discuté diminue immédiatement.
tl;dv est la définition même de l'efficacité d'un enregistreur de réunion intelligent. De plus, il fonctionne avec Google Meet et Zoom, ce qui en fait le preneur de notes idéal pour Google Meet ET Zoom . Il dispose également d'une version gratuite !
Calendly
À moins d'être médium ou d'être une sorte d'enfant prodige hyperorganisé, la gestion d'un grand nombre de calendriers est impossible. Même essayer de retrouver de vieux amis pour prendre un verre peut s'apparenter à un cauchemar.
Il en va de même pour les réunions sur le lieu de travail, où il faut tenir compte des calendriers, des équipes et des lieux multiples. Le simple fait d'y penser suffit à provoquer des palpitations cardiaques.
Dieu merci, ils ont inventé Calendly. Sérieusement, ce planificateur de réunions est une véritable bouée de sauvetage et a sauvé de nombreux projets, réunions et appels de vente de l'oubli total et des problèmes de planification.
Calendly aide les utilisateurs à synchroniser rapidement et facilement leurs calendriers avec ceux de leurs collègues, éliminant ainsi la nécessité d'envoyer des courriels dans les deux sens et d'essayer de trouver un moment qui convienne à tout le monde. Il vous suffit de vous assurer que votre calendrier est à jour ; le reste est aussi simple que de réserver un créneau.
Il va même au-delà en vous aidant à programmer des réunions sur plusieurs sites, dans des fuseaux horaires et des langues différentes.
Vous pouvez créer différents types de réunions (parfaites pour divers projets, départements et durées) et même ajouter des questions personnalisées à vos invitations.
En résumé, Calendly est un outil indispensable pour tous ceux qui s'occupent de planification et de gestion des réunions. C'est un gain de temps et un gain de santé mentale aussi !
Calendly fonctionne avec Google Meet, Zoom, et Microsoft Teams. Bien qu'il faille un peu de doigté pour le configurer, vous pouvez demander à Calendly de générer automatiquement un lien de réunion en même temps que la réservation est inscrite dans votre calendrier.
Rencontres Lucides
La moitié de la bataille pour une réunion productive est d'être préparé. Il n'y a rien de tel que de partir du mauvais pied lorsque les gens n'ont pas d'ordre du jour ou que quelqu'un n'a pas apporté les bonnes données. Même si vous vous rattrapez, vous perdez du temps à vous préparer.
Lucid Meetings peut vraiment vous aider dans tout le processus de pré-planification. C'est un peu comme avoir un génie personnel des réunions à portée de main.
Cet outil peut vous aider à planifier l'ordre du jour de la réunion, à attribuer des tâches à des membres spécifiques de l'équipe, à prendre des notes et même à assurer le suivi des mesures prises à la fin de la réunion.
Lucid Meetings peut rendre vos réunions plus attrayantes grâce à des fonctionnalités intéressantes telles que les tableaux blancs virtuels et les sondages. Vous pouvez personnaliser vos modèles de réunion pour les adapter aux besoins et à l'ambiance de votre équipe.
Dites donc adieu à ces réunions improductives et ennuyeuses et dites bonjour à une façon plus organisée et plus amusante de faire avancer les choses. Lucid Meetings fonctionne avec Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, et Skype.
Collègue
Si vous cherchez un moyen super efficace de planifier vos réunions et de vous organiser, alors Fellow peut absolument vous aider. Non seulement Fellow se synchronise avec votre calendrier, mais il vous permet également de faire le suivi de vos tâches, projets et objectifs.
C'est comme si vous disposiez d'un assistant de réunion virtuel qui peut vous aider à envoyer des invitations, à programmer des réunions et même à préparer des ordres du jour pour la réunion - en vous épargnant tout le travail difficile. De plus, il s'intègre à Slack pour vous avertir immédiatement, vous et l'ensemble de l'équipe, lorsque des réunions sont programmées ou annulées.
Fellow est également doté d'une fonction de prise de notes automatique. Ainsi, peu importe le chaos de la réunion, chacun peut accéder à un compte rendu précis de ce qui a été discuté. Et si une action de suivi est nécessaire après la réunion, Fellow s'assure que rien n'est oublié et que les tâches sont assignées rapidement.
L'outil s'intègre à Microsoft Teams, GSuite, Slack et Zoom.
Minuterie d'appel pour Google Meet
Il arrive souvent que les réunions soient hors de contrôle en termes de temps parce que tout le monde continue à parler et que personne ne se souvient de mettre un minuteur.
Call Timer for Google Meet est là pour sauver la situation (Hourra !) Cette extension simple est super utile pour tous ceux qui utilisent Google Meet régulièrement et qui veulent garder leurs réunions sur la bonne voie.
Bien qu'il ne soit compatible qu'avec Google Meet, il est vraiment très utile pour assurer l'efficacité et le respect des horaires de vos réunions. Il vous permet de programmer la durée de la réunion et peut vous fournir un rappel visuel rapide pour aider tout le monde à respecter le temps imparti.
Fini les 3 heures de réunion pour une question de 20 minutes ! ET c'est gratuit. Woohoo !
Temps de parole pour Google Meet
Pendant que nous parlons, avoir une minuterie est très bien, mais inutile si vous avez quelqu'un qui domine l'ensemble de l'appel. Talk Time pour Google Meet est une autre extension qui se branche sur votre Google Meet. Toutefois, cette extension ne se contente pas de chronométrer votre appel, elle peut également chronométrer vos interlocuteurs. Cela signifie qu'il est facile de repérer les personnes qui ne contribuent pas à la discussion, mais cela permet également d'en connaître les raisons (indice, c'est cette Kathy bavarde que nous connaissons et aimons tous).
Encore une fois, la conscience du temps est la grande majorité du problème. Lorsque vous êtes conscient du temps, les gens le traitent avec plus d'attention. Et si les gens peuvent voir qu'ils détournent la conversation ou qu'ils font perdre un temps précieux avec des anecdotes non pertinentes, cela leur permet d'arrêter. Ou à leur patron ou à leurs collègues d'en parler gentiment ou de l'inclure dans leur plan de développement.
Encore une fois, cette version gratuite est JUST pour Google Meet, mais elle vaut vraiment la peine (haha, vous comprenez ?).
Meeting Booster
Pour un système tout-en-un qui couvre une ÉNORME quantité de tâches, telles que l'établissement de l'ordre du jour, la saisie des notes de réunion, le suivi du temps... tout le toutim, rencontrez Meeting Booster.
Non seulement Meeting Booster couvre tous les éléments de base, comme la création de calendriers et l'attribution de tâches, mais il vous permet également de suivre les progrès dans le temps et de mesurer l'efficacité. Il dispose également d'un tableau de bord analytique. Si vos réunions durent trop longtemps, vous disposez de graphiques et de tableaux pour justifier leur brièveté.
Cependant, il ne fonctionne qu'avec Microsoft Teams. Bien qu'il propose des intégrations pour Slack et HubSpot, il n'est pas nécessaire de rester exclusivement dans l'écosystème Microsoft.
Evernote
Evernote est un outil de notes très pratique. Et certainement, un outil de réunion virtuelle qui peut rendre la vie beaucoup plus efficace.
Vous pouvez utiliser Evernote pour créer des classeurs numériques de notes prises lors de vos réunions, en vous assurant que vous clip ce dont vous avez besoin et que vous organisez le tout. En outre, vous pouvez également utiliser des fonctionnalités telles que des modèles de réunion, des enregistrements audio et des fonctions de partage pour envoyer des suivis après la réunion.
Bien qu'Evernote ne soit pas piloté par l'IA comme certains des autres outils mentionnés, il s'agit tout de même d'une ressource idéale pour préparer les réunions, prendre des notes et rester organisé. De plus, vous pouvez la connecter à pratiquement tous les autres outils que vous pourriez utiliser, y compris Slack ou Zoom. Cependant, cela nécessite l'utilisation d'un outil tiers tel que Zapier.
Evernote s'intègre à toutes vos applications et services préférés tels que Google Calendar, Zoom, Microsoft Office, Apple Notes, Dropbox et d'autres outils tiers, afin de les rendre plus efficaces et plus productifs. De plus, c'est entièrement gratuit !
Hugo
Nous ne savons pas pour vous, mais nous sommes le genre de personnes qui aiment vivre dangereusement. Et par là, nous voulons dire que nous avons jeté un coup d'œil à notre horloge, réalisé que nous avions une réunion dans 20 minutes, et que nous n'avions pas préparé d'ordre du jour.
Je veux dire, l'anxiété que cela peut induire est hors normes.
Dieu merci pour Hugo.
Hugo est l'ami qui vous permet de copier tous leurs devoirs mais sous forme d'outil de réunion.
Bien que très simple, il vous permet d'avoir toujours un plan de secours si vous n'avez pas le temps de vous préparer. Et si nous ne recommandons pas de vivre uniquement de modèles, dans le cas de l'efficacité des réunions, c'est certainement une aide précieuse.
En outre, vous pouvez revoir les notes des réunions précédentes, partager l'ordre du jour avec les autres personnes qui viennent à la réunion, puis capturer et envoyer des tâches de suivi.
Il s'intègre à la plupart des calendriers et plates-formes, y compris Zoom, Google Meet et d'autres plates-formes. En prime, il est gratuit dès le départ !
Coût de la réunion
Au début de cet article, nous avons mentionné le chiffre effrayant de Bain & Co de 15 millions de dollars dépensés en temps de réunion du personnel. Bien qu'il s'agisse d'une entreprise du Fortune 500, ce chiffre peut avoir un impact sur n'importe quelle entreprise - grande OU petite - en ce qui concerne le gaspillage du temps de réunion.
L'outil Coût de la réunion est un outil interactif, bien que quelque peu terrifiant. En saisissant quelques chiffres, comme le salaire, le temps passé, etc., vous pouvez calculer le "coût" d'une réunion. Si vous tenez plusieurs réunions par semaine, vous pouvez commencer à voir comment ce temps (et cet argent !) pourrait être dépensé ailleurs.
Vous pouvez utiliser cet outil simple de la même manière qu'une équipe de marketing calculerait le retour sur investissement de ses activités de marketing. Il est alors assez facile de voir s'il vaut la peine d'organiser une réunion à l'échelle de l'entreprise ou s'il y a une autre solution. Même si la réunion est essentielle, vous pouvez faire venir des représentants ou des chefs de service aux moments opportuns à l'aide d'un outil comme tl;dv , puis partager l'enregistrement avec toute l'équipe.
Vous pouvez également réfléchir à la manière d'être plus efficace dans la logistique des réunions. Par exemple, les réunions doivent-elles vraiment durer une heure ? Ou une demi-heure ? Si nécessaire, pourriez-vous organiser des cafés virtuels ou discuter par téléphone plutôt qu'en personne - ou par appel vidéo ?
Ou, même la phrase redoutée...
pourrait-il s'agir d'un e-mail ?
Miro
Chacun a sa propre façon d'assimiler et de retenir les données ; pour certains, une représentation visuelle fonctionne mieux. C'est là qu'un outil de tableau blanc, tel que Miro, peut vraiment aider à rassembler l'équipe (et à s'assurer que personne ne reste totalement confus après une rapide conférence téléphonique).
Le tableau blanc permet d'apporter un élément de collaboration visuelle en temps réel aux réunions, ce qui peut aider à mieux expliquer les idées, les stratégies et les résultats. Vous pouvez cocher des tâches, lancer des idées et attribuer des responsabilités à l'aide de tableaux, de diagrammes et de notes Post-It, le tout en un seul endroit.
Vous pouvez partager le tableau entre les équipes afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde dès le premier jour, et l'examen des progrès réalisés au fil du temps est facile. De plus, il ne se perd pas comme le font les bouts de papier griffonnés.
Miro s'intègre directement à Zoom, Google Meet, et Microsoft Teams, ce qui signifie que tout le monde peut le voir et l'utiliser. Un outil très efficace et incroyablement pratique pour les équipes visuelles et les individus.
Métier à tisser
Avez-vous déjà assisté à une réunion qui n'était en fait qu'une simple session de formation ? Il s'agit peut-être d'un nouveau logiciel qu'il faut vous montrer. Ou bien un supérieur hiérarchique ou un patron voulait vous présenter, à vous et à l'équipe, quelques chiffres ou indicateurs clés de performance.
Avez-vous déjà participé à une réunion où votre rôle en tant que participant a été plus passif qu'actif ?
Presque certainement, nous l'imaginons.
Le fait est qu'une réunion - même une réunion à l'adresse remote - PEUT être utile dans ces circonstances. Elle permet de poser des questions et de voir tout ce qui se passe en temps réel. Cependant, il pourrait y avoir une meilleure façon de gagner du temps.
Vous pourriez vouloir transformer ces réunions en Looms à la place. "Qu'est-ce que Loom ?" nous entendons votre cri. Il s'agit d'un outil d'enregistrement d'écran qui permet au présentateur d'enregistrer son écran en direct, avec une narration pour créer une sorte de mini webinaire. Cet enregistrement est ensuite transformé en une vidéo hébergée, partagée avec un lien, et distribuée à des individus ou même à l'ensemble de l'équipe. Vous pouvez enregistrer votre message à tout moment et en tout lieu, sans avoir à coordonner les horaires ou à vous soucier des fuseaux horaires. Il suffit d'enregistrer votre message, et votre équipe peut le regarder à sa convenance.
Cela peut également permettre de gagner beaucoup de temps. Les boucles, qui traitent d'un sujet spécifique, sont généralement plus courtes et plus précises, ce qui vous permet de gagner du temps et d'aller directement à l'essentiel. Vous pouvez également créer des horodatages.
Loom étant un enregistreur d'écran plutôt qu'un outil de réunion à proprement parler, il n'est pas nécessaire de l'intégrer à une plateforme de vidéoconférence.
Les outils doivent être productifs, pas distrayants.
Comme vous pouvez le constater, les outils ci-dessus peuvent réellement apporter une valeur ajoutée aux réunions en les rendant plus efficaces. Les réunions doivent être fonctionnelles et aussi courtes que possible afin de maximiser le travail de fond qui peut être réalisé en dehors de celles-ci. De même, si vous travaillez de manière asynchrone, les outils doivent permettre d'améliorer les réunions afin d'y contribuer (et même de lutter contre l'obligation pour tout le monde d'être présent).
N'oubliez pas que si les outils peuvent nous aider à communiquer et à collaborer, ils ne doivent pas nous distraire ou être utilisés au détriment d'autres tâches. Si vous utilisez beaucoup d'outils de réunion, veillez à être attentif au temps que vous passez dans chacune d'elles et à ce que vous en retirez.
En définitive, de tous les outils ci-dessus, tl;dv est celui qui peut être le plus efficace. Lorsque les réunions sont aussi brèves et précises que possible, et qu'elles peuvent se dérouler avec un minimum de perturbations, il est incroyable de constater à quel point il est possible d'accomplir davantage en peu de temps. Pensez à la quantité de travail que vous allez pouvoir accomplir maintenant.
