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Non appena si entra in contatto con gli agenti AI per le riunioni, ci si rende subito conto della loro potenza. Automatizzano le attività, migliorano la collaborazione e aumentano la produttività, ma come funzionano realmente e come è possibile sfruttarli al meglio?
Questo articolo ti aiuterà a massimizzare il potenziale degli agenti AI nelle tue riunioni e chiamate online. Qui analizzeremo tutti i diversi casi d'uso degli agenti AI e come possono essere combinati per ottimizzare i flussi di lavoro.
Cos'è un agente AI?
Un agente AI è un tipo di software che esegue compiti in modo autonomo. Utilizza tecnologie di intelligenza artificiale per elaborare e comprendere le informazioni in modo da poter intraprendere azioni contestuali per raggiungere obiettivi specifici. In sostanza, è un'entità digitale in grado di svolgere compiti semplici al posto tuo.
Le caratteristiche più rilevanti di un agente AI sono le seguenti:
- Autonomi. Gli agenti AI prendono decisioni basate su regole predefinite, modelli di apprendimento automatico o dati in tempo reale. Sono programmati da persone, ma agiscono in modo indipendente.
- Adattabili. Imparano dalle nuove informazioni e migliorano le loro capacità nel tempo.
- Orientati agli obiettivi. Sono progettati per svolgere compiti specifici. Se si utilizzano agenti AI per le riunioni, uno dei loro compiti sarà quello di trascrivere la conversazione, ad esempio.
- Interattivo. Unadelle caratteristiche principali degli agenti AI è la loro capacità di interagire con le persone, altri agenti o il loro ambiente digitale tramite API, elaborazione del linguaggio naturale e interfacce utente intelligenti. ChatGPT è l'esempio più evidente di agente AI.
Tipi di agenti AI
Gli agenti AI sono un argomento molto dibattuto al momento. Con un mercato complessivo che raggiungerà i 5,1 miliardi di dollari nel 2024, si prevede che questo settore di nicchia crescerà fino a raggiungere la notevole cifra di 47,1 miliardi di dollari entro il 2030. Si tratta di un tasso di crescita annuale composto del 44,8%! Ma quali sono i diversi tipi di agenti AI?
In generale, esistono quattro diversi tipi di agenti AI.
- Reattivo.Gli agenti reattivirispondono a input specifici senza considerare le esperienze passate o il contesto.
- Proattivo. Gli agenti proattivi prendono l'iniziativa e agiscono in anticipo rispetto a una richiesta.
- Apprendimento. Grazie all'apprendimento automatico, questi agenti modificano il proprio comportamento sulla base dei dati storici.
- Collaborativo. Gli agenti collaborativi migliorano l'efficienza condividendo i flussi di lavoro. Ciò può avvenire con un essere umano o con un altro agente.
Cos'è un agente AI per le riunioni?
Un agente AI per riunioni è un agente AI altamente specializzato, progettato per migliorare l'efficienza delle riunioni, ridurre quelle non necessarie e far risparmiare tempo e denaro al tuo team.
Molti di questi agenti si integrano direttamente con piattaforme di videoconferenza come Zoom, MS Teams e Google Meet. Tuttavia, è anche possibile ottenere agenti AI per riunioni che funzionano come strumenti autonomi, creati per semplificare l'intero ciclo di vita della riunione, dalla pianificazione e preparazione all'esecuzione e al follow-up.
Vantaggi dell'utilizzo di agenti AI per le riunioni
Gli agenti AI per le riunioni stanno trasformando il modo in cui i team collaborano, garantendo che non ti perda mai un momento e consentendoti di concentrarti su ciò che conta davvero. Si occupano ditutto, dalla pianificazione ai follow-up.
Sono in grado di individuare automaticamente gli orari migliori per le riunioni in diversi fusi orari, prendere appunti dettagliati, redigere bozze di e-mail di follow-up e persino trascrivere in tempo reale. Abbattendo le barriere linguistiche, riassumendo le discussioni e fornendo informazioni utili, gli agenti di riunione basati sull'intelligenza artificiale aiutano i team a rimanere efficienti e a ridurre la fatica delle riunioni.
Pianificare riunioni
Gli agenti AI semplificano il processo di pianificazione trovando automaticamente la disponibilità comune tra i partecipanti alla riunione. Non è più necessario controllare i calendari di tutti per trovare un momento libero: l'AI lo fa per voi.
Se viene rilevata una sovrapposizione, gli agenti AI possono individuarla rapidamente e facilmente e suggerire alternative. Nei team globali, l'agente terrà conto anche dei diversi fusi orari e suggerirà orari convenienti per tutte le persone coinvolte.
Prendi appunti per te
Gli agenti AI registrano ogni parola durante la riunione. Successivamente valutano la trascrizione ed evidenziano le parti più importanti e rilevanti in base al contesto della conversazione. Ciò include punti chiave, decisioni e azioni da intraprendere.
Questi tipi di agenti AI creeranno quindi registrazioni ricercabili che l'utente potrà facilmente scansionare per trovare i momenti che sta cercando. Strumenti come tl;dv timestamp in modo che l'utente possa concentrarsi sulla conversazione senza doversi preoccupare di perdere nulla. Ciò è particolarmente utile per chi soffre di affaticamento da riunioni. Se qualcosa è sfuggito alla tua attenzione, puoi semplicemente tornare indietro e recuperare i punti più importanti.
Bozza delle e-mail di follow-up dopo la conclusione della riunione
Se desideri che tutti i partecipanti alla riunione ricevano un'e-mail di riepilogo non appena la chiamata termina, tl;dv ti tl;dv in aiuto anche in questo caso. Aumenta la responsabilità all'interno del tuo team e garantisce che tutti abbiano la possibilità di rivedere i punti chiave, i risultati attesi e le scadenze.
Gli agenti AI possono riassumere le discussioni e le decisioni delle riunioni in messaggi di follow-up concisi. Questi tipi di e-mail possono includere i passi successivi da compiere per garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda. Possono anche essere adattati al tuo tono personale o al tuo marchio. Ciò mantiene la tua comunicazione coerente e chiara.
Questo è utile anche per i team di vendita e assistenza clienti che desiderano contattare il potenziale cliente o il cliente per un follow-up dopo la chiamata.
Trascrizione in tempo reale
Alcuni assistenti di riunione basati sull'intelligenza artificiale dispongono di agenti che convertono le parole pronunciate in testo in tempo reale, fornendo un accesso live. Questi stessi agenti sono in grado di distinguere tra diversi interlocutori per rendere la trascrizione più chiara.
Abbattere le barriere linguistiche durante e dopo le riunioni
È possibile utilizzare agenti AI per riunioni in più lingue. Essi sono in grado di convertire contenuti parlati o scritti nella lingua preferita dai partecipanti. Alcuni agenti sono in grado di visualizzare questo testo come didascalia sovrapposta alla chiamata. Altri, come Krisp AI, possono letteralmente convertire il discorso in tempo reale tramite la loro interpretazione dal vivo.
Riassumi le tue chiamate
Gli agenti AI sono ottimi nel riassumere grandi quantità di testo, comprese le trascrizioni. Lo fanno identificando i momenti, le decisioni e i compiti importanti e assicurandosi che siano evidenziati nel riassunto. Questi possono anche essere personalizzati in base alle esigenze dell'utente.
Ad esempio, un responsabile vendite potrebbe voler riassumere una riunione utilizzando un playbook specifico playbook di vendita. tl;dv l'accesso a una serie di modelli di riunione, da MEDDIC a SPIN e tutto ciò che sta in mezzo.
Puoi anche personalizzare questi modelli in base alle tue preferenze, oppure crearne uno tuo da zero. Vuoi sincronizzare gli appunti delle riunioni con il tuo CRM preferito? Crea un modello che corrisponda ai campi CRM che devi inserire e il gioco è fatto. Ci penserà il sistema al posto tuo.
Fornire informazioni utili
Gli agenti AI possono essere addestrati per fornire dati sulle tendenze delle riunioni, sul coinvolgimento dei partecipanti e sul follow-up delle attività. Se c'è un'attività che ha una priorità molto alta, un agente AI la identificherà e attirerà la tua attenzione su di essa, soprattutto se richiede un'azione immediata.
Gli assistenti virtuali per riunioni sono anche in grado di analizzare e misurare l'efficacia delle varie discussioni e dei risultati ottenuti, aiutando i leader a rimanere informati e proattivi.
Sblocca la comunicazione asincrona
I team asincroni sono potenziati dagli agenti AI, perché consentono loro di recuperare le riunioni quando vogliono. La registrazione e gli appunti saranno lì ad attenderli. Ciò consente agli utenti di passare direttamente alle sezioni rilevanti, saltando le chiacchiere inutili.
Inoltre, la maggior parte degli agenti di IA facilita la collaborazione attraverso l'uso di commenti e note direttamente sulla trascrizione. Questo aiuta i team a lavorare insieme a distanza.
Ridurre la fatica delle riunioni
Molti lavoratori soffrono di affaticamento da riunioni, con oltre il 75% dei lavoratori che perde l'attenzione durante le riunioni. Ma gli agenti AI aiutano a ridurre l'affaticamento da riunioni. In realtà, a meno che non sia assolutamente essenziale contribuire, non è necessario partecipare alla riunione. È possibile ottenere riassunti, appunti, traduzioni e altro ancora, consentendo di recuperare il ritardo nel proprio tempo libero.
Se sei sommerso dalle riunioni, puoi prenderti una pausa senza perdere nulla. Alcune piattaforme, come tl;dv, ti consentono di registrare, trascrivere e riassumere più riunioni contemporaneamente. Questo le rende un'ottima opzione anche se hai due impegni contemporanei.
Le sfide dell'utilizzo degli agenti di riunione basati sull'intelligenza artificiale
Gli agenti AI devono affrontare molte sfide durante una riunione. Non sono perfetti. Diamo un'occhiata ad alcune delle più comuni.
Privacy e sicurezza
Una delle sfide più grandi che gli agenti di IA devono affrontare quando si tratta di riunioni è la privacy e la sicurezza. Le riunioni di lavoro spesso riguardano dati sensibili, sollevando interrogativi su come gli agenti di IA gestiscono e archiviano le informazioni. Vengono condivise con terze parti? In alcuni casi ciò può creare problemi legali.
È importante scegliere un agente AI che abbia politiche sui dati trasparenti, preferibilmente con un team a cui poter rivolgersi per ulteriori chiarimenti.
Accuratezza e comprensione contestuale
Nelle conversazioni ricche di sfumature e specifiche del settore, gli agenti di IA possono avere difficoltà a cogliere appieno il contesto. Sebbene siano generalmente in grado di comprendere, le conversazioni altamente complesse potrebbero essere troppo difficili per loro.
Ciò è particolarmente vero se l'agente AI non è in grado di apprendere nuove parole. Ad esempio, alcuni agenti AI per riunioni sono dotati di un vocabolario personalizzato, che consente agli utenti di aggiungere nuove parole al loro repertorio. Senza questo, gli agenti AI possono interpretare erroneamente il gergo o gli acronimi che il vostro team utilizza regolarmente.
Integrazione con i sistemi esistenti
Gli agenti AI devono funzionare perfettamente con gli strumenti e i flussi di lavoro già in uso nella tua azienda. Per quanto riguarda le videoconferenze, gli agenti AI per le riunioni devono integrarsi con la piattaforma che hai scelto, altrimenti non saranno in grado di registrare le tue conversazioni.
tl;dv, ad esempio, è in grado di partecipare e registrare chiamate su Zoom, MS Teams e Google Meet. Tuttavia, se utilizzi una piattaforma di videoconferenza meno conosciuta come BlueJeans o WebEx, dovrai trovare un altro registratore di riunioni.
Costo e accessibilità
Gli agenti AI avanzati per le riunioni non sono economici. L'utilizzo di LLM, server e altri elementi essenziali per un assistente AI per riunioni comporta dei costi, il che significa che molti di essi avranno un prezzo elevato. Tuttavia, è possibile ottenere informazioni utili sulle riunioni a prezzi accessibili se si necessitano solo gli elementi più basilari.
tl;dv un eccellente piano gratuito che include registrazioni, trascrizioni e sintesi illimitate. Tuttavia, se desideri sbloccare le funzionalità avanzate di multi-meeting intelligence, i modelli di note personalizzati o il dashboard di analisi degli oratori, dovrai passare a uno dei piani a pagamento.
Resistenza all'adozione
Molte persone provano un senso di disagio quando si parla di agenti AI. Non vogliono che un'intelligenza artificiale sia in agguato nelle loro chiamate, ascoltando tutto ciò che dicono e ricordando ogni cosa. Naturalmente, per avere un assistente AI che trascriva e prendesse appunti durante una riunione, è necessario ottenere il consenso di tutti i partecipanti.
Alcuni agenti di intelligenza artificiale per riunioni, come MeetJamie, sperano di evitare questo ostacolo offrendo una piattaforma in grado di registrare e trascrivere le riunioni senza dover entrare nella chiamata. Ciò significa che non è necessario richiedere il permesso. Il sistema registra semplicemente la tua parte dello schermo e l'audio. Se questo sia etico o meno è oggetto di dibattito.
Come posso utilizzare gli agenti AI nelle riunioni?
È evidente che le riunioni online sono oggi più popolari che mai. Zoom oltre 1 miliardo di dollari ogni trimestre, mentre quattro lavoratori da casa su cinque partecipano a più riunioni rispetto a quando lavoravano in ufficio. Ma in che modo gli agenti AI influiscono su questo fenomeno? Quali casi d'uso hanno per risolvere i problemi delle moderne riunioni virtuali?
Diamo un'occhiata a come funzionano gli agenti AI per alcuni dei marchi o delle specializzazioni più comuni nel settore delle riunioni online.
Utilizzo degli agenti AI per Google Meet
L'intelligenza artificiale nativa di Google dispone di una serie di funzioni che utilizzano agenti AI. Su Google Meet è possibile ottenere una trascrizione della chiamata, oltre a sottotitoli in tempo reale, cancellazione del rumore e traduzione in tempo reale.
Google Meet si sincronizza Google Meet con Google Calendar per pianificare facilmente le tue riunioni. Affidare la gestione del tuo calendario a un agente AI è un modo sicuro per risparmiare tempo e migliorare l'efficienza. Inoltre, Google Meet un agente AI per generare riepiloghi rapidi e di facile consultazione al termine di ogni chiamata.
Utilizzo degli agenti AI per MS Teams
MS Teams è simile sotto molti aspetti, ma si integra anche con Copilot, il chatbot AI di Microsoft. Ciò consente di porre domande durante una chiamata in diretta e ottenere una risposta contestualizzata. È in grado di fornire riassunti in tempo reale per chi arriva in ritardo alla chiamata e può persino identificare le azioni da intraprendere e assegnarle automaticamente ai membri del team.
Come Google Meet, gli agenti di MS Teams consentono una pianificazione intelligente, la soppressione del rumore e trascrizioni automatizzate. Può anche fornire suggerimenti basati sulle discussioni delle riunioni, inclusi follow-up e promemoria.
Infine, grazie agli agenti AI, MS Teams consente di analizzare il sentiment dei partecipanti alla riunione, comprendendo la loro psicologia più profonda. Ciò favorisce la collaborazione e il coinvolgimento del team, ma è anche ottimo per le vendite e le chiamate con i clienti. Comprendere il tono del cliente e reagire di conseguenza può aiutare notevolmente a concludere un affare.
Utilizzo degli agenti AI per Zoom
Zoom agenti AI per le riunioni in modo molto simile. Genera sintesi, evidenziando i momenti chiave, le decisioni e le azioni da intraprendere. Fornisce anche trascrizioni in tempo reale, riduzione del rumore e metriche di coinvolgimento.
Uno dei vantaggi Zoom è che possono modificare lo sfondo per migliorare la qualità video. Dalle regolazioni dell'illuminazione alla sfocatura degli sfondi, Zoom una qualità visiva eccellente.
Utilizzo di agenti AI per la trascrizione
Esistono numerosi strumenti di trascrizione che utilizzano agenti AI per le riunioni al fine di elaborare più rapidamente le conversazioni, consentendoti di trarne il massimo vantaggio.
Come le tre piattaforme di videoconferenza sopra menzionate, anche queste possono fornire trascrizioni, sintesi e traduzioni. Tuttavia, a seconda dello strumento in questione, possono fare molto di più. Dal timestamp all'identificazione dei parlanti, gli strumenti di trascrizione rendono estremamente facile ricavare informazioni utili dalle chiamate dopo che queste sono terminate. Dopotutto, che senso ha registrare le riunioni se poi non si utilizzano mai le registrazioni?
Questi tipi di agenti AI possono essere utilizzati per migliorare le trascrizioni con prompt personalizzabili (per appunti di riunioni specializzate), integrazioni senza soluzione di continuità (per flussi di lavoro post-chiamata) e persino filtri (per cercare più trascrizioni per argomento o parola chiave).
Utilizzo di agenti AI per la gestione degli ordini del giorno delle riunioni
Gli agenti AI stanno trasformando il modo in cui creiamo, organizziamo ed eseguiamo gli ordini del giorno delle riunioni. Eliminano lo stress della pianificazione manuale di una riunione, garantendo la massima produttività e il corretto svolgimento delle riunioni.
Questo tipo di agenti AI è in grado di analizzare riunioni passate, documenti rilevanti e le ultime tendenze per suggerire argomenti da inserire nell'ordine del giorno. Allo stesso modo, possono creare modelli personalizzabili su misura per soddisfare i vostri obiettivi. Una volta che l'AI ha elaborato l'ordine del giorno della riunione, può condividerlo con tutti i partecipanti tramite e-mail o integrazione con un'altra piattaforma. Gli utenti possono collaborare con l'agente AI, suggerendo modifiche e aggiungendo argomenti per garantire un processo semplificato.
Infine, gli agenti AI monitorano l'andamento dell'ordine del giorno in tempo reale, avvisando i partecipanti quando le discussioni stanno deviando dal percorso prestabilito. Ciò è ottimo per i team che desiderano maggiore struttura e disciplina nelle loro riunioni. Le ricerche dimostrano che le aziende perdono circa 37 miliardi di dollari ogni anno a causa di riunioni che potrebbero essere più produttive. Gli agenti AI mirano a risolvere questo problema.
Utilizzo di agenti AI per i riassunti delle riunioni
Gli agenti AI semplificano i flussi di lavoro post-riunione riassumendo le conversazioni in informazioni chiare e utilizzabili. Questi riassunti sono estremamente utili per mantenere tutti allineati, ma sono anche ottimi per aiutare chi non ha partecipato alla riunione a mettersi al passo nel modo più rapido ed efficiente possibile.
Gli agenti AI che forniscono riassunti spesso includono timestamp, consentendo di passare rapidamente da un punto saliente all'altro. Ciò consente al team di risparmiare tempo, consentendo di passare alle parti più importanti. Altri agenti AI possono lavorare con i riassunti, sincronizzandosi con le app di gestione dei progetti per delegare le attività in base alla comprensione contestuale.
Esistono anche agenti AI che traducono testi. Questi consentono al tuo team di ricevere sintesi in più lingue, garantendo che i team multilingue siano tutti sulla stessa lunghezza d'onda. Migliora la collaborazione e aiuta i team a rimanere conformi, poiché le sintesi possono fungere da fonte di verità.
Esempi di agenti AI per riunioni
Gli agenti AI coprono ogni aspetto, dalle trascrizioni e dai riassunti agli appunti e ai flussi di lavoro post-riunione. Possono essere utilizzati anche in un'ampia gamma di settori, dalla tecnologia alla sanità, dall'istruzione al diritto. Ma cosa possono fare per voi gli agenti AI durante le riunioni? Ecco alcuni esempi.
Pianificazione automatica
È possibile utilizzare agenti AI per pianificare automaticamente le riunioni. Questi agenti verificano la disponibilità rispetto agli altri partecipanti e organizzano le riunioni per conto dell'utente. Si tratta di una funzione estremamente utile per i manager impegnati che non hanno tempo di organizzare i propri programmi.
Gli agenti seguono gli ordini per stabilire le priorità e organizzare tutto senza intoppi. Alcuni ottimi esempi sono Clockwise e Undock, entrambi in grado di suggerire orari di incontro in base alla disponibilità e alle preferenze dell'utente.
Gestione dell'agenda
La gestione dell'agenda è un altro ambito di interesse per gli agenti AI. Essi possono creare ordini del giorno delle riunioni basandosi sul contesto delle riunioni precedenti, sui partecipanti e sugli obiettivi generali della riunione.
Questi tipi di agenti aumentano notevolmente l'efficienza delle riunioni, consentendoti di organizzare meglio il tuo tempo e di essere più produttivo durante le chiamate. Alcuni di questi agenti AI possono anche suggerirti di passare a nuovi argomenti in tempo reale durante la chiamata.
Notion e ClickUp offrono una vasta gamma di modelli di riunione per gli ordini del giorno, mentre Atlassian consente agli utenti di creare pagine di ordine del giorno collegate alle note della riunione e alle azioni da intraprendere.
Analisi multi-riunione
Abbiamo già accennato al fatto che gli agenti AI possono agire in base al contesto. Ebbene, l'analisi multi-riunione avviene quando un agente AI ha elaborato le trascrizioni di tutte le chiamate precedenti ed è in grado di identificare tendenze e modelli ricorrenti. Ciò è ottimo per la formazione alla vendita, poiché i rappresentanti possono ottenere report basati sul raggiungimento dei loro obiettivi, sulla gestione delle obiezioni o sulla negoziazione.
tl;dv un ottimo esempio di assistente di riunione basato sull'intelligenza artificiale con un agente in grado di svolgere questa funzione. È anche possibile generare report ricorrenti che coprono argomenti preselezionati da tutte le chiamate di vendita del proprio team contemporaneamente.
Vuoi superare più facilmente le obiezioni relative al prezzo? Pianifica un report ricorrente per tutte le chiamate di vendita in cui il potenziale cliente menziona il prezzo come obiezione. Avrai a disposizione un elenco rapido di momenti da rivedere per capire cosa funziona e cosa no.
Analitica dei relatori
Gli agenti AI possono essere utilizzati per tracciare le analisi dei parlanti. Uno degli agenti tl;dv, ad esempio, consente di tracciare il rapporto tra parlare e ascoltare del proprio team di vendita, la quantità di parole di riempimento utilizzate e la durata media dei monologhi, tra le altre cose.
Questi strumenti sono ottimi per il coaching delle vendite, poiché consentono di raccogliere in un unico posto molti dati sulle prestazioni del team di vendita. I tuoi rappresentanti stanno seguendo i copioni di vendita che hai fornito? Se no, dove stanno sbagliando?
Vocabolario personalizzato
Gli agenti AI in grado di apprendere nuovi vocaboli sono in grado di migliorare la precisione della trascrizione acquisendo il gergo o gli acronimi comunemente utilizzati nelle chiamate di lavoro. Senza questa capacità, interpretano erroneamente alcune parole, riducendo la loro efficacia.
Integrazione e programmazione
Gli agenti AI possono essere utilizzati per semplificare i flussi di lavoro e collegare diverse app. I rappresentanti di vendita, ad esempio, spesso devono aggiornare il loro CRM dopo ogni chiamata di vendita. Gli agenti AI possono farlo automaticamente, consentendo ai rappresentanti di risparmiare tempo ed energie che potrebbero essere impiegate in modo più proficuo altrove.
tl;dv, ad esempio, si integra con oltre 6.000 strumenti. Ciò significa che è possibile acquisire le informazioni conversazionali dalle riunioni online e sincronizzarle automaticamente con i CRM, le app di gestione dei progetti e tutto il resto.
Modelli di note personalizzabili
Le integrazioni possono essere ulteriormente migliorate se si impartiscono istruzioni specifiche agli agenti AI. Ad esempio, se si chiede a un agente AI specializzato di organizzare gli appunti delle riunioni utilizzando il metodo preferito, esso lo farà. Questo rappresenta un enorme vantaggio quando si utilizzano playbooks di vendita e altri modelli. È possibile passare al livello successivo sincronizzando le informazioni direttamente con i campi del sistema CRM.
Gestione delle obiezioni
Esatto, esistono persino agenti AI in grado di aiutarti a gestire meglio le obiezioni in tempo reale. Questi agenti sono in grado di comprendere il contesto della conversazione e talvolta anche il tono del cliente. Grazie a queste informazioni, possono suggerire quale strada intraprendere per concludere la vendita.
Sicurezza e privacy
Quando si implementano agenti AI per le riunioni, è fondamentale adottare misure di sicurezza e privacy robuste per garantire una protezione di livello aziendale delle informazioni sensibili. Assicurati che utilizzino la crittografia end-to-end per proteggere i dati condivisi durante le riunioni. Vale anche la pena verificare che i dati siano separati tra i clienti per impedire l'accesso involontario da parte di utenti non autorizzati.
Un altro semplice controllo che puoi effettuare è assicurarti che gli agenti AI per cui lavori siano conformi al GDPR, al CCPA e all'HIPAA. A seconda di dove ti trovi, potresti voler verificare anche la loro conformità alla legge UE sull'intelligenza artificiale. Verifica che i tuoi agenti AI non conservino i dati più a lungo del necessario.
Infine, prendete l'abitudine di eseguire regolarmente controlli di sicurezza. È sempre meglio prevenire che curare. Potete migliorare la sicurezza del vostro team formandolo continuamente sulle pratiche di protezione dei dati, compreso il riconoscimento dei tentativi di phishing e il mantenimento di una buona igiene delle password.
Domande frequenti
1. In che modo gli agenti AI migliorano la produttività durante le riunioni?
Gli agenti AI automatizzano attività ripetitive come la creazione di ordini del giorno delle riunioni, la presa di appunti, la sintesi dei punti chiave e delle decisioni, la traduzione e la trascrizione delle chiamate in tempo reale. Possono anche aiutarti a semplificare i flussi di lavoro post-riunione, come le e-mail di follow-up e la sincronizzazione con piattaforme di terze parti come i CRM.
2. Quali piattaforme supportano gli agenti AI per le riunioni?
Man mano che diventano popolari, sempre più piattaforme iniziano a supportarle. Zoom, MS Teams e Google Meet dispongono Google Meet di agenti AI progettati per migliorare la produttività. Tuttavia, questi tendono ad avere l'AI come caratteristica secondaria, mentre la loro attrattiva principale è rappresentata dalla videoconferenza.
Esistono altri strumenti come tl;dv, Gong, Fireflies e Otter, specializzati nel campo degli agenti AI. Queste piattaforme si concentrano sull'ottenere il massimo delle informazioni possibili dalle riunioni, nella forma più facile da assimilare.
3. Quali sono i principali vantaggi dell'utilizzo di agenti AI nelle riunioni?
L'implementazione di agenti AI nelle riunioni offre numerosi vantaggi, ma i più importanti sono:
- Risparmia tempo.Gli agenti AIti aiutano a risparmiare tempo automatizzando le attività più noiose.
- Migliora la collaborazione. Trascrivendo, traducendo e prendendo appunti durante le chiamate, garantisci l'inclusività e fornisci una fonte centrale di informazioni attendibili su cui il tuo team può scambiarsi commenti.
- Agisci sulla base dei dati. Gli agenti AI forniscono informazioni utili tratte dalle tue conversazioni, aiutandoti a prendere decisioni rapide e sicure.
- Migliorala concentrazione. Puoirimanere concentrato sulla conversazione mentre l'IA prende appunti e analizza le cose dietro le quinte.
4. Quanto sono sicuri gli agenti AI per le riunioni?
La maggior parte degli agenti di IA utilizza sistemi di archiviazione dati crittografati e rispetta le normative sulla privacy. Tuttavia, ogni azienda opera in modo diverso, quindi vale la pena fare le proprie ricerche sulle politiche specifiche di privacy e sicurezza dell'azienda, nonché sulle sue politiche di trattamento dei dati. È importante verificare la conformità a standard di riferimento come il GDPR.
5. In che modo gli agenti di IA generano i riassunti delle riunioni?
Gli agenti AI utilizzano l'NLP (Natural Language Processing) per analizzare testi, audio e video. Questo li aiuta a identificare i temi chiave per creare un riassunto conciso. Spesso vengono aggiunti dei timestamp per facilitare all'utente il passaggio da una parte all'altra.
6. Gli agenti di intelligenza artificiale possono tradurre le riunioni in più lingue?
Sì. A seconda dello specifico agente AI, la maggior parte è in grado di tradurre le trascrizioni in molte lingue. Ciò li rende estremamente utili per le aziende internazionali, poiché i membri del team possono contribuire nella loro lingua preferita.
7. Gli agenti AI supportano l'integrazione con altri strumenti?
Sì! tl;dv, ad esempio, ha oltre 5.000 integrazioni con altri strumenti di lavoro e produttività, aiutandoti a sincronizzare appunti di riunioni, sintesi o ordini del giorno con innumerevoli altre app.
8. Gli agenti AI richiedono competenze tecniche per essere utilizzati?
No. Sono progettati per essere facili da usare e molti offrono configurazioni guidate, dashboard intuitive e una perfetta integrazione con le piattaforme di videoconferenza esistenti. Questo li rende facilmente accessibili anche agli utenti senza esperienza precedente.
9. Gli agenti AI possono lavorare nelle riunioni di persona?
Alcuni sì. Se il dispositivo di registrazione è dotato di un microfono AI, come ad esempio PLAUD, avrà tutte le stesse caratteristiche di un agente AI digitale.
10. Quali settori traggono i maggiori vantaggi dagli agenti AI per le riunioni?
Gli agenti AI tendono ad essere flessibili e possono apportare vantaggi a numerosi settori, quali: tecnologia, istruzione, sanità, legale e finanziario.
Automatizza il tuo flusso di lavoro con gli agenti AI
Inizia il tuo viaggio con gli agenti AI provando uno di quelli sopra menzionati. Google Meet, MS Teams e Zoom hanno Zoom agenti AI di base integrati nelle loro piattaforme di videoconferenza, ma occorrono strumenti specializzati come tl;dv sfruttare al meglio gli agenti AI per le riunioni.
Gli agenti AI stanno trasformando le riunioni, che ti piaccia o no. Non perdere questa occasione. Inizia oggi stesso ad automatizzare i tuoi flussi di lavoro e potenzia la produttività del tuo team.
