[Modello gratuito] Come redigere efficacemente i verbali delle riunioni 📙

I verbali delle riunioni sono i resoconti scritti di una conferenza. Servono per informare i partecipanti e i non partecipanti su ciò che è stato discusso durante la riunione dal vivo. Redigere i verbali delle riunioni aiuta a documentare decisioni e approfondimenti importanti e a formulare i passi successivi. I verbali delle riunioni consentono ai membri del team assenti di mettersi al corrente dei contenuti, delle azioni da intraprendere e dei passi successivi discussi.

Quali strumenti possono aiutare a redigere facilmente e rapidamente i verbali delle riunioni?

La nostra impostazione predefinita è quella di registrare sempre le nostre riunioni con tl;dv. Tuttavia, ogni organizzazione è diversa. Alcuni degli strumenti più comuni per la redazione dei verbali delle riunioni sono:

• Google Docs o Google Sheets
• La suite Microsoft: include Onenote, Word ed Excel*.
• Nozione
• Pages di Apple
• Evernote
• Blocco note
• Documenti Zoho
• OpenOffice

*Non molti sanno che Microsoft offre anche versioni online gratuite di questi.

Crea una scaletta: Avere una struttura basata su un ordine del giorno (dai un'occhiata ai nostri modelli qui sotto) rende più facile prendere appunti, annotare decisioni e altre informazioni sotto ogni punto man mano che procedi.

Contrassegna i membri man mano che entrano: Se sai chi parteciperà alla riunione, puoi spuntarli man mano che arrivano; altrimenti, chiedi alle persone di presentarsi all'inizio della riunione.

Non esagerare: se cerchi di riportare fedelmente ogni parola del dialogo, non riuscirai a stare al passo, quindi concentrati sulla scrittura delle informazioni fondamentali.

Registra il verbale: se non vuoi perdere nessun punto importante e desideri che tutti i non partecipanti abbiano piena visibilità della riunione, puoi registrare la riunione con tl;dv. In questo modo i partecipanti non dovranno prendere appunti e potranno concentrarsi maggiormente sulla riunione.

I verbali delle riunioni del consiglio di amministrazione sono simili a quelli della maggior parte delle altre riunioni, ma forse hanno un livello di importanza maggiore. Questo perché spesso vengono prese decisioni aziendali di alto livello. Per questo motivo, consigliamo di registrare la riunione, in modo che nessun dettaglio vada perso. In alternativa, se preferite redigere manualmente i verbali della riunione, vi consigliamo i nostri robusti modelli di riunione che vi consentono di documentare rapidamente i punti all'ordine del giorno, gli oratori e i passi successivi. 

Tre passaggi per redigere correttamente il verbale di una riunione del consiglio di amministrazione

#1 Pianifica in anticipo

Per redigere verbali di riunione produttivi è necessario un po' di lavoro preliminare. Ciò include la definizione degli argomenti all'ordine del giorno, dell'obiettivo della riunione, delle fasi successive e, eventualmente, la distribuzione del materiale di lettura richiesto prima della riunione. In questo modo è possibile aumentare l'efficienza della riunione e il numero di azioni concrete derivanti dai verbali.

#2 Comprendere l'agenda e utilizzarla

Quando decidi cosa includere nel verbale della riunione, inizia con gli elementi essenziali. Tieni presente il tempo a disposizione e utilizza l'ordine del giorno per verificare se la riunione sta procedendo secondo i tempi previsti. Potresti riservare un po' di tempo alla fine per trattare domande e argomenti di discussione che non erano previsti nell'ordine del giorno della riunione.

#3 Chiarire punti e contributi

Quando redigi il verbale della riunione, assicurati che ogni fase successiva sia assegnata ad almeno un membro del team. Inoltre, chiarisci le scadenze e le risorse necessarie per completarle.

Perché i verbali delle riunioni del consiglio di amministrazione sono importanti?

I verbali delle riunioni del consiglio di amministrazione sono importanti per una serie di motivi. Innanzitutto, fungono da prova storica della strategia a breve e lungo termine del consiglio. Poiché ogni riunione ha una missione e una visione specifiche, il consiglio può utilizzare i verbali come database a cui attingere in futuro per verificare i progressi compiuti.

Con tl;dv sei in buone mani! Attraverso la nostra estensione Google Chrome, puoi registrare e trascrivere facilmente qualsiasi Google Meet un semplice clic. Basta installare l'estensione tl;dv Chrome e, quando sei in una Google Meet dal vivo, invitare tl;dv riunione. Al termine della riunione, riceverai automaticamente via e-mail la trascrizione e il video con i momenti salienti contrassegnati da un timestamp. Questo ti permette di collegare istantaneamente qualsiasi nota della riunione al momento esatto della registrazione.

Molti scelgono di archiviare i verbali e gli appunti delle riunioni localmente o in un database online come Google Drive, Notion, Dropbox, iCloud o Onedrive. Di solito, questa scelta viene determinata dal team e dall'azienda. Se registri le tue riunioni con tl;dv, i video e le trascrizioni delle riunioni verranno automaticamente archiviati nella tua tl;dv .