Allora, siamo qui per parlare delle riunioni e delle chiamate di avvio! Una riunione di avvio è fondamentale per il successo di qualsiasi nuovo progetto. Una riunione di avvio difficile non è di buon auspicio per una campagna appena avviata.

Quindi, vedremo esattamente cos'è una riunione o una chiamata di avvio e cosa la rende efficace. Abbiamo anche alcuni pratici modelli di riunioni di avvio, ordini del giorno e azioni da intraprendere per rendere la tua prossima chiamata di avvio super fluida!

In questa guida alla riunione iniziale e nell'elenco RSS

Che cos'è una riunione iniziale o una chiamata iniziale?

Una riunione iniziale è un modo per avviare un nuovo progetto. Può trattarsi di qualsiasi cosa, dal lancio di un prodotto completamente nuovo a una campagna di marketing pluriennale da 10 milioni di dollari.

In sostanza, lo scopo di qualsiasi riunione o chiamata iniziale è quello di mettere tutti sulla stessa lunghezza d'onda e lavorare insieme verso lo stesso obiettivo, indipendentemente da quale esso sia. Che si tratti di vendere la tua prossima grande idea al management o ai clienti, mettere tutti sulla stessa lunghezza d'onda e lavorare insieme verso lo stesso obiettivo è fondamentale per il successo.

In sintesi, il significato di kick-off meeting è una riunione che riunisce tutti per avviare un nuovo progetto.

In sintesi, lo scopo di una riunione iniziale è quello di mettere tutti d'accordo per facilitare il successo del progetto.

Come si organizza una riunione iniziale?

La prima parte di qualsiasi riunione iniziale dovrebbe sempre includere una revisione della documentazione prodotta in relazione al progetto. A questo punto, è opportuno discutere eventuali domande o incertezze che potrebbero emergere da tale revisione.

La seconda parte di una riunione iniziale consiste nel fornire ai partecipanti un'idea di ciò che sarà loro richiesto affinché il progetto completato abbia successo. È qui che è necessario suddividere il progetto in tappe fondamentali e scadenze, in modo che tutti possano concordare quando gli obiettivi saranno raggiunti.

L'ultima parte di una riunione iniziale è dedicata a discutere cosa succederà dopo il progetto. Ci sarà un'altra riunione? Se sì, quando? Chi dovrà approvare le bozze finali? Chi deciderà se il progetto avrà avuto successo al suo completamento?

A questo punto, le riunioni e le chiamate iniziali possono prendere diverse direzioni. Da lì, è possibile discutere la creazione di un piano di progetto e la tempistica per completarlo. Le riunioni iniziali sono un ottimo modo per coinvolgere tutti i membri del team nel lavoro verso lo stesso obiettivo.

Esempio di ordine del giorno della riunione iniziale

Bene, basta chiacchiere, passiamo agli esempi. Di seguito è riportato un esempio di agenda tipica di una riunione iniziale:

Esempio di ordine del giorno della riunione iniziale

· Presentazione del responsabile del progetto e dei membri del team

· Revisione dei documenti (se applicabile)

· Definizione/scopo del progetto, cosa si intende realizzare entro la fine? Tappe fondamentali, scadenze, risultati attesi. Come si presentano? Quando devono essere raggiunti? Chi li approva?

· Piano di progetto (se applicabile)

· Come misureremo il successo?

Le nostre risorse preferite per le riunioni iniziali: modelli, documenti e esempi

Abbiamo compilato un elenco delle nostre risorse preferite, così potrai preparare la tua riunione iniziale in modo semplice e veloce.

Ordine del giorno della riunione iniziale

Qui puoi scaricarne uno vuoto o modificarlo in Google Docs.

Questo modello di riunione iniziale è disponibile in formato Microsoft Word, quindi puoi utilizzarlo per qualsiasi tuo progetto. Il download include anche una checklist stampabile che ti guiderà attraverso l'intero processo.

Modello di riunione iniziale 

Ecco un altro modello di riunione iniziale che ti offre lo spazio necessario per inserire tutte le informazioni richieste.

Obiettivi e azioni da intraprendere nella riunione iniziale

A volte un ordine del giorno scritto non è sufficiente per garantire il successo di una riunione iniziale. È qui che entrano in gioco gli elenchi di obiettivi e azioni da intraprendere! Questi ti aiuteranno a pianificare, stabilire le priorità e realizzare il tuo progetto fin dall'inizio. Scarica questo semplice elenco di obiettivi e azioni da intraprendere per la riunione iniziale.

Lista di controllo per l'avvio del progetto

Tutti dovrebbero avere una lista di cose da fare prima di intraprendere qualsiasi progetto, ma siamo onesti: chi riesce a ricordarsi ogni singolo dettaglio? Questa checklist è una vera salvezza! Ti aiuterà a ricordare tutti i dettagli importanti che altrimenti potresti tralasciare. Stampala!

Riunione iniziale PDF

Ecco un altro modello di riunione iniziale che ti offre lo spazio necessario per inserire tutte le informazioni richieste. Puoi scaricarlo in formato Microsoft Word o PDF. Non dimenticare di includere questi documenti al termine della riunione iniziale, in modo che chiunque sia nuovo al progetto possa mettersi al passo!

Modello per gli appunti della riunione iniziale

Il modello di note per la riunione iniziale è un'altra ottima risorsa per organizzare il tuo progetto. Puoi utilizzarlo come guida per assicurarti di trattare tutti gli argomenti durante le riunioni, oppure stamparlo e aggiungere ulteriori informazioni direttamente sul modello.

Esempio di ordine del giorno della riunione iniziale

Ordine del giorno della riunione iniziale

Progetto: ____________________

Data: _______________

Ora: ____ (durata della riunione)

Partecipanti: (di persona, per telefono, videoconferenza, ecc.) Elenco e titoli di ciascun partecipante e indicazione se i ruoli sono "presenti" o "telefonici".

Indicare lo scopo della riunione e discutere una panoramica del progetto.

Primo punto all'ordine del giorno: (Presentazione del progetto)

Secondo punto all'ordine del giorno: (Contesto/Motivazione del progetto) – La formazione dei fornitori è un fattore fondamentale per il successo dei progetti, soprattutto se consente ai dipendenti di trasferire i prodotti da un luogo all'altro in modo efficiente.

Terzo punto all'ordine del giorno: (Obiettivi del progetto) – Identificare gli aspetti più importanti del progetto rispondendo alle domande cosa, come e perché.

4° punto all'ordine del giorno: (Ambito del progetto e risultati attesi): Cosa rientra nell'ambito del progetto? Cosa ne è escluso? Come sapremo quando il progetto sarà terminato? Quali sono le tempistiche iniziali? Come misurerete il successo?

5° punto all'ordine del giorno: (Piano di progetto) – Potrebbe includere tappe fondamentali, scadenze e risultati attesi. Sono necessarie attrezzature/software speciali per questo progetto? Qualcuno dovrà essere formato su come svolgere compiti specifici o utilizzare determinate attrezzature/software?

6° punto all'ordine del giorno: (Azioni da intraprendere) – Chi è responsabile del completamento di ciascuna attività e entro quando dovrà essere completata? Sarà necessario collaborare con altre persone (ad esempio, altri membri del team, esperti in materia)?

7° punto all'ordine del giorno: (Team di progetto) – Questa sezione include i ruoli e le responsabilità di ciascun membro del team, nonché ciò che devono sapere sul progetto.

8° punto all'ordine del giorno: (Comunicazione all'interno del team) – Questa sezione dovrebbe includere la frequenza con cui vi incontrerete o vi sentirete e chi è responsabile dell'invio degli ordini del giorno e dei verbali delle riunioni.

9° punto all'ordine del giorno: (Calendario del progetto) – Quali saranno le prime azioni da intraprendere, le seconde, ecc.? Quando sarà completata ciascuna attività? Ci saranno scadenze, tappe fondamentali o persone a cui riferire?

Punto 10 dell'ordine del giorno: (Documentazione) – Questa sezione dovrebbe indicare come la documentazione relativa al progetto sarà condivisa con gli altri. Si potrebbe prendere in considerazione la creazione di una posizione centralizzata per tutti i materiali del progetto, ad esempio una condivisione di file o una cartella Google Drive.

11° punto all'ordine del giorno: (Informazioni aggiuntive) – Questa sezione può includere altre questioni emerse durante la riunione iniziale o altri follow-up che devono essere effettuati.

12° punto all'ordine del giorno: (Revisione delle azioni da intraprendere) – Chi ha assunto quali responsabilità dall'ultima riunione?

13° punto all'ordine del giorno: (Aggiornamento) – Qui è dove vedresti "riunione aggiornata", eventuali modelli di gestione dei progetti, ecc.

Migliori pratiche per le riunioni iniziali

La riunione iniziale è un passo fondamentale per guidare il tuo team verso il successo. Utilizza questa checklist delle migliori pratiche per assicurarti che il tuo progetto parta con il piede giusto.

Qual è il momento migliore per programmare una riunione iniziale? Alla riunione iniziale dovrebbe essere presente almeno un altro membro del team, anche se è possibile organizzare riunioni più ampie che includano anche altre parti interessate. Se state pianificando la vostra tempistica ideale, è consigliabile tenere questa riunione dopo che il progetto è stato approvato dal vostro responsabile o dalla vostra azienda.

Chi invitare? Invita tutte le persone coinvolte nella pianificazione e nell'esecuzione del progetto per assicurarti che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda. Puoi anche invitare qualcuno esterno alla tua azienda, ma solo se la sua esperienza può apportare valore alla discussione. Chiunque partecipi alla riunione deve essere disponibile a partecipare attivamente.

Quanto tempo occorre? Le riunioni iniziali possono durare da 30 minuti a un'ora o più, a seconda del tipo di progetto su cui si sta lavorando e del numero di persone che devono partecipare. L'organizzatore della riunione stabilisce l'ordine del giorno, quindi assicuratevi di dedicare tempo sufficiente per trattare tutti i punti necessari.

Come prepararsi? Raccogli tutte le informazioni di base disponibili sul tuo progetto e tutto il materiale di supporto che potrebbe essere utile durante la riunione. Dovresti anche preparare un elenco degli argomenti da discutere e stabilire chi faciliterà ciascuna parte della riunione.

Qual è una buona struttura per una riunione iniziale? Potresti iniziare presentandoti e dando il benvenuto ai partecipanti. Quindi, puoi fare un giro della sala e chiedere a ciascun partecipante di presentarsi e dire qualche parola sul proprio contributo durante la riunione. Puoi anche fornire una panoramica del progetto e spiegare perché è importante.

Considerazioni finali sulle riunioni di avvio

Grazie per aver letto il nostro articolo sulle riunioni iniziali! È importante tenere presente che le riunioni iniziali sono fondamentali per guidare il vostro team attraverso il progetto. Se state lavorando a un nuovo progetto, avere un ordine del giorno può aiutare ad assicurarsi di coprire tutti gli argomenti necessari durante la riunione.

Se stai pianificando la tua prima riunione iniziale, puoi dare un'occhiata al nostro modello di riunione iniziale per trovare ispirazione! Puoi anche leggere altre best practice di gestione dei progetti, come la creazione di una tempistica di progetto e tecniche di comunicazione efficaci.

Se abbiamo tralasciato qualcosa, fatecelo sapere nella sezione commenti qui sotto.