È difficile trascrivere a mano libera una riunione di 30 minuti, figuriamoci una riunione di 3 ore o più. Qualcuno parla sempre sopra qualcun altro, o troppo velocemente, o usa un sacco di gergo che non riesci a seguire... Prima che te ne accorga, hai perso il filo del verbale della riunione e non sei più coinvolto nella conversazione. 

Sapevate che il tempo medio necessario per trascrivere un'ora di audio è di circa quattro ore? Tuttavia, alcuni trascrittori indicano quattro ore come minimo, poiché il tempo richiesto può facilmente arrivare a 10 ore.

Preoccupato per la tua prossima riunione? Vediamo come trascrivere una riunione nel modo più semplice possibile. Ma prima di tutto, cos'è una trascrizione di una riunione?

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Che cos'è una trascrizione di riunione?

La trascrizione di una riunione è il processo di conversione delle conversazioni parlate (conversione di video o audio in testo) di una riunione in testo scritto. Può essere eseguita manualmente (il metodo più laborioso) o automaticamente utilizzando un software basato sull'intelligenza artificiale (il metodo più rapido e semplice).

I moderni software di trascrizione sono in grado di trascrivere e registrare le conversazioni durante le riunioni con un elevato grado di accuratezza. La trascrizione è una pratica comune nelle riunioni d'ufficio, nelle riunioni del consiglio di amministrazione, nei colloqui di lavoro e persino nei procedimenti legali. 

Gli strumenti basati sull'intelligenza artificiale semplificano la sintesi delle discussioni, la revisione dei punti chiave e garantiscono la responsabilità! Ancora meglio, molti di questi strumenti di trascrizione possono automatizzare i flussi di lavoro post-chiamata sincronizzando automaticamente le note della riunione con il sistema CRM o inviando promemoria di follow-up basati sul contesto della conversazione.

Perché trascrivere le riunioni?

Prima di addentrarci nella guida passo passo, è importante conoscere i vantaggi della trascrizione di una riunione. Alcuni potrebbero pensare che non sia così necessaria, ma al giorno d'oggi è fondamentale considerare le trascrizioni anche dal punto di vista dell'intelligenza artificiale.

Grazie all'analisi basata sull'intelligenza artificiale, è possibile estrarre informazioni dalle conversazioni del proprio team con i clienti e utilizzarle per elaborare strategie e tattiche in modo rapido ed efficiente, nonché per adeguare le priorità. Riunioni efficaci migliorano le prestazioni del team del 25%, poiché obiettivi chiari e risultati concreti aumentano l'efficienza, quindi è importante farlo nel modo giusto.

Ecco quattro motivi fondamentali per cui dovresti trascrivere le tue riunioni:

  • Crea un archivio delle riunioni.
  • Rende accessibili le informazioni.
  • Rende i dati delle riunioni ricercabili.
  • Aiuta a garantire la conformità.

1. Crea un archivio delle riunioni

La trascrizione di una riunione fornisce una registrazione permanente della discussione. In questo modo, ti assicuri che tutte le parti importanti, i punti d'azione e le responsabilità assegnate possano essere seguiti e facilmente consultabili per riferimento futuro.

Consente di consultare rapidamente le discussioni passate, migliorando la responsabilità e mantenendo l'organizzazione. È anche un ottimo modo per chiarire eventuali malintesi tra i membri del team.

2. Rende accessibili le informazioni

La trascrizione delle riunioni svolge un ruolo fondamentale nel garantire pari accesso alle informazioni alle persone non udenti o ipoudenti. Senza una trascrizione o dei sottotitoli, molte persone potrebbero avere difficoltà a partecipare pienamente alle discussioni, rendendo difficile seguire le decisioni chiave, i punti all'ordine del giorno e il contesto generale della riunione.

Disponendo di una registrazione scritta, fornisci al tuo team un mezzo diverso per accedere alle stesse informazioni. Inoltre, le trascrizioni aiutano gli utenti a rivedere le riunioni secondo i propri ritmi. Si tratta di una pratica particolarmente utile per aggiornare i colleghi che, per un motivo o per l'altro, non hanno potuto partecipare alla riunione in tempo reale. È un'ottima pratica per i team di lavoro asincroni.

3. Rende i dati delle riunioni ricercabili

Le trascrizioni rendono estremamente facile per gli utenti individuare i punti chiave, le azioni da intraprendere e le decisioni prese durante una riunione. Grazie ai riassunti e alle note generati dall'intelligenza artificiale, questo processo viene ulteriormente semplificato, poiché gli elementi importanti vengono evidenziati e presentati con enfasi.

Tuttavia, se stai cercando qualcosa di specifico in una riunione, è molto più facile avere una trascrizione con una registrazione, poiché puoi effettuare una ricerca per parola chiave o argomento per trovare parti specifiche della discussione.

4. Aiuta a garantire la conformità

La parola che inizia per "C" può essere un po' scoraggiante, ma è necessario seguire politiche rigorose in contesti professionali, in particolare quando si tratta di dati sensibili. Ciò include il lavoro legale, i servizi sanitari, ma anche le operazioni a contatto con i clienti.

Richiedono registrazioni delle riunioni aggiornate e accurate per garantire il rispetto delle normative sui dati, come il GDPR. Le trascrizioni sono la risposta ai vostri problemi di conformità, poiché vi aiutano a soddisfare gli obblighi legali e normativi.

Come trascrivere una riunione: una guida passo dopo passo

Come trascrivere una riunione?

Trascrivere una riunione può essere un lavoro lungo, noioso e faticoso, oppure può essere veloce, facile ed efficiente. Tutto dipende dal fatto che si trascriva la riunione manualmente o si utilizzi un software di intelligenza artificiale come ausilio. 

Diamo un'occhiata a come trascrivere una riunione utilizzando entrambi i metodi e potrai decidere quale è più adatto a te e alla tua attività (anche se pensiamo di saperlo già!).

Trascrizione manuale

La trascrizione manuale richiede che una persona ascolti una riunione e trascriva ciò che è stato detto, in tempo reale o da una registrazione. Sebbene garantisca una maggiore accuratezza e consapevolezza del contesto, è anche un processo che richiede molto tempo e lavoro.

Se si trascrive dal vivo, la stenografia può aiutare a stare al passo con la conversazione, ma durante le chiamate più lunghe può subentrare la stanchezza. Ciò può portare a errori che un'intelligenza artificiale semplicemente non commetterebbe. Per riunioni più lunghe, la trascrizione manuale è più adatta a situazioni in cui la precisione è più importante della velocità, come ad esempio in ambito legale, medico o di ricerca.

Vantaggi delle trascrizioni manuali

  • Maggiore accuratezza.Una persona è in grado di riconoscere sfumature come il tono, gli accenti e le sovrapposizioni vocali meglio dell'intelligenza artificiale.
  • Migliore consapevolezza del contesto. Gli esseri umani sono in grado di riassumere, correggere gli errori e formattare il testo in modo più naturale.
  • Formattazione personalizzabile.La trascrizione manuale consente una strutturazione personalizzata, come la sintesi dei punti chiave o una più chiara distinzione tra i vari interlocutori.

Svantaggi delle trascrizioni manuali

  • Richiede molto tempo. A seconda della velocità di digitazione, trascrivere una riunione di un'ora può richiedere dalle 3 alle 4 ore. Se si scrive a mano, è meglio lasciar perdere.
  • Richiede molto lavoro.Richiede un alto livello di concentrazione e può essere estenuante in caso di riunioni lunghe.
  • Costoso.Assumere trascrittori o servizi professionali può essere costoso.

Per riunioni di breve durata con dialoghi minimi, la trascrizione manuale potrebbe essere fattibile. Tuttavia, per discussioni più lunghe o complesse, combinare la revisione manuale con strumenti automatizzati può offrire un equilibrio tra accuratezza ed efficienza.

Affidarsi all'automazione

La trascrizione automatica utilizza strumenti basati sull'intelligenza artificiale per convertire il parlato in testo in tempo reale o da una registrazione. Molti servizi basati sull'intelligenza artificiale offrono il riconoscimento vocale, l'identificazione del parlante e la marcatura temporale. Gli strumenti più avanzati sono in grado persino di eseguire analisi del sentiment e analizzare il tono di voce dell'utente.

Il vantaggio principale delle trascrizioni automatiche è che sono veloci, convenienti e facilmente ricercabili. È possibile modificarle se si riscontrano problemi, aggiungere commenti alla trascrizione e persino generare riassunti e note di riunione (in modelli specifici). Infine, è possibile utilizzarle per compilare automaticamente il proprio CRM o gli strumenti di documentazione, senza dover muovere un dito.

Per trascrivere una riunione con strumenti automatizzati, è sufficiente partecipare alla riunione come di consueto e assicurarsi che anche il registratore della riunione abbia partecipato alla riunione. Trascriverà automaticamente la discussione in background, consentendo di concentrarsi completamente sulla conversazione.

Vantaggi della trascrizione automatizzata

  • Veloce ed efficiente. Le trascrizioni vengono generate in pochi minuti anziché in ore. Inoltre, non vi è alcuna approssimazione da parte dell'intelligenza artificiale, poiché non si stanca, il che significa che è possibile produrre trascrizioni su larga scala.
  • Conveniente.Molti strumenti di intelligenza artificiale offrono piani gratuiti o a basso costo rispetto all'assunzione di un trascrittore umano.
  • Ricercabile e modificabile.Il testo generato dall'intelligenza artificiale può essere facilmente ricercato, rendendolo utile per la documentazione e la revisione.

Svantaggi della trascrizione automatica

  • L'accuratezza varia. L'intelligenza artificiale può avere difficoltà con gli accenti, i rumori di fondo e più interlocutori che parlano contemporaneamente. Potrebbe anche non riconoscere termini chiave, acronimi o gergo specifico del settore se non è stata pre-programmata per riconoscerli.
  • Problemi di identificazione del parlante.Alcuni strumenti attribuiscono erroneamente il discorso, richiedendo correzioni manuali.
  • Problemi relativi alla privacy.L'archiviazione di file audio e trascrizioni su servizi basati su cloud può comportare rischi per la sicurezza, soprattutto nel caso di riunioni delicate.

Le trascrizioni automatiche sono ideali per riunioni di grandi dimensioni con più relatori, dove la velocità è una priorità. Le aziende che necessitano di una documentazione rapida ma non richiedono una precisione del 100% troveranno gli strumenti di intelligenza artificiale estremamente utili. Sono ideali anche per riunioni di routine del team, webinar e sessioni di brainstorming.

Come scegliere lo strumento giusto per la trascrizione delle riunioni

Con una vasta gamma di strumenti di trascrizione disponibili, scegliere quello più adatto alle proprie esigenze richiede un'attenta valutazione. È necessario valutare le caratteristiche, le recensioni degli utenti, la facilità d'uso e il rapporto qualità-prezzo. Diamo un'occhiata ad alcuni dei fattori chiave:

  • Precisione e funzionalità AI. Lo strumento utilizza un sistema avanzato di riconoscimento vocale? Dispone di funzionalità quali l'intelligenza multi-riunione, che consente di confrontare le informazioni raccolte durante più chiamate contemporaneamente? Dispone di flussi di lavoro agentici AI per l'automazione post-chiamata?
  • Opzioni di personalizzazione. È possibile addestrare l'IA con terminologia personalizzata o nomi utilizzati frequentemente nelle riunioni? È in grado di rimuovere automaticamente le parole di riempimento per rendere più chiari i trascritti?
  • Riconoscimento vocale.Quanto è efficace nel distinguere tra più interlocutori e consente regolazioni manuali?
  • Integrazione e accessibilità. Il tuo strumento di trascrizione funziona con piattaforme di videoconferenza come Zoom, Microsoft Teams e Google Meet? Le trascrizioni possono essere esportate in vari formati? Si integra con il tuo CRM e gli strumenti di gestione dei progetti per garantire flussi di lavoro senza interruzioni?
  • Sicurezza e conformità.Lo strumento è conforme alle normative sulla protezione dei dati? Offre archiviazione crittografata e controllo degli accessi sicuro?

Tenendo conto di questi fattori, potrai scegliere uno strumento di trascrizione che soddisfi le esigenze della tua organizzazione, garantendo al contempo accuratezza, sicurezza e facilità d'uso.

Utilizzo di tl;dv trascrivere le riunioni

tl;dv un popolare assistente AI per riunioni che può registrare, trascrivere e riassumere le tue riunioni gratuitamente. Funziona partecipando alle tue riunioni tramite piattaforme di videoconferenza popolari come Zoom, Google Meet e MS Teams. 

Con tl;dv, puoi creare modelli personalizzati per gli appunti delle riunioni. Questo ti permette di istruire l'intelligenza artificiale tl;dvsu come desideri che i tuoi appunti siano formattati e strutturati. In questo modo potrai creare appunti efficaci per le riunioni, indipendentemente dalla situazione. 

In sostanza, organizza le trascrizioni, i riassunti e gli appunti in modo da renderli leggibili e facili da consultare. La sua natura personalizzabile lo pone davanti alla maggior parte degli altri strumenti di trascrizione, anche se alcuni offrono una funzione simile. Fireflies, Tactiqe Otter mi vengono in mente.

Un altro grande vantaggio di tl;dv piattaforme simili è che è possibile sincronizzare automaticamente le note delle riunioni con il proprio CRM. Sono finiti i giorni in cui era necessario compilare manualmente il CRM dopo ogni chiamata con i clienti; ora è possibile dire loro addio, poiché sono ormai superati, proprio come le connessioni dial-up, MySpace e il noleggio di videocassette VHS. La semplificazione dei flussi di lavoro post-chiamata fa risparmiare agli operatori e agli agenti una quantità incredibile di tempo che potrebbe essere impiegato in modo più proficuo altrove.

Modelli di riunione personalizzati tl;dv

Se desideri trascrivere una riunione per tenere traccia delle tue chiamate di vendita, è consigliabile scegliere uno strumento dotato di un pannello di controllo per l'analisi degli interlocutori, in modo da poter monitorare le prestazioni del tuo team di vendita e verificare con quanta precisione stanno seguendo i tuoi copioni di vendita. tl;dv proprio tl;dv questo pannello di controllo. Si tratta di una funzionalità che Fireflies, Tactiq e Otter non offrono, ma che puoi trovare in Gong, Modjoo Avoma per funzionalità simili incentrate sulle vendite.

In qualità di responsabile vendite, puoi anche utilizzare tl;dv generare report ricorrenti e ricevere aggiornamenti regolari che coprono gli argomenti desiderati relativi a più chiamate contemporaneamente. Ad esempio, puoi ricevere un report settimanale che copre tutte le chiamate dei tuoi rappresentanti di vendita che contengono obiezioni relative al prezzo. Sei tu a impostare la frequenza. Sei tu a impostare l'argomento. tl;dv le chiamate del tuo team e fornisce un report dettagliato completo di timestamp, in modo da poter passare direttamente alle parti importanti. Tra tutti gli altri strumenti elencati finora, solo Gong questa funzione, ma dovrai pagare un sovrapprezzo per averla.

Se desideri tradurre Google Meet o altre trascrizioni, è consigliabile scegliere uno strumento che traduca in più lingue, anche quelle non parlate durante la chiamata stessa. La maggior parte degli strumenti lo fa, ma ci sono alcune variazioni in termini di quantità. Ad esempio, tl;dv in oltre 40 lingue, mentre Otter limitato a sole 3.

Migliori pratiche per la trascrizione delle riunioni

Una trascrizione di riunioni ben strutturata è chiara, accurata e facile da consultare. Che tu stia trascrivendo manualmente o utilizzando uno strumento basato sull'intelligenza artificiale, seguire queste best practice ti garantirà trascrizioni utili e professionali.

Garantire chiarezza e completezza

Una trascrizione deve riportare l'intera discussione della riunione pur rimanendo di facile comprensione. Se trascrivi manualmente le tue chiamate, assicurati di registrarle in modo da poter riascoltare le parti più difficili per garantire la massima accuratezza.

Ad esempio, se un oratore borbotta o parla troppo velocemente, riascoltare la registrazione può aiutare a chiarire le parole poco chiare. Se il tuo team usa spesso acronimi come SEO (Search Engine Optimization) o KPI (Key Performance Indicator), scrivilo almeno una volta per evitare confusione a chi leggerà la trascrizione in seguito.

Assicurati che ogni oratore sia identificato correttamente. Gli strumenti di trascrizione automatica dovrebbero farlo al posto tuo, ma ricontrolla sempre perché a volte commettono errori. Ad esempio, se due persone hanno voci simili, l'intelligenza artificiale potrebbe attribuire loro citazioni errate, creando confusione nelle azioni successive.

Se possibile, rimuovi le parole di riempimento per aumentare la chiarezza. Non è necessario aggiungere ogni "um" e "uh" nella trascrizione. Alcuni strumenti di trascrizione automatica eliminano automaticamente le parole di riempimento. Ad esempio, invece di:

"Ehm, quindi penso che probabilmente dovremmo, ehm, aumentare il budget, capisci?"

Una trascrizione corretta sarebbe:

"Penso che dovremmo aumentare il budget."

Revisione e correzione per garantire la precisione

Anche con le trascrizioni generate dall'intelligenza artificiale possono verificarsi errori dovuti ad accenti, rumori di fondo o sovrapposizioni vocali. Per garantire l'accuratezza delle trascrizioni, rileggile e correggi eventuali errori.

Ad esempio, l'intelligenza artificiale potrebbe interpretare erroneamente "le nostre vendite stanno aumentando" come "le nostre vele stanno aumentando" se pronunciato rapidamente. Se si tratta di una conversazione sulle finanze, un errore come questo potrebbe causare inutili confusioni.

Controlla se ci sono parole mancanti, lacune o frasi fraintese. Se ci sono errori di punteggiatura o grammaticali, questo è il momento giusto per correggerli. Ad esempio, "Let's eat, Grandma" (Mangiamo, nonna) e "Let's eat Grandma" (Mangiamo la nonna) hanno significati completamente diversi solo per via della punteggiatura. Fidati di noi: non vorrai certo che un errore del genere compaia nelle tue azioni da intraprendere!

Infine, assicurati che gli acronimi tecnici siano trascritti correttamente. Gli strumenti di IA, in particolare, possono incontrare problemi nella trascrizione degli acronimi. Ad esempio, se qualcuno dice "CMS" (Content Management System), l'IA potrebbe interpretarlo erroneamente come "See mess", rendendo la trascrizione fuorviante.

Formattazione delle trascrizioni per una migliore leggibilità

In fin dei conti, le trascrizioni sono lì per essere lette. È importante che siano chiare e facili da consultare, in modo che i colleghi possano trarne il massimo vantaggio.

Utilizza etichette chiare per gli altoparlanti e mettile in grassetto in modo che la trascrizione sia facile da seguire:

John: "Dobbiamo finalizzare il budget per il terzo trimestre."
Sarah: "D'accordo, fissiamo un follow-up per la prossima settimana."

Se qualcuno ha parlato a lungo, suddividi il testo. I paragrafi lunghi sono difficili da leggere. Ad esempio, invece di:

"Abbiamo avuto un ottimo trimestre e abbiamo raggiunto i nostri obiettivi di vendita prima del previsto. Il nostro team di marketing ha contribuito in modo determinante al raggiungimento di questo risultato, lanciando campagne di successo su più piattaforme, tra cui social media, e-mail e ricerca a pagamento. Abbiamo anche registrato un notevole aumento del coinvolgimento dei clienti".

Suddividilo in questo modo:

“Abbiamo avuto un ottimo trimestre e raggiunto i nostri obiettivi di vendita in anticipo rispetto al previsto.

Il nostro team di marketing ha contribuito in modo determinante al raggiungimento di questo obiettivo lanciando campagne di successo su più piattaforme, tra cui:

  • Social media
  • Email
  • Ricerca a pagamento

Abbiamo anche registrato un notevole aumento del coinvolgimento dei clienti.

Se necessario, aggiungi dei timestamp alle informazioni chiave. Ad esempio, se una decisione importante è stata presa alle [12:35], annotare l'ora consente di consultarla rapidamente in un secondo momento. Uno strumento di trascrizione basato sull'intelligenza artificiale dovrebbe formattare le trascrizioni in modo che siano facilmente leggibili, ma non fa mai male ricontrollare.

Cose da considerare

Per ottenere trascrizioni accurate e di alta qualità, è necessario tenere conto di alcuni aspetti fondamentali. Assicurati di seguire i seguenti punti e non dovresti avere alcun problema:

Accuratezza: rendere la trascrizione il più chiara possibile

Una delle sfide più grandi nella trascrizione è garantire l'accuratezza, in particolare quando si ha a che fare con gergo tecnico, terminologia specifica del settore o accenti diversi.

Ad esempio, se un team medico sta discutendo di "infarto miocardico" (un attacco cardiaco), l'IA potrebbe trascriverlo erroneamente come "frazione migrante" se non è stata addestrata sulla terminologia medica. Uno strumento con una funzione di vocabolario personalizzato consentirebbe di precaricare i termini del settore per una maggiore precisione.

Inoltre, assicurati che il tuo team disponga di un impianto audio di alta qualità. Microfoni di scarsa qualità possono distorcere il suono, causando errori come l'errata comprensione di "data breach" (violazione dei dati) come "data beach" (spiaggia dei dati). L'uso di microfoni esterni e la garanzia che gli oratori si esprimano in modo chiaro possono ridurre drasticamente gli errori di trascrizione.

Infine, rileggi manualmente la trascrizione per perfezionare la punteggiatura e correggere eventuali errori.

Identificazione dei relatori: etichettare correttamente i partecipanti alla riunione

Una trascrizione ben strutturata identifica chiaramente ogni oratore, rendendo più facile seguire le discussioni e individuare chi ha detto cosa. Tuttavia, il rilevamento automatico degli oratori non è sempre perfetto.

Ad esempio, se due persone con voci simili, come John e Sam, stanno parlando, l'IA potrebbe erroneamente attribuire le parole di Sam a John. Controlla sempre e apporta correzioni manuali dove necessario.

Un altro modo per migliorare l'identificazione dei parlanti è incoraggiare una chiara alternanza dei turni di parola durante le riunioni. Se più persone parlano contemporaneamente, l'IA potrebbe unire le loro affermazioni in una sola, generando frasi come:

"Sì, penso che dovremmo farlo, sono completamente d'accordo, ma che ne dici del marketing? È un'ottima idea!"

Incoraggiare transizioni chiare tra i relatori migliora la leggibilità sia dal vivo che nella trascrizione.

Riservatezza: proteggere le informazioni sensibili

La trascrizione delle riunioni comporta spesso l'archiviazione di informazioni aziendali sensibili, quali relazioni finanziarie, discussioni legali o dati personali dei dipendenti. Senza un'adeguata sicurezza, le trascrizioni potrebbero essere vulnerabili a fughe di notizie o accessi non autorizzati.

Per garantire la riservatezza, utilizza uno strumento di trascrizione conforme alle leggi sulla protezione dei dati come GDPR, CCPA, HIPAA o SOC2, a seconda del tuo settore. Ad esempio, se operi nel settore sanitario, la conformità HIPAA è essenziale per garantire la riservatezza delle informazioni dei pazienti.

Un'altra buona pratica consiste nel limitare l'accesso alle trascrizioni. Ad esempio, se la trascrizione di una riunione contiene discussioni relative agli stipendi, dovrebbe essere accessibile solo alle risorse umane e ai dirigenti interessati. L'archiviazione protetta da password o il controllo degli accessi basato sui ruoli (RBAC) possono aiutare a limitare l'esposizione.

Per conversazioni altamente sensibili, prendete in considerazione strumenti di trascrizione self-hosted o archiviazione cloud crittografata. Uno studio legale, ad esempio, potrebbe optare per un software di trascrizione on-premise per garantire che le informazioni dei clienti non escano mai dalla propria rete interna.

In alcuni casi, potrebbe anche essere necessario rendere anonime le discussioni prima di condividere le trascrizioni. Ad esempio, invece di:

"James dell'ufficio finanziario ha confermato che taglieremo il budget per il marketing del 15%."

Potresti scrivere:

"Un rappresentante del team finanziario ha confermato che il budget destinato al marketing sarà ridotto del 15%."

Errori comuni nelle trascrizioni 

Anche con strumenti avanzati, possono verificarsi errori di trascrizione. Ecco alcune insidie comuni e come evitarle durante le trascrizioni.

  • Punteggiatura errata o contesto mancante. L'intelligenza artificiale potrebbe trascrivere "Mangiamo Tim" invece di "Mangiamo, Tim". Rileggi sempre per verificare la chiarezza.
  • Omofoni e fraintendimenti. L'IA potrebbe fraintendere "the board met"(il consiglio si è riunito) come "the bored met"(gli annoiati si sono riuniti) se la pronuncia non è chiara. Un controllo manuale garantisce una formulazione contestualmente corretta.
  • Mancata rimozione delle parole di riempimento. Invece di "Ehm, penso che dovremmo, tipo, ehm, aumentare le vendite",ripulisci il testo scrivendo "Penso che dovremmo aumentare le vendite". Alcuni strumenti offrono la rimozione automatica delle parole di riempimento.
  • Nomi scritti in modo errato e gergo.L'IA potrebbe trascrivere "Wi-Fi"come"Why fi", rendendo il testo confuso. Le funzioni di vocabolario personalizzato possono aiutare a evitare questo problema.

Domande frequenti

Abbiamo raccolto alcune delle domande più frequenti su come trascrivere una riunione in questa pagina, in modo che possiate trovare tutte le risposte in un unico posto. I dipendenti trascorrono 392 ore all'annoin riunioni, quindi è naturale che sorgano domande relative alle trascrizioni. Aggiungete questa pagina ai preferiti e tornate a visitarla quando avete bisogno di risposte rapide.

1. Qual è la durata tipica per completare una trascrizione?

A seconda dello strumento utilizzato, una trascrizione assistita dall'intelligenza artificiale può essere completata mentre la riunione è in corso o pochi minuti dopo la fine della chiamata. Tuttavia, se si è trattato di una discussione complessa, potrebbe essere necessario modificare la trascrizione.

La trascrizione manuale è generalmente un processo lungo e laborioso. Possono essere necessarie dalle 4 alle 6 ore solo per trascrivere una riunione di un'ora.

2. Come funzionano gli strumenti di trascrizione automatica?

Gli strumenti di trascrizione automatica utilizzano l'intelligenza artificiale e l'elaborazione del linguaggio naturale (NLP) per convertire il linguaggio parlato in testo. Questi strumenti in genere suddividono l'audio in componenti fonetiche per identificare le parole. Analizzando la grammatica e la sintassi, l'intelligenza artificiale è in grado di comprendere il contesto e persino di identificare i diversi interlocutori.

Lo strumento di intelligenza artificiale formatterà e punteggierà la trascrizione per facilitarne la leggibilità e la perfezionerà dopo la chiamata per estrarre note, sintesi e punti salienti. 

3. Quanto sono accurate le trascrizioni generate dall'intelligenza artificiale?

L'accuratezza delle trascrizioni basate sull'intelligenza artificiale dipende da diversi fattori:

  • Qualità audio.Registrazioni chiarecon rumore di fondo minimo producono risultati più accurati.
  • Chiarezza dell'oratore.Un discorso chiaroe ben scandito migliora la qualità della trascrizione. Se borbotti o parli troppo velocemente, l'IA potrebbe non trascrivere in modo accurato.
  • Gergo tecnico. A meno che non sia presente una funzione di vocabolario personalizzato, l'IA potrebbe avere difficoltà con il gergo tecnico.
  • Accenti. A seconda del software di intelligenza artificiale, gli accenti regionali possono influire sulla precisione della trascrizione.
  • Sofisticatezza dei modelli di IA. Moltistrumenti di IA disponibili sul mercato possono raggiungere un livello di accuratezza compreso tra l'85 e il 90%, ma quasi sempre è necessario intervenire per correggere piccoli errori.

Per usi legali, medici o aziendali, è meglio rivedere e modificare le trascrizioni generate dall'intelligenza artificiale per garantire una precisione al 100%.

4. È possibile modificare le trascrizioni delle riunioni per correggere eventuali errori?

Sì! La maggior parte degli strumenti di trascrizione consente la modifica manuale per correggere eventuali imprecisioni. Di solito è possibile confrontare sezioni dell'audio con la parte corrispondente della trascrizione per modificare eventuali errori dell'IA. È anche una buona idea verificare le etichette dei parlanti e correggere eventuali errori grammaticali o di punteggiatura.

5. Quali settori traggono i maggiori vantaggi dalla trascrizione delle riunioni?

La trascrizione delle riunioni è preziosa in diversi settori, poiché migliora la documentazione, l'accessibilità e la produttività. Ecco alcuni dei settori che ne traggono i maggiori benefici:

  • Aziendale e commerciale. Le trascrizioni aiutano le aziende a tenere traccia delle decisioni, creare sintesi e garantire la conformità alle normative di settore. Sono inoltre ottime per le chiamate con i clienti da parte dei reparti vendite e assistenza clienti.
  • Legale. Gli avvocati utilizzano le trascrizioni per deposizioni, udienze e incontri con i clienti al fine di conservare documenti legali accurati.
  • Assistenza sanitaria. Medicie professionisti sanitari si affidano alle trascrizioni per le cartelle cliniche dei pazienti, le visite e la conformità con l'HIPAA.
  • Istruzione e ricerca.Professori, ricercatori e studenti utilizzano la trascrizione per lezioni, interviste e ricerche qualitative. 

Inizia oggi stesso a trascrivere le tue riunioni

La trascrizione delle riunioni è molto più di una semplice comodità: è uno strumento potente che migliora la produttività, l'accessibilità e la documentazione. Sebbene le trascrizioni manuali tendano ad essere più accurate, richiedono molto più tempo e comportano uno spreco di risorse umane che potrebbero essere impiegate in modo più proficuo altrove. Utilizzate le trascrizioni manuali solo se l'accuratezza è assolutamente essenziale.

Le trascrizioni generate dall'intelligenza artificiale, invece, forniscono trascrizioni rapidissime con elevati livelli di accuratezza, identificazione dei parlanti, nonché sintesi, note e punti salienti.

Qualunque sia il metodo scelto per trascrivere una riunione, è sempre importante disporre di una registrazione scritta per garantire che le informazioni chiave, le decisioni e le azioni da intraprendere non vadano mai perse. Seguendo le migliori pratiche qui descritte, potrai rendere le tue trascrizioni chiare, accurate e di facile lettura per i tuoi colleghi.

Allora, cosa aspetti? tl;dv registrazioni illimitate delle chiamate, trascrizioni e riassunti gratuiti!