[Bezpłatny szablon] Jak skutecznie sporządzać protokoły ze spotkań 📙

Protokół ze spotkania to pisemny zapis przebiegu konferencji. Służy on do poinformowania uczestników i osób nieobecnych o tym, co zostało omówione podczas spotkania na żywo. Sporządzanie protokołów ze spotkań pomaga dokumentować ważne decyzje i spostrzeżenia oraz formułować kolejne kroki. Protokoły ze spotkań umożliwiają nieobecnym członkom zespołu zapoznanie się z omówionymi treściami, działaniami i kolejnymi krokami.

Jakie narzędzia mogą pomóc w łatwym i szybkim sporządzaniu protokołów ze spotkań?

Naszym domyślnym ustawieniem jest zawsze nagrywanie naszych spotkań za pomocą tl;dv. Jednak każda organizacja jest inna. Niektóre z najpopularniejszych narzędzi do sporządzania protokołów ze spotkań to:

• Dokumenty Google lub Arkusze Google
• Pakiet Microsoft: w tym Onenote, Word i Excel*.
• Pojęcie
• Program Pages firmy Apple
• Evernote
• Notatnik
• Dokumenty Zoho
• OpenOffice

*Niewiele osób wie, że Microsoft oferuje również bezpłatne wersje online tych programów.

Stwórz konspekt: Posiadanie ram opartych na agendzie (zapoznaj się z naszymi szablonami poniżej) ułatwia sporządzanie notatek, podejmowanie decyzji i zapisywanie innych informacji pod każdym punktem w miarę postępów.

Oznaczaj członków w miarę ich przybywania: Jeśli wiesz, kto weźmie udział w spotkaniu, możesz zaznaczać ich obecność w miarę przybywania; jeśli nie, poproś uczestników o przedstawienie się na początku spotkania.

Nie przesadzaj: Jeśli będziesz próbował zapisać dokładnie każdą wypowiedź, nie nadążysz, więc skup się na zapisywaniu najważniejszych informacji.

Zapisz protokół: jeśli nie chcesz przegapić żadnych ważnych punktów działania i chcesz, aby wszystkie osoby nieobecne miały pełny wgląd w przebieg spotkania, możesz nagrywać swoje spotkania za pomocą tl;dv. Dzięki temu uczestnicy nie muszą robić notatek, co pozwala im bardziej skupić się na przebiegu spotkania.

Protokoły z posiedzeń zarządu są podobne do protokołów z większości innych spotkań, ale mają być może większe znaczenie. Wynika to z faktu, że często podejmowane są na nich decyzje dotyczące wyższego szczebla. W tym celu zalecamy nagrywanie posiedzeń, aby nie utracić żadnych szczegółów. Jeśli natomiast wolisz sporządzać protokoły ręcznie, polecamy nasze solidne szablony posiedzeń, które umożliwiają szybkie dokumentowanie punktów porządku obrad, osób zabierających głos i kolejnych kroków. 

Trzy kroki do prawidłowego sporządzenia protokołu z posiedzenia zarządu

#1 Planuj z wyprzedzeniem

Produktywne protokoły ze spotkań wymagają pewnego przygotowania. Obejmuje to ustalenie punktów porządku obrad, celu spotkania, kolejnych kroków, a być może także rozdanie przed spotkaniem wymaganych materiałów do przeczytania. Dzięki temu można zwiększyć efektywność spotkania i liczbę działań wynikających z protokołu ze spotkania.

#2 Zapoznaj się z programem i wykorzystaj go

Zacznij od najważniejszych kwestii, decydując o tym, co powinno znaleźć się w protokole ze spotkania. Zwracaj uwagę na czas i korzystaj z arkusza porządku obrad, aby sprawdzić, czy spotkanie przebiega zgodnie z harmonogramem. Być może warto zarezerwować czas na koniec spotkania na omówienie pytań i punktów do dyskusji, które nie znalazły się w porządku obrad.

#3 Wyjaśnij kwestie i uwagi

Podczas sporządzania protokołu ze spotkania upewnij się, że każdy kolejny krok został przypisany co najmniej jednemu członkowi zespołu. Wyjaśnij również terminy realizacji i zasoby niezbędne do wykonania tych zadań.

Dlaczego protokoły z posiedzeń zarządu są ważne?

Protokoły z posiedzeń zarządu są ważne z wielu powodów. Przede wszystkim protokoły z posiedzeń zarządu służą jako historyczny dowód krótkoterminowej i długoterminowej strategii zarządu. Ponieważ każde posiedzenie ma określoną misję i wizję, zarząd może wykorzystać protokoły z posiedzeń jako bazę danych, do której będzie można uzyskać dostęp w przyszłości, aby sprawdzić, jak daleko zaszły postępy.

Z tl;dv jesteś w dobrych rękach! Dzięki naszemu rozszerzenie Google Chromemożesz łatwo nagrywać i transkrybować dowolne Google Meet jednego kliknięcia. Po prostu zainstaluj rozszerzenie tl;dv Chrome, a następnie, gdy będziesz uczestniczyć w spotkaniu Google Meet na żywo, po prostu zaproś tl;dv spotkania. Po zakończeniu spotkania automatycznie otrzymasz e-mailem transkrypcję i wideo z oznaczonymi znacznikami czasu najważniejszymi fragmentami. Dzięki temu możesz natychmiast połączyć dowolną notatkę ze spotkania z dokładnym momentem w nagraniu.

Wiele osób decyduje się na przechowywanie protokołów i notatek ze spotkań lokalnie lub w internetowej bazie danych, takiej jak Google Drive, Notion, Dropbox, iCloud lub Onedrive. Zazwyczaj decyzję tę podejmuje zespół i firma. Jeśli nagrywasz spotkania za pomocą tl;dv, nagrania wideo i transkrypcje spotkań będą automatycznie przechowywane w tl;dv .