Przejdź do treści
Zespół specjalistów ds. transformacji cyfrowej (DX) w obszarze marketingu i sprzedaży B2B w firmie FLUED osiągnął zmniejszenie nakładu czasu poświęcanego na spotkania o 20 godzin miesięcznie na osobę po wdrożeniu tl;dv. Jak jednak szybko się przekonali, prawdziwa wartość tego rozwiązania nie wynikała z oszczędności czasu poświęcanego na sporządzanie notatek ze spotkań.
Spis treści
O firmie FLUED
FLUED Co., Ltd. to firma specjalizująca się w marketingu B2B oraz cyfryzacji sprzedaży (DX). Firma zapewnia kompleksowe wsparcie w zakresie strategii sprzedaży, projektowania procesów sprzedażowych oraz wdrażania narzędzi cyfrowych.
Soichiro Matsunaga, dyrektor zarządzający, dostrzegł potencjał CRM już w czasach, gdy standardem były jeszcze analogowe metody sprzedaży — doświadczenie to pomogło mu ponad dwukrotnie zwiększyć wyniki sprzedaży. Po pracy w spółce zależnej zajmującej się wsparciem marketingowym, należącej do dużej agencji reklamowej, w 2019 roku założył firmę FLUED. Do dziś firma zrealizowała ponad 500 projektów, obsługując zarówno start-upy, jak i spółki notowane na giełdzie.
Spotkania w firmie FLUED dzielą się na dwie szerokie kategorie: spotkania z klientami oraz spotkania wewnętrzne, których celem jest przekazanie informacji z rozmów z klientami inżynierom, projektantom i innym specjalistom. To właśnie ta struktura stała się ostatecznie poważnym wyzwaniem operacyjnym.
Problem, którego nie udało się rozwiązać za pomocą „narzędzi do sporządzania notatek ze spotkań”
Główne wyzwanie, przed jakim stanęła firma FLUED, można podsumować w jednym zdaniu: gwałtowny wzrost kosztów spotkań.
„Aby przekazać naszym projektantom i inżynierom ustalenia poczynione z klientami, nie da się uniknąć spotkań wewnętrznych. A koszty tych spotkań wcale nie są bez znaczenia” – mówi Matsunaga.
Problem pogłębiał fakt, że w spotkaniach brali udział również pracownicy, którzy nie musieli w nich uczestniczyć. Weźmy na przykład czteroosobowy zespół składający się z kierownika projektu, głównego konsultanta, inżyniera i projektanta. Nawet jeśli tylko jeden z pięciu punktów porządku obrad wymagał wkładu inżyniera, wszyscy czterej członkowie zespołu musieli mimo to dostosować swoje harmonogramy pracy ze względu na tę jedną sprawę. Powodowało to powstanie tego, co Matsunaga nazywa „kosztami planowania”.
Co ważniejsze, członkowie zespołu, którzy nie musieli brać udziału w spotkaniach, byli na nich fizycznie obecni — co generowało „koszty obecności” związane z poświęcaniem własnego czasu. W praktyce, gdyby tylko kierownik projektu i główny konsultant musieli uczestniczyć w spotkaniu i śledzić dyskusję z klientem, informacje te można by po prostu przekazać inżynierowi i projektantowi po zakończeniu spotkania. Wyeliminowanie tego zbędnego udziału pozwoliłoby zaoszczędzić cenny czas, który można by przeznaczyć na inne zadania.
Z własnych obliczeń Matsunagi wynikało, że dodatkowe koszty związane z posiedzeniami wynosiły około 20 godzin na osobę miesięcznie — co odpowiadało kwocie około 800 000 jenów na pracownika miesięcznie.
Pojawiły się również wyzwania natury jakościowej. Jakość wprowadzanych danych w systemie CRM była nierówna w zależności od członka zespołu: „Poziom szczegółowości był bardzo zróżnicowany. W zależności od tego, kto sporządzał raport, ta sama interakcja z klientem mogła być oceniona jako pozytywna lub neutralna. Po prostu nie oddawano niuansów”. Jest to wyzwanie znane wielu organizacjom sprzedażowym.
Dlaczego firma FLUED wybrała tl;dv
W tamtym czasie firma FLUED analizowała dostępne narzędzia do transkrypcji rozmów, w tym Amptalk i MiiTel. Żadne z nich nie zostało jednak wdrożone. Przeszkodą okazały się trudności z integracją z wybranym systemem CRM — HubSpot — oraz nieintuicyjny proces konfiguracji nagrywania.
Właśnie wtedy odkryli tl;dv.
„Aplikacja integruje się z Kalendarzem Google, umożliwiając automatyczne rejestrowanie wydarzeń, i synchronizuje się automatycznie z HubSpot. To właśnie skłoniło nas do podjęcia decyzji”, – wspomina Matsunaga.
W przeciwieństwie do narzędzi, które rozważano wcześniej, tl;dv nie tl;dv skomplikowanych prac integracyjnych i mogło być z łatwością skonfigurowane przez pracowników bez wiedzy technicznej. Można było je wdrożyć płynnie, nie zakłócając dotychczasowych nawyków zespołu sprzedaży.
tl;dv poruszyłtl;dv kwestię spójności danych w systemie CRM: „Uzyskanie informacji w standardowym formacie okazało się naprawdę pomocne. Różnice w poziomie szczegółowości i indywidualne tendencje w sposobie pisania, które kiedyś się pojawiały — teraz już ich nie ma” – mówi Matsunaga.
Wyniki: 20 godzin na osobę miesięcznie zyskanego czasu
Wdrożenie przebiegło niezwykle sprawnie. Niewielka grupa trzech lub czterech pracowników z własnej inicjatywy wypróbowała bezpłatny plan, przekonała się o jego zaletach, a następnie przeszła na plan płatny – wszystko to bez żadnych formalnych wytycznych ze strony Matsunagi. W ciągu około miesiąca rozwiązanie zostało wdrożone w całej firmie, a jedyne, co było do tego potrzebne, to integracja z Kalendarzem Google oraz ustalenie kilku wytycznych dotyczących zarządzania.
Skutki liczbowe były oczywiste: udało się zaoszczędzić 20 godzin na osobę miesięcznie w zakresie kosztów związanych z posiedzeniami, głównie dzięki ograniczeniu liczby spotkań wewnętrznych oraz szybszemu nadrabianiu zaległości w spotkaniach z klientami, w których niektórzy członkowie zespołu nie musieli już uczestniczyć osobiście.
Jednak bardziej znaczące zmiany dotyczyły zachowań.
Dostęp do informacji znacznie przyspieszył: „Wszyscy zaczęli tl;dv zaglądać do tl;dv . Zanim wysłali wiadomość na Slacku lub poruszyli jakąś kwestię na spotkaniu, sprawdzali tl;dv. Na szybkie pytania — kiedy jest następne spotkanie? Komu przydzielono to zadanie? — można było uzyskać natychmiastową odpowiedź dzięki Ask tl;dv , bez konieczności czekania na odpowiedź od kogoś innego. Wyeliminowało to wiele przestojów i przyspieszyło tempo pracy”.
clip również stała się powszechnie stosowana. Członkowie zespołu zaczęli wycinać istotne fragmenty spotkań — „ta część dotyczy omówienia projektu” — i udostępniać je wewnątrz firmy. Dzięki temu współpracownicy mieli dostęp wyłącznie do potrzebnych informacji, co pozwoliło skrócić czas poświęcany na przeglądanie zbędnych treści.
Zmniejszyła się niejasność podczas spotkań. Zmieniło się również zachowanie uczestników spotkań: „jeśli chodzi o kolejne kroki, ludzie zaczęli świadomie potwierdzać: »Więc to ma być gotowe do tego dnia, a ta osoba jest za to odpowiedzialna — zgadza się?«. Niejasne wnioski stały się znacznie rzadsze”. Świadomość, że wszystko jest nagrywane i dostępne dla całej organizacji, zapewniła większą przejrzystość i odpowiedzialność w sposobie komunikacji.
Nie odkłada się już spraw na następny dzień. Być może najbardziej znaczącą zmianą dla samej firmy było to: „Nagrywamy spotkania z klientami za pomocą tl;dv, a następnie wykorzystujemy te notatki do uporządkowania treści oferty i przygotowania slajdów prezentacji. Tempo tego procesu wyraźnie wzrosło. Znacznie zmniejszyło się prawdopodobieństwo, że prace przeciągną się na następny dzień”.
Innymi słowy, tl;dv nie tylko narzędzie referencyjne służące do późniejszego przeglądu — pozwala ono zespołowi aktywnie przygotowywać i składać oferty dla klientów jeszcze tego samego dnia. Krótszy czas reakcji skraca cały cykl sprzedaży.
Nieoczekiwane zastosowania
„Konsultant A mógł w przeszłości przedstawić klientowi konkretną propozycję. Konsultant B nigdy wcześniej tego nie robił. Konsultant A może powiedzieć: »Zobacz, jak ja to rozwiązałem«. Tego rodzaju dzielenie się wiedzą odbywa się obecnie w naturalny sposób za pośrednictwem tl;dv”.
Zespoły ds. sprzedaży i doradztwa wykorzystują to rozwiązanie również w celu zapobiegania sporom wynikającym z rozbieżności w relacjach. „Zdarzają się nieporozumienia dotyczące tego, co pierwotnie ustalono. Jednak dzięki temu, że wszystko jest rejestrowane, zawsze można wrócić do nagrania i to sprawdzić. Udało nam się zapobiec rozbieżnościom między tym, co ustalono podczas procesu sprzedaży, a tym, co zostało zrozumiane podczas realizacji projektu”.
Okazało się to również przydatne dla zapewnienia ciągłości działania w sytuacji, gdy członkowie zespołu są nieoczekiwanie nieobecni. „Jeśli spojrzysz na CRM i tl;dv , znajdziesz tam pełną historię działań i rozmów. Nawet bez formalnej dokumentacji możesz przekazać projekt, opierając się wyłącznie na tych danych”.
Istota tl;dv: platforma służąca do konsolidacji informacji
Matsunaga wyraźnie odrzuca określenie „narzędzie do sporządzania notatek ze spotkań”.
tl;dv nie tylko narzędzie do nagrywania rozmów sprzedawców i konsultantów. Postrzegam je jako narzędzie, które przekształca rozmowy – dane nieustrukturyzowane – w uporządkowane informacje dzięki integracji z systemem CRM, udostępniając je całej organizacji do wykorzystania”.
tl;dv nie tl;dv jedynie dosłownej treści rozmów. Wyodrębnia istotne informacje – dane przedstawiciela handlowego, etap transakcji, nastroje klientów – i automatycznie zapisuje je w systemie CRM. Konsoliduje rozproszone informacje w jednym miejscu, dzięki czemu są one dostępne i można na ich podstawie podejmować działania dla każdego członka zespołu sprzedaży i doradztwa. To właśnie, zdaniem Matsunagi, stanowi prawdziwą istotę tl;dv.
I właśnie to zrozumienie sprawia, że kolejny krok staje się jasny.
Perspektywy na przyszłość: w kierunku transformacji cyfrowej sprzedaży opartej na danych
Matsunaga zajmuje się obecnie badaniem możliwości wykorzystania sztucznej inteligencji opartej na agentach.
„W tl;dv gromadzą się nagrania i transkrypcje. Chcę stworzyć agenta, który będzie pobierał te dane za pomocą Claude Code i automatycznie aktualizował system CRM. Rozważam również wprowadzenie agenta opartego na sztucznej inteligencji, który wysyłałby automatyczną wiadomość na Slacku, gdy sprzedawca zapomni zapytać o coś istotnego — na przykład o przewidywany harmonogram wdrożenia”.
Jeśli chodzi o wykorzystanie API, Matsunaga zauważa: „Szczerze mówiąc, mogliśmy zacząć to już sześć miesięcy temu. Żałuję, że nie podjęliśmy działań wcześniej”. To stwierdzenie pokazuje, jak wielki potencjał tl;dv w tl;dv .
Wiadomość dla organizacji rozważających wdrożenie tl;dv
„Jeśli traktujesz to wyłącznie jako »narzędzie do sporządzania notatek ze spotkań«, wykorzystujesz zaledwie jedną dziesiątą jego potencjału. tl;dv narzędzie służące do porządkowania i konsolidacji danych dotyczących rozmów z klientami. Wypróbuj bezpłatny plan. Jego struktura sprawia, że weryfikacja koncepcji jest niezwykle prosta — gorąco zachęcamy do wypróbowania tej opcji”.
Podsumowując
Firma FLUED wdrożyła tl;dv płynnej integracji z systemem CRM. Korzyści, jakie odniosła, wykraczały jednak daleko poza samo obniżenie kosztów spotkań — chodziło o przekształcenie komunikacji organizacyjnej w strategiczny zasób informacyjny. Dzielenie się wiedzą, ciągłość działania, zapobieganie sporom, a teraz także ekspansja w kierunku sztucznej inteligencji opartej na agentach: prawdziwa wartość tl;dv znacznie tl;dv poza to, co mogłaby kiedykolwiek oddać etykieta „narzędzie do sporządzania notatek ze spotkań”.
