Transkrypcja 30-minutowego spotkania z ręki jest trudnym zadaniem, nie mówiąc już o spotkaniach trwających 3 godziny lub dłużej. Zawsze ktoś przerywa innym, mówi zbyt szybko lub używa żargonu, za którym nie można nadążyć... Zanim się zorientujesz, straciłeś wątek protokołu spotkania i nie jesteś już zaangażowany w rozmowę. 

Czy wiesz, że średni czas potrzebny do transkrypcji jednej godziny nagrania wynosi około czterech godzin? Jednak niektórzy transkrybenci podają cztery godziny jako minimum, ponieważ czas ten może łatwo osiągnąć nawet 10 godzin.

Martwisz się o swoje następne spotkanie? Omówmy, jak najłatwiej sporządzić transkrypcję spotkania. Ale najpierw, czym jest transkrypcja spotkania?

Spis treści

Czym jest transkrypcja spotkania?

Transkrypcja spotkania to proces przekształcania rozmów (konwersja wideo lub audio na tekst) z spotkania na tekst pisany. Można to zrobić ręcznie (co jest żmudnym procesem) lub automatycznie, korzystając z oprogramowania opartego na sztucznej inteligencji (co jest szybkim i łatwym sposobem).

Nowoczesne oprogramowanie do transkrypcji może transkrybować i nagrywać rozmowy podczas spotkań z wysoką dokładnością. Transkrypcja jest powszechną praktyką podczas spotkań biurowych, posiedzeń zarządu, rozmów kwalifikacyjnych, a nawet postępowań sądowych. 

Narzędzia oparte na sztucznej inteligencji ułatwiają podsumowywanie dyskusji, przeglądanie kluczowych punktów i zapewniają odpowiedzialność! Co więcej, wiele z tych narzędzi do transkrypcji może zautomatyzować procesy po zakończeniu rozmowy, automatycznie synchronizując notatki ze spotkania z systemem CRM lub wysyłając przypomnienia dotyczące dalszych działań w oparciu o kontekst rozmowy.

Dlaczego warto transkrybować spotkania?

Zanim przejdziemy do przewodnika krok po kroku, warto poznać zalety transkrypcji spotkań. Niektórzy mogą uznać, że nie jest to konieczne, ale obecnie bardzo ważne jest również spojrzenie na transkrypcje przez pryzmat sztucznej inteligencji.

Dzięki analizom opartym na sztucznej inteligencji możesz pozyskać informacje z rozmów Twojego zespołu z klientami i wykorzystać je do szybkiego i skutecznego opracowania strategii, taktyk oraz dostosowania priorytetów. Efektywne spotkania poprawiają wydajność zespołu o 25%, ponieważ jasne cele i możliwe do realizacji wyniki zwiększają wydajność, dlatego ważne jest, aby zrobić to dobrze.

Oto cztery główne powody, dla których warto transkrybować spotkania:

  • Tworzy repozytorium spotkań.
  • Ułatwia dostęp do informacji.
  • Umożliwia wyszukiwanie danych dotyczących spotkań.
  • Pomaga to zapewnić zgodność z przepisami.

1. Tworzy repozytorium spotkań

Transkrypcja spotkania zapewnia trwały zapis dyskusji. W ten sposób masz pewność, że wszystkie ważne kwestie, punkty działania i wyznaczone obowiązki mogą być realizowane i łatwo dostępne w przyszłości.

Pozwala to szybko powrócić do poprzednich dyskusji, co zwiększa odpowiedzialność i pomaga utrzymać porządek. Jest to również świetny sposób na wyjaśnienie wszelkich nieporozumień między członkami zespołu.

2. Ułatwia dostęp do informacji

Transkrypcja spotkań odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu równego dostępu do informacji osobom niesłyszącym lub niedosłyszącym. Bez transkrypcji lub napisów wiele osób może mieć trudności z pełnym uczestnictwem w dyskusjach, co utrudnia śledzenie kluczowych decyzji, działań i ogólnego kontekstu spotkania.

Dzięki pisemnym zapisom zapewniasz zespołowi inne medium, za pomocą którego może uzyskać dostęp do tych samych informacji. Ponadto transkrypcje pomagają użytkownikom przeglądać spotkania we własnym tempie. Jest to szczególnie pomocna praktyka w przypadku członków zespołu, którzy z różnych powodów nie mogli uczestniczyć w spotkaniu w czasie rzeczywistym. Jest to świetna praktyka dla zespołów pracujących asynchronicznie.

3. Umożliwia wyszukiwanie danych ze spotkań

Transkrypcje znacznie ułatwiają użytkownikom znalezienie kluczowych punktów, działań do wykonania i decyzji podjętych podczas spotkania. Dzięki podsumowaniom i notatkom generowanym przez sztuczną inteligencję funkcja ta została udoskonalona, ponieważ ważne fragmenty zostaną wyróżnione i zaprezentowane użytkownikowi w sposób wyraźny.

Jeśli jednak szukasz czegoś konkretnego w trakcie spotkania, o wiele łatwiej jest mieć transkrypcję wraz z nagraniem, ponieważ możesz wyszukiwać według słów kluczowych lub tematów, aby znaleźć konkretne fragmenty dyskusji.

4. Pomaga zapewnić zgodność z przepisami

Słowo na „C” może budzić pewien niepokój, ale w środowisku zawodowym należy przestrzegać rygorystycznych zasad, zwłaszcza w przypadku danych wrażliwych. Dotyczy to pracy prawniczej, usług zdrowotnych, ale także działań związanych z obsługą klientów.

Wymagają one aktualnych i dokładnych protokołów ze spotkań, aby zapewnić zgodność z przepisami dotyczącymi danych, takimi jak RODO. Transkrypcje są odpowiedzią na problemy związane z zapewnieniem zgodności z przepisami, ponieważ pomagają w wypełnianiu obowiązków prawnych i regulacyjnych.

Jak sporządzić transkrypcję spotkania: przewodnik krok po kroku

Jak sporządzić transkrypcję spotkania?

Transkrypcja spotkania może być długotrwała, żmudna i wyczerpująca, ale może też być szybka, łatwa i wydajna. Wszystko zależy od tego, czy transkrypcję spotkania wykonujesz ręcznie, czy korzystasz z pomocy oprogramowania AI. 

Przyjrzyjmy się, jak transkrybować spotkanie przy użyciu obu metod, a Ty zdecydujesz, która z nich jest lepsza dla Ciebie i Twojej firmy (chociaż naszym zdaniem już znamy odpowiedź!).

Ręczne transkrypcje

Transkrypcja ręczna wymaga od osoby słuchania przebiegu spotkania i wpisywania tego, co zostało powiedziane, w czasie rzeczywistym lub na podstawie nagrania. Chociaż zapewnia to większą dokładność i uwzględnienie kontekstu, jest to również czasochłonne i pracochłonne.

W przypadku transkrypcji na żywo stenografia może pomóc w nadążaniu za rozmową, ale podczas dłuższych rozmów może pojawić się zmęczenie. Może to prowadzić do błędów, których sztuczna inteligencja po prostu nie popełnia. W przypadku dłuższych spotkań ręczna transkrypcja najlepiej sprawdza się w sytuacjach, w których precyzja jest ważniejsza niż szybkość, takich jak sprawy prawne, medyczne lub badania naukowe.

Zalety ręcznego transkrybowania

  • Większa dokładność.Człowiek potrafi lepiej rozpoznać niuanse, takie jak ton, akcenty i nakładające się wypowiedzi, niż sztuczna inteligencja.
  • Lepsza świadomość kontekstu. Ludzie potrafią streszczać, poprawiać błędy i formatować tekst w bardziej naturalny sposób.
  • Możliwość dostosowania formatowania.Ręczna transkrypcja pozwala na spersonalizowane strukturyzowanie, takie jak podsumowanie kluczowych punktów lub wyraźniejsze rozróżnienie między mówcami.

Wady ręcznego przepisywania

  • Czasochłonne. W zależności od szybkości pisania na klawiaturze, transkrypcja godzinnej rozmowy może zająć 3–4 godziny. Jeśli piszesz ręcznie, równie dobrze możesz o tym zapomnieć.
  • Pracochłonne.Wymaga dużego skupienia i może być męczące podczas długich spotkań.
  • Kosztowne.Zatrudnienie profesjonalnych transkrybentów lub skorzystanie z usług transkrypcyjnych może być kosztowne.

W przypadku niewielkich spotkań, podczas których dialog jest ograniczony, transkrypcja ręczna może być wykonalna. Jednak w przypadku dłuższych lub bardziej złożonych dyskusji połączenie ręcznej korekty z narzędziami automatycznymi może zapewnić równowagę między dokładnością a wydajnością.

Poleganie na automatyzacji

Automatyczna transkrypcja wykorzystuje narzędzia oparte na sztucznej inteligencji do konwersji mowy na tekst w czasie rzeczywistym lub z nagrania. Wiele usług opartych na sztucznej inteligencji oferuje rozpoznawanie mowy, identyfikację mówcy i znakowanie czasem. Bardziej zaawansowane narzędzia mogą nawet przeprowadzać analizę nastrojów i analizować ton głosu użytkownika.

Największą zaletą automatycznych transkrypcji jest jednak to, że są one szybkie, ekonomiczne i łatwe do przeszukiwania. Można je edytować w razie zauważenia problemów, dodawać komentarze do transkrypcji, a nawet generować podsumowania i notatki ze spotkań (w określonych szablonach). Wreszcie, można je wykorzystać do automatycznego wypełniania narzędzi CRM lub dokumentacji, dzięki czemu nie trzeba kiwnąć palcem.

Aby transkrybować spotkanie za pomocą narzędzi automatycznych, wystarczy dołączyć do spotkania w zwykły sposób i upewnić się, że rejestrator spotkania również dołączył do spotkania. Transkrypcja dyskusji zostanie wykonana automatycznie w tle, dzięki czemu można w pełni skupić się na rozmowie.

Zalety automatycznej transkrypcji

  • Szybko i sprawnie. Transkrypcje są generowane w ciągu kilku minut, a nie godzin. Nie ma też niedokładności wynikających ze zmęczenia sztucznej inteligencji, co oznacza, że można tworzyć transkrypcje na dużą skalę.
  • Opłacalne.Wiele narzędzi AI oferuje bezpłatne lub niedrogie plany w porównaniu z zatrudnieniem transkrypcji.
  • Możliwość wyszukiwania i edycji.Tekst generowany przez sztuczną inteligencję można łatwo przeszukiwać, co sprawia, że jest on przydatny do dokumentacji i przeglądu.

Wady automatycznej transkrypcji

  • Dokładność jest różna. Sztuczna inteligencja może mieć trudności z rozpoznawaniem akcentów, szumów w tle i sytuacji, w których wiele osób mówi jednocześnie. Może również nie rozpoznawać kluczowych terminów, akronimów lub żargonu branżowego, jeśli nie została wcześniej zaprogramowana do ich rozpoznawania.
  • Problemy z identyfikacją mówcy.Niektóre narzędzia błędnie przypisują wypowiedzi, co wymaga ręcznych poprawek.
  • Kwestie prywatności.Przechowywanie nagrań audio i transkrypcji w usługach opartych na chmurze może stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa, zwłaszcza w przypadku spotkań o charakterze poufnym.

Automatyczne transkrypcje najlepiej sprawdzają się podczas dużych spotkań z wieloma prelegentami, gdzie priorytetem jest szybkość. Firmy, które potrzebują szybkiej dokumentacji, ale nie wymagają 100% dokładności, uznają narzędzia AI za niezwykle pomocne. Sprawdzają się one również podczas rutynowych spotkań zespołów, webinarów i sesji burzy mózgów.

Jak wybrać odpowiednie narzędzie do transkrypcji spotkań

Przy tak ogromnej liczbie dostępnych narzędzi do transkrypcji, wybór odpowiedniego dla swoich potrzeb wymaga dokładnego rozważenia. Należy wziąć pod uwagę funkcje, opinie użytkowników, łatwość obsługi i stosunek jakości do ceny. Przyjrzyjmy się kilku kluczowym czynnikom:

  • Dokładność i możliwości AI. Czy narzędzie wykorzystuje zaawansowane rozpoznawanie mowy? Czy posiada funkcje takie jak inteligencja wielospotkaniowa, dzięki czemu może porównywać informacje z wielu rozmów jednocześnie? Czy posiada procesy AI do automatyzacji działań po zakończeniu rozmowy?
  • Opcje dostosowywania. Czy można wyszkolić sztuczną inteligencję przy użyciu niestandardowej terminologii lub nazw często używanych podczas spotkań? Czy może ona automatycznie usuwać słowa wypełniające, aby oczyścić transkrypcje?
  • Rozpoznawanie mówcy.Jak dobrze rozróżnia wielu mówców i czy umożliwia ręczną regulację?
  • Integracja i dostępność. Czy Twoje narzędzie do transkrypcji współpracuje z platformami do wideokonferencji, takimi jak Zoom, Microsoft Teams i Google Meet? Czy transkrypcje można eksportować w różnych formatach? Czy integruje się ono z Twoim systemem CRM i narzędziami do zarządzania projektami, zapewniając płynny przebieg pracy?
  • Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami.Czy narzędzie jest zgodne z przepisami dotyczącymi ochrony danych? Czy oferuje szyfrowane przechowywanie danych i bezpieczną kontrolę dostępu?

Biorąc pod uwagę te czynniki, możesz wybrać narzędzie do transkrypcji, które spełnia potrzeby Twojej organizacji, zapewniając jednocześnie dokładność, bezpieczeństwo i łatwość obsługi.

Korzystanie z tl;dv transkrypcji spotkań

tl;dv popularny asystent spotkań oparty na sztucznej inteligencji, który może bezpłatnie nagrywać, transkrybować i podsumowywać spotkania. Działa on poprzez dołączanie do spotkań za pośrednictwem popularnych platform do wideokonferencji, takich jak Zoom, Google Meet i MS Teams. 

Dzięki tl;dv możesz tworzyć własne szablony notatek ze spotkań. Dzięki temu możesz pokazać sztucznej inteligencji tl;dv, jak chcesz, żeby Twoje notatki były sformatowane i zorganizowane. To pozwala tworzyć skuteczne notatki ze spotkań, niezależnie od sytuacji. 

Zasadniczo porządkuje transkrypcje, streszczenia i notatki, aby były czytelne i łatwe do przejrzenia. Jego możliwość dostosowania do indywidualnych potrzeb sprawia, że wyprzedza większość innych narzędzi do transkrypcji, choć istnieją też inne, które oferują podobną funkcję. Fireflies, Tactiqi Otter przychodzą mi na myśl.

Kolejną zaletą tl;dv podobnych platform jest możliwość automatycznej synchronizacji notatek ze spotkań z systemem CRM. Minęły już czasy ręcznego wypełniania systemu CRM po każdej rozmowie z klientem. Można się z nimi pożegnać, ponieważ odeszły one do lamusa wraz z połączeniami dial-up, serwisem MySpace i wypożyczalniami kaset VHS. Usprawnienie procesów po zakończeniu rozmowy pozwala przedstawicielom handlowym i agentom zaoszczędzić ogromną ilość czasu, który można lepiej wykorzystać w innych celach.

Niestandardowe szablony spotkań tl;dv

Jeśli chcesz transkrybować spotkanie, aby śledzić rozmowy sprzedażowe, warto wybrać narzędzie wyposażone w pulpit analityczny rozmówców, dzięki czemu będziesz mógł monitorować wyniki zespołu sprzedaży i sprawdzać, jak dokładnie przestrzegają oni skryptów sprzedażowych. tl;dv właśnie taki pulpit. Jest to coś, czego nie Otter Fireflies, Tactiq i Otter , ale można to sprawdzić Gong, Modjolub Avoma , aby uzyskać podobne funkcje ukierunkowane na sprzedaż.

Jako kierownik sprzedaży możesz również używać tl;dv generowania cyklicznych raportów, aby otrzymywać regularne aktualizacje obejmujące wybrane tematy z wielu rozmów jednocześnie. Na przykład możesz otrzymywać cotygodniowy raport obejmujący wszystkie rozmowy przedstawicieli handlowych, które zawierają zastrzeżenia dotyczące ceny. To Ty ustalasz częstotliwość. To Ty ustalasz temat. tl;dv rozmowy Twojego zespołu i dostarcza szczegółowy raport wraz z sygnaturami czasowymi, dzięki czemu możesz przejść do ważnych fragmentów. Spośród wszystkich innych narzędzi wymienionych do tej pory tylko Gong tę funkcję, ale za to trzeba zapłacić dodatkową opłatę.

Jeśli chcesz przetłumaczyć swoje Google Meet lub inne transkrypcje, warto wybrać narzędzie, które tłumaczy na wiele języków, nawet tych, które nie były używane podczas rozmowy. Większość narzędzi ma taką funkcję, ale różnią się one pod względem liczby obsługiwanych języków. Na przykład tl;dv na ponad 40 języków, podczas gdy Otter tylko do 3.

Najlepsze praktyki dotyczące transkrypcji spotkań

Dobrze skonstruowana transkrypcja spotkania jest przejrzysta, dokładna i łatwa w nawigacji. Niezależnie od tego, czy transkrybujesz ręcznie, czy korzystasz z narzędzia opartego na sztucznej inteligencji, przestrzeganie tych najlepszych praktyk gwarantuje, że Twoje transkrypcje będą użyteczne i profesjonalne.

Zapewnij jasność i kompletność

Transkrypcja musi zawierać całą dyskusję z spotkania, a jednocześnie być łatwa do zrozumienia. Jeśli transkrybujesz rozmowy ręcznie, pamiętaj o ich nagrywaniu, aby móc wrócić do trudnych fragmentów i zapewnić dokładność.

Na przykład, jeśli mówca mamrocze lub mówi zbyt szybko, ponowne odsłuchanie nagrania może pomóc w wyjaśnieniu niejasnych słów. Jeśli Twój zespół często używa skrótów, takich jak SEO (Search Engine Optimization) lub KPI (Key Performance Indicator), należy je przynajmniej raz wyjaśnić, aby uniknąć nieporozumień u osób, które później będą czytać transkrypcję.

Upewnij się, że każdy mówca jest poprawnie zidentyfikowany. Automatyczne narzędzia do transkrypcji powinny to zrobić za Ciebie, ale zawsze sprawdzaj to dokładnie, ponieważ czasami popełniają błędy. Na przykład, jeśli dwie osoby mają podobne głosy, sztuczna inteligencja może nieprawidłowo przypisać ich wypowiedzi, co może prowadzić do nieporozumień podczas podejmowania dalszych działań.

Jeśli to możliwe, usuń słowa wypełniające, aby zwiększyć przejrzystość. Nie musisz dodawać każdego „um” i „uh” do transkrypcji. Niektóre narzędzia do automatycznego tworzenia transkrypcji automatycznie usuwają słowa wypełniające. Na przykład zamiast:

„Hm, więc myślę, że powinniśmy chyba zwiększyć budżet, rozumiesz?”

Czysta transkrypcja brzmiałaby następująco:

„Myślę, że powinniśmy zwiększyć budżet”.

Korekta i redakcja pod kątem poprawności

Nawet w przypadku transkrypcji generowanych przez sztuczną inteligencję mogą wystąpić błędy spowodowane akcentami, szumami w tle lub nakładaniem się wypowiedzi. Aby zapewnić dokładność transkrypcji, należy je przejrzeć i poprawić wszelkie błędy.

Na przykład sztuczna inteligencja może błędnie zinterpretować zdanie „our sales are soaring” (nasza sprzedaż rośnie) jako „our sails are soaring” (nasze żagle rośnie), jeśli zostanie wypowiedziane szybko. Jeśli rozmowa dotyczy finansów, taki błąd może spowodować niepotrzebne zamieszanie.

Sprawdź, czy nie brakuje słów, czy nie ma luk lub źle zrozumianych fraz. Jeśli są jakieś błędy interpunkcyjne lub gramatyczne, teraz jest czas, żeby je poprawić. Na przykład „Let’s eat, Grandma” (Zjedzmy, babciu) i „Let’s eat Grandma” (Zjedzmy babcię) mają zupełnie inne znaczenie tylko przez interpunkcję. Zaufaj nam: nie chcesz, żeby coś takiego pojawiło się w Twoich zadaniach do wykonania!

Na koniec upewnij się, że skróty techniczne zostały poprawnie przepisane. Narzędzia AI mogą mieć problemy z transkrypcją skrótów. Na przykład, jeśli ktoś powie „CMS” (system zarządzania treścią), AI może błędnie zinterpretować to jako „See mess” (zobacz bałagan), co spowoduje, że transkrypcja będzie myląca.

Formatowanie transkrypcji pod kątem czytelności

W końcu transkrypcje są po to, żeby je czytać. Chcesz, żeby były przejrzyste i łatwe do przejrzenia, żeby Twoi współpracownicy mogli z nich jak najlepiej skorzystać.

Używaj wyraźnych etykiet głośników i pogrub je, aby transkrypcja była łatwa do śledzenia:

John: „Musimy sfinalizować budżet na trzeci kwartał”.
Sarah: „Zgadzam się, zaplanujmy spotkanie w przyszłym tygodniu”.

Jeśli ktoś mówił przez dłuższy czas, podziel jego tekst na mniejsze fragmenty. Długie akapity są trudne do przejrzenia. Na przykład zamiast:

„Mieliśmy świetny kwartał i osiągnęliśmy nasze cele sprzedażowe przed terminem. Nasz zespół marketingowy odegrał kluczową rolę w osiągnięciu tego sukcesu, przeprowadzając udane kampanie na wielu platformach, w tym w mediach społecznościowych, poczcie elektronicznej i płatnych wyszukiwarkach. Odnotowaliśmy również znaczny wzrost zaangażowania klientów”.

Podziel to w ten sposób:

„Mieliśmy świetny kwartał i osiągnęliśmy nasze cele sprzedażowe przed terminem.

Nasz zespół marketingowy odegrał kluczową rolę w realizacji tego celu, przeprowadzając skuteczne kampanie na wielu platformach, w tym:

  • Media społecznościowe
  • E-mail
  • Płatne wyszukiwanie

Odnotowaliśmy również znaczny wzrost zaangażowania klientów”.

W razie potrzeby dodaj znaczniki czasu dla kluczowych informacji. Na przykład, jeśli ważna decyzja została podjęta o godz. [12:35], odnotowanie godziny pozwoli na szybkie odnalezienie tej informacji w przyszłości. Narzędzie do transkrypcji oparte na sztucznej inteligencji powinno samodzielnie formatować transkrypcje tak, aby były czytelne, ale sprawdzenie tego nigdy nie zaszkodzi.

Kwestie do rozważenia

Aby uzyskać najdokładniejsze i najwyższej jakości transkrypcje, należy wziąć pod uwagę kilka podstawowych kwestii. Upewnij się, że przestrzegasz poniższych wskazówek, a nie powinieneś mieć żadnych problemów:

Dokładność: sporządź transkrypcję tak jasną, jak to tylko możliwe.

Jednym z największych wyzwań związanych z transkrypcją jest zapewnienie dokładności, szczególnie w przypadku żargonu technicznego, terminologii branżowej lub wielu akcentów.

Na przykład, jeśli zespół medyczny omawia „zawał mięśnia sercowego” (atak serca), sztuczna inteligencja może błędnie transkrybować to jako „frakcja migrująca”, jeśli nie została przeszkolona w zakresie terminologii medycznej. Narzędzie z funkcją niestandardowego słownika pozwoliłoby na wstępne załadowanie terminów branżowych w celu uzyskania większej dokładności.

Dodatkowo upewnij się, że Twój zespół dysponuje wysokiej jakości sprzętem audio. Słabej jakości mikrofony mogą zniekształcać dźwięk, co prowadzi do błędów, takich jak pomylenie słów „data breach” (naruszenie bezpieczeństwa danych) z „data beach” (plaża danych). Korzystanie z mikrofonów zewnętrznych i dbanie o wyraźną wymowę przez mówców może znacznie ograniczyć liczbę błędów w transkrypcji.

Na koniec należy ręcznie sprawdzić transkrypcję, aby poprawić interpunkcję i wychwycić ewentualne błędy.

Identyfikacja mówców: prawidłowe oznaczanie uczestników spotkania

Dobrze skonstruowany zapis rozmowy pozwala jednoznacznie zidentyfikować każdego rozmówcę, co ułatwia śledzenie dyskusji i ustalenie, kto co powiedział. Jednak automatyczne wykrywanie rozmówców nie zawsze jest idealne.

Na przykład, jeśli rozmawiają dwie osoby o podobnych głosach, takie jak John i Sam, sztuczna inteligencja może błędnie przypisać słowa Sama do Johna. Zawsze należy sprawdzać nagrania i w razie potrzeby wprowadzać ręczne poprawki.

Innym sposobem na poprawę identyfikacji mówców jest zachęcanie do wyraźnego przejmowania głosu podczas spotkań. Jeśli wiele osób mówi jednocześnie, sztuczna inteligencja może połączyć ich wypowiedzi w jedną, co prowadzi do powstania takich zdań jak:

„Tak, myślę, że powinniśmy – całkowicie się zgadzam, ale co z marketingiem – to świetny pomysł!”

Zachęcanie do wyraźnych przejść między mówcami poprawia czytelność zarówno podczas transmisji na żywo, jak i w transkrypcji.

Poufność: ochrona informacji wrażliwych

Transkrypcja spotkań często wiąże się z przechowywaniem poufnych informacji firmowych, takich jak sprawozdania finansowe, dyskusje prawne lub dane osobowe pracowników. Bez odpowiednich zabezpieczeń transkrypcje mogą być narażone na wycieki lub nieuprawniony dostęp.

Aby zapewnić poufność, należy korzystać z narzędzia do transkrypcji, które jest zgodne z przepisami dotyczącymi ochrony danych, takimi jak RODO, CCPA, HIPAA lub SOC2, w zależności od branży. Na przykład, jeśli działasz w sektorze opieki zdrowotnej, zgodność z HIPAA jest niezbędna do zapewnienia prywatności informacji o pacjentach.

Kolejną dobrą praktyką jest ograniczenie dostępu do protokołów. Na przykład, jeśli protokół ze spotkania zawiera informacje dotyczące wynagrodzeń, powinien być dostępny wyłącznie dla działu kadr i odpowiednich członków kierownictwa. Ograniczyć dostęp do takich informacji można poprzez stosowanie zabezpieczeń hasłem lub kontroli dostępu opartej na rolach (RBAC).

W przypadku rozmów o charakterze szczególnie poufnym warto rozważyć zastosowanie własnych narzędzi do transkrypcji lub szyfrowanej pamięci w chmurze. Na przykład kancelaria prawna może zdecydować się na lokalne oprogramowanie do transkrypcji, aby mieć pewność, że informacje o klientach nigdy nie opuszczą jej sieci wewnętrznej.

W niektórych przypadkach może być również konieczne zanonimizowanie dyskusji przed udostępnieniem transkrypcji. Na przykład zamiast:

„James z działu finansowego potwierdził, że zmniejszymy budżet marketingowy o 15%”.

Można napisać:

„Przedstawiciel zespołu finansowego potwierdził, że budżet marketingowy zostanie zmniejszony o 15%”.

Typowe błędy w transkrypcjach 

Nawet przy użyciu zaawansowanych narzędzi mogą wystąpić błędy transkrypcji. Oto kilka typowych pułapek i sposoby ich uniknięcia podczas transkrypcji.

  • Nieprawidłowa interpunkcja lub brakujący kontekst. Sztuczna inteligencja może transkrybować„Let’s eat Tim”zamiast„Let’s eat, Tim”.Zawsze sprawdzaj tekst pod kątem jasności.
  • Homofony i błędne interpretacje. Sztuczna inteligencja może źle zrozumieć wyrażenie„the board met”jako„the bored met”, jeśli wymowa jest niejasna. Ręczna kontrola zapewnia poprawność sformułowań w kontekście.
  • Brak usunięcia wypełniaczy. Zamiast„Hm, myślę, że powinniśmy, hm, zwiększyć sprzedaż”,popraw to na„Myślę, że powinniśmy zwiększyć sprzedaż”. Niektóre narzędzia oferują automatyczne usuwanie wypełniaczy.
  • Błędnie napisane nazwy i żargon.Sztuczna inteligencja może transkrybować„Wi-Fi”jako„Why fi”, co sprawia, że tekst staje się niejasny. Funkcje niestandardowego słownika mogą pomóc w zapobieganiu takim sytuacjom.

Najczęściej zadawane pytania

Zebraliśmy tutaj najczęściej zadawane pytania dotyczące transkrypcji spotkań, abyś mógł uzyskać odpowiedzi w jednym miejscu. Pracownicy spędzają 392 godziny roczniena spotkaniach, więc naturalne jest, że pojawiają się pytania dotyczące transkrypcji. Dodaj tę stronę do zakładek i wróć do niej, gdy będziesz potrzebować szybkich odpowiedzi.

1. Jak długo trwa zazwyczaj wykonanie transkrypcji?

W zależności od narzędzia transkrypcja wspomagana przez sztuczną inteligencję może zostać ukończona w trakcie spotkania lub w ciągu kilku minut po zakończeniu rozmowy. Jeśli jednak była to złożona dyskusja, może być konieczna edycja transkrypcji.

Ręczna transkrypcja jest zazwyczaj długotrwałym procesem. Transkrypcja godzinnego spotkania może zająć nawet 4–6 godzin.

2. Jak działają narzędzia do automatycznej transkrypcji?

Zautomatyzowane narzędzia do transkrypcji wykorzystują sztuczną inteligencję i przetwarzanie języka naturalnego (NLP) do przekształcania języka mówionego na tekst. Narzędzia te zazwyczaj dzielą dźwięk na elementy fonetyczne w celu identyfikacji słów. Analizując gramatykę i składnię, sztuczna inteligencja może zrozumieć kontekst, a nawet zidentyfikować różnych mówców.

Narzędzie AI sformatuje i doda znaki interpunkcyjne do transkrypcji, aby ułatwić jej czytanie, a po zakończeniu rozmowy udoskonali transkrypcję, aby wyodrębnić notatki, podsumowania i najważniejsze informacje. 

3. Jak dokładne są transkrypcje generowane przez sztuczną inteligencję?

Dokładność transkrypcji opartych na sztucznej inteligencji zależy od kilku czynników:

  • Jakość dźwięku. Czystenagrania z minimalnym poziomem szumów tła zapewniają dokładniejsze wyniki.
  • Wyraźna wymowa. Wyraźnai płynna wymowa poprawia jakość transkrypcji. Jeśli mamroczesz lub mówisz zbyt szybko, sztuczna inteligencja może nie transkrybować tekstu wystarczająco dokładnie.
  • Żargon techniczny. Jeśli nie ma funkcji niestandardowego słownika, sztuczna inteligencja może mieć trudności z rozumieniem żargonu technicznego.
  • Akcenty. W zależności od oprogramowania AI regionalne akcenty mogą mieć wpływ na dokładność transkrypcji.
  • Zaawansowanie modelu AI. Wielenarzędzi AI dostępnych na rynku osiąga dokładność na poziomie 85–90%, ale prawie zawsze trzeba je sprawdzić, aby poprawić drobne błędy.

W przypadku zastosowań prawnych, medycznych lub korporacyjnych najlepiej jest sprawdzić i edytować transkrypcje wygenerowane przez sztuczną inteligencję, aby zapewnić 100% dokładność.

4. Czy transkrypcje spotkań mogą być edytowane w celu poprawienia błędów?

Tak! Większość narzędzi do transkrypcji umożliwia ręczną edycję w celu poprawienia wszelkich nieścisłości. Zazwyczaj można porównać fragmenty nagrania audio z odpowiadającą im częścią transkrypcji, aby poprawić wszelkie błędy popełnione przez sztuczną inteligencję. Dobrym pomysłem jest również sprawdzenie oznaczeń mówców i poprawienie wszelkich błędów gramatycznych lub interpunkcyjnych.

5. Które branże odnoszą największe korzyści z transkrypcji spotkań?

Transkrypcja spotkań jest cenna w wielu branżach, poprawiając dokumentację, dostępność i produktywność. Oto kilka z tych, które uważają ją za najbardziej korzystną:

  • Biznes i korporacje. Transkrypcje pomagają firmom śledzić decyzje, tworzyć podsumowania i zapewniać zgodność z przepisami branżowymi. Doskonale sprawdzają się również podczas rozmów z klientami prowadzonych przez dział sprzedaży i obsługi klienta.
  • Kwestie prawne. Adwokaci wykorzystują transkrypcje zeznań, rozpraw sądowych i spotkań z klientami w celu prowadzenia dokładnej dokumentacji prawnej.
  • Opieka zdrowotna. Lekarzei pracownicy służby zdrowia polegają na transkrypcjach dokumentacji pacjentów, konsultacji i zgodności z HIPAA.
  • Edukacja i badania naukowe.Profesorowie, naukowcy i studenci wykorzystują transkrypcję wykładów, wywiadów i badań jakościowych. 

Zacznij transkrybować swoje spotkania już dziś

Transkrypcja spotkań to coś więcej niż tylko wygoda — to potężne narzędzie, które zwiększa produktywność, dostępność i ułatwia dokumentację. Chociaż transkrypcje ręczne są zazwyczaj dokładniejsze, zajmują znacznie więcej czasu i marnują siłę roboczą, którą można by lepiej wykorzystać gdzie indziej. Z transkrypcji ręcznych należy korzystać tylko wtedy, gdy dokładność ma absolutnie kluczowe znaczenie.

Z kolei transkrypcje generowane przez sztuczną inteligencję zapewniają błyskawiczne transkrypcje o wysokim poziomie dokładności, identyfikację mówców, a także streszczenia, notatki i najważniejsze fragmenty.

Niezależnie od wybranej metody transkrypcji spotkania, zawsze ważne jest posiadanie pisemnego zapisu, aby zapewnić, że kluczowe spostrzeżenia, decyzje i działania nigdy nie zostaną utracone. Postępując zgodnie z najlepszymi praktykami opisanymi w niniejszym dokumencie, można sprawić, że transkrypcje będą jasne, dokładne i bardzo łatwe do odczytania dla członków zespołu.

Na co więc czekasz? tl;dv nieograniczoną liczbę nagrań rozmów, transkrypcji i streszczeń za darmo!