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Por que gravar reuniões?
Talvez não saibamos por que estamos aqui ou qual é o nosso propósito nesta rocha esquecida por Deus, mas sabemos por que gravamos reuniões. Essa é simples. Gravamos reuniões para assisti-las novamente mais tarde. Com toda a seriedade, algumas pessoas não gravam reuniões. Elas podem até ficar contentes por terem se livrado delas. Mas há muitos motivos pelos quais gravar reuniões é uma boa ideia, seja para você pessoalmente ou para sua empresa. Há várias (centenas) de razões pelas quais você pode querer gravar uma reunião. Aqui estão alguns deles:- Para documentar decisões e itens de ação. Isso pode ser muito útil para consulta em uma data posterior, mas também é perfeito para compartilhar com aqueles que não puderam participar da reunião.
- Para revisar e avaliar o desempenho. É uma prática comum gravar reuniões para analisar seu desempenho, especialmente se estiver apresentando. Esse também é um ótimo método a ser empregado ao entrevistar candidatos para uma função. Você pode revisar sua entrevista e avaliar o candidato com mais profundidade. Isso também permite que você reduza o processo de entrevista compartilhando a gravação com as partes interessadas, em vez de realizar várias rodadas de entrevistas.
- Para treinar ou educar outras pessoas. A gravação de reuniões pode ser uma maneira útil de treinar novos funcionários. Se a reunião em questão for aprofundada em um tópico específico, ela poderá ser estudada no futuro.
- Para atender a requisitos legais ou regulatórios. Em alguns casos, uma organização pode ser obrigada por lei a registrar uma reunião. Também pode ser usado para verificar o que foi dito.
- Para transcrever a reunião. Se você precisar transcrever uma gravação de Google Meet ou uma chamada de Zoom , a gravação da reunião é a melhor maneira de fazer isso. As transcrições podem ser úteis para resumir, revisar e traduzir a reunião.
- Para trabalhar remotamente. Um dos melhores aspectos da gravação de reuniões é que os membros da sua equipe não precisam estar presentes ao mesmo tempo. Se você trabalha com equipes assíncronas, precisa de ferramentas assíncronas.
Quais são os benefícios de gravar uma reunião?
Os benefícios de gravar reuniões são praticamente incontáveis. Vamos dar uma olhada em alguns deles:Você não precisa participar de todas as reuniões.
Conforme mencionado acima, uma das grandes vantagens de gravar reuniões é que você pode se atualizar mais tarde. Existem ferramentas de reunião virtual como o tl;dv , que leva isso para o próximo nível e torna o trabalho assíncrono fácil e conveniente.
Maior responsabilidade
Ao registrar as reuniões, você pode responsabilizar os membros da equipe pelas tarefas e responsabilidades que foram discutidas e atribuídas durante a reunião. Não há mais como se esquivar.
Melhoria no gerenciamento do tempo
Além de economizar tempo para os membros da equipe que pulam a reunião e a acompanham mais tarde, a gravação de reuniões também é útil para aqueles que desejam revisar o conteúdo em seu próprio ritmo. Você não precisa mais correr durante a comunicação em tempo real para fazer anotações ou ler as atas da reunião. Isso é especialmente benéfico ao revisar informações complexas ou técnicas.
Maior precisão e clareza
A gravação de reuniões ajuda a garantir que decisões importantes e itens de ação sejam documentados com precisão e clareza. Isso pode ser particularmente útil ao discutir tópicos complexos ou quando há um grande número de participantes.
Quais são as desvantagens de gravar uma reunião?
Embora tudo pareça brilhante e positivo, há algumas desvantagens que devem ser observadas quando se trata de registrar reuniões.
Preocupações com a privacidade
É comum que algumas pessoas se sintam desconfortáveis ao serem gravadas, ainda mais se a reunião incluir informações confidenciais ou pessoais. É importante obter o consentimento de todos os participantes antes de começar a gravar.
Dificuldades técnicas
Nem todo mundo é um especialista em tecnologia. A gravação de reuniões pode ser um desafio, especialmente se algo estiver com defeito e você não conseguir descobrir o que é. Áudio, recursos visuais, software, hardware? Quem sabe?
Podemos ajudar se você quiser saber como gravar um Google Meet em segundos. Além disso, se você convidar tl;dv para a reunião, o bot gravará a reunião inteira, independentemente do seu software de áudio e vídeo, ao contrário da configuração padrão em muitas plataformas. É um software de reunião on-line incrível!
Aumento de tempo e esforço
A gravação e a transcrição de reuniões podem consumir muito tempo. Especialmente se você estiver usando o site Google Meet e tiver que esperar de 24 a 72 horas para que cada gravação fique acessível. Se ao menos houvesse um gravador de reuniões gratuito com downloads instantâneos... Que sonho.
Ah, e essa não é a única maneira pela qual o Meet e o G Suite do Google ficam para trás em comparação com o tl;dv quando se trata de ser a melhor plataforma de reuniões on-line.
Distração em potencial
Algumas pessoas acham que saber que estão sendo gravadas é uma grande distração para elas durante a reunião. Mesmo que a gravação seja silenciosa e praticamente invisível, ela pode desanimar algumas pessoas. Isso era muito pior durante as reuniões nãoremote quando havia equipamento de gravação física, mas ainda ocorre ocasionalmente on-line.
tl;dv entra como um participante separado e é silencioso e discreto. Você pode gravar uma reunião Zoom ou gravar um Google Meet com o tl;dv, totalmente gratuito.
A gravação de uma reunião é legal?
O fato de a gravação de uma reunião ser legal ou não depende de uma série de fatores.
- Em que jurisdição a reunião está sendo realizada?
- Você tem o consentimento de todas as partes envolvidas?
- Como a gravação será usada?
De modo geral, é legal gravar uma reunião se todas as partes tiverem dado seu consentimento. As regras mais específicas podem mudar de uma jurisdição para outra, mas, para garantir a segurança, sempre obtenha o consentimento de todos os participantes da reunião. Não se trata apenas de uma questão legal , mas também de boas maneiras.
Falando nisso...
Gravação de reuniões: Etiqueta e práticas recomendadas
Se você não quer ser um idiota com todos que encontra, há um conjunto de regras não escritas que a sociedade segue para criar uma atmosfera harmoniosa. Dizer "por favor" e "obrigado" é um ótimo exemplo.
Essas regras não escritas, também conhecidas como etiqueta, também devem ser seguidas ao registrar reuniões:
- Obtenha o consentimento de todos. Ao obter o consentimento de todos, você não só estará cumprindo a lei, mas também estará informando aos outros participantes que eles serão filmados. Ofereça aos outros a mesma cortesia que você esperaria receber.
- Compartilhe o arquivo gravado com os outros participantes. É uma boa prática compartilhar a reunião gravada com todos os participantes da reunião para que eles tenham uma cópia para si mesmos. Seja porque eles querem revisar algo ou apenas para que vejam o que você gravou, isso é simplesmente uma boa educação.
- Use as configurações de privacidade corretas. Não há nada pior do que não poder ver o vídeo porque o anfitrião está com as configurações de privacidade erradas. Faça-as corretamente antes de começar a gravar.
O novo normal: Reuniões virtuais e Remote Work
Nos últimos três anos, a gravação de reuniões tornou-se muito mais popular. Como os bloqueios globais forçaram mais pessoas a entrar no mundo on-line, as reuniões virtuais se tornaram o prometido "novo normal". Por sua vez, gravá-las também se tornou bastante normal.
Embora não tenha sido particularmente agradável na época, as restrições mundiais criaram o trabalho remote para muitos que, antes disso, o consideravam uma fantasia. A maioria das pessoas nem sabia como trabalhar com Zoom ou Google Meet, mas, atualmente, todo mundo e seu cachorro sabem como usá-los.
Seja para fazer testes remote em bares, comemorar um aniversário ou participar de uma reunião no escritório, a gravação de chamadas com vídeo ficou muito mais acessível. Também ajudou o fato de ter surgido um software de gerenciamento de reuniões como o tl;dv , apelando para um problema recém-criado que exigia uma solução: videochamadas ilimitadas e gratuitas com transcrições multilíngues, alguém quer?
Isso não é tudo o que tl;dv oferece. Se você quiser editar sua gravação Zoom ou fazer anotações durante o Google Meet, tl;dv está à sua disposição. Ele permite que você marque momentos importantes e marque os membros da sua equipe quando necessário, ajudando-os a se concentrarem em seu próprio trabalho em vez de assistirem a reuniões irrelevantes. Sua integração com o Slack o torna uma excelente opção para se encaixar perfeitamente no restante de seus aplicativos de trabalho.
Como gravar reuniões
O modo como você grava as reuniões dependerá de estar usando Zoom, Google Meet, MS Teams, Whereby ou qualquer outra plataforma escolhida. Aparentemente, até o Skype ainda existe!
Registro de reuniões em Zoom
Para anfitriões
Por padrão, somente os anfitriões têm permissão para gravar em Zoom. Ótima notícia se você for o anfitrião. Muito ruim para todos os outros.
Se você for o anfitrião, basta abrir o site Zoom e configurar a reunião que deseja gravar clicando emNew Meeting (Nova reunião ) e convidando os participantes relevantes.
Uma vez na reunião, basta pressionar o botão Record (Gravar ) na parte inferior da tela. Você também pode usar o atalho: Alt+R.
Para obter mais detalhes sobre como gravar em Zoom, consulte o guia.
Para os participantes
Se você for apenas um participante, terá que pedir permissão ao anfitrião para gravar.
Para isso, o anfitrião deve acessar Manage Participants (Gerenciar participantes). Aqui, ele obterá uma lista dos participantes. Ele deve passar o mouse sobre o nome do participante, selecionar More (Mais ) e, em seguida, escolher Allow Record (Permitir registro).
Para usuários pagos
Aqueles que pagam para usar o Zoom podem gravar exatamente como descrito acima. Suas gravações serão salvas no Zoom Cloud, onde poderão ser visualizadas, compartilhadas e baixadas.
Para usuários gratuitos
Se você estiver no plano gratuito Zoom , poderá gravar reuniões conforme descrito acima, mas a gravação só poderá ser armazenada localmente. Isso salvará o arquivo no seu computador e você deverá compartilhá-lo manualmente para que outras pessoas possam fazer o download.
Registro de reuniões em Google Meet
Para hosts e administradores
O Google só permite que os anfitriões (e administradores de reuniões da organização do anfitrião) gravem reuniões virtuais. Se você se enquadra nessa situação, há apenas três etapas simples a serem seguidas:
- Acesse meet.google.com e inicie uma reunião.
- Clique nos três pontos no canto inferior direito e selecione Record Meeting (Registrar reunião ) na janela pop-up.
- Na janela pop-up "Pedir consentimento", clique em Aceitar. A gravação será iniciada.
Observação: Clique nos mesmos três pontos para poder pausar, retomar ou parar a gravação.
Para os participantes
Como participante, você não pode gravar no Google Meet. No entanto, você pode usar um software de gravação externo como o tl;dv para o Google Meet. Além de ser gratuito, você receberá sua gravação instantaneamente, em vez dos demorados 1 a 3 dias do Google Meet.
Para usuários pagos
Todos os usuários pagos podem gravar reuniões, desde que sejam anfitriões, seguindo as etapas para anfitriões e administradores.
Para usuários gratuitos
Não há opção de gravação para quem tem o plano gratuito. Se quiser gravar suas reuniões on-line, é uma boa ideia fazer o download de um software de terceiros, como o tl;dv. Ele permite que você grave Google Meet sem a permissão do anfitrião, além de fazer o download das gravações Google Meet com um clique.
Registro de reuniões em Microsoft Teams
Microsoft Teams tem uma função de gravação semelhante, mas não há restrições sobre quem pode gravar. Todos podem gravar e a gravação é sempre salva na nuvem.
Quando estiver na chamada que deseja gravar, vá até os três pontos na parte superior da janela Microsoft Teams . Role a tela para baixo e selecione Start Recording and Transcription (Iniciar gravação e transcrição). Todos os participantes receberão uma notificação de que a gravação foi iniciada.
No Teams, apenas um participante pode gravar uma reunião de cada vez. Todos os participantes terão acesso automático à gravação, pois ela será armazenada na nuvem.
Se quiser compartilhar o arquivo com alguém que não estava presente durante a reunião, você deverá localizar o arquivo no OneDrive ou no SharePoint e poderá compartilhá-lo diretamente com outras pessoas ou copiar o link e compartilhá-lo dessa forma.
Para obter mais informações sobre como gravar no MS Teams, consulte o guia passo a passo deles.
Registro de reuniões no Whereby
O Whereby permite a gravação em todos os planos pagos, mas os usuários gratuitos terão que encontrar uma rota alternativa para gravar suas reuniões. O Whereby também só permite a gravação a partir do Chrome em um desktop ou laptop.
Se todos os pré-requisitos acima forem atendidos, o Whereby é uma plataforma muito simples de gravar. Basta entrar na sala em que você deseja gravar e clicar em Record (Gravar ) no menu na parte inferior. Fácil!
Quando você clicar em Record (Gravar), uma notificação será exibida para informá-lo sobre as recomendações de práticas recomendadas da Whereby. Ela sugerirá que você obtenha o consentimento de todos os participantes e lembrará que você é responsável por armazenar as gravações de forma responsável. Toque em Start Recording (Iniciar gravação ) para confirmar.
Selecione a guia do Chrome em que deseja gravar e clique em Confirmar. Depois disso, você voltará a ver a reunião e haverá uma animação na parte superior do nome da sua sala para informá-lo de que a gravação está em andamento.
Para obter instruções mais detalhadas, a Whereby tem seu próprio processo de gravação descrito em seu site.
Qual é a melhor plataforma de reuniões on-line para gravar reuniões?
Embora Zoom, Google Meet, MS Teams e Whereby sejam plataformas on-line fantásticas para registrar reuniões, a capacidade de fazer isso não é seu ponto forte. Elas são principalmente plataformas para comunicação remote . A opção de gravar reuniões é mais um recurso de bônus e, por isso, muitas vezes é ignorada e subdesenvolvida.
Infelizmente, aqueles que desejam gravar muitas reuniões podem encontrar obstáculos em qualquer uma das opções acima. Confira nossa tabela abaixo para obter uma visão geral clara das vantagens e desvantagens de cada plataforma. Você também pode consultar nosso guia sobre as melhores ferramentas de reunião virtual aqui.
| Tipo de plano | Tipo de armazenamento | Tempo para a gravação estar disponível | Transcrição e tradução | Outras ferramentas para registro |
Zoom | Grátis | Local (nuvem disponível para usuários pagos) | 24 a 72 horas | Sim: 11 idiomas disponíveis | Nenhum |
Google Meet | Pago | Nuvem | 24 a 72 horas | Sim: 7 idiomas disponíveis | Nenhum |
MS Teams | Grátis | Nuvem | Depende do tamanho do arquivo. Normalmente, várias horas. | Sim: 27 idiomas disponíveis, mas somente com o Microsoft 365 Business Basic (US$ 6 por usuário por mês) | Nenhum |
Em que | Pago | Local | Depende do tamanho do arquivo e da velocidade do computador. | Não | Nenhum |
tl;dv | Grátis! | Nuvem | Instantaneamente | Sim: mais de 20 idiomas (incluídos na versão gratuita) | Edição de vídeo e transcrição, registros de data e hora, destaques, clipes compartilháveis, automações de gravação e muito mais... |
Como você pode ver, tl;dv é o melhor software de gravação de reuniões para quem usa Zoom ou Google Meet. Mesmo se a gravação de uma reunião for algo que você fará apenas ocasionalmente, a versão gratuita do tl;dvé muito superior a qualquer um dos recursos de gravação integrados da plataforma de videoconferência. Isso inclui aqueles pelos quais você precisa pagar!
Dicas importantes para o registro de reuniões
Há algumas dicas que devem ser levadas em conta ao registrar reuniões.
- Sempre obtenha o consentimento de todos os participantes. Isso não pode ser suficientemente enfatizado.
- Use tl;dv para editar, traduzir, marcar o tempo, destacar e compartilhar clipes com colegas de equipe e partes interessadas. É a ferramenta perfeita para equipes remote ou assíncronas.
- Compartilhe a gravação. Envie uma cópia da gravação a todos os participantes após a chamada. tl;dv simplifica o compartilhamento de vídeos. Basta marcar a hora em que seus colegas entram nos momentos relevantes e eles não precisarão examinar toda a reunião para encontrar uma pepita de ouro.
- Certifique-se de que todos tenham uma boa iluminação e um espaço silencioso. Esse item é bastante autoexplicativo. As melhores gravações ocorrem quando todos podem ouvir e ver uns aos outros com clareza.
- Certifique-se de que o microfone de todos esteja funcionando. Da mesma forma que o item acima, para obter um bom áudio na gravação, certifique-se de que o microfone de todos (e a câmera, se necessário) esteja funcionando antes de iniciar a gravação.
Ferramentas e software de gravação de reuniões
Há muitas ferramentas sólidas para registrar reuniões. Otter O .ai é bastante popular, mas há muitas alternativas igualmente boas, se não melhores. O que realmente importa é o que exatamente você precisa que o software faça. Cada concorrente tem seu próprio nicho dentro de um nicho.
Facilidade de uso
Embora possamos ser um pouco tendenciosos aqui na tl;dva prova está no pudim - ou, mais precisamente, a prova está na melhor plataforma de reuniões on-line: tl;dv.
tl;dv é superfácil de usar e tem uma série de recursos que, quando integrados, permitem que sua equipe economize tempo e dinheiro e, ao mesmo tempo, ganhe produtividade e criatividade.
De registros de data e hora a destaques, edição de transcrições e o melhor plano gratuito conhecido pelo homem, tl;dv é uma opção óbvia.
Transcrições
A Rev se orgulha de ser o serviço de conversão de voz em texto número um do mundo. Ele oferece uma taxa de precisão de 90% com as transcrições geradas automaticamente e uma taxa de sucesso de 99% com seu serviço de transcrição humana.
Infelizmente, o Rev não tem versão gratuita e é limitado apenas a transcrições.
Edição
O Trint permite que você edite de forma colaborativa e simultânea. As edições são feitas em tempo real, o que pode ser um grande bônus para as equipes que trabalham juntas em uma única gravação. Ele ainda conta com o suporte de grandes marcas, como Airbnb e Nike, e seu aplicativo móvel para iOS é intuitivo.
No entanto, em termos simples, a Trint é cara. Ela custa a partir de US$ 48 por mês, mas não consegue atender chamadas com mais de 3 horas de duração.
Programação em linguagem natural
O Dialpad é uma excelente ferramenta de gravação de reuniões, pois permite que os usuários combinem transcrições de reuniões regulares com as de chamadas telefônicas e mensagens. O software também pode captar o jargão específico do setor para garantir que suas transcrições sejam mais precisas, mesmo em pequenos nichos.
No lado negativo, o Dialpad não funciona em todos os países e o Plano Padrão não inclui nenhum suporte ao cliente por meio de chamada telefônica.
Obter registro
Agora você tem todas as informações que poderia desejar para sair e gravar todas as reuniões que sempre quis. Então, o que está esperando? Faça o download do tl;dv, a melhor plataforma de reuniões on-line, e associe-o à plataforma de videoconferência de sua escolha.
Faça o download da extensão para Google Meet aqui ou obtenha-a para Zoom aqui.
