Запись совещаний из дома.

Полное руководство по записи совещаний

Вы хотите записывать встречи как профессионал? Что ж, юный падаван, вы попали по адресу. Снимайте обувь, откиньтесь на спинку стула и чувствуйте себя как дома. После этого легкого чтения советов по записи вы почувствуете себя совершенно новым человеком. - человек, который знает все, что нужно знать о записи онлайн-совещаний быстро, эффективно и бесплатно.
@tldv.io Время, потраченное с пользой. #teammeeting #corporate #workhumor #productivityhacks #tldv ♬ оригинальный звук - tldv.io - Meeting Recorder

Зачем записывать совещания?

Мы можем не знать, почему мы здесь и каково наше предназначение на этой забытой богом скале, но мы знаем, зачем мы записываем встречи. Это просто. Мы записываем встречи, чтобы потом посмотреть их снова. Если говорить серьезно, некоторые люди не записывают собрания. Возможно, они даже рады избавиться от них. Но есть много причин, по которым запись совещаний - хорошая идея, будь то для вас лично или для вашего бизнеса. Существует несколько (сотня) причин, по которым вы можете захотеть записать совещание. Вот несколько из них:
  1. Документировать решения и пункты действий. Это может быть очень полезно для последующего обращения к ним, а также для обмена информацией с теми, кто не смог присутствовать на встрече.
  2. Для анализа и оценки работы. Запись совещаний для анализа своей работы, особенно если вы выступаете с докладом, является обычной практикой. Это также отличный метод, который можно использовать при собеседовании с кандидатами на ту или иную роль. Вы можете просмотреть свое интервью и более детально оценить кандидата. Это также позволит вам сократить процесс собеседования, поделившись записью с заинтересованными сторонами, вместо того чтобы проводить несколько раундов собеседования.
  3. Обучать или воспитывать других. Запись совещаний может быть полезным способом обучения новых сотрудников. Если на совещании подробно рассматривается конкретная тема, то это совещание можно изучить в будущем.
  4. Для соблюдения юридических или нормативных требований. В некоторых случаях по закону организация может быть обязана вести запись собрания. Она также может быть использована для проверки того, что было сказано.
  5. Чтобы расшифровать встречу. Если вам нужно расшифровать запись Google Meet или Zoom , запись совещания - лучший способ сделать это. Расшифровка может быть полезна для подведения итогов, анализа и перевода встречи.
  6. Для удаленной работы. Одна из лучших возможностей записи совещаний заключается в том, что члены вашей команды не обязательно должны присутствовать на них одновременно. Если вы работаете с асинхронными командами, то вам нужны асинхронные инструменты.

Каковы преимущества записи совещания?

Преимущества записи совещаний практически бесчисленны. Давайте рассмотрим некоторые из них:
Вам не обязательно посещать каждое собрание.
Как уже говорилось выше, одно из главных преимуществ записи встреч - это возможность наверстать упущенное позже. Есть инструменты для проведения виртуальных совещаний например, tl;dv , которые поднимают это на новый уровень и делают асинхронная работа легко и удобно.
Мем из South Park, который гласит: "Не могу поверить, что у меня идеальная посещаемость - ааа, и она пропала".
Повышение подотчетности

Записывая собрания, вы можете привлечь членов команды к ответственности за выполнение задач и обязанностей, которые обсуждались и были назначены во время собрания. Больше не будет никаких отговорок. 

Улучшенное управление временем

Помимо экономии времени для членов команды, которые пропускают совещание и догоняют его позже, запись совещаний также полезна для тех, кто хочет просмотреть содержание в своем собственном темпе. Вам больше не нужно бегать во время общения в режиме реального времени, чтобы делать заметки или протоколы совещаний. Это особенно полезно при изучении сложной или технической информации. 

Повышение точности и ясности

Запись совещаний помогает обеспечить точное и четкое документирование важных решений и пунктов действий. Это может быть особенно полезно при обсуждении сложных тем или при большом количестве участников.

Каковы недостатки записи совещания?

Хотя все это кажется ярким и позитивным, есть несколько недостатков, о которых следует знать, когда речь идет о записи совещаний.

Вопросы конфиденциальности

Часто бывает так, что некоторые люди чувствуют себя неловко, когда их записывают, тем более, если встреча включает в себя конфиденциальную или личную информацию. Важно получить согласие всех участников перед началом записи.

Технические трудности

Не все являются техническими специалистами. Запись совещаний может быть сложной задачей, особенно если что-то не работает, но вы не можете понять, что именно. Аудио, визуальные средства, программное обеспечение, оборудование? Кто знает?

Мы поможем, если вы хотите узнать , как записать Google Meet за несколько секунд. Кроме того, если вы пригласите на встречу tl;dv , бот будет записывать всю встречу, независимо от вашего аудиовизуального программного обеспечения, в отличие от настроек по умолчанию на многих платформах. Это потрясающее программное обеспечение для проведения онлайн-встреч!

Увеличение времени и усилий

Запись и расшифровка совещаний может отнимать много времени. Особенно если вы используете Google Meet и вынуждены ждать 24-72 часа, пока каждая запись станет доступной. Если бы только существовал бесплатный регистратор совещаний с мгновенной загрузкой... Вот это мечта.

О, и это не единственная причина, по которой Google Meet и G Suite отстают от tl;dv, когда речь идет о лучшей платформе для проведения онлайн-совещаний.

Потенциальное отвлечение внимания

Некоторые люди считают, что осознание того, что их записывают, сильно отвлекает их во время встречи. Даже если запись бесшумна и практически незаметна, это может оттолкнуть некоторых людей. На встречах безremote это было гораздо хуже, если присутствовало физическое записывающее оборудование, но в Интернете это все равно иногда случается.

tl;dv присоединяется как отдельный участник и в остальном ведет себя тихо и ненавязчиво. Вы можете записать встречу Zoom или записать Google Meet с tl;dv совершенно бесплатно.

Законна ли запись собрания?

Законна ли запись собрания или нет, зависит от целого ряда факторов.

  • В какой юрисдикции проводится встреча?
  • Есть ли у вас согласие всех вовлеченных сторон?
  • Как будет использоваться запись?

Вообще говоря, запись собрания является законной, если все стороны дали свое согласие. Тонкости правил могут меняться от юрисдикции к юрисдикции, но для подстраховки всегда получайте согласие всех участников встречи. Это не только юридический вопрос - это еще и хорошие манеры.

Кстати, об этом...

Запись собраний: Этикет и лучшие практики

Если вы не хотите быть хамом для каждого встречного, то существует ряд неписаных правил, которым следует общество для создания гармоничной атмосферы. Говорить "пожалуйста" и "спасибо" - отличный пример. 

Эти неписаные правила, также известные как этикет, следует соблюдать и при записи совещаний:

  • Получите согласие каждого. Получив согласие каждого, вы не только соблюдаете закон, но и даете другим участникам понять, что их будут снимать на камеру. Проявляйте к другим ту же вежливость, которую вы ожидали бы получить сами. 
  • Поделитесь записанным файлом с другими участниками. Хорошей практикой является обмен записанным файлом совещания со всеми участниками совещания, чтобы у них была копия для себя. Будь то потому, что они хотят что-то пересмотреть, или просто для того, чтобы они увидели, что вы записали, это просто хорошие манеры.
  • Используйте правильные настройки конфиденциальности. Нет ничего хуже, чем не иметь возможности просмотреть видео, потому что у ведущего неправильно настроены параметры конфиденциальности. Установите их правильно до начала записи.

Новая норма: Виртуальные встречи и работа Remote

Виртуальные встречи - это, по сути, современные сеансы

За последние три года запись совещаний стала гораздо более популярной. Поскольку глобальные блокировки заставили все больше людей перейти в мир онлайн, виртуальные встречи стали обещанной "новой нормой". В свою очередь, их запись тоже стала вполне нормальным явлением.

Хотя в то время это было не слишком приятно, всемирные ограничения сделали remote доступным для многих, кто до этого считал его фантастикой. Большинство людей даже не знали, как работать с Zoom или Google Meet, но сегодня все и их собаки знают, как ими пользоваться. 

Независимо от того, проводили ли вы викторины в пабе remote , праздновали ли день рождения или участвовали в офисной встрече, запись видеозвонков стала намного доступнее. Этому также способствовало появление такого программного обеспечения для управления совещаниями, как tl;dv , которое обратилось к вновь возникшей проблеме, требующей решения: бесплатные неограниченные видеозвонки с многоязычной транскрипцией, кто желает?

Это не все, что предлагает tl;dv . Если вы хотите отредактировать запись Zoom или сделать заметки во время Google Meet, tl;dv будет к вашим услугам. Он позволяет отмечать важные моменты по времени и при необходимости помечать членов команды, помогая им сосредоточиться на своей работе, а не сидеть на совещаниях, которые в основном не имеют отношения к делу. Интеграция со Slack делает его отличным выбором, чтобы влиться в остальные рабочие приложения.

Как записывать совещания

Способ записи совещаний зависит от того, используете ли вы Zoom, Google Meet, MS Teams, Whereby или другую выбранную вами платформу. Даже Skype, судя по всему, все еще существует!

Запись собраний на Zoom

Для хозяев

По умолчанию запись на Zoom разрешена только ведущим. Отличная новость, если вы ведущий. Для всех остальных - довольно плохая.

Если вы являетесь ведущим, просто откройте Zoom и настройте встречу, которую вы хотите записать, нажав кнопкуNew Meeting и пригласив соответствующих участников.

Находясь на совещании, просто нажмите кнопку " Запись " в нижней части экрана. Можно также использовать сочетание клавиш: Alt+R.

Более подробную информацию о том, как записывать на Zoom, можно найти в их руководстве.

Для участников

Если вы просто участник, вам придется попросить у ведущего разрешение на запись. 

Для этого ведущий должен зайти в раздел Управление участниками. Здесь они получат список участников. Нужно навести курсор на имя участника, выбрать Подробнее, а затем Разрешить запись

Для платных пользователей

Те, кто платит за пользование сайтом Zoom , могут записывать в точности так, как описано выше. Записи сохраняются в облаке Zoom , где их можно просматривать, делиться ими и скачивать.

Для бесплатных пользователей

Если вы пользуетесь бесплатным тарифным планом Zoom , вы можете записывать совещания, как описано выше, однако запись можно сохранять только локально. При этом файл будет сохранен на вашем компьютере, и вы должны вручную поделиться им, чтобы другие могли загрузить его.

Запись собраний на Google Meet

Для хозяев и администраторов

Google позволяет записывать виртуальные собрания только ведущим (и администраторам собраний из организации ведущего). Если вы подходите под эту категорию, необходимо выполнить всего 3 простых шага:

  1. Зайдите на сайт meet.google.com и начните встречу.
  2. Нажмите на три точки в правом нижнем углу, затем во всплывающем окне выберите Запись собрания.
  3. Во всплывающем окне "Запрос согласия" нажмите Принять. Начнется запись.

Примечание: Нажмите на те же три точки, чтобы иметь возможность приостановить, возобновить или остановить запись.

Для участников

Как участник, вы не можете записывать на Google Meet. Однако вы можете использовать внешнее программное обеспечение для записи, например tl;dv для Google Meet. Это не только бесплатно, но и позволяет получить запись мгновенно, в отличие от Google Meet, требующего 1-3 дней.

Для платных пользователей

Все платные пользователи могут записывать встречи, если они являются ведущими, следуя шагам для ведущих и администраторов.

Для бесплатных пользователей

Для тех, кто пользуется бесплатным тарифным планом, возможность записи отсутствует. Если вы хотите записывать свои онлайн-встречи, стоит загрузить стороннее программное обеспечение, например tl;dv. Они позволяют записывать Google Meet без разрешения хозяина, а также загружать записи Google Meet в один клик.

Запись собраний на Microsoft Teams

Microsoft Teams имеет аналогичную функцию записи, но здесь нет ограничений на то, кто может записывать. Записывать могут все, и запись всегда сохраняется в облаке.

Когда вы находитесь в разговоре, который хотите записать, нажмите на три точки в верхней части окна Microsoft Teams . Прокрутите вниз и выберите " Начать запись и транскрипцию". Все участники получат уведомление о начале записи. 

В командах только один участник может одновременно записывать любое собрание. Все участники автоматически получат доступ к записи, поскольку она будет храниться в облаке.

Если вы хотите поделиться файлом с кем-то, кто не присутствовал на собрании, вы должны найти файл в OneDrive или SharePoint, и вы можете либо напрямую поделиться им с другими, либо скопировать ссылку и поделиться им таким образом.

Для получения дополнительной информации о том, как вести запись в MS Teams, ознакомьтесь с их собственным пошаговым руководством.

Протоколирование заседаний по вопросам

Whereby позволяет вести запись на всех платных тарифных планах, но бесплатным пользователям придется искать альтернативный способ записи своих встреч. Whereby также позволяет вести запись только из Chrome на настольном компьютере или ноутбуке.

Если все вышеперечисленные условия соблюдены, Whereby - это очень простая платформа для записи. Просто присоединитесь к комнате, в которой вы хотите вести запись, и нажмите "Запись" в меню внизу. Легко!

Когда вы нажмете кнопку Записать, появится уведомление о рекомендациях Whereby по лучшей практике. Оно предложит вам получить согласие всех участников и напомнит, что вы несете ответственность за ответственное хранение записей. Нажмите Начать запись, чтобы подтвердить.

Выберите вкладку Chrome, на которой вы хотите вести запись, и нажмите кнопку Подтвердить. После этого вы вернетесь к просмотру вашего собрания, а в верхней части названия вашей комнаты появится анимация, информирующая вас о том, что идет запись.

Для получения более подробных инструкций Whereby предлагает собственный процесс записи на своем сайте.

Какая лучшая платформа для записи собраний в режиме онлайн?

Хотя Zoom, Google Meet, MS Teams и Whereby - это фантастические онлайн-платформы для записи совещаний, их способность делать это не является их сильной стороной. В первую очередь это платформы для общения remote . Возможность записи совещаний является скорее бонусной функцией, поэтому ее часто упускают из виду и, как правило, не дорабатывают.

К сожалению, те, кто хочет записывать большое количество встреч, могут столкнуться с трудностями при использовании любого из вышеперечисленных вариантов. Ознакомьтесь с нашей таблицей ниже, чтобы получить четкое представление о преимуществах и недостатках каждой платформы. Вы также можете ознакомиться с нашим руководством по лучшим инструментам для проведения виртуальных совещаний здесь. 

 

Тип плана

Тип хранения

Время, в течение которого запись будет доступна 

Транскрипция и перевод

Другие инструменты для записи

Zoom

Бесплатно

Локально (облако доступно для платных пользователей)

24-72 часа

Да: доступно 11 языков

Нет

Google Meet

Оплачивается

Облако 

24-72 часа

Да: доступно 7 языков

Нет

MS Teams

Бесплатно

Облако 

Зависит от размера файла. Обычно несколько часов.

Да: доступно 27 языков, но только при использовании Microsoft 365 Business Basic ($6 за пользователя в месяц)

Нет

При этом

Оплачивается

Местный

Зависит от размера файла и скорости компьютера.

Нет

Нет

tl;dv

Бесплатно!

Облако

Мгновенно

Да: 20+ языков (включено в бесплатную версию)

Редактирование видео и стенограммы, временные метки, выделения, клипы, доступные для совместного использования, автоматизация записи и многое другое...

Как видите, tl;dv - это лучшее программное обеспечение для записи совещаний для тех, кто использует Zoom или Google Meet. Даже если запись совещания - это то, что вы будете делать лишь изредка, бесплатная версия tl;dvзначительно превосходит все встроенные функции записи платформы для видеоконференций. В том числе и те, за которые приходится платить!

Важные советы по записи совещаний

Существует несколько советов, о которых следует помнить при записи совещаний.

  1. Всегда получайте согласие от всех участников. Это невозможно подчеркнуть.
  2. Используйте tl;dv для редактирования, перевода, проставления временных меток, выделения и передачи клипов членам команды и заинтересованным сторонам. Это идеальный инструмент для remote или асинхронных команд.
  3. Поделитесь записью. Отправьте копию записи всем участникам после завершения разговора. tl;dv упрощает обмен видеозаписями. Просто поставьте временные метки в нужные моменты, и вашим коллегам не придется пролистывать всю встречу, чтобы найти золотой самородок.
  4. Обеспечьте всем хорошее освещение и тихое место. Этот пункт не требует пояснений. Лучшие записи получаются, когда все хорошо слышат и видят друг друга.
  5. Убедитесь, что микрофоны у всех работают. По аналогии с вышесказанным, чтобы получить хороший звук на записи, перед началом записи убедитесь, что микрофон (и камера, если необходимо) у всех работает.

Инструменты и программное обеспечение для записи совещаний

Существует множество надежных инструментов для записи совещаний. Otter.ai - довольно популярный, но есть много альтернатив, которые не хуже, а то и лучше. Все сводится к тому, для чего именно вам нужно программное обеспечение. У каждого конкурента есть своя ниша внутри ниши.

Простота в использовании

Хотя мы можем быть немного предвзятыми здесь, в tl;dvно доказательство в пудинге - или, точнее, доказательство в лучшей платформе для онлайн-встреч: tl;dv.

tl;dv очень прост в использовании и обладает целым рядом функций, которые, будучи интегрированными вместе, позволяют вашей команде экономить деньги и время, повышая производительность и креативность.

От временных меток до основных моментов, от редактирования стенограмм до лучшего бесплатного тарифного плана, известного человеку, tl;dv - это то, что нужно.

Транскрипции

Rev гордится тем, что является сервисом преобразования речи в текст номер один в мире. Она предлагает 90% точности автоматически создаваемых транскриптов и 99% успеха при транскрибировании человеком. 

К сожалению, Rev не имеет бесплатной версии и ограничен только транскриптами.

Редактирование

Trint позволяет редактировать совместно и одновременно. Правки вносятся в режиме реального времени, что может стать огромным бонусом для команд, работающих над одной записью вместе. Это приложение поддерживают такие крупные бренды, как Airbnb и Nike, а его мобильное приложение для iOS интуитивно понятно.

Однако, проще говоря, Trint - это дорого. Ее стоимость начинается от 48 долларов в месяц, но она не может обрабатывать звонки продолжительностью более 3 часов.

Программирование на естественном языке

Dialpad - это отличный инструмент для записи совещаний, поскольку он позволяет пользователям объединять расшифровки обычных совещаний с расшифровками телефонных звонков и сообщений. Программа также может улавливать специфический отраслевой жаргон, чтобы сделать стенограммы более точными даже в небольших нишах.

С другой стороны, Dialpad работает не во всех странах, а стандартный тарифный план не включает поддержку клиентов по телефону.

Получить запись

Теперь у вас есть вся информация, которую вы только можете пожелать, чтобы пойти и записать все встречи, которые вы когда-либо хотели. Так чего же вы ждете? Скачайте tl;dv, лучшую платформу для онлайн-совещаний, и установите ее в качестве партнера с выбранной вами платформой для видеоконференций. 

Скачать расширение для Google Meet можно здесь, а для Zoom - здесь.

tl;dv для продаж
Тратьте свое время там, где это важнее всего. Откройте информацию о продажах и отслеживайте, насколько хорошо ваша команда следует вашим Playbooks. tl;dv - это помощник по проведению совещаний с искусственным интеллектом, который поможет вам (наконец-то) получить информацию обо всех ваших совещаниях прямо в любимых инструментах вашей команды.
Записи и транскрипты (+30 языков)
Легко вводите в штат новых представителей
Оцените свои встречи в сравнении с такими популярными системами, как MEDDIC, BANT и др.
Создайте свой собственный фреймворк
Автоматически отправляйте заметки о встречах в вашу любимую CRM.
Ораторские идеи, которые помогут вам контролировать свои встречи
  • Присоединяется к вашим встречам, даже если вы этого не делаете.
  • Запись и транскрипция на +30 языках.
  • Делайте заметки в удобной для вас структуре.
  • Подведите итоги одной или нескольких встреч.
  • Автоматическое обновление ваших любимых инструментов (Slack, Notion, CRM и т. д.).
  • Предоставляет тренерскую информацию о вашем стиле проведения встреч.
Опаздываете на следующую встречу?
Отправьте tl;dv вместо себя и получите отклик!