Записи совещаний важны для отдела продаж так же, как солнечный свет для растений. Они необходимы для фиксации ключевой информации во время звонков по продажам и других деловых встреч. Вы можете использовать их в качестве справочника для внутренних звонков, чтобы обеспечить ясность и подотчетность, или для запоминания ключевых деталей о потенциальном клиенте при подготовке к последующим действиям.
Но ведение записей с помощью ручки и бумаги уходит в прошлое. Цифровая эпоха принесла в уравнение искусственный интеллект, а вместе с ним преобразились и заметки для совещаний. Записные книжки с искусственным интеллектом обеспечивают большую точность, эффективность и доступность при создании и хранении заметок, позволяя вам больше участвовать в разговоре.
В этом исчерпывающем руководстве рассказывается о важности заметок для совещаний, а также о советах и рекомендациях, как максимально использовать их потенциал, и о шаблонах, инструментах и приемах для более эффективной организации заметок.
Давайте начнем с основ...
Что такое записи совещаний?
Записи совещаний - это неформальный отчет о ключевых моментах встречи. Они полезны, так как представляют собой краткое изложение идей, идей и действий, которые обсуждались во время встречи.
Традиционно записи на совещаниях делаются с помощью ручки и бумаги. Это особенно актуально для личных встреч. Однако в период с 2020 по 2022 год доля виртуальных встреч увеличится с 48 до 77 %. С ростом числа виртуальных совещаний remote появился искусственный интеллект для создания заметок.
Remote Встречи
Если вы не работаете в отрасли, предполагающей исключительно личное присутствие, то, скорее всего, вам приходилось проводить пару (или две тысячи) встреч на сайте remote . Такие встречи обычно проводятся на платформах видеоконференций, таких как Zoom или MS Teams, и позволяют вашей команде общаться "лицом к лицу", даже если они находятся в разных странах.
Концепция встреч remote тоже не нова. На самом деле, remote и гибридные встречи уже давно стали популярным тропом в научно-фантастических фильмах. Теперь это просто часть повседневной жизни.
Возможность проводить надежные виртуальные встречи привела к тому, что многие компании перешли на культуру работы по принципу remote, а многие - на гибридный стиль. Считается, что к 2025 году 22 % сотрудников США будут работать на 100 % удаленно. Даже в 2024 году только 39 % людей будут работать полностью на месте. Это делает встречи на сайте remote крайне необходимыми.
Различается ли ведение заметок на очных встречах и встречах по адресу Remote ?
На личных встречах заметки обычно записываются от руки. Это удобно, но может быть неаккуратно, не говоря уже о том, что это может отвлекать вас от реального разговора. На командных встречах этого часто бывает достаточно, если у вас хорошая организация заметок (подробнее об этом позже).
При проведении совещаний remote большинство людей по-прежнему используют ручку и бумагу, но это гораздо менее эффективно, четко и подробно, чем другой вариант - использование технологий.
Первый вариант - напечатать свои заметки в документе во время разговора. Это быстрее, чем писать от руки, но все равно может отвлекать, и вы можете пропустить ключевые моменты. Второй и более эффективный вариант - использовать искусственный интеллект для заметок. Теперь они могут фиксировать все ваши ключевые моменты, а также то, кто их произнес, кому поручена та или иная задача, когда она должна быть выполнена, каковы ваши пункты действий и все остальное, что вы можете себе представить. И все это, пока вы сосредоточены на разговоре.
Кроме того, можно использовать ИИ-нотаторов и для личных встреч. Поначалу это может быть немного неудобно, но как только все будет готово, вы будете готовы к работе.
Являются ли заметки и протоколы заседаний одним и тем же?
Если коротко - нет. Протоколы и записи совещаний - оба эффективные инструменты для документирования информации, но немного отличаются по формальности .
Заметки о совещаниях обычно носят неформальный характер. Обычно их читаете вы и, возможно, еще несколько членов команды. Несмотря на их неформальность, разумно придать им структуру, чтобы сэкономить время при последующем просмотре.
С другой стороны, протоколы собраний носят формальный характер. Они, как правило, имеют определенную структуру, включающую имена участников, пункты действий, повестку дня и резюме. Эти записи хранятся в общем архиве компании, а не в личной документации.
Давайте рассмотрим различия более подробно.
Ключевые различия: Заметки и протоколы совещаний
Формальность
- Заметки о встрече. Личный документ, которым можно поделиться. Это неформальный способ делать заметки во время встречи.
- Протокол заседания. Официальный документ от имени компании. Он носит официальный характер и может использоваться для обсуждения важных вопросов в профессиональном качестве.
Распространение
- Заметки о встрече. Хотя это личный документ, он может быть распространен среди участников встречи, а также среди тех, кто не присутствовал на ней.
- Протокол заседания. Протоколы совещаний предназначены для обмена информацией между руководящим составом, а также бизнес-директорами/заинтересованными лицами.
Содержание
- Заметки о встрече. Подведите итоги встречи, включая пункты действий, решения и ключевую информацию.
- Протокол заседания. Протоколы заседаний содержат подробный обзор обсуждений, точных решений, официальных действий и результатов голосования.
Традиционные методы ведения протоколов заменяются системой распознавания голоса AI, делая их все более ненужными. С переходом к проведению совещаний по адресу remote на смену пришли технологии, предлагающие мгновенные и точные расшифровки. Вы все еще можете записывать заметки на совещаниях вручную, чтобы потом напомнить о чем-то конкретном, но протоколы совещаний, составленные вручную, быстро уходят в прошлое.
Узнайте о принципиальных различиях между записями и протоколами совещаний. Узнайте, как эффективно документировать совещания, а также о роли цифровых инструментов.
Почему вы должны делать записи на совещаниях?
Записи совещаний необходимы для сохранения информации. Даже если у вас самая лучшая память в мире, вы не сможете запомнить все детали каждой встречи.. Если вы хотите вспомнить, что было сказано, кто это сказал, каким тоном это было сказано, и другие детали ваших звонков, записи совещаний, несомненно, важны. Записи и стенограммы еще лучше.
Проще говоря, без записей встреч вы обречены. Это особенно актуально в таких сферах деятельности, как продажи: если вы хотите наладить контакт с клиентом, заложить фундамент доверия и проникнуться к нему глубокой симпатией, вам необходимо помнить все подробности о нем. Вы должны быть в состоянии просмотреть свои записи и сразу же выяснить, почему этот клиент будет заинтересован в покупке вашего продукта. Каков их бренд? Какова их роль в бизнесе? Что им нравится в вашем продукте, и, что еще важнее, что им не нравится? Почему?
Когда у вас есть ответы на эти вопросы, вы сможете быстро восстановить контакт с потенциальным клиентом, даже если с момента вашего последнего звонка прошло несколько недель. Потенциальный клиент будет чувствовать себя польщенным тем, что вы помните о нем; он будет чувствовать, что его уважают и ценят. Именно так делаются продажи, люди! Более того, именно так строятся отношения с клиентами и начинается их удержание. Все начинается с хороших заметок.
Помните: 69 % покупателей отдают предпочтение продавцу, который слушает. Рассматривайте заметки о встречах как способ активно продемонстрировать свое умение слушать.
5 ключевых преимуществ правильного ведения записей на совещаниях
Преимущества качественных заметок для совещаний, о которых вкратце говорилось выше, практически безграничны. Давайте рассмотрим некоторые из основных преимуществ ведения качественных записей на совещаниях.
1. Увеличенная память
В XIX веке психолог по фамилии Эббингауз провел самое известное исследование запоминания, которое можно с точностью воспроизвести и сегодня. Оно показало, что люди быстро забывают подавляющее большинство полученной ими информации.
Что касается совещаний, то это не идеальный вариант. Вы хотите помнить, о чем вы говорили во время встречи, иначе все было напрасно. Если вы уйдете с совещания, не сделав записей, вы с большой вероятностью забудете ключевые моменты, идеи и, возможно, даже действия. Заметки о встрече закрепляют это в физической форме, поэтому вы всегда можете к ним вернуться.
Основные выводы из исследования Эббингауза таковы:
- Воспоминания ослабевают со временем
- Вы забудете больше половины за час.
- Вещи со смыслом легче запомнить
- Способ представления информации влияет на вашу способность запоминать ее (это важно для того, чтобы понять, как вы должны строить свои заметки на совещаниях!)
- То, как вы себя чувствуете в тот момент, влияет на вашу память
2. Больше ясности
Записи совещаний помогут вам лучше понять сложные темы и чувствовать себя уверенно при выполнении предстоящих задач. В хороших записях будет четко изложено то, что обсуждалось, и вы сможете повторить это столько раз, сколько потребуется.
3. Подотчетность
Благодаря отличным записям совещаний вы будете знать, кто из членов команды отвечает за ту или иную задачу. Это помогает в обеспечении подотчетности, поскольку вы всегда можете обратиться к записям совещаний, чтобы определить, кто что делает.
С ИИ-блокнотами эта задача становится еще более актуальной благодаря возможности записывать и/или расшифровывать совещания, чтобы у всей вашей команды был надежный источник правды в отношении подотчетности.
4. Улучшить последующие действия
Независимо от того, с кем вы общаетесь - с коллегами по команде или с потенциальным клиентом, - записи о встречах станут основой, на которую можно будет ссылаться перед следующей встречей. Это может быть как небольшая проверка соблюдения сроков после последней встречи, так и что-то очень важное, например, запоминание потребностей, желаний и болевых точек вашего потенциального клиента.
5. Эффективность
Если вы ведете правильные записи на совещаниях, вам больше не нужно повторять то, о чем вы уже говорили на предыдущих встречах. Это экономит время и энергию, позволяя вам оптимизировать будущие встречи и перейти непосредственно к делу.
Как делать заметки на совещании
Существует множество различных способов ведения записей на совещаниях. Самое главное - использовать последовательный и структурированный формат, чтобы вы могли легко вернуться к своим записям. Это сэкономит ваше время и поможет выбрать, какие именно фрагменты информации следует включить.
Вот несколько самых популярных методов ведения записей.
Популярные методы ведения заметок
Они помогут вам определить, на что стоит обратить внимание, а на что нет. Кроме того, они отформатированы таким образом, что их очень легко отсканировать и вернуться к ним.
- Mind Map. Этот метод представляет собой визуальную карту разума с центральной темой, которая разветвляется на соответствующие подтемы. Mind mapping помогает увидеть связи между ключевыми моментами в эстетической форме.
- Корнелл. Корнелловские заметки состоят из трех разделов: подсказки, примечания и резюме. Метод Корнелла используется для того, чтобы кратко изложить основные темы и записать ключевые слова, относящиеся к ним. Корнелл отлично подходит для конденсирования идей в логичной и организованной манере.
- Метод конспектирования. Самый распространенный метод ведения заметок, конспектирование обычно состоит из трех предложений: основная тема, подтема, а затем предложение заметок, относящихся к каждой из них. Этот метод используется, когда вам нужна четкая структура, которая облегчает сканирование.
- Квадрант. Квадрантные заметки организованы в четыре раздела, которые обычно ранжируются по степени важности и приоритетности. Квадрантные заметки - это отличный визуальный метод для принятия решений и управления временем. Квадрантные заметки дают вам четкую и организованную структуру для анализа.
Как делать цифровые заметки на совещаниях
Если вы хотите напечатать свои заметки для совещания, воспользуйтесь одним из описанных выше способов и просто примените его к выбранному вами инструменту. Создайте шаблон, чтобы вам нужно было только открыть файл и набрать текст. Такие инструменты, как Microsoft Word, Google Docs, Evernote или даже Notion, можно использовать для записи заметок для совещания.
Если это личные заметки, вы просто откроете ноутбук и будете печатать во время разговора. Если же речь идет о встрече на сайте remote , вы захотите, чтобы ваши заметки находились на одной стороне экрана, а разговор - на другой, чтобы вы ничего не пропустили при наборе текста. Современные браузеры, такие как Google Chrome и Microsoft Edge, позволяют разделить экран, чтобы сделать это возможным.
Как подготовиться к встрече
Чтобы получить максимальную отдачу от встречи, вы должны четко определить направление и поставить перед собой конкретную цель. Заранее подготовившись, вы обеспечите гладкое проведение встречи и сможете более точно записать ключевые моменты.
В общем, наличие плана делает ваши записи о совещаниях гораздо более сочными. Кроме того, четкая структура позволит вам сэкономить капитал: считается, что ненужное посещение совещаний обходится компании в 25 000 долларов на каждого участника совещания в год... То же исследование показало, что компании со штатом более 100 сотрудников могут сэкономить более 2 млн долларов в год, сократив ненужные совещания, или более 100 млн долларов, если в вашей компании работает более 5 000 сотрудников.
Учитывая это, вы должны соответствующим образом готовиться ко всем встречам. Давайте посмотрим, как это сделать!
Установите цели встречи
Спросите себя, зачем вы проводите эту встречу? Какова цель? Каким вы хотите видеть результат встречи?
Очень важно ставить перед собой цели. 72 % профессионалов считают, что постановка четких целей делает встречу успешной. В конце концов, никто не хочет участвовать в совещании и говорить о своих выходных или погоде.
Понимание целей встречи значительно облегчит составление повестки дня. В приведенной ниже инфографике вы увидите, что четкая повестка дня - еще один ключевой элемент успешного совещания, наряду с меньшим количеством присутствующих и визуальными стимулами.
Составьте повестку дня
Наметьте, что нужно обсудить и какие моменты необходимо осветить, чтобы достичь целей встречи. В целом, существует два типа совещаний:
- Повторяющиеся встречи. Этовстречи, которые проводятся регулярно и следуют определенному шаблону, но, как правило, имеют разные темы для обсуждения. Примером может служить еженедельное совещание, на котором подводятся итоги краткосрочной работы команды.
- Одноразовые встречи. Этот тип встреч более конкретен. Для одноразового совещания вы создаете цель, повестку дня и продолжительность с нуля. Они могут проводиться для обсуждения возникшей проблемы или новой функции, которая вот-вот будет запущена.
Отправить приглашения
Заранее разошлите выборочные приглашения на совещание, чтобы ваша команда была в курсе. Кнопка "Пригласить всех" не нужна для каждого собрания. Избегайте ее как чумы.
Отправляя приглашение, не забудьте указать цели и повестку дня встречи, чтобы ваша команда знала, в каком контексте она будет проходить. Это поможет вам сразу же погрузиться в работу.
Чтобы свести к минимуму количество задержек, вам также следует развивать культуру пунктуальной работы. В среднем руководители высшего звена тратят 5 дней и 19 часов в год только на ожидание начала совещаний. Безумие!
Подготовьте материалы
Приведите в порядок факты и цифры, подготовьте слайды и другие материалы, которые будут обсуждаться или представляться. Это должно быть очевидно, но никто не любит ждать во время звонка.
Если вам нужно подготовить команду заранее, разошлите материалы, чтобы у них было достаточно времени ознакомиться с ними до начала встречи. Помните, что профессионалы тратят на подготовку к совещаниям в среднем 4 часа в неделю. Давайте им материалы для ознакомления только в случае крайней необходимости - и не оставляйте это на последнюю минуту, если вы действительно хотите, чтобы кто-то их посмотрел.
Как лучше вести протокол совещания
Чтобы лучшие протоколы совещанийнеобходимо быть организованным, готовиться заранее и быть внимательным на протяжении всего времени. Однако с переходом на видеоконференции протоколы теперь генерируются инструментами транскрипции AI.
Прежде чем мы с головой окунемся в искусственный интеллект, давайте рассмотрим некоторые ключевые моменты, которые помогут вам улучшить свои традиционные навыки ведения протокола:
- Запишите основы. Начните с того, что запишите основные моменты: кто, что, где и когда.
- Резюмировать. Резюмируйте основные обсуждаемые темы, включая пункты повестки дня и не входящие в нее, а также изложите цель и задачи встречи.
- Определите пункты действий. Запишите все действия, которые необходимо предпринять, с указанием задач, сроков и ответственных лиц или команд.
- Цитата. Захватывайте примечательные цитаты слово в слово, чтобы выделить ключевые моменты.
- Редактируйте и уточняйте. Отредактируйте и отформатируйте свои заметки для ясности и удобочитаемости. Использование шаблонов может оказаться полезным.
Не забывайте вычитывать ошибки и следить за тем, чтобы протоколы были организованы и легко доступны. Незамедлительно передайте их участникам и создайте именованный файл для удобства использования. На будущих встречах распространяйте предыдущие протоколы, чтобы они служили напоминанием об обсуждениях.
Ниже приведен пример шаблона для создания эффективного протокола совещания.
Протоколы заседаний и AI
Протоколы совещаний стали более эффективными благодаря усовершенствованиям в области искусственного интеллекта. От транскрибирования устной речи в текст до автоматического резюмирования ключевых моментов - ИИ упрощает процесс составления протоколов, экономя ваше время и повышая точность.
Его способность организовывать и классифицировать информацию повышает продуктивность работы команды и позволяет перераспределить бюджет на ведение протокола. В зависимости от используемого инструмента вы можете предоставить ИИ шаблон протокола совещания, и он будет заполнять его от вашего имени мгновенно после каждого совещания. Например, если вы используете tl;dv, ИИ также предоставляет временные метки, чтобы вы могли перейти к записи и повторно просмотреть ключевые моменты.
Шаблоны протоколов заседаний
Протоколы заседаний содержат архивные записи заседаний и служат уровнем подотчетности для принятия решений в будущем. Они прозрачны, помогают предотвратить недоразумения и помогают в разрешении споров.
Разумно иметь под рукой шаблон протокола встречи, чтобы вы могли быстро и легко заполнить его во время разговора. Кроме того, как упоминалось выше, вы можете передать этот шаблон выбранному вами инструменту искусственного интеллекта, который создаст для вас протокол собрания.
Существует несколько шаблонов протоколов совещаний на выбор:
Традиционный шаблон протокола собрания
- Подробности. Каковы место, время и дата?
- Присутствующие. Кто присутствовал на встрече?
- Повестка дня. Что было в повестке дня собрания?
- Ключевые моменты. Какие ключевые моменты были подняты и обсуждены? Что было сказано о них?
- Решения. Какие решения были приняты в ходе встречи?
- Пункты действий. Каков был призыв к действию? Что будет дальше?
- Последующие задачи. Есть ли какие-то неотложные задачи, которые необходимо решить по итогам встречи?
Шаблон протокола собрания
- Подробности. Каковы место, время и дата?
- Присутствующие. Кто присутствовал на встрече?
- Определены задачи. Какие задачи были определены в результате обсуждения?
- Назначены ответственные лица. Кому поручены эти задания?
- Сроки. Когда должно быть выполнено задание?
- Обновления. Какой прогресс был достигнут с момента предыдущей встречи?
- Препятствия. Было ли что-то, препятствующее прогрессу? Что это было и как с этим можно эффективно бороться?
Протокол собрания. Проклятие существования каждого офисного работника. Страшная, но в какой-то мере важная задача, которая превращает в других беззаботных сотрудников нахмуренных писак, лихорадочно пытающихся не отставать от любого жаргонного монолога своего босса
Шаблоны повестки дня стартового совещания
Стартовая встреча - это официальное совещание по запуску проекта. Это может быть что угодно - от нового бизнеса до запуска новой функции. На встрече обсуждаются конкретные цели, сроки, ожидания, а также возможные препятствия, с которыми они могут столкнуться.
Шаблоны повестки дня стартового совещания помогут вам сориентироваться на важнейших начальных этапах проекта и наметить пути для успешного проведения стартового совещания. Вот несколько примеров:
Основные шаблоны для начала работы
В Интернете можно найти множество других шаблонов для стартовых совещаний. Мы собрали здесь несколько хороших шаблонов, чтобы вы могли с ними ознакомиться. Они немного более подробные, и им можно следовать как строго, так и не очень.
Этот шаблон повестки дня очередного стартового совещания также отлично подойдет для планирования первой встречи. Оба варианта хороши, поэтому выбирайте тот, который больше подходит вам и вашему бизнесу.
Другие шаблоны заметок и протоколов совещаний
Вы можете найти шаблоны записок для совещаний по всему Интернету. Вот несколько мест, с которых можно начать:
- Microsoft. Они предлагают множество шаблонов протоколов собраний, которые вы можете использовать бесплатно.
- ClickUp. ClickUp предлагает вам целый ряд шаблонов заметок для совещаний, упорядоченных по типам совещаний, включая встречи 1 на 1, повторяющиеся встречи и протоколы совещаний.
- Canva. Canva предлагает широкий выбор хорошо продуманных шаблонов записок для совещаний. Вы можете выбрать один из десятков различных стилей.
- Zapier. Zapier предлагает 7 шаблонов заметок для совещаний на выбор, включая описание того, как использовать каждый из них.
- 101planners. Здесь вы найдете множество шаблонов для заметок, протоколов совещаний и всего остального.
Как организовать записи совещаний для максимальной эффективности
Эффективно организация ваших заметок очень важна для налаживания четкой коммуникации как внутри компании, так и за ее пределами. Подумайте об этом так: что толку в записях для совещаний, если вы не можете ими воспользоваться? Необходимо организовать их таким образом, чтобы они были легко доступны, а информация, содержащаяся в них, быстро и легко усваивалась.
Сотрудники отделов продаж, которые упорядочивают свои записи о встречах, могут лучше сохранять важную информацию о потенциальных клиентах. Созданные связи будут крепче, поскольку ваши клиенты будут чувствовать, что их помнят и узнают, а не просто как очередное имя в книге. Использование ваших заметок - это главная причина, по которой вы их делаете.
Следуйте этим 4 шагам, чтобы организовать свои заметки о встречах, и вы не ошибетесь:
- Будьте краткими. Делайте свои заметки короткими, милыми и прямо к делу.
- Сотрудничайте. Делитесь своими мыслями с другими членами команды и делайте совместные заметки.
- Резюмируйте сразу же. Никогда не забывайте резюмировать свои записи, когда встреча подходит к концу. Если вы будете ждать дольше, то забудете ключевую информацию.
- Будьте последовательны. Выберите формат ведения записей и придерживайтесь его; вам не нужны беспорядочные записи.
С помощью перечисленных выше инструментов искусственного интеллекта вся работа будет сделана за вас. Заметки не только легко доступны (просто выполните поиск по ключевому слову), они отправляются прямо туда, где они вам понадобятся... в вашу CRM!
CRM: Идеальное хранение заметок
Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) легко соединяются с другими приложениями, такими как электронная почта или бухгалтерское программное обеспечение, благодаря встроенным инструментам и интеграциям. Это означает, что компании могут без особых усилий обмениваться данными, автоматизировать задачи и обеспечивать бесперебойную работу внутренних команд.
Это также означает, что они служат хранилищем всех данных о клиентах, которые вы собираете, включая данные, полученные в ходе записанных встреч. Теперь ваша служба поддержки клиентов, отдел продаж и группа исследования пользователей могут получить доступ к информации об одном и том же клиенте из одного и того же места. Это касается и звонков по продажам, и звонков в службу поддержки, и интервью с пользователями, и практически любого другого взаимодействия клиента с вашим бизнесом. Одним словом, вы становитесь экспертом по своим клиентам, эффективно организуя свои записи встреч.
Выбирая CRM, вы приносите пользу всей компании и акцентируете внимание на принципах клиентоориентированности. Не говоря уже о том, что для синхронизации заметок Google Meet с выбранной вами CRM достаточно одного щелчка!
Не упустите этот ключевой совет по хранению записей совещаний для максимальной эффективности.
Как хранить записи совещаний
Если вы до сих пор пишете заметки о встречах от руки, они быстро приходят в беспорядок. Напечатать их - это дополнительный шаг, но он того стоит, чтобы иметь возможность хранить их на компьютере и иметь при себе, куда бы вы ни отправились.
Если вы печатаете заметки, это проще сделать, поскольку при сохранении документа вам нужно будет выбрать местоположение файла. Набранные заметки можно хранить в папках с помощью выбранного вами инструмента: MS Word, Google Docs или Evernote.
Доступность
Главное в хранении заметок для совещаний - чтобы они были доступны для вас и вашей команды, когда это необходимо.
Лучше всего, если ваши заметки или протоколы будут находиться на централизованной онлайн-платформе, к которой в любое время может получить доступ любой сотрудник вашей организации.
Если вы используете искусственный интеллект для ведения записей на совещаниях, вы можете синхронизировать их с CRM и сразу же переносить туда после каждого совещания. Это сэкономит ваше время и энергию и обеспечит сохранность ваших заметок.
Это идеально подходит для отделов продаж, служб поддержки клиентов или исследователей пользователей, которые хотят хранить свои заметки по каждому клиенту вместе с другими данными. Это особенно актуально, если ваши заметки о встречах также включают видеозаписи с временными метками, чтобы быстро просмотреть основные моменты разговора. У вас будет все, от всех команд, в одном месте.
Последовательность
Еще один важный момент, связанный с хранением заметок для совещаний, заключается в том, что они должны быть единообразными. Мы уже говорили о необходимости придерживаться одного и того же формата; это нужно для того, чтобы, когда вы захотите воспользоваться записями, вам было очень легко найти то, что вы ищете. Это касается и всей компании.
Важно и то, что все они хранятся на одной платформе. Последнее, что вам нужно, - это иметь некоторые заметки на бумаге, некоторые в Google Docs, а некоторые в Salesforce. Необходимо обеспечить единообразие в форматировании и месте хранения.
Сделайте это приоритетом для всех записей о встречах.
Как поделиться своими заметками о совещании
Как уже говорилось выше, самое важное в записях совещаний - это то, что они должны быть доступны вашей команде, когда им это необходимо. Одним из способов сделать это является их эффективное хранение, но вы можете поделиться ими и после окончания совещания.
Прежде чем поделиться ими, убедитесь, что они готовы к тому, чтобы их увидели другие люди. Заметки, сделанные во время разговора, могут быть неаккуратными или содержать опечатки. Приведите их в порядок, а затем отправьте коллегам.
В зависимости от того, где вы сохранили свои заметки, существует множество способов поделиться ими. В Google Docs и Evernote есть кнопка "Поделиться", которая позволяет отправить заметки по электронной почте (или скопировать ссылку). В случае с MS Word вам нужно будет сохранить файл и отправить его по электронной почте или по каналу связи.
Как уже говорилось выше, неплохо иметь центральное хранилище, где вы можете хранить свои заметки и уведомлять коллег об их местонахождении. Таким образом, им не придется полагаться на то, что вы не забудете переслать заметки. Они смогут быстро найти их сами.
Если вы пользовались ИИ-блокнотом, например tl;dv, то знаете, что в заметках можно отмечать своих товарищей по команде. Они получат электронное письмо (или сообщение в Slack) с гиперссылкой, которая сразу же приведет их к тому моменту записи совещания, который для них важен. Это делает обмен заметками до смешного простым.
После встречи
По окончании совещания стоит разослать его участникам повторное письмо, чтобы прояснить ключевые моменты и сроки выполнения. Это гарантирует, что все находятся на одной волне, и дает возможность увидеть, что все записано, что повышает ответственность.
Хотя вы можете сделать это вручную, целесообразно поделиться записями совещания с участниками, чтобы они получили высокоуровневый обзор всего совещания, включая краткое резюме и все основные выводы.
ИИ-нотаторы часто автоматически рассылают созданные ими заметки всем участникам совещания после его окончания. По сути, это делает последующие действия за вас! Участники могут повторно просмотреть встречу, прочитать стенограмму или просмотреть резюме и заметки ИИ, переходя к определенным частям встречи по временным меткам. Это самый эффективный способ контроля за ходом совещания, поскольку здесь есть все - от краткого резюме до полного текста самого совещания.
Лучшие инструменты для ведения заметок на совещаниях
Инструменты для ведения заметок существуют в изобилии, и не зря. Они работают! Сохранять информацию во время деловых встреч очень важно, и никогда раньше это не было так просто, как сейчас.
По сравнению с рукописными заметками, инструменты для ведения заметок предлагают отличную организацию, доступность и интеграцию. Вы можете беспрепятственно передавать информацию в свои рабочие инструменты, оптимизируя рабочий процесс и автоматизируя множество трудоемких задач. Вы также можете сотрудничать с коллегами всего несколькими нажатиями кнопки.
Посмотрите ниже, чтобы узнать о лучших записных книжках с искусственным интеллектом на рынке.
ИИ-нотификаторы
ChatGPT широко известен как "золотая жила" среди инструментов ИИ-технологий, но сейчас существует множество инструментов, интегрирующих технологию GPT специально для улучшения ведения записей. Это означает, что вы можете собирать и анализировать огромные объемы данных за считанные мгновения, включая данные, полученные в ходе виртуальных встреч.
Важно также отметить, что инструменты ИИ отличаются высокой точностью. Хотя они, вероятно, никогда не будут точны на 100 %, как и люди! Растущий ассортимент мощного программного обеспечения для транскрипции - это то, что заставляет головы поворачиваться во всей SaaS-индустрии.
Среди лучших ИИ-блокнотов можно назвать следующие:
- tl;dv
- Fireflies
- Fathom
- Otter.ai
- Gong
- Tactiq
- Avoma
Fathom получил ажиотаж и был придуман как «Free Notetaker». Нам было любопытно, как он соотносится с tl;dv когда использовались командами, и остались с небольшим разочарованием...
В этом tl;dv Против Fireflies.ai, оба выделяются как замечательные заметки с искусственным интеллектом, преуспевающие в предоставлении подробных транскрипций, кратких резюме и широкого спектра интеграций.
Однако, несмотря на их сходство, есть и явные различия, которые определяют
Использование Evernote или Google Docs
ИИ-блокноты подходят не всем. Некоторые люди предпочитают бесплатные инструменты, в которых можно писать заметки вручную. Почему -неважно, главное - как.
Во-первых, выберите, как вы будете оформлять свои заметки. Вы можете прокрутить страницу вверх, чтобы увидеть наши рекомендации по этому поводу, но главное - выбрать структуру и придерживаться ее. Либо используйте готовый шаблон, либо создайте свой собственный, но сохраните этот файл, чтобы использовать его на каждой встрече, где вам нужно делать заметки.
Как только вы с этим разберетесь, начните встречу и откройте выбранное вами приложение: Evernote или Google Docs. Вы можете разделить экран, чтобы одновременно печатать заметки и участвовать в совещании. Оба приложения обеспечивают бесшовную совместную работу, то есть вы можете делать заметки в одном документе с коллегой в одно и то же время. Это интересная идея, если вы разделите обязанности по ведению заметок, что позволит вам в равной степени участвовать в разговоре.
Если вы хотите увидеть изменения, можно перейти к Истории изменений в Документах Google, чтобы просмотреть прошлые версии документа. История заметок в Evernote делает то же самое.
Если вы не хотите напрямую изменять вклад своего товарища по команде, вы можете оставить к нему комментарий, даже пометив его в процессе. Это создаст диалог рядом с заметками, в котором вы сможете поговорить друг с другом и уточнить некоторые моменты.
Наконец, если вы хотите экспортировать свои заметки, оба приложения позволяют экспортировать их в широкий спектр типов файлов, включая PDF.
Использование средств документирования для создания заметок
Хотя Evernote, Google Docs или огромное количество искусственных интеллектов для ведения заметок - отличные места для начала, инструменты для документирования становятся все более популярным местом для заметок на совещаниях.
Главная причина, по которой такие инструменты для работы с документацией, как Notion и Asana, предпочитают использовать для ведения заметок, заключается в том, что они являются централизованными хранилищами информации. Вы можете хранить все свои заметки о совещаниях в одном легкодоступном месте. Таким образом, всей вашей команде будет удобно найти то, что они ищут, в одном месте.
Создание заметок на Notion или Asana
Хотя существует множество других инструментов для ведения документации, Notion и Asana - два самых известных. Храня здесь свои заметки о совещаниях, вся ваша команда будет иметь к ним доступ в любое время. Это отличный способ повысить подотчетность и четкость работы в целом.
Еще одна веская причина вести записи в Notion или Asana - это то, что они поставляются с готовыми шаблонами для записей о встречах. Вы можете сэкономить время и силы, используя их шаблоны бесплатно. Как и в случае с Evernote и Google Docs, вы также получаете возможность совместной работы в режиме реального времени. Оба инструмента имеют множество интеграций, позволяющих синхронизировать их с календарями для запланированных встреч и коммуникационными платформами, чтобы легко делиться заметками.
Что касается Asana, то в ней вы можете легко преобразовать пункты действий или последующие задачи из заметок о встречах в выполнимые задачи. Назначайте их членам команды, устанавливайте сроки и отслеживайте прогресс - все это делается в считанные мгновения.
Если вы ведете записи совещаний через Google Meet, вы можете синхронизировать их с Notion одним щелчком мыши. Аналогичным образом можно синхронизировать заметки о встречах с Asana.
Революционизируйте свои заметки для совещаний
Ведение заметок имеет решающее значение для понимания и запоминания важной информации. Это краеугольный навык, который дает множество преимуществ, от повышения эффективности до повышения продуктивности и сотрудничества в команде. Его важность невозможно переоценить.
Однако с развитием технологий инструменты искусственного интеллекта стали незаменимыми союзниками, которые помогают автоматизировать весь процесс, избавляя вас от ручной работы, времени и денег. Они дают вам возможность сосредоточиться на построении подлинных отношений с потенциальными клиентами, а не отвлекаться на запоминание ключевых моментов.
Никогда не забывайте: хорошо знать, как делать заметки, но это совершенно бесполезно, если вы не можете их эффективно организовать. Без систематического подхода к категоризации и обеспечению доступности вы не сможете раскрыть истинный потенциал своих заметок.
По сути, ведение заметок в сочетании с технологией искусственного интеллекта и эффективной организацией становится грозным активом, который помогает работать умнее, а не сложнее.
