Les notes de réunion sont aussi importantes pour une équipe de vente que la lumière du soleil l'est pour les plantes. Elles sont essentielles pour capturer les informations clés lors des appels de vente et autres réunions d'affaires. Vous pouvez les utiliser comme point de référence pour les appels internes afin de garantir la clarté et la responsabilité, ou vous pouvez les utiliser pour vous souvenir des détails clés concernant un prospect lorsque vous préparez un suivi.
Mais gribouiller des notes avec un stylo et du papier appartient au passé. L'ère numérique a fait entrer l'IA dans l'équation et, avec elle, les notes de réunion ont été transformées. Les outils de prise de notes alimentés par l'IA offrent plus de précision, d'efficacité et d'accessibilité lors de la prise et du stockage des notes, tout en vous permettant de vous engager davantage dans la conversation.
Ce guide complet explore l'importance des notes de réunion, ainsi que des conseils et des astuces pour maximiser leur potentiel, et des modèles, des outils et des techniques pour organiser vos notes plus efficacement.
Commençons par les bases...
Que sont les notes de réunion ?
Les notes de réunion sont un rapport informel des moments clés d'une réunion. Elles sont utiles car elles fournissent un résumé scannable des idées, des perspectives et des points d'action abordés au cours de la réunion.
Traditionnellement, les notes de réunion sont rédigées à l'aide d'un stylo et d'une feuille de papier. C'est particulièrement vrai pour les réunions en personne. Cependant, les réunions virtuelles sont passées de 48 % à 77 % entre 2020 et 2022. L'explosion des réunions sur le site remote s'est accompagnée de l'essor de l'IA pour la prise de notes.
Remote Réunions
À moins que vous ne travailliez dans un secteur où les contacts sont purement personnels, il y a de fortes chances que vous ayez eu une ou deux (ou deux mille) réunions sur le site remote . Ces réunions se déroulent généralement sur des plateformes de vidéoconférence telles que Zoom ou MS Teams et permettent à votre équipe de se connecter "en face à face", même si elle se trouve dans des pays différents.
Le concept des réunions remote n'est pas nouveau non plus. En fait, remote et les réunions hybrides sont depuis longtemps un thème populaire dans les films de science-fiction. Aujourd'hui, elles font partie de la vie quotidienne.
La possibilité d'organiser des réunions virtuelles fiables a conduit de nombreuses entreprises à adopter une culture de travail remote-first, et beaucoup d'autres à adopter un style hybride. On estime que d'ici 2025, 22 % de la main-d'œuvre américaine travaillera à 100 % à distance. Même en 2024, seuls 39 % des gens travailleront entièrement sur place. C'est pourquoi les réunions sur le site remote sont essentielles.
La prise de notes diffère-t-elle selon qu'il s'agit d'une réunion en personne ou d'une réunion sur Remote ?
Lors des réunions en personne, les notes sont généralement écrites à la main. C'est pratique, mais cela peut être désordonné, sans compter que cela peut vous distraire de la conversation elle-même. Dans les réunions d'équipe, cela suffit souvent, à condition de bien organiser les notes (nous y reviendrons plus tard).
Pour les réunions sur remote , la plupart des gens utilisent encore le papier et le crayon, mais c'est beaucoup moins efficace, clair et détaillé que l'autre option : l'utilisation de la technologie.
La première option consiste à taper vos notes dans un document pendant l'appel. C'est plus rapide que d'écrire à la main, mais cela peut être une source de distraction et vous risquez d'oublier des points importants. La deuxième option, plus efficace, consiste à utiliser des preneurs de notes intelligents. Elles peuvent désormais capturer tous vos points clés, ainsi que les noms des personnes qui les ont prononcés, des personnes affectées à telle ou telle tâche, des dates d'échéance, des points d'action et de tout ce que vous pouvez imaginer. Tout cela pendant que vous vous concentrez sur la conversation.
De plus, il est possible d'utiliser des preneurs de notes IA pour les réunions en personne. Cela peut être un peu plus gênant au début, mais une fois que c'est fait, c'est bon.
Les notes de réunion et les procès-verbaux sont-ils la même chose ?
En bref, non. Les comptes rendus de réunion et les notes sont tous deux des outils efficaces pour documenter l'information, mais ils diffèrent légèrement en ce qui concerne la formalité .
Les notes de réunion sont généralement informelles. Elles sont généralement lues par vous et peut-être par quelques autres coéquipiers. Malgré leur caractère informel, il est judicieux de les structurer afin de gagner du temps lors de leur relecture ultérieure.
En revanche, les comptes rendus de réunions sont formels. Ils ont tendance à suivre une structure spécifique qui comprend les noms des participants, les points d'action, l'ordre du jour et un résumé. Ces notes sont conservées dans un dossier général pour l'entreprise plutôt que dans une documentation personnelle.
Examinons les différences plus en détail.
Les différences essentielles : Notes de réunion et procès-verbaux
Formalité
- Notes de réunion. Un document personnel qui peut être partagé. C'est une façon informelle de prendre des notes pendant une réunion.
- Procès-verbal de la réunion. Un document officiel au nom de l'entreprise. Il est formel et peut être utilisé pour faire référence à des questions importantes dans un cadre professionnel.
Distribution
- Notes de réunion. Bien qu'il s'agisse d'un document personnel, il peut être diffusé parmi les participants à la réunion et ceux qui n'y ont pas assisté.
- Procès-verbal de la réunion. Les comptes rendus de réunions sont destinés à être partagés par la hiérarchie, ainsi que par les directeurs d'entreprise et les parties prenantes.
Contenu
- Notes de réunion. Résumez la réunion, y compris les points d'action, les décisions et les informations clés.
- Procès-verbal de la réunion. Les procès-verbaux des réunions donnent un aperçu complet des discussions, des décisions précises, des actions officielles et des résultats des votes.
Les méthodes traditionnelles de rédaction des procès-verbaux sont remplacées par la reconnaissance vocale de l'IA, ce qui les rend de plus en plus redondantes. Avec le passage aux réunions sur remote , la technologie a pris le relais, offrant des transcriptions instantanées et précises. Vous pouvez toujours prendre des notes manuellement pour vous rappeler quelque chose de spécifique plus tard, mais les procès-verbaux manuels sont en train de devenir rapidement une chose du passé.
Découvrez les différences essentielles entre les notes de réunion et les procès-verbaux. Découvrez comment documenter efficacement les réunions et le rôle des outils numériques.
Pourquoi prendre des notes de réunion ?
Les notes de réunion sont essentielles à la rétention des informations. Même si vous avez la meilleure mémoire du monde, vous ne pourrez pas vous souvenir de tous les détails de chaque réunion.... Si vous voulez vous rappeler ce qui a été dit, qui l'a dit, le ton utilisé et d'autres détails de vos appels, les notes de réunion sont indéniablement essentielles. Les enregistrements et les transcriptions sont encore meilleurs.
En d'autres termes, sans notes de réunion, vous êtes condamné. C'est particulièrement vrai dans les fonctions en contact avec la clientèle, comme la vente : si vous voulez établir un rapport avec votre prospect, développer une base de confiance et sympathiser avec lui à un niveau profond, vous devez vous souvenir de détails le concernant. Vous devez être en mesure de consulter vos notes et de trouver immédiatement pourquoi ce prospect sera intéressé par l'achat de votre produit. Quelle est sa marque ? Quel est son rôle dans l'entreprise ? Qu'est-ce qu'ils aiment dans votre produit et, surtout, qu'est-ce qu'ils n'aiment pas ? Pourquoi ?
Lorsque vous disposez de ces réponses, vous pouvez rapidement reprendre contact avec le client potentiel, même si votre dernier appel remonte à plusieurs semaines. Le client potentiel se sentira honoré que vous vous souveniez de lui ; il se sentira respecté et valorisé. C'est ainsi que les ventes se font ! Plus encore, c'est ainsi que se construisent les relations avec les clients et que s'amorce leur fidélisation. Tout commence par de bonnes notes.
N'oubliez pas que 69 % des clients accordent la priorité à un vendeur qui les écoute. Considérez les notes de réunion comme un moyen de démontrer activement votre capacité d'écoute.
5 avantages clés d'une bonne prise de notes lors d'une réunion
Abordés brièvement ci-dessus, les avantages de notes de réunion de haute qualité sont presque infinis. Examinons quelques-uns des principaux avantages d'une bonne prise de notes de réunion.
1. Augmentation de la mémoire
Au XIXe siècle, un psychologue appelé Ebbinghaus a réalisé l'étude la plus connue sur la rétention de la mémoire, qui peut encore être reproduite avec précision aujourd'hui. Elle montre que les gens oublient rapidement la grande majorité des informations qu'ils reçoivent.
En ce qui concerne les réunions, ce n'est pas l'idéal. Vous devez vous souvenir de ce dont vous avez parlé pendant la réunion, sinon tout cela n'aura servi à rien. Si vous quittez une réunion sans prendre de notes, vous risquez fort d'oublier des points clés, des idées et peut-être même des mesures à prendre. Les notes de réunion consolident ces éléments sous une forme physique, de sorte que vous puissiez toujours y revenir.
Les principaux enseignements de l'étude d'Ebbinghaus sont les suivants :
- Les souvenirs s'affaiblissent avec le temps
- Vous oubliez plus de la moitié en moins d'une heure
- Les choses qui ont un sens sont plus faciles à retenir
- La façon dont les choses sont présentées influe sur votre capacité à vous en souvenir (c'est important pour la façon dont vous devez structurer vos notes de réunion !)
- La façon dont vous vous sentez à ce moment-là affecte votre mémoire
2. Plus de clarté
Avec des notes de réunion, vous avez beaucoup plus de chances de comprendre des sujets complexes et de vous sentir confiant dans vos tâches à venir. De bonnes notes décomposent clairement ce qui a été discuté afin que vous puissiez y revenir autant de fois que nécessaire.
3. L'obligation de rendre compte
Avec de bonnes notes de réunion, vous saurez quel membre de l'équipe est responsable de quelle tâche. Cela facilite la responsabilisation, car vous pouvez toujours vous référer à vos notes de réunion pour savoir qui fait quoi.
Avec les preneurs de notes IA, cette possibilité va encore plus loin puisqu'elle permet d'enregistrer et/ou de transcrire les réunions, de sorte que toute l'équipe dispose d'une source de vérité vérifiable en ce qui concerne la responsabilité.
4. Améliorer le suivi
Qu'il s'agisse d'un suivi avec des coéquipiers ou un client potentiel, les notes de réunion constituent une base à laquelle vous pouvez vous référer avant la prochaine réunion. Il peut s'agir d'une chose aussi simple que de vérifier si les délais ont été respectés depuis la dernière réunion ou d'une chose aussi importante que de se souvenir des besoins, des désirs et des points problématiques de votre prospect.
5. L'efficacité
Lorsque vous prenez de bonnes notes de réunion, vous n'avez plus besoin de revenir sur des points déjà abordés lors de réunions précédentes. Vous gagnez ainsi du temps et de l'énergie, ce qui vous permet de rationaliser les réunions à venir et d'aller droit au but.
Comment prendre des notes lors d'une réunion
Il existe de nombreuses façons de prendre des notes de réunion. Le plus important est d'utiliser un format cohérent et structuré afin de pouvoir s'y référer facilement. Cela vous permet de gagner du temps et vous aide à choisir les éléments d'information à inclure.
Voici quelques-unes des méthodes de prise de notes les plus populaires.
Méthodes populaires de prise de notes
Ils vous aident à décider ce que vous devez ou ne devez pas noter. De plus, ils sont formatés de telle sorte qu'il est très facile de les parcourir et de s'y référer.
- Carte mentale. Cette méthode consiste en une carte mentale visuelle avec un sujet central qui se divise en sous-thèmes pertinents. La cartographie mentale vous aide à voir les liens entre les points clés d'une manière esthétique.
- Cornell. Les notes Cornell sont organisées en trois sections : les indices, les notes et le résumé. La méthode Cornell est utilisée pour résumer les principaux sujets et noter les mots-clés qui s'y rapportent. La méthode Cornell est idéale pour condenser les idées de manière logique et organisée.
- La méthode des grandes lignes. Méthode de prise de notes la plus courante, le plan se compose généralement de trois phrases : le sujet principal, un sujet secondaire, puis une phrase de notes relatives à l'un ou à l'autre. Cette méthode est utilisée lorsque l'on souhaite une structure claire qui facilite la lecture.
- Quadrant. Les notes quadrangulaires sont organisées en quatre sections, généralement classées par ordre d'importance et de priorité. La prise de notes en quadrant est une excellente méthode visuelle pour améliorer la prise de décision et la gestion du temps. Les notes en quadrant offrent une structure claire et organisée pour la révision.
Comment prendre des notes de réunion numériques
Si vous souhaitez taper vos notes de réunion, vous pouvez utiliser l'une des méthodes ci-dessus et l'appliquer à l'outil de votre choix. Créez un modèle afin de n'avoir qu'à ouvrir le fichier et à taper. Des outils tels que Microsoft Word, Google Docs, Evernote ou même Notion peuvent être utilisés pour prendre des notes pour la réunion.
S'il s'agit de notes prises en personne, il vous suffit d'ouvrir votre ordinateur portable et de taper pendant la conversation. En revanche, s'il s'agit d'une réunion à l'adresse remote , vous voudrez que vos notes soient affichées d'un côté de votre écran et que l'appel se déroule de l'autre, afin de ne rien manquer pendant que vous tapez. Les navigateurs modernes tels que Google Chrome et Microsoft Edge vous permettent de diviser votre écran.
Comment se préparer à une réunion
Pour tirer le meilleur parti de votre réunion, vous devez avoir une orientation claire et un objectif précis en tête. En couvrant tous vos besoins à l'avance, vous vous assurerez que la réunion se déroule sans heurts et vous serez en mesure de noter plus précisément les points clés tout au long de la réunion.
En général, le fait d'avoir un plan rend vos notes de réunion beaucoup plus intéressantes. La même étude a révélé que les entreprises de plus de 100 employés pourraient économiser plus de 2 millions de dollars par an en supprimant les réunions inutiles , ou plus de 100 millions de dollars si votre entreprise compte plus de 5 000 employés.
C'est pourquoi vous devez vous préparer en conséquence pour toutes vos réunions. Voyons comment !
Fixer les objectifs de la réunion
Demandez-vous pourquoi vous organisez cette réunion. Quel est l'objectif ? À quoi voulez-vous que la réunion aboutisse ?
Il est essentiel de se fixer des objectifs. 72 % des professionnels estiment que la fixation d'objectifs clairs contribue à la réussite d'une réunion. Après tout, personne n'a envie de participer à une réunion pour parler de son week-end ou du temps qu'il fait.
En comprenant les objectifs de la réunion, il sera beaucoup plus facile d'établir un ordre du jour à l'avance. Dans l'infographie ci-dessous, vous verrez qu'un ordre du jour clair est un autre élément clé d'une réunion réussie, de même qu'un nombre réduit de participants et un stimulus visuel.
Élaborer l'ordre du jour
Précisez ce qui doit être discuté et quels points doivent être abordés pour atteindre les objectifs de la réunion. En général, il existe deux types de réunions :
- Réunions récurrentes. Il s'agit deréunions qui ont lieu régulièrement et qui suivent un modèle spécifique, mais dont les points de discussion tendent à varier. Il peut s'agir, par exemple, d'une réunion de rattrapage hebdomadaire qui résume les efforts à court terme d'une équipe.
- Réunions ponctuelles. Ce type de réunion est plus spécifique. Pour une réunion ponctuelle, vous créez l'objectif, l'ordre du jour et la durée à partir de zéro. Ces réunions peuvent avoir lieu pour discuter d'un problème qui a surgi ou d'une nouvelle fonctionnalité qui est sur le point d'être mise en service.
Envoyer des invitations
Envoyez des invitations sélectives à l'avance pour prévenir votre équipe suffisamment à l'avance. Le bouton "inviter tout le monde" n'est pas nécessaire pour toutes les réunions. Évitez-le comme la peste.
Lorsque vous envoyez l'invitation, veillez à inclure les objectifs et l'ordre du jour de la réunion afin que votre équipe soit consciente du contexte. Cela vous aidera à vous plonger immédiatement dans le vif du sujet.
Vous devez également favoriser une culture de la ponctualité au travail afin de minimiser les retards. En moyenne, les cadres supérieurs perdent 5 jours et 19 heures par an à attendre que les réunions commencent. C'est insensé !
Préparer le matériel
Mettez vos faits et chiffres en ordre et préparez vos diapositives ainsi que tout autre matériel qui sera discuté ou présenté. Cela devrait être évident, mais personne n'aime attendre pendant l'appel.
Si vous devez préparer votre équipe à l'avance, envoyez-lui les documents afin qu'elle ait suffisamment de temps pour les étudier avant de se rendre à la réunion. N'oubliez pas que les professionnels consacrent en moyenne 4 heures par semaine à la préparation des réunions. Ne leur donnez des documents à examiner que s'ils sont indispensables - et n'attendez pas la dernière minute si vous voulez que quelqu'un les consulte.
Comment rédiger un meilleur compte rendu de réunion
Prendre un meilleur compte rendu de réunionil faut être organisé, se préparer à l'avance et être attentif pendant toute la durée de la réunion. Cependant, avec le passage à la vidéoconférence, les comptes rendus sont désormais générés par des outils de transcription IA.
Avant de plonger tête la première dans l'IA, examinons quelques points clés pour améliorer vos compétences traditionnelles en matière de rédaction de procès-verbaux :
- Rassemblez les éléments de base. Commencez par noter les éléments de base : qui, quoi, où et quand.
- Résumer. Résumez les principaux sujets abordés, y compris les points à l'ordre du jour et les points non inscrits à l'ordre du jour, et exposez le but et les objectifs de la réunion.
- Identifier les points d'action. Enregistrez toutes les actions à entreprendre, en précisant les tâches, les délais et les personnes ou équipes responsables.
- Citation. Capturez les citations remarquables mot à mot pour mettre en évidence les idées clés.
- Modifiez et clarifiez. Modifiez et mettez en forme vos notes pour les rendre plus claires et plus lisibles. L'utilisation de modèles peut s'avérer utile.
N'oubliez pas de corriger les erreurs et de veiller à ce que vos procès-verbaux soient organisés et facilement accessibles. Partagez-les rapidement avec les participants et créez un dossier nominatif pour pouvoir vous y référer facilement. Pour les réunions à venir, distribuez les procès-verbaux précédents afin de rappeler les discussions.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de modèle de procès-verbal de réunion efficace.
Procès-verbaux des réunions et AI
Les comptes rendus de réunion ont évolué grâce aux solutions efficaces offertes par les progrès de l'IA. De la transcription des mots prononcés en texte au résumé automatique des points clés, l'IA rationalise le processus de rédaction des comptes rendus, ce qui vous permet de gagner du temps et d'améliorer la précision.
Sa capacité à organiser et à classer les informations améliore la productivité au sein de l'équipe et vous permet de réaffecter votre budget consacré à la rédaction des procès-verbaux. Selon l'outil que vous utilisez, vous pouvez fournir à l'IA un modèle de compte rendu de réunion et lui demander de le remplir pour vous instantanément après chaque réunion. Si vous utilisez tl;dv, par exemple, l'IA fournit également des horodatages afin que vous puissiez accéder à l'enregistrement et revoir les points clés.
Modèles de procès-verbaux de réunions
Les procès-verbaux des réunions fournissent des enregistrements historiques des réunions et servent de niveau de responsabilité pour la prise de décisions futures. Ils sont transparents, aident à prévenir les malentendus et aident à résoudre les litiges.
C’est une bonne idée d’avoir un modèle de procès-verbal de réunion à portée de main afin de pouvoir le remplir rapidement et facilement pendant la conversation. Alternativement, comme mentionné ci-dessus, vous pouvez transmettre ce modèle à un outil d’IA de votre choix pour produire des procès-verbaux de réunion pour vous.
Vous avez le choix entre plusieurs modèles de procès-verbaux de réunion :
Modèle de procès-verbal de réunion traditionnelle
- Détails. Quels sont le lieu, l'heure et la date ?
- Participants. Qui a participé à la réunion ?
- Ordre du jour. Quel était l'ordre du jour de la réunion ?
- Points clés. Quels sont les points clés qui ont été soulevés et discutés ? Qu'a-t-on dit à leur sujet ?
- Décisions. Quelles décisions ont été prises au cours de la réunion ?
- Actions à entreprendre. Quel était l'appel à l'action ? Que se passe-t-il ensuite ?
- Tâches de suivi. Y a-t-il des tâches immédiates à accomplir à la suite de la réunion ?
Modèle de compte rendu de réunion d'action
- Détails. Quels sont le lieu, l'heure et la date ?
- Participants. Qui a participé à la réunion ?
- Tâches identifiées. Quelles tâches ont été identifiées à la suite de la discussion ?
- Responsables désignés. Qui a été chargé de ces tâches ?
- Délais. Quand la tâche doit-elle être achevée ?
- Mises à jour. Quels sont les progrès réalisés depuis la dernière réunion ?
- Obstacles. Quelque chose a-t-il empêché les progrès ? De quoi s'agit-il et comment peut-on s'y attaquer efficacement ?
Procès-verbaux de la réunion. Le fléau de l’existence de tout employé de bureau. La tâche tant redoutée, mais en quelque sorte essentielle, qui transforme des employés autrement heureux en gribouillages de notes aux sourcils froncés, essayant frénétiquement de suivre le monologue chargé de jargon de leur patron
Modèles d'ordre du jour pour la réunion de lancement
Une réunion de lancement est la réunion officielle de démarrage d'un projet. Il peut s'agir d'une nouvelle entreprise ou du lancement d'une nouvelle fonctionnalité. La réunion consiste à discuter des objectifs spécifiques, des délais, des attentes, ainsi que des obstacles potentiels qu'ils peuvent rencontrer.
Les modèles d'ordre du jour de lancement peuvent vous aider à franchir les étapes initiales cruciales d'un projet et à tracer la voie d'une réunion de lancement réussie. En voici quelques exemples :
Modèles de base pour le lancement
Vous trouverez de nombreux autres modèles de réunion de lancement en ligne. Nous en avons rassemblé quelques-uns à votre intention. Ces modèles sont un peu plus détaillés et peuvent être suivis de manière plus ou moins stricte.
Ce modèle d'ordre du jour de la prochaine réunion de lancement est également une excellente façon de planifier votre première réunion. Les deux sont excellents, alors choisissez celui qui vous convient le mieux, à vous et à votre entreprise.
Plus de modèles de notes de réunion et de procès-verbaux
Vous trouverez des modèles de notes de réunion un peu partout sur le web. En voici quelques-uns pour vous aider à démarrer :
- Microsoft. Ils proposent des tonnes de modèles de procès-verbaux de réunions que vous pouvez utiliser gratuitement.
- ClickUp. ClickUp propose toute une série de modèles de notes de réunion à utiliser, classés par type de réunion, y compris les réunions individuelles, les réunions récurrentes et les comptes-rendus de réunion.
- Canva. Canva propose une large sélection de modèles de notes de réunion bien conçus. Vous pouvez choisir parmi des dizaines de styles différents.
- Zapier. Zapier propose 7 modèles de notes de réunion, ainsi qu'une description de l'utilisation de chacun d'entre eux.
- 101planners. Vous trouverez ici de nombreux autres modèles de notes de réunion, de procès-verbaux de réunion et de tout ce qui se trouve entre les deux.
Comment organiser vos notes de réunion pour une efficacité maximale ?
Organiser efficacement organiser vos notes est essentielle pour établir une communication claire, tant en interne qu'en externe. Pensez-y de la manière suivante : à quoi servent les notes de réunion si vous ne pouvez pas les utiliser ? Vous devez les organiser de manière à ce qu'elles soient facilement accessibles et que les informations qu'elles contiennent soient rapides et faciles à assimiler.
Les équipes de vente qui organisent leurs notes de réunion peuvent mieux retenir les informations essentielles concernant les prospects. Les liens tissés seront plus forts, car vos prospects auront le sentiment d'être mémorisés et reconnus, plutôt que d'être un simple nom sur les registres. L'utilisation de vos notes de réunion est la principale raison pour laquelle vous les rédigez.
Suivez ces 4 étapes pour organiser vos notes de réunion et vous ne pourrez pas vous tromper :
- Soyez bref. Vos notes doivent être courtes, agréables et aller droit au but.
- Collaborer. Partagez vos idées avec d'autres coéquipiers et prenez des notes ensemble.
- Résumez immédiatement. N'oubliez jamais de résumer vos notes à la fin de la réunion. Si vous attendez plus longtemps, vous risquez d'oublier des informations essentielles.
- Soyez cohérent. Choisissez un format de prise de notes et respectez-le ; vous ne voulez pas de notes désorganisées.
Avec les outils d'IA énumérés ci-dessus, le travail est fait pour vous. Non seulement les notes sont facilement accessibles (il suffit de faire une recherche par mot-clé), mais elles sont envoyées directement là où vous en avez besoin... votre CRM !
CRMs : Stockage idéal des notes
Les systèmes de gestion de la relation client (CRM) sont faciles à connecter à d'autres applications, comme les logiciels de messagerie ou de comptabilité, grâce à leurs outils intégrés et à leurs intégrations. Cela signifie que les entreprises peuvent sans effort partager des données, automatiser des tâches et offrir une expérience fluide à vos équipes internes.
Cela signifie également qu'ils servent de référentiel pour toutes les données clients que vous collectez, y compris celles issues des réunions enregistrées. Désormais, votre équipe d'assistance à la clientèle, votre équipe de vente et votre équipe de recherche sur les utilisateurs peuvent toutes accéder à des informations sur le même client à partir du même endroit. Cela inclut les appels de vente, les appels de support client, les entretiens avec les utilisateurs et à peu près toutes les autres interactions que le client a eues avec votre entreprise. En bref, vous devenez un expert de vos clients en organisant efficacement vos notes de réunion.
En choisissant de le faire avec un CRM, vous bénéficiez à l'ensemble de votre entreprise et vous mettez en évidence les principes centrés sur le client. Sans oublier qu'il suffit d'un clic pour synchroniser vos notes Google Meet directement avec le CRM de votre choix !
Ne manquez pas ce conseil clé pour conserver vos notes de réunion avec un maximum d'efficacité.
Comment conserver vos notes de réunion
Si vous écrivez encore vos notes de réunion à la main, le désordre peut vite s'installer. Les dactylographier est une étape supplémentaire, mais cela peut en valoir la peine pour que vous puissiez les classer sur votre ordinateur et les avoir avec vous où que vous alliez.
Si vous tapez vos notes, c'est plus facile, car vous devrez choisir un emplacement de fichier lorsque vous enregistrerez le document. Vous pouvez stocker vos notes dactylographiées dans des dossiers via l'outil de votre choix : MS Word, Google Docs ou Evernote.
Accessibilité
Le principal avantage du stockage des notes de réunion est qu'elles sont accessibles pour vous et votre équipe en cas de besoin.
Le meilleur endroit pour vos notes ou vos procès-verbaux est une plateforme en ligne centralisée à laquelle tout le monde dans votre organisation peut accéder à tout moment.
Si vous utilisez une IA pour prendre vos notes de réunion, vous pouvez les synchroniser avec votre CRM et les y transférer immédiatement après chaque réunion. Cela vous permet de gagner du temps et de l'énergie et de vous assurer que vos notes sont en sécurité.
Cette solution est idéale pour les équipes de vente, les équipes d'assistance à la clientèle ou les chercheurs qui souhaitent stocker leurs notes pour chaque client avec leurs autres données. C'est particulièrement vrai si vos notes de réunion comprennent également des séquences vidéo avec des horodatages permettant de revoir rapidement les moments forts de l'appel. Vous aurez tout, de toutes les équipes, en un seul endroit.
Cohérence
L'autre élément clé du stockage des notes de réunion est qu'il doit être cohérent. Nous avons déjà évoqué la nécessité de conserver le même format ; ainsi, lorsque vous utilisez les notes, il est très facile de trouver ce que vous cherchez. Et cela vaut pour l'ensemble de l'entreprise.
L'autre point important est qu'elles sont toutes stockées sur la même plateforme. La dernière chose dont vous avez besoin, c'est d'avoir des notes sur papier, d'autres sur Google Docs et d'autres encore sur Salesforce. Le formatage et l' emplacement de stockage doivent être cohérents.
Faites-en une priorité pour toutes les notes de réunion.
Comment partager vos notes de réunion
Comme nous l'avons vu plus haut, l'élément essentiel des notes de réunion est qu'elles doivent être accessibles à votre équipe lorsqu'elle en a besoin. Si les conserver efficacement est un moyen d'y parvenir, vous pouvez également les partager après la réunion.
Avant de les partager, assurez-vous qu'elles sont prêtes à être vues par d'autres personnes. Les notes prises au cours d'une conversation peuvent être désordonnées ou contenir des fautes de frappe. Brossez-les un peu et envoyez-les à vos collègues.
Selon l'endroit où vous avez enregistré vos notes, il existe de nombreuses façons de les partager. Google Docs et Evernote comportent tous deux un bouton "Partager" qui vous permet d'envoyer vos notes par courrier électronique (ou par lien de copie). Pour MS Word, vous devez enregistrer le document en tant que fichier et l'envoyer par courrier électronique ou par un canal de communication.
Comme indiqué plus haut, il est également judicieux de disposer d'un répertoire central où vous pouvez stocker vos notes et informer vos collègues de l'endroit où elles se trouvent. Ainsi, ils n'ont pas besoin de compter sur vous pour vous rappeler d'envoyer les notes. Ils peuvent les trouver rapidement eux-mêmes.
Si vous avez utilisé une IA de prise de notes telle que tl;dv, vous savez que vous pouvez étiqueter vos coéquipiers dans les notes elles-mêmes. Ils recevront un courriel (ou un message Slack) avec un lien hypertexte qui les conduira immédiatement au moment exact de l'enregistrement de la réunion qui les concerne. Le partage de notes est ridiculement simple.
Suivi après une réunion
À la fin d'une réunion, il est conseillé d'envoyer un suivi aux participants afin de clarifier les principaux points d'action et les échéances. Cela permet de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et donne aux gens l'occasion de voir tout cela par écrit, ce qui renforce la responsabilisation.
Bien que vous puissiez le faire manuellement, il est judicieux de partager vos notes de réunion avec les participants afin qu'ils aient une vue d'ensemble de la réunion, y compris un bref résumé et toutes les idées principales.
Les preneurs de notes AI envoient souvent les notes qu'ils ont générées à tous les participants à la réunion, automatiquement après la fin de celle-ci. Cela permet d'assurer le suivi de la réunion à votre place ! Les participants peuvent revoir la réunion, lire la transcription ou parcourir le résumé et les notes de l'IA, en se rendant à des parties spécifiques de la réunion grâce aux horodatages. Il s'agit du moyen le plus efficace d'assurer le suivi d'une réunion, puisqu'il propose aussi bien un bref résumé que la totalité de la réunion elle-même.
Les meilleurs outils pour la prise de notes en réunion
Les outils de prise de notes sont légion et pour cause. Ils fonctionnent ! Il est essentielde conserver les informations pendant les réunions d'affaires, et cela n'a jamais été aussi facile qu'aujourd'hui.
Par rapport aux notes manuscrites, les outils de prise de notes offrent une organisation, une accessibilité et des intégrations excellentes. Vous pouvez envoyer en toute transparence des informations à vos outils de travail, ce qui rationalise votre flux de travail et automatise toute une série de tâches fastidieuses. Vous pouvez également collaborer avec vos coéquipiers en quelques clics.
Découvrez ci-dessous quelques-uns des meilleurs appareils de prise de notes à intelligence artificielle du marché.
Preneurs de notes AI
ChatGPT est largement considéré comme l'OG des outils technologiques d'IA, mais il existe aujourd'hui des tonnes d'outils intégrant la technologie GPT pour améliorer spécifiquement la prise de notes. Cela signifie que vous pouvez agréger et analyser de grandes quantités de données en quelques instants, y compris des données extraites de réunions virtuelles.
Il est également important de noter que les outils d'IA sont également très précis. Même s'ils ne seront probablement jamais précis à 100 %, les humains ne le seront pas non plus ! La gamme croissante de logiciels de transcription puissants fait tourner les têtes dans tout le secteur SaaS.
Parmi les meilleurs preneurs de notes IA, on peut citer
- tl;dv
- Fireflies
- Fathom
- Otter.ai
- Gong
- Tactiq
- Avoma
Fathom a fait parler de lui et a été qualifié de "preneur de notes gratuit". Nous étions curieux de savoir comment il se comparait à tl;dv lorsqu'il était utilisé par des équipes, et nous avons été quelque peu déçus...
À cet égard, tl;dv Vs Fireflies.ai showdown, les deux se distinguent comme de remarquables preneurs de notes par l’IA, excellant dans la fourniture de transcriptions détaillées, de résumés concis et d’une vaste gamme d’intégrations.
Toutefois, en dépit de leurs similitudes, il existe des différences marquées qui distinguent les deux pays.
Utiliser Evernote ou Google Docs
Les preneurs de notes IA ne conviennent pas à tout le monde. Certaines personnes préfèrent des outils gratuits qui leur permettent de prendre des notes manuellement. Le pourquoi n'a pas d'importance - ce qui compte, c'est le comment.
Tout d'abord, choisissez le format de vos notes de réunion. Vous pouvez faire défiler la page pour voir nos recommandations à ce sujet, mais l'essentiel est de choisir une structure et de s'y tenir. Utilisez un modèle préexistant ou créez le vôtre, mais enregistrez ce fichier afin de pouvoir le réutiliser pour chaque réunion pour laquelle vous devez prendre des notes.
Une fois cette étape franchie, démarrez votre réunion et ouvrez l'application de votre choix : Evernote ou Google Docs. Vous pouvez diviser votre écran afin de pouvoir saisir vos notes et participer à la réunion simultanément. Ces deux applications permettent une collaboration transparente, ce qui signifie que vous pouvez techniquement prendre des notes sur le même document qu'un collègue, exactement au même moment. C'est une idée intéressante si vous vous répartissez les responsabilités en matière de prise de notes, ce qui vous permet de participer à la conversation de manière égale.
Si vous souhaitez consulter les modifications, vous pouvez accéder à l'historique des révisions dans Google Docs pour voir les versions antérieures du document. L'historique des notes d'Evernote fait de même.
Si vous ne souhaitez pas modifier directement la contribution de votre coéquipier, vous pouvez laisser un commentaire sur celle-ci, en l'accompagnant même d'un tag. Vous créez ainsi un dialogue avec les notes qui vous permet d'échanger et de clarifier certains points.
Enfin, si vous souhaitez exporter vos notes, les deux applications permettent d'exporter dans un large éventail de types de fichiers, y compris le format PDF.
Utiliser des outils de documentation pour prendre des notes
Bien qu'Evernote, Google Docs ou la vaste gamme d'outils de prise de notes intelligents soient d'excellents points de départ, les outils de documentation deviennent une destination de plus en plus populaire pour les notes de réunion.
La principale raison pour laquelle les outils de documentation tels que Notion et Asana sont privilégiés pour la prise de notes est qu'ils constituent des référentiels centralisés d'informations. Vous pouvez stocker toutes vos notes de réunion en un seul endroit facilement accessible. Cela permet à toute votre équipe de trouver facilement ce qu'elle cherche en un seul endroit.
Prendre des notes sur Notion ou Asana
Bien qu'il existe de nombreux autres outils de documentation, Notion et Asana sont deux des plus connus. En stockant vos notes de réunion ici, toute votre équipe y aura accès chaque fois qu'elle en aura besoin. C'est un excellent moyen d'améliorer la responsabilisation et la clarté en général.
Une autre bonne raison de prendre des notes sur Notion ou Asana est qu'ils proposent des modèles prédéfinis pour les notes de réunion. Vous pouvez gagner du temps et de l'énergie en utilisant ces modèles gratuitement. Tout comme avec Evernote et Google Docs, vous bénéficiez également d'une collaboration en temps réel. Les deux outils disposent également de nombreuses intégrations, vous permettant de les synchroniser avec des calendriers pour les réunions planifiées et des plateformes de communication pour faciliter le partage des notes.
En ce qui concerne Asana en particulier, vous pouvez facilement convertir les éléments d'action ou les tâches de suivi des notes de réunion en tâches exploitables dans Asana. Attribuez-les aux membres de l'équipe, fixez des échéances et suivez les progrès réalisés, le tout en quelques instants.
Si vous prenez des notes de réunion via Google Meet, vous pouvez les synchroniser avec Notion en un seul clic. De même, vous pouvez synchroniser vos notes de réunion avec Asana tout aussi facilement.
Révolutionnez vos notes de réunion
La prise de notes est essentielle pour comprendre et mémoriser des informations cruciales. Il s'agit d'une compétence fondamentale qui offre de nombreux avantages, depuis l'amélioration de l'efficacité jusqu'au renforcement de la productivité et de la collaboration au sein de l'équipe. Son importance ne saurait être surestimée.
Cependant, avec l'évolution de la technologie, les outils d'IA sont devenus des alliés indispensables qui permettent d'automatiser l'ensemble du processus, vous épargnant ainsi le travail manuel, le temps et l'argent. Ils vous donnent la liberté de vous concentrer sur l'établissement de relations authentiques avec les prospects, plutôt que de vous distraire en essayant de vous souvenir des points clés.
N'oubliez jamais : c'est bien beau de savoir prendre des notes, mais cela ne sert à rien si vous ne pouvez pas les organiser efficacement. Si vous n'adoptez pas une approche systématique pour classer vos notes de réunion et en assurer l'accessibilité, vous ne pourrez pas exploiter le véritable potentiel de vos notes.
Par essence, la prise de notes, lorsqu'elle est associée à la technologie de l'IA et à une organisation efficace, devient un atout formidable qui vous aide à travailler plus intelligemment, et non plus difficilement.
