Besprechungsnotizen sind entscheidend für das Behalten von Informationen

Wie man effektiv Notizen zu Besprechungen macht: Der ultimative Leitfaden

Besprechungsnotizen sind für ein Vertriebsteam so wichtig wie das Sonnenlicht für Pflanzen. Sie sind unerlässlich, um wichtige Informationen während Verkaufsgesprächen und anderen Geschäftsbesprechungen festzuhalten. Sie können sie als Referenzpunkt für interne Anrufe verwenden, um Klarheit und Verantwortlichkeit zu gewährleisten, oder Sie können sie verwenden, um sich an wichtige Details über einen potenziellen Kunden zu erinnern, wenn Sie ein Folgegespräch vorbereiten.

Doch das Kritzeln von Notizen mit Stift und Papier gehört der Vergangenheit an. Das digitale Zeitalter hat die KI ins Spiel gebracht, und damit haben sich auch die Notizen in Meetings verändert. KI-gesteuerte Notizgeräte bieten mehr Genauigkeit, Effizienz und Zugänglichkeit bei der Aufnahme und Speicherung von Notizen und ermöglichen es Ihnen, sich stärker in das Gespräch einzubringen.

Dieser umfassende Leitfaden erläutert die Bedeutung von Besprechungsnotizen, gibt Tipps und Tricks, wie Sie deren Potenzial optimal nutzen können, und stellt Vorlagen, Werkzeuge und Techniken vor, mit denen Sie Ihre Notizen effizienter gestalten können.

Lassen Sie uns mit den Grundlagen beginnen... 

Inhaltsübersicht

Was sind Besprechungsnotizen?

Sitzungsnotizen sind ein informeller Bericht über die wichtigsten Momente während einer Sitzung. Sie sind nützlich, da sie eine scanbare Zusammenfassung der Ideen, Erkenntnisse und Aktionspunkte bieten, über die während der Sitzung gesprochen wurde.

Traditionell werden Sitzungsnotizen mit Stift und Papier aufgeschrieben. Dies gilt insbesondere für persönliche Besprechungen. Virtuelle Meetings werden jedoch zwischen 2020 und 2022 von 48 % auf 77 % an steigen. Und mit der explosionsartigen Zunahme der remote Meetings kam auch der Aufstieg der KI-Notizenschreiber.

Remote Sitzungen

Wenn Sie nicht gerade in einer reinen Präsenzbranche arbeiten, haben Sie bestimmt schon die eine oder andere remote Besprechung gehabt (oder zweitausend). Diese Besprechungen finden in der Regel über Videokonferenzplattformen wie Zoom oder MS Teams statt und ermöglichen es Ihrem Team, sich "von Angesicht zu Angesicht" zu treffen, auch wenn es sich in verschiedenen Ländern befindet.

Das Konzept der remote Treffen ist auch nicht neu. Tatsächlich sind remote und hybride Treffen schon seit geraumer Zeit ein beliebtes Thema in Sci-Fi-Filmen. Jetzt sind sie einfach Teil des Alltags.

Die Möglichkeit, zuverlässige virtuelle Meetings abzuhalten, hat viele Unternehmen dazu veranlasst, eine remote-first-Arbeitskultur einzuführen, und viele weitere zu einem hybriden Stil. Man geht davon aus, dass im Jahr 2025 22 % der Beschäftigten in den USA zu 100 % an einem anderen Ort arbeiten werden. Selbst im Jahr 2024 werden nur 39 % der Mitarbeiter vollständig vor Ort arbeiten. Dies macht remote zu einem wichtigen Thema.

Unterscheidet sich die Anfertigung von Notizen zwischen persönlichen Besprechungen und Remote Besprechungen?

Bei persönlichen Besprechungen werden die Notizen in der Regel von Hand geschrieben. Das ist praktisch, kann aber unordentlich sein, ganz zu schweigen davon, dass es Sie vom eigentlichen Gespräch ablenken könnte. Bei Teambesprechungen reicht dies oft aus, solange Sie Ihre Notizen gut organisieren (dazu später mehr). 

Bei Besprechungen ( remote ) greifen die meisten Menschen immer noch zu Stift und Papier, aber das ist bei weitem nicht so effizient, klar und detailliert wie Ihre andere Option: die Nutzung von Technologie.

Die erste Möglichkeit ist, Ihre Notizen während des Gesprächs in ein Dokument zu tippen. Das ist zwar schneller als handschriftliche Notizen, kann aber ablenken und dazu führen, dass Sie wichtige Punkte übersehen. Die zweite und effizientere Möglichkeit ist der Einsatz von KI-Notizgebern. Diese können nun alle wichtigen Punkte erfassen, ebenso wie die Personen, die sie gesagt haben, die mit welcher Aufgabe betraut sind, die Fälligkeitsdaten, die Aktionspunkte und alles andere, was Sie sich vorstellen können. All dies wird erledigt, während Sie sich auf das Gespräch konzentrieren.

Außerdem ist es möglich, KI-Notizgeber auch für persönliche Treffen zu verwenden. Das kann anfangs etwas umständlich sein, aber sobald es eingerichtet ist, können Sie loslegen.

Sind Sitzungsnotizen und Protokolle das Gleiche?

Kurz gesagt: Nein. Sitzungsprotokolle und -notizen sind beides wirksame Instrumente zur Dokumentation von Informationen, unterscheiden sich aber hinsichtlich der Formalität geringfügig.

Besprechungsnotizen sind in der Regel informell. Sie werden in der Regel von Ihnen und vielleicht ein paar anderen Teamkollegen gelesen. Trotz ihres informellen Charakters ist es ratsam, sie zu strukturieren, damit Sie bei der späteren Durchsicht Zeit sparen. 

Sitzungsprotokollehingegen sind formell. Sie folgen in der Regel einer bestimmten Struktur, die die Namen der Teilnehmer, Aktionspunkte, die Tagesordnung und eine Zusammenfassung enthält. Diese Notizen werden eher als allgemeine Aufzeichnungen für das Unternehmen denn als persönliche Unterlagen aufbewahrt.

Schauen wir uns die Unterschiede im Detail an.

Die Hauptunterschiede: Sitzungsnotizen vs. Protokolle

Formalität

  • Notizen zur Sitzung. Ein persönliches Dokument, das weitergegeben werden kann. Es ist eine informelle Art, sich während einer Besprechung Notizen zu machen.
  • Sitzungsprotokoll. Ein offizielles Dokument im Namen des Unternehmens. Es ist formell und kann verwendet werden, um auf wichtige Angelegenheiten in einer beruflichen Funktion hinzuweisen.

Vertrieb

  • Notizen zur Sitzung. Obwohl es sich um ein persönliches Dokument handelt, kann es unter den Sitzungsteilnehmern und auch denjenigen, die nicht teilgenommen haben, verbreitet werden.
  • Sitzungsprotokoll. Sitzungsprotokolle sind für den Austausch zwischen der Führungshierarchie und den Geschäftsführern/Stakeholdern bestimmt.

Inhalt

  • Notizen zur Sitzung. Fassen Sie die Sitzung zusammen, einschließlich der Aktionspunkte, Entscheidungen und wichtigsten Informationen.
  • Sitzungsprotokoll. Sitzungsprotokolle bieten einen umfassenden Überblick über Diskussionen, genaue Entscheidungen, offizielle Maßnahmen und Abstimmungsergebnisse.

Herkömmliche Methoden der Protokollierung werden durch KI-Spracherkennung ersetzt und damit zunehmend überflüssig. Mit der Umstellung auf remote hat die Technologie die Führung übernommen und bietet sofortige und genaue Transkriptionen. Sie können sich zwar immer noch manuell Notizen machen, um sich später an etwas Bestimmtes zu erinnern, aber manuelle Sitzungsprotokolle gehören bald der Vergangenheit an.

Warum sollten Sie Besprechungsnotizen machen?

Sitzungsnotizen sind für das Behalten von Informationen unerlässlich. Selbst wenn Sie das beste Gedächtnis der Welt haben, werden Sie sich nicht an jedes Detail jeder Sitzung erinnern können. Wenn Sie sich daran erinnern wollen, was gesagt wurde, wer es gesagt hat, in welchem Tonfall es gesagt wurde, und an weitere Details aus Ihren Gesprächen, sind Gesprächsnotizen unbestreitbar von entscheidender Bedeutung. Aufzeichnungen und Abschriften sind sogar noch besser.

Einfach ausgedrückt: Ohne Gesprächsnotizen sind Sie aufgeschmissen. Das gilt besonders für kundenorientierte Aufgaben wie den Vertrieb: Wenn Sie eine Beziehung zu Ihrem potenziellen Kunden aufbauen, eine Vertrauensbasis schaffen und sich tief in ihn hineinversetzen wollen, müssen Sie sich an Details über ihn erinnern. Sie müssen in der Lage sein, Ihre Notizen zu überprüfen und sofort herauszufinden, warum dieser Interessent Ihr Produkt kaufen möchte. Was ist seine Marke? Welche Rolle spielt er in seinem Unternehmen? Was gefällt ihnen an Ihrem Produkt, und - noch wichtiger - was gefällt ihnen nicht ? Und warum?

Wenn Sie diese Antworten parat haben, können Sie sich schnell wieder mit dem potenziellen Kunden in Verbindung setzen, auch wenn Ihr letzter Anruf schon Wochen zurückliegt. Der potenzielle Kunde wird sich geehrt fühlen, dass Sie sich an ihn erinnern; er wird sich respektiert und geschätzt fühlen. So werden Verkäufe gemacht, Leute! Mehr noch, auf diese Weise werden Kundenbeziehungen aufgebaut und die Kundenbindung beginnt. Das alles beginnt mit guten Notizen

Denken Sie daran: 69 % der Kunden legen Wert auf einen Verkäufer, der zuhört. Betrachten Sie Gesprächsnotizen als eine Möglichkeit, Ihre Fähigkeit zum Zuhören aktiv zu zeigen.

5 Hauptvorteile von guten Sitzungsnotizen

Die oben kurz angesprochenen Vorteile hochwertiger Besprechungsnotizen sind nahezu unbegrenzt. Werfen wir einen Blick auf einige der wichtigsten Vorteile, die das Anfertigen guter Notizen mit sich bringt.

1. Erhöhter Speicher

Im 19. Jahrhundert erstellte der Psychologe Ebbinghaus die bekannteste Studie über das Erinnerungsvermögen, die auch heute noch genau reproduziert werden kann. Sie zeigt, dass Menschen den Großteil der Informationen, die sie erhalten, schnell wieder vergessen.

Ebbinghaus' Vergessenskurve
Quelle: Sinn und Empfindung

In Bezug auf Besprechungen ist dies nicht ideal. Sie wollen sich daran erinnern, worüber Sie während der Sitzung gesprochen haben, sonst war alles umsonst. Wenn Sie eine Besprechung verlassen, ohne sich Notizen zu machen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie wichtige Punkte, Erkenntnisse und möglicherweise sogar Aktionspunkte vergessen. Besprechungsnotizen verfestigen dies in physischer Form, so dass Sie jederzeit darauf zurückgreifen können.

Die wichtigsten Erkenntnisse aus der Ebbinghaus-Studie sind folgende:

  • Erinnerungen werden mit der Zeit schwächer
  • Sie vergessen mehr als die Hälfte in weniger als einer Stunde
  • Dinge mit Bedeutung sind leichter zu merken
  • Die Art und Weise, wie die Dinge präsentiert werden, wirkt sich auf Ihre Gedächtnisleistung aus (wichtig für die Strukturierung Ihrer Sitzungsnotizen!)
  • Wie Sie sich zu diesem Zeitpunkt fühlen, beeinflusst Ihr Gedächtnis

2. Mehr Klarheit

Mit Besprechungsnotizen im Schlepptau ist es viel wahrscheinlicher, dass Sie komplexe Themen verstehen und sich bei Ihren bevorstehenden Aufgaben sicher fühlen. In guten Notizen wird das Besprochene klar aufgeschlüsselt, sodass Sie es so oft wie nötig wiederholen können.

3. Rechenschaftspflicht

Mit guten Besprechungsnotizen wissen Sie, welches Teammitglied für welche Aufgabe zuständig ist. Das hilft bei der Rechenschaftspflicht, denn Sie können jederzeit auf Ihre Besprechungsnotizen zurückgreifen, um festzustellen, wer was tut. 

Mit AI-Notetakern geht dies noch einen Schritt weiter: Sie können Besprechungen aufzeichnen und/oder transkribieren, so dass Ihr gesamtes Team eine überprüfbare Quelle der Wahrheit in Bezug auf die Verantwortlichkeit hat.

4. Verbesserung der Folgemaßnahmen

Ganz gleich, ob Sie sich mit Teamkollegen oder einem potenziellen Kunden treffen, Besprechungsnotizen bieten eine Grundlage, auf die Sie vor dem nächsten Treffen zurückgreifen können. Das kann etwas so Kleines sein wie die Überprüfung, ob die Fristen seit dem letzten Treffen eingehalten wurden, oder etwas so Wichtiges wie die Erinnerung an die Bedürfnisse, Wünsche und Probleme Ihres potenziellen Kunden.

5. Wirkungsgrad

Wenn Sie gute Sitzungsnotizen machen, müssen Sie nicht mehr Dinge wiederholen, die Sie bereits in früheren Sitzungen behandelt haben. Das spart Zeit und Energie und ermöglicht es Ihnen, künftige Besprechungen zu straffen und direkt auf den Punkt zu kommen. 

Notizen in einer Besprechung machen

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, Besprechungsnotizen zu machen. Das Wichtigste ist, dass Sie ein einheitliches und strukturiertes Format verwenden, damit Sie leicht auf Ihre Notizen zurückgreifen können. Das spart Zeit und hilft Ihnen bei der Auswahl der Informationen, die Sie tatsächlich aufnehmen möchten.

Hier sind einige der beliebtesten Methoden zum Notieren.

Beliebte Methoden zum Notieren

Sie helfen Ihnen zu entscheiden, was Sie beachten sollten und was nicht. Und nicht nur das: Sie sind so formatiert, dass man sie ganz leicht überfliegen und nachschlagen kann.

  • Mind Map. Diese Methode besteht aus einer visuellen Mind Map mit einem zentralen Thema, das sich in relevante Unterthemen verzweigt. Mind-Mapping hilft Ihnen, Verbindungen zwischen wichtigen Punkten auf ästhetische Art und Weise zu erkennen.
  • Cornell. Cornell-Notizen sind in drei Abschnitte gegliedert: Stichwörter, Notizen und eine Zusammenfassung. Die Cornell-Methode wird verwendet, um Hauptthemen zusammenzufassen und Schlüsselwörter zu notieren, die sich auf sie beziehen. Die Cornell-Methode eignet sich hervorragend, um Ideen in einer logischen und organisierten Weise zusammenzufassen.
  • Gliederungsmethode. Die am weitesten verbreitete Methode, sich Notizen zu machen, besteht im Allgemeinen aus drei Sätzen: dem Hauptthema, einem Unterthema und einem Satz mit Notizen zu einem der beiden Themen. Diese Methode wird verwendet, wenn Sie eine klare Struktur wünschen, die das Überfliegen erleichtert.
  • Quadrant. Quadranten-Notizen sind in vier Abschnitte unterteilt, die in der Regel nach ihrer Wichtigkeit und Priorität geordnet sind. Quadranten-Notizen sind eine hervorragende visuelle Methode für eine bessere Entscheidungsfindung und ein besseres Zeitmanagement. Quadranten-Notizen geben Ihnen eine klare und organisierte Struktur zur Überprüfung.

Digitale Besprechungsnotizen erstellen

Wenn Sie Ihre Besprechungsnotizen abtippen möchten, können Sie eine der oben genannten Methoden verwenden und sie einfach auf das Werkzeug Ihrer Wahl anwenden. Erstellen Sie eine Vorlage, damit Sie nur die Datei öffnen und tippen müssen. Tools wie Microsoft Word, Google Docs, Evernote oder sogar Notion können Sie verwenden, um Ihre Notizen für die Besprechung zu notieren. 

Wenn es sich um persönliche Notizen handelt, klappen Sie einfach Ihren Laptop auf und tippen während des Gesprächs los. Handelt es sich jedoch um eine Besprechung ( remote ), sollten Sie Ihre Notizen auf einer Seite des Bildschirms und das Gespräch auf der anderen Seite haben, damit Sie beim Tippen nichts verpassen. Mit modernen Browsern wie Google Chrome und Microsoft Edge können Sie Ihren Bildschirm teilen, um dies zu ermöglichen.

Wie man sich auf eine Sitzung vorbereitet

Um das Beste aus Ihrer Besprechung herauszuholen, müssen Sie eine klare Richtung und ein bestimmtes Ziel vor Augen haben. Wenn Sie sich im Vorfeld über alles informieren, können Sie sicherstellen, dass die Sitzung reibungslos abläuft, und Sie können die wichtigsten Punkte während der Sitzung genauer notieren. 

Wenn Sie einen Plan haben, werden Ihre Besprechungsnotizen im Allgemeinen viel aussagekräftiger. Und nicht nur das, eine klare Struktur spart Ihnen auch Kapital: Man geht davon aus, dass unnötige Besprechungen Ihr Unternehmen jedes Jahr 25.000 Dollar pro Teilnehmer kosten... Dieselbe Studie ergab, dass Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern jedes Jahr mehr als 2 Millionen Dollar einsparen könnten, wenn sie unnötige Besprechungen abschaffen würden, oder mehr als 100 Millionen Dollar, wenn Ihr Unternehmen mehr als 5.000 Mitarbeiter hat.

Aus diesem Grund sollten Sie sich auf alle Ihre Sitzungen entsprechend vorbereiten. Schauen wir uns an, wie!

Meeting-Ziele festlegen

Fragen Sie sich, warum Sie dieses Treffen abhalten? Was ist der Zweck? Wie soll das Ergebnis der Besprechung aussehen?

Es ist wichtig, sich Ziele zu setzen. 72 % der Fachleute sind der Meinung, dass die Festlegung klarer Ziele zum Erfolg einer Sitzung beiträgt. Schließlich möchte niemand an einer Sitzung teilnehmen und über sein Wochenende oder das Wetter sprechen.

Wenn Sie die Ziele der Sitzung kennen, ist es viel einfacher, im Voraus eine Tagesordnung zu erstellen. In der folgenden Infografik sehen Sie, dass eine klare Tagesordnung ein weiteres Schlüsselelement für ein erfolgreiches Meeting ist, ebenso wie eine geringe Teilnehmerzahl und visuelle Anreize.

Schlüsselelemente für ein erfolgreiches Treffen
Quelle: Booqed

Erstellen Sie die Tagesordnung

Skizzieren Sie, was besprochen werden muss und welche Punkte behandelt werden müssen, um Ihre Ziele für das Treffen zu erreichen. Im Allgemeinen gibt es zwei Arten von Besprechungen:

  • Wiederkehrende Besprechungen. Dabei handelt es sich umregelmäßig stattfindende Besprechungen, die nach einem bestimmten Muster ablaufen, aber in der Regel unterschiedliche Diskussionspunkte haben. Ein Beispiel wäre eine wöchentliche Besprechung, in der die kurzfristigen Bemühungen eines Teams zusammengefasst werden.
  • Einmalige Treffen. Diese Art von Besprechung ist spezifischer. Bei einer einmaligen Besprechung erstellen Sie den Zweck, die Tagesordnung und die Dauer von Grund auf neu. Diese Besprechungen können dazu dienen, ein neues Problem oder eine neue Funktion zu besprechen, die bald in Betrieb genommen werden soll.

Einladungen senden

Versenden Sie gezielte Einladungen zu Besprechungen im Voraus, um Ihr Team rechtzeitig zu informieren. Die Schaltfläche "Alle einladen" ist nicht für jede Besprechung erforderlich. Vermeiden Sie sie wie die Pest.

Achten Sie bei der Einladung darauf, dass Sie die Ziele und die Tagesordnung der Sitzung angeben, damit Ihr Team den Kontext kennt. So können Sie gleich loslegen.

Sie sollten auch eine pünktliche Arbeitskultur fördern, um Verzögerungen zu minimieren. Im Durchschnitt verschwenden leitende Angestellte 5 Tage und 19 Stunden pro Jahr damit, auf den Beginn von Sitzungen zu warten. Wahnsinn!

Materialien vorbereiten

Bringen Sie Ihre Fakten und Zahlen auf den Punkt und bereiten Sie Ihre Folien sowie alle anderen Materialien vor, die besprochen oder präsentiert werden sollen. Das sollte eigentlich selbstverständlich sein, aber niemand wartet gerne während des Gesprächs.

Wenn Sie Ihr Team vorbereiten müssen, schicken Sie ihm die Unterlagen so zu, dass es genügend Zeit hat, sie vor der Sitzung durchzusehen. Denken Sie daran, dass Fachleute im Durchschnitt 4 Stunden pro Woche mit der Vorbereitung auf Sitzungen verbringen. Geben Sie ihnen nur dann Material zur Durchsicht, wenn es unbedingt notwendig ist - und lassen Sie es nicht bis zur letzten Minute liegen, wenn Sie wirklich wollen, dass sich jemand damit beschäftigt.

Wie Sie bessere Sitzungsprotokolle erstellen

Zur Erstellung bessere Sitzungsprotokollemüssen Sie organisiert sein, sich vorbereiten und die ganze Zeit über aufmerksam sein. Mit der Verlagerung auf Videokonferenzen werden Protokolle jetzt jedoch von KI-Transkriptionstools erstellt.

Bevor wir uns kopfüber in die künstliche Intelligenz stürzen, sollten wir uns einige wichtige Punkte ansehen, um Ihre herkömmlichen Protokollierungsfähigkeiten zu verbessern:

  1. Erfassen Sie die Grundlagen. Beginnen Sie damit, sich die Grundlagen zu notieren: wer, was, wo und wann.
  2. Zusammenfassen. Fassen Sie die wichtigsten besprochenen Themen zusammen, einschließlich der Tagesordnungspunkte und der Punkte, die nicht auf der Tagesordnung stehen, und geben Sie einen Überblick über den Zweck und die Ziele der Sitzung.
  3. Identifizieren Sie Aktionspunkte. Halten Sie alle zu ergreifenden Maßnahmen fest und geben Sie Aufgaben, Fristen und verantwortliche Personen oder Teams an.
  4. Zitieren. Erfassen Sie bemerkenswerte Zitate Wort für Wort, um wichtige Erkenntnisse hervorzuheben.
  5. Bearbeiten und klären. Bearbeiten und formatieren Sie Ihre Notizen, damit sie klar und lesbar sind. Die Verwendung von Vorlagen kann hilfreich sein.

Vergessen Sie nicht, auf Fehler zu achten und sicherzustellen, dass Ihre Protokolle geordnet und leicht zugänglich sind. Geben Sie die Protokolle umgehend an die Teilnehmer weiter und legen Sie eine Datei mit Namen an, damit Sie leicht darauf zugreifen können. Verteilen Sie bei künftigen Sitzungen frühere Protokolle, um an die Diskussionen zu erinnern.

Nachstehend finden Sie eine Beispielvorlage für die Erstellung eines effektiven Sitzungsprotokolls.

Wie man ein effektives Sitzungsprotokoll erstellt
Quelle: Venngage

Sitzungsprotokolle und AI

Besprechungsprotokolle haben sich dank der effizienten Lösungen weiterentwickelt, die die Fortschritte in der KI bieten. Von der Transkription des gesprochenen Wortes in Text bis zur automatischen Zusammenfassung der wichtigsten Punkte - KI rationalisiert den Prozess der Protokollerstellung, spart Zeit und verbessert die Genauigkeit.

Die Fähigkeit, Informationen zu organisieren und zu kategorisieren, steigert die Produktivität im Team und ermöglicht es Ihnen, Ihr Budget für die Protokollierung umzuverteilen. Je nach verwendetem Tool können Sie die KI mit einer Vorlage für Besprechungsprotokolle füttern, die sie nach jeder Besprechung sofort für Sie ausfüllt. Wenn Sie z. B. tl;dv verwenden, stellt die KI auch Zeitstempel zur Verfügung, sodass Sie in die Aufzeichnung springen und die wichtigsten Punkte noch einmal ansehen können.

Vorlagen für Sitzungsprotokolle

Besprechungsprotokolle enthalten historische Aufzeichnungen von Besprechungen und dienen als Rechenschaftsebene für zukünftige Entscheidungen. Sie sind transparent, beugen Missverständnissen vor und helfen bei der Beilegung von Streitigkeiten. 

Es ist eine kluge Idee, eine Vorlage für Besprechungsprotokolle zur Hand zu haben, damit Sie sie während des Gesprächs schnell und einfach ausfüllen können. Alternativ können Sie, wie oben erwähnt, diese Vorlage in ein KI-Tool Ihrer Wahl einspeisen, um ein Besprechungsprotokoll für Sie zu erstellen.

Es stehen mehrere Vorlagen für Besprechungsprotokolle zur Auswahl:

Traditionelles Sitzungsprotokoll Vorlage

  • Einzelheiten. Was ist der Ort, die Zeit und das Datum?
  • Anwesende. Wer hat an dem Treffen teilgenommen?
  • Tagesordnung. Was stand auf der Tagesordnung der Sitzung?
  • Wichtige Punkte. Welche wichtigen Punkte wurden angesprochen und diskutiert? Was wurde zu ihnen gesagt?
  • Beschlüsse. Welche Entscheidungen wurden während des Treffens getroffen?
  • Aktionspunkte. Wie lautete der Aufruf zum Handeln? Wie geht es weiter?
  • Folgeaufgaben. Gibt es unmittelbare Aufgaben, die im Anschluss an das Treffen erledigt werden müssen?

Aktion Sitzungsprotokoll Vorlage

  • Einzelheiten. Was ist der Ort, die Zeit und das Datum?
  • Anwesende. Wer hat an dem Treffen teilgenommen?
  • Ermittelte Aufgaben. Welche Aufgaben haben sich aus der Diskussion ergeben?
  • Zugewiesene Verantwortliche. Wer ist mit diesen Aufgaben betraut worden?
  • Fristen. Wann ist die Aufgabe zu erledigen?
  • Aktualisierungen. Welche Fortschritte wurden seit der letzten Sitzung erzielt? 
  • Hindernisse. Gab es etwas, das den Fortschritt verhindert hat? Was war es und wie kann es wirksam angegangen werden?
Schauen Sie sich den folgenden Artikel an, in dem wir verschiedene Vorlagen für Meeting-Protokolle vorstellen, die Sie für Ihren eigenen Gebrauch kopieren können.
Vorlagen für Sitzungsprotokolle
3 Vorlagen und Beispiele für effiziente Sitzungsprotokolle zum Kopieren

Sitzungsprotokoll. Der Fluch der Existenz eines jeden Büroangestellten. Die gefürchtete, aber irgendwie essentielle Aufgabe, die ansonsten fröhliche Mitarbeiter in Notizschreiber mit gerunzelter Stirn verwandelt, die verzweifelt versuchen, mit dem Jargon-beladenen Monolog ihres Chefs Schritt zu halten

Vorlagen für die Tagesordnung des Kick-off-Meetings

Ein Kick-off-Meeting ist die offizielle Sitzung zum Start eines Projekts. Das kann alles sein, von einem neuen Geschäft bis zur Einführung einer neuen Funktion. In der Sitzung werden die spezifischen Ziele, der Zeitplan, die Erwartungen und mögliche Hindernisse besprochen. 

Vorlagen für die Kick-off-Agenda können Ihnen helfen, die entscheidenden Anfangsphasen eines Projekts zu meistern und den Weg für ein erfolgreiches Kick-off-Meeting zu ebnen. Hier sind einige Beispiele:

Grundlegende Kick-off-Vorlagen

Im Internet finden Sie viele weitere Vorlagen für Kick-off-Meetings. Wir haben hier ein paar gute Vorlagen für Sie zusammengestellt. Diese sind etwas ausführlicher und können so strikt oder locker befolgt werden, wie Sie möchten.

Vorlage für die Tagesordnung des Kick-off-Meetings
Quelle: Vorlage.net

Diese Vorlage für die Tagesordnung des nächsten Kick-off-Meetings eignet sich auch hervorragend für die Planung Ihres ersten Meetings. Wählen Sie die Vorlage, die am besten zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt.

Weitere Vorlagen für Besprechungsnotizen und Protokolle

Vorlagen für Besprechungsnotizen finden Sie überall im Internet. Hier finden Sie eine Handvoll Vorlagen für den Anfang:

  • Microsoft. Sie bieten eine Vielzahl von Vorlagen für Besprechungsprotokolle, die Sie kostenlos verwenden können.
  • ClickUp bietet Ihnen eine ganze Reihe von Vorlagen für Besprechungsnotizen, die nach verschiedenen Besprechungstypen geordnet sind, z. B. 1:1-Besprechungen, wiederkehrende Besprechungen und Besprechungsprotokolle.
  • Canva. Canva bietet eine große Auswahl an gut gestalteten Vorlagen für Besprechungsnotizen. Sie können aus Dutzenden von verschiedenen Stilen wählen.
  • Zapier. Zapier bietet 7 Vorlagen für Besprechungsnotizen zur Auswahl, einschließlich einer Aufschlüsselung, wie jede einzelne zu verwenden ist.
  • 101Planer. Hier finden Sie viele weitere Vorlagen für Besprechungsnotizen, Besprechungsprotokolle und so ziemlich alles, was dazwischen liegt.

Wie Sie Ihre Besprechungsnotizen für maximale Effizienz organisieren

Effektiv Organisieren Ihrer Notizen ist entscheidend für eine klare Kommunikation nach innen und außen. Betrachten Sie es einmal so: Was nützen Besprechungsnotizen, wenn Sie sie nicht verwenden können? Sie müssen so organisiert sein, dass sie leicht zugänglich sind und die darin enthaltenen Informationen schnell und einfach verdaut werden können.

Verkaufsteams, die ihre Gesprächsnotizen organisieren, können wichtige Informationen über potenzielle Kunden besser behalten. Die Bindungen, die Sie aufbauen, werden stärker, da Ihre potenziellen Kunden das Gefühl haben, dass Sie sich an sie erinnern und sie wiedererkennen, anstatt nur ein weiterer Name in den Büchern zu sein. Die Nutzung Ihrer Gesprächsnotizen ist der Hauptgrund, warum Sie sie überhaupt erstellen.

Befolgen Sie diese 4 Schritte zur Organisation Ihrer Besprechungsnotizen und Sie können nichts falsch machen:

  1. Fassen Sie sich kurz. Halten Sie Ihre Notizen kurz und knapp und kommen Sie direkt auf den Punkt.
  2. Zusammenarbeiten. Tauschen Sie Ihre Gedanken mit anderen Teammitgliedern aus und machen Sie gemeinsam Notizen.
  3. Fassen Sie sofort zusammen. Vergessen Sie nie, Ihre Notizen zusammenzufassen, wenn die Sitzung zu Ende ist. Wenn Sie noch länger warten, werden Sie wichtige Informationen vergessen.
  4. Seien Sie konsequent. Legen Sie ein Format für Ihre Notizen fest und halten Sie sich daran; Sie wollen ja keine ungeordneten Notizen.

Mit den oben genannten KI-Tools wird Ihnen die Arbeit abgenommen. Die Notizen sind nicht nur leicht zugänglich (suchen Sie einfach nach einem Stichwort), sie werden auch direkt dorthin geschickt, wo Sie sie brauchen - in Ihr CRM!

CRMs: Ideale Speicherung von Notizen

Kundenbeziehungsmanagementsysteme (CRM) lassen sich dank ihrer integrierten Tools und Integrationen leicht mit anderen Anwendungen wie E-Mail oder Buchhaltungssoftware verbinden. Das heißt, Unternehmen können mühelos Daten austauschen, Aufgaben automatisieren und Ihren internen Teams ein reibungsloses Arbeiten ermöglichen.

Das bedeutet auch, dass sie als Repository für alle gesammelten Kundendaten dienen, einschließlich der Daten aus aufgezeichneten Meetings. Jetzt können Ihr Kundensupportteam, Ihr Vertriebsteam und Ihr Nutzerforschungsteam alle von ein und demselben Ort aus auf Informationen über denselben Kunden zugreifen. Dazu gehören Verkaufsgespräche, Anrufe beim Kundensupport, Benutzerinterviews und so ziemlich jede andere Interaktion, die der Kunde mit Ihrem Unternehmen hatte. Kurz gesagt, Sie werden zum Experten für Ihre Kunden, indem Sie Ihre Gesprächsnotizen effizient organisieren.

Wenn Sie sich dafür entscheiden, dies mit einem CRM zu tun, profitieren Sie von Ihrem gesamten Unternehmen und stellen kundenorientierte Prinzipien in den Mittelpunkt. Ganz zu schweigen davon, dass Sie mit nur einem Klick Ihre Google Meet Notizen direkt mit dem CRM Ihrer Wahl synchronisieren können!

Lassen Sie sich diesen wichtigen Tipp nicht entgehen, wenn es darum geht, Besprechungsnotizen so effizient wie möglich zu speichern.

Wie Sie Ihre Besprechungsnotizen speichern

Wenn Sie Ihre Besprechungsnotizen immer noch mit der Hand schreiben, kann es schnell unübersichtlich werden. Es ist ein zusätzlicher Schritt, sie abzutippen, aber es könnte sich lohnen, damit Sie sie auf Ihrem Computer ablegen und überallhin mitnehmen können.

Wenn Sie Ihre Notizen tippen, ist dies einfacher, da Sie beim Speichern des Dokuments einen Speicherort wählen müssen. Sie können Ihre getippten Notizen in Ordnern mit dem Tool Ihrer Wahl speichern: MS Word, Google Docs oder Evernote.

Erreichbarkeit

Das Wichtigste bei der Speicherung von Besprechungsnotizen ist, dass sie für Sie und Ihr Team bei Bedarf zugänglich sind. 

Der beste Ort für Ihre Notizen oder Protokolle ist eine zentrale Online-Plattform, auf die jeder in Ihrem Unternehmen jederzeit zugreifen kann. 

Wenn Sie einen KI-Notizenmacher verwenden, der die Notizen für Sie aufnimmt, können Sie diese mit Ihrem CRM synchronisieren und sie nach jeder Besprechung sofort dorthin transportieren lassen. Das spart Ihnen Zeit und Energie und sorgt dafür, dass Ihre Notizen sicher und gut aufgehoben sind.

Dies ist ideal für Vertriebsteams, Kundensupportteams oder Benutzerforscher, die ihre Notizen für jeden Kunden zusammen mit ihren anderen Daten speichern möchten. Dies gilt insbesondere, wenn Ihre Besprechungsnotizen auch Videomaterial mit Zeitstempeln enthalten, damit Sie sich die Highlights des Gesprächs schnell noch einmal ansehen können. So haben Sie alles, was Sie brauchen, von allen Teams, an einem Ort.

Konsistenz

Ein weiterer wichtiger Punkt bei der Speicherung von Notizen ist, dass sie einheitlich sein müssen. Wir haben bereits darauf hingewiesen, dass das Format einheitlich sein muss, damit Sie bei der Verwendung der Notizen das Gesuchte ganz einfach finden können. Und das gilt auch für das gesamte Unternehmen.

Wichtig ist auch, dass sie alle zusammen auf derselben Plattform gespeichert werden. Das Letzte, was Sie brauchen, ist, dass Sie einige Notizen auf Papier, einige in Google Docs und einige in Salesforce haben. Es muss eine einheitliche Formatierung und ein einheitlicher Speicherort vorhanden sein. 

Machen Sie dies zu einer Priorität für alle Besprechungsnotizen.

Gemeinsame Nutzung Ihrer Besprechungsnotizen

Wie bereits erwähnt, ist das Entscheidende an Besprechungsnotizen, dass sie für Ihr Team zugänglich sein müssen, wenn es sie braucht. Sie können sie nicht nur effizient speichern, sondern auch nach dem Ende der Besprechung weitergeben.

Bevor Sie sie weitergeben, sollten Sie sicherstellen, dass sie für andere Personen einsehbar sind. Notizen, die während eines Gesprächs gemacht werden, können unordentlich sein oder Tippfehler enthalten. Bringen Sie sie ein wenig auf Vordermann und schicken Sie sie dann an Ihre Kollegen weiter.

Je nachdem, wo Sie Ihre Notizen gespeichert haben, gibt es zahlreiche Möglichkeiten, sie weiterzugeben. Google Text & Tabellen und Evernote verfügen beide über eine Schaltfläche "Freigeben", mit der Sie Ihre Notizen per E-Mail (oder Kopierlink) versenden können. Bei MS Word müssen Sie die Notizen als Datei speichern und die Datei per E-Mail oder über einen Kommunikationskanal versenden.

Wie bereits erwähnt, ist es auch eine gute Idee, einen zentralen Speicherort zu haben, an dem Sie Ihre Notizen ablegen und Ihren Kollegen mitteilen können, wo sie sich befinden. Auf diese Weise müssen sie sich nicht darauf verlassen, dass Sie daran denken, die Notizen zu übermitteln. Sie können sie schnell selbst finden.

Wenn Sie einen KI-Notizenmacher wie tl;dv verwendet haben, wissen Sie, dass Sie Ihre Teamkollegen in den Notizen selbst markieren können. Sie erhalten dann eine E-Mail (oder eine Slack-Nachricht) mit einem Hyperlink, der sie sofort zu dem für sie relevanten Moment der Besprechungsaufzeichnung führt. Das macht das Teilen von Notizen lächerlich einfach.

Nachbereitung eines Treffens

Nach dem Ende einer Sitzung ist es eine gute Idee, ein Follow-up an die Teilnehmer zu schicken, um Klarheit über die wichtigsten Aktionspunkte und Fristen zu schaffen. So wird sichergestellt, dass alle auf dem gleichen Stand sind, und die Teilnehmer haben die Möglichkeit, alles schriftlich festzuhalten, was die Verantwortlichkeit erhöht.

Sie können dies zwar auch manuell tun, aber es ist ratsam, Ihre Besprechungsnotizen an die Teilnehmer weiterzugeben, damit sie einen Überblick über die gesamte Besprechung erhalten, einschließlich einer kurzen Zusammenfassung und aller wichtigen Erkenntnisse. 

KI-Notizgeber senden die von ihnen erstellten Notizen oft automatisch nach dem Ende der Besprechung an alle Teilnehmer. Dies übernimmt im Wesentlichen die Nachbereitung für Sie! Die Teilnehmer können sich die Besprechung noch einmal ansehen, die Abschrift lesen oder die KI-Zusammenfassung und die Notizen durchgehen und über Zeitstempel zu bestimmten Teilen der Besprechung springen. Dies ist die effizienteste Art der Nachbereitung einer Besprechung, da sie von einer kurzen Zusammenfassung bis hin zur vollständigen Besprechung selbst alles enthält.

Die besten Tools für die Erstellung von Notizen in Meetings

Hilfsmittel für Notizen gibt es in Hülle und Fülle und das aus gutem Grund. Sie funktionieren! DasFesthalten von Informationen während Geschäftsbesprechungen ist von entscheidender Bedeutung, und noch nie war es so einfach wie heute.

Im Vergleich zu handschriftlichen Notizen bieten Notizentools eine hervorragende Organisation, Zugänglichkeit und Integration. Sie können Erkenntnisse nahtlos an Ihre Arbeitstools senden, Ihren Arbeitsablauf optimieren und eine ganze Reihe zeitraubender Aufgaben automatisieren. Außerdem können Sie mit nur wenigen Mausklicks mit Ihren Kollegen zusammenarbeiten.

Im Folgenden finden Sie einige der besten KI-Notizgeräte auf dem Markt.

AI-Notizzettel

ChatGPT wird weithin als die erste Generation von KI-Tools angesehen, aber inzwischen gibt es eine Vielzahl von Tools, die die GPT-Technologie integrieren, um speziell das Erstellen von Notizen zu verbessern. Das bedeutet, dass Sie große Datenmengen in wenigen Augenblicken sammeln und analysieren können, einschließlich Daten aus virtuellen Meetings.

Es ist auch wichtig zu wissen, dass KI-Tools ebenfalls sehr genau sind. Sie werden zwar wahrscheinlich nie 100 %ig sein, aber das werden Menschen auch nicht! Das wachsende Angebot an leistungsstarker Transkriptionssoftware ist etwas, das in der gesamten SaaS-Branche für Aufsehen sorgt.

Einige der besten AI-Notizenmacher sind:

  • tl;dv
  • Fireflies
  • Fathom
  • Otter.ai
  • Gong
  • Taktiq
  • Avoma
tl;dv vs Fireflies.ai - Das endgültige Urteil

In diesem tl;dv Vs Fireflies.ai Showdown zeichnen sich beide durch bemerkenswerte KI-Notizen aus, die sich durch detaillierte Transkriptionen, prägnante Zusammenfassungen und eine Vielzahl von Integrationen auszeichnen.

However, despite their similarities, there are distinct differences that

Verwendung von Evernote oder Google Docs

KI-Notizenmacher sind nicht für jeden geeignet. Manche Menschen bevorzugen kostenlose Tools, mit denen sie manuell Notizen machen können.Das Warum ist irrelevant - wichtig ist das Wie.

Wählen Sie zunächst, wie Sie Ihre Besprechungsnotizen formatieren wollen. Sie können nach oben scrollen, um unsere Empfehlungen dazu zu sehen, aber das Wichtigste ist, dass Sie eine Struktur wählen und sich daran halten. Verwenden Sie entweder eine bereits vorhandene Vorlage oder erstellen Sie eine eigene, aber speichern Sie diese Datei, damit Sie sie für jede Besprechung, in der Sie Notizen machen müssen, wiederverwenden können. 

Wenn Sie das erledigt haben, starten Sie Ihre Besprechung und öffnen Sie die App Ihrer Wahl: Evernote oder Google Text & Tabellen. Sie können Ihren Bildschirm teilen, damit Sie Ihre Notizen schreiben und gleichzeitig an der Besprechung teilnehmen können. Beide Apps ermöglichen eine nahtlose Zusammenarbeit, d. h. Sie können technisch gesehen genau zur gleichen Zeit wie ein Kollege Notizen zu demselben Dokument machen. Dies ist eine interessante Idee, wenn Sie sich die Verantwortung für das Schreiben von Notizen teilen, damit Sie gleichermaßen an der Konversation teilnehmen können.

Wenn Sie Änderungen sehen möchten, können Sie das Revisionsprotokoll in Google Text & Tabellen aufrufen, um frühere Versionen des Dokuments zu sehen. Das Notizprotokoll von Evernote leistet dasselbe.

Wenn Sie den Beitrag Ihres Teamkollegen nicht direkt ändern möchten, können Sie einen Kommentar dazu hinterlassen und ihn dabei sogar markieren. So entsteht neben den Notizen ein Dialog, in dem Sie miteinander sprechen und bestimmte Punkte klären können.

Wenn Sie Ihre Notizen exportieren möchten, ermöglichen beide Anwendungen den Export in eine Vielzahl von Dateitypen, einschließlich PDF.

Verwendung von Dokumentationswerkzeugen zur Erstellung von Notizen

Evernote, Google Docs oder die zahlreichen KI-Notizprogramme sind gute Ausgangspunkte, aber auch Dokumentations-Tools werden immer beliebter für Besprechungsnotizen. 

Der Hauptgrund, warum Dokumentationstools wie Notion und Asana für die Erstellung von Notizen bevorzugt werden, ist, dass es sich dabei um zentralisierte Informationsspeicher handelt. Sie können alle Ihre Besprechungsnotizen an einem leicht zugänglichen Ort speichern. Das macht es für Ihr gesamtes Team bequem, das Gesuchte an einem Ort zu finden. 

Notizen auf Notion oder Asana machen

Es gibt zwar noch viele weitere Dokumentations-Tools, aber Notion und Asana sind zwei der bekanntesten. Wenn Sie Ihre Besprechungsnotizen hier speichern, kann Ihr gesamtes Team jederzeit darauf zugreifen, wenn es sie braucht. Dies ist eine großartige Möglichkeit, die Verantwortlichkeit und Klarheit insgesamt zu verbessern.

Ein weiterer guter Grund, Notizen auf Notion oder Asana zu machen, ist, dass sie vorgefertigte Vorlagen für Besprechungsnotizen enthalten. Sie können Zeit und Energie sparen, indem Sie die Vorlagen kostenlos nutzen. Genau wie bei Evernote und Google Docs können Sie auch hier in Echtzeit zusammenarbeiten. Beide Tools verfügen über zahlreiche Integrationen, die es Ihnen ermöglichen, sie mit Kalendern für geplante Besprechungen und Kommunikationsplattformen zu synchronisieren, damit Sie die Notizen einfach weitergeben können.

In Asana können Sie ganz einfach Aktionspunkte oder Folgeaufgaben aus Besprechungsnotizen in umsetzbare Aufgaben umwandeln. Weisen Sie sie Teammitgliedern zu, legen Sie Fristen fest, und verfolgen Sie den Fortschritt - alles in wenigen Augenblicken.

Wenn Sie Besprechungsnotizen über Google Meet erstellen, können Sie diese mit einem Klick mit Notion synchronisieren. Genauso einfach können Sie Ihre Besprechungsnotizen auch mit Asana synchronisieren.

Revolutionieren Sie Ihre Besprechungsnotizen

Das Anfertigen von Notizen ist entscheidend für das Verständnis und die Erinnerung an wichtige Informationen. Es ist eine grundlegende Fähigkeit, die viele Vorteile bietet, von der Steigerung der Effizienz bis zur Verbesserung der Produktivität und der Zusammenarbeit im Team. Die Bedeutung kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden.

Mit der Weiterentwicklung der Technologie haben sich jedoch KI-Tools als unverzichtbare Verbündete erwiesen, die den gesamten Prozess automatisieren und Ihnen die manuelle Arbeit, Zeit und Geld ersparen. Sie geben Ihnen die Freiheit, sich auf den Aufbau authentischer Beziehungen zu potenziellen Kunden zu konzentrieren, anstatt sich mit dem Versuch abzulenken, sich die wichtigsten Punkte zu merken.

Vergessen Sie nie: Es ist schön und gut zu wissen, wie man Notizen macht, aber es ist völlig wertlos, wenn man sie nicht effizient organisieren kann. Ohne einen systematischen Ansatz zur Kategorisierung Ihrer Besprechungsnotizen und zur Gewährleistung der Zugänglichkeit können Sie das wahre Potenzial Ihrer Notizen nicht ausschöpfen.

In Verbindung mit KI-Technologie und effektiver Organisation wird das Notieren von Notizen zu einem beeindruckenden Vorteil, der Ihnen hilft, intelligenter und nicht härter zu arbeiten.

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