remote karma ekipler için etkili toplantı stratejileri, hazır ve uygulanmaya hazır olduğunda, zaman kaybını en aza indirgemek için çok önemlidir.

remote devam ederken (ve tl;dv .ARE.HERE.FOR.IT 👏 👏👏 👏), remote şirket içindeki toplantılara kıyasla biraz farklı bir zaman-mekan sürekliliğinde yapıldığına dair hafif bir varsayım var. Evet, işe gidip gelme zahmeti yok ve finans ekibinin toplantısı için konferans odasından çıkmanıza gerek yok, ancak yine de zaman, enerji ve kaynak gerektiriyorlar. Evet, doğru – verimli çalışma süresi potansiyel olarak boşa harcanıyor.

Etkili toplantılar yürütmek için stratejiler arıyorsanız, doğru yere geldiniz. Aşağıda, toplantıları daha kısa sürede tamamlarken işleri yoluna koymak için adım adım bir zaman çizelgesi hazırladık.

Ancak, tüm bunlara girmeden önce, dikkat çekmemiz gereken önemli bir nokta var.

tl;dv toplantıları daha verimli hale tl;dv

Bunun birçok nedeni var ve çevrimiçi toplantı kaydedicimiz hakkında gün boyu coşkulu bir şekilde konuşabiliriz. Ancak, bahsettiğimiz tüm bu zamanı kazanmak amacıyla, tüm bunları yol boyunca işaretleyeceğiz.

Toplantı Hedeflerini Tanımlayın

Tüm etkili ekip toplantısı stratejilerinin ilk adımı, hedefi tanımlamaktır. Kendinize "Bu toplantının amacı nedir?" diye sorun. 

Bu bir karar alma oturumu mu, bilgi paylaşımı oturumu mu yoksa beyin fırtınası oturumu mu?

Eskiden, toplantılar hakkında konuşmak için toplantılar düzenlenirdi... toplantılar hakkında konuşmak için. Ve dürüst olmak gerekirse, eski usul yüz yüze toplantılar biraz zaman kaybı olarak bilinirdi.

Ancak modern teknoloji ve remote yaygınlaşmasıyla birlikte, toplantıların bir amacı olması, odaklanmış ve verimli olması beklentisi ortaya çıkmıştır. 

Toplantılar daha havalı ve şık hale geldi.

Bu yüzden, insanları bir araya getirmeden önce hedeflerinizi kesin olarak belirleyin. Böylelikle herkes önceden kendilerinden ne beklendiğini ve sizin neyi başarmak istediğinizi bilir.

Gündem Oluşturun

Hedefi belirledikten sonra, toplantı katılımcılarıyla önceden paylaşabilmek için bir gündem oluşturun. Gündem, toplantıya bir yapı kazandırarak herkesin odaklanmasını ve konudan sapmamasını sağlar.

Tartışılması gereken konuları, cevaplanması gereken soruları ve ilgili olduğunu düşündüğünüz diğer bilgileri ekleyin. Toplantıdan önce bir gündem hazırlamak, herkesin aynı sayfada olduğunu, konudan sapmaların, konudan uzaklaşmaların ve The Voicehakkında derin ve anlamlı konuşmaların akışınızı bozmayacağını anlamına gelir.

Her şey hazır olduğunda, bir çırpıda girip çıkabilirsiniz.

Teknolojiye Karar Verin

Günümüzde remote yapmanın pek çok yolu var, ancak herkesin Zoom kullanabileceğini varsaymayın. Toplantı başlamadan önce ekiple görüşmek her zaman en iyisidir.

Hibrit bir ekibiniz varsa, bu daha da önemlidir çünkü ekibin bazı üyeleri uzaktan katılmayabilir. Bunun nedeni teknoloji, erişilebilirlik, izinler veya daha az toplantıya ihtiyaç duyan yoğun ekipler olabilir.

Ancak, Google Meet veya hatta Zoom tercih ettiğiniz sanal toplantı aracı Zoom seçerseniz, her ikisi de tl;dv ile mükemmel bir şekilde entegre olur.

tl;dv , remote hibrit çalışıyor olsanız da herkesin erişebileceği bir platform tl;dv . Teknik olarak katılamayanlar olsa bile herkesin katılabilmesini sağlayan mükemmel bir çevrimiçi toplantı aracıdır. 

Bu durumda, tl;dv herkesin alınan tüm kararlara erişip bunları takip edebilmesi açısından yararlı tl;dv , ancak bununla ilgili daha sonra daha ayrıntılı bilgi vereceğiz.

Katılımcıları Seçin

Hedef belirlendi ve gündem hazırlandı, şimdi sıra konuk listesini düzenlemeye geldi. 

Hiç bir şey yapmadan boş boş uzaklara bakmaktan başka bir şey yapamadığınız bir toplantıya katılmışsanız, o zaman bir şeyler doğru planlanmamış demektir. 

Kimse gereksiz bir toplantıya katılmak istemez ve aynı şekilde kimse gereksiz yere insanları bir toplantıya davet etmek istemez. 

Bu gerçeğin yanı sıra, çok fazla üretken zaman kaybedebilirsiniz, bazen karışıma daha fazla ses eklemek çok basit konuları karmaşık hale getirebilir.

Toplantı farklı ekipler ve kişilerle ilgili olsa bile, etkinlikten sonra tl;dv kullanarak bilgi tl;dv en iyi seçenek olabilir. 

Zaman damgaları, etiketleme ve harika transkripsiyon sayesinde, bireyler ve ekipler önemli olan kısımları gözden geçirebilir ve geri kalanını atlayabilirler.

Roller atama

Tüm toplantılarda olduğu gibi, bir lider olması gerekir. Bu kişi, toplantının amacına ve gündemine sadık kalarak toplantının sorunsuz bir şekilde ilerlemesini sağlar.

Toplantı sırasında her bir konunun ne kadar sürdüğünü takip eden bir zaman tutucu, neyin yapılacağına dair karar verici oyu kullanan bir karar verici veya not alan ya da sadece tl;dv emin olan bir not tutucu gibi diğer roller atamak da iyi bir uygulamadır (bu en kolay iştir. Çok basittir ve hatta otomatikleştirilebilir!).

Takvim Davetiyeleri Gönder (ve Gündemi Gönder)

Planın, insan kaynağın ve gücün var... şimdi sadece bir tarih belirleyip davetiyeleri göndermelisin.

Bunu yaparken, sanal toplantıya katılmak için gerekli olan bağlantıları/şifreleri/sihirli anahtarları ve gündemi toplantı davetiyesine eklemeyi unutmayın.

Toplantı gerçekleşmeden önce herkesin ihtiyaç duyduğu her şeye sahip olduğundan emin olmak, toplantı sırasında işleri çok daha kolaylaştıracaktır.

Ayrıca, getirilmesi veya hazırlanması gereken herhangi bir şey varsa, rakamlar, slaytlar veya makrome baykuşlar gibi, o ekip üyesine ayrı bir e-posta göndererek hatırlatma yapabilirsiniz.

Ayrıca, tl;dv kullanıyorsanız tl;dv insanların o zamana yetişemediğini fark ederseniz, endişelenmeyin! Bir veya iki kişiye uyum sağlamak için zamanı değiştirmenize gerek yok. Toplantıya katılamayanlar için, toplantının kaydını ilgili etiketler ve zaman damgaları ile paylaşmanız yeterlidir.

Toplantıyı başlatın!

Tüm hazırlıkları yaptınız ve zamanı geldi!

Zamanında gelin.

Biraz su al.

Tüm teknik sorunlarınızın önceden çözüldüğünden emin olun ve başlayalım!

Temel Kuralları Belirleyin

Öncelikle, herkes toplantıya katıldığında, video konferans kurallarını açıklayın. 

Mikrofonları kapatın, tercihen ekranları açın ve nazik olun.

Tutanaklar Otomatik Olarak Tutuluyor

Bu, tutanakları tutan kişinin tutanakları tuttuğunu onaylayacağınız kısımdır...

AMA,sen inanılmaz derecede zekiydin ve tl;dv kullanmaya karar verdin, bu yüzden bu kısmı atlayabilirsin.

Toplantının tamamı otomatik olarak yazıya dökülür ve anında paylaşılmaya, kesilmeye, başvurmaya ve hatta CRM'nize aktarılmaya hazır hale gelir.

Yaşasın! Altın yıldız kazandın. ⭐

Yolundan sapma (Karen'ın yanında kal!)

Karenler kötü bir şöhrete sahiptir, ama tanrım, doğru türden bir "Karen" sizi doğru yolda tutabilir.

Karens çok yardımcı olabilir. Toplantının planlandığı gibi ilerlemesini sağlamak, daha az zaman harcamak ve daha az kaynak israf etmek gibi bahsettiğimiz faydalarından yararlanmak için çok önemlidir.

Birini bulup kırbacı sallamasını ve konuşmanın konudan sapmasını engellemesini sağlayın.

Ama nazik olun!

İzleme Süresi

Rolleriniz önceden belirlenmiş ve bir zaman tutucu da seçilmiş olsa da, herkesin saate dikkat ettiğinden emin olun.

Her toplantı gündem maddesi elbette hak ettiği saygıyı görmeli, ancak maddelerin kısa, uygulanabilir ve en önemlisi hareketli olmasını sağlayın.

Gündemi başlatın ve ona sadık kalın

Gündeme sadık kalmak çok önemlidir, ancak birisi o anda bir konunun tartışılması gerektiğini düşünüyorsa, bu konuyu ele almadan önce herkesin hemfikir olduğundan emin olun.

Bir konuyu tartışıp tartışmama konusunda birkaç dakikalık bir tartışma, uzun vadede çok fazla zaman kazandırabilir.

En iyi uygulama (son derece acil bir durum olmadığı sürece) bunu toplantının sonuna eklemek olacaktır.

Ancak, gündeminizi nasıl yapılandıracağınızdan hala tam olarak emin değilseniz, neyin ne zaman yapılacağına karar vermenin bir yolu şudur:

1. En önemli şeyleri önceliklendirin

Basit ama önemli. Bunlar, toplantı bitmeden önce mutlaka yapmanız gereken şeylerdir.

2. Daha kısa acil konular

Büyük ve korkutucu şeyler değil, zaman kazanmak için hızlıca karar verilebilecek, delege edilebilecek veya harekete geçirilebilecek noktalar.

3. Mantıklı olun

Şubat ayında Noel partisi hakkında konuşmak, birinci çeyrekteki son satış hamlesi planlarını tartışmaktan daha mantıksızdır. Gündemdeki daha küçük konular için mantık ve akıl yürütmeyi kullanmaya çalışın.

4. “Hangover öğeleri”

En iyi planlar ve tüm bunlar olsa bile, yine de her şeyi halledemezsiniz.

"Hangover items" olarak adlandırabileceğimiz öğeleri mutlaka not edin.

Bunlar, acil ya da çok önemli olmayan, tartışılmayan küçük şeylerdir.

Bunlar tl;dv 'de takip edilebilir tl;dv daha sonra tekrar gündeme getirilebilir.

Bu öğelerin birkaç kez ertelendiğini fark ederseniz, bunların gerçekten önemli olup olmadığını düşünün.

Görevler Atayın

Toplantının önemli kısmı bittiğine ve ihtiyaçlarımızı konuştuğumuza göre, artık işleri halletme zamanı geldi.

Toplantı sırasında görevleri dağıtmak çok önemlidir, aksi takdirde toplantınız sadece zaman kaybı olur.

Ne yapılması gerektiğini, kimin yapması gerektiğini ve ilerlemenin nasıl takip edileceğini netleştirin.

Bunu şimdi yapmak, çekiş gücünün kaybolmaması anlamına gelir ve aynı zamanda birisinin sorumluluk aldığı veya üstlendiği belgelenmiş bir an olduğu anlamına da gelir.

Son tarihleri belirleyin

Ve tabii ki, tüm bunlar için son tarihler belirleyin!

Evet, hepsini! Ve bunları kesin olarak belirleyin. Kararsızlık yok, çünkü unutulur! 

Son teslim tarihlerini daha sonra her zaman değiştirebilirsiniz, ancak başlangıçta belirlemezseniz bunu yapamazsınız.

Önemli Kararları ve Eylemleri Özetleyin

Toplantı sona ermeden önce, toplantı lideri alınan tüm kararları ve yapılan eylemleri tekrar gözden geçirmelidir. Bu, bir garsonun siparişinizi size tekrar okuduğu gibi bir şeydir. Bu şekilde, herkes aynı sayfada olduğundan emin olur.

Bir Sonraki Toplantıyı Kararlaştırın

Hepiniz tıklayıp işinize dönmeden önce, bir sonraki toplantının ayarlandığından emin olun. Bu toplantı, ekibe geri götürecek bazı şeyler olabilmesi için yeterince uzun bir süre sonra olmalı, ancak her şeyin unutulmayacak kadar da uzak olmamalıdır.

Sarma!

Konuyu uzatmayın. Toplantıyı bitirmek için kendinize bir süre sınırı belirleyin, böylece herkes işine geri dönebilsin.

Hepsi bu kadar!

Bir toplantıyı daha başarıyla tamamladınız. ⭐⭐⭐

Kendinizi tebrik edin, hak ettiğiniz bir fincan çay veya kahve alın ve tüm bu görevleri yerine getirmeye başlayın!

Toplantıyı Değerlendirin

Oh, bekle... bir şey daha var!

Toplantı bittikten sonra, nasıl geçtiğini değerlendirmek önemlidir. Ne kadar verimli geçti? Neler iyileştirilebilirdi? Herkes tartışmaya katkıda bulundu ve katıldı mı, yoksa birkaç kişi konuşmayı domine mi etti?

Her toplantıyı değerlendirerek, ele alınması gereken sorunları belirleyebilir ve bunların tekrar yaşanmamasını sağlayabilirsiniz. Ayrıca, katılımcılardan neyin iyi gittiği ve gelecekteki toplantılar için neyin daha iyi yapılabileceği konusunda geri bildirim alabilirsiniz.

Yine, tl;dv bu konuda inanılmaz bir fikir tl;dv . Katılmayanları da döngüye dahil edebilmenin yanı sıra, transkriptleri arayabilir, önemli bilgileri clip başkalarına gönderebilir clip genel olarak hızlıca göz atarak her şeyi iki kez kontrol edebilirsiniz. Bu, harika bir takip aracıdır. 

Ücretsiz Toplantı Şablonları

Yukarıdaki şablon bizim görüşümüze göre harika olsa da, herkese uyan bir şablon olmayabilir. Haftalık toplantılar, belirli departman toplantıları veya hatta biraz farklı bir yapıya ihtiyaç duyan müşteri toplantıları olabilir.

Endişelenmeyin, biz hallederiz! İşte remote karma toplantı türleri için bazı şablonlar:

Confluence Remote Şablonu
6 Miro Remote Şablonu
Conceptboard Remote Şablonları
Hugo Remote Şablonları
Fellow Hibrit Toplantı Şablonu
Mural Hibrit Toplantı Şablonu

Bunlar, başlangıç yapmanıza ve toplantılarınızdan en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olacak kılavuzlardır. Her ekibin farklı olduğunu unutmamak önemlidir, bu nedenle bunları uygun şekilde ayarlayın. 

Ve tl;dv işinizi tl;dv ve daha az toplantıya gitmeniz gerekiyorsa... kesinlikle denemeye değer!