Video görüşme kayıtlarının saklanma süresi, günümüzün hiper-bağlantılı dünyasında dikkate alınması gereken önemli bir nokta haline gelmiştir. Özellikle remote trendlerinin yükselişi ve küreselleşmiş toplumumuzda video iletişiminin evrensel niteliği ile, bir zamanlar geçici iletişim olarak görülen video görüşmeleri, artık önemli iş etkileşimlerinin kalıcı kayıtları olarak hizmet etmekte, önemli toplantıları, işlevler arası iletişimi ve işbirliğine dayalı beyin fırtınası oturumlarını belgelemektedir.

Video toplantılar, birçok işletmeye seyahat gibi konularda para tasarrufu sağladı, ancak uzun vadede zaman ve kaynak tasarrufu da sağladı. Sonuç olarak, video toplantıların yaygınlaşması, tüm şirketler, özellikle de son derece yaratıcı olmak isteyenler için büyük bir kazançtır.

@tldv.io

Desteği çok seviyorum… ama aynı zamanda #uxdesign #uxresearch #design #tech #corporate #startup #aitools

♬ orijinal ses - tldv.io - AI Toplantı Kaydedici

Ayrıca, video görüşmeleri doğru şekilde kaydedilip arşivlendiğinde, bu kayıtlar çok değerli bilgiler sağlayabilir, iş stratejilerini doğrudan etkileyebilir, ekip çalışmasını geliştirebilir ve şeffaflık ve güvene dayalı bir kültürün oluşmasına katkıda bulunabilir.

Ancak, bu kayıtların önemi giderek artarken, kuruluşlar en uygun saklama süreleri konusunda sorunlarla boğuşmaktadır. 

En iyi uygulamalara ve yasal düzenlemelere uyarak, kayıtların faydalarını en üst düzeye çıkarmak için ne kadar süre saklanmalıdır?

Cevap, belirli bir zaman kadar basit değildir. Ve aramanın konusu ne olduğuna bağlı olarak, içeriğin anlık değeri, teknolojik kısıtlamalar, yasal hükümler ve etik sınırlar gibi hususlarla iç içe geçmiştir. Bu, anlık değer kaybolsa bile, arşivleme gelecekteki içgörüler için gerekli olabileceği potansiyel tarihsel önemi de kapsar.

Bu hususları ele almak için, kaydın amacını, gelecekteki olası etkilerini ve iş dünyasında video iletişiminin gelişen yapısını net bir şekilde anlamak gerekir. Ayrıca, işleri kolaylaştırmak için akıllı bir araç da gereklidir.

Video görüşme kayıtlarının ideal saklama süresi

Video görüşme kayıtlarının saklanma süresi konusu, özellikle dijital iletişime dayanan modern SaaS şirketleri için gündemin merkezine oturmuştur. Peki bu kayıtlar ne kadar süreyle saklanmalıdır?

Bu kararda birkaç faktör etkili olmuştur:

Aramanın Amacı: Araman ın içeriği ve önemi önemlidir. Yüksek riskli iş görüşmeleri veya strateji tartışmaları, olası anlaşmazlıklarda referans veya kanıt olarak kullanılmak üzere daha uzun süre saklanmayı gerektirebilir. Öte yandan, rutin ekip toplantıları veya gayri resmi sohbetler uzun süre saklanmayı gerektirmeyebilir.


Yasal Gereklilikler: Finans, sağlık veya hukuk gibi sektörler, iletişim kayıtlarının saklanması konusunda katı düzenlemelerle karşı karşıya kalabilir. Yasal yaptırımlardan kaçınmak için bu zorunluluklara uymak çok önemlidir. Toplumlar geliştikçe, gizlilik konusundaki tutumları da değişir ve bu da şirketlerin bilgilerini düzenli olarak güncellemesini çok önemli hale getirir. İster minimum ister maksimum süre olsun, kuruluşlar bu dinamik düzenlemelerin farkında olmalıdır.

Depolama Kısıtlamaları: Her kayıt dijital alan kaplar. Kayıtların hacmi arttıkça, depolama hem teknik hem de finansal açıdan bir sorun haline gelebilir. Şirketler, kayıtları saklamanın değerini depolama maliyetleri ve lojistiği ile dengelemelidir.

Video Görüşme Kayıtlarının Teknik Yönleri

Süre belirlendikten sonra, teknik konular devreye girer. Kaydın saklandığı format, kalitesini, boyutunu ve uyumluluğunu etkileyebilir. Ayrıca, özellikle farklı depolama ortamları arasında aktarılırsa veya formatlar arasında dönüştürülürse, zamanla kalitede olası bir bozulma da dikkate alınmalıdır.

Çok çeşitli formatlar vardır ve her birinin kendine özgü avantajları ve dezavantajları vardır:

MP4: Kalite ve sıkıştırma arasındaki dengesi ile bilinen, yaygın olarak kabul gören bir format. Hem akış hem de yerel oynatma için uygundur.


AVI: Hala kullanılmakta olan eski bir format. İyi kalite sunar ancak dosya boyutları daha büyüktür.


WMV: Microsoft tarafından geliştirilmiş ve Windows kullanıcıları tarafından yaygın olarak kullanılan bir format. İyi bir sıkıştırma oranı sunar, ancak Windows dışındaki cihazlar için dönüştürme gerekebilir.


MOV: Apple tarafından tanıtılmıştır. MacOS ve iOS kullanıcıları arasında popülerdir, ancak diğer platformlar için de yeterince çok yönlüdür.


WebM: Açık kaynaklı ve web kullanımı için geliştirilmiştir. Mükemmel sıkıştırma özelliği ile bilinir ve genellikle akış için kullanılır.

Dosyalarınızı hangi formatta saklayacağınıza karar verdikten sonra, bu kayıtları nasıl saklayacağınızı da belirlemeniz gerekir:

Yerel Depolama: Cihazın sabit diskine veya harici bir sürücüye doğrudan kaydetme. Anında gerçekleşir ancak ölçeklenebilirlikten yoksundur.

Bulut Depolama: Google Drive, Dropbox ve AWS S3 gibi hizmetler, her yerden erişilebilirlik ve ölçeklenebilirlik sunar.

Özel Video Depolama Platformları: Vimeo ve Wistia gibi platformlar, özellikle video içeriğine yönelik olup, optimizasyon, analiz ve paylaşım için araçlar sağlar.

Ağa Bağlı Depolama (NAS): Yerel depolama ve bulut depolama arasında bir orta yol çözümüdür ve birden fazla kullanıcının depolanan verilere erişmesine olanak tanır.

Video Görüşmelerinin Saklanmasına İlişkin Yasal ve Etik Hususlar

Zoom veya genel olarak video kayıtlarında nasıl kayıt yapılacağını düşünürken, sadece teknik ayrıntıları değil, aynı zamanda etik ve yasal sonuçları da dikkate almak çok önemlidir. Birini, özellikle de bilgisi veya rızası olmadan kaydetmek, ciddi gizlilik endişelerine yol açabilir ve potansiyel olarak güvensizliğe veya zarara neden olabilir.

Bu, teknik olarak yasalara uysalar bile, etik olmayan olarak algılanmaları durumunda şirketler için önemli itibar riskleri oluşturabilir. Kişilerarası dinamiklerin ötesinde, kişisel iletişimin kaydedilmesi, saklanması ve yayılmasına ilişkin katı düzenlemeler vardır ve bunlar yargı bölgelerine göre önemli ölçüde farklılık gösterebilir.

Bu düzenlemelere uymak, katılımcılarınızın güvenini ve şeffaflığı korumak için olduğu kadar, potansiyel olarak ağır yasal cezaları önlemek için de çok önemlidir. Bu düzenlemeler, bireylerin haklarını korumak, gizliliklerinin ihlal edilmemesini sağlamak ve kişisel verileri üzerinde kontrol sahibi olmalarını sağlamak için yürürlüktedir.

İşte bazı önemli bölgelerdeki düzenlemelerin kısa bir özeti. 


NOT: Bunların zamanla değiştiğini ve bu yazının yazıldığı tarihte doğru olduğunu belirtmek gerekir. Ancak, mümkün olduğunca mevcut yasal ve yerel değişikliklere uyduğunuzu kontrol etmek önemlidir.

  • Avrupa (GDPR): Avrupa Birliği içinde, Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR), video görüşmesinin kaydedilmesi için tüm katılımcıların açık rızasının alınmasını zorunlu kılmaktadır. Ayrıca, bireyler kendileriyle ilgili kaydedilen tüm verilere erişme hakkına sahiptir ve bu verilerin silinmesini talep edebilirler.
  • ABD (CCPA): Kaliforniya Tüketici Gizlilik Yasası (CCPA), Kaliforniya'da faaliyet gösteren işletmeler için yönergeler belirlemiştir. Bu yönergeler, katılımcıların herhangi bir kayıt yapılmadan önce bilgilendirilmesi ve bu tür kayıtlar sırasında toplanan kişisel veriler hakkında bilgi edinme ve bunları silme hakkına sahip olması gerektiğini belirtmektedir.
  • Singapur (PDPA): Singapur'daki Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (PDPA), kişisel verilerin toplanması, kullanılması veya ifşa edilmesinden önce rıza alınmasının önemini vurgulamaktadır. Bu, bireylerin kimliklerinin tespit edilebildiği video kayıtlarını da kapsamaktadır.
  • Güney Afrika (POPIA): Kişisel Bilgilerin Korunması Kanunu (POPIA), kişisel bilgilerin işlenmesinin ilgili kişinin bilgilendirilmiş onayı gerektirdiğini belirtir.

Bu yasal çerçeveler, dijital çağda bireylerin haklarına saygı duyulmasının önemini vurgulamakta ve teknolojinin sömürü değil, güçlendirme aracı olarak hizmet etmesini sağlamaktadır.

Video Görüşmelerini Saklamanın Etik Sınırları ve En İyi Uygulamaları

Yasalar ve düzenlemeler temel bir çerçeve sağlarken, video görüşmelerinin kaydedilmesinin etik yönü başka bir dizi hususu da gündeme getirir.

Etik standartlara bağlı kalmak, sadece yasaların sınırları içinde kalmakla kalmaz, aynı zamanda etkileşimlerinizde güven, saygı ve profesyonelliği korumak ve geliştirmekle de ilgilidir.

Bilgilendirilmiş Onam: Katılımcılara her zaman görüşmenin başında görüşmenin kaydedileceğini bildirin. Katılımcılara vazgeçme veya endişelerini dile getirme seçeneği sunmak çok önemlidir.
Şeffaflık: Kaydın neden yapıldığını ve kayıtların nasıl kullanılacağını açıkça belirtin. Eğitim, belgeleme veya başka herhangi bir amaç için olsun, niyetiniz konusunda açık olmak rahatsızlık veya şüpheyi azaltmaya yardımcı olur.
Veri Koruma: Kayıtların güvenli bir şekilde saklandığından emin olun. Yetkisiz erişimi önlemek için şifreleme ve diğer güvenlik önlemlerini kullanın.
Erişilebilirlik ve Silme: Katılımcılar, kendilerinin yer aldığı kayıtlara erişim talep etme hakkına sahip olmalıdır. Ayrıca, bu kayıtların ne zaman ve nasıl silineceğine dair açık bir politika olmalıdır.
Kültürel ve Bireysel Farklılıklara Saygı: Bir kültürde kabul edilebilir olan bir şey, başka bir kültürde müdahaleci görünebilir. Özellikle uluslararası kitlelerle uğraşırken bu nüanslara duyarlı olmak çok önemlidir.

tl;dv , video görüşmesi depolama sorununa tl;dv

Günümüzün işletmeleri, artan video içeriği hacmini yönetmelerine yardımcı olurken, aynı zamanda uyumluluk ve erişim kolaylığı sağlayan araçlara ihtiyaç duymaktadır.

tl;dv , o sihirli değnek tl;dv .

Video görüşme kayıtlarını depolama, erişme ve paylaşma sürecini kolaylaştıran devrim niteliğinde bir araç.

tl;dv , onu diğerlerinden ayıran benzersiz özellikler tl;dv :

Zaman Damgalı Özetler: Kaydın tamamını dinlemeden, görüşmenin içeriğine dair kısa bir genel bakış elde edin.
Etkileşimli Transkriptler: Belirli bölümlere kolaylıkla dalın, kullanıcı dostu ve verimli hale getirin.
Anında Arama: Güçlü arama yetenekleriyle ihtiyacınız olan bilgileri hızla bulun.
Uyumluluk Güvencesi: Yasal sınırlar içinde kalmanızı sağlayan entegre özelliklerle, tl;dv gibi araçlar sadece kolaylık sağlamakla tl;dv , aynı zamanda koruyucu da tl;dv . Uyumluluğu sağlayarak işletmelere potansiyel yasal maliyetlerden tasarruf ettirebilir, sorunsuz ve etik operasyonlara uzun vadeli bir yatırım görevi görebilirler.

Video görüşmeleri artık tüm iş operasyonlarının ayrılmaz bir parçası haline geldiğinden, tl;dv gibi araçlar en acil sorunlara çözüm tl;dv , işletmelerin etik ve yasalara uygun şekilde video içeriklerinden en iyi şekilde yararlanmalarını sağlıyor.

Bu ortamda yolunu bulmak, fayda ve ahlak arasında bir denge kurmayı, bireylerin haklarına ve mahremiyetine saygı gösterirken dijital etkileşimlerimizin değerini en üst düzeye çıkarmayı gerektirir. Doğru araçlar ve bilinçli bir yaklaşımla, işletmeler bu yeni çağda şeffaflık, güven ve verimliliği teşvik ederek başarılı olabilirler.

Video görüşmelerinin depolanması, uyumluluk ve aranabilirlik gibi karmaşık konuların işinizi yavaşlatmasına izin vermeyin. tl;dv ile tüm süreci basitleştiren, bilgilendirilmenizi, uyumluluğu ve verimliliği sağlayan tek noktadan bir çözüme sahip olursunuz. Sektörün en iyisinin desteğini aldığınızı bilerek her video görüşmesinden en iyi şekilde yararlanın.