30 dakikalık bir toplantıyı el yazısı ile yazıya dökmek zor bir iştir, 3 saat veya daha uzun süren toplantıları ise hiç söylemeye gerek yok. Her zaman birisi birisinin sözünü keser, çok hızlı konuşur veya takip edemeyeceğiniz kadar çok jargon kullanır... Farkına varmadan, toplantı tutanaklarını takip edemez hale gelir ve artık konuşmaya dahil olamazsınız. 

Bir saatlik ses kaydını yazıya dökmek için gereken ortalama sürenin yaklaşık dört saat olduğunu biliyor muydunuz ? Ancak bazı transkripsiyoncular, bu süre kolaylıkla 10 saate ulaşabileceğinden, minimum süre olarak dört saat belirtiyorlar.

Bir sonraki toplantınız için endişeli misiniz? Toplantıyı en kolay şekilde nasıl transkripsiyonlayacağınızı ele alalım. Ama önce, toplantı transkripsiyonu nedir?

İçindekiler

Toplantı Transkripsiyonu Nedir?

Toplantı transkripsiyonu, toplantıda yapılan konuşmaları (video veya sesi metne dönüştürme) yazılı metne dönüştürme işlemidir. Bu işlem manuel olarak (zahmetli yol) veya yapay zeka destekli yazılımlar kullanılarak otomatik olarak (hızlı ve kolay yol) yapılabilir.

Modern transkripsiyon yazılımı toplantılar sırasında konuşmaları yüksek doğrulukla yazıya dökebilir ve kaydedebilir. Transkripsiyon, ofis toplantıları, yönetim kurulu toplantıları, iş görüşmeleri ve hatta yasal işlemlerde yaygın bir uygulamadır. 

AI destekli araçlar, tartışmaları özetlemeyi, önemli noktaları gözden geçirmeyi ve hesap verebilirliği sağlamayı kolaylaştırır! Daha da iyisi, bu transkripsiyon araçlarının çoğu, toplantı notlarını CRM sisteminizle otomatik olarak senkronize ederek veya konuşma bağlamına göre takip hatırlatıcıları göndererek, görüşme sonrası iş akışlarınızı otomatikleştirebilir.

Toplantıları neden yazıya dökmek gerekir?

Adım adım kılavuza geçmeden önce, toplantıların transkripsiyonunun faydalarını bilmek önemlidir. Bazıları bunun çok gerekli olmadığını düşünebilir, ancak günümüzde transkriptleri yapay zeka açısından değerlendirmek de hayati önem taşıyor.

AI analitiği ile, ekibinizin müşterilerle yaptığı görüşmelerden bilgi toplayabilir ve bu bilgileri hızlı ve verimli bir şekilde stratejiler ve taktikler oluşturmak ve öncelikleri ayarlamak için kullanabilirsiniz. Etkili toplantılar, net hedefler ve eyleme geçirilebilir sonuçlar verimliliği artırdığından ekip performansını %25 oranında iyileştirir, bu nedenle bunu doğru bir şekilde yapmak önemlidir.

Toplantılarınızı yazıya dökmeniz için dört temel neden:

  • Bir toplantı deposu oluşturur.
  • Bilgiye erişilebilir hale getirir.
  • Toplantı verilerini aranabilir hale getirir.
  • Uyumluluğun sağlanmasına yardımcı olur.

1. Toplantı Arşivi Oluşturur

Toplantıyı yazıya dökmek, tartışmalarınızın kalıcı bir kaydını sağlar. Bu sayede, tüm önemli kısımların, eylem noktalarının ve belirlenen sorumlulukların takip edilebilmesini ve ileride başvurmak üzere kolayca erişilebilmesini sağlarsınız.

Geçmişteki tartışmalara hızlıca geri dönmenizi sağlayarak hesap verebilirliği artırır ve düzeni korur. Ayrıca ekip üyeleri arasındaki yanlış anlaşılmaları gidermek için de harika bir yoldur.

2. Bilgiye Erişimi Kolaylaştırır

Toplantı transkripsiyonu, işitme engelli veya işitme güçlüğü çeken bireylerin bilgiye eşit erişimini sağlamak açısından çok önemli bir rol oynar. Transkripsiyon veya altyazı olmadan, birçok kişi tartışmalara tam olarak katılmakta zorluk çekebilir ve bu da önemli kararları, eylem maddelerini ve genel toplantı bağlamını takip etmeyi zorlaştırır.

Yazılı bir kayıt tutarak, ekibinize aynı bilgilere farklı bir ortamdan erişme imkanı sunarsınız. Ayrıca, transkriptler kullanıcıların toplantıları kendi hızlarında gözden geçirmelerine yardımcı olur. Bu, çeşitli nedenlerle toplantıya gerçek zamanlı olarak katılamayan ekip arkadaşlarını bilgilendirmek için özellikle yararlı bir uygulamadır. Asenkron çalışma ekipleri için harika bir uygulamadır.

3. Toplantı Verilerini Arama Yapılabilir Hale Getirir

Transkriptler, kullanıcıların toplantılardaki önemli noktaları, eylem maddelerini ve kararları bulmasını çok kolaylaştırır. AI özetleri ve notları ile bu özellik bir adım daha ileriye taşınır, çünkü önemli noktalar vurgulanarak size sunulur.

Ancak, toplantıda belirli bir konuyu arıyorsanız, kayıtlı bir transkript olması çok daha kolaydır, çünkü anahtar kelime veya konuya göre arama yaparak tartışmanın belirli bölümlerini bulabilirsiniz.

4. Uyumluluğun Sağlanmasına Yardımcı Olur

Büyük C kelimesi biraz ürkütücü olabilir, ancak profesyonel ortamlarda, özellikle hassas verilerle çalışırken sıkı politikalar izlenmelidir. Buna hukuk işleri, sağlık hizmetleri ve ayrıca müşteri ile yüz yüze yapılan işlemler dahildir.

GDPR gibi veri düzenlemelerine uyduklarını garanti etmek için güncel ve doğru toplantı kayıtlarına ihtiyaç duyarlar. Transkriptler, yasal ve düzenleyici yükümlülüklerinizi yerine getirmenize yardımcı oldukları için uyumluluk sorunlarınızın çözümüdür.

Toplantıyı nasıl yazıya dökerim: adım adım kılavuz

Toplantıyı Nasıl Transkripsiyon Yapılır?

Bir toplantıyı yazıya dökmek uzun, sıkıcı ve yorucu olabilir ya da hızlı, kolay ve verimli olabilir. Her şey, toplantıyı manuel olarak yazıya döküp dökmediğinize veya yardımcı olması için bir AI yazılımı kullanıp kullanmadığınıza bağlıdır. 

Her iki yöntemi de kullanarak bir toplantıyı nasıl transkribe edeceğimize bir göz atalım ve hangisinin sizin ve işiniz için daha uygun olduğuna karar verin (gerçi biz zaten biliyoruz!).

Manuel Transkripsiyon

Manuel transkripsiyon, bir kişinin toplantıyı dinlemesi ve söylenenleri gerçek zamanlı olarak veya kayıttan yazması gerektirir. Daha yüksek doğruluk ve bağlam farkındalığı sağlasa da, aynı zamanda zaman alıcı ve emek yoğun bir işlemdir.

Canlı transkripsiyon yaparken, stenografi konuşmayı takip etmenize yardımcı olabilir, ancak uzun görüşmelerde yorgunluk hissedilebilir. Bu da yapay zekanın asla yapmayacağı hatalara yol açabilir. Uzun toplantılar için, manuel transkripsiyon, hızdan çok hassasiyetin önemli olduğu durumlar için en uygun seçenektir. Örneğin, hukuk, tıp veya araştırma alanları gibi.

Manuel Transkripsiyonların Avantajları

  • Daha yüksek doğruluk.Bir kişi, ton, aksan ve üst üste gelen konuşma gibi nüansları AI'dan daha iyi ayırt edebilir.
  • Daha iyi bağlam farkındalığı. İnsanlar metni daha doğal bir şekilde özetleyebilir, hataları düzeltebilir ve biçimlendirebilir.
  • Özelleştirilebilir biçimlendirme.Manuel transkripsiyon, önemli noktaları özetlemek veya konuşmacıları daha net bir şekilde ayırt etmek gibi kişiselleştirilmiş yapılandırmaya olanak tanır.

Manuel Transkripsiyonların Dezavantajları

  • Zaman alıcıdır. Yazma hızına bağlı olarak, bir saatlik bir toplantıyı yazıya dökmek 3-4 saat sürebilir. El yazısı ile yazıyorsanız, bunu unutabilirsiniz.
  • Emek yoğun.Yüksek düzeyde konsantrasyon gerektirir ve uzun toplantılar için yorucu olabilir.
  • Pahalı.Profesyonel transkripsiyon uzmanları veya hizmetleri kiralamak maliyetli olabilir.

Diyalogların az olduğu küçük toplantılar için manuel transkripsiyon uygun olabilir. Ancak, daha uzun veya daha karmaşık tartışmalar için, manuel düzeltme ile otomatik araçları birleştirmek, doğruluk ve verimlilik arasında bir denge sağlayabilir.

Otomasyona Güvenmek

Otomatik transkripsiyon, yapay zeka destekli araçlar kullanarak konuşmayı gerçek zamanlı olarak veya kayıttan metne dönüştürür. Yapay zeka destekli birçok hizmet, konuşma tanıma, konuşmacı tanımlama ve zaman damgası ekleme özellikleri sunar. Daha gelişmiş araçlar, duygu analizi yapabilir ve kullanıcının ses tonunu analiz edebilir.

Otomatik transkriptlerin en iyi yanı, hızlı, uygun maliyetli ve kolayca aranabilir olmalarıdır. Sorun fark ederseniz bunları düzenleyebilir, transkripte yorum ekleyebilir ve hatta özetler ve toplantı notları (belirli şablonlarda) oluşturabilirsiniz. Son olarak, bunları CRM veya dokümantasyon araçlarınızı otomatik olarak doldurmak için kullanabilirsiniz, böylece parmağınızı bile kıpırdatmanıza gerek kalmaz.

Toplantıyı otomatik araçlarla yazıya dökmek için, her zamanki gibi toplantıya katılmanız ve toplantı kaydedicinizin de toplantıya katıldığından emin olmanız yeterlidir. Toplantı, arka planda tartışmanızı otomatik olarak yazıya döker, böylece siz tamamen sohbete odaklanabilirsiniz.

Otomatik Transkripsiyonun Avantajları

  • Hızlı ve verimli. Transkriptler saatler yerine dakikalar içinde oluşturulur. Ayrıca, yorulmadığı için yapay zeka hataları da yoktur, yani büyük ölçekte transkriptler üretebilirsiniz.
  • Maliyet etkin.Birçok AI aracı, insan transkripsiyonistleri işe almaya kıyasla ücretsiz veya düşük maliyetli planlar sunar.
  • Aranabilir ve düzenlenebilir.AI tarafından oluşturulan metinler kolayca aranabilir, bu da onları dokümantasyon ve inceleme için kullanışlı hale getirir.

Otomatik Transkripsiyonun Dezavantajları

  • Doğruluk değişkenlik gösterir. AI, aksanlar, arka plan gürültüsü ve birbiriyle konuşan birden fazla konuşmacı ile zorlanabilir. Ayrıca, önceden programlanmamışsa, önemli terimleri, kısaltmaları veya sektöre özgü jargonu kaçırabilir.
  • Konuşmacı tanımlama sorunları.Bazı araçlar konuşmayı yanlış atfeder ve manuel düzeltmeler gerektirir.
  • Gizlilik endişeleri.Ses kayıtlarını ve transkriptleri bulut tabanlı hizmetlerde depolamak, özellikle hassas toplantılar için güvenlik riskleri oluşturabilir.

Otomatik transkriptler, hızın öncelikli olduğu, birden fazla konuşmacının katıldığı büyük toplantılar için en uygun seçenektir. Hızlı dokümantasyona ihtiyaç duyan ancak %100 doğruluk gerektirmeyen işletmeler, AI araçlarını son derece yararlı bulacaktır. Bu araçlar, rutin ekip toplantıları, web seminerleri ve beyin fırtınası oturumları için de idealdir.

Doğru Toplantı Transkripsiyon Aracını Seçme

Piyasada çok sayıda transkripsiyon aracı bulunduğundan, ihtiyaçlarınıza en uygun olanı seçmek için dikkatli bir değerlendirme yapmanız gerekir. Özellikleri, kullanıcı yorumlarını, kullanım kolaylığını ve fiyat-performans oranını karşılaştırmanız gerekir. Bazı temel faktörlere göz atalım:

  • Doğruluk ve Yapay Zeka Yetenekleri. Araç, gelişmiş konuşma tanıma özelliğini kullanıyor mu? Birden fazla görüşmeyi aynı anda karşılaştırabilen çoklu toplantı zekası gibi özelliklere sahip mi? Görüşme sonrası otomasyon için yapay zeka ajanı iş akışlarına sahip mi?
  • Özelleştirme Seçenekleri. AI'yı toplantılarınızda sıkça kullanılan özel terminoloji veya isimlerle eğitebilir misiniz? Transkriptlerinizi netleştirmek için dolgu kelimelerini otomatik olarak kaldırabilir mi?
  • Konuşmacı Tanıma.Birden fazla konuşmacıyı ne kadar iyi ayırt eder ve manuel ayarlamalara izin verir mi?
  • Entegrasyon ve Erişilebilirlik. Transkripsiyon aracınız Zoom, Microsoft Teams ve Google Meet gibi video konferans platformlarıyla çalışıyor mu? Transkriptler çeşitli formatlarda dışa aktarılabilir mi? Sorunsuz iş akışları için CRM ve proje yönetimi araçlarınızla entegre oluyor mu?
  • Güvenlik ve Uyumluluk.Araç, veri koruma düzenlemelerine uygun mu? Şifreli depolama ve güvenli erişim kontrolü sunuyor mu?

Bu faktörleri göz önünde bulundurarak, doğruluk, güvenlik ve kullanım kolaylığı sağlayan, kuruluşunuzun ihtiyaçlarını karşılayan bir transkripsiyon aracı seçebilirsiniz.

Toplantılarınızı Transkribe tl;dv Kullanma

tl;dv toplantılarınızı ücretsiz olarak kaydedebilen, transkripsiyonunu yapabilen ve özetleyebilen popüler bir AI toplantı asistanıdır. Popüler video konferans platformları aracılığıyla toplantılarınıza katılarak çalışır. Zoom, Google Meet ve MS Teams gibi popüler video konferans platformları aracılığıyla toplantılarınıza katılarak çalışır. 

tl;dv ile özel toplantı notu şablonları oluşturabilirsiniz. Bu, tl;dvyapay zekasına notlarınızın nasıl biçimlendirilip yapılandırılmasını istediğinizi belirtebilmenizi sağlar. Böylece, durum ne olursa olsun etkili toplantı notları oluşturabilirsiniz. 

Esasen, transkriptinizi, özetlerinizi ve notlarınızı okunabilir ve kolayca taranabilir hale getirmek için düzenler. Özelleştirilebilir yapısı, benzer özellikler sunan diğer transkripsiyon araçlarının çoğundan bir adım önde olmasını sağlar. Fireflies, Tactiqve Otter akla geliyor.

tl;dv benzeri platformların bir başka harika özelliği de, toplantı notlarını CRM'nizle otomatik olarak senkronize edebilmenizdir. Her müşteri görüşmesinden sonra CRM'nizi manuel olarak doldurma günleri geride kaldı; artık bu günlere, çevirmeli bağlantı, MySpace ve VHS kiralamaları gibi geçmişte kalan şeylerin yanına veda edebilirsiniz. Görüşme sonrası iş akışlarını kolaylaştırmak, insan temsilcileri ve acentelere başka yerlerde daha iyi değerlendirebilecekleri çok fazla zaman kazandırır.

Özel Toplantı Şablonları tl;dv

Satış görüşmelerinizi takip etmek için bir toplantıyı transkripsiyonlamak istiyorsanız, satış ekibinizin performansını izleyebilmeniz ve satış senaryolarınızı ne kadar doğru bir şekilde takip ettiklerini kontrol edebilmeniz için konuşmacı analizi panosu bulunan bir araç seçmeniz iyi bir fikirdir. tl;dv tam da bu panoya tl;dv . Fireflies, Tactiq ve Otter bu özelliği sunmamaktadır, ancak Gong, Modjoveya Avoma benzer satış odaklı özellikler için.

Satış müdürü olarak, tl;dv kullanarak tekrarlayan raporlar tl;dv birden fazla görüşmeyi kapsayan ve istediğiniz konuları içeren düzenli güncellemeler alabilirsiniz. Örneğin, tüm satış temsilcilerinizin fiyatla ilgili itirazları içeren görüşmelerini kapsayan haftalık bir rapor alabilirsiniz. Sıklığı siz belirlersiniz. Konuyu siz belirlersiniz. tl;dv , ekibinizin çağrılarını tl;dv ve zaman damgaları ile birlikte ayrıntılı bir rapor sunar, böylece önemli kısımlara atlayabilirsiniz. Şimdiye kadar listelenen diğer tüm araçlar arasında, yalnızca Gong bu özelliğe Gong , ancak bunun için ek ücret ödemeniz gerekir.

Google Meet veya diğer transkriptlerinizi çevirmek istiyorsanız, görüşme sırasında konuşulmayan diller de dahil olmak üzere birden fazla dile çeviri yapan bir araç seçmek akıllıca olacaktır. Çoğu araç bunu yapar, ancak sayı olarak bazı farklılıklar vardır. Örneğin, tl;dv 40'tan fazla dile tl;dv , Otter sadece 3 dile Otter .

Toplantı Transkripsiyonu için En İyi Uygulamalar

İyi yapılandırılmış bir toplantı transkripsiyonu açık, doğru ve gezinmesi kolaydır. Transkripsiyonu manuel olarak yapın veya yapay zeka destekli bir araç kullanın, bu en iyi uygulamaları takip ederek transkripsiyonlarınızın kullanışlı ve profesyonel olmasını sağlayabilirsiniz.

Netlik ve Tamlık Sağlayın

Transkript, toplantıdaki tüm tartışmaları içermeli ve aynı zamanda anlaşılması kolay olmalıdır. Çağrılarınızı manuel olarak transkribe ediyorsanız, doğruluğu sağlamak için zor bölümleri tekrar dinleyebilmek için bunları kaydettiğinizden emin olun.

Örneğin, konuşmacı mırıldanıyorsa veya çok hızlı konuşuyorsa, kaydı tekrar dinlemek belirsiz kelimeleri netleştirebilir. Ekibiniz SEO (Arama Motoru Optimizasyonu) veya KPI (Anahtar Performans Göstergesi) gibi kısaltmaları sık sık kullanıyorsa, transkripti daha sonra okuyacakların kafasını karıştırmamak için bunları en az bir kez tam olarak yazın.

Her konuşmacının doğru şekilde tanımlandığından emin olun. Otomatik transkripsiyon araçları bunu sizin yerinize yapmalıdır, ancak bazen hatalar yapabildikleri için her zaman iki kez kontrol edin. Örneğin, iki kişinin sesi birbirine benziyorsa, yapay zeka onların sözlerini yanlış atfedebilir ve bu da takip eden işlemlerde karışıklığa yol açabilir.

Mümkünse, netliği artırmak için dolgu kelimelerini kaldırın. Transkriptte her "um" ve "uh" kelimesini eklemenize gerek yoktur. Bazı otomatik transkript araçları dolgu kelimelerini otomatik olarak kaldırır. Örneğin, şunun yerine:

"Şey, bence, şey, bütçeyi artırmalıyız, anlarsın ya?"

Temiz bir transkripsiyon şu şekilde olurdu:

"Bence bütçeyi artırmalıyız."

Doğruluk için Düzeltme ve Düzenleme

AI tarafından oluşturulan transkriptlerde bile, aksanlar, arka plan gürültüsü veya konuşmaların üst üste binmesi nedeniyle hatalar meydana gelebilir. Transkriptlerinizin doğru olduğundan emin olmak için, hataları gözden geçirip düzeltin.

Örneğin, AI, hızlı konuşulduğunda "satışlarımız hızla artıyor" ifadesini "yelkenlerimiz hızla yükseliyor" olarak yanlış yorumlayabilir. Finansla ilgili bir konuşma varsa, bu tür bir hata gereksiz karışıklığa neden olabilir.

Eksik kelimeler, boşluklar veya yanlış duyulan ifadeler olup olmadığını kontrol edin. Noktalama veya gramer hataları varsa, şimdi bunları düzeltmenin tam zamanı. Örneğin, "Hadi yiyelim, büyükanne" ve "Hadi büyükanneyi yiyelim" ifadelerinin anlamları, sadece noktalama işaretlerine göre tamamen farklıdır. Bize inanın: eylem maddelerinizde böyle bir sorunun ortaya çıkmasını istemezsiniz!

Son olarak, teknik kısaltmaların doğru şekilde transkripsiyonlandığından emin olun. Özellikle AI araçları, kısaltmaları transkripsiyonlarken sorunlarla karşılaşabilir. Örneğin, birisi "CMS" (İçerik Yönetim Sistemi) derse, AI bunu "See mess" (karışıklık gör) olarak yanlış yorumlayabilir ve transkripsiyon yanıltıcı hale gelebilir.

Okunabilirlik için Transkriptleri Biçimlendirme

Sonuçta, transkriptler okunmak için vardır. Meslektaşlarınızın bunlardan en iyi şekilde yararlanabilmesi için, transkriptleri düzenli ve kolay okunabilir hale getirmek istersiniz.

Konuşmacı etiketlerini açıkça kullanın ve transkriptin takip edilmesini kolaylaştırmak için kalın harflerle yazın:

John: "Üçüncü çeyrek bütçesini kesinleştirmemiz gerekiyor."
Sarah: "Katılıyorum, gelecek hafta bir takip toplantısı ayarlayalım."

Birisi uzun süre konuştuysa, metnini bölün. Uzun paragraflar okunması zordur. Örneğin, şunun yerine:

“Harika bir çeyrek geçirdik ve satış hedeflerimizi planlanandan önce gerçekleştirdik. Pazarlama ekibimiz, sosyal medya, e-posta ve ücretli arama gibi birçok platformda başarılı kampanyalar başlatarak bunun gerçekleşmesinde önemli rol oynadı. Ayrıca müşteri etkileşiminde de kayda değer bir artış gördük.”

Şöyle ayırın:

“Harika bir çeyrek geçirdik ve satış hedeflerimizi planlanandan önce gerçekleştirdik.

Pazarlama ekibimiz, aşağıdakiler dahil olmak üzere birçok platformda başarılı kampanyalar başlatarak bunun gerçekleşmesinde önemli rol oynadı:

  • Sosyal medya
  • E-posta
  • Ücretli arama

Müşteri katılımında da kayda değer bir artış gördük.”

Gerekirse, önemli bilgilere zaman damgası ekleyin. Örneğin, [12:35]'te kritik bir karar alındıysa, saati not etmek daha sonra hızlıca başvurmak için yararlı olabilir. Bir AI transkripsiyon aracı, okunabilirlik için transkriptleri kendi başına biçimlendirmelidir, ancak kontrol etmekten zarar gelmez.

Dikkate Alınması Gerekenler

En doğru ve en kaliteli transkripsiyonları elde etmek için dikkate alınması gereken birkaç temel husus vardır. Aşağıdaki noktalara dikkat ettiğinizden emin olun, böylece herhangi bir sorun yaşamazsınız:

Doğruluk: Transkripti Mümkün Olduğunca Net Hale Getirin

Transkripsiyonun en büyük zorluklarından biri, özellikle teknik jargon, sektöre özgü terminoloji veya farklı aksanlarla çalışırken doğruluğu sağlamaktır.

Örneğin, bir sağlık ekibi "miyokard enfarktüsü" (kalp krizi) hakkında konuşuyorsa, AI tıbbi terminoloji konusunda eğitilmemişse bunu yanlış bir şekilde "göç eden fraksiyon" olarak yazabilir. Özel kelime hazinesi özelliğine sahip bir araç, daha yüksek doğruluk için sektör terimlerini önceden yüklemenizi sağlar.

Ayrıca, ekibinizin yüksek kaliteli bir ses sistemine sahip olduğundan emin olun. Kalitesiz mikrofonlar sesi bozabilir ve "veri ihlali"ni "veri sahili" olarak yanlış duymak gibi hatalara yol açabilir. Harici mikrofonlar kullanmak ve konuşmacıların net bir şekilde konuşmasını sağlamak, transkripsiyon hatalarını önemli ölçüde azaltabilir.

Son olarak, transkripti manuel olarak düzeltin, noktalama işaretlerini düzeltin ve hataları yakalayın.

Konuşmacı Tanımlama: Toplantı Katılımcılarını Doğru Şekilde Etiketleme

İyi yapılandırılmış bir transkript, her konuşmacıyı açıkça tanımlar, böylece tartışmaları takip etmek ve kimin ne söylediğini bulmak daha kolay hale gelir. Ancak, otomatik konuşmacı algılama her zaman mükemmel değildir.

Örneğin, John ve Sam gibi benzer seslere sahip iki kişi konuşuyorsa, AI yanlışlıkla Sam'in sözlerini John'a atfedebilir. Her zaman kontrol edin ve gerektiğinde manuel düzeltmeler yapın.

Konuşmacı tanımlamayı iyileştirmenin bir başka yolu da toplantılar sırasında konuşmacıların sırayla konuşmasını teşvik etmektir. Birden fazla kişi aynı anda konuşursa, yapay zeka onların ifadelerini tek bir ifadeye birleştirebilir ve bu da şu tür cümlelere yol açabilir:

"Evet, bence yapmalıyız – tamamen katılıyorum, ama pazarlama ne olacak – harika bir fikir!"

Konuşmacılar arasında net geçişler teşvik etmek, hem canlı hem de transkripsiyonun okunabilirliğini artırır.

Gizlilik: Hassas Bilgileri Koruyun

Toplantıların transkripsiyonu genellikle finansal raporlar, hukuki tartışmalar veya çalışanların kişisel verileri gibi hassas şirket bilgilerinin depolanmasını gerektirir. Uygun güvenlik önlemleri alınmadığında, transkriptler sızıntıya veya yetkisiz erişime maruz kalabilir.

Gizliliği sağlamak için, sektörünüze bağlı olarak GDPR, CCPA, HIPAA veya SOC2 gibi veri koruma yasalarına uygun bir transkripsiyon aracı kullanın. Örneğin, sağlık sektöründe çalışıyorsanız, hasta bilgilerinin gizliliğini sağlamak için HIPAA uyumluluğu çok önemlidir.

Bir başka iyi uygulama da transkriptlere erişimi kısıtlamaktır. Örneğin, bir toplantı transkriptinde maaş görüşmeleri yer alıyorsa, bu transkripte yalnızca İK ve ilgili yöneticiler erişebilmelidir. Parola korumalı depolama veya rol tabanlı erişim kontrolü (RBAC), bilgilerin ifşa edilmesini sınırlamaya yardımcı olabilir.

Son derece hassas görüşmeler için, kendi sunucunuzda barındırılan transkripsiyon araçlarını veya şifreli bulut depolama alanlarını kullanmayı düşünün. Örneğin, bir hukuk firması, müşteri bilgilerinin hiçbir zaman iç ağından dışarı çıkmamasını sağlamak için şirket içi transkripsiyon yazılımını tercih edebilir.

Bazı durumlarda, transkriptleri paylaşmadan önce tartışmaları anonimleştirmek de gerekli olabilir. Örneğin, şunun yerine:

"Finans departmanından James, pazarlama bütçesini %15 oranında azaltacağımızı doğruladı."

Şöyle yazabilirsiniz:

“Finans ekibinin bir temsilcisi, pazarlama bütçesinin %15 oranında azaltılacağını doğruladı.”

Transkripsiyonlarda Sık Yapılan Hatalar 

Gelişmiş araçlar kullanıldığında bile transkripsiyon hataları meydana gelebilir. İşte transkripsiyonlarınız sırasında karşılaşabileceğiniz bazı yaygın hatalar ve bunları önleme yolları.

  • Yanlış noktalama veya eksik bağlam. AI ,"Hadi yiyelim,Tim" yerine "Hadi yiyelim Tim"yazabilir. Anlaşılırlık için her zaman düzeltme okuma yapın.
  • Eşsesli kelimeler ve yanlış yorumlamalar. AI, telaffuz net değilse "the board met"ifadesini "the bored met"olarak yanlış duyabilir. Manuel kontrol, bağlam açısından doğru ifadeyi garanti eder.
  • Dolgu kelimelerinin kaldırılmaması. "Şey, bence satışları artırmalıyız"yerine,"Bence satışları artırmalıyız" şeklinde düzeltin. Bazı araçlar otomatik dolgu kelime kaldırma özelliği sunar.
  • Yanlış yazılmış isimler ve jargon.AI,"Wi-Fi"yi"Why fi" olarak yazabilir ve metni kafa karıştırıcı hale getirebilir. Özel kelime dağarcığı özellikleri bunu önlemeye yardımcı olabilir.

SSS

Toplantıların nasıl transkripsiyonlanacağına dair en sık sorulan soruları burada bir araya getirdik, böylece tüm cevapları tek bir yerden alabilirsiniz. Çalışanlar yılda 392 saatinitoplantılarda geçiriyor, bu nedenle transkripsiyonlarla ilgili soruların ortaya çıkması çok doğal. Bu sayfayı yer imlerine ekleyin ve hızlı cevaplara ihtiyacınız olduğunda tekrar ziyaret edin.

1. Transkripsiyonun tamamlanması için tipik süre ne kadardır?

Aracın türüne bağlı olarak, AI destekli transkripsiyon toplantı devam ederken veya görüşme bittikten birkaç dakika sonra tamamlanabilir. Ancak, karmaşık bir tartışma söz konusuysa, transkripti düzenlemeniz gerekebilir.

Manuel transkripsiyon genellikle uzun süren bir işlemdir. 1 saatlik bir toplantıyı transkripsiyonlamak 4-6 saat sürebilir.

2. Otomatik Transkripsiyon Araçları Nasıl Çalışır?

Otomatik transkripsiyon araçları, konuşulan dili metne dönüştürmek için yapay zeka ve doğal dil işleme (NLP) teknolojilerini kullanır. Bu araçlar genellikle sesleri fonetik bileşenlere ayırarak kelimeleri tanımlar. Yapay zeka, gramer ve sözdizimini analiz ederek bağlamı anlayabilir ve hatta farklı konuşmacıları tanımlayabilir.

AI aracı, okunabilirliği kolaylaştırmak için transkripti biçimlendirir ve noktalama işaretleri ekler. Ayrıca, görüşmeden sonra transkripti iyileştirerek notları, özetleri ve önemli noktaları çıkarır. 

3. AI tarafından oluşturulan transkriptler ne kadar doğrudur?

AI destekli transkriptlerin doğruluğu birkaç faktöre bağlıdır:

  • Ses Kalitesi.Arka plan gürültüsünün minimum olduğu netkayıtlar daha doğru sonuçlar verir.
  • Konuşmacı Netliği. Netve iyi tempolu konuşma, transkripsiyon kalitesini artırır. Mırıldanıyorsanız veya çok hızlı konuşuyorsanız, AI transkripsiyonu doğru bir şekilde yapamayabilir.
  • Teknik Jargon. Özel kelime hazinesi özelliği yoksa, AI teknik jargonla zorlanabilir.
  • Aksanlar. AI yazılımına bağlı olarak, bölgesel aksanlar transkriptin doğruluğunu etkileyebilir.
  • AI Modelinin Gelişmişliği.Piyasada bulunan birçokAI aracı %85-90 civarında bir doğruluk oranına ulaşabilir, ancak neredeyse her zaman küçük hataları düzeltmek için inceleme yapmanız gerekecektir.

Yasal, tıbbi veya kurumsal kullanım için, %100 doğruluk için AI tarafından oluşturulan transkriptleri gözden geçirip düzenlemek en iyisidir.

4. Toplantı transkriptleri hatalar için düzenlenebilir mi?

Evet! Çoğu transkripsiyon aracı, yanlışlıkları düzeltmek için manuel düzenleme imkanı sunar. Genellikle ses kaydının bölümlerini transkriptin ilgili kısmıyla karşılaştırarak AI'nın yanlış yaptığı kısımları düzenleyebilirsiniz. Konuşmacı etiketlerini doğrulamak ve gramer veya noktalama hatalarını düzeltmek de iyi bir fikirdir.

5. Toplantı transkripsiyonundan en çok hangi sektörler yararlanır?

Toplantı transkripsiyonu, birçok sektörde değerlidir ve dokümantasyon, erişilebilirlik ve üretkenliği artırır. İşte bunu en faydalı bulan sektörlerden bazıları:

  • İş ve Kurumsal. Transkriptler , şirketlerin kararları takip etmesine, özetler oluşturmasına ve sektör düzenlemelerine uyumu sağlamasına yardımcı olur. Ayrıca satış ve müşteri hizmetleri departmanlarının müşterilerle yaptığı görüşmeler için de çok kullanışlıdır.
  • Hukuki. Avukatlar, doğru hukuki kayıtları tutmak için ifade tutanakları, mahkeme duruşmaları ve müvekkil toplantıları için transkripsiyonları kullanır.
  • Sağlık hizmetleri. Doktorlarve tıp uzmanları, hasta kayıtları, konsültasyonlar ve HIPAA uyumluluğu için transkripsiyonlara güveniyorlar.
  • Eğitim ve Araştırma.Profesörler, araştırmacılar ve öğrenciler dersler, röportajlar ve nitel araştırmalar için transkripsiyon kullanır. 

Toplantılarınızı Bugün Transkripsiyonlamaya Başlayın

Toplantı transkripsiyonu sadece bir kolaylık değil, üretkenliği, erişilebilirliği ve dokümantasyonu artıran güçlü bir araçtır. Manuel transkripsiyonlar daha doğru olma eğiliminde olsa da, çok daha uzun sürer ve başka yerlerde daha iyi kullanılabilecek insan gücünü boşa harcar. Yalnızca doğruluk kesinlikle gerekliyse manuel transkripsiyonları kullanın.

Öte yandan, AI tarafından oluşturulan transkriptler, yüksek doğruluk seviyesi, konuşmacı tanımlama, özetler, notlar ve önemli noktalar ile birlikte ışık hızında transkriptler sunar.

Toplantıyı transkribe etmek için hangi yöntemi seçerseniz seçin, önemli bilgiler, kararlar ve eylem maddelerinin asla kaybolmaması için yazılı bir kayıt tutmak her zaman önemlidir. Burada özetlenen en iyi uygulamaları takip ederek, transkriptlerinizi net, doğru ve ekip arkadaşlarınızın okuması için son derece kolay hale getirebilirsiniz.

Ne bekliyorsunuz? tl;dv , sınırsız çağrı kaydı, transkripsiyon ve özetleri ücretsiz olaraktl;dv !