İçeriğe geç
Strateji toplantıları oldukça harikadır ve bu toplantılar sırasında pek çok şey başarılabilir, ancak "Strateji toplantısına kimler katılmalı?" diye sorabilirsiniz.
Kısaca cevap: stratejinizin sonucundan bir şekilde etkilenen herkes... tabii, bir dereceye kadar.
Bu, CEO'lar, CFO'lar, CMO'lar, Satış ve Pazarlama Başkan Yardımcıları, ürün yöneticileri, iş geliştirme liderleri gibi temel olarak tüm önemli oyuncuları kapsayabilir.
Ancak, basit cevap bir yana, strateji toplantıları – ve kimlerin katılacağı – sadece kısaltma olan bir unvanı olan kişilerden biraz daha incelikli ve karmaşık olabilir. Tamam mı?
Strateji toplantısı nedir?
Çok basit bir şekilde başlayalım. Strateji toplantısı, şirket stratejisini veya proje stratejisini tartışmak üzere bir kuruluşun içinden birçok paydaş, karar verici ve etkileyici kişiyi bir araya getiren stratejik planlama oturumudur.
Bu genellikle üst yönetim, operasyonel personel ve çeşitli departmanların temsilcilerini içerir.
Toplantının amacı, fikirler üretmek, organizasyonel zorluklara yönelik çözümler bulmak, stratejileri uygulamak için taktikler tartışmak ve planlar oluşturmaktır.
Çoğu kuruluş düzenli toplantılar, senkronizasyon toplantıları, bilgilendirme toplantıları ve benzeri toplantılar düzenlerken, strateji toplantısı projeleri planlamak için yapılan bir planlama ve yol haritası toplantısıdır. Hatta tüm şirketin geleceği için bir özet veya yol haritası oluşturmaya yardımcı olmak için de kullanılabilir.
Bunlar kullanışlıdır ve işin birçok alanından farklı kişilerin bir araya gelip fikirlerini paylaşmalarını sağlar.
Bunlar uzun etkinlikler veya bir dizi kısa etkinlik olabilir. Nihai hedef, tek bir şey ortaya çıkarmak: bir strateji!
Strateji toplantısıyla neler başarabilirsiniz?
Bir strateji toplantısında, şirketin mevcut hedeflerini tartışabilir ve kuruluşun hedeflerine ulaşmasına yardımcı olacak bir eylem planı geliştirebilirsiniz. Ayrıca potansiyel riskleri ve fırsatları belirleyebilir, kaynakların nasıl tahsis edileceğine karar verebilir, performans ölçütleri oluşturabilir, planlara göre ilerlemeyi gözden geçirebilir ve daha fazlasını yapabilirsiniz. Tüm bunlar, kuruluşunuzun uzun vadede başarılı olmasına yardımcı olacak etkili bir strateji oluşturulmasına katkıda bulunur.
Strateji toplantıları kavramsal olabilir. Fikir üretmek ve genel stratejiler üzerinde beyin fırtınası yapmak için kullanılabilirler.
Alternatif olarak, bulunduğunuz yer ve gitmek istediğiniz yer konusunda net bir vizyonunuz varsa, strateji toplantısı daha ayrıntılı olabilir ve bu hedeflere ulaşmanın temel unsurlarını ele alabilir. Bu, daha geniş bir şirket düzeyinde hedef belirlemek için harikadır.
Strateji toplantısına kimleri dahil etmeliyim?
Katılımcılar, tartışmaya en iyi katkıyı sağlayacak kişiler dikkatlice seçilmelidir.
İşte katılabilecek kişilerin bazı örnekleri:
Üst Yönetim Ekibi
Organizasyonun üst düzey yöneticileri, yönlendirme, içgörü ve geri bildirim sağlamak için toplantıda hazır bulunmalıdır. Toplantının planlandığı gibi ilerlemesini ve tüm hedeflerin gerçekleştirilmesini sağlamada önemli bir rol oynayacaklardır. Ayrıca, onların katılımı, fikirlerin ve kavramların genel iş hedefleri kapsamında çok "uçuk" veya düşünülemez olmamasını da sağlayacaktır.
Üst düzey yöneticiler toplantıya katılıp tüm toplantıyı yönetmek isteyebilirler, ancak strateji toplantısı nihayetinde tek bir kişinin kararlarına göre ne olacağını dikte etmekten ziyade, dinleme ve şeffaf iletişim üzerine odaklanmalıdır.
Bölüm Başkanları
Bölüm başkanları, bölümlerin temsil edilmesini ve onların benzersiz bakış açılarının tartışmaya dahil edilmesini sağlamak için gereklidir.
Tüm departman yöneticilerinin katılımı için fırsat olsa da, davetler konusunda stratejik davranmak genellikle iyi bir fikirdir. Organizasyon üzerinde en fazla etkiye sahip departmanları belirleyin ve bu departmanlara öncelik verin.
Operasyonel personel
Operasyonel personel, mevcut süreçler ve operasyonlar hakkında değerli bilgiler sunabileceği gibi, iyileştirme için potansiyel fırsatlar da sunabilir.
Toplantının tamamını ve genel stratejiyi gerçekçi tutabilirler – mutlaka para ve vergiyle değil, teslimat ve lojistikle.
Onları, gelecek ay Sahra Çölü'nü geçmek gibi tuhaf fikirler üretmeye başladığınızda sizi gerçeğe geri döndüren mantıklı arkadaşlarınız olarak düşünün.
Dış danışmanlar ve uzmanlar
Dış danışmanlar, şirket içinde elde edilmesi zor olan çok değerli tavsiyeler ve uzmanlık bilgisi sağlayabilirler. Ayrıca, deneyimlerinin bir kısmı şirket dışından geldiği için daha geniş bir bakış açısı sağlamaya da yardımcı olabilirler.
Sektördeki en son trendleri ve araştırmaları takip etmek ve rakipler hakkında bilgi edinmek için özellikle yararlıdırlar.
Bu kişilerin katılımı için uzman ücretleri ödemeniz gerekebilir ve bu ucuz olmayabilir, ancak dışarıdan bir danışmanla çalışmak uzun vadede para, zaman ve enerji (hatta muhtemelen çalışanların gözyaşları!) tasarrufu sağlayabilir.
Çalışan savunucuları
Bu inanılmaz stratejileri ve hedefleri oluşturmak çok güzel ve iyi, ancak personelinizin ve çalışanlarınızın gerçekte neyi yönetip yapabileceğini de göz önünde bulundurmanız gerekir.
Moralin yüksek tutulması her işin önemli bir parçasıdır ve tüm çalışanların düşüncelerini, duygularını ve endişelerini paylaşmalarına izin verilmelidir.
Tüm çalışanların katılımı zaman ve kaynak açısından sorunlara yol açabilirken, sadece bölüm başkanlarını değil, işi yapanların temsilcilerini de davet ederek, zaman çizelgelerinin uygulanabilir olup olmadığını ve karşılaşılabilecek engelleri değerlendirebilirsiniz.
Unutmayın, olumsuzluk ile yapıcı eleştiri arasında ince bir çizgi vardır, bu nedenle çalışanın seçimi dikkatlice düşünülmelidir. Aynı şekilde, ofisteki "evet" diyen kişiyi de getirmeyin. Memnun etmek için istekli olan biri, tüm çalışanları en iyi şekilde temsil eden kişi olmayabilir.
Müşterinin sesi
Gerçek bir müşteriyi strateji toplantınıza davet etmek, sadece ücretli bir ekip üyesi olmadığı için mümkün olmayabilir, ancak müşterileriniz, müşterileriniz, hedef kitleniz ve potansiyel müşterileriniz adına bir şekilde konuşabilecek birini davet etmek harika bir fikirdir.
Bu deneyim, sadece "hisler"e dayalı olmamalı, aynı zamanda son kullanıcılarınız hakkında nicel, nitel veya her iki tür veride deneyime sahip birine dayanmalıdır. Görüşlerini somut verilerle destekleyebilen birinin ekibinizde olması, müşterinin ihtiyaç ve isteklerini belirlemede çok değerli olabilir.
Herkesi bir araya getirip stratejiyi tartışmak zor bir iş gibi görünebilir, ancak bu anahtar oyuncular, kuruluşunuzun doğru yönde ilerlemesini sağlamaya yardımcı olabilir. Aynı şekilde, hepsinin aynı anda sürece dahil olması gerekmez. Katkı sağlandığı ve planlanan farklı kısımlar hakkında fikir belirtme şansı olduğu sürece, bu hem gerçek zamanlı hem de eşzamansız olarak gerçekleştirilebilir.
Planlama toplantısı nasıl yapılır?
Toplantıya kimleri davet edeceğimiz konusunda daha net bir fikrimiz olduğuna göre, bunu nasıl yürütecek ve gerçekleştireceğiz?
Başarılı bir strateji toplantısı düzenlemek, dikkatli bir hazırlık ve planlama gerektirir. Asıl toplantı muhtemelen en kolay kısmıdır!
Toplantı için hedefler belirleyerek, gündem ve zaman çizelgesi oluşturarak, kimin davet edilmesi gerektiğine karar vererek, herkesin toplantıya katılmadan önce hazırlıklı ve aynı fikirde olmasını sağlayarak, katılımcılara görevler atayarak ve oturumun sonunda kararları kesinleştirerek önceden iyi bir planlama yaptığınızdan emin olun.
Herkesi aynı anda strateji toplantısına davet etmeli miyim?
Kesinlikle hayır!
Yukarıda sunduğumuz davet edilecek kişiler listesi oldukça kapsamlı olsa da, herkesin aynı anda strateji toplantısına davet edilmesi gerekmez.
Katılımcıların farklı uzmanlık alanlarını temsil etmelerini, anlamlı katkılar sağlamalarını ve uzun vadeli etkileri olan kararlar alabilmelerini sağlamak önemlidir.
Ancak, çok fazla kişiyi davet etmek karışıklığa yol açabilir ve süreci yavaşlatabilir. Stratejik kararlar almak için bilgi ve deneyimi gerekli olan kişileri davet etmeye çalışın.
Katılımcıların doğru dengede olmasını sağlayarak, herkesin görüşlerinin dinlenmesini ve kararların işbirliği içinde alınmasını garanti altına alın.
Katılımcı sayısını yönetilebilir düzeyde tutmak da önemlidir; çok fazla kişi olması kafa karışıklığına yol açabilir ve süreci aksatabilir.
Sonuç olarak, strateji toplantınız için doğru kişilerin odada olduğundan emin olarak, doğru kararların alınmasını sağlayabilir ve kendinizi birçok zahmetten kurtarabilirsiniz (zaman, enerji ve muhtemelen daha fazla çalışan gözyaşından bahsetmiyorum bile!).
Herkesi dahil etmenin bir yolu var mı?
Kesinlikle! remote artması, strateji toplantılarının sanal olarak yapılabilmesi ve çevrimiçi toplantı kayıt cihazları toplantıya katılan TÜM sesleri kaydetme sorununu çözebilir... aslında çok fazla kişi olmadan.
tl;dv , gerçek zamanlı video toplantısına katılan kişi sayısı minimum düzeyde olsa da herkesin sözünü söyleyebildiği genel strateji toplantısını başarıyla gerçekleştirmenize de yardımcı tl;dv .
Bu araç, şirketteki herkesin Zoom veya Google Meet videolarını indirip, istedikleri zaman izleyebilmelerini sağlar.
Sıkıcı kısımları (veya hassas kısımları!) bile kesebilirsiniz.
Kaydetmek için ayarlayın ve strateji toplantınız otomatik olarak yazıya dökülsün (20'den fazla dilde, hem de!).
Google Meet kolaylıkla düzenleyin, Zoom zahmetsizcedüzenleyin, önemli anları zaman damgası ekleyerek ve sadece önemli kısımları keserek vurgulayın.
Slack'e push bildirimleri göndererek bireyleri veya tüm departmanları etiketleyebilir ve yalnızca onların girdisi gerektiğinde onları uyarabilirsiniz.
Aynı zamanda mükemmel bir takip aracı olarak da işlev görür ve tartışılan, planlanan ve hatta zaman çizelgesine alınan her şeyin tam şeffaflığını ve kayıt tutulmasını sağlar.
Strateji toplantısının takip işlemlerini nasıl paylaşabilirim?
tl;dvnin bir başka güzelliği ve genel bir asenkron işbirliği stratejisi uygulaması, uzman kayıt tutma gerekliliğidir, ancak araç bunu sizin için yapar ve etkili bir şekilde kullanılmasını sağlar.
Artık notlarınızı kaybetmeyeceksiniz.
Yanlış yorumlanmış eylem planları yok.
Artık yanlış anlaşılmalar yok!
Hepsi hem videoda hem de yazılı transkripsiyonda mevcuttur.
Neye karar verildi, ne zaman yapılması gerekiyor ve bunu kim yapacak?
Bu sayede, planların genel olarak başarılarını takip etmek ve izlemek için mükemmel bir kontrol listesine sahip olursunuz.
Daha da iyisi, bunu doğrudan CRM sistemlerine aktarabilir ve planları tüm şirkete yayabilirsiniz.
Böylelikle, sadece ilk toplantıya katılanlar değil, herkes şirket hedeflerine dahil olabilir!
Strateji toplantıları harikadır... ama herkesin orada olması gerekmez!
Büyük paydaş toplantıları yapmak geçmişte kesinlikle önemli bir şeydi, ancak aynı zamanda zaman, kaynak ve para açısından da büyük bir maliyete sahipti.
Yani, bu tür etkinlikler için yemek ve kahve masraflarının ne kadar olacağını bir düşünün!
İnanılmaz bir planlama gerektiren bu pahalı ve zaman alıcı etkinlikler, remote dünyasında artık gerekli değildir.
Video konferans yoluyla gerçekleştirilen ve tl;dv gibi akıllı araçların kullanıldığı strateji toplantıları, şirketlerin çalışma şeklini sonsuza dek değiştirmiştir ve değiştirmeye devam edecektir.
Toplantıya katılan kişi sayısını azaltarak, ancak yine de tam şeffaflığı ve işteki herkesle iletişimi sürdürerek, projeleri gerçekten ilerletmeye yardımcı olabilecek verimli, etkili ve güvenilir bir strateji toplantısı düzenleyebilirsiniz.
Herkesi dahil edebilirsiniz, orada olmaları gerekmez! Hatta tatilde bile olabilirler!
Herkes için demokratiktir: artık zaman planlaması yapmak zorunda kalmazsınız, seyahat etmek için zaman kaybetmezsiniz!
Strateji toplantıları daha iyi ve daha akıllıca yapılıyor. Şimdi... o açık büfe catering hizmetini ev ofisimize getirebilsek, harika olurdu.
Bu konuda kiminle konuşmamız gerekiyor?
