Перейти до змісту
Чи знали ви, що 15% робочого часу в організації витрачається на наради, а неефективні наради щороку приносять американським компаніям збитки у розмірі 399 мільярдів доларів? Ось чому вибір найкращих AI-агентів для нарад має вирішальне значення. Вони можуть підвищити продуктивність усього вашого бізнесу, заощадивши чимало грошей і часу.
Агенти штучного інтелекту не тільки допомагають організовувати більш ефективні та результативні наради, але й надають дані, які можуть кардинально змінити ваші стратегії після нарад. tl;dv лідером у галузі використання агентів штучного інтелекту на нарадах, тому ми маємо всі можливості, щоб розібратися в усіх нюансах цього питання.
Чому агенти ШІ так добре підходять для зустрічей? Почнемо з самого початку. Що таке агенти ШІ і як вони впливають на зустрічі?
Що таке AI-агенти і як вони змінюють зустрічі?
Anthropic агенти ШІ як автономну систему, яка може діяти незалежно на основі контексту. Для порівняння, робочий процес на основі агентів ШІ — це коли інтелектуальна система слідує заздалегідь визначеним шляхом. Робочі процеси на основі агентів все одно можуть оптимізувати робочі процеси та заощадити вашій команді безліч годин, але вони слідують за встановленими шляхами і не змінюються, якщо людина не дасть їм відповідної вказівки.
Агенти штучного інтелекту не потребують вказівок від людини. Вони оцінюють ситуацію і приймають рішення самостійно. У світі ділових зустрічей агенти штучного інтелекту можуть планувати їх від вашого імені, перевіряючи ваш календар, щоб переконатися, що ви вільні. Вони можуть встановлювати нагадування і коригувати плани у разі зміни обставин, не чекаючи втручання людини.
Припустимо, ви перебуваєте на нараді і розумієте, що вам потрібно перенести дзвінок на пізніше і замінити його дзвінком з вищим пріоритетом. Агент штучного інтелекту може прослухати вашу розмову, розпізнати зміну пріоритету і вжити відповідних заходів, щоб до закінчення наради ваш графік вже був скоригований.
Це штучний інтелект, що діє автономно. При правильному використанні він може кардинально змінити перебіг нарад. Варто також звернути увагу на штучний інтелект для управління проектами, оскільки він може мати великий вплив і в цій сфері.
Ключові особливості, що визначають найкращих AI-агентів для зустрічей
У недавньому опитуванні понад 55% респондентів повідомили, що штучний інтелект покращує взаємодію під час живих зустрічей, допомагаючи учасникам бути більш зосередженими та злагодженими. Вони звертають особливу увагу на транскрипції в режимі реального часу та контекстні підказки, оскільки це дозволяє командам бути більш інноваційними та продуктивними.
Але які саме ключові функції роблять AI-агентів найкращими для проведення зустрічей? Давайте розберемося.
Автоматизовані стенограми та резюме засідань
Цей агентський робочий процес зараз є чимось на зразок стандарту в ніші AI-асистентів для зустрічей. Навіть великі платформи для відеоконференцій, такі як Zoom, Google Meet і MS Teams, можуть це робити. Проте це жодним чином не применшує його цінності.
Отримання стенограм зустрічей в автоматичному режимі — це дивовижне досягнення. Давно минули часи, коли для стенографування розмови в скорописній формі був потрібен стенографіст. Тепер це за вас зробить штучний інтелект, а ви зможете зосередитися на найважливішому — на самій розмові.
Це особливо ефективно в продажах, оскільки представники можуть витратити свою енергію на залучення потенційних клієнтів, активно слухаючи їх, не турбуючись про те, щоб робити нотатки.
Автоматичні резюме з транскрипту є ще більш корисними. Вам не потрібно читати або переглядати весь запис розмови, ви можете просто ознайомитися з основними моментами. Більшість AI-асистентів для зустрічей надають часові мітки, щоб ви могли легко перейти до найважливіших частин.
Ця функція є справжнім порятунком для співробітників, які з будь-яких причин пропустили дзвінок. Вона також є чудовою допомогою для remote асинхронних команд.
Інтеграція з популярними інструментами
Ще одним функціональним робочим процесом є можливість автоматичної синхронізації нотаток та підсумків зустрічей з іншими інструментами. Агенти штучного інтелекту для успіху клієнтів дуже добре справляються з цим завданням. Будь-який дзвінок від клієнта може бути автоматично занесений до обраної вами CRM-системи.
Те, що колись було прокляттям для багатьох агентів CS і торгових представників, тепер є автоматизованою задачею, про яку їм не потрібно турбуватися. Якщо нотатки про зустрічі мають такий самий формат, як і CRM, це може бути так само безпроблемно, якби ви завантажили їх вручну. Тількинабагато швидше і з вищою точністю. Чим тут не задоволені?
Практичні висновки
Веселощі починаються, коли агенти штучного інтелекту починають розподіляти завдання між людьми. Вони можуть слухати вашу розмову, розуміти її зміст і контекст, а потім розподіляти завдання на основі того, що було обговорено.
Найкращі AI-агенти для зустрічей можуть визначати ключові завдання та наближати їх до виконання. Це може бути у формі підказок та нагадувань, або ж у формі прямого призначення завдань.
Персоналізація та налаштування
Агенти ШІ можуть легко адаптуватися до робочих процесів команди. Фактично, їх можна вважати хамелеонами в багатьох сенсах. Звичайно, вони надають величезну допомогу, тому дуже виділяються, але вони виконують накази дослівно. Якщо менеджеру потрібні дані для прийняття рішень на високому рівні та виконання завдань, агент ШІ їх надасть.
Однак той самий агент штучного інтелекту може обговорювати з розробниками лише технічні деталі або призначені завдання. А для команд з продажу він може зосередитися на відгуках клієнтів та пунктах переговорів.
Робочі процеси AI-агентів також можна легко налаштувати. Наприклад, tl;dv робити нотатки з нарад у будь-якому стилі, який вам подобається. Він має широкий вибір шаблонів для різних галузей, від популярних playbooks з продажу до шаблонів для CS, HR, дизайну продуктів, досліджень користувачів тощо. Ці шаблони можна повністю налаштувати або створити новий з нуля відповідно до ваших потреб.
Коротко кажучи, найкращі AI-агенти для зустрічей можуть безперешкодно адаптуватися до різних команд і різних випадків використання.
Багатомовні можливості
Агенти штучного інтелекту здатні спілкуватися різними мовами. Наприклад, tl;dv може транскрибувати ваш дзвінок більш ніж 40 мовами. Ця революційна мовна підтримка заповнює прогалину між багатомовними командами, роблячи світ меншим.
Захист безпеки та конфіденційності
Найкращі AI-агенти для зустрічей — це ті, які автоматично дотримуються законів про конфіденційність. У більшості великих компаній діють суворі політики конфіденційності та безпеки, і AI-агент повинен адаптуватися до роботи в рамках цих політик, інакше він стає марним.
Наприклад, агенти ШІ повинні гарантувати, що їхня робота відповідає вимогам GDPR. Іншим прикладом є закон ЄС про штучний інтелект. Він забороняє аналіз настроїв, чого дотримуються агенти ШІ tl;dv.
Як заощадити час, використовуючи найкращих AI-агентів для проведення зустрічей
Однією з найкращих рис AI-агентів є те, скільки часу вони вам економлять. Згідно з опитуванням 182 керівників вищої ланки в корпоративному світі, 64% з них зізналися, що наради забирають у них цінний час, який вони могли б присвятити глибоким роздумам і рефлексії. Найкращі AI-агенти для нарад можуть потенційно заощадити ваш час у трьох ключових сферах:
1. Перед зустрічами
Якщо ви зможете скоротити зайві розмови перед початком зустрічі, то вже наполовину досягли мети. В середньому професіонал витрачає понад п'ять годин на тиждень на зустрічі і майже чотири години на підготовку до них. Цей час підготовки можна значно скоротити двома способами:
Планування зустрічей
Завдяки автоматичному плануванню зустрічей вам не доведеться турбуватися про пошук часу, який підходить усім. Про все подбають за вас.
Наприклад, Calendly має AI-асистента з планування, який автоматично знаходить зручний час для дзвінків у календарях усіх учасників. Він пропонує оптимальні часові проміжки на основі доступності, часових поясів та особистих уподобань.
Clockwise — ще один автоматичний планувальник зустрічей. Він вибирає час, який найменше заважатиме всім учасникам. Він також організовує ваш календар так, щоб ви мали запланований час для висококонцентрованої роботи, а також блоки для співпраці.
Підготовка порядку денного
Ще один спосіб, за допомогою якого агенти ШІ можуть заощадити час перед зустрічами, — це автоматизована підготовка порядку денного.
Такі інструменти, як tl;dv надають шаблони порядку денного зустрічей, які дозволяють легко дотримуватися плану під час телефонної розмови. Інші програми, такі як Fellow, виконують подібну функцію, дозволяючи інтегрувати нотатки та цілі з попередніх зустрічей для підбиття підсумків та переоцінки.
НавітьNotion використовує штучний інтелект для створення проектів порядку денного засідань. Він може пропонувати ключові теми для обговорення на основі поточних завдань або минулих дискусій.
2. Під час зустрічей
Під час самої зустрічі штучний інтелект бере на себе трохи більше функцій. Поки ви берете участь у розмові, ваш агент штучного інтелекту буде записувати, транскрибувати та робити нотатки від вашого імені.
tl;dv — один з найкращих інструментів для впровадження штучного інтелекту у ваші наради. Він не тільки записує, транскрибує та робить нотатки, але й робить це безкоштовно. Його справжня перевага полягає в корисності після завершення дзвінка.
Zoom тепер має власного AI-помічника, який виконує ті самі функції, включаючи транскрипцію в режимі реального часу, але він з'явився запізно. Він не має тих деталей, які мають спеціалізовані довгострокові користувачі.
3. Після зустрічей
Після зустрічей можна заощадити багато часу. Завдяки підсумкам після дзвінків ви вже скоротили час, необхідний для огляду зустрічі, але деякі інструменти дозволяють зробити ще більше.
tl;dv, наприклад, не тільки надає резюме з часовими мітками, але й цілу панель аналітики спікерів. Вона дозволяє дізнатися, скільки часу ваші представники та агенти розмовляють, скільки слів-заповнювачів вони використовують, яке співвідношення розмови та слухання і багато іншого.
Крім того, як згадувалося раніше, агентні робочі процеси дозволяють tl;dv ваші нотатки про зустрічі в широкому діапазоні CRM-систем і популярних інструментів для роботи з документацією. Це відбувається автоматично, у вибраному вами стилі, після кожного дзвінка.
Крім того, tl;dv підсумки після дзвінка всім учасникам зустрічі, щоб ніхто не залишився осторонь. Це підвищує відповідальність усього вашого колективу.
Інші інструменти, такі як ClickUp AI, витягують дані із зустрічей, щоб призначати завдання та встановлювати терміни їх виконання. Вони автоматично створюють нагадування, щоб інформувати членів команди про хід виконання завдань.
Реальний вплив агентів штучного інтелекту на засідання
Агенти штучного інтелекту революціонізують співпрацю на робочому місці, роблячи зустрічі більш розумними, ефективними та орієнтованими на результат. Нижче ми розглянемо їхній реальний вплив на прикладі конкретного випадку, як вони забезпечують співпрацю на основі даних та їхню роль у покращенні динаміки команди, особливо в remote гібридних середовищах.
Приклад з практики: як Morgan Stanley впровадив штучний інтелект у проведення нарад
У червні 2024 року Morgan Stanley створив Debrief, штучний інтелект, який робить нотатки та узагальнює електронні листи, одночасно складаючи перші чернетки повідомлень. Це стало продовженням запуску у вересні 2023 року AI Knowledge assistant, який, за повідомленнями, використовується 98% їхніх команд.
Підсумкова нарада мала величезний успіх. Але перш ніж перейти до цього, давайте розглянемо виклики, з якими раніше стикалася компанія Morgan Stanley.
Виклик
Фінансові консультанти витрачали значну частину часу на адміністративні завдання під час і після зустрічей з клієнтами, такі як ведення нотаток і підбиття підсумків обговорень.
Цей адміністративний тягар скоротив час, доступний для взаємодії з клієнтами та стратегічного планування.
Рішення
Morgan Stanley представив своїм 15 000 фінансовим консультантам штучний інтелект під назвою «Debrief». Debrief автоматизує процес створення нотаток і генерує резюме під час зустрічей, що дозволяє консультантам більше зосередитися на взаємодії з клієнтами.
Результати
Штучний інтелект створював нотатки вищої якості, ніж при ручному записуванні, підвищуючи точність і повноту протоколів засідань. Очікується, що це дозволить заощадити приблизно 30 хвилин на кожному засіданні, значно підвищивши продуктивність у численних взаємодіях компанії з клієнтами.
Планується розширити можливості штучного інтелекту для підсумовування результатів особистих зустрічей та виконання таких важливих завдань, як відкриття рахунків та управління контрактами.
Випадок Morgan Stanley демонструє, як найкращі агенти штучного інтелекту можуть оптимізувати процеси проведення зустрічей, зменшити адміністративне навантаження та дозволити фахівцям приділяти більше часу роботі з клієнтами.
Співпраця на основі даних
Агенти штучного інтелекту роблять зустрічі більш ефективними, перетворюючи обговорення на добре структуровані та практичні дані. Вони сприяють співпраці, перетворюючи зустрічі на продуктивні сесії, що дають вимірювані результати.
Існує три основні способи, за допомогою яких агенти ШІ перетворюють розмови на корисну інформацію:
1. Автоматизовані транскрипції та резюме
Інструменти на базі штучного інтелекту, такі як tl;dv необмежену кількість транскрипцій, щоб ви ніколи не пропустили жодної зустрічі. Крім того, tl;dv стислі резюме ключових моментів та пунктів для виконання. Це гарантує, що важлива інформація буде збережена та легко доступна в майбутньому.
2. Відстеження заходів
Агенти штучного інтелекту можуть визначати та виділяти завдання, які необхідно виконати під час нарад, розподіляти їх між відповідними членами команди та встановлювати терміни виконання. Така автоматизація забезпечує підзвітність та допомагає командам виконувати свої обов'язки.
3. Інтеграція з інструментами підвищення продуктивності
Багато помічників для зустрічей на базі штучного інтелекту легко інтегруються з такими платформами, як Slack, Notion або інструментами управління проектами, зберігаючи все в одному легкодоступному місці та сприяючи ефективній співпраці.
Все це разом призводить до підвищення рівня співпраці, відповідальності та організованості. Це робить команди більш ефективними та продуктивними, а це, в свою чергу, робить співробітників щасливішими, оскільки вони можуть зосередитися на тому, що у них виходить найкраще, а не на рутинних, повторюваних завданнях, які їх до смерті нудять.
Безпека та конфіденційність: чому важливо мати найкращого AI-агента для зустрічей
Приватність має вирішальне значення, особливо в сучасному світі. Коли ви перебуваєте на діловій зустрічі та обмінюєтеся конфіденційною інформацією, ви повинні бути впевнені, що обраний вами AI-агент є безпечним та надійним.
Без цього конфіденційні дані можуть бути викрадені. До ваших приватних ділових дзвінків можуть отримати доступ інші люди або компанії в разі корпоративного шпигунства. Коротше кажучи, ви хочете захистити свій бізнес і дані своїх клієнтів настільки, наскільки це можливо.
Найкращі AI-агенти для зустрічей матимуть кілька функцій конфіденційності та безпеки. Зверніть особливу увагу на такі:
- Шифруваннявід кінця до кінця. Це гарантує, що всі дані, будь то аудіо, відео або резюме, шифруються під час передачі та зберігання. Доступ до цієї інформації мають лише уповноважені учасники. Це запобігає витоку конфіденційних даних.
- Відповідність галузевим стандартам. Незалежно від того, чи йдеться про GDPR, HIPAA чи SOC2, агент штучного інтелекту повинен дотримуватися глобальних стандартів безпеки та конфіденційності. Це суворі галузеві стандарти, що забезпечують безпечну обробку конфіденційних даних.
- Контроль доступу на основі ролей (RBAC). Це дозволяє встановлювати різні рівні доступу для різних користувачів, що обмежує доступ до конфіденційної інформації. Це також гарантує, що тільки уповноважені особи мають доступ до конкретних записів засідань, підсумків та нотаток.
- Варіанти розміщення даних. Це дає вам можливість контролювати географічне розташування ваших даних. Це особливо корисно для команд, яким необхідно зберігати свої дані в певному регіоні, щоб дотримуватися регіональних нормативних вимог.
- Автоматичне видалення даних. Визначте політику зберігання даних та заплануйте автоматичне видалення стенограм та інших даних про зустрічі після певної дати. Це не тільки мінімізує ризик витоку інформації, але й економить витрати на зберігання даних.
- Механізми безпечної автентифікаціїМеханізми аутентифікації. Існують різні типи механізмів аутентифікації, від багатофакторної аутентифікації (MFA) до єдиного входу (SSO). Це захищає конфіденційні дані навіть у разі компрометації даних для входу.
- Анонімізація та редагування. Деякіагенти штучного інтелекту можуть анонімізувати або редагувати конфіденційну інформацію безпосередньо з транскрипту. Це особливо корисно при обговоренні фінансової інформації або особистих даних.
- Прозорість у використанні даних. Одним із найважливіших аспектів, на який слід звернути увагу, є прозорість компанії щодо використання та зберігання даних. Переконайтеся, що вона не використовує конфіденційну інформацію для навчання штучного інтелекту, і забезпечте повний контроль вашої компанії над вашими даними, щоб уникнути їхнього зловживання.
- Безпечні параметри спільного використання. Фрагментизустрічей регулярно діляться, але розумно захистити посилання паролем, щоб запобігти доступу зовнішніх клієнтів до конфіденційної інформації.
- Журнали аудиту. Ведіть детальний журнал про те, хто отримував доступ до даних зустрічей, коли і які дії виконував (наприклад, завантаження, редагування або спільний доступ). Це забезпечує підзвітність і дозволяє вашій команді швидко виявляти підозрілу активність.
Чому tl;dv найкращим AI-агентом для зустрічей
tl;dv найкращим AI-агентом для проведення зустрічей з ряду причин. По-перше, він інтегрується з понад 5000 інструментів, що дозволяє оптимізувати робочі процеси та автоматизувати нудне завдання перенесення даних з одного інструменту в інший.
По-друге, tl;dv безкоштовно tl;dv , генерує стенограми та підсумовує кожну зустріч. Саме так. Необмежена кількість зустрічей, навіть якщо вони відбуваються одночасно. Він також виділяє пункти для виконання та робить нотатки у найзручніший для вас спосіб. Ви можете використовувати шаблони нотаток із зустрічей, редагувати їх або створювати власні з нуля. Це повідомить AI-агенту, в якому стилі ви хочете отримувати свої нотатки. Якщо ви хочете, щоб вони автоматично вводилися безпосередньо у вашу CRM, ви також можете створити для цього шаблон.
По-третє, tl;dv локалізовану платформу на семи мовах, що робить її одним з найкращих AI-агентів для зустрічей багатомовних команд. Крім того, вона здійснює транскрипцію на понад 40 мовах, завдяки чому ви ніколи не пропустите важливу інформацію під час зустрічі.
А ще є функція tl;dv для аналізу декількох зустрічей. Цей робочий процес на основі штучного інтелекту може заощадити вам незліченну кількість годин. Він може аналізувати та порівнювати всі ваші зустрічі одночасно. Уявіть, що ви хочете дізнатися, що найбільше не подобається вашим потенційним клієнтам. Ви можете запитати tl;dv він проаналізує всі ваші зовнішні дзвінки, створивши звіт із позначками часу для різних зустрічей.
Якщо піти ще далі, ви навіть можете запланувати регулярне надсилання звітів безпосередньо на вашу електронну пошту. Хочете дізнатися, як ваші торгові представники реагують на заперечення? Отримуйте щотижневий звіт, що охоплює всі їхні дзвінки, з успіхами, невдачами та порадами щодо поліпшення. Якщо це не підвищить продуктивність, ефективність і не заощадить ваш час, то нічого іншого цього не зробить.
Однак є ще багато інших причин, чому tl;dv найкращим AI-агентом для зустрічей. Він має панель інструментів для аналізу доповідачів, поради щодо обробки заперечень за допомогою AI та функції безпеки корпоративного рівня, включаючи суворе дотримання GDPR, Закону ЄС про AI та HIPAA. Крім того, його політика зберігання даних є прозорою та чіткою.
Найголовніше, що tl;dv коштує дорого. Він має преміум-план безкоштовно та кілька доступних планів для бізнесу. Коротше кажучи, якщо ви хочете спробувати найкращого AI-агента для зустрічей, ви можете зробити це прямо зараз, безкоштовно.
Майбутнє зустрічей з агентами штучного інтелекту
Від планування та підготовки порядку денного до транскрибування в режимі реального часу та подальших дій після зустрічі — агенти штучного інтелекту оптимізують кожен етап процесу проведення зустрічі. Це вже не футуристична концепція — це відбувається сьогодні! Завдяки такому рівню автоматизації команди можуть зосередитися на тому, що дійсно важливо: інноваціях, стратегії та досягненні своїх цілей.
Як показують приклади tl;dv Morgan Stanley, впровадження AI-агентів — це не тільки економія часу, а й можливість розкрити весь потенціал вашої команди в будь-який момент. Майбутнє зустрічей вже настало, і воно базується на AI.
