Отже, ми тут, щоб поговорити про стартові наради та дзвінки! Стартова нарада має вирішальне значення для успіху будь-якого нового проекту. Неуспішна стартова нарада не обіцяє нічого хорошого для будь-якої новозапочаткованої кампанії.

Отже, ми розповімо, що саме таке стартове засідання або дзвінок і що робить його успішним. Ми також підготували кілька корисних шаблонів стартових засідань, порядків денних та пунктів дій, щоб ваше наступне стартове засідання пройшло надзвичайно гладко!

У цьому посібнику з проведення стартової наради та списку RSS

Що таке стартове засідання або стартовий дзвінок?

Стартове засідання — це спосіб розпочати новий проект. Це може бути будь-що: від запуску абсолютно нового продукту до багаторічної маркетингової кампанії вартістю 10 мільйонів доларів.

В основі будь-якої стартової наради або телефонної конференції лежить мета згуртувати всіх учасників і налаштувати їх на спільну роботу над досягненням однієї мети, незалежно від того, якою вона є. Незалежно від того, чи йдеться про повне переконання керівництва або клієнтів у вашій наступній великій ідеї, згуртування всіх учасників і налаштування їх на спільну роботу над досягненням однієї мети є життєво важливим для успіху.

Підсумовуючи, зустріч для початку проекту – це зустріч, на якій всі збираються разом, щоб розпочати новий проект.

Також, підсумовуючи, мета стартової наради полягає в тому, щоб всі були на одній хвилі, щоб успіх проекту був більш плавним.

Як провести стартову нараду?

Перша частина будь-якої стартової наради завжди повинна включати огляд документації, яка була підготовлена щодо проекту. На цьому етапі слід обговорити будь-які питання або незрозумілі моменти, які можуть виникнути в результаті цього огляду.

Друга частина стартової наради полягає в тому, щоб дати учасникам уявлення про те, що від них буде вимагатися для успішної реалізації проекту. Саме тут настав час розбити проект на етапи та терміни, щоб усі могли домовитися про те, коли будуть досягнуті цілі.

Остання частина стартової наради – це обговорення того, що буде після завершення проекту. Чи буде ще одна нарада? Якщо так, то коли? Хто повинен затвердити остаточні проекти? Хто вирішує, чи був проект успішним після його завершення?

На цьому етапі стартові наради та телефонні конференції можуть розвиватися в різних напрямках. Звідти ви можете обговорити створення плану проекту та графік його виконання. Стартові наради — це чудовий спосіб згуртувати всю команду для досягнення спільної мети.

Приклад порядку денного стартової наради

Гаразд, досить балачок, перейдемо до прикладів. Нижче наведено типовий порядок денний стартової наради:

Приклад порядку денного стартової наради

· Представлення керівника проекту та членів команди

· Перегляд документів (якщо це необхідно)

· Визначення/мета проекту, що має бути досягнуто до кінця? Етапи, терміни, результати. Як це виглядає? Коли вони мають бути виконані? Хто їх затверджує?

· План проекту (якщо застосовується)

· Як ми будемо вимірювати успіх?

Наші улюблені ресурси для стартових зустрічей: шаблони, документи та зразки

Ми склали список наших улюблених ресурсів, щоб ви могли швидко і легко підготуватися до стартової наради.

Порядок денний стартової наради

Тут ви можете завантажити порожній шаблон або редагувати його в Google Docs.

Цей шаблон для стартової наради доступний у форматі Microsoft Word, тож ви можете використовувати його для будь-якого зі своїх проєктів. Завантажити також можна контрольний список для друку, який допоможе вам пройти весь процес.

Шаблон стартової наради 

Ось ще один шаблон для стартової наради, в якому ви можете вказати всю необхідну інформацію.

Цілі та завдання стартової наради

Іноді письмового плану недостатньо, щоб усі учасники успішно провели стартову нараду. Саме тут на допомогу приходять списки цілей і завдань! Вони допоможуть вам спланувати, розставити пріоритети та реалізувати ваш проект з самого початку. Завантажте цей простий список цілей і завдань для стартової наради.

Контрольний список для запуску проекту

Кожен повинен мати список речей, які необхідно зробити перед початком будь-якого проекту, але давайте будемо чесними – хто ж пам'ятає кожну дрібницю? Цей чек-лист – справжній рятівник! Він допоможе вам запам'ятати всі важливі деталі, які інакше ви могли б пропустити. Роздрукуйте його!

Стартове засідання PDF

Ось ще один шаблон для стартової наради, в якому ви можете вказати всю необхідну інформацію. Ви можете завантажити його у форматі Microsoft Word або PDF. Не забудьте додати ці документи після закінчення стартової наради, щоб нові учасники проекту могли швидко вникнути в суть справи!

Шаблон протоколу стартової наради

Шаблон протоколу стартової наради — ще один чудовий ресурс для організації вашого проєкту. Ви можете використовувати його як посібник, щоб переконатися, що ви охопили всі питання під час нарад, або навіть роздрукувати його та додати додаткову інформацію безпосередньо до шаблону.

Приклад порядку денного стартової наради

Порядок денний стартової наради

Проект: ____________________

Дата: _______________

Час: ____ (тривалість зустрічі)

Учасники: (особисто, по телефону, відеоконференція тощо) Список та посади кожного учасника, а також зазначення, чи присутні вони «особисто» чи «по телефону».

Визначте мету зустрічі та обговоріть загальний огляд проекту.

1-й пункт порядку денного: (Презентація проекту)

2-й пункт порядку денного: (Історія проекту/обґрунтування) – Навчання постачальників є важливим фактором успіху проектів, особливо якщо це означає, що співробітники можуть ефективно доставляти товари з одного місця в інше.

3-й пункт порядку денного: (Цілі проекту) – Визначте найважливіші аспекти проекту, відповівши на питання «що», «як» і «чому».

4-й пункт порядку денного: (Обсяг проекту та результати): Що входить в обсяг? Що не входить в обсяг? Як ми дізнаємося, коли проект буде завершено? Які ваші початкові терміни? Як ви будете оцінювати успіх?

5-й пункт порядку денного: (План проекту) – Сюди можуть входити основні етапи, терміни та результати. Чи потрібне для цього проекту якесь спеціальне обладнання/програмне забезпечення? Чи потрібно буде когось навчати виконанню певних завдань або користуванню певним обладнанням/програмним забезпеченням?

6-й пункт порядку денного: (Заходи) – Хто відповідає за виконання кожного завдання і до якого терміну воно має бути виконане? Чи потрібно буде співпрацювати з кимось іншим (наприклад, додатковими членами команди, експертами з даної теми)?

7-й пункт порядку денного: (Проектна команда) – Цей розділ включає ролі та обов'язки кожного члена команди, а також те, що вони повинні знати про проект.

8-й пункт порядку денного: (Командна комунікація) – Цей розділ повинен містити інформацію про те, як часто ви будете зустрічатися або спілкуватися один з одним, а також про те, хто відповідальний за розсилку порядку денного та протоколів засідань.

9-й пункт порядку денного: (Графік проекту) – Що ви будете робити в першу чергу, в другу чергу тощо? Коли буде завершено кожну діяльність? Чи будуть встановлені терміни, етапи або особи, яким потрібно звітувати?

10-й пункт порядку денного: (Документація) – У цьому розділі слід зазначити, як документація щодо проекту буде надаватися іншим особам. Можна розглянути можливість створення централізованого місця для зберігання всіх матеріалів проекту, наприклад, спільного доступу до файлів або папки Google Drive.

11-й пункт порядку денного: (Додаткова інформація) – Цей розділ може містити інші питання, що виникли під час стартової наради, або інші подальші дії, які необхідно виконати.

12-й пункт порядку денного: (Перегляд заходів) – Хто взяв на себе які обов'язки з часу останнього засідання?

13-й пункт порядку денного: (Перерва) – Тут ви побачите «засідання перервано», будь-які шаблони управління проектами тощо.

Найкращі практики для стартових нарад

Стартове засідання є важливим кроком на шляху до успіху вашої команди. Скористайтеся цим переліком найкращих практик, щоб переконатися, що ваш проект розпочнеться з правильного старту.

Коли найкраще запланувати стартову нараду? На стартовій нараді має бути присутній принаймні ще один член команди, хоча, звичайно, можна організувати і більші наради, на які запросити інших зацікавлених осіб. Якщо ви плануєте ідеальний графік, то рекомендується провести цю нараду після затвердження проекту вашим керівником або компанією.

Кого запрошувати? Запросіть усіх, хто бере участь у плануванні та реалізації проекту, щоб усі були на одній хвилі. Ви також можете запросити когось із-поза меж вашої компанії, але така особа повинна брати участь у зустрічі лише в тому випадку, якщо її досвід буде корисним для обговорення. Усі учасники повинні бути готові брати активну участь у зустрічі.

Скільки часу це займає? Стартові наради можуть тривати від 30 хвилин до години або більше, залежно від типу проекту, над яким ви працюєте, та кількості учасників. Організатор наради встановлює порядок денний, тому обов'язково виділіть час для обговорення всіх необхідних питань.

Як підготуватися? Зберіть всю наявну інформацію про ваш проект, а також всі допоміжні матеріали, які можуть бути корисними під час зустрічі. Ви також повинні мати список тем для обговорення та визначити, хто буде координувати кожну частину зустрічі.

Яка структура є оптимальною для стартової наради? Можна почати з того, що ви представитесь і привітаєте учасників. Потім ви можете обійдіть кімнату і попросіть кожного учасника представитись і сказати кілька слів про свій внесок у нараду. Ви також можете надати загальну інформацію про проект і пояснити, чому він є важливим.

Останні думки про стартові наради

Дякуємо за прочитання нашої статті про стартові наради! Важливо пам'ятати, що стартові наради є невід'ємною частиною керівництва командою протягом проекту. Якщо ви працюєте над новим проектом, то наявність порядку денного допоможе вам охопити всі необхідні теми під час наради.

Якщо ви плануєте свою першу стартову нараду, то можете ознайомитися з нашим шаблоном стартової наради, щоб знайти натхнення! Ви також можете прочитати про інші найкращі практики управління проектами, такі як створення графіку проекту та ефективні техніки комунікації.

Якщо ми щось пропустили, повідомте нас про це в розділі коментарів нижче.