Присутність на роботі ≠ нещасні та нездорові співробітники. Ось як це працює

Тут, у tl;dv, ми провели понад 3356 зустрічей, і жодного разу не було відсутніх.

Це понад 211 428 хвилин нарад, на яких не пропустив жодної наші співробітники. При цьому наші співробітники щасливі, здорові і навіть продуктивні! З моменту заснування нашої тісно згуртованої команди з 13 осіб жоден її член не пішов.

Чи є у нас лікарняні дні? Так.

Чи бувають у нас іноді непродуктивні дні? Так.

Чи беремо ми щорічну відпустку на кілька днів або тижнів, щоб зайнятися серфінгом, лижами, вейкбордингом і кемпінгом? Звичайно, так!

Але це не обов'язково означає відсутність співробітників і зустрічі з «відсутніми». На відміну від GIF-зображення на обкладинці блогу, яке демонструє звичайне протистояння між відсутністю і продуктивністю, ми вважаємо, що команди можуть мати і те, і інше, без будь-яких побічних ефектів. Ми покажемо вам, як це зробити. Підказка: відповідь полягає в записі ваших зустрічей. Примітка: дякуємо грецькому богу точного знання, Маріосу Баламаціясу, за ці точні цифри щодо зустрічей!

Проблема: відсутність співробітників обходиться дорого

Тож ми знаємо риторику… Присутність на роботі = погано, відсутність на роботі = не так погано. Ось тут і виникає дилема. Якщо обидва результати не є ідеальними, то чи прагнуть команди та компанії просто вибрати менше зло? Схоже, що так. Однак ми віримо (і знаємо), що «презентизм» не повинен відбуватися за рахунок продуктивності, щастя чи навіть здоров'я співробітників.

Завдяки чуду сучасних винаходів, співробітники можуть бути в курсі важливих подій, навіть коли вони відсутні, хворіють або перебувають у відпустці, за допомогою електронної пошти, Slack, Trello, Notion та низки інших комунікаційних платформ і інструментів. Таким чином, письмова комунікація назавжди зберігається в більшості компаній і команд. Це має ефект асинхронної присутності відсутнього співробітника.

А як щодо вербальної комунікації? Обмін усними словами, які є життєвою силою будь-якої корпоративної культури? Як ми можемо зберегти їх для «відсутніх»?

Тож коли відсутній співробітник повертається на роботу, чи слід нам просто викинути всю важливу інформацію, рішення, згуртованість команди та новини про конкурентів і компанію, які були повідомлені на цих зборах? Або ж слід скоротити їх до кількох хвилин протоколу засідання і надіслати електронною поштою, де вони просто загубляться серед інших листів?

Ні.

Абсолютно ні.

Натомість ми записуємо наші зустрічі.

Одним натисканням кнопки члени вашої «присутньої» команди можуть продовжувати свою роботу. Єдина різниця полягає в тому, що тепер вони можуть просто записувати засідання для «відсутніх» членів команди. Це не вимагає додаткового часу чи зусиль. Насправді, це значно менше забирає часу, ніж складання протоколів засідань. Ось таке рішення. Однак переваги, ймовірно, є більш далекосяжними, ніж більшість усвідомлює. Давайте розберемо їх зараз!

Рішенням проблеми прогулів є переосмислення поняття «присутність на робочому місці»

Технології розширили межі того, що можна вважати «присутністю» або «відсутністю». Люди можуть спілкуватися в режимі реального часу, перебуваючи як у домашньому офісі, так і на шикарному курорті. На електронні листи можна відповідати через кілька секунд або через кілька тижнів. Більше того, зараз люди можуть працювати майже повністю віддалено, використовуючи свої мобільні телефони. Проте багато хто досі визначає «відсутність» і «присутність» на основі поняття синхронної присутності.

Ми вважаємо, що ключ до пом'якшення наслідків «прогулів» полягає в переосмисленні цього поняття. Співробітники не є «відсутніми», якщо після повернення вони ефективно та результативно ознайомилися з усіма нарадами, електронними листами, повідомленнями та важливою інформацією. Вони просто асинхронно присутні. 💡

Отже, рішення полягає у переосмисленні поняття «відсутність» та «присутність» у вашій компанії. Ось як ми визначаємо абсентеїзм та презентеїзм у tl;dv.

Відсутність: відсутність на роботі є життєво важливою для співробітників, коли вони беруть відпустку з різних причин. Мета полягає в тому, щоб вони могли відпочити і відновити сили, щоб після повернення бути в найкращій формі для виконання своїх робочих обов'язків.
Абсентеїзм: незвичне поняття, яке не існує в tl;dv. Ми не зосереджуємося на «абсентеїзмі» в традиційному розумінні цього слова в нашій команді. Натомість ми зосереджуємося на тому, щоб співробітники якомога швидше влилися в роботу завдяки ретельному документуванню, записуванню та обміну інформацією про зустрічі та комунікацію.
Присутність: співробітник, який взаємодіє з командою в режимі реального часу або асинхронно. Це може бути особисте спілкування, усне або письмове спілкування та співпраця.
Присутність на роботі: явище, коли члени команди на 100% присутні під час критичних моментів на роботі (наприклад, під час нарад та інших важливих періодів спілкування) як у режимі реального часу, так і в асинхронному режимі.

Отже, тепер, коли ми визначили проблему та її рішення, давайте насолодимося перевагами. 🙌 Оскільки багато хто з вас вже знає та любить асинхронне текстове спілкування (електронні листи, Slack, DM), ми зосередимося на зустрічах як останньому відсутньому та невід'ємному елементі цієї головоломки присутності на робочому місці.

Перевага рівня 1: Присутність на роботі, яка не завдає шкоди

Переосмисливши поняття «відсутність» і «присутність», ви зможете мінімізувати пропуски роботи та негативні наслідки традиційного підходу до «присутність на робочому місці». Більшість робочих місць вже використовують для цього Slack та електронну пошту. Ми покажемо вам, як це зробити, записуючи також і зустрічі!

Присутність на роботі ≠ витрати для бізнесу

Змушувати співробітників приходити на роботу, коли вони хворі, коштує дорого. Насправді, в Австралії вартість традиційного презентеїзму була оцінена в 25 мільярдів доларів на рік. Якщо ви записуєте свої наради, співробітники більше не повинні приходити на роботу, коли вони почуваються недобре або непродуктивно. Натомість ви та ваша команда можете відчувати себе абсолютно вільно, беручи відпустку за потреби, з упевненістю, що вони зможуть легко наздогнати важливу інформацію через Slack, електронну пошту, а тепер і через записаних зустрічей за допомогою tl;dv.

Присутність на роботі ≠ нездорові співробітники

Це підводить нас до наступного пункту – зменшення тиску на співробітників, щоб вони приходили на роботу, навіть якщо вони хворі. Зменшивши тягар «відсутність на роботі», ваші співробітники зможуть повністю відпочити і відновити сили, не турбуючись про те, що пропустять важливу інформацію. Одне дослідження показує , що інвестиції виключно в психічне здоров'я співробітників можуть призвести до економії коштів у розмірі 30%. Це становить 250 607 фунтів стерлінгів на рік на кожні 1000 співробітників.

Перевага очевидна: зменшення тиску на співробітників щодо необхідності синхронної присутності на робочому місці завдяки використанню технологій, які дозволяють співробітникам легко ознайомитися з важливою інформацією після повернення. Це зменшує тиск на співробітників щодо необхідності приходити на роботу, коли вони почуваються недобре.

Перевага рівня 2: Присутність на роботі, яка дійсно допомагає

Отже, ви пом'якшили негативні наслідки традиційного «презентеїзму». Тепер наступний крок — використовувати ті самі інструменти та механізми для отримання більшої вигоди!

Присутність на роботі = продуктивність

Недавнє дослідження показує, що співробітники перериваються кожні 3 хвилини і 5 секунд. Ой-ой-ой. Після цих переривань потрібно 23 хвилини , щоб знову зосередитися. Раптом, сила глибокої роботи . Глибока робота — це один з найпродуктивніших і найважливіших періодів у робочому дні будь-якого співробітника. Це час для розробки стратегії, повторення, роздумів і зосередження.

Багатьох вчать, що бути присутнім усюди, особливо на нарадах, є правильним етикетом. Традиційний присутній підхід (тобто синхронна присутність) раніше відбувався за рахунок глибокої роботи. Наше визначення «присутності», яке допускає синхронну або асинхронну присутність, дозволяє співробітникам берегти свій час, що призводить до зменшення відволікань.

Маючи впевненість, що всі повідомлення, електронні листи, а також зустрічі можна переглянути в асинхронному режимі, ваші співробітники можуть сміливо відмовлятися від неважливих синхронних зустрічей, які переривають їхню роботу в режимі Deep Work.

Присутність на роботі = економія часу

Отже, ви є керівником команди і не хочете, щоб ваші «відсутні» співробітники пропустили важливі висновки, завдання та наступні кроки, обговорені на нараді. Не витрачайте багато часу на написання довгих підсумків наради для 5% людей, які були «відсутні». Замість цього запишіть їх!

Ви заощадите час на написанні довгих нотаток із засідань. А як щодо тих, хто ознайомлюється з матеріалами засідання в асинхронному режимі? Вони теж заощадять багато часу!

tl;dvs можна переглянути зі швидкістю до 2x. Замість того, щоб переглядати довгі протоколи засідань, що не містять контексту, «відсутні» можуть перейти безпосередньо до найбільш релевантного розділу будь-якого записаного засідання за допомогою нашої функції виділення важливих моментів із позначкою часу! Шукаєте конкретний момент у засіданні? Тоді знайдіть його за допомогою нашої функції транскрипції. Це кардинально змінює ситуацію, незалежно від дебатів про прогули та присутність на роботі! Тож чому б не наздогнати свої засідання за лічені хвилини? 🤘

Присутність на роботі = згуртованість команди

Вітаємо! Ви розгадали код присутність на роботі, і тепер «відсутні» колеги можуть ознайомитися з усіма важливими нотатками та інформацією після повернення. Хочете додати до цього «згуртованість команди»? 🍟

Простіше кажучи, читання протоколів засідань не дозволяє повною мірою відчути динаміку команди – її радість, проблеми та емоції. Записані засідання набагато краще передають це. Як ми знаємо 93% комунікації є невербальною. Ділячись записами зустрічей зі своєю командою, ви не тільки пом'якшуєте негативні наслідки «відсутності», але й сприяєте згуртуванню та гармонії в команді.

Смачного.

Перевага рівня 3: Опанування презентеїзму

Це найвищий рівень, якого можна досягти в плані позитивного ставлення до присутності на роботі. Коли ви почнете робити ці речі, ви зрозумієте, що впровадили дійсно надійну політику щодо відпусток та робочих звичок. Вітаємо!

Сьогодення = назавжди

Ми показали вам, як автоматичний запис ваших зустрічей може допомогти пом'якшити негативні наслідки «абсентеїзму». Ми також показали вам, як запис зустрічей може призвести до продуктивного та здорового «презентизму». У культурі, що позитивно ставиться до презентизму, бути присутнім також означає бути поза часом. Ваші повідомлення в Slack, електронні листи, а тепер і ваші зустрічі більше не є минущими.

Здійснюйте комунікацію, співпрацю та зустрічі в сьогоденні. Але також записуйте, зберігайте та зберігайте їх для майбутнього. Для майбутнього навчання, майбутньої співпраці, майбутнього введення в курс справи та майбутнього натхнення.

Ось так ви дійсно підвищите рівень своєї позитивності щодо присутності на роботі!

Опанування презентеїзму = заохочення та відзначення відсутності на роботі

Однак немає кращої ознаки компанії, яка досягла майстерності в боротьбі з присутністю на роботі, ніж відсутність страху перед прогулами і навіть заохочення їх. Це свідчить про те, що компанія дійсно навчилася управляти практиками відсутності співробітників і пом'якшувати будь-які негативні наслідки «прогулів». Не соромтеся давати своїм співробітникам заслужений відпочинок. Краще зосередьтеся на тому, як ефективно і швидко повернути їх до роботи після повернення. Ось повідомлення, яке я отримав від Карло, співзасновника та операційного директора tl;dv. Це його посада, але насправді він є головним директором з щастя, оскільки він забезпечує (щасливе та ефективне) функціонування всіх механізмів tl;dv. 💜

Останні думки про присутність на роботі

Бути присутнім 100% часу ≠ нездорові співробітники.

Відсутність на нарадах ≠ відсутність гармонії та згуртованості в команді.

Бути присутнім 100% часу не повинно відбуватися за рахунок здоров'я та щастя ваших співробітників. Ми живемо в епоху, коли існує безліч асинхронних та синхронних засобів комунікації та співпраці. Замість того, щоб турбуватися про присутність на роботі або прогули, ми повинні переглянути політику та культуру відвідування та відпусток у компанії відповідно до цих технологій. Зосередьте свою увагу на тому, щоб ваша команда після повернення до роботи якомога ефективніше та результативніше налагодила свою роботу. Це не просто порожні слова від компанії, яка намагається продати вам свої товари, — це реальний досвід. Це перевірені теорії. Це політика управління персоналом, якою ми живемо, дихаємо і якої дотримуємося.

Тож ми радимо взяти вихідний, влаштувати незабутній відпочинок, пропустити зустріч і заохотити своїх співробітників зробити те саме.

Просто подивіться цей клятий tl;dv , коли повернешся.