Перейти до змісту
Команда фахівців з цифрової трансформації (DX) у сфері B2B-маркетингу та продажів компанії FLUED змогла скоротити витрати, пов’язані з проведенням нарад, на 20 годин на особу на місяць після впровадження tl;dv. Однак, як вони незабаром з’ясували, справжня цінність цього рішення не полягала в економії часу на веденні протоколів нарад.
Зміст
Про FLUED
Компанія FLUED Co., Ltd. — це спеціалізована фірма, що займається маркетингом у секторі B2B та цифровою трансформацією продажів. Компанія надає комплексну підтримку у розробці стратегії продажів, організації процесів продажів та впровадженні цифрових інструментів.
Соїчіро Мацунага, генеральний директор, вперше розпізнав потенціал CRM ще в ті часи, коли аналогові методи продажів були нормою — цей досвід допоміг йому більш ніж подвоїти показники продажів. Після роботи в дочірній компанії великого рекламного агентства, що спеціалізується на маркетинговій підтримці, він заснував компанію FLUED у 2019 році. На сьогодні компанія надала підтримку понад 500 проектам — від стартапів до публічних компаній.
Зустрічі компанії FLUED можна розділити на дві основні категорії: зустрічі з клієнтами та внутрішні наради, що проводяться з метою доведення інформації про обговорення з клієнтами до відома інженерів, дизайнерів та інших фахівців. Саме ця структура з часом стала серйозною проблемою в роботі компанії.
Проблема, яку не змогли вирішити «інструменти для ведення протоколів зустрічей»
Головну проблему, з якою зіткнулася компанія FLUED, можна описати одним реченням: стрімке зростання витрат на проведення засідань.
«Щоб донести до наших дизайнерів та інженерів те, про що ми домовилися з клієнтами, внутрішні наради стають неминучими. А витрати на ці наради аж ніяк не можна назвати незначними», — каже Мацунага.
Проблема ускладнювалася тим, що до наради все одно залучали співробітників, присутність яких не була необхідною. Уявімо собі команду з чотирьох осіб, до складу якої входять керівник проєкту, провідний консультант, інженер та дизайнер. Навіть якщо лише один із п’яти пунктів порядку денного вимагав участі інженера, всі чотири члени команди все одно мусили узгоджувати свої графіки заради цього єдиного пункту. Це створювало те, що Мацунага називає «витратами на планування».
Що ще важливіше, члени команди, яким не було потреби брати участь у нарадах, фізично були присутні на них, що призводило до «витрат на участь» через витрату їхнього власного часу. На практиці, якщо участь у нараді та осмислення обговорення з клієнтом були потрібні лише керівнику проєкту та провідному консультанту, інформацію можна було б просто передати інженеру та дизайнеру після закінчення. Усунення такої зайвої участі дозволило б звільнити цінний час для виконання інших завдань.
За власними розрахунками Мацунаги, надмірні витрати, пов’язані з проведенням нарад, становили приблизно 20 годин на особу на місяць — що еквівалентно приблизно 800 000 ієн на співробітника на місяць.
Були й проблеми з якістю. Рівень якості введення даних у CRM серед членів команди був неоднаковим: «Рівень деталізації значно відрізнявся. Залежно від того, хто складає звіт, одна й та сама взаємодія з клієнтом могла сприйматися як позитивна або нейтральна. Нюанси просто не передавалися». Це проблема, з якою стикаються багато продажних організацій.
Чому компанія FLUED обрала tl;dv
На той час компанія FLUED проводила оцінку існуючих інструментів транскрипції аудіозаписів, зокрема Amptalk та MiiTel. Однак жоден із них не був обраний для впровадження. Причинами цього стали складнощі з інтеграцією з обраною системою CRM — HubSpot — та неінтуїтивний процес налаштування запису.
Саме тоді вони відкрили для себе tl;dv.
«Він інтегрується з Google Calendar для автоматичного запису та автоматично синхронізується з HubSpot. Саме це і спонукало нас прийняти рішення», — згадує Мацунага.
На відміну від інструментів, які вони розглядали раніше, tl;dv не tl;dv складних інтеграційних робіт і його легко могли налаштувати співробітники, які не мають технічної підготовки. Його можна було впровадити без жодних проблем, не порушуючи звичних робочих процесів команди продажів.
tl;dv вирішила проблему узгодженості даних CRM: «Отримання інформації у стандартизованому форматі було справді корисним. Різниця в рівні деталізації та індивідуальні особливості стилю написання, які раніше траплялися, — тепер зникли», — каже Мацунага.
Результати: економія 20 годин на людину на місяць
Впровадження пройшло надзвичайно просто. Невелика група з трьох-чотирьох співробітників за власною ініціативою випробувала безкоштовний тарифний план, переконалася в його користі, а потім перейшла на платний тариф — і все це без будь-яких офіційних вказівок з боку Мацунаги. Повне впровадження в компанії відбулося приблизно за місяць: для цього знадобилося лише інтегрувати Google Calendar та розробити кілька рекомендацій щодо управління.
Кількісний ефект був очевидним: вдалося заощадити 20 годин на людину на місяць на витратах, пов’язаних із проведенням нарад, головним чином завдяки скороченню кількості внутрішніх нарад та швидшому ознайомленню з результатами зустрічей із клієнтами, на яких окремі члени команди більше не мали потреби бути присутніми особисто.
Але найважливіші зміни стосувалися поведінки.
Доступ до інформації значно пришвидшився: «Усі почали tl;dv заглядати на tl;dv . Перш ніж писати повідомлення у Slack або порушувати питання на нараді, люди перевіряли tl;dv. На короткі запитання — коли наступна нарада? Кому доручили це завдання? — можна було миттєво отримати відповідь за допомогою tl;dv Ask tl;dv , не чекаючи, поки хтось відповість. Це дозволило усунути багато простою та пришвидшити темп роботи».
clip також стала широко використовуватися. Члени команди почали вирізати відповідні уривки із записів нарад — «у цій частині йдеться про обговорення дизайну» — і ділитися ними всередині компанії. Це дало колегам можливість отримувати доступ лише до тієї інформації, яка їм була потрібна, що дозволило скоротити час на зайвий перегляд матеріалів.
На засіданнях стало менше неоднозначностей. Поведінка на нарадах також змінилася: «щодо наступних кроків люди почали свідомо уточнювати: «Отже, це потрібно зробити до цієї дати, і відповідальна за це ця людина — правильно?» Нечіткі висновки стали набагато рідшими». Усвідомлення того, що все записується і доступне для всієї організації, додало більшої чіткості та відповідальності у спілкуванні людей.
Пропозиції перестали відкладати на наступний день. Мабуть, найважливішою зміною для самого бізнесу стало наступне: «Ми записуємо наші зустрічі з клієнтами за допомогою tl;dv, а потім використовуємо ці нотатки для структурування змісту пропозиції та створення слайдів презентації. Швидкість цього процесу значно покращилася. Імовірність того, що робота перейде на наступний день, помітно знизилася».
Іншими словами, tl;dv не просто довідковий інструмент для подальшого ознайомлення, а засіб, що дозволяє команді активно готувати та надсилати клієнтам пропозиції ще того ж дня. Швидше реагування скорочує весь цикл продажів.
Несподівані випадки використання
«Консультант А, можливо, вже робив подібну пропозицію клієнту раніше. Консультант Б же ніколи цього не робив. Консультант А може сказати: «Подивіться, як я це зробив». Такий обмін знаннями зараз відбувається природним чином завдяки tl;dv».
Команди з продажу та консалтингу також використовують цю систему, щоб уникнути суперечок на кшталт «він сказав, вона сказала». «Розбіжності щодо того, що було обговорено спочатку, все ж виникають. Але оскільки все записано, завжди можна повернутися і перевірити. Нам вдалося уникнути розбіжностей між тим, що обговорювалося під час процесу продажу, і тим, що було зрозуміло під час реалізації проєкту».
Це також виявилося корисним для забезпечення безперебійної роботи бізнесу у випадках, коли члени команди несподівано відсутні. «Якщо подивитися на tl;dv в CRM та tl;dv , там є повна історія дій та розмов. Навіть без офіційної документації ви можете передати проект, спираючись лише на це».
Суть tl;dv: платформа для узагальнення інформації
Мацунага категорично відкидає визначення «інструмент для створення протоколів зустрічей».
tl;dv не просто інструмент для запису розмов продавців і консультантів. Я вважаю його інструментом, який перетворює розмови — неструктуровані дані — на структуровану інформацію завдяки інтеграції з CRM, роблячи її доступною для використання всією організацією».
tl;dv не просто дослівний зміст розмов. Система виокремлює релевантну інформацію — ім’я торгового представника, етап угоди, настрій клієнта — та автоматично зберігає її в CRM. Вона об’єднує розрізнену інформацію в одному місці, роблячи її доступною та корисною для кожного члена команди продажів та консалтингу. На думку Мацунаги, саме в цьому полягає справжня суть tl;dv.
І саме це розуміння дозволяє чітко визначити наступний крок.
Погляд у майбутнє: на шляху до цифрової трансформації продажів на основі даних
Наразі Мацунага досліджує можливості застосування агентного штучного інтелекту.
«У нас на tl;dv накопичуються аудіозаписи та стенограми. Я хочу створити бота, який буде отримувати ці дані за допомогою Claude Code та автоматично оновлювати CRM. Також я розглядаю можливість створення бота на базі штучного інтелекту, який надсилатиме автоматичне повідомлення у Slack, якщо продавець забуде запитати про щось важливе — наприклад, про очікувані терміни впровадження».
Щодо використання API, Мацунага зазначає: «Чесно кажучи, ми могли б розпочати це ще півроку тому. Шкода, що ми не зробили цього раніше». Ця думка свідчить про те, який величезний потенціал tl;dv .
Повідомлення для організацій, які розглядають можливість використання tl;dv
«Якщо ви сприймаєте його лише як «інструмент для ведення нотаток під час зустрічей», то використовуєте, мабуть, лише десяту частину його можливостей. tl;dv інструмент для структурування та узагальнення даних про спілкування з клієнтами. Спробуйте безкоштовний тарифний план. Структура тарифних планів дозволяє легко перевірити ефективність рішення — ми настійно рекомендуємо вам спробувати».
Підсумовуючи
Компанія FLUED впровадила tl;dv метою безперебійної інтеграції з CRM. Однак отримані вигоди виходили далеко за межі простого скорочення витрат на проведення нарад — це була трансформація організаційного спілкування у стратегічний інформаційний актив. Обмін знаннями, забезпечення безперебійної роботи бізнесу, запобігання конфліктам, а тепер і розширення можливостей у напрямку агентного штучного інтелекту: справжня цінність tl;dv набагато tl;dv те, що можна було б описати лише як «інструмент для створення нотаток з нарад».
