Include Inc. rationalisiert die Effizienz von Online-Meetings und spart 3 Tage pro Woche durch den Einsatz von tl;dv für die automatische Protokollierung
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tl;dv 活用で、週に3営業日分の議事録作成・共有効率化が可能に
インクルード株式会社は、リモートワークの普及に伴いオンライン会議が増加したことで、議事録作成の非効率さや、会議中の重要な意思決定内容が抜けているという課題に直面していました。tl;dvの導入により、このプロセスが簡素化され、業務効率が大幅に向上しました。
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Herausforderung: Bewältigung der steigenden Zahl von Online-Meetings
Auf der Suche nach einer Lösung
Include Inc. unter der Leitung von Herrn Ozaki begann mit der Erforschung von Tools zur Rationalisierung der Protokollierung und zur Verbesserung der gemeinsamen Nutzung von Inhalten durch die Teams in Tokio, Kanto, Osaka und Fukuoka. Der Bedarf an einer effizienteren Lösung wurde deutlich, als sich das Unternehmen an die Arbeit unter remote anpasste.
Warum tl;dv?
Wie tl;dv bei Include Inc. verwendet wird
tl;dv wird hauptsächlich von der Geschäftsleitung und dem Marketingteam für interne Besprechungen genutzt. Es unterstützt auch regionale Online-Meetings in Kanto, Osaka und Fukuoka. Dank automatischer Aufzeichnung und KI-generierter Transkripte kann das Team nun wichtige Diskussionen und Entscheidungen schnell überprüfen.
企業概要
【課題】オンライン会議増加による負担
コロナ禍からのオンライン会議の増加により、議事録の作成が困難になり、議論や意思決定の内容が十分に活用できていませんでした。手動による議事録作成には多くの時間がかかり、重要な情報が見逃されてしまうことがあり、意思決定の遅れを引き起こしていました。
ソリューションの模索
尾崎氏を中心に、社内の議事録作成を効率化し会議内容をチーム間で効果的に共有できるツールを検討しました。東京をはじめとする関東圏や大阪、福岡のチームがリモートワークに適応する中で、より効率的なソリューションが求められていました。
tl;dvを選んだ理由
いくつかの選択肢を比較した結果、尾崎氏は、シンプルなインターフェース、AIによる自動議事録作成、キーワード検索機能を備えたtl;dvを選定しました。このツールの自動化機能によって、議事録作成が簡素化され、チームがより戦略的な業務に集中できるようになりました。
【活用事例】インクルード株式会社でのtl;dvの活用方法
主に管理職とマーケティングチームが、社内会議でtl;dvを使用しています。また、関東圏や大阪、福岡の地域オンライン会議でも活用されており、自動録画とAIによる議事録作成機能によって、重要な議論や意思決定を迅速に振り返ることが可能になっています。
Bevorzugte Funktion: AI-gestützte Minutengenerierung
Die Lieblingsfunktionen des Teams sind die KI-generierten Protokolle von tl;dv und die Stichwortsuche, die Zeit sparen und das Auffinden wichtiger Informationen erleichtern. Besonders geschätzt wird die Möglichkeit, die KI von tl;dv aufzufordern, zielgerichtete Aktualisierungen, wie z. B. die Umsatzentwicklung des Unternehmens und wichtige Themen, direkt in die Notizen aufzunehmen.
Bisher haben sie ihre Notizen mit ChatGPT verfeinert, aber die All-in-One-Funktionen von tl;dv ermöglichen es ihnen jetzt, alles an einem Ort zu erledigen.
Das Team nutzt tl;dv AI auch, um Fragen zu vergangenen Besprechungsthemen zu stellen, z. B. zu Entscheidungen oder Aktionspunkten, wodurch der Bedarf an manuellen Notizen verringert wird. Der unmittelbare Zugriff auf die Notizen direkt nach jeder Sitzung hat den Arbeitsablauf gestrafft.
【お気に入りの機能】AIによる議事録作成
チームのお気に入りの機能は、tl;dvのAIが生成する議事録とキーワード検索です。これらにより、時間を節約し、必要な情報を簡単に見つけることができます。特に、会社の売上進捗や重要なトピックなど、的を絞った最新情報を議事録に反映できる機能を高く評価しています。
以前は、ChatGPTを使って議事録を修正していましたが、現在はtl;dvのオールインワン機能で、すべてを一つのプラットホームで完結できるようになりました。
さらに、tl;dvのAIを活用することで、決定事項やアクションポイントなど、過去の会議に関する質問が可能となり、手作業の議事録作成の手間を削減しています。各会議の直後に議事録の草稿にアクセスできるため、ワークフローが効率化されました。
Auswirkungen auf die Wirtschaft
Obwohl spezifische KPIs noch nicht formell verfolgt wurden, hat Include Inc. seit der Einführung von tl;dv bereits signifikante Verbesserungen der betrieblichen Effizienz festgestellt.
Zuvor war ein Manager sowohl für die Teilnahme an den Sitzungen als auch für deren Dokumentation zuständig, was neben anderen Aufgaben zusätzliche Stunden für die Erstellung einer sauberen Kopie des Protokolls erforderte.
Bei diesem Verfahren verzögerte sich die Verteilung der Protokolle oft bis zum nächsten Tag. Jetzt sind KI-generierte Protokolle sofort verfügbar und erfordern nur minimale Änderungen und werden fast sofort am selben Tag verteilt.
Diese Änderung hat die Arbeitsbelastung der Manager um einen ganzen Tag reduziert und den Teams einen schnelleren Zugriff auf wichtige Informationen ermöglicht.
Eine Lieblingsfunktion von CEO Ozaki ist die Transkript- und Stichwortsuche von tl;dv.
Als CEO des Unternehmens nimmt er an vielen Besprechungen teil und hatte früher Schwierigkeiten, sich an alle Details zu erinnern. Seine Lösung bestand darin, die Aufzeichnungen von Google Meet zu überprüfen - ein zeitaufwändiger Prozess, um die Einzelheiten der Besprechung zu bestätigen. Mit tl;dv kann er nun schnell bestimmte Themen innerhalb des Videos finden, was es einfach macht, sich auf vergangene Diskussionen und Entscheidungen zu beziehen.
業務への影響
特定のKPIはまだ正式に追跡されていませんが、tl;dvの導入後は社内の業務効率が大幅に改善されました。
以前は、記事録担当も兼務するマネージャーが、会議に参加しながら議事録を作成する必要があり、打合せ後に清書を作成するためにさらに時間を費やしていました。このプロセスにより、議事録の共有が翌日になることも多くありました。現在では、AIによる議事録が即時利用可能となり、わずかな修正で同日中に共有できるようになりました。この変化により、負担が1日分軽減され、チームは必要な情報に迅速にアクセスできるようになりました。
また、尾崎氏が特に重宝しているのは、tl;dvの文字起こしとキーワード検索機能です。以前は、打合せの内容を振り返るためにGoogle Meetの録画確認で多くの時間を費やしていましたが、現在では動画内の特定のトピックを迅速に検索できるため、過去の議論や決定事項を簡単に確認することが可能になりました。
"tl;dv wird die Art und Weise, wie Sie innerhalb Ihres Unternehmens Informationen austauschen, dramatisch verbessern! Wir sind jetzt effizienter und sparen jede Woche 24 Stunden, weil wir unsere Besprechungsnotizen mit Hilfe von KI erstellen und teilen können."
Kouichi Ozaki, CEO Include Inc.
"tl;dvで共有力が飛躍的に向上！週24時間分の議事録作成と共有効率化が可能になりました。”
Kouichi Ozaki, インクルード株式会社（障害者福祉サービス業）
