Wie Include Inc mit tl;d für Sitzungsprotokolle einen Tag Arbeit einsparen kann

Include Inc. rationalisiert die Effizienz von Online-Meetings und spart 3 Tage pro Woche durch den Einsatz von tl;dv für die automatische Protokollierung

Include Inc. kämpfte mit ineffizienter Protokollierung und verpassten wichtigen Entscheidungen während Online-Meetings, insbesondere mit der Zunahme der Arbeit auf remote . Die Einführung von tl;dv half, diesen Prozess zu vereinfachen und die Gesamteffizienz zu verbessern.

Spart monatlich

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時間

Schnappschuss

Name des Unternehmens:

Include Inc.

Befragter:

Herr Koichi Ozaki, Geschäftsführer

Größe des Unternehmens:

120+ Mitarbeiter

Industrie:

Dienstleistungen der Behindertenhilfe. Das Unternehmen betreibt Einrichtungen zur sozialen Teilhabe, zur Wiedereingliederung in das Arbeitsleben und zur Beschäftigungsförderung "NeuroRework" sowie das "Include Consultation Support Center", eine ausgewiesene Einrichtung zur Beratungsunterstützung.

Zusammenfassung des Problems:

Die zunehmenden Online-Sitzungen führten zu Schwierigkeiten bei der Erfassung wichtiger Entscheidungen und der effizienten Verwaltung von Inhalten.

Zusammenfassung der Lösung.

tl;dv wurde eingeführt, um die Aufzeichnung von Meetings zu automatisieren und KI-gestützte Protokolle zu erstellen.

Zusammenfassung der Auswirkungen:

tl;dv verbesserte die Verwaltung von Besprechungsinhalten, verringerte den Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben und erhöhte die Gesamtproduktivität.

Herausforderung: Bewältigung der steigenden Zahl von Online-Meetings

Da aufgrund der Pandemie mehr Online-Sitzungen stattfanden, hatte Include Inc. Schwierigkeiten, wichtige Diskussionen und Entscheidungen festzuhalten. Der manuelle Prozess der Protokollierung war zeitaufwändig, und wichtige Informationen wurden oft übersehen, was zu Verzögerungen bei wichtigen Maßnahmen führte.

Auf der Suche nach einer Lösung

Include Inc. unter der Leitung von Herrn Ozaki begann mit der Erforschung von Tools zur Rationalisierung der Protokollierung und zur Verbesserung der gemeinsamen Nutzung von Inhalten durch die Teams in Tokio, Kanto und Osaka. Der Bedarf an einer effizienteren Lösung wurde deutlich, als sich das Unternehmen an die Arbeit unter remote anpasste.

Warum tl;dv?

Nachdem er mehrere Optionen in Betracht gezogen hatte, entschied sich Herr Ozaki aufgrund der einfachen Benutzeroberfläche, der KI-gestützten Transkription und der Stichwortsuche für tl;dv. Die Automatisierungsfunktionen von tl;dv erleichterten die Protokollierung, so dass sich die Teams auf strategischere Aufgaben konzentrieren konnten.

Wie tl;dv bei Include Inc. verwendet wird

tl;dv wird hauptsächlich von der Geschäftsleitung, Psychologen und dem Marketingteam für interne Besprechungen genutzt. Es unterstützt auch regionale Online-Meetings in Kanto und Osaka. Dank automatischer Aufzeichnung und KI-generierter Transkripte kann das Team nun wichtige Diskussionen und Entscheidungen schnell überprüfen.

Bevorzugte Funktion: AI-gestützte Minutengenerierung

Die Lieblingsfunktionen des Teams sind die KI-generierten Protokolle von tl;dv und die Stichwortsuche, die Zeit sparen und das Auffinden wichtiger Informationen erleichtern. Besonders geschätzt wird die Möglichkeit, die KI von tl;dv aufzufordern, zielgerichtete Aktualisierungen, wie z. B. die Umsatzentwicklung des Unternehmens und wichtige Themen, direkt in die Notizen aufzunehmen.

Bisher haben sie ihre Notizen mit ChatGPT verfeinert, aber die All-in-One-Funktionen von tl;dv ermöglichen es ihnen jetzt, alles an einem Ort zu erledigen.

Das Team nutzt tl;dv AI auch, um Fragen zu vergangenen Besprechungsthemen zu stellen, z. B. zu Entscheidungen oder Aktionspunkten, wodurch der Bedarf an manuellen Notizen verringert wird. Der unmittelbare Zugriff auf die Notizen direkt nach jeder Sitzung hat den Arbeitsablauf gestrafft.

Auswirkungen auf die Wirtschaft

Obwohl spezifische KPIs noch nicht formell verfolgt wurden, hat Include Inc. seit der Einführung von tl;dv bereits signifikante Verbesserungen der betrieblichen Effizienz festgestellt.

Zuvor war ein Manager sowohl für die Teilnahme an den Sitzungen als auch für deren Dokumentation zuständig, was neben anderen Aufgaben zusätzliche Stunden für die Erstellung einer sauberen Kopie des Protokolls erforderte.

Bei diesem Verfahren verzögerte sich die Verteilung der Protokolle oft bis zum nächsten Tag. Jetzt sind KI-generierte Protokolle sofort verfügbar und erfordern nur minimale Änderungen und werden fast sofort am selben Tag verteilt.

Diese Änderung hat die Arbeitsbelastung der Manager um einen ganzen Tag reduziert und den Teams einen schnelleren Zugriff auf wichtige Informationen ermöglicht.

Eine Lieblingsfunktion von CEO Ozaki ist die Transkript- und Stichwortsuche von tl;dv.

Als CEO des Unternehmens nimmt er an vielen Besprechungen teil und hatte früher Schwierigkeiten, sich an alle Details zu erinnern. Seine Lösung bestand darin, die Aufzeichnungen von Google Meet zu überprüfen - ein zeitaufwändiger Prozess, um die Einzelheiten der Besprechung zu bestätigen. Mit tl;dv kann er nun schnell bestimmte Themen innerhalb des Videos finden, was es einfach macht, sich auf vergangene Diskussionen und Entscheidungen zu beziehen.

"tl;dv wird die Art und Weise, wie Sie innerhalb Ihres Unternehmens Informationen austauschen, dramatisch verbessern! Wir sind jetzt effizienter und sparen jede Woche 24 Stunden, weil wir unsere Besprechungsnotizen mit Hilfe von KI erstellen und teilen können."

Koichi Osaki, CEO Income Inc.