2022 es todo sobre la SESIÓN PLENARIA

Entonces, ¿qué es una sesión plenaria?

Lo primero es lo primero, ¿qué es exactamente una sesión plenaria?

Significado de la sesión plenaria

Una sesión plenaria se define como: "una reunión en la que todos los miembros de una organización (como una legislatura) o todos los miembros de una determinada comisión o sección de la misma pueden reunirse y tratar asuntos".

¿Qué significa eso exactamente? Bueno, significa que todo el mundo se reúne y todos podéis comunicaros al mismo tiempo, básicamente lo que ahora llamaríamos una multiconferencia. Y lo que antes conocíamos como teleconferencia es lo que podíamos hacer, pero con el tiempo la tecnología ha evolucionado y ahora podemos chatear por vídeo y colaborar con más gente aún.

Pero, ¿qué pasa con los molestos husos horarios?

¿Cómo te aseguras de que todo el mundo pueda estar al mismo tiempo? Ahí es donde las sesiones plenarias resultan muy útiles, ya que es mucho más fácil que asistan varios miembros de distintas partes del mundo (piensa en lugares lejanos como Australia o Europa). ¿Cómo debe hacerse? Bueno, hay 2 componentes principales:

1. Logística:

Lo primero que debes hacer es decidir cuál va a ser el objetivo de esta sesión plenaria. Por lo que sabemos, parece bastante sencillo: si tu objetivo es tener a todos los miembros del equipo de todo el mundo en una sala para que puedan interactuar y colaborar entre sí a través del videochat, ¡eso es lo que va a hacer falta!

2. Comunicación:

Si simplemente mantienes una conversación por teléfono o correo electrónico, esto también funcionará, pero ¿y si el tema implica que la gente tiene que hablar y levantar la mano? Pues bien, en ese caso necesitarás algún tipo de equipo audiovisual (por ejemplo, un software que conecte lo que tú dices con lo que dice otra persona a través de tu micrófono).

Hermanas de las sesiones plenarias

Hay bastantes tipos de reuniones online similares a las sesiones plenarias. Entre ellas se encuentran las asambleas generales, las asambleas plenarias, las sincronizaciones de equipo y cualquier otro formato de reunión de todo el equipo o de la empresa.

Sesiones plenarias: beneficios

Entonces, ¿qué pasa con las sesiones plenarias y por qué deberían importarme? Bueno, esto es lo que tenemos que decir:

1. Rentabilidad:

En primer lugar, ¡será mucho más barato que hacer volar a todo el mundo y alojarlos en un hotel sólo por unas horas de colaboración!

2. Productividad:

Las sesiones plenarias te permiten reunir a personas de todos los equipos o departamentos para que trabajen juntas en pos de los mismos objetivos. Y lo que esto significa es que las cosas avanzan mucho más rápido en cada área, ya que no hay obstáculos causados por tener a varios equipos trabajando en diferentes objetivos simultáneamente: un equipo completa lo que tiene que hacer y luego pasa a la siguiente tarea mientras el otro trabaja en la suya durante ese tiempo.

3. Eficacia:

Puede sonar un poco raro, pero las sesiones plenarias en realidad te permiten ser más productivo, ¡porque no hay tiempo perdido! En otras palabras, lo que esto significa es que la gente no se va por su cuenta y se pierde en el proceso.

4. Colaboración:

Celebrar una sesión plenaria permite que personas de varios equipos colaboren entre sí aunque no suelan trabajar juntas. Y lo que esto hace por tu empresa es que todos pueden aportar lo que mejor saben hacer (sus conocimientos, habilidades y experiencia), lo que da a lo que estáis trabajando un potencial mucho mayor que el que podría lograr un individuo por sí solo.

Este tipo de sesiones constituyen grandes eventos digitales y en directo. Lo mejor de este tipo de sesiones es que abren la comunicación entre asistentes, ponentes y patrocinadores, lo que genera más publicaciones en blogs, tweets y buzz, lo que nos gusta llamar engagement.

¿Cómo organizo una sesión plenaria increíble?

¿Cómo te aseguras de que tu sesión plenaria sea atractiva, educativa e interesante? ¿Cómo te aseguras de que todos los asistentes a la sesión plenaria sacan provecho de la reunión? Aquí tienes nuestros consejos favoritos.

- Hazlo educativo

- Limita tu sesión a un objetivo o tema

- Asegúrate de que lo que dices es lo que realmente escuchan todos para que puedan aprender lo que se presenta

- Haz un turno estructurado de preguntas y respuestas.

- Asegúrate de que lo que dices es lo que están escuchando

- Organiza una actividad divertida o creativa, como un día de voluntariado en la empresa (esto une mucho a los equipos).

- Haz que la sesión plenaria sea interactiva y ábrela periódicamente a preguntas.

- ¡Prepárate! No improvises, ten todos tus recursos preparados con antelación para acceder a ellos fácilmente en caso necesario.

- ¡Diviértete! Si lo que haces no es atractivo, la gente perderá el interés rápidamente. Así que asegúrate de que lo que presentas no sólo educa, sino que también entretiene. Para ello, puedes utilizar las historias de otros, ejemplos de lo que funciona y lo que no, o incluso vídeos de otros proyectos o presentaciones inspiradores.

¿Qué NO hacer durante una sesión plenaria?

Cuando organices o participes en una sesión plenaria, no hagas estas cosas.

- No te salgas por la tangente

- No compliques demasiado lo que dices

- No divagues ni les hagas tragar lo que se les ha presentado: deja que piensen en lo que han aprendido durante un momento antes de pasar a otra cosa.

- No te obsesiones con lo que hace todo el mundo y con por qué no participan como tú quieres. Si lo que dices no se escucha es porque lo que dices no es relevante para ellos, así que cambia lo que dices. Hay otras formas de comunicar lo que hay que decir, además de decirlo en voz alta. ¡Sé creativo!

- Por último, no hables por encima de la gente cuando les hagas preguntas o mantengas conversaciones informativas con ellos. Si lo que dices no es lo que quieren oír, no hay razón para que hablen contigo, así que deja que terminen lo que tienen que decir antes de intervenir con lo tuyo.

Las sesiones plenarias no son utilizadas por todas las organizaciones o empresas, ¿qué significa esto?

No todas las organizaciones sienten la necesidad de celebrar sesiones plenarias, pero si tu empresa necesita una actividad de creación de equipos genial, ¡este puede ser uno de los mejores eventos que puedas elegir! Es estupendo para reunir a personas que normalmente no tendrían la oportunidad de trabajar juntas, lo que significa que todos los miembros de tu equipo podrán trabajar en lo que mejor saben hacer cuando llegue el momento de los grandes proyectos. Además, aporta valor a los asistentes porque podrán conocer a gente nueva, establecer conexiones con esas personas a las que podrán utilizar como futuros socios o clientes, ¡y lo que toda empresa necesita es más contenido! Así que lo que realmente estás haciendo es generar una tonelada de medios de comunicación que traerán clientes potenciales, clientes e ingresos: ¿qué mejor manera de generar valor para tu empresa?

¿Qué significa esto para mi sesión plenaria?

Significa que si lo que buscas es un evento en el que todo el mundo pueda enterarse de lo que ocurre dentro de su organización, porque lo que se habla durante estas sesiones no sale de la sala de reuniones.

¿Qué es un podcast de sesión plenaria?

¿Y qué es exactamente eso (en el contexto empresarial)? Bueno, es bastante sencillo: cualquier equipo que necesites para asegurarte de que todos pueden verse y oírse para comunicarse eficazmente.

¿Pero qué pasa cuando la gente no utiliza su propio equipo, sino que comparte un conjunto de dispositivos? Sí, ¡esto también ocurre! Y aunque pueda considerarse menos preferible que el hecho de que cada uno se comunique a través de su propio dispositivo (de modo que lo que digan no se vea influido por lo que digan los demás), ten en cuenta que este sistema funciona muy bien cuando no hay tiempo suficiente antes de la sesión plenaria para que la gente prepare su propio equipo.

Reflexiones finales sobre las sesiones plenarias

A estas alturas ya sabes lo que es una sesión plenaria: ¡genial! También sabes para qué se utilizan las sesiones plenarias y cómo son en general - ¡genial! Y qué mejor manera de terminar nuestra entrada del blog que con lo que las sesiones plenarias pueden aportar a tu empresa.

Las sesiones plenarias te permiten ser mucho más productivo al avanzar por cada área mucho más rápido (porque no se pierde tiempo cuando cada uno trabaja en sus propios objetivos). Te permite colaborar con otras personas que no siempre trabajan juntas, lo que a su vez crea un potencial mucho mayor en lo que estás haciendo. Además, las sesiones plenarias crean un entorno más atractivo, porque las personalidades conocedoras, hábiles y experimentadas de cada uno entran en juego, lo que hace que todos se sientan importantes y valorados. Por último, pero no por ello menos importante, lo que hace que las sesiones plenarias sean tan fantásticas es lo que pueden aportar a tu negocio.