2022年は「PLENARY SESSION」に注目

では、全体会議とは何でしょうか。

まず最初に、全体会議とはいったい何なのか。

プレナリーセッションの意味

本会議は次のように定義されています。「組織（議会など）の全構成員、または特定の委員会やセクションの全構成員が集まり、業務を処理することができる会議」と定義されています。

では、具体的にはどういうことでしょうか。つまり、みんなが集まって、同時にコミュニケーションできるということです。基本的には、今でいうところの電話会議ですね。以前は電話会議と呼ばれていたものが、時間の経過とともに技術が進化し、今では実際にビデオチャットをして、さらに多くの人と共同作業ができるようになったのです

しかし、厄介なタイムゾーンはどうでしょう？

全員が同時に参加できるようにするには、どうすればいいのでしょうか。そこで便利なのが全体会議です。世界のさまざまな地域（オーストラリアやヨーロッパなど遠く離れた場所）にいる複数のメンバーが、簡単に参加できるのです。では、どのようにすればいいのでしょうか？それは、大きく分けて2つの要素があります。

1.ロジスティクス

まず最初に、この全体会議の目的を決める必要があります。もし、世界中のチームメンバーが1つの部屋に集まり、ビデオチャットで交流し、コラボレーションすることが目的であれば、それは必要なことです。

2.コミュニケーション

電話やメールでの会話であれば、この方法でも問題ありませんが、人が発言したり、手を挙げたりする必要がある話題の場合はどうでしょうか。その場合は、視聴覚機器（自分の発言と相手の発言をマイクでつなぐソフトなど）が必要になります。

プレナリーセッションのシスター

オンラインミーティングには、全体会議に似たようなタイプがかなりあります。タウンホール、オールハンズ、チームシンク、その他、チームや会社全体のミーティングの形式がこれにあたります。

プレナリーセッション：メリット

では、全体会議にどんな意味があるのか、また、なぜ私が気にしなければならないのか？それは、私たちがこう言うからです。

1.費用対効果

まず、数時間のコラボレーションのためだけに、全員を飛行機で運んでホテルに泊めるよりも、ずっと安く済みそうです

2.生産性の向上。

全体会議では、異なるチームや部門から集まった人々が、同じ目標に向かって協力し合えるようになります。つまり、あるチームがやるべきことを完了させ、次のタスクに移る間に、他のチームがその間に作業を進めるというように、さまざまなチームが同時に異なる目標に取り組むことによって生じる障害がないため、各エリアでの物事がより速く進むということです。

3.効率性

少し変に聞こえるかもしれませんが、全体会議では、無駄な時間がないため、実は生産性が高いのです言い換えれば、これは、人々が一人で行って、その過程で迷子にならないことを意味します。

4.コラボレーション

全体会議を行うことで、普段は一緒に仕事をしていない様々なチームの人たちが協力し合えるようになります。そして、このことが会社にもたらすものは、全員が自分の得意なこと（知識、スキル、経験）を持ち寄ることができるようになり、一人の人間が単独で達成できるよりもはるかに大きな可能性を持つことになるのです。

このようなタイプのセッションは、素晴らしいライブイベントやデジタルイベントになります。この種のセッションの最大の特徴は、参加者、スピーカー、スポンサーの間のコミュニケーションを広げ、ブログ投稿やツイート、バズ、つまり私たちがエンゲージメントと呼ぶものを生み出すことです。

全体会議を開催するには？

全体会議が魅力的で、教育的で、興味深いものになるようにするには、どうしたらよいでしょうか。全体会議に参加する全員が、会議から価値を得られるようにするには、どうすればよいのでしょうか。私たちのお気に入りのヒントがここにあります。

- 教育的なものにする

- セッションは1つの目標やトピックに絞る

- あなたの発言は、実際に皆の耳に届くものであることを確認し、発表された内容を学ぶことができます。

- 構成された質疑応答の時間を持つ。

- 自分の言っていることが、相手が聞いていることなのか確認する

- ボランティアデーなど、楽しくてクリエイティブなイベントを開催する（チームの結束が強まる）

- 全体会議をインタラクティブなものにし、定期的に質問を受け付ける。

- 準備万端必要なときに簡単にアクセスできるように、すべてのリソースを事前に準備しておきましょう。

- 楽しもうもしあなたがやっていることが魅力的でないなら、人々はすぐに興味を失ってしまうでしょう。ですから、あなたが提示するものは、教育的であるだけでなく、人々を楽しませるものであることを確認してください。そのためには、他の人の話や、うまくいった例、うまくいかなかった例、あるいは他の刺激的なプロジェクトやプレゼンテーションのビデオなどを使うのもよいでしょう。

本会議でやってはいけないことは？

全体会議の司会や参加では、こんなことはしないようにしましょう。

- 脱線しない

- 言いたいことを複雑にしすぎない

- また、説明されたことをそのまま押し付けるのではなく、少し考えてから他のことに移ってもらうようにしましょう。

- みんなが何をしているのか、なぜ自分の思うように参加してくれないのかに気をとられてはいけません。もし、あなたの言っていることが相手に伝わっていないのなら、それはあなたの言っていることが相手にとって適切でないからです。話すべきことを伝えるには、ただ声に出すだけでなく、他の方法もあります。工夫してみましょう。

- 最後に、質問するときや有益な話をするときに、相手に向かって話しかけないことです。あなたの言っていることが相手の聞きたいことでないなら、相手があなたに話しかける理由はありませんから、相手の話を最後まで聞いてからあなたの話に飛び込みましょう。

全体会議はすべての組織や会社で使われているわけではないので、これはどういうことなのでしょうか。

すべての組織が全体会議の必要性を感じているわけではありませんが、もしあなたの会社が強力なチームビルディング活動を必要としているなら、これはあなたが選ぶことができる最高のイベントの1つかもしれません。普段は一緒に仕事をする機会のない人たちを集められるので、大きなプロジェクトの際にも、チーム全員が自分の得意なことに取り組めるというわけです。さらに、参加者は新しい人と出会い、将来のパートナーやクライアントとして利用できる人脈を作ることができるため、参加者にも価値があります。そして、すべての企業が必要としているのは、より多くのコンテンツです！つまり、あなたが実際に行っているのは、リード、顧客、収益をもたらす大量のメディアを生成することです。

私の全体会議にどのような意味があるのでしょうか？

このようなセッションで語られることは、会議室から出ることはないので、もしあなたが探しているものが、組織内で何が起こっているかを皆が知ることができるイベントであるならば、それは意味します。

全体会議のポッドキャストとは？

では、具体的にどのようなものなのでしょうか。それはとてもシンプルなことで、誰もがお互いを見聞きして効果的にコミュニケーションできるようにするために必要な機器です。

しかし、自分の機器を使わず、1台の機器を共有している場合はどうでしょうか。そう、これも実際にあることなのです。しかし、このシステムは、全体会議の前に、人々が自分の機器をセットアップするのに十分な時間がない場合に、非常に有効であることを覚えておいてください。

全体会議の最終感想

さて、ここまでで全体会議とは何かということはお分かりいただけたと思います。また、全体会議が何に使われるのか、一般的にどのようなものなのかもご存知でしょう。そして、このブログ記事を締めくくるのに、全体会議があなたのビジネスにもたらすものについて、これ以上ふさわしい方法があるでしょうか。

全体会議では、各分野をより速く進めることで、より生産的になります（全員が自分の目標に取り組むことで無駄な時間がなくなるため）。また、いつもは一緒に仕事をしない人たちと協力することで、自分のやっていることに大きな可能性を見出すことができます。さらに、全体会議に参加することで、より魅力的な環境を作り出すことができます。なぜなら、全員の知識、スキル、経験豊富な個性が仲間に加わり、全員が重要で大切にされていると感じられるからです。最後になりますが、本会議が素晴らしいのは、あなたのビジネスにもたらすものです。