2022 рік буде присвячений ПЛЕНАРНІЙ СЕСІЇ

То що ж таке пленарне засідання?

Перш за все, що таке пленарне засідання?

Значення пленарного засідання

Пленарне засідання визначається як: «засідання, на якому всі члени організації (наприклад, законодавчого органу) або всі члени певного комітету чи його секції можуть збиратися та вирішувати питання».

Що це саме означає? Це означає, що всі збираються разом і можуть спілкуватися одночасно – в основному, це те, що ми зараз називаємо конференц-дзвінком. І те, що ми раніше знали як конференц-дзвінок, ми могли робити, але з часом технологія еволюціонувала, і тепер ми можемо вести відеочат і співпрацювати з ще більшою кількістю людей!

А як же бути з цими надокучливими часовими поясами?

Як забезпечити, щоб усі могли бути присутніми одночасно? У цьому випадку дуже корисними є пленарні засідання, оскільки вони значно полегшують участь членів з різних куточків світу (наприклад, з таких віддалених місць, як Австралія чи Європа). Як це зробити? Є два основні компоненти:

1. Логістика:

Перше, що вам потрібно зробити, це визначитися з метою проведення цієї пленарної сесії. На наш погляд, це досить просто: якщо ваша мета — зібрати всіх членів команди з різних куточків світу в одній кімнаті, щоб вони могли спілкуватися та співпрацювати один з одним за допомогою відеочату, то саме це і потрібно зробити!

2. Комунікація:

Якщо ви просто спілкуєтеся по телефону або електронною поштою, це теж підійде, але що робити, якщо тема вимагає, щоб люди висловлювалися і піднімали руки? У цьому випадку вам знадобиться якесь аудіовізуальне обладнання (наприклад, програмне забезпечення, яке з'єднує те, що ви говорите, з тим, що говорить інша людина через ваш мікрофон).

Сестри пленарних засідань

Існує чимало подібних типів онлайн-зустрічей, які схожі на пленарні засідання. До них належать загальні збори, загальні наради, синхронізація команд та будь-які інші формати зустрічей всієї команди або компанії.

Пленарні засідання: переваги

Тож, що таке пленарні засідання і чому я повинен про них знати? Ось що ми можемо сказати з цього приводу:

1. Економічна ефективність:

По-перше, це буде набагато дешевше, ніж вивозити всіх літаком і поселяти їх у готелі лише для кількох годин спільної роботи!

2. Продуктивність:

Пленарні засідання дозволяють об'єднати людей з різних команд або відділів, щоб вони могли спільно працювати над досягненням спільних цілей. А це означає, що робота в кожній області просувається набагато швидше, оскільки немає перешкод, спричинених одночасною роботою різних команд над різними цілями — одна команда виконує те, що їй потрібно, а потім переходить до наступного завдання, а інша тим часом працює над своїм.

3. Ефективність:

Це може звучати трохи дивно, але пленарні засідання насправді дозволяють бути більш продуктивними, оскільки не витрачається час даремно! Іншими словами, це означає, що люди не розходяться по своїх справах і не губляться в процесі.

4. Співпраця:

Пленарні засідання дають можливість співробітникам різних команд співпрацювати між собою, навіть якщо вони зазвичай не працюють разом. А для вашої компанії це означає, що кожен може внести свій вклад (свої знання, навички та досвід), що надає вашій роботі набагато більший потенціал, ніж той, який може досягти одна людина самостійно!

Такі сесії чудово підходять для проведення живих та цифрових заходів. Найкраще в таких сесіях те, що вони сприяють налагодженню комунікації між учасниками, доповідачами та спонсорами, що генерує більше публікацій у блогах, твітів та обговорень — те, що ми називаємо залученням.

Як провести круту пленарну сесію?

Як зробити пленарне засідання цікавим, пізнавальним та захоплюючим? Як переконатися, що всі учасники пленарного засідання отримають користь від зустрічі? Ось наші улюблені поради!

– Зробіть це освітнім

– Обмежте сесію однією метою або темою

– Переконайтеся, що те, що ви говорите, дійсно чують усі, щоб вони могли зрозуміти, про що йдеться.

– Проведіть структуровану сесію питань і відповідей.

– Переконайтеся, що те, що ви говорите, є тим, що вони чують.

– Проведіть веселу або творчу діяльність, наприклад, день волонтерства в компанії (це дійсно згуртовує команди).

– Зробіть пленарне засідання інтерактивним і періодично відкривайте його для запитань.

– Будьте готові! Не імпровізуйте, заздалегідь підготуйте всі необхідні ресурси, щоб у разі потреби мати до них легкий доступ.

– Бажаємо вам приємного проведення часу! Якщо те, що ви робите, не є цікавим, люди дуже швидко втратять інтерес. Тому переконайтеся, що ваша презентація не тільки навчає, але й розважає. Для цього можна використовувати історії інших людей, приклади того, що працює, а що ні, або навіть відео інших надихаючих проектів чи презентацій.

Чого НЕ робити під час пленарного засідання?

Під час проведення або участі в пленарному засіданні не робіть таких речей.

– Не відхиляйтеся від теми

– Не ускладнюйте свої висловлювання

– Не розводитеся і не нав'язуйте їм те, що було представлено – дайте людям можливість подумати про те, що вони дізналися, перш ніж переходити до чогось іншого.

– Не зациклюйтеся на тому, що роблять інші і чому вони не беруть участь так, як ви того хочете. Якщо вас не чують, це означає, що те, що ви говорите, для них не актуально, тому змініть тему розмови. Є й інші способи донести те, що потрібно сказати, крім голосного висловлювання. Будьте креативними!

– Нарешті, не перебивайте людей, коли задаєте їм питання або ведете з ними інформативні розмови. Якщо те, що ви говорите, не є тим, що вони хочуть почути, у них немає причин розмовляти з вами, тому дайте їм закінчити те, що вони хочуть сказати, перш ніж втручатися зі своїми словами.

Пленарні засідання використовуються не всіма організаціями чи компаніями, то що це означає?

Не всі організації відчувають необхідність проводити пленарні засідання, але якщо ваша компанія потребує захоплюючої діяльності з командоутворення, то це може бути одним з найкращих заходів, які ви можете вибрати! Це чудово підходить для об'єднання людей, які зазвичай не мають можливості працювати разом, а це означає, що кожен у вашій команді зможе працювати над тим, що він робить найкраще, коли настане час для великих проектів. Крім того, це дає учасникам додаткову цінність, оскільки вони зможуть познайомитися з новими людьми, налагодити зв'язки з тими, кого вони можуть використовувати як майбутніх партнерів або клієнтів, а кожна компанія потребує більше контенту! Отже, ви насправді створюєте величезну кількість медіа-матеріалів, які принесуть потенційних клієнтів, клієнтів і дохід — чи може бути кращий спосіб створити цінність для вашої компанії?

Що це означає для моєї пленарної сесії?

Це означає, що якщо ви шукаєте захід, на якому всі можуть дізнатися, що відбувається всередині їхньої організації, то це саме те, що вам потрібно, адже те, про що говорять під час цих сесій, не виходить за межі конференц-залу.

Що таке подкаст пленарного засідання?

Як саме це виглядає (в бізнес-контексті)? Все дуже просто – це будь-яке обладнання, необхідне для того, щоб усі могли бачити і чути один одного для ефективного спілкування.

А що робити, коли люди не використовують власне обладнання, а користуються одним набором пристроїв? Так, таке теж буває! І хоча це може вважатися менш бажаним, ніж коли кожен спілкується через власний пристрій (тоді ніхто не впливає на те, що говорять інші), майте на увазі, що така система чудово працює, коли перед пленарним засіданням не вистачає часу, щоб люди налаштували власне обладнання.

Остаточні думки щодо пленарних засідань

Отже, тепер ви знаєте, що таке пленарне засідання – чудово! Ви також знаєте, для чого використовуються пленарні засідання і як вони загалом виглядають – чудово! І що може бути кращим завершенням нашого блогу, ніж те, що пленарні засідання можуть принести вашому бізнесу.

Пленарні засідання дозволяють бути набагато продуктивнішими, оскільки кожна тема розглядається набагато швидше (адже ніхто не витрачає час на роботу над власними цілями). Вони дають можливість співпрацювати з тими, з ким ви не завжди працюєте разом, що, в свою чергу, створює набагато більший потенціал у вашій діяльності. Крім того, пленарні засідання створюють більш привабливе середовище, оскільки всі учасники є обізнаними, кваліфікованими та досвідченими особистостями, що дозволяє кожному відчувати себе важливим і цінним. І останнє, але не менш важливе: пленарні засідання є такими чудовими завдяки тому, що вони можуть принести вашому бізнесу.