2022 tem tudo a ver com a SESSÃO PLENÁRIA

Então, o que é uma sessão plenária?

Antes de mais nada, o que exatamente é uma sessão plenária?

Significado da sessão plenária

Uma sessão plenária é definida como: "uma reunião na qual todos os membros de uma organização (como uma legislatura) ou todos os membros de um determinado comitê ou seção podem se reunir e tratar de assuntos".

Então, o que isso significa exatamente? Bem, significa que todos se reúnem e podem se comunicar ao mesmo tempo - basicamente o que hoje chamamos de chamada em conferência. E o que conhecíamos como chamada em conferência era o que podíamos fazer, mas, com o tempo, a tecnologia evoluiu e agora podemos realmente conversar por vídeo e colaborar com ainda mais pessoas!

Mas e quanto aos fusos horários?

Como garantir que todos possam estar presentes ao mesmo tempo? É aí que as sessões plenárias são muito úteis, pois é muito mais fácil para vários membros de diferentes áreas do mundo (pense em lugares distantes como Austrália ou Europa) participarem. Então, como isso deve ser feito? Bem, há dois componentes principais:

1. Logística:

A primeira coisa que você deve fazer é decidir qual será o objetivo dessa sessão plenária. Pelo que podemos perceber, parece bastante simples: se o seu objetivo é ter todos os membros da equipe de todo o mundo em uma sala para que possam interagir e colaborar uns com os outros por meio de bate-papo por vídeo, então é isso que será necessário!

2. Comunicação:

Se você estiver simplesmente conversando por telefone ou e-mail, isso também funcionará, mas e se o assunto envolver pessoas que precisam falar e levantar as mãos? Bem, nesse caso, você precisará de algum tipo de equipamento audiovisual (ou seja, um software para conectar o que você diz com o que é dito por outra pessoa por meio do seu microfone, por exemplo).

Irmãs das sessões plenárias

Existem vários tipos de reuniões on-line que são semelhantes às sessões plenárias. Entre elas estão townhalls, all-hands, sincronizações de equipes e qualquer outro formato de reunião de toda a equipe ou empresa.

Sessões plenárias: benefícios

Então, qual é o problema das sessões plenárias e por que eu deveria me importar? Bem, isso é o que temos a dizer:

1. Custo-benefício:

Em primeiro lugar, será muito mais barato do que levar todos de avião e hospedá-los em um hotel apenas para algumas horas de colaboração!

2. Produtividade:

As sessões plenárias permitem que você combine pessoas de todas as equipes ou departamentos diferentes para que possam trabalhar juntas em prol das mesmas metas. E isso significa que as coisas andam muito mais rápido em cada área, pois não há obstáculos causados por várias equipes trabalhando em metas diferentes simultaneamente - uma equipe conclui o que precisa fazer e passa para a próxima tarefa, enquanto a outra trabalha na sua durante esse tempo.

3. Eficiência:

Pode parecer um pouco estranho, mas as sessões plenárias realmente permitem que você seja mais produtivo porque não há tempo perdido! Em outras palavras, isso significa que as pessoas não estão saindo por conta própria e se perdendo no processo.

4. Colaboração:

A realização de uma sessão plenária permite que pessoas de várias equipes colaborem umas com as outras, mesmo que normalmente não trabalhem juntas. E o que isso faz para a sua empresa é que todos podem trazer o que fazem de melhor (seus conhecimentos, habilidades e experiência) para a mesa, o que dá ao que você está trabalhando um potencial muito maior do que o que um indivíduo poderia realizar sozinho!

Esses tipos de sessões são excelentes para eventos ao vivo e digitais. A melhor parte desses tipos de sessões é que elas abrem a comunicação entre participantes, palestrantes e patrocinadores, o que gera mais publicações em blogs, tweets e buzz - o que gostamos de chamar de engajamento.

Como faço para organizar uma sessão plenária de alto nível?

Como você garante que sua sessão plenária seja envolvente, educativa e interessante? Como garantir que todos os participantes da sessão plenária tirem proveito da reunião? Aqui estão nossas dicas favoritas!

- Torne-o educativo

- Mantenha sua sessão em um único objetivo ou tópico

- Certifique-se de que o que você diz é o que realmente é ouvido por todos, para que eles possam aprender o que está sendo apresentado

- Tenha um tempo estruturado para perguntas e respostas.

- Certifique-se de que o que você está dizendo é o que eles estão ouvindo

- Realize uma atividade divertida ou criativa, como um dia de voluntariado na empresa (isso realmente une as equipes)

- Torne a sessão plenária interativa e abra-a para perguntas periodicamente.

- Esteja preparado! Não improvise, tenha todos os seus recursos prontos com antecedência para facilitar o acesso, se necessário

- Divirta-se! Se o que você estiver fazendo não for envolvente, as pessoas perderão o interesse muito rapidamente. Portanto, certifique-se de que o que você está apresentando não apenas educa, mas também as mantém entretidas. Isso pode envolver o uso de histórias de outras pessoas, exemplos do que funciona e do que não funciona, ou até mesmo vídeos de outros projetos ou apresentações inspiradoras.

O que NÃO fazer durante uma sessão plenária?

Quando for anfitrião ou participar de uma sessão plenária, não faça essas coisas.

- Não saia pela tangente

- Não complique demais o que você está dizendo

- Não fique divagando ou empurrando o que foi apresentado goela abaixo - deixe as pessoas pensarem sobre o que aprenderam por um momento antes de passar para outra coisa.

- Não se preocupe com o que todos estão fazendo e por que talvez não estejam participando da maneira que você deseja. Se o que você diz não está sendo ouvido, é porque o que você está dizendo não é relevante para eles, então mude o que você está falando. Há outras maneiras de comunicar o que precisa ser dito além de apenas falar em voz alta. Seja criativo!

- Por fim, não fale por cima das pessoas quando fizer perguntas ou mantiver conversas informativas com elas. Se o que você está dizendo não é o que elas querem ouvir, não há motivo para falarem com você, portanto, deixe que elas terminem o que têm a dizer antes de começar a falar.

As sessões plenárias não são usadas por todas as organizações ou empresas, então o que isso significa?

Nem todas as organizações sentem a necessidade de realizar sessões plenárias, mas se a sua empresa precisa de uma atividade de formação de equipes de ponta, esse pode ser um dos melhores eventos que você poderia escolher! É ótimo para reunir pessoas que normalmente não teriam a oportunidade de trabalhar juntas, o que significa que todos na sua equipe poderão trabalhar no que fazem de melhor quando chegar a hora dos grandes projetos. Além disso, isso agrega valor aos participantes, pois eles poderão conhecer novas pessoas, fazer conexões com essas pessoas que poderão usar como futuros parceiros ou clientes, e o que toda empresa precisa é de mais conteúdo! Portanto, o que você está realmente fazendo é gerar uma tonelada de mídia que trará leads, clientes e receita - que melhor maneira de gerar valor para a sua empresa?

O que isso significa para minha sessão plenária?

Isso significa que se o que você está procurando é um evento em que todos possam saber o que está acontecendo dentro da organização, porque o que é falado durante essas sessões não sai da sala de reunião.

O que é um podcast de sessão plenária?

Então, o que exatamente é isso (no contexto empresarial)? Bem, é bem simples: qualquer equipamento necessário para garantir que todos possam ver e ouvir uns aos outros para se comunicar com eficiência.

Mas e quando as pessoas não estão usando seus próprios equipamentos e, em vez disso, estão compartilhando um conjunto de dispositivos? Sim, isso também acontece! E, embora possa ser considerado menos preferível do que ter todos se comunicando por meio de seus próprios dispositivos (para que o que eles dizem não seja influenciado pelo que outra pessoa diz), lembre-se de que esse sistema funciona muito bem quando não há tempo suficiente antes da sessão plenária para que as pessoas montem seus próprios equipamentos.

Considerações finais sobre as sessões plenárias

Então, agora você já sabe o que é uma sessão plenária - ótimo! Você também sabe para que servem as sessões plenárias e como elas são em geral - ótimo! E que melhor maneira de encerrar nossa postagem no blog do que falar sobre o que as sessões plenárias podem trazer para sua empresa?

As sessões plenárias permitem que você seja muito mais produtivo ao passar por cada área muito mais rapidamente (porque não há perda de tempo quando todos trabalham em suas próprias metas). Elas permitem que você colabore com outras pessoas que nem sempre trabalham juntas, o que, por sua vez, cria um potencial muito maior no que você está fazendo. Além disso, as sessões plenárias criam um ambiente mais envolvente, pois as personalidades com conhecimento, habilidade e experiência de todos são trazidas para o debate, o que faz com que todos se sintam importantes e valorizados. Por último, mas não menos importante, o que torna as sessões plenárias tão boas é o que elas podem trazer para sua empresa.